Préambule.

La présente instruction précise les règles applicables par les services du matériel du commissariat de la marine pour approvisionner les matériels de la compétence du bureau des approvisionnements de la flotte (AF), suivis en gestion automatisée à partir du système de gestion mis en œuvre par le centre informatique de la logistique du commissariat (CIC/CILC) d'une part, ou approvisionnés directement, sans qu'il soit fait appel au système de gestion automatisée des stocks, d'autre part.

Cette instruction traite respectivement :

• des règles générales applicables à l'ensemble des articles relevant de la compétence du bureau des approvisionnements de la flotte ;

• des règles particulières applicables, selon l'espèce, aux articles de gestion B d'une part et aux articles de gestion C d'autre part ;

• des règles applicables aux articles non suivis dans le système automatique de gestion des stocks.

1. Règles générales applicables à l'ensemble des matériels suivis en gestion automatisée.

1.1. Répartition du matériel en gestion automatisée.

Le matériel en gestion automatisée est celui qui est intégré dans le système de centralisation de l'information logistique et comptable géré par le CIC/CILC. Cette intégration est décidée par la sous-direction logistique de la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM/SD/LOG), lorsque sa valeur unitaire, son importance logistique ou ses consommations justifient un suivi en stock. Le matériel suivi en gestion automatisée est toujours nomenclaturé.

Il est réparti en trois catégories, décrites ci-dessous, respectivement repérées par les lettres A, B, C, pour ce qui concerne les modalités de la gestion de ces articles et plus particulièrement l'exercice des fonctions de prévision et de décision aboutissant à l'approvisionnement de ceux-ci par achat ou par ventilation entre stocks des services du matériel.

A : gestion totalement effectuée par DCCM/LOG/AF. Les besoins et les prévisions d'approvisionnement sont établis par l'échelon central sans le concours des services locaux du matériel et les achats sont effectués sur prescriptions du bureau.

B : gestion centralisée par les soins de DCCM/LOG/AF. Les prévisions de besoins sont exprimées par les services du matériel, DCCM/LOG/AF en fait la synthèse et les approvisionnements sont réalisés par le service technique et des marchés généraux du commissariat (ST/MARGECO) sur prescriptions du bureau.

C : gestion décentralisée confiée aux besoins locaux. On distingue cependant :

• les matériels en gestion C 50 qui sont approvisionnés par chaque service selon une périodicité et des quantités qu'il définit lui-même ;

• les matériels en gestion C 51 pour lesquels un service du matériel centralise les expressions de besoins et l'approvisionnement de l'ensemble des ports.

1.2. Attributions du bureau des approvisionnements de la flotte de la sous-direction logistique de la direction centrale du commissariat de la marine et des organismes extérieurs du commissariat.

1.2.1.

Le bureau des approvisionnements de la flotte :

• fixe la liste des matériels à introduire en gestion automatisée ;

• met en place les crédits nécessaires à l'approvisionnement des matériels et contrôle leur emploi.

1.2.2.

Le service technique et des marchés généraux du commissariat :

• suit l'avancement des évaluations de matériels, organisées selon les directives des autorités de direction générale (ADG) ;

• est chargé de l'identification des matériels et de leur inscription dans la nomenclature de l'organisation du traité de l'Atlantique nord (OTAN), et du recueil inventaire des articles de ravitaillement (RIAR), sur la base des indications fournies par DCCM/LOG/AF, ou par les services des ports, dans les bulletins d'identification (BI) qu'ils doivent rédiger et adresser au ST/MARGECO en préalable à toute entrée en gestion automatisée d'un matériel.

1.2.3.

Le centre informatique de la logistique du commissariat :

• édite et diffuse les cahiers d'aide à l'approvisionnement (CAA) pour chacun des articles suivis en gestion ;

• établit et adresse les états périodiques donnant la valeur des paramètres de gestion ; il peut, à cette occasion, proposer à l'échelon central, ou au service du matériel, de réviser le coefficient « t », servant au calcul de la réserve de sécurité ;

• procède à la détection des menaces de rupture de stock compte tenu du temps de réaction nécessaire pour un réapprovisionnement. À cette fin, il fait parvenir périodiquement des fiches d'alerte respectivement à DCCM/SD/LOG et aux services du matériel ;

• organise et dispense la formation nécessaire à l'exploitation du système de gestion automatisée au profit du personnel civil et militaire employé à des tâches de gestion ;

• établit, en liaison avec les responsables de la gestion, les indicateurs périodiques destinés à mesurer l'efficacité de la gestion aux échelons central et local, notamment les taux de satisfaction des besoins logistiques exprimés par les forces ;

• exerce, pour le compte du directeur central, la surveillance administrative et technique de la gestion locale des approvisionnements.

1.2.4.

Les services du matériel :

• exploitent les cahiers d'aide à l'approvisionnement ;

• proposent les ventilations interports ;

• rendent compte à DCCM/LOG/AF des besoins prioritaires ;

• créent les attendus dès que les ordres de commande ont été notifiés.

Les services des directions locales et la direction du commissariat de la marine (DCM) de Cherbourg sont chargés de soutenir les formations affectées à leur arrondissement maritime et les formations de passage, avec les exceptions suivantes à ce principe :

• le service du matériel de Toulon est chargé de l'approvisionnement des formations outre-mer. Il centralise les besoins de ces formations qui lui sont transmis par les directions des commissariats d'outre-mer (DICOM) de Polynésie et du Cap-Vert ainsi que par les bases navales d'outre-mer lorsque celles-ci ne peuvent bénéficier du soutien d'une DICOM relevant du service du commissariat de la marine. Il intègre ces demandes dans ses expressions de besoins annuelles qu'il transmet chaque année avant le 15 octobre ;

• les directions et formations d'outre-mer doivent exprimer leurs besoins en tenant compte de la nécessité de constituer un stock de prévoyance d'environ un an. Leurs besoins sont satisfaits à partir de demandes d'envoi adressées au service du matériel de Toulon ; ce service leur fait connaître les modalités de transmission de leurs expressions de besoins annnuelles ainsi que les dates prévisibles de livraison des commandes ;

• le service du matériel de Brest est chargé de l'approvisionnement des formations de Lorient et Paris et des matériels mobiles d'armement lors des opérations de délivrance des matériels du premier armement d'un bâtiment.

1.3. Dispositions à prendre pour pallier d'éventuelles ruptures de stock.

La satisfaction la plus rapide possible des besoins des formations doit constituer le souci quotidien des services du matériel. Pour ce qui concerne les matériels suivis en gestion automatisée, la réalisation de l'objectif repose sur la constitution de stocks suffisants pour couvrir les besoins entre deux périodes de réapprovisionnement. Si les taux de couverture de certains matériels deviennent insuffisants, et a fortiori si une rupture de stock est avérée, des ventilations de matériel peuvent être demandées entre services du matériel. Une copie de la demande est transmise pour information à DCCM/LOG/AF qui décide en tout état de cause lorsqu'il s'agit de matériels relevant de la gestion B.

Si aucune ventilation n'est possible, le service recherche alors la satisfaction de ses besoins par :

• une demande de livraison anticipée du matériel si une commande a été lancée par ST/MARGECO, un service centralisateur ou le service local concerné ;

• une demande d'approvisionnement spécifique ou complémentaire auprès de la DCCM ;

• un achat local sur crédits délégués.

2. Règles particulières applicables aux matériels en gestion B et C.

2.1. Règles particulières applicables à la gestion B

(voir liste en ANNEXE I).

2.1.1.

Le centre informatique de la logistique du commissariat édite et adresse les cahiers d'aide à l'approvisionnement aux services locaux pour le 1er juillet de l'année N — 1.

2.1.2.

Les services du matériel exploitent ces cahiers avant le 30 septembre et communiquent directement leurs besoins à l'échelon central avant le 15 octobre. Ils précisent, à cette occasion, le lieu de livraison des matériels s'il doit être différent de celui du service du matériel (ex. : Lorient pour le service du matériel de Brest ou l'outre-mer pour le service du matériel de Toulon s'agissant de gros matériels tels que les moteurs ou embarcations).

Par ailleurs, ces services enregistrent les attendus dès notification des commandes par ST/MARGECO et ils vérifient leur exactitude dès qu'ils reçoivent copies des marchés correspondants.

Enfin, ils demandent l'autorisation de l'échelon central avant d'effectuer un achat local sur crédits délégués dans l'hypothèse où ils se trouvent confrontés à une rupture de stock.

2.1.3.

Le bureau des approvisionnements de la flotte est chargé :

• de rédiger et d'adresser à ST/MARGECO les bulletins initiaux pour les matériels dont il a décidé l'entrée en gestion automatisée ;

• de fixer les paramètres de gestion des articles ;

• d'établir la synthèse des expressions de besoins en fonction des ressources financières prévisionnelles ;

• d'adresser les ordres de commande à ST/MARGECO, avant la fin de l'année N — 1 ;

• de décider des ventilations proposées par les services du matériel.

2.1.4.

Le ST/MARGECO passe les marchés nécessaires et/ou notifie les commandes correspondantes. Il informe les services du matériel et DCCM/LOG/AF des délais de livraison des matériels concernés.

2.2. Règles particulières applicables à la gestion décentralisée (gestion C).

La gestion décentralisée donne aux services du matériel, avec l'aide du CIC/CILC, la totalité de la responsabilité des opérations de gestion des articles depuis la prévision jusqu'à la délivrance.

Cette autonomie totale est instituée par les règles de la gestion dite C 50.

Cependant, les approvisionnements de certains articles sont, compte tenu de leur importance, centralisés par un service au profit de l'ensemble des autres services. Cette autonomie adaptée est régie par les règles de la gestion dite C 51.

2.2.1. La gestion C 50.

La gestion du matériel C 50 est entièrement décentralisée dans chaque service du matériel. La prévision des besoins, la demande du financement correspondant, les paramètres de gestion des articles, les modalités et réalisations des approvisionnements, les décisions relatives aux ventilations proposées sont arrêtés par le chef de service.

Le matériel est nomenclaturé et suivi dans le système de gestion automatisée des stocks. Pour cela, le service local rédige les bulletins initiaux et les transmet au service technique du commissariat de la marine (STCM) pour identification des matériels et prise en charge des articles dans la nomenclature.

Le CIC/CILC édite des CAA qui sont adressés aux services locaux selon la périodicité du calendrier d'édition des dossiers programmes d'approvisionnement (DPA). Afin d'aider les services dans leur gestion, et d'éviter autant que possible des ruptures de stock, le CIC/CILC édite également des fiches d'alerte.

Chaque service exprime dans les demandes de dotation annuelle du chapitre 34.05 article 11 les besoins financiers nécessaires au renouvellement de ses stocks. Les modalités de ces demandes sont précisées par une instruction particulière actualisée chaque année par les soins de DCCM/LOG/AF.

2.2.2. La gestion C 51.

La liste des articles centralisés par le service du matériel de Toulon figure en annexe II et la liste des articles centralisés par le service du matériel de Brest figure en annexe III.

En fonction de la date de révision des cahiers d'aide à l'approvisionnement (cf. annexes), le service centralisateur :

• arrête les paramètres de gestion des articles considérés ;

• recueille les besoins de l'autre service du matériel ou des directions du commissariat et des formations outre-mer ;

• passe les marchés et notifie les commandes financées sur les crédits délégués par DCCM/LOG/AF ;

• précise aux fournisseurs les conditions de livraisons (à chaque service ou au service centralisateur) ;

• informe les services des prévisions de livraisons ;

• paie les fournisseurs après s'être assuré de la régularité des opérations de réception.

3. Approvisionnement des matériels en dehors du système automatisé des stocks.

Les services du matériel du commissariat de la marine ont progressivement mis sur pied un dispositif de marchés à bons de commandes (MABC) « sur catalogues » avec possibilité ouverte aux formations de passer directement des commandes et d'être livrées par les titulaires des marchés. Afin de rentabiliser au mieux la formule du « catalogue », les articles faisant l'objet de ces marchés ouverts aux commandes des formations ne sont généralement pas pourvus d'un numéro de nomenclature.

Le champ d'action de ces marchés s'étant largement développé, un contrôle est aujourd'hui nécessaire afin d'éviter d'aller trop loin sur la voie de la « dénomenclaturisation ». Tout transfert d'un matériel stocké et nomenclaturé vers une gestion non automatisée devra désormais faire l'objet d'un accord préalable de DCCM/LOG/AF qui statuera au vu des caractéristiques techiques et logistiques de l'article considéré.

Ce système est actuellement applicable aux matériels « AF » ressortissant des groupes suivants :

32 Ameublement.

37 Quincaillerie en métaux ferreux.

39 Quincaillerie en métaux non ferreux.

44 Articles et produits d'entretien.

45 Matériels électriques.

46 Matériels d'éclairage.

51 Outillage et matériel de spécialité.

52 Outillage général.

53 Machines outils, établis, accessoires.

60 Articles de bureau.

68 Articles et matériels de bureautique.

Bien que n'ayant pas vocation à être stockés, ces articles sont soumis à l'ensemble des contraintes logistiques spécifiques de l'activité des bâtiments. Ils doivent en particulier être délivrés sans délai pour tout appareillage inopiné, en particulier dans le cas d'un appareillage du groupe aéronaval. Des stocks doivent donc être constitués à l'initiative des chefs des services du matériel. La composition et le volume de ces stocks doivent être déterminés en liaison avec les autorités organiques concernées. Ils doivent évidemment rester aussi réduits que possible et le roulement des stocks doit se faire dans l'année de leur acquisition.

Les services expriment chaque année dans les demandes de dotation du chapitre 34.05 article 11 les besoins nécessaires au financement de ces marchés à bons de commandes et aux achats ponctuels de matériels, non suivis dans le système de gestion automatisée des stocks.

4.

La circulaire 40 /DEF/DCCM/LOG/AF du 03 février 1988 , relative à l'approvisionnement centralisé du matériel de la compétence du service des approvisionnements de la flotte, est abrogée.