La présente instruction définit la procédure de régularisation des avances sur frais de missions internationales hors zone euro qui sont versées au personnel militaire et civil de la marine.

1. Procédure d'avance.

Lors de missions hors de la zone euro, les militaires et les fonctionnaires ou agents de l'Etat peuvent bénéficier d'une avance :

• soit avant leur départ, auprès du comptable du Trésor (payeur général du Trésor ou autres trésoriers payeurs généraux) ou exceptionnellement auprès des services centraux de la banque de France ;

• soit sur leur lieu de mission, auprès du payeur à l'étranger ou du régisseur d'avances du poste diplomatique.

Ces paiements avant ordonnancement effectués par les comptables doivent être régularisés par la direction des affaires financières (DAF), ordonnateur principal des dépenses de missions internationales hors zone euro.

2. Régularisation des avances pour le personnel civil et militaire.

Le commandant de la formation d'emploi ou le chef d'établissement certifie l'exécution du service sur l'original de l'ordre de mission au retour de l'administré.

La formation autonome ou l'établissement dont l'administré relève pour l'administration de ses frais de déplacement constitue le dossier de régularisation dont la composition est indiquée en annexe, et le transmet au service de la solde de Brest.

Le service de la solde de Brest effectue le décompte de liquidation et établit le rapport de liquidation qui est arrêté par le chef de service.

3. Transmission des dossiers de régularisation à la direction des affaires financières.

Le service de la solde de Brest établit un dossier de régularisation des avances sur frais de mission et l'adresse à la direction des affaires financières (DAF) pour ordonnancement. Ce dossier contient les pièces suivantes :

• les dossiers de liquidation ;

• les rapports de liquidation (appendice I.A) ;

• un état récapitulatif (appendice I.B) ;

• un projet d'ordonnance de paiement renseignée (appendice I.C).

Les copies des rapports de liquidation sont adressées aux services gestionnaires de crédits concernés pour prise en compte dans la comptabilité au niveau central.

4. Délai de régularisation.

Les avances doivent être régularisées auprès du payeur général du Trésor dans un délai de trois mois à compter de la date de versement des devises. Dans le cas contraire, le payeur général peut suspendre l'octroi des avances au personnel de la marine.

Le service de la solde de Brest reçoit chaque mois de l'ordonnateur principal (DAF) la liste des avances non régularisées. Les formations ou établissements concernés par des retards éventuels doivent être systématiquement relancés.

5. Traitement des avances non régularisées.

Si l'avance n'est pas en cours de régularisation trois mois après la perception des devises, le chef du service de la solde de Brest établit un projet de titre de perception motivé à l'encontre du missionnaire pour le montant de l'avance versée, et l'adresse à l'ordonnateur principal. Une copie du projet de titre de perception est transmise au service gestionnaire de crédit.

6. Rôle des services gestionnaires de crédits.

Les services gestionnaires de crédits de frais de déplacement adressent au service de la solde de Brest au début de chaque année les références de la fiche d'engagement primaire, et réservent les crédits nécessaires pour couvrir les dépenses prévisionnelles annuelles relatives aux avances pour frais de mission versées par les services du Trésor.

La présente instruction prend effet à compter du 1er juin 2003.