La modernisation de la fonction de soutien « habillement » est pour la gendarmerie une action prioritaire.

L'ambition principale est de mieux satisfaire les besoins opérationnels et les attentes du personnel. Il s'agit également de suivre l'évolution des règles de droit et d'améliorer l'efficacité de la gestion.

Dans ce cadre, il est apparu nécessaire de créer un pôle central habillement (PCH) sur la base de soutien que constitue le centre administratif de la gendarmerie nationale (CAGN) de Le Blanc.

La mise sur pied de cette structure nouvelle s'accompagne d'une mutation profonde du système de gestion et des processus de distribution de l'habillement. Le pôle central habillement verra ses attributions s'étendre progressivement au cours de la période 2001-2004.

En effet, pour atteindre les objectifs fixés, plusieurs étapes sont nécessaires :

2001 : le pôle central habillement prend à sa charge la chaîne nationale de recyclage des paquetages [gendarmes auxiliaires (GA), gendarmes adjoints (GAV), réservistes sélectionnés, préparations militaires de la gendarmerie]. Conjointement, un magasin central de distribution (MCD) assure la fourniture des effets et équipements destinés aux compléments de paquetage (GA, GAV), des échanges, ainsi que l'attribution centralisée des paquetages destinés aux réservistes sélectionnés et aux préparations militaires [la préparation militaire gendarmerie (PMG), la préparation militaire supérieure de la gendarmerie (PMSG)].

2002 (ou 2001, en fonction de l'état d'avancement des travaux précédents) : la réserve ministérielle du personnel féminin de l'école de gendarmerie de Chaumont est transférée au CAGN Le Blanc. Le pôle central habillement assure la vente par correspondance au personnel féminin.

2003 : le pôle central habillement prend en charge l'ensemble de la réserve ministérielle habillement. Il réalise l'approvisionnement des effets du paquetage de première dotation destinés aux élèves incorporés dans les écoles de la gendarmerie. Il fournit aux militaires spécialistes des légions les effets particuliers dont ils ont besoin.

A partir de 2004 : le pôle central habillement se dote d'une structure de vente par correspondance (VPC) des effets et équipements, au bénéfice de l'ensemble des militaires de la gendarmerie. Cette innovation nécessite une large concertation préalable.

La présente circulaire a pour objet de définir les missions et le fonctionnement du pôle central habillement pendant la phase transitoire 2001-2002. Elle ne traite ni des droits du personnel, ni des modalités pratiques d'approvisionnement en effets d'habillement des différentes catégories de militaires, qui font l'objet de textes séparés.

Le moment venu, un texte de synthèse regroupera l'ensemble des prescriptions relatives à la fonction de soutien habillement.

1. Les missions et l'organisation du pôle central habillement (phase transitoire).

Le pôle central habillement (PCH) est implanté sur la base de soutien que constitue le centre administratif de la gendarmerie nationale (CAGN) de Le Blanc.

Le chef du PCH est placé sous l'autorité du commandant du CAGN.

Provisoirement, le pôle central habillement est articulé de la manière suivante :

• un groupe de commandement ;

• la chaîne nationale de recyclage des paquetages (CNRP) ;

• le magasin central de distribution (MCD).

1.1. La chaîne nationale de recyclage des paquetages.

1.1.1. Missions.

La chaîne nationale de recyclage des paquetages est chargée de :

• réceptionner ;

• comptabiliser ;

• trier ;

• éliminer ;

• faire assurer le nettoyage ;

• conditionner pour le stockage.

L'ensemble des paquetages et des effets d'habillement reversés au pôle central habillement par les militaires de la gendarmerie astreints à cette procédure (gendarmes auxiliaires, gendarmes adjoints, réservistes sélectionnés, volontaires pour effectuer la préparation militaire, stagiaires étrangers).

1.1.2. Organisation.

La CNRP est organisée en cinq groupes, à savoir :

• gestion, comptabilité ;

• déballage, tri ;

• nettoyage ;

• étiquetage, conditionnement, stockage ;

• destruction, élimination.

1.1.3. Répartition des missions des groupes.

Le groupe « gestion, comptabilité » assure :

• le suivi informatique des paquetages reversés, à partir des états inventaires individuels informatisés (E 3 I), établis lors de l'attribution des paquetages, et des moyens de gestion informatique mis en place (logiciel RETPACO en particulier) ;

• le suivi des paquetages en circulation, par comparaison entre ceux distribués et ceux réintégrés au PCH ;

• la comptabilité et le suivi des commandes relatives aux moyens matériels ou aux prestations externes indispensables au fonctionnement de la CNRP (emballages pour le conditionnement des effets, nettoyage des articles, destruction et élimination…) ;

• les opérations de déclassement des effets réintégrés ;

• le suivi des articles à éliminer, qui doivent être détruits ;

• la gestion et la comptabilité simplifiée des effets recyclés détenus ou remis en stock (stockage magasin) ou en sortie (attribués aux écoles ou nécessaires aux besoins du magasin central de distribution), sous le contrôle du comptable du CAGN ;

• la liaison avec les formations d'emploi en cas d'anomalies constatées dans les paquetages reversés.

Le groupe « déballage, tri » assure :

• la réception des bagages en provenance des unités et leur stockage provisoire ;

• le déballage des sacs à paquetages ;

• le contrôle du contenu au regard de la réglementation relative aux effets à réintégrer par les formations et le signalement des difficultés éventuelles au groupe précédent ;

• le tri des effets, en distinguant ceux qui peuvent être réutilisés et ceux qui doivent être éliminés et détruits, car trop usagés.

Le groupe « nettoyage » assure :

• la préparation des effets recyclés en vue de leur enlèvement par les sociétés de nettoyage ;

• le suivi contradictoire des effets remis pour nettoyage à une société spécialisée titulaire du marché ;

• le contrôle quantitatif et qualitatif des prestations à la réception des effets revenant du nettoyage ;

• le tri par tailles et le calibrage des effets nettoyés en état de servir à nouveau.

Le groupe « étiquetage, conditionnement, stockage » assure :

• l'identification des effets au moyen d'étiquettes munies de codes à barres ;

• la prise en comptabilité simplifiée et le conditionnement des effets par codes articles, tailles ou pointures ;

• le conditionnement en caisses cartons ;

• le stockage en attente de transfert et de prise en charge par le magasin central de distribution.

Le groupe « destruction, élimination » assure :

• la prise en charge des effets à éliminer, car trop usagés ;

• la préparation des procès-verbaux certifiant l'élimination des effets ;

• la remise des effets à éliminer à une société civile agréée pour cette opération (après déchiquetage des effets sensibles, susceptibles d'être récupérés frauduleusement) ;

• le contrôle de la destruction effective.

1.1.4. Suivi des articles et des paquetages.

1.1.4.1.

La chaîne nationale de recyclage des paquetages constitue une unité administrative (UA), au sein de laquelle les articles sont suivis en comptabilité simplifiée (justification des entrées, des sorties et de l'élimination). En application de l'instruction rappelée en référence, les différents effets détenus par la chaîne nationale de recyclage des paquetages occupent les positions administratives suivantes :

• opérations de tri : 74 ;

• nettoyage : 74 ;

• en instance d'élimination : 78 ;

• au retour de nettoyage, après tri et conditionnement : 51.

1.1.4.2.

Les paquetages attribués dans les écoles de gendarmerie (pour l'équipement des GA et GAV), sont pris en compte par le détenteur-usager sur l'imprimé E 3 I édité par l'école d'incorporation. Ce document est transmis dans les meilleurs délais au PCH et au commandement des écoles de la gendarmerie (CEG) par l'école de gendarmerie concernée.

Afin de disposer d'éléments de référence, la chaîne nationale de recyclage des paquetages est rendue destinataire des états inventaires individuels informatisés (E 3 I) qu'elle archive. Elle fait de même pour les états E 3 I qui lui sont transmis par le magasin central de distribution (paquetages des réservistes et préparations militaires).

Ces états permettent de suivre quantitativement les matériels distribués dans les écoles (GA, GAV), ou ceux qui sont expédiés par le MCD (réservistes et préparations militaires). Le PCH peut ainsi rapprocher la distribution et la réintégration des effets à l'occasion du reversement.

Conjointement, ces états rendent possible le suivi de la position du paquetage pendant sa durée de vie. En tant que de besoin, des rapprochements informatiques avec le service des droits individuels (SDI) du CAGN permettront au PCH de connaître, lors de la fin du contrat de volontariat du gendarme adjoint, la date prévisible de réintégration des effets du paquetage.

Cette faculté, dont le PCH usera de manière aléatoire et non systématique est instituée pour appuyer l'application du principe du reversement des paquetages, sans pour autant alourdir excessivement les tâches administratives. Chaque année, il sera rendu compte avant le 1^er février à la direction générale de la gendarmerie nationale (DGGN) service des plans et moyens (SPM) sous-direction de la logistique (SD/LOG) du résultat de ces opérations de vérification par sondage. Ce bilan global qui se rapporte à l'année civile écoulée, n'obéit à aucun formalisme particulier.

1.1.5. Suivi statistique des opérations de recyclage.

Afin de suivre les opérations de valorisation des effets recyclés, le PCH établira mensuellement un bilan d'activité faisant ressortir les différentes catégories d'effets réintégrés, éliminés, nettoyés et reconditionnés par code, article, tailles ou pointures. A cette occasion, le CEG sera tenu informé des quantités d'effets recyclés disponibles pour son usage, dont il demandera l'attribution dans les conditions définies au paragraphe infra. La DGGN, SPM, SD/LOG, bureau des matériels (B/MAT) sera rendue destinataire de ce bilan sur sa demande.

1.1.6. Destination et usage à donner aux effets recyclés et reconditionnés.

Considérés comme matériels consommables, les articles du paquetage des gendarmes auxiliaires, gendarmes adjoints, militaires ayant souscrit un engagement spécial de volontaire dans la réserve (ESR) ou volontaires pour effectuer la préparation militaire de la gendarmerie ne sont plus suivis en comptabilité, à partir du moment où ils leur ont été distribués. Toutefois, pour des raisons économiques, certains effets du paquetage de dotation sont réintégrés sur directives particulières.

Les effets recyclés et reconditionnés par la CNRP sont déclassés, entrés dans la comptabilité simplifiée puis transférés de l'UA, chaîne nationale de recyclage des paquetages (position 51, code à barres correspondant aux articles recyclés), vers l'UA du magasin central de distribution (position 51).

Ils peuvent alors recevoir les destinations suivantes :

• être utilisés par le magasin central de distribution pour satisfaire aux demandes d'effets ou de paquetages, formulées individuellement dans le cadre des échanges, des compléments de paquetages, ou des paquetages attribués aux réservistes et aux préparations militaires ;

• être attribués à une école de la gendarmerie pour l'habillement des élèves incorporés (GA en priorité, GAV en cas de déficit d'articles neufs). Pour cela, le CEG exprime directement ses besoins en effets recyclés au pôle central habillement, sur la base des états des quantités disponibles, qui lui sont adressés mensuellement par le PCH.

1.1.7. Dépenses de fonctionnement.

Les engagements financiers relatifs aux opérations de nettoyage, de conditionnement et d'élimination des effets font l'objet d'un suivi comptable dans les conditions réglementaires. Les crédits du titre III nécessaires à ces opérations sont inclus dans l'enveloppe annuelle accordée au titre des besoins communs d'activité et de soutien du CAGN ⁽¹⁾. Des réajustements en cours d'année, sur justificatifs fournis par le commandant du CAGN, peuvent être accordés par l'administration centrale.

1.2. Le magasin central de distribution.

1.2.1. Missions.

Il assure la distribution par correspondance des effets et équipements d'uniforme constituant :

• le complément de paquetage attribué aux gendarmes adjoints (GAV) ;

• le paquetage de première dotation du personnel souscrivant un engagement spécial de volontaire dans la réserve sélectionnée (ESR) ;

• le paquetage réduit distribué aux volontaires effectuant la préparation militaire gendarmerie (PMG) ou la préparation militaire supérieure de la gendarmerie (PMSG) ;

• les échanges d'articles usagés des catégories de personnel suivantes : GA, GAV, ESR, PMG et PMSG.

Des règles particulières fixent par ailleurs les modalités pratiques d'attribution de ces paquetages ou des articles expédiés lors des échanges.

Le MCD est aussi chargé de la mise en place, dans certaines écoles de la gendarmerie, des effets et équipements recyclés et reconditionnés par la chaîne nationale de recyclage des paquetages.

1.2.2. Organisation.

Le MCD est organisé en trois groupes, à savoir :

• gestion, comptabilité ;

• ordres d'expédition ;

• stockage, préparation des commandes, expéditions.

1.2.3. Répartition des missions par groupe.

Le groupe « gestion, comptabilité » :

• assure le suivi comptable des existants ainsi que la gestion des mouvements des stocks en magasin, sous le contrôle du comptable du CAGN ;

• estime les besoins annuels en effets neufs et recyclés pour son fonctionnement ;

• informe mensuellement le commandement des écoles des articles recyclés disponibles en magasin ;

• provoque les mouvements de stocks nécessaires à ses approvisionnements, en prenant en compte les effets recyclés qui lui sont transférés par la CNRP, ou les effets neufs directement demandés au PCH, et provenant, soit de la réserve ministérielle (RM), soit d'une école.

• suit en statistique les mouvements d'effets et prépare les bilans mensuels des expéditions effectuées par le magasin ;

• fournit à la DGGN tous les renseignements quantitatifs en vue du renouvellement des supports juridiques indispensables au fonctionnement du magasin (emballages, transport…) ;

• suit les expéditions pour être en mesure de vérifier l'exactitude des factures adressées par le transporteur ;

• prépare les commandes d'emballages et de matériels de conditionnement nécessaires aux expéditions, sur la base des supports juridiques élaborés par la DGGN.

Le groupe « ordres d'expédition » :

• réceptionne et enregistre les commandes et les demandes d'échanges ;

• contrôle leur validité, au regard des normes et directives diffusées par l'administration centrale ;

• établit les ordres journaliers d'expédition ;

• veille au respect des délais d'expédition fixés ;

• assure la relation clients (en particulier les litiges relatifs aux tailles ou pointures, au contenu des envois et aux réserves formulées par les destinataires sur l'état des colis lors de la réception).

Le groupe « stockage, préparation des commandes, expéditions » :

• reçoit quotidiennement les ordres d'expédition à traiter dans la journée ;

• prépare et confectionne les paquets ou colis individuels et nominatifs, conformément aux commandes ou aux demandes d'échanges ;

• rassemble les expéditions groupées d'effets recyclés demandées par le CEG ;

• prépare l'enlèvement des paquets ou colis individuels remis au transporteur ou au CAGN (groupe transport) ;

• assure la gestion des stocks et provoque leur recomplètement en veillant à ne pas se trouver en rupture d'approvisionnement dans certaines tailles ou pointures ;

• exprime ses besoins en emballages et consommables divers et suit leur gestion.

1.2.4. Réalisation et maintien à niveau des stocks du magasin central de distribution.

Les articles détenus au magasin central de distribution proviennent :

• de la chaîne nationale de recyclage des paquetages (effets reconditionnés en état d'être attribués à nouveau, en position 51) ;

• de la réserve ministérielle (position 53) pour les effets neufs ;

• des écoles de gendarmerie, pour certains effets jugés excédentaires et reversés (position 51).

Le magasin central de distribution sera normalement approvisionné pour ne jamais se trouver en rupture de stock.

L'approvisionnement en effets neufs pour les besoins du MCD, est réalisé sur demande du PCH par télécopie auprès du CEG, gestionnaire du « stock principal » des écoles, détenu en réserve ministérielle au CAGN Le Blanc.

Afin de ne pas puiser dans les stocks d'habillement destinés aux écoles, le pôle central habillement sera consulté systématiquement par l'administration centrale avant le lancement d'une procédure de passation d'un marché d'habillement. Il définit alors les quantités annuellement nécessaires à son fonctionnement pour la durée du futur marché. Cet état des besoins du PCH est transmis en copie au CEG.

1.2.5. Suivi statistique des expéditions.

Afin d'être en mesure de fournir à l'administration centrale des éléments d'appréciation quant à la pertinence de la gestion, les expéditions assurées par le magasin central de distribution sont suivies en statistique par code article (neuf ou recyclé).

1.2.6. Dépenses de fonctionnement.

Les dépenses pour la confection et l'acheminement des paquets ou colis font l'objet d'un suivi comptable dans les conditions réglementaires. Les crédits du titre III nécessaires à ces opérations sont mis en place annuellement par l'administration centrale au titre des besoins communs d'activité et de soutien ⁽²⁾.

2. Gestion des stocks et suivi comptable.

2.1. Gestion des stocks.

Le rôle et les attributions des différents intervenants dans la gestion des stocks sont les suivants :

2.1.1. Le commandement des écoles de la gendarmerie.

Il est responsable de la gestion du « stock principal » du magasin central des effets d'habillement des élèves des écoles, implanté au CAGN Le Blanc.

Il gère les stocks des écoles, et veille à une utilisation optimale des effets recyclés.

Il maintient à niveau le seuil de sécurité du stock principal ⁽³⁾.

Il exprime à l'administration centrale ses besoins, conformément aux directives en vigueur, suit les consommations, anticipe et provoque auprès du CAGN (par télécopie) les recomplètements des « stocks tampons » des écoles (3).

2.1.2. Les écoles de la gendarmerie.

Elles transmettent leurs besoins au CEG, qui les centralise.

Elles gèrent les stocks détenus dans leurs chaînes d'habillement et veillent au maintien du seuil de sécurité fixé.

Elles rendent compte au CAGN/PCH des paquetages distribués (par transmission des états E 3 I, après chaque incorporation).

2.1.3. Le centre administratif de la gendarmerie nationale.

Il livre aux écoles les effets demandés par le CEG.

2.1.4. Le pôle central habillement.

Il réceptionne les effets réintégrés par les légions ou formations assimilées et procède au rapprochement avec les fiches E 3 I établies lors de la distribution.

Il procède au recyclage (tri, élimination, nettoyage, reconditionnement).

Il informe le CEG des quantités d'effets recyclés détenues en magasin et disponibles.

Il exprime à la réserve ministérielle du CAGN de Le Blanc ou à une ou plusieurs écoles les besoins en effets neufs pour l'approvisionnement du magasin central de distribution.

Le commandement des écoles de la gendarmerie (service des matériels, cellule habillement) ainsi que le bureau des équipements [section habillement, couchage, campement, ameublement, subsistance (HCCAS)] seront rendus destinataires d'un document (fax) précisant :

• le code/article des effets concernés ;

• la désignation en clair ;

• le nombre d'effets concernés ;

• la date du mouvement.

Il redistribue les effets recyclés.

Il procède aux expéditions.

2.2. Suivi comptable.

Le rôle et les attributions des différents intervenants dans le suivi comptable sont les suivants :

2.2.1. Le commandement des écoles de la gendarmerie.

Il est comptable des seuls stocks d'effets neufs détenus par les écoles.

Il sort de sa comptabilité dès qu'ils ont été distribués.

2.2.2. Les écoles de la gendarmerie.

Elles tiennent une comptabilité de détenteur-dépositaire des effets neufs stockés.

Elles suivent en comptabilité simplifiée les effets recyclés provenant du PCH.

2.2.3. Le centre administratif de la gendarmerie nationale.

Il est comptable du « stock principal » du magasin central d'habillement des élèves en écoles détenu au CAGN.

Il est comptable, jusqu'à leur distribution, des effets neufs détenus au PCH/MCD.

Il procède au déclassement des effets réintégrés et recyclés (bons pour le service).

Il fait tenir par le PCH, sous son contrôle, la comptabilité simplifiée des effets recyclés.

2.2.4. Le pôle central habillement.

Il est détenteur dépositaire des effets neufs stockés dans ses magasins.

Il suit une comptabilité simplifiée des effets recyclés détenus en magasin, sous le contrôle du comptable du CAGN.

Il établit les documents relatifs aux effets réintégrés qui sont à éliminer.

Il prépare tous les documents réglementaires de gestion du PCH pour le comptable du CAGN.

La présente circulaire entrera en vigueur le 1^er avril 2001.