La présente instruction a pour objet de définir l'organisation et les modalités de fonctionnement du système informatisé se rapportant à la gestion du parc des logements militaires.

Elle traite successivement :

• des fichiers informatisés mis en place ;

• des procédures prévues pour en assurer la mise à jour.

Les modalités techniques d'exécution de ces procédures font l'objet du dossier technique, à feuillets mobiles, diffusé par la circulaire citée en cinquième référence.

Ce dossier comprend notamment :

• la liste des données enregistrées à l'échelon central sur chaque logement du parc géré par la SNI ⁽¹⁾ avec les précisions utiles sur la codification utilisée ;

• les modèles d'imprimés utilisés comme « documents de base » ⁽²⁾ dans les procédures de mise à jour des fichiers ;

• toutes explications utiles sur les conditions d'établissement et d'utilisation de ces documents ainsi que la codification à employer dans chaque cas particulier.

1. Les fichiers informatisés centraux.

Le système informatisé qui utilise les moyens informatiques du secrétariat général pour l'administration, est organisé autour de 4 fichiers principaux enregistrés sur des supports magnétiques. Le contenu de ces différents fichiers et leurs modalités de gestion se définissent comme suit :

1.1. Fichier des logements SNI

Il regroupe les données concernant le parc des logements gérés par la SNI, chaque logement faisant l'objet d'un descriptif dont le contenu est précisé dans le dossier technique.

Un extrait régional du fichier des logements gérés par la SNI, enregistré sur support magnétique, est mis à jour mensuellement par la SNI et l'administration centrale.

Il est mis à la disposition des échelons régionaux qui en font la demande et peut être accompagné d'états récapitulatifs numériques.

1.2. Fichier des logements réservés par convention.

Il rassemble les renseignements se rapportant au parc des logements réservés par convention, au titre des articles R. 314.4 et R. 314.5 du code de la construction et de l'habitation ou ex-article 278-3 du code de l'urbanisme et de l'habitation (CUH).

Ce fichier est constitué :

• a).  Par l'administration centrale, qui recueille les données relatives à chacune des conventions :

  • date de signature de la convention ;

  • organisme avec lequel la convention a été passée ;

  • commune(s) d'implantation des logements qui font l'objet de la convention ;

  • type de convention ;

  • montant de la participation financière du ministère de la défense ;

  • imputation (chapitre budgétaire ou numéro du compte de commerce) ;

  • durée de la convention ;

  • date d'expiration du prêt principal ;

  • services affectataires des logements : terre, air, mer, délégation générale pour l'armement (DGA), etc. ;

  • nombre de logements ayant fait l'objet de la convention ;

  • renseignements éventuels sur les différents avenants à la convention : dates, types de logement, modifications apportées à la convention initiale, etc.

• b).  Par les CRILOM ⁽³⁾ et commissions de garnison, de données quantitatives concernant l'état d'occupation des logements en cause, dès lors que les logements ne sont pas gérés par la SNI.

Le traitement des données quantitatives fait l'objet d'un ou de deux relevés annuels, conservés pendant cinq ans au minimum, de manière à suivre l'évolution de l'état d'occupation de ce parc de logements.

1.2.1. Caractéristiques des conventions.

La partie de ce fichier concernant les caractéristiques de chaque convention est créée et mise à jour par l'administration centrale.

Cette opération est suivie de l'édition d'un « bulletin navette » (adressé en 2 exemplaires à la CRILOM).

Un exemplaire des « bulletins navette » est envoyé à la commission de garnison concernée qui vérifie l'exactitude des renseignements édités par l'ordinateur et qui signale à l'administration centrale, par la voie des CRILOM, ses remarques éventuelles (rectification manuscrite sur le bulletin).

1.2.2. État d'occupation des logements

(concerne uniquement les conventions de réservation des logements « non SNI »).

La partie descriptive de l'état d'occupation des logements en cause est renseignée, pour chaque convention référencée par la DFAJ (cf. 1re partie), par les commissions de garnison qui doivent utiliser les imprimés modèle N° 502*/52. Ces imprimés sont regroupés par les CRILOM et adressés à l'administration centrale.

1.2.2.1.

Les données sont contrôlées à l'échelon central et font l'objet de redressements d'erreurs en liaison avec les CRILOM.

Après correction des informations erronées il est procédé à une mise à jour puis à l'édition des « bulletins navette », première et deuxième partie.

Ces mêmes renseignements pris en compte les années précédentes et conservés dans le fichier sont rappelés, pour mémoire, sur les « bulletins navette ».

1.2.2.2.

Il peut se produire qu'une commission de garnison constate à l'examen de cette partie complémentaire des « bulletins navette », élaborée par le système informatisé central, un certain nombre d'erreurs imputables, soit au rédacteur du document de base initial imprimé N° 502*/52 soit à l'opérateur qui a assuré la transcription des informations sur support technique lisible en ordinateur, et ce, quelle que soit la rigueur des contrôles automatiques qui auront été effectués.

Les erreurs peuvent d'ailleurs concerner aussi bien les derniers renseignements enregistrés que ceux recueillis au cours des opérations des années précédentes.

Pour assurer le redressement de ces erreurs dans le fichier central, la commission de garnison concernée adresse à l'administration centrale, sous le présent timbre, autant d'imprimés N° 502*/52 qu'il le faut, suivant les modalités définies dans le dossier technique.

La procédure de redressement d'erreurs est mise en œuvre par la section informatique de la DFAJ (DFAJ/DH/INFO.). Après mise à jour du fichier central, il est élaboré un nouveau « bulletin navette » qui est adressé à la commission de garnison concernée où il se substitue à celui précédemment édité.

Le dernier « bulletin navette » reçu donne lieu, lui aussi, à un contrôle de la part de la commission de garnison et fait l'objet, s'il le faut, de la même procédure de redressement d'erreurs.

1.2.2.3.

Ces états sont réalisés par la section informatique de la DFAJ. Ainsi, à l'issue de chaque mise à jour du fichier permanent des conventions, dans sa partie « état d'occupation des logements », la CRILOM est destinataire :

• d'un exemplaire de « l'état récapitulatif régional » ;

• de deux exemplaires de « l'état récapitulatif par commission de garnison » dont un est à transmettre à chaque commission de garnison concernée.

1.3. Fichier des logements relevant de l'article R. 431.3 du code de la construction et de l'habitation (CCH).

Il décrit par commune et service affectataire le nombre des logements attribués par les préfets aux ressortissants du ministère de la défense dans le cadre de la procédure instituée par l'article R. 431.3 du CCH (ex-art. 200 du CUH).

Ce fichier, constitué par les CRILOM et commissions de garnison, comporte les résultats d'un relevé annuel avec conservation pendant cinq ans dans les mêmes conditions que pour le fichier des logements réservés par convention.

1.4. Fichier des données générales.

1.4.1. Contenu

Il s'agit essentiellement d'un fichier de travail, découpé en un certain nombre de sous-fichiers qui sont utilisés pour effectuer des contrôles de validité d'informations et pour élaborer les produits issus du système automatisé.

Ce fichier, entretenu par l'administration centrale, comporte, sous forme de sous-fichier, l'inventaire complet des commissions de garnison existantes avec le détail des localités couvertes par chaque commission et dans lesquelles sont implantées des logements militaires. Seule la mise à jour de ce sous-fichier est assurée à partir des renseignements fournis par les CRILOM.

1.4.2. Contenu

Les CRILOM interviennent dans la mise à jour de ce fichier uniquement en ce qui concerne la liste des commissions de garnison et les localités relevant de ces dernières.

Le recensement initial se fait à partir d'imprimés N° 502*/54 aménagés en document de base et renseignés par les CRILOM ou les commissions de garnison, suivant les modalités particulières qui ont fait l'objet de la circulaire citée en quatrième référence.

Ces documents ont permis l'édition de « fiches de renseignements concernant une commission de garnison » lesquelles sont utilisées comme « documents navette » pour signaler à l'administration centrale, sous forme manuscrite, les rectifications ou compléments nécessaires.

À l'issue de la mise à jour, les nouvelles fiches de renseignements sont adressées, en deux exemplaires, à la CRILOM concernée.

2. Procédures de mise à jour des fichiers.

2.1. Fichier des logements gérés par la SNI.

2.1.1. Mises à jour entraînées par des modifications qui font l'objet de décisions ministérielles.

Il s'agit de modifications intervenant :

• a).  Dans les conditions d'occupation des logements.

  Octroi de concession :

  • par nécessité absolue de service ;

  • par utilité de service avec obligation de loger,

• b).  En matière de réductions d'indemnité d'occupation (abattements pour charges anormales ou danger).

Les décisions ministérielles sont prises sur le vu de dossiers préparatoires établis conformément à l'annexe I de la présente instruction. Elles sont adressées aux CRILOM avec copie à la SNI et directement prises en compte dans le fichier informatisé des logements gérés par cette société.

2.1.2. Mises à jour consécutives à des modifications qui ne font pas l'objet d'une décision ministérielle.

Ce sont toutes les modifications relatives aux caractéristiques des logements, pour lesquelles une approbation ministérielle n'est pas nécessaire, en particulier :

• a).  Les modifications de surfaces locatives consécutives à l'augmentation des équivalences superficielles définies à l'annexe V de l'instruction citée en troisième référence.

• b).  Les modifications de surfaces locatives consécutives à l'augmentation du coefficient d'entretien ou coefficient catégoriel à la suite de travaux.

• c).  Les modifications consécutives à des erreurs matérielles.

• d).  Les reprises de logements soit par la SNI, soit par l'autorité militaire.

• e).  Les locations à des personnes étrangères aux armées de logements domaniaux ou logements SNI en garantie illimitée.

• f).  Les changements d'appellation de rue, etc.

Ces modifications sont prises en compte par le système informatique de la SNI suivant la procédure propre à cet organisme, puis répercutées sur le fichier informatisé géré par la DFAJ ⁽⁴⁾

Toutefois, les modifications de surfaces locatives consécutives à l'augmentation du coefficient d'entretien ou cœfficient catégoriel citées au paragraphe b) ci-dessus, doivent donner lieu à la procédure particulière suivante :

• La SNI adresse à la CRILOM un avis de modification des surfaces locatives auquel est joint une fiche justificative.

• La CRILOM dispose, en cas de désaccord, d'un délai de quarante-cinq jours pour saisir la DFAJ et informer la SNI de ce recours.

Ce délai n'est pas suspensif de l'application des modifications de surface locative.

2.2. Fichier des logements relevant de l'article R. 431-3 du CCH.

Ce fichier est tenu à jour à l'aide de l'imprimé N° 502*/53.

Le document à renseigner se présente sous la forme d'un récapitulatif quantitatif des logements attribués, sur le ressort territorial d'une commission de garnison, au titre de l'article R. 431-3 du CCH (ou ex-art. 200 du CUH) avec le détail éventuel par  :

• localité ;

• affectataire (terre, air, mer…) ;

• nombre de logements.

À partir des informations recueillies sur l'imprimé N° 502*/53 et transcrites sur un support technique lisible en ordinateur, on opère les mêmes types de traitements que ceux décrits pour la mise à jour de la deuxième partie du fichier des logements réservés par convention, avec édition d'un état des mouvements enregistrés et d'un état récapitulatif régional. Ces états sont adressés en deux exemplaires aux CRILOM, dont un est à transmettre à chaque commission de garnison concernée.

L'imprimé N° 502*/53 est utilisé pour recueillir éventuellement des redressements d'erreurs sur les données déjà enregistrées au fichier central suivant des modalités semblables à celles définies pour le fichier des logements réservés par convention (cf. dossier technique).