Pour le ministre de la défense et par délégation :

L'ingénieur général de l'armement, directeur du service hydrographique et océanographique de la marine,

BOURGOIN.

LISTE DES ANNEXES.

Annexes.

• 1. Schéma du système de gestion du SHOM.

• 2. Budget (ou compte) de liaison.

• 3. Tableau 1 : Charges de fonctionnement du SHOM.

  • A.  Dépenses liquidées par le SHOM.

  • B.  Dépenses liquidés par d'autres services au profit du SHOM.

  • C.  Concours extérieurs reçus en nature.

  • D.  Consommation des stocks pour les besoins du service.

  • E.  Dotations aux amortissements.

  • Tableau 2. Echanges de prestations entre les centres d'analyse (ex-sections).

  • Tableau 3. Charges des missions hydrographiques (1 compte par mission).

  • Tableau 3 bis. Charges de l'EPSHOM.

  • Tableau 4. Compte des fonctions productives des missions hydrographiques (1 par mission).

  • Tableau 4 bis. Compte des fonctions productives de l'EPSHOM.

  • Tableau 5. Compte des produits du SHOM.

• 4. Budget (ou compte) de stock.

• 5. Budget (ou compte) d'équipement et d'infrastructure.

• 6. Modèle de budget et de compte de gestion.

1. OBJECTIF.

L'instruction (citée en référence) de la mission de modernisation de l'administration des armées (MMAA) a prévu que chaque service définira par une instruction particulière les dispositions relatives à son propre système de gestion.

L'objectif principal du système de gestion du SHOM est de faire apparaître le coût global des différentes catégories de prestations ou fournitures du service et de les répartir entre les différents bénéficiaires.

Ce système permet également de facturer, au moins fictivement, le coût de l'activité du service aux forces maritimes d'une part, aux clients du secteur civil d'autre part.

Enfin le budget de gestion est l'expression chiffrée du programme d'activité qui sera soumis à l'état-major.

2. Les moyens.

Pour atteindre cet objectif, le système de gestion utilise toutes les données comptables disponibles :

2.1.

Les comptabilités administratives qui sont :

• la propre comptabilité administrative du service ;

• celle des divers services du ministère de la défense qui concourent à son fonctionnement.

2.2.

La comptabilité analytique de gestion (CAG) de l'établissement principal du service hydrographique et océanographique de la marine (EPSHOM).

2.3. Les comptes organiques des missions.

Les éléments des forces maritimes sont dotés de comptes organiques qui permettent de fournir au compte de gestion du SHOM les données correspondant au coût de leur entretien.

3. Organisation générale du système de gestion.

Cette organisation est définie par l'instruction n^o 100/DEF/MMAA du 30 juin 1983 (BOC, p. 5591 ; abrogée par l'instruction 101/DEF/MMGA du 01 mars 1989 (BOC, 1990, p. 1747) dont les grandes lignes sont rappelées ci-après.

Le système de gestion est un ensemble constitué par deux documents annuels, le budget et le compte de gestion, auxquels s'ajoutent des budgets et des comptes auxiliaires.

3.1. Le budget de gestion.

Le « budget de gestion » est une évaluation prévisionnelle des charges, c'est-à-dire des ressources et moyens d'actions du service, et des produits, c'est-à-dire des prestations et fournitures. Le budget est toujours présenté en équilibre, charges et produits s'équilibrant.

Le budget est assorti de budgets auxiliaires dont l'objet est d'analyser les composantes des flux de ressources attendues dans l'année à venir et de les relier aux produits escomptés. Il s'agit :

• du budget de liaison qui compare les ressources du service et ses charges ;

• de six tableaux qui font l'inventaire des moyens d'action du service, les répartissent entre les centres d'analyse comptable puis par un enchaînement logique, conduisent aux diverses catégories de produits ;

• du budget de stock qui analyse les flux d'entrée et de sortie des stocks et qui allège la présentation du budget de gestion ;

• du budget d'équipement et d'infrastructure qui prend en compte les investissements à réaliser et les amortissements imputés à la gestion de l'année. Il permet de « lisser » le poids des investissements et de n'inscrire en charge au budget de gestion que les amortissements à réaliser dans l'année.

Le budget de gestion, accompagné des budgets auxiliaires et approuvé par l'autorité supérieure, est plus qu'une prévision : c'est un programme regroupant les objectifs qui sont assignés aux autorités du service pour le coût global à respecter.

3.2. Le compte de gestion.

Le « compte de gestion » est le « compte de résultat » (ex-compte d'exploitation) annuel du service. Il ne s'agit plus d'un programme mais de la constatation des résultats obtenus.

Présenté de la même façon que le budget, assorti de comptes auxiliaires analogues dans leur forme aux budgets auxiliaires, il enregistre les charges effectivement supportées et les produits réels.

L'utilité immédiate du compte de gestion est double :

• en premier lieu, il sert à contrôler l'exécution du budget de gestion en faisant apparaître les écarts entre charges réelles et charges prévisionnelles ainsi que les écarts entre produits réels et produits prévisionnels. Ces écarts peuvent avoir toute une série de causes : l'analyse qui en est faite est d'une particulière importance pour la direction du service ;

• en second lieu, le compte de gestion de l'année N, établi après le début de l'année N + 1, sert à préparer le budget de l'année N + 2.

De façon plus large, le compte de gestion est un instrument qui sert à approfondir la connaissance des activités du service, à apprécier ses coûts de fonctionnement, à vérifier la validité de ses structures. Le compte de gestion est un document essentiel : le budget de gestion, programme d'activités du service, y trouve sa sanction et le système de gestion son équilibre.

4. Articulation du système de gestion du SHOM (SDG).

Le schéma de principe énoncé par l' instruction 100 /DEF/MMAA du 30 juin 1983 et rappelé ci-dessus est valable pour le SHOM comme pour les autres directions ou services de la marine mais son application doit être adaptée aux caractéristiques originales du service.

4.1. Un système à un seul niveau.

L'instruction du 30 juin 1983 recommande l'établissement d'un budget et d'un compte de gestion dans chacun des centres de responsabilité composant les grands services assurant le soutien des forces. La consolidation des budgets et des comptes de gestion établis à différents niveaux donne le budget et le compte de gestion des directions intéressées. L'articulation du système de gestion des directions de la marine à l'échelon du service local, et la direction régionale et de la direction centrale, est conforme à ce schéma de principe.

La structure du SHOM conduit à n'organiser de système de gestion qu'à un seul niveau. Le SHOM n'a pas de direction régionale mais un établissement dont l'existence résulte d'une mesure de déconcentration. Il ne peut donc y avoir de consolidation de budgets de niveau intermédiaire.

D'autre part les missions hydrographiques, éléments des forces maritimes ne sont ni des services locaux ni des établissements. Ils ne disposent que d'une autonomie réduite dans l'exécution des programmes qui leur sont fixés et sont dépourvus de tout moyen administratif. Il leur est impossible d'établir un budget et un compte de gestion : ils fournissent les données strictement indispensables sur leurs produits en se tournant vers les organismes qui les soutiennent pour connaître leurs charges.

L'étroite complémentarité existant entre l'activité des missions hydrographiques et celle de l'EPSHOM justifie l'établissement d'un budget unique et d'un compte unique pour ces organismes dont chacun sera considéré comme centre d'analyses de l'ensemble du SHOM. Il suffit d'y ajouter la direction elle-même pour obtenir une représentation complète du service.

4.2. Le rôle de l'EPSHOM.

Deuxième conséquence des caractéristiques originales du service, le budget et le compte de gestion sont préparés par l'établissement principal de Brest sur les instructions et sous le contrôle de la direction du SHOM.

Premier organisme d'exécution de la direction du SHOM, point d'aboutissement de l'essentiel des produits des missions, unique magasin du service et par conséquent seul responsable des fournitures tant à la marine qu'aux cessionnaires du secteur public et du secteur privé, l'établissement principal de Brest est naturellement désigné pour assurer cette tâche.

Le système de gestion conduit à compléter la comptabilité analytique par divers regroupements lorsque les données fournies procèdent d'une analyse trop fine pour les besoins du système de gestion (SDG).

4.3. La prise en compte de la production des missions hydrographiques.

Les missions hydrographiques n'ont pratiquement ni comptabilité administrative ⁽¹⁾ ni comptabilité de travaux. Leur intégration dans le SDG se fait en tenant compte du caractère spécifique des travaux d'hydrographie générale qui représentent la part la plus importante de leur activité (cf. note-circulaire n^o 1101/SHOM/EM/NP du 16 septembre 1983 n.i. BO, modifiée).

Les travaux concourant à la production cartographique d'intérêt général et aux études océanographiques seront pris en compte au titre de l'entretien du fonds des connaissances hydro-océanographiques et non rapportés aux produits qu'elles servent à préparer directement.

En effet, la production cartographique annuelle de l'EPSHOM, c'est-à-dire le nombre de cartes qui sortent des presses et entrent en magasin, qu'il s'agisse de cartes nouvelles, de refontes, de corrections, de réimpressions, n'est pas le résultat des levés de l'année en cours ou des quelques années précédentes mais le fruit de l'accumulation des connaissances acquises par le SHOM (et par les services homologues étrangers avec lequel il a passé des accords de réciprocité) au cours des décennies passées.

Pour une carte donnée il est à peu près impossible de faire une part exacte entre les informations fournies par le dernier levé et celles qui proviennent des levés anciens, des corrections partielles successives, de la cartographie terrestre : chaque carte est un cas particulier.

D'autre part, le coût des levés varie considérablement selon les parages et il est sans relation avec l'importance du tirage des cartes. Le coût peut être nul (puisqu'il n'y a pas de levé dans le cas des cartes étrangères) ou très important pour les endroits difficiles et éloignés (cas de certaines îles du Pacifique).

Les connaissances ainsi acquises et enregistrées constituent sous l'appellation de « fonds hydro-océanographique d'intérêt général » une immobilisation incorporelle. Le coût de fonctionnement des missions correspondant à l'exécution du programme annuel de travaux d'intérêt doit être considéré comme l'annuité d'entretien de ce fonds.

Ces travaux servent à l'EPSHOM pour élaborer des cartes nouvelles, des refontes, des corrections, concurremment avec les autres sources d'informations dont dispose l'établissement, mais pas plus que ces autres sources, ils n'entrent dans la détermination de la valeur de ces cartes. Celle-ci est déterminée uniquement par les travaux de l'EPSHOM au moyen de la CAG.

Cependant, la fourniture à des clients du secteur civil de données originales provenant des travaux des missions, essentiellement des levés, est facturée et figure en produits au compte de gestion. On considère que l'évaluation forfaitaire qui est faite correspond au seul coût de l'intervention de l'EPSHOM (traitement des demandes, frais de reproduction, etc.). Le faible montant des cessions, en l'état actuel des choses, permet cette évaluation qui devrait être réexaminée si de telles cessions prenaient de l'importance.

D'autre part le SHOM perçoit un droit de reproduction de tout client qui utilise ses cartes pour en publier d'autres.

4.4. Le cas de l'hydrographie circonstancielle et des études.

La position adoptée pour l'hydro-océanographie d'intérêt général ne se justifie pas pour les travaux demandés par des autorités maritimes ou par des organismes de la défense ou encore les travaux demandés par des organismes civils.

Dans les deux cas, il ne s'agit pas de satisfaire les besoins à moyen et à long terme de l'ensemble des navigateurs et d'entretenir le portefeuille de cartes marines, mais de répondre à des besoins propres aux demandeurs, même si ces travaux sont parfois l'occasion de corrections partielles de cartes en service.

Pour cette raison, le SDG doit permettre d'apprécier la part de l'activité des missions qui y est consacrée et le coût des travaux à facturer aux demandeurs. En intégrant ce coût aux éléments fournis par la CAG de l'EPSHOM, le SDG permet de connaître le coût complet de telles prestations selon les catégories qui figurent en produits au budget et au compte de gestion.

Pour obtenir ce résultat, l'emploi des missions aux travaux est analysé sur la base d'unités d'oeuvre de façon à pouvoir répartir le coût d'entretien des missions entre leurs produits.

A côté de l'hydrographie générale et de l'hydrographie circonstancielle, les missions ont des activités d'étude et de développement dont certaines se rattachent à l'entretien du fonds hydro-océanographique, d'autres pouvant être cataloguées comme des travaux d'intérêt militaire ou civil. Mais certaines, notamment les activités relatives au développement de matériel et de méthode sont classées à part et constituent une catégorie de produits des missions (cf. 5.2 ci-après).

5. Présentation et préparation du budget et du compte de gestion du SHOM (voir ANNEXE 6 ).

La définition de ces documents a été donnée ci-dessus (cf. 3). Leur établissement est adapté aux caractéristiques du SHOM, étant entendu que la présentation du budget et celle du compte sont en principe identiques. Dans les deux cas, il est fait utilisation, avec les adaptations nécessaires, des rubriques du plan comptable général de 1982.

Budget et compte comportent deux parties présentées ensemble : les charges et les produits.

5.1. Les charges.

Les charges sont les ressources et les moyens d'action dont le service a disposé pour fonctionner au cours de l'année. L'ensemble représente le coût de fonctionnement du service augmenté du coût des approvisionnements consommés. Les charges sont classées par nature selon les rubriques du plan comptable général de 1982.

5.1.1. Les achats dans le commerce et autres « charges externes » [§ 60, 61, 62]. (2)

L'existence d'un compte de stock conduit à ne prendre en compte dans les charges que les « consommations du stock pour les besoins du service ».

Les achats de matières premières ou autres articles entrant en magasin et comptabilisés au titre des stocks ne constituent pas des charges : ils ne le deviennent qu'au moment de mise en œuvre.

Au cas des approvisionnements entrant en magasin, on assimile celui des cartes, ouvrages et autres produits standards du service qui entrent en magasin dès qu'ils sont achevés. S'ils sortent du magasin pour être utilisés par le service, leur emploi doit être comptabilisé comme une charge.

Les achats de biens et de services, non inscrits dans les comptes de stocks ou d'équipement, sont pris en compte comme charges pour leur intégralité. Ce sera notamment le cas des fournitures de bureau, des encres d'imprimerie, etc., matières qui répondent à des besoins réguliers et constants du service et dont la valeur n'est pas très considérable. Cela ne signifie pas que les matières en question sont consommées aussitôt reçues.

5.1.2. Les charges de personnel (§ 64).

Cette rubrique n'appelle d'autre remarque que celle concernant les dépenses de formation du personnel relativement importante en raison du caractère original des techniques mises en œuvre.

5.1.3. Les dotations aux amortissements (§ 68).

Si l'amortissement des immeubles représente assez peu de chose, l'amortissement des équipements scientifiques et industriels du service et surtout celui des bâtiments hydrographiques requiert la plus grande attention.

Aux amortissements, s'ajoute la charge que représentent les réformes de cartes, ouvrages, instruments scientifiques de navigation. Si elles sont tenues à jour régulièrement pendant qu'elles sont en stock, les cartes se périment lorsqu'elles font l'objet d'une refonte ou d'une réédition. Il en va de même des ouvrages. Quant aux instruments de navigation, l'usure générale et le progrès technique peuvent les rendre impropres à toute délivrance malgré un entretien attentif.

5.1.4. Les autres rubriques (§ 63, 65, 67).

Elles n'ont qu'une importance très faible.

5.1.5. Les classements des charges.

Le classement des charges par nature qui vient d'être donné ne concorde pas avec le classement des ressources qui sont présentées par grandes catégories sur le schéma de l'annexe 1 et selon la nomenclature budgétaire à l'annexe 2, budget ou compte de liaison (puisque la majeure partie des ressources est d'origine budgétaire). Il en va de même au tableau 3 (budget ou compte analytique des missions hydrographiques, établis sur la base des données des comptes organiques).

Le passage d'un classement à l'autre est indiqué dans le détail par le tableau 1 qui analyse les charges et les répartit entre les centres d'analyse comptable.

5.2. Produits.

Le caractère original du SHOM apparaît beaucoup plus dans l'énumération de ses produits que dans celle de ses charges. Il a une activité scientifique, technique, industrielle de service public qui s'exerce au profit de tous les navigateurs, c'est-à-dire de la marine nationale comme d'utilisateurs civils : les prestations correspondantes sont d'une part l'entretien du fonds hydro-océanographique, d'autre part l'élaboration et la distribution de cartes, ouvrages, informations nautiques.

Mais le service répond aussi aux demandes de la marine pour des travaux d'intérêt militaire. Il répond éventuellement à des demandes de concours ou de travaux de grands services publics ou de clients civils.

Enfin, il a un rôle de service logistique pour approvisionner et délivrer et tenir à jour des cartes et ouvrages non produits par lui, pour approvisionner, délivrer et réparer les instruments scientifiques de navigation.

Cette activité diversifiée peut se regrouper sous une rubrique 70 « Fournitures », complétée d'une rubrique 71 relative à la variation des stocks de produits élaborés.

Les fournitures s'analysent en :

• produits standards (il s'agit des articles figurant sur des catalogues et dotés d'un prix de nomenclature) ;

• travaux et prestations de service ;

• articles non produits par le SHOM et approvisionnés par ses soins.

Aux rubriques « fournitures » et « stocks », s'ajoute une rubrique « production immobilisée » (§ 72) qui enregistre l'activité des missions et de l'EPSHOM pour l'entretien du fonds des connaissances en hydrographie et en océanographie, ainsi qu'il a été dit ci-dessus (§ 4.3.).

L'activité des missions enregistrée à cette rubrique étant très importante alors que l'activité de l'EPSHOM à ce titre est restreinte sauf pour les cartes et ouvrages d'intérêt militaire, il n'est tenu compte que des prestations achevées c'est-à-dire des produits entrés en magasin ainsi que des travaux et prestations de service entièrement réalisés. La CAG ne permet pas de tenir compte des immobilisations en cours pour la réalisation des travaux d'intérêt militaire et des travaux pour le secteur civil ; on estime que leur volume est constant au terme de chaque année.

Sont classées à part des prestations de moindre importance mais non négligeables (§ 708 et 75). Il s'agit notamment de la formation de personnel, que ce soit à l'EPSHOM à l'école des hydrographes ou en stages, dans les missions hydrographiques ou hors du service (par l'envoi d'ingénieurs du service en qualité de professeurs à temps partiel ou de conférenciers). On observe qu'une grande partie du personnel ainsi formé par les soins du SHOM, est destiné à répondre aux besoins du service lui-même : la valeur de cette prestation est reprise dans les charges à la rubrique 648 du tableau III bis.

Le développement de matériels et de méthodes est important pour un service à vocation scientifique. Il ne peut être classé ni dans la fourniture de prestations ni en production immobilisée ; il est à ranger dans les autres produits.

5.3. Préparation du budget et du compte de gestion.

5.3.1.

Le budget de gestion est préparé à partir de trois catégories de données :

• le budget de l'année considérée [qui détermine pour leur plus grande part les ressources dont dispose le service (crédits de fonctionnement, crédits d'investissement, effectifs militaires et civils)]. Les renseignements fournis par le budget ne sont pas toujours précis puisque le SHOM « émarge » à des rubriques budgétaires dont il n'a pas la gestion et ne connaît pas les répartitions qui seront faites par l'autorité supérieure (par exemple : crédits pour frais de mission) mais le budget indique au moins des variations d'une année sur l'autre et les tendances qu'elles expriment ;

• le programme d'activité que le SHOM soumet à l'état-major de la marine et dont le budget de gestion sera l'expression chiffrée ;

• le compte de gestion de l'année N-2 qui apporte l'analyse des écarts constatés dans l'exécution du budget et qui montre, avec les comptes de gestion des années précédentes, la valeur de la prévision budgétaire et la capacité du service à réaliser ses objectifs.

La direction du SHOM fournit à l'EPSHOM les données qui lui permettent d'établir un avant-projet auquel la direction donne sa forme définitive.

Le projet du budget ainsi préparé est transmis à l'état-major de la marine, avec un rapport de présentation, en début d'année en vue de son approbation.

5.3.2.

Le compte de gestion est dressé par l'EPSHOM en fin d'exercice. Il dégage les résultats précis de la gestion (charges et produits) puis, à partir du document ainsi établi, les rapproches du budget et, dans un rapport, dégage :

• le résultat global de la gestion ;

• les écarts en valeur dus aux différences entre la production (en quantité) prévue et la production effective ;

• les écarts en valeur dus, d'une part à la différence entre les prix de revient et les prix de nomenclature, d'autre part à l'évolution des prix ;

• les achats sur les charges.

Le compte de gestion est établi pour être adressé avant 1er mai par le directeur du SHOM à l'état-major de la marine.

6. Le budget (ou compte) de liaison et les tableaux.

6.1. Organisation générale.

Ce sont des documents qui, complétés par les budgets et comptes d'équipement et d'infrastructure, permettent de préparer les budget et compte de gestion.

Le budget (ou compte) de liaison énumère les ressources dont le service a disposé et, après intervention des données relatives aux stocks et aux équipements, les compare aux charges.

Les six tableaux ont pour objet de passer, par étape et ordre logique, des charges aux produits.

Les étapes sont les suivantes :

• répartition des charges de fonctionnement par centres d'analyse (tableau 1) et rectifications correspondant aux échanges de prestations entre centres (tableau 2) ;

• recensement des charges des missions hydrographiques par sous-centres d'analyse et définition du taux de l'unité d'oeuvre (tableau 3) ;

• recensement des charges de l'EPSHOM (tableau 3 bis) ;

• évaluation de la production des missions hydrographiques (tableau 4) et de l'EPSHOM (tableau 4 bis) par catégories de produits à partir des unités d'oeuvres enregistrées ;

• évaluation de la production du SHOM.

Pour la réalisation de ces travaux, le SHOM est réparti en centres d'analyse :

• la direction est traitée à part en raison de son rôle : ce dernier conduit à la considérer comme centre d'analyse. L'activité de la direction, qui s'exerce au profit de l'ensemble, n'est pas directement affectée aux produits : ses charges de fonctionnement sont prises en compte par les autres centres d'analyse ;

• l'EPSHOM considéré comme un centre unique, dont les charges de fonctionnement et la production, déjà retracées dans la comptabilité analytique de gestion de l'établissement sont reprises dans le système de gestion (tableaux 3 bis et 4 bis) ;

• les missions hydrographiques ;

• éventuellement, lorsqu'il en est créé, les missions hydrographiques de circonstance pour lesquelles sont données, autant que de besoin, des instructions selon les conditions de leur création et de leur fonctionnement.

6.2. Budget (ou compte) de liaison

(voir modèle ANNEXE 2).

Le budget ou compte de liaison reprend dans le détail l'énumération des ressources, donnée de façon sommaire dans le schéma décrit en annexe 1.

Ces ressources sont de trois ordres, d'importance très différente :

• les ressources budgétaires — qui représentent 90 p. 100 du total et qui se répartissent entre :

  • les crédits gérés par le SHOM

  • les crédits gérés par d'autres directions [pour plus de précision et tenir compte du fait que l'EPSHOM est sous-délégataire de crédits du chapitre 34-12 ⁽³⁾ art. 10 gérés par la DCCM, on distingue les crédits selon le service liquidateur des dépenses] ;

• les produits de cession, c'est-à-dire les produits de la vente aux clients civils des cartes marines, ouvrages nautiques ainsi que des travaux de toute nature au profit d'administrations civiles, organismes publics, entreprises ;

• les concours gratuits reçus des forces maritimes, des services de la marine, des autres armées.

Dans le budget et le compte de liaison, les produits de cession sont inscrits comme des modifications à la dotation initiale des chapitres et articles auxquels ils profitent. Les crédits sont énumérés dans l'ordre de la nomenclature en distinguant entre la section marine et la section commune et, dans la section marine, entre les crédits sur lesquels le SHOM liquide ses dépenses et les autres crédits. Les reports s'ajoutent ou sont à retrancher.

Les concours gratuits reçus par le SHOM apparaissent donc comme les seules ressources d'origine non budgétaire.

En face des ressources, les charges sont énumérées selon les grandes catégories de coût définies par le plan comptable général de 1982.

Une partie importante des ressources est mise en œuvre directement sous l'appellation de charges (rémunérations et charges sociales, entretien de la flotte et des équipements, achats non destinés aux stocks, etc.). Mais une autre part des ressources est destinée à la réalisation des approvisionnements en magasin à l'EPSHOM et aux investissements. D'où la nécessité de faire intervenir les données des comptes de stock et des comptes d'équipement pour pouvoir rapprocher les ressources et les charges. C'est par ce procédé que s'établit la liaison dont le document rend compte.

Ainsi, les charges équivalent aux ressources qui leur sont affectées directement, augmentées des consommations du stock pour les besoins du service et des dotations aux amortissements.

6.3. Tableau 1 : charges de fonctionnement du S.H.O.M.

(Voir en ANNEXE 3 le modèle des tableaux 1 à 5).

6.3.1. Présentation des charges.

L'énumération sommaire des charges donnée par le budget (ou le compte) de gestion est reprise en détail par le tableau 1 selon les catégories issues du budget de liaison, en cinq parties (A à E) :

• A.  Dépenses liquidées par le SHOM sur les chapitres et articles qu'il gère (34.21/40, 34.42/40, 51.71/26, 53.73/30 et 50) ou dont il est sous-délégataire (34.12/10) ⁽⁴⁾.

• B.  Dépenses liquidées par d'autres services au profit direct du SHOM. On observe qu'il s'agit là de la part la plus importante des charges de fonctionnement du service et que certains crédits sont formellement affectés aux besoins (cas de crédits destinés à l'entretien de la flotte hydrographique, ou aux dépenses informatiques, par exemple).

• C.  Concours gratuits reçus par le service : ils sont à classer dans les charges s'ils peuvent être évalués et si leur valeur est significative. Il s'agit par exemple :

  • de la mise à la disposition de la direction du SHOM de ses locaux de l'avenue Octave-Gréard à Paris et de leur entretien par la direction des personnels civils ;

  • de l'administration des missions et des bâtiments hydrographiques par les centres administratifs de rattachement ;

  • des transports et des missions photographiques assurés par des avions de l'aéronautique navale ;

  • du prêt de véhicules par les centres automobiles des ports.

  Les prestations sont évaluées sur la base de barèmes ou bien font l'objet d'un décompte. Les missions signalent dans leurs comptes rendus périodiques d'activités les concours occasionnels dont elles ont bénéficié en vue de leur évaluation ultérieure par l'EPSHOM.

• D.  Consommations des stocks pour les besoins du service (et les atténuations de consommation que constituent les remises) conformément aux indications du budget ou du compte de stock (voir ci-après 7).

• E.  Dotations aux amortissements, telles qu'elles ressortent du budget ou du compte d'équipements et d'infrastructure (voir ci-après 8).

6.3.2. Répartition des charges.

L'analyse des charges est menée par centre d'analyse conformément au modèle donné en annexe 3 :

• les charges relatives à la direction du SHOM sont essentiellement des charges de personnel, évaluées sur la base des coûts standards diffusés par la direction des services financiers (DSF), et des charges de fonctionnement, supportées par la DPC ;

• les éléments concernant l'EPSHOM sont extraits de la CAG ;

• chaque mission hydrographique, ensemble avec les bâtiments hydrographiques qui lui sont rattachés, fait l'objet d'un « compte organique » tenu par le centre administratif ou l'unité marine et destiné à recueillir les coûts de fonctionnement.

6.4. Tableau 2 : Echange de prestations entre les centres d'analyse.

Le tableau 1 enregistre les charges du SHOM, mais leur répartition entre les centres d'analyse comptable appelle des modifications : il est indispensable, pour connaître le coût vrai du fonctionnement de chaque centre d'analyse, de prendre en compte les échanges de prestations entre ceux-ci.

Cette analyse prend la forme suivante (tableau II) :

6.4.1.

La direction du SHOM, d'une part, reçoit occasionnellement des fournitures de l'EPSHOM. D'autre part, comme il a été déjà dit, son activité s'exerce au profit de l'ensemble des centres d'analyse composant le service sans pouvoir être comptée dans les « produits » : le coût total du fonctionnement de la direction est ventilé entre les autres centres d'analyse selon une répartition basée sur leur effectif, soit en première approximation : EPSHOM 40 p. 100 chacune des 4 missions hydrographiques 15 p. 100.

6.4.2.

L'EPSHOM réalise pratiquement tous les approvisionnements acquis sur les crédits du SHOM. Les approvisionnements livrés par les fournisseurs à la direction ou aux missions et les sorties du magasin de l'EPSHOM à destination de la direction ou des missions sont imputés directement comme charges des centres d'analyse [au tableau 1. A) dans le premier cas, au tableau 1. D) dans le second].

Seuls l'envoi aux missions de matériel en service à l'EPSHOM, l'exécution de travaux, le détachement temporaire de personnels constituent un échange de prestations entre l'EPSHOM et les autres centres d'analyse.

Le matériel renvoyé par les missions à l'EPSHOM est, ou bien réformé, ou bien reversé en magasin, éventuellement après réparation. En cas de réforme, la valeur du matériel restant à amortir est mise à la charge de la mission intéressée. En cas de reversement en magasin, par mesure de simplification, l'amortissement du matériel non encore amorti est poursuivi et supporté par l'EPSHOM.

6.4.3.

L'EPSHOM comptabilise toutes les prestations échangées, tenant ainsi à la fois sa comptabilité analytique de gestion et un « compte de centre d'analyse » pour la direction et pour chaque mission selon les modalités qui lui paraissent les plus pratiques afin de pouvoir renseigner le tableau 2 en fin d'année.

6.5. Charges des missions et de l'EPSHOM.

6.5.1. Tableau 3 : Charges des missions hydrographiques.

Ce tableau est établi par l'EPSHOM pour chacun des centres d'analyse que constituent les missions hydrographiques. Il répartit les charges enregistrées aux tableaux 1 et 2 pour la mission considérée entre les centres d'analyse : personnel-base, bâtiments hydrographiques ⁽⁵⁾. Une telle analyse permet d'obtenir le total des charges pour chaque centre d'analyse.

L'unité d'œuvre (UO) est pour le centre d'analyse « personnel-base » la journée d'hydrographe (officier, officier-marinier, technicien), étant entendu que seules sont enregistrées les journées (évaluées en 1/10e) consacrées à l'hydrographie militaire, à l'hydrographie générale ou encore à un travail particulier destiné à un client du service : ceci élimine la prise en compte des tâches de direction et d'encadrement, assumées par les ingénieurs, les tâches d'instruction, les activités militaires, etc.

Pour les sous-centres d'analyse « bâtiment hydrographique », l'unité d'œuvre est la journée de transit et d'emploi aux levés hydrographiques et aux autres travaux. Ceci élimine les séjours au port d'attache, les séjours en escale non justifiés par les travaux, les sorties à la mer pour des motifs autres que l'hydrographie et l'océanographie (par exemple pour des essais après indisponibilité pour entretien et réparation) (IPER).

Le rapport du total des charges de chaque sous-centre d'analyse sur le nombre total d'unités d'œuvre réalisé donne le taux de l'unité d'œuvre valeur.

La forme à donner à l'enregistrement des UO est définie par une circulaire d'application. Les missions constatent avec une précision suffisante la plus grande partie de l'activité de leurs officiers-mariniers hydrographes mais constatent l'apport des ingénieurs que lorsque ceux-ci se consacrent à l'exécution d'un travail, en dehors de leur rôle propre d'encadrement.

6.5.2. Tableau 3 bis : Charges de l'E.P.S.H.O.M.

Il n'est pas établi de tableau 3 pour la direction dont la production n'est pas comptabilisée, comme il a été dit ci-dessus. Mais, pour l'EPSHOM, un tableau (cf. 3 bis) fait ressortir les charges, enregistrées par ailleurs par la CAG.

6.6. Tableau 4 : Compte des fonctions productives des missions hydrographiques et tableau 4 bis : Compte des fonctions productives de l'E.P.S.H.O.M.

Le tableau 4 indique la répartition des unités d'œuvre des sous-centres d'analyse des missions entre les divers travaux exécutés dans l'année (levés et travaux océanographiques d'intérêt général, levés d'intérêt militaire, travaux particuliers, développement de matériels et de méthodes…). Connaissant le taux de l'unité d'œuvre, on peut en déduire la valeur des prestations des missions.

Lorsqu'un levé a été réalisé par un échelon autonome (vedette), il y lieu de prendre en compte un pourcentage de bâtiment hydrographique (BH) ; ce pourcentage est fixé par la note-circulaire n^o 1101/SHOM/EM modifiée.

Le tableau 4 bis est propre à l'EPSHOM. Cet établissement ayant regroupé sa production dans les catégories énumérées par le compte de gestion l'évalue à partir des données de sa comptabilité analytique de gestion. Cette évaluation est donnée par catégorie, l'EPSHOM étant considéré comme un seul centre d'analyse.

Deux observations importantes doivent être faites à propos de l'évaluation de la production des centres d'analyse :

• les comptes des fonctions productives donnent pour chaque mission et pour l'EPSHOM la production brute. Celle-ci inclut donc les prestations qui sont cédées entre centres d'analyse et ont été enregistrées au tableau 2 (échanges de prestations entre les centres d'analyse). Il s'agit notamment du soutien apporté par l'EPSHOM aux missions hydrographiques ;

• les comptes des fonctions productives des missions enregistrent dans la mesure du possible les levés d'intérêt militaire et les travaux pour les clients civils, en les distinguant mais, tant que la CAG de l'EPSHOM comportera une comptabilisation globale de ces deux catégories de travaux, la production des missions sera comptée par catégorie au tableau 2 (à titre de prestations cédées à l'EPSHOM) et au tableau 5.

Enfin, il faut rappeler qu'une distinction est faite par l'EPSHOM entre les cartes et ouvrages d'intérêt militaire achevés dans l'année (rubrique 7012 du budget et du compte de gestion) et les immobilisations pour la préparation des cartes et ouvrages d'intérêt militaire (rubrique 724). En revanche, il n'est pas tenu compte des autres prestations en cours de préparation ainsi qu'il a été dit ci-dessus au paragraphe 5.2.

6.7. Tableau 5 : Compte des produits du S.H.O.M.

Contrairement aux tableaux 2, 3 et 4, celui-ci est unique. Il regroupe les produits des centres d'analyse comptable, missions et EPSHOM, tels qu'ils ressortent des divers tableaux 4 (missions) et du tableau 4 bis (EPSHOM).

C'est un document rassemblant des données déjà élaborées : il est simple à tenir.

Le tableau 5 ne permet de renseigner que certaines des rubriques du budget et du compte de gestion (partie « produits ») en raison de la présentation de ce compte qui distingue entre la fourniture de produits et la variation des stocks, mais le total doit être le même dans les deux documents.

7. Le budget et le compte de stock (voir ANNEXE 4 ).

7.1. Les trois tableaux de stocks.

Service d'études et de recherches, le SHOM est aussi un service industriel, qui fabrique et qui stocke des « marchandises », et un service logistique qui approvisionne certains articles pour les besoins de la flotte. Il entretient donc des stocks qui doivent être suivis, en raison de leur importance, non pas directement dans le budget et le compte de gestion mais dans un compte de stocks dont seuls les résultats apparaîtront au budget et au compte de gestion après inscription de certaines données au budget et au compte de liaison (§ 6.1 ci-dessus). Sont établis :

• un tableau relatif au stock des matières premières et des emballages nécessaires à l'EPSHOM pour la fabrication et l'expédition des cartes et ouvrages. Ces matières premières sont celles qui sont déjà suivies en CAG (papiers, film, zincs…) : les données du compte sont donc extraites directement de la CAG. Les emballages sont comptabilisés par rapprochement de l'inventaire initial augmenté des achats et de l'inventaire final en attendant leur prise en compte par la CAG. Les dépenses d'emballages sont réparties en fin d'année entre les catégories de produits concernés et le stock final est évalué au prix moyen de l'approvisionnement ;

• un tableau « stock de produits finis » : cartes, ouvrages de toutes sortes produits par le SHOM et évalués aux prix de nomenclature, auxquels on ajoute les cartes et ouvrages achetés à l'extérieur, lorsque ceux-ci sont en magasin ⁽⁶⁾ ;

• un tableau « stock d'instruments scientifiques » (tous achetés à l'extérieur pour répondre aux besoins de la marine nationale).

7.2. Modalités diverses.

Il convient de souligner trois points :

7.2.1.

Il n'y a de stocks qu'à l'EPSHOM. La direction et les missions n'entretiennent pas de magasin et ne disposent que de matériel en service.

7.2.2.

Tous les articles produits par le SHOM entrent en magasin même si, éventuellement, ils sont ultérieurement utilisés pour les besoins propres du service. En revanche les articles achetés n'entrent pas tous en magasin. Ce sont notamment :

• certaines matières premières : encres d'imprimerie, matières consommables, fournitures de bureau et autres articles de valeur modérée, constituant des stocks réduits renouvelés fréquemment, qui sont, sur le plan comptable, considérés comme dépensés aussitôt qu'achetés ;

• les équipements, généralement achetés en vue d'une utilisation immédiate ;

• les achats faits au profit de la direction ou des missions lorsqu'ils donnent lieu à une livraison directe à leur destinataire ;

• certains documents nautiques destinés aux forces maritimes (§ 7.1).

7.2.3.

Une attention particulière est accordée aux instruments scientifiques : les instruments acquis pour répondre aux besoins de la flotte, directement ou par l'intermédiaire d'autres services [direction des constructions navales (DCN) ou approvisionnement de la flotte (AF)], entrent en magasin et constituent du matériel en approvisionnement. Les instruments utilisés à l'EPSHOM et dans les missions ou prêtés à des organismes extérieurs en vertu de conventions, qu'ils proviennent du magasin ou directement des fournisseurs, constituent sous l'appellation de « parc SHOM » du matériel en service. Ce sont des équipements qui donnent lieu à amortissement si leur valeur le justifie.

7.3. Place du budget et de compte de stock dans le SDG.

La tenue des budget et compte de stocks a pour effet d'alléger les budget et compte de gestion eux-mêmes et de rendre un compte fidèle des mouvements de matériel.

En effet, budget et compte de gestion ne comportent pas dans les charges les achats des matières et articles entrant en magasin. On inscrit seulement dans les charges les consommations réalisées pour les besoins du service ou liées au fonctionnement du service (y compris les déclassements, les réformes, les pertes et les déficits). Il y a un décalage dans le temps entre l'achat des matières et des articles et leur emploi.

Le budget et le compte de gestion font apparaître dans les produits, non pas les articles élaborés ou approvisionnés par le service pendant l'année, mais les délivrances et les cessions aux clients : les cartes, les ouvrages et les instruments, provenant du magasin auront été fabriqués ou approvisionnés dans l'année ou auparavant. Pour évaluer la production on ajoute aux chiffres des délivrances et des cessions la variation positive ou négative du stock d'articles finis sous la rubrique 713.

Le compte de stock doit toujours être équilibré : la différence entre le coût réel d'approvisionnement des matières et articles dépensés pour les besoins du service et l'évaluation du stock de matières premières aux prix standards dans le CAG de l'EPSHOM est inscrite sur une ligne d'équilibrage.

8. Le budget et le compte d'équipement et d'infrastructure (voir ANNEXE 5 ).

L'importance des principaux équipements du SHOM, en premier lieu de sa flotte hydrographique, impose de régulariser et de répartir dans le temps le poids des investissements qu'ils représentent par la pratique de l'amortissement. L'établissement d'un budget et d'un compte d'équipement et d'infrastructure a donc pour effet de différer l'inscription au budget et au compte de gestion de la valeur des investissements. Seule est portée en partie « charges » à la rubrique 681 la dotation annuelle aux amortissements.

L'amortissement pratiqué est toujours linéaire et calculé sur la base de prix de revient total évalué à la date de la mise en service.

Le budget et le compte en cause comportent trois tableaux dont deux seulement sont effectivement tenus.

8.1. Les immeubles.

Pratiqué sur une durée fixée en principe à cinquante ans, l'amortissement des immeubles ne constitue qu'une charge réduite et peut même n'être inscrit que pour mémoire.

A l'exemple des autres directions mettant en œuvre des systèmes de gestion et pour les raisons données ci-dessus, on optera provisoirement pour une inscription « mémoire ».

Le SHOM est locataire à titre gratuit des immeubles qu'il occupe.

Les coûts d'acquisition, de construction ou de grosses réparations sont considérés comme entrant dans un budget de projet.

8.2. La flotte hydrographique et les équipements associés.

L'amortissement des bâtiments hydrographiques neufs est pratiqué sur une durée de vingt ans. L'amortissement des bâtiments hydrographiques d'occasion, c'est-à-dire des bâtiments achetés d'occasion ou des bâtiments de guerre déclassés pour être adaptés à l'hydrographie est pratiqué sur une durée plus courte : le délai de dix ans retenu pour l'ensemble des équipements, convient. Dans le cas des bâtiments de guerre, seul le coût de la refonte ou de l'adaptation est retenu comme investissement.

Dans ces conditions, on porte au tableau « Flotte hydrographique et équipements associés » :

• le d'« Entrecasteaux », navire hydrographique entré en service en 1970, dont il faut comptabiliser l'amortissement jusqu'en 1990 ;

• la « Gazelle » et l'« Elan », bâtiments de soutien de région employés comme bâtiments hydrographiques par la mission océanographique de Méditerranée (MOM) et par la mission hydrographique de l'Atlantique (MHA) pendant une partie de l'année : l'amortissement est pris en compte pour la fraction représentant la durée de leur affectation à ces missions rapportée à la durée totale de disponibilité de ces bâtiments dans l'année ;

• les vedettes hydrographiques qui ne sont pas comprises dans la drome des bâtiments et sont amortis en dix ans ;

• l'« Espérance », pour le coût de la refonte opérée en 1980, amortissable sur dix ans.

8.3. Les équipements à terre.

L'amortissement pratiqué déjà par la comptabilité analytique de l'EPSHOM concerne tous les matériels informatiques en service d'un coût unitaire de 4 600 euros au moins à l'achat et de 2 300 euros au moins à l'achat pour les autres matériels.

On les inscrit à ce tableau en y ajoutant les matériels acquis sur les crédits du SHOM pour les bases des missions hydrographiques. l'EPSHOM enregistre par mission les matériels ainsi fournis, que ce soit par envoi de l'EPSHOM ou par livraison directe du fournisseur à la mission.

Le suivi de l'amortissement de navires et des équipements des missions, dont la CAG ne rend pas compte, nécessite la tenue par l'EPSHOM d'un fichier.

Les navires et les équipements y sont suivis par article et les tranches annuelles d'amortissement sont inscrites jusqu'à leur amortissement complet.

Un sort particulier est réservé aux instruments scientifiques : en raison de la fréquence de leurs mouvements entre les missions et l'EPSHOM, cet établissement enregistre leur amortissement par trimestre en inscrivant le montant à la charge du détenteur des instruments au premier jour de chaque trimestre (compte tenu des précisions données ci-dessus au § 6.3.2.).

8.4. Réparations d'immeubles, de navires ou d'équipements. Pertes d'équipements ou éventuellement de navire.

Qu'il s'agisse d'immeubles, de navires ou d'équipements, les réparations n'influent pas sur l'amortissement. Les réparations sont des charges prises en compte dans les dépenses d'entretien (rubrique 615) ; seules les refontes de navires constituent des investissements comme il a été dit ci-dessus au paragraphe 8.2.

On continue d'amortir les équipements mis à réparer, qu'ils proviennent de l'EPSHOM ou des missions, tant qu'ils ne sont pas classés irréparables et réformés.

En cas de perte totale, ou de réforme, des navires, et des équipements avant le terme de leur amortissement, la valeur restant à amortir est inscrite en totalité au compte de gestion de l'année (après avoir été inscrite au budget, si la réforme était prévisible).

9. Calendrier des opérations.

9.1. Budget de gestion de l'année N.

Début octobre : préparation du budget pour l'année suivante.

Octobre à janvier : mise en forme du budget en vue de sa transmission pour approbation (accompagné d'un rapport de présentation) du chef d'état-major de la marine avant le 1er février de l'année N.

Avant le 15 février : après approbation du budget par le chef d'état-major effectuer sa transmission avec copie de l'approbation :

• au contrôle général des armées ;

• à la mission de modernisation de l'administration des armées (MMAA).

9.2. Compte de gestion de l'année N - 1.

Avant le 1er mai : de l'année suivant la gestion, présentation du compte de gestion au chef d'état-major de la marine (accompagné d'un compte rendu faisant ressortir les écarts significatifs et donnant les explications appropriées), au contrôle général des armées et à l'admission de modernisation de l'administration des armées.

10. Conclusion.

La procédure décrite ci-dessus s'inscrit dans le cadre de l'élaboration de budgets prévisionnels. Elle permet, notamment, de suivre d'une manière plus affinée les objectifs fixés. De plus, grâce à certains indicateurs de gestion judicieusement choisis, il sera possible de mieux mesurer les écarts, d'analyser les coûts et donc de gérer de façon plus rationnelle les crédits alloués, de mieux orienter notre action en vue d'atteindre les objectifs initiaux ou éventuellement d'en modifier la définition.