La présente circulaire a pour objet de définir les modalités selon lesquelles les directeurs du service d'étude et d'approvisionnement du matériel du commissariat de l'air (SETAMCA), du service administratif du commissariat de l'air (SACA) et des directions régionales du commissariat de l'air (DRCA) font établir et, sous certaines conditions, signent les contrats dits « spéciaux » de la compétence du service du commissariat.

1. Définition des contrats spéciaux.

(Modifié : 2e mod.)

Les marchés ou conventions désignés sous la rubrique « contrats spéciaux » comprennent les catégories ci-après (liste non limitative) :

1.1. Contrats de prestations intellectuelles.

Exemples : formation de personnel, études confiées à des organismes spécialisés…

1.2. Contrats de prestation de service.

Exemples : assistance en escale apportée aux aéronefs de l'armée de l'air par Air France et l'Union des transports aériens ; contrat avec la fédération française d'aéromodélisme, conventions hôtelières…

1.3. Contrats de fourniture d'imprimés, revues, périodiques.

Exemple : Air-Actualités, bulletins de sécurité des vols, imprimés divers de mobilisation…

1.4.

Contrats concernant l'achat, la location et l'entretien (dans le cas de matériel acheté) de matériel informatique, bureautique, télématique et de logiciel.

1.5.

Conventions ou protocoles d'accord relatifs à la participation des armées à des activités ne relevant pas directement de leurs missions spécifiques.

Exemple : Prêt de personnel et de matériel pour la participation de l'armée de l'air à des missions dans les Terres polaires.

2. Répartition des contrats entre le S.A.C.A., S.ET.A.M.C.A., les D.R.C.A.

(Modifié : erratum du 22 août 1977 ; 1er mod. ; 2e mod.).

2.1. Compétence du SACA :

Sont à la charge du SACA :

• les contrats de prestations intellectuelles et de prestations de service passés pour le compte de l'administration centrale ;

• les conventions ou protocoles d'accord relatifs à la participation des armées à des activités ne relevant pas directement de leurs missions spécifiques lorsque les demandes de concours relèvent, pour leur acceptation, d'un niveau supérieur à celui du général commandant la région ⁽¹⁾ ;

• l'achat, la location et l'entretien de matériel informatique, bureautique, télématique et de logiciel ;

• les contrats de fournitures d'imprimés informatiques destinés aux centres d'exploitation ou approvisionnés directement par les bases aériennes dans le cadre de marchés de clientèle.

2.2. Compétence du SETAMCA.

Les contrats de fournitures d'imprimés, de revues et de périodiques sur demande et pour le compte de l'administration centrale sont à la charge du SETAMCA.

2.3. Compétence des DRCA.

Les contrats de prestations de services passés pour le compte de la région (ex. : les conventions avec les clubs de vol à voile et vol moteur) ou pour le compte de l'administration centrale mais dont la région a néanmoins la charge en raison de la nature et du lieu d'exécution de la prestation sont à la charge des DRCA.

Exemple : Conventions hôtelières pour stage de ski confiées à la 4e région aérienne.

3. Nature, étendue et limites de compétence des différentes autorités.

(Modifié : 1er mod. du 18 décembre 1987).

La compétence des autorités précitées s'exerce sans limites pour l'établissement des contrats et pour ce qui est de leur signature sous réserve du respect, d'une part des délégations qui leur ont été accordées en la matière et, d'autre part, des règles relatives aux contrôles des marchés (CSM) et examen préventif du contrôleur financier (CF).

Il est rappelé que l'autorité qui signe le marché au nom de l'État est responsable de ce marché. A ce titre, elle en suit l'exécution et prend toutes les décisions le concernant (ex. : sursis le livraison, remise ou maintien de pénalités, etc…), après avoir le cas échéant, recueilli l'avis des services intéressés.

3.1. Exercice de la compétence de ces autorités en matière de préparation des contrats, dès lors qu'elles sont habilitées à les signer . (2)

Dès réception de la note du décideur (EMAA, DCCA) demandant la passation d'un contrat relevant de leur compétence selon la répartition donnée en II, ces délégataires, procèdent aux opérations ci-après :

• vérification auprès de la direction gestionnaire des crédits de disponibilité de ces derniers, de l'exactitude de l'imputation budgétaire de l'opération envisagée ;

• établissement des clauses du contrat en obtenant, si nécessaire, toutes précisions utiles auprès du décideur ou des différents participants à l'exécution du contrat ;

• transmission du contrat à la signature du cocontractant (titulaire du marché) après avoir recueilli au préalable l'avis ou l'accord des autorités ayant participé à l'élaboration des termes du contrat :

• présentation du projet de contrat aux commissions spécialisées des marchés lorsque ledit contrat, bien que relevant de leur compétence quant à la signature, atteint le seuil d'examen sélectif ou systématique des commissions spécialisées des marchés.

La règle sera alors que l'autorité signataire du contrat (ou son représentant) vienne elle-même présenter le dossier à la CSM accompagnée ou non d'un représentant de l'administration centrale si celle-ci le juge utile.

A cette fin la DCCA (sous-direction « matériel ») saisie de l'affaire reçoit communication des pièces essentielles du dossier et notamment du rapport de présentation établi pour appuyer le projet soumis à la CSM compétente.

3.2. Rôle de ces autorités, en matière de préparation des contrats qu'elles ne sont pas habilitées à signer.

3.2.1. Énumération des contrats non signés par ces autorités.

Seront signés au niveau de la DCCA :

• tous contrats, excédant par leur montant la limite de la délégation accordée à ces autorités ⁽³⁾ ;

• contrats, conventions, protocoles d'accord passés entre départements ministériels ;

3.2.2. Procédure.

Il convient de suivre les règles ci-après :

• élaboration du projet de contrat selon les modalités citées au paragraphe 3.1 ;

• transmission du projet de contrat et de toutes les pièces réglementaires ⁽⁴⁾ au directeur central du commissariat de l'air chargé :

  • en tant que responsable et signataire du contrat d'approuver le rapport de présentation ;

  • de recueillir, avant signature, l'accord des organismes de contrôle (CSM + CGA ou CGA seulement).

3.3. Compétence de ces autorités pour l'exécution des contrats passés.

Ces autorités suivent l'exécution des contrats signés à leur échelon ou au niveau de l'administration centrale mais cette compétence est limitée pour certaines décisions ci-après, auxquelles peut donner lieu l'exécution des marchés.

3.3.1. Limites de compétence pour les décisions relatives à l'exécution des marchés.

3.3.1.1. Décisions de sursis de livraison et d'exonération de pénalités.

La compétence des autorités est limitée par les délégations de signature qui leur ont été accordées pour ces décisions ⁽⁵⁾.

3.3.1.2. Décision de résiliation.

L'habilitation étant attachée à une fonction et non à la personne qui l'exerce les délégataires ont pouvoir de résiliation pour les seuls marchés qu'ils sont habilités à signer, sous réserve pour les titulaires des marchés de la possibilité d'un recours hiérarchique ⁽⁶⁾.

3.3.1.3. Décision de modification et de reconduction des contrats.

Les avenants aux marchés en cours sont établis selon le principe de répartition indiqué en II.

Ils sont signés et présentés à l'accord des autorités de contrôle dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités que pour le contrat initial.

3.3.1.4. Litiges avec les titulaires des marchés.

En cas de litige la DCCA recevra communication de tous les éléments du dossier et, en cas de saisine par le titulaire du comité consultatif de règlement amiable des marchés, le rapport de présentation à établir par la personne responsable du projet.

4. Date d'application de la présente circulaire.

La présente circulaire qui abroge la circulaire n^o 7796/A/DCCA/2/4 du 26 juillet 1971 et son modificatif du 12 janvier 1972 prendra effet le 1er juin 1977.

Elle comporte en annexe un rappel des principaux textes auxquels on pourra utilement se reporter.