1. Objet de l'instruction.

La présente instruction a pour objet de définir les procédures concernant la réalisation des travaux immobiliers du service des essences des armées (SEA) et de préciser les rôles et responsabilités des divers intervenants dans la conception et l'exécution des opérations correspondantes.

2. Champ d'application.

La présente instruction s'applique aux travaux immobiliers effectués au profit des dépôts gérés par le SEA, quelle que soit leur implantation géographique (France métropolitaine, Allemagne, départements et territoires d'outre-mer).

Elle ne concerne que les travaux financés sur le titre V du budget de la défense.

3. Terminologie.

Le sens donné à certains termes utilisés dans la suite du texte est donné ci-après :

Direction locale des essences (DLE).

Il s'agit des organismes suivants :

• l'établissement administratif et technique du service des essences des armées (EATSEA) pour les travaux effectués à son profit ;

• le laboratoire du service des essences des armées (LSEA) ;

• le centre d'instruction du service des essences des armées (CISEA) ;

• les directions du service des essences des armées en n^o région militaire (DRSEA/n) ;

• la direction du service des essences du 2e corps d'armée et des forces françaises stationnées en Allemagne (DSEA/2e CA-FFA) ;

• les détachements de liaison du service des essences des armées :

  • dans l'océan Indien (DLSEA/OI) ;

  • aux Antilles-Guyane (DLSEA/AG) ;

  • en Polynésie française (DLSEA/Polynésie).

Maître d'ouvrage.

C'est la personne morale qui est ou va devenir attributaire et pour le compte de laquelle l'installation est réalisée. C'est donc, l'Etat, ministère de la défense qui est maître d'ouvrage pour toutes les opérations dont il est question ici. Les missions du maître d'ouvrage sont réparties entre le directeur d'investissement et le conducteur d'opération.

Directeur d'investissement.

C'est le représentant de l'autorité qui utilisera l'installation résultant de l'investissement après sa mise en service.

Il est responsable de l'opération et à ce titre :

• en précise les buts ;

• en énonce les besoins ;

• en assure le financement ;

• en suit la réalisation ;

• en contrôle le bilan financier.

En outre, il détermine le degré de protection à appliquer, au regard du secret, aux études, aux marchés et au chantier.

Le directeur d'investissement est généralement la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA).

Il désigne le conducteur d'opération et le coordonnateur de projet dont la mission est fixée à l'article 24 ci-après.

Conducteur d'opération.

Le conducteur d'opération est le service chargé d'apporter au directeur d'investissement son assistance pour l'élaboration du programme établi à partir d'une expression des besoins, et sa compétence technique et administrative pour la réalisation.

Le conducteur d'opération est désigné par le directeur d'investissement suivant la nature et la situation de l'ouvrage à réaliser. Il est l'interlocuteur unique du maître d'œuvre.

Maître d'œuvre.

Le maître d'œuvre est la personne ou le service chargé de la réalisation technique de l'opération.

Sa mission se décompose en trois temps :

• conception ;

• rédaction des marchés ;

• surveillance des travaux.

Le maître d'œuvre est dans le cas général le service local constructeur pour les opérations ayant lieu dans sa zone de responsabilité. Il peut déléguer tout ou partie de sa fonction de maître d'œuvre à un concepteur privé (voir le décret n^o 73-207 du 28 février 1973 mention BOC, 1974, p. 3135, abrogé par décret 93-1268 du 29 novembre 1993 BOC, 1995, p. 2115 ; relatif aux conditions de rémunération des missions d'ingénierie et d'architecture remplies pour le compte des collectivités publiques par des prestataires de droit privé). Enfin il peut être demandé à un autre service constructeur de la défense d'assurer cette fonction.

Dans le cas d'ouvrage comportant des équipements spécialisés, un maître d'œuvre particulier peut être désigné pour assurer la conception et le contrôle de la réalisation des équipements concernés. Ce maître d'œuvre particulier doit faire respecter les clauses d'exécution du marché principal et reste assujetti à l'obligation d'information. Une convention peut être passée entre le maître d'œuvre désigné et le maître d'œuvre particulier. Des dispositions particulières doivent être prévues dans les marchés.

4. PREAMBULE.

5. Les organismes constructeurs.

5.1. Généralités.

(Modifié : 1er mod.)

Les organismes constructeurs comprennent les services locaux constructeurs (SLC) et les services constructeurs du SEA.

  4.1. Les services locaux constructeurs sont :

• les directions régionales des travaux du génie ^{(1) (2)} ;

• les directions locales des travaux immobiliers et maritimes ;

• les services spéciaux des bases aériennes ;

• les directions départementales de l'équipement (DDE) ;

• la direction des travaux et servies de la direction des centres d'expérimentations nucléaires et ses arrondissements mixtes de Mururoa et de Hao ;

• la direction mixte des travaux de Papeete.

Les directions centrales dont dépendent les services locaux constructeurs sont :

• la direction centrale du génie (DCG) ;

• la direction centrale des travaux immobiliers et maritimes (DCTIM) ;

• la direction centrale de l'infrastructure de l'air (DIA) ;

• la direction générale de l'aviation civile, direction des bases aériennes ;

• la direction des centres d'expérimentations nucléaires (DIRCEN).

  4.2. Les services constructeurs du SEA sont :

• l'établissement administratif et technique du service des essences des armées (EATSEA) ;

• la direction du service des essences du 2e corps d'armées et des forces françaises stationnées en Allemagne (DSEA/2e CA-FFA).

5.2. Compétences.

  5.1. Services locaux constructeurs.

La compétence des services locaux constructeurs s'étend à tous les travaux immobiliers du SEA à l'exception :

• des travaux d'entretien ou d'amélioration dont le montant n'excède pas trois fois le seuil fixé, pour les marchés, par l'article 123, premier alinéa, du code des marchés publics ;

• des travaux à caractère spécifiquement pétrolier quel que soit leur montant.

Le service du génie est seul compétent en matière de procédure de construction de logements militaires.

  5.2. Services constructeurs du SEA.

Les services constructeurs du SEA sont compétents pour tous les travaux qui ne relèvent pas des services locaux constructeurs. La compétence de l'EATSEA s'étend plus particulièrement aux travaux à caractère spécifiquement pétrolier.

5.3. Attributions géographiques.

  6.1. Les directions locales des travaux immobiliers et maritimes ont compétence dans les établissements du SEA implantés dans les zones portuaires et sur les bases de l'aéronavale à l'exception de celle de Nîmes-Garons pour laquelle le service local constructeur est la DDE du Gard ; la direction centrale concernée est cependant la DCTIM.

  6.2. Les services des bases aériennes et directions départementales de l'équipement ont compétence dans les dépôts du SEA implantés sur les bases de l'armée de l'air et de l'aviation légère de l'armée de terre dont les listes sont fixées par arrêté conjoint du ministre de la défense et du ministre de l'équipement.

  6.3. La direction des travaux et services de la direction des centres d'expérimentations nucléaires et ses arrondissements mixtes de Mururoa et de Hao ont compétence dans les établissements du SEA implantés sur les sites du centre d'expérimentation du Pacifique.

  6.4. La direction mixte des travaux de Papeete a compétence dans les établissements du SEA implantés à Tahiti.

  6.5. Les directions du génie ont compétence dans tous les autres établissements du SEA (sauf en Allemagne).

  6.6. L'EATSEA a compétence dans tous les établissements du SEA.

  6.7. La DSEA/2e CA-FFA a compétence dans les établissements placés sous son autorité directe.

6. Expression des besoins.

6.1. Elaboration des propositions de travaux.

Les DLE établissent leurs propositions de travaux sur des « fiches de prévisions budgétaires » imprimé N° 612*/51.

Ces fiches sont élaborées en prenant, autant que nécessaire, l'avis des organismes constructeurs pour les dispositions techniques et financières.

Les fiches de prévisions budgétaires sont adressées à la DCSEA selon une procédure fixée par un texte particulier.

6.2. Etablissement du programme annuel de travaux.

La DCSEA arrête le programme des réalisations.

Ce programme comporte :

• les travaux de création prévus au schéma directeur du SEA ainsi que ceux nécessaires à la réalisation du plan d'aménagement de l'infrastructure des établissements approuvés par la DCSEA ;

• les travaux de réhabilitations et de renouvellement retenus par la DCSEA à la suite des propositions émanant des DLE.

6.3. Définition des besoins.

La DCSEA élabore les fiches de définition des besoins.

Ces fiches précisent, pour chaque objet :

• les besoins à satisfaire ;

• la zone d'implantation de l'ouvrage ;

• les caractéristiques générales ;

• les dispositions et sujétions particulières ;

• le travail d'étude à fournir.

Les fiches de définition de travaux sont repérées du numéro de projet, selon les indications données en annexes I, II et III.

6.4. Lancement des réalisations.

Dans le courant du deuxième bimestre de chaque année (N - 1), la DCSEA diffuse le programme de travaux de l'année suivante (N).

Elle adresse aux organismes constructeurs, par l'intermédiaire de leurs directions de service, la liste des projets de travaux qui les intéresse, accompagnée des fiches de définition. Chaque DLE est destinataire de l'extrait de programme la concernant.

Avant d'être transmis aux organismes constructeurs, les projets de travaux, susceptibles de modifier les plans de masse des dépôts mis à la disposition du SEA, sont soumis, pour avis, aux autorités de tutelle.

7. Études.

7.1. Etudes des ouvrages projetés.

Les organismes constructeurs étudient chaque projet en collaboration étroite avec les DLE concernées.

Pour certains projets relevant des services constructeurs du SEA et ne nécessitant pas l'établissement d'un avant-projet sommaire (APS), la DCSEA peut en confier l'étude aux DLE.

L'étude des réalisations pétrolières importantes est toujours confiée à l'EATSEA.

7.2. Etablissement des avant-projets sommaires (APS) ou des fiches descriptives et estimatives (FDE).

Les organismes constructeurs établissent les APS ou FDE demandés qui se composent :

• d'une note détaillée présentant et justifiant les solutions proposées ;

• d'une évaluation financière décomposée par poste de travaux ;

• de plans et schémas permettant d'apprécier les dispositions prévues ;

• d'un calendrier prévisionnel de réalisation.

7.3. Transmission des APS ou des FDE.

Les APS ou FDE sont adressés pour le 1er janvier de l'année N, à la DCSEA par l'intermédiaire des directions centrales, dont dépendent les organismes constructeurs des armées.

Ils comportent une fiche d'avis de la DLE intéressée et éventuellement l'avis technique de la direction du service constructeur concerné.

La DCSEA peut provoquer une nouvelle étude lorsque les dispositions envisagées par le service constructeur ne répondent pas aux besoins exprimés ou entraînent une dépense qu'elle estime trop importante.

7.4. Approbation et financement des projets.

L'approbation des APS ou FDE vaut décision d'exécution des travaux.

Elle est du ressort exclusif de la DCSEA.

La décision est notifiée aux organismes constructeurs par l'intermédiaire de leur direction de services en précisant, éventuellement, les informations qui doivent être protégées.

Simultanément, la DCSEA engage la procédure d'affectation de l'autorisation de programme correspondante auprès de la direction des services financiers et du contrôle financier près du ministre de la défense.

Dès l'obtention du visa, cette autorisation de programme est notifiée à l'ordonnateur secondaire de l'organisme constructeur.

8. Réalisation des travaux.

8.1. Rôle de l'organisme constructeur dans la conduite des travaux.

  15.1. L'organisme constructeur joue un rôle primordial dans la réalisation d'un projet qu'il conduit sur les plans administratif et technique.

Sur le plan administratif :

• il lance les appels de candidature et les appels d'offres ;

• il prépare les marchés en y incluant les clauses conservatoires générales relatives aux règles particulières de sécurité imposées dans les établissements du SEA ;

• il signe et notifie les marchés aux entreprises retenues. Une copie des marchés ou des lettres de commande est transmise à la DLE et à l'établissement concernés ;

• il établit les dossiers d'acomptes et de liquidation qu'il transmet à son ordonnateur secondaire.

Celui-ci adresse à la DCSEA ses besoins en crédits de paiement.

  15.2. Sur le plan technique, il étudie et conduit les travaux en veillant à la qualité de l'exécution, au respect des délais et de l'enveloppe budgétaire fixée.

  15.3. Si en cours d'exécution du projet, des éléments nouveaux sont de nature à modifier le montant des travaux approuvés ou leur consistance, l'organisme constructeur établit un rapport circonstancié qu'il adresse à la DCSEA selon les procédures définies par sa direction centrale ⁽³⁾.

Copie de ce rapport est transmise, pour avis, à la DLE concernée.

La DCSEA décide de la suite à donner à ce rapport et en informe toutes les parties intéressées.

8.2. Compte rendu périodique du déroulement des travaux.

Pour permettre au directeur d'investissement d'adapter l'échéancier de ses crédits de paiement au déroulement réel des projets de travaux, les services locaux constructeurs des armées, autres que les directions du génie, adressent à la DCSEA, à chaque fin de trimestre calendaire un état récapitulant :

• le montant des engagements juridiques ainsi que le montant des mandatements effectués ;

• l'état d'avancement des travaux.

Les directions du génie fournissent l'état mensuel de situation financière (situation d'article budgétaire et d'affectation déléguée).

8.3. Réception des travaux.

L'achèvement des travaux donne lieu à trois formalités administratives :

• la visite préliminaire de l'ouvrage ;

• la réception contractuelle des travaux ;

• la remise de l'ouvrage.

  17.1. La visite préliminaire de l'ouvrage.

Cette visite a lieu avant la réception contractuelle. L'organisme constructeur fait connaître à la DLE concernée, avec un préavis de quinze jours, la date fixée pour cet examen préalable.

La visite préliminaire est effectuée par l'organisme constructeur responsable du marché, et un officier désigné par la DLE, déléguée du maître d'ouvrage.

L'officier représentant le SEA émet un avis d'utilisateur et formule par écrit à l'organisme constructeur ses observations en cas d'anomalies.

Un procès-verbal est établi par l'organisme constructeur.

  17.2. La réception contractuelle des travaux.

Elle incombe à l'organisme constructeur et donne lieu à une décision assortie ou non de réserve.

Copie est adressée à la DLE concernée.

  17.3. La remise de l'ouvrage.

Elle est faite par l'organisme constructeur, en présence du chef d'établissement. Elle donne lieu à un procès-verbal de remise de l'ouvrage qui est adressé à la DCSEA et à la DLE concernée.

A cette occasion, le chef d'établissement vérifie, s'il y a lieu, qu'il a été porté remède aux observations formulées lors de la visite préliminaire.

Dans le cas contraire, il en fait consigner la persistance dans le procès-verbal précité et en rend compte à la DCSEA par la voie hiérarchique.

Lors de la remise de l'ouvrage, l'organisme constructeur remet au chef d'établissement l'ensemble des plans et schémas des ouvrages réalisés.

Au reçu de ces documents, le chef d'établissement met à jour ses registres historiques et sa notice descriptive. Il mentionne sur une fiche récapitulative, encartée dans ces recueils, la date de remise de l'ouvrage ainsi que le montant facturé.

  17.4. Période de garantie de l'ouvrage.

Durant la période de garantie de l'ouvrage, la DLE (sur rapport du chef d'établissement) informe par écrit l'organisme constructeur de tout désordre ou déficience qui pourrait être constaté.

Avant expiration du délai de garantie (trois mois avant en cas de garantie de parfait achèvement et un an avant la fin de garantie décennale), l'organisme constructeur effectue, avec un représentant de la DLE, une visite de l'ouvrage. Ces observations sont consignées dans un procès-verbal.

L'organisme constructeur est seul habilité à faire jouer les clauses de garantie et à ordonner éventuellement des travaux sur les installations durant la garantie de l'ouvrage.

9. Surveillance des travaux.

9.1. Dispositions générales.

9.1.1. Les organismes constructeurs.

  18.1. La maîtrise d'œuvre des travaux incombe en général aux organismes constructeurs.

La conduite des travaux doit viser à une exécution rapide et dans les règles de l'art dans l'intérêt du SEA et de l'Etat.

Le maître d'œuvre doit s'assurer de l'exacte exécution par l'entreprise de toutes les clauses techniques et administratives contractuelles. En particulier, il lui revient de surveiller que les entreprises appliquent la législation et la réglementation du travail et, le cas échéant, les consignes spéciales fixées par le chef de l'établissement où sont exécutés les travaux.

  18.2. Les services locaux constructeurs assument totalement ces responsabilités sans que le SEA puisse se substituer à eux.

Un projet confié par la DCSEA à un organisme constructeur ne peut être réalisé en tout ou partie par un autre organisme constructeur sans ordre exprès de la DCSEA et sans l'accord des directions des organismes constructeurs intéressés.

9.1.2. La direction locale des essences.

La DLE sur le territoire de laquelle sont exécutés des travaux est déléguée du maître d'ouvrage.

A ce titre, et en tant que future utilisatrice des installations, elle doit se tenir informée des travaux en cours de réalisation. Elle fait connaître au service constructeur, avec un préavis acceptable, ses visites sur le chantier.

La DLE doit signaler, sans délais, toute éventuelle anomalie à l'organisme constructeur, quel que soit le stade de réalisation des travaux.

Son intervention directe auprès de l'entreprise est exclue sauf en cas de danger imminent (voir 20.3).

9.1.3. Le chef d'établissement.

  20.1. Le chef d'établissement dans l'enceinte duquel sont exécutés les travaux est directement responsable de tout ce qui concerne :

• la sécurité des points sensibles ;

• la sécurité incendie.

Cette responsabilité est totale envers son personnel et celui qui pénètre dans son établissement quelle qu'en soit la raison.

Il lui appartient donc de prendre toutes les mesures utiles pour que les entreprises intervenantes se conforment aux consignes locales et aux règlements particuliers du SEA.

  20.2. Le chef d'établissement dans l'enceinte duquel sont exécutés les travaux est directement responsable du respect de la législation et de la réglementation du travail vis-à-vis de ses personnels.

A l'égard des entreprises intervenantes, il doit respecter les dispositions réglementaires en matière d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail prévues dans ce cas. Son action s'exerce, le cas échéant, avec le concours du représentant de l'organisme constructeur qu'il doit informer des consignes particulières à l'établissement.

Avant l'ouverture d'un chantier de travaux, le chef d'établissement et le maître d'œuvre (et le conducteur d'opération en cas de maîtrise d'œuvre privée), accompagnés de l'entreprise intervenante effectuent une visite de prévention ; un procès-verbal est établi par le SLC.

  20.3. Si des circonstances particulières l'exigent, il peut, en l'absence du représentant du SLC, notifier par écrit directement à l'entrepreneur des ordres ayant trait à la sécurité.

Cette intervention directe ne se justifie que par des dangers graves et imminents pour les personnels et les biens de l'Etat. Elle doit demeurer exceptionnelle.

Le SLC est immédiatement informé de cette action et reçoit copie de l'ordre.

9.1.4. L'entrepreneur.

L'entrepreneur est entièrement responsable, sur le chantier, de l'application de la législation et de la réglementation en matière d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail à l'égard de ses personnels.

Les mesures préventives et conservatoires particulières relatives à la sécurité au SEA, sont applicables à l'entrepreneur. Il doit s'y conformer.

Indépendamment de la visite de prévention, aucun travail ne peut être exécuté sans l'autorisation du chef d'établissement. Cette autorisation se traduit par la délivrance d'un permis de travail approuvé par le responsable de l'entreprise intervenante.

9.2. Travaux exécutés par les services constructeurs du SEA.

9.2.1. Délégations.

  22.1. La DCSEA peut confier aux DLE la réalisation de travaux ne nécessitant pas d'études particulières et d'un montant inférieur au seuil fixé pour les marchés, par l'article 123 premier alinéa du code des marchés publics.

  22.2. De même, l'EATSEA peut déléguer expressément la réalisation de travaux à la DLE concernée.

Dans ce cas, la DLE désigne nommément un cadre chargé de diriger et de contrôler l'exécution des travaux. Il est désigné par la suite « officier infrastructure ».

Si des difficultés surgissent en cours de réalisation des travaux, la DLE est tenue d'en rendre compte à l'EATSEA.

9.2.2. Procédures et documents réglementaires.

  23.1. Lorsque l'EATSEA délègue la réalisation de travaux à une DLE ou que la DSEA/2e CAFFA entreprend une réalisation sur marché, ces deux services constructeurs du SEA ouvrent pour chaque projet :

• un carnet de travaux, imprimé N° 612*/52 A ;

• un carnet d'ordres de service, imprimé N° 612*/55 A.

Ces documents sont transmis à l'officier infrastructure désigné, éventuellement sous couvert de la DLE intéressée.

La procédure suivante est appliquée.

  23.2. Le carnet de travaux (n°  612*/52 A).

Ce carnet renferme dix feuillets (n^o 612*/52 B) se présentant sous la forme d'un journal sur lequel l'officier infrastructure inscrit, au jour le jour, tout ce qui peut avoir une incidence financière sur les clauses du marché.

Par exemple :

• date de début et de fin des travaux ;

• retards dus aux intempéries.

• avancement des travaux (en faisant ressortir en particulier l'exécution des ouvrages formant un ensemble, surtout quand les travaux ultérieurs risquent d'empêcher la constatation de l'exécution correcte de ces ouvrages) ;

• droits aux acomptes que peut réclamer l'entrepreneur dans la mesure où les matériaux sont mis en place ;

• arrêt momentané du chantier à la demande du SEA par mesure de sécurité ou par nécessité d'exploitation ;

• modification portant sur les travaux ayant une incidence financière.

Le feuillet journal est tenu en deux exemplaires par duplication.

Le double est envoyé à la fin de chaque mois au service constructeur du SEA concerné.

Lorsque les constatations effectuées impliquent une incidence financière importante, l'officier infrastructure en rend compte immédiatement par message au service constructeur du SEA et à la DLE dont il relève.

  23.3. Le carnet d'ordres de service (n°  612*/55 A).

Le carnet d'ordres de service se compose de feuillets détachables (n^o 612*/55 B) intitulés « ordre de service ».

Chaque ordre de service est établi en quatre exemplaires :

• un exemplaire destiné à l'entrepreneur ;

• un exemplaire conservé par l'officier infrastructure ;

• deux exemplaires pour le service constructeur du SEA dont un pour le dossier de liquidation du marché.

Il est tenu par l'officier infrastructure qui l'utilise pour notifier à l'entrepreneur tous les ordres concernant le début et les arrêts de chantier, la sécurité, la police, les modifications de détail imposées par le déroulement des travaux.

Les ordres susceptibles d'avoir une incidence financière ou une répercussion importante sur les délais sont soumis à l'accord préalable du service constructeur du SEA. En cas d'urgence, cet accord est demandé par message.

9.3. Réalisation d'ouvrages comportant des équipements spécialisés.

9.3.1. Coordination des études et des travaux.

Divers organismes constructeurs peuvent être conduits à exécuter des travaux dans le cadre d'une même opération d'ensemble.

C'est le cas par exemple de la construction d'un établissement du SEA :

• les travaux pétroliers sont confiés à l'EATSEA ;

• les travaux de génie civil et de bâtiment relèvent du service local constructeur des armées compétent.

La DCSEA désigne un coordonnateur des travaux qui représente le maître d'ouvrage. Il a pour mission de coordonner l'action des différents organismes constructeurs afin de permettre le bon déroulement de l'ensemble des travaux. Il provoque toute réunion inter-organismes constructeurs nécessaire à l'accomplissement de la mission.