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Archivé DÉLÉGATION GÉNÉRALE POUR L'ARMEMENT : direction des ressources humaines

CIRCULAIRE N° 122745/DEF/DGA/DRH/AGS/PREV relative à l'élaboration des fiches emploi-nuisances dans les organismes de la délégation générale pour l'armement.

Abrogé le 13 mars 2008 par : CIRCULAIRE N° 2008-066019/DEF/DGA/DRH/SDCPS/PREV relative aux fiches emploi-nuisances mises en place à la délégation générale pour l'armement et au suivi réglementaire d'exposition des agents de la délégation générale pour l'armement. Du 24 mai 2004
NOR D E F A 0 4 5 1 3 4 1 C

La présente circulaire a pour objet de définir les modalités de mise en place des fiches emploi-nuisances (FEN), au profit du personnel civil et militaire, dans les organismes de la délégation générale pour l'armement (DGA) conformément au point 3 de l'instruction de référence f).

La mise en œuvre des fiches emploi-nuisances constitue une obligation propre au ministère de la défense. En conséquence, les chefs d'organisme doivent veiller à leur application au sein des organismes qui relèvent de leur autorité.

1. Finalité de la fiche emploi-nuisances.

L'article 9 du décret du 19 juillet 1985 de référence fixe, dans son premier alinéa, au chef d'organisme l'obligation de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé du personnel qui relève de son autorité.

Dans ce cadre, et indépendamment de toutes autres dispositions techniques ou réglementaires qui visent notamment à réduire ou supprimer les risques liés à la situation de travail, le chef d'organisme doit, d'une part, informer les personnels des nuisances détectées à leurs postes de travail et susceptibles de constituer un risque pour leur santé, et d'autre part, en aviser le service de médecine de prévention.

La mise en œuvre des FEN est l'occasion, conformément à l'article L. 230-2 du code du travail, d'accroître la vigilance, d'optimiser les moyens mis en œuvre et de valoriser les actions de prévention des risques professionnels.

À cet égard, l'attention est particulièrement appelée sur la nécessité d'une réflexion s'inscrivant dans une démarche d'évaluation.

La méthode mise en œuvre pour élaborer les FEN sera clairement identifiée. Cette méthode permettra d'assurer la traçabilité de l'analyse ainsi que la justification du niveau des expositions.

Ainsi et conformément aux termes de l'instruction de référence f), une FEN est établie systématiquement dans les directions, centres, services et organismes de la DGA pour chaque personnel civil ainsi que pour tous les personnels militaires exerçant dans des conditions identiques, des activités de même nature ou susceptibles d'être soumis à des nuisances similaires.

Cette FEN renseignée utilisée par le médecin de prévention, est jointe au dossier médical individuel de chaque agent.

2. Procédures à suivre pour renseigner la fiche emploi-nuisances

(cf. ANNEXE II).

2.1.

 La notice d'emploi du modèle FEN est jointe en annexe III.

2.2.

 La fiche emploi-nuisances d'un agent (réalisée en trois exemplaires) est renseignée par son supérieur hiérarchique direct en liaison avec le chargé de prévention en mentionnant les nuisances subies par l'agent ainsi que le niveau d'exposition.

2.3.

 L'autorité hiérarchique qui a renseigné la fiche emploi-nuisances la présente à l'agent au cours d'un entretien. La fiche emploi-nuisances est alors signée par cette autorité et par l'agent.

Dans le cas particulier d'un agent soumis à des rayonnements ionisants le visa de la personne compétente en radioprotection est préalablement requis.

2.4.

 La fiche emploi-nuisances est envoyée au médecin de prévention pour avis. Il émet, si nécessaire, les observations qu'il juge utile.

2.5.

 La fiche emploi-nuisances est ensuite transmise pour visa au directeur ou à son représentant (voir ANNEXE II : exemple de FEN renseignée).

2.6.

 Les trois exemplaires de la fiche emploi-nuisances signée sont remis au service ayant en charge l'administration du personnel. Ce service conserve un exemplaire qui devra être joint au dossier administratif de l'agent et transmet un exemplaire, respectivement à l'agent et au service de médecine de prévention. Les fiches emploi-nuisances de l'agent établies durant sa carrière sont systématiquement jointes à son dossier administratif et sont archivées dans les mêmes conditions.

2.7.

 La fiche emploi-nuisances est renouvelée d'une part, au moins annuellement et, d'autre part, à l'occasion de chaque modification de l'emploi occupé, du poste de travail, de son environnement, de l'exposition à de nouvelles nuisances ou de l'évolution de la réglementation.

3. Signature de la fiche emploi-nuisances par les agents.

La signature de l'agent permet d'attester que l'information relative aux nuisances auxquelles il est exposé a été effectuée.

Dans le cas d'un désaccord de l'agent sur la nature et la valeur des nuisances subies, sur le niveau du temps d'exposition, ce dernier peut mentionner ses observations sur la FEN.

À l'issue d'une visite du poste de travail, il appartient alors au chef d'organisme de statuer, en liaison avec le médecin de prévention.

4. Modèle de fiche emploi-nuisances.

Le modèle de FEN figurant en annexe I est à utiliser dans tous les établissements de la DGA.

Les établissements ayant déjà élaboré leur modèle de FEN peuvent continuer à l'exploiter, à condition que ce dernier contienne tous les éléments figurant dans le modèle proposé à l'annexe I de cette circulaire.

Pour la ministre de la défense et par délégation :

L'administrateur civil, sous-direction des affaires générales et sociales,

Patrick LAMARQUE.

Annexes

ANNEXE I. Modèle de fiche emploi-nuisances.

Figure 1. Modèle de fiche emploi-nuisances.

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ANNEXE II. Exemple de fiche emploi-nuisances renseignée.

Figure 2. Exemple de fiche emploi-nuisances renseignée.

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ANNEXE III. Procédure d'élaboration de la fiche emploi-nuisances.

Figure 3. Procédure d'élaboration de la fiche emploi-nuisances.

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ANNEXE IV. Notice d'emploi de la fiche emploi-nuisances.

Description de la fiche emploi-nuisances (1).

La FEN est composée de neuf parties :

  • 1. Partie 1. En-tête.

    Cette partie doit être renseignée par les organismes et concerne :

    • les champs « DGA/… », « organismes » ;

    • le champ « numéro » concerne le numéro d'ordre dans l'année. Les modalités d'enregistrement sont laissées à l'initiative des organismes ;

    • le champ « motif d'établissement de la fiche » comporte une lettre qui indique le motif d'établissement de la fiche :

    • IN pour initial ; concerne la création de la première fiche et la première affectation de l'agent dans un organisme ;

    • EV pour évolution du poste de travail, apparition d'une nouvelle nuisance ;

    • MA pour mise à jour annuelle distincte des cas cités ci-dessus (IN, EV).

  • 2. Partie 2. Données concernant l'agent.

    Cette partie est renseignée par le supérieur hiérarchique de l'agent.

    Elle concerne l'identité de l'agent, son emploi tenu, son entité d'appartenance, les lieux habituels de travail, l'horaire de travail ainsi que les fonctions exercées.

  • 3. Parties 3, 4 et 6. Conditions de travail, activités particulières, équipements de protection, nuisances et rayonnements ionisants.

    Ces parties sont renseignées par le supérieur hiérarchique de l'agent. Elles concernent les conditions de travail, certaines activités particulières, la nature et, le cas échéant, la valeur mesurée des nuisances subies par l'agent.

    Par ailleurs, en regard de chaque nuisance, conditions de travail et activités particulières, le supérieur hiérarchique a la possibilité de préciser les éventuelles mesures de prévention et/ou de protection visant à supprimer ou réduire les risques pour l'agent.

    Le champ « code » est un champ réservé aux utilisateurs qui exploitent le modèle informatique proposé par la direction des ressources humaines (DRH).

    Le visa de la personne compétente en radio-protection doit apparaître dans la partie 6 lorsque les agents sont exposés aux rayonnements ionisants.

  • 4. Partie 5. Expositions.

    Cette partie indique le niveau d'exposition de l'agent aux nuisances et s'applique à chacune des parties 3, 4 et 6.

    Ainsi le niveau de l'exposition déterminé pour chacune des parties précitées doit être précisé pour chaque condition de travail, activités particulières et nuisances.

    La FEN informatisée (transmise à chaque organisme de la DGA) permet la mise en couleur immédiate de la rubrique concernée en fonction du niveau d'exposition évalué.

    La valeur du niveau d'exposition correspond au rapport, estimé en pourcentage, du temps d'exposition sur la durée annuelle du travail de l'agent.

    Ce niveau est repéré soit par les lettres R, F, M ou I :

    • exposition résiduelle (R) inférieure à 1 p. 100 ;

    • exposition faible (F) comprise entre 1 et 10 p. 100 ;

    • exposition modérée (M) comprise entre 10 et 50 p. 100 ;

    • exposition importante (I) au-delà de 50 p. 100.

  • 5. Partie 7. Observations et autres informations.

    Cette partie est destinée à recevoir tout élément supplémentaire susceptible de compléter ou d'exprimer une position actuelle ou antérieure de l'agent ainsi que ses éventuelles observations sur la nature, le niveau d'exposition et les valeurs réelles des nuisances subies.

    La référence de la méthode utilisée pour l'élaboration de la FEN (traçabilité de l'analyse, justification des niveaux d'exposition) doit être précisé dans cette partie.

  • 6. Partie 8. Observations du médecin de prévention.

    Cette partie est à renseigner, le cas échéant, par le médecin de prévention. Celui-ci consigne dans ce champ les observations utiles à la prévention (résultats, après mesures, des valeurs des nuisances, commentaires divers après visite du poste de travail, demande de mesures complémentaires, …).

  • 7. Partie 9. Visas.

    Pour cette partie les différents champs sont renseignés et visés par les responsables concernés et par l'agent lorsque toutes les données sont définies et acceptées par les intervenants.

Notes

    1Voir annexe I : modèle de FEN. Voir annexe II : exemple de FEN renseignée.

ANNEXE V. Rôle des intervenants dans la mise en œuvre des fiches emploi-nuisances.

Intervenants.

Attributions.

Service des ressources humaines.

Initialise la FEN de chaque agent.

Joint les FEN des agents dans leur dossier administratif et les archives dans les mêmes conditions.

Transmet un exemplaire de la FEN signée à l'agent et au médecin de prévention.

Supérieurs hiérarchiques des agents (chef d'atelier, chef de service, …).

Recueillent les informations sur les postes de travail nécessaires à l'élaboration du formulaire, en liaison avec le chargé de prévention.

Informent le chargé de prévention des modifications des activités ou des procédures de travail en vue de réviser le formulaire.

Informent le service des ressources humaines des changements d'activité et/ou de poste des agents afin que ce service édite de nouvelles FEN.

Renseignent (en liaison avec le chargé de prévention) les FEN.

Signent et présentent les FEN aux agents.

Agents.

Signent la FEN.

Mentionnent les observations éventuelles qu'ils estiment nécessaires sur la FEN.

Chargé de prévention.

Apporte toute l'information utile aux cadres chargés de la rédaction des FEN.

Participe à l'identification des nuisances.

Suit l'évolution de la réglementation en vue d'établir d'éventuelles révisions du formulaire.

Service de médecine de prévention.

Donne son avis, la nature et la valeur des nuisances, ainsi que sur le niveau d'exposition.

Archive un exemplaire de la FEN dans le dossier médical de l'agent.

Chef d'organisme.

Chargé de la mise en œuvre des FEN dans l'organisme.

Soumet le formulaire à l'avis du CHSCT et de la CCHPA.

Donne son accord sur le formulaire.

Désigne le(s) responsable(s) hiérarchique(s) chargé(s) de renseigner les FEN.

Signe les FEN des agents.

CHSCT ou représentants pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail, CCHPA.

Donnent leur avis sur le projet de formulaire.