1. Préambule. Définition, rôle, création et dissolution des coopératives de formation.

1.1.

Des organismes destinés à contribuer au bien-être du personnel existent, sous l'appellation traditionnelle de « coopératives de formation  », à bord des bâtiments de la marine ainsi, exceptionnellement, que dans certains éléments terrestres de petite dimension.

Les coopératives de formation sont créées, fonctionnent et sont dissoutes dans les conditions fixées par la présent instruction.

1.2. Rôle des coopératives.

(Modifié : 3^e mod.)

  1. Le rôle des coopératives de formation revêt plusieurs aspects.

  1.1. Leur rôle principal est de mettre sur place à la disposition du personnel des formations, dans les meilleures conditions de prix et de qualité :

• des objets nécessaires à la vie quotidienne ;

• diverses denrées alimentaires ⁽¹⁾ ;

• des articles d'agrément et de distraction ;

• des articles de représentation.

Elles assurent en outre la vente des menus effets réglementaires d'habillement.

La vente de boissons alcoolisées, y compris la bière, est interdite aux coopératives, sous réserve des dispositions de l'article 11.

  1.2. Dans les limites permises par la situation de leur trésorerie, et à titre accessoire, les coopératives sont autorisées à rendre au personnel de formation certains services d'ordre financier, sous forme d'avances consenties aux quartiers-maîtres et marins, et d'échange de chèques personnels bancaires ou postaux contre des espèces, dans les conditions précisées respectivement aux articles 14 et 15.

  1.3. Les coopératives emploient leurs ressources à l'amélioration du bien-être commun (c'est-à-dire de l'ensemble du personnel de formation) dans les conditions précisées à l'article 17.

  2. Les coopératives, ayant pour finalité principale la mise à la disposition du personnel des articles divers dont il a besoin, ne doivent pas être considérées comme des établissements commerciaux consacrés à la recherche du profit.

Les commandants doivent veiller, en conséquence, à ce que la variété des articles mis en vente et l'ampleur du chiffre d'affaires soient maintenues dans des limites raisonnables, compte tenu des dimensions de formation.

Les commandants de force maritime ont la faculté d'interdire aux coopératives la vente de certains articles ou l'exercice de certaines activités.

1.3. Création et dissolution des coopératives.

(Modifié : 1^er, 2^e, 4^e et 7^e mod.)

  1. Une coopérative peut être ouverte à bord de chaque bâtiment, sur proposition du commandant, approuvée, selon le cas, par le commandant de force maritime indépendante ou le commandant maritime à compétence territoriale.

Dans les éléments terrestres ne disposant pas d'un foyer, une coopérative peut être exceptionnellement créée par décision prise sous le présent timbre, sur proposition des autorités précitées.

  2. Pour lui permettre de constituer son approvisionnement initial, toute nouvelle coopérative de formation reçoit, sur décision du conseil d'administration du foyer assurant son approvisionnement, une autorisation de découvert consentie sans intérêts par le foyer pour une durée maximum d'un an.

En outre, une avance remboursable peut-être allouée à la nouvelle coopérative par la DPMM, sur proposition de l'autorité organique de formation ; cette avance :

• est prélevée sur les fonds du service commun des foyers ;

• doit, selon des modalités définies à l'article 6, être intégralement remboursée à cet organisme à l'issue d'un délai de quatre ans, qui court à compter de la date de son enregistrement dans la comptabilité de la coopérative de formation.

En cas de difficultés de trésorerie, ce délai peut, à la demande de formation, et après avis de son autorité organique, être prolongé sur décision de la DPMM.

  3. L'autorité visée au paragraphe 1 du présent article prononce la dissolution des coopératives au moment du passage à l'effectif réduit des bâtiments sur le point de désarmer et des éléments terrestres devant être dissous, ou à tout moment pour des raisons qu'il lui appartient d'apprécier.

La liquidation est conduite dans les conditions fixées à l'article 25.

2. Organisation des coopératives.

2.1. Le comité de gestion.

(Modifié : 7^e mod.)

  1. Toute coopérative est dirigée par un comité de gestion et fonctionne sous l'autorité du commandant de formation intéressée.

  2. Le président du comité de gestion de la coopérative est le commissaire, ou l'officier faisant fonction de commissaire dans les conditions prévues par le règlement sur le service dans les forces maritimes, lorsque l'effectif de formation en comporte un.

Lorsque le commissaire dispose d'officiers adjoints il peut, par un ordre transcrit au journal (voir ANNEXE 1) après approbation du commandant, leur déléguer l'exercice de tout ou partie de ses attributions, y compris la conservation des fonds et la tenue du livre de caisse, mais il demeure néanmoins président du comité de gestion de la coopérative dont il conserve, sous l'autorité du commandant, la direction supérieure.

  3. En l'absence de commissaire ou d'officier en faisant fonction, le commandant peut désigner un officier subalterne, un aspirant, un major ou un officier-marinier supérieur. Ce dernier devra avoir suivi une formation adaptée.

Il appartient au commandant de la formation de juger de l'opportunité du degré de surveillance qu'il doit exercer, notamment en fonction de la formation comptable et de l'expérience du président ainsi désigné.

  4. Les membres du comité de gestion sont choisis par le commandant parmi les officiers mariniers, les quartiers-maîtres et les matelots.

Le nombre des membres est le suivant :

• formation comptant moins de 100 hommes : 3 ;

• formation comptant de 100 à 500 hommes : 4 ;

• formation comptant plus de 500 hommes : 6,

le nombre des officiers mariniers ne devant ni être nul ni dépasser la moitié du nombre des membres.

Le personnel chargé des ventes ne peut appartenir au comité de gestion.

2.2. Rôle du président du comité de gestion.

  1. Le président du comité de gestion gère personnellement et effectivement la coopérative, en fonction des orientations décidées par le comité de gestion et approuvées par le commandant.

En conséquence, sous réserve des délégations qu'il a éventuellement consenties en application de l'article 4 :

• il détient les fonds en espèces, règle l'emploi des fonds déposés en compte courant, et en est responsable dans les conditions prévues à l'article 10 ;

• il tient l'ensemble des documents de la comptabilité ;

• il est seul habilité à passer les commandes, à payer les factures et, en règle générale, à entretenir des relations avec les fournisseurs ;

• il effectue les inventaires et dresse les bilans, dans les conditions définies au chapitre III.

Le président du comité de gestion ne perçoit aucune indemnité de gestion ou de responsabilité.

Le personnel chargé des ventes est, dans l'exercice de ces fonctions, placé sous son autorité.

  2. Tout président de comité de gestion quittant définitivement ses fonctions effectue un inventaire et dresse un bilan occasionnel, à une date aussi voisine que possible sinon à la date même de son débarquement.

Lorsqu'il est momentanément empêché d'exercer ses fonctions, il remet les fonds en caisse, après en avoir contradictoirement vérifié le montant, à l'officier intérimaire désigné par le commandant.

2.3. Rôle du comité de gestion.

(Modifié : 2^e et 3^e mod.)

  1. Le comité de gestion se réunit au moins tous les deux mois, sur convocation de son président.

  2. Son rôle est d'orienter la gestion de la coopérative, en tenant compte des besoins et des désirs de l'équipage, et d'apprécier les résultats de cette gestion par l'examen du bilan.

À ce titre il lui appartient en particulier de :

• choisir les articles qu'il y a lieu d'approvisionner ou de cesser d'approvisionner ;

• fixer les prix de vente, le niveau du fonds de roulement et le montant des gratifications allouées au personnel chargé de la vente ;

• décider de l'emploi des bénéfices et, dans les limites fixées par l'article 3, du remboursement, intégral ou échelonné, de l'avance initialement consentie à la coopérative ;

• décider de l'acceptation du paiement des achats par carte bancaire.

  3. Les décisions du comité de gestion sont prises à la majorité des voix.

En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

Avant d'être exécutées par le président, elles sont soumises par ce dernier au commandant, qui peut les annuler ou les modifier.

Le commandant peut déléguer au président du comité de gestion une part de son pouvoir d'approbation. La décision correspondante est inscrite au journal.

  4. Les membres du comité de gestion ne reçoivent à ce titre aucune indemnité ou gratification.

2.4. Personnel chargé des ventes.

  1. La vente des articles approvisionnés par la coopérative est confiée à un vendeur, si nécessaire assisté d'aides vendeurs.

L'effectif du personnel chargé des ventes et, le cas échéant, du fonctionnement des « bars », est fixé, sur proposition du comité de gestion, par le commandant.

Les titulaires de ces fonctions sont désignés par le commandant en second.

  2. Le personnel chargé des ventes est choisi en priorité parmi les titulaires du certificat correspondant et, dans toute la mesure du possible, parmi le personnel à solde mensuelle.

2.5. Rôle du vendeur. Gratifications.

(Modifié : 3^e mod.)

  1. Sauf dérogation exceptionnelle inscrite au journal, le personnel vendeur effectue seul les ventes.

Il est responsable, dans les conditions prévues à l'article 10, du stock d'articles, confiés à sa garde ainsi que de la remise au président du comité de gestion de l'exact produit des ventes.

  2. Lorsque le vendeur quitte définitivement ses fonctions ou s'absente pour une longue durée, le président procède à un inventaire en sa présence et en celle de son remplaçant, afin de déterminer avec exactitude le montant des sommes que le premier a dû et le second devra remettre.

En cas d'absence de courte durée, s'il n'est pas possible de suspendre les ventes, un intérimaire est désigné par le commandant en second avec, dans toute la mesure du possible, l'agrément du titulaire.

  3. Le vendeur et les aides vendeurs peuvent recevoir une gratification périodique.

Son montant, fixé par le comité de gestion, doit demeurer modeste, ne pas être tarifé ou proportionné aux ventes, mais fixé suivant l'importance et la qualité du service rendu.

Il convient, en outre, de tenir compte du fait que le personnel est ou n'est pas exclusivement affecté à la coopérative et qu'il s'y consacre ou non, à titre volontaire, en sus de ses fonctions principales.

2.6. Conservation des fonds et des marchandises.

Les espèces appartenant à la coopérative sont déposées dans un coffre de sûreté, réservé à cet usage, mis à la disposition exclusive du président.

Les marchandises sont entreposées dans des locaux de vente et de stockage réservés à cet usage, dont la fermeture doit présenter des garanties suffisantes et qui ne sont normalement accessibles qu'en présence du vendeur.

Le commandant prescrit les mesures nécessaires au respect de ces dispositions.

2.7. Responsabilités.

  1. Les fonds et les marchandises de la coopérative ne sont pas propriété de l'Etat. Les fonds, en particulier, n'ont pas le caractère de fonds publics.

Les règles relatives à la mise en jeu de la responsabilité pécuniaire des militaires détenteurs de fonds, de matériel et de denrées appartenant à l'État, fixées par le décret 74-705 du 06 août 1974 (BOC, p. 1957) ne sont donc pas applicables en l'espèce.

  2. Si un déficit de fonds est constaté dans la caisse de la coopérative, ou si l'établissement d'un bilan fait apparaître une différence importante entre le produit théorique des ventes, déterminé par inventaire, et le montant des sommes remises à ce titre au président du comité de gestion au cours de la période comptable, ou encore si des disparitions de marchandises sont constatées, la responsabilité du détenteur de la caisse, dans le premier cas, du vendeur dans les deux autres cas, peut être mise en cause.

  3. Cette responsabilité peut être recherchée :

• sur le plan disciplinaire, dans les conditions prévues par le règlement de discipline générale ;

• sur le plan pénal, éventuellement, sur décision de l'autorité supérieure.

3. Gestion des coopératives.

3.1. Approvisionnement.

(Modifié : 7^e mod.)

  1. Origine et nature de l'approvisionnement.

  1.1. Les coopératives se ravitaillent en principe exclusivement auprès de leur foyer d'approvisionnement de rattachement.

Elles peuvent se consentir des cessions, qui sont réalisées au prix d'achat.

Les bâtiments naviguant hors de France ont la faculté, en cas de besoin, de s'approvisionner dans le commerce.

  1.2. Les coopératives approvisionnent les articles prévus à l'article 2.

L'achat de boissons alcoolisées est interdit, sauf s'il s'agit de boissons acquises à l'étranger en franchise de taxes, conservées par la coopérative durant la traversée et distribuées globalement dès le retour au port, dans les conditions fixées par le commandant.

  1.3. Les opérations d'achat et de vente des divers articles achetés hors taxes, en particulier les boissons alcoolisées et les tabacs d'exportation, figurent obligatoirement en détail dans les documents comptables, où elles sont retracées comme des opérations normales.

  2. Volume de l'approvisionnement. Règlement des factures.

  2.1. Le président du comité de gestion doit régler les factures dès leur réception, sous réserve que les marchandises correspondantes soient parvenues à formation.

À cette fin, le volume de chaque commande doit être proportionné aux possibilités de règlement immédiat de la coopérative.

  2.2. Si une coopérative est dans l'obligation, du fait d'un départ en mission, par exemple, de passer une commande qu'elle ne pourra pas régler à la réception de la marchandise, elle doit établir, en accord avec le foyer intéressé, un plan de règlement et supporter les charges financières liées aux délais de paiement qui lui ont été consentis.

3.2. Ventes.

  1. Prix de vente.

  1.1. Les effets d'habillement réglementaire sont vendus au prix de nomenclature.

  1.2. Le prix de vente des autres articles est fixé en ajoutant au prix d'achat une marge dont le taux ne peut excéder 15 p. 100 par article, à l'exception toutefois des tabacs d'exportation et des alcools, pour lesquels ce pourcentage peut être dépassé.

On s'attachera à réduire la marge sur les articles de première nécessité en l'augmentant sur les autres articles.

  1.3. Entre deux inventaires, le prix de vente d'un article ne peut être modifié qu'après épuisement du stock et réapprovisionnement à un prix différent.

  1.4. Lorsqu'un article offert à la vente est détérioré ou démodé, ou lorsque son niveau de consommation permet de prévoir qu'il ne sera pas écoulé avant une période de temps excessive, le comité de gestion peut décider de réviser en baisse sa valeur d'inventaire et de diminuer en conséquence son prix de vente.

Les opérations de cette nature, qui ne doivent être effectuées qu'à l'occasion d'un inventaire, font l'objet d'une mention au journal et les pertes comptabiles qui en résultent doivent figurer sous la rubrique « charges », au compte d'exploitation du plus prochain bilan (voir CHAPITRE III).

  2. Publicité des prix.

Après approbation par le commandant, les prix de vente sont obligatoirement publiés par affichage à l'extérieur et à proximité du local de vente.

Par ailleurs, dans toute la mesure du possible, la liste des prix est diffusée dans l'ensemble de formation.

  3. Réalisation des ventes. Avance et encaisse maximum du vendeur.

  3.1. Les heures d'ouverture de la coopérative sont fixées par le commandant, sur proposition du président du comité de gestion.

  3.2. Afin de pouvoir rendre la monnaie, le vendeur dispose d'une avance, initialement prélevée sur la subvention, dont le montant est fixé par le président.

Comptabilisée avec les avances consenties à l'équipage, elle est permanente et n'est reversée qu'en fin d'année et à la cessation de fonctions du vendeur.

À l'occasion de l'établissement de chaque bilan, le président vérifie que le vendeur dispose toujours en totalité de la somme avancée.

  3.3. Lors de l'ouverture annuelle de la comptabilité, le comité de gestion fixe le montant maximum de l'encaisse que le vendeur est autorisé à détenir.

Cette somme doit être sensiblement égale au produit moyen des ventes de trois journées.

Le vendeur verse au président la somme qu'il détient dès que son montant, compte non tenu de l'avance permanente, atteint le niveau fixé ci-dessus.

  3.4. Les ventes à crédit, sous quelque forme et au profit de qui ce soit, sont interdites.

3.3. Trésorerie.

  1. Pour être en mesure de régler sans retard leurs fournisseurs, les coopératives doivent constituer puis maintenir un avoir liquide suffisant.

Elles doivent y consacrer une part de leurs bénéfices et se garder de constituer un stock excessif de marchandises.

  2. Elles doivent disposer en outre d'un minimum de liquidité, appelé « fonds de roulement », pour faire face aux dépenses autres que celles qui se rapportent aux achats de marchandises (avances à l'équipage, dépenses diverses de fonctionnement…).

Ce fonds de roulement, dont le montant est fixé par le comité de gestion, est détenu par le président.

Les liquidités qui, après paiement des factures, excèdent le fonds de roulement, sont déposées à la caisse d'épargne.

  3. Le président du comité de gestion peut faire ouvrir un compte courant postal au nom de la coopérative.

Il n'est ouvert de compte bancaire qu'exceptionnellement, sur autorisation du service de la solde du port de présence.

3.4. Avances à l'équipage.

  1. Sous réserve de l'accord préalable de leur capitaine de compagnie, des avances peuvent être consenties par le président du comité de gestion aux quartiers-maîtres et matelots, à l'exclusion des autres catégories de personnel.

Elles ne doivent pas être systématiques et leur montant ne doit jamais excéder la solde du mois. En cas de retard dans le versement de cette dernière, il appartient au bureau administratif, sur les fonds de formation, et non à la coopérative d'y porter remède par une avance.

Elles sont consignées sur un cahier des avances dont le modèle figure en annexe 4.

Elles sont normalement remboursées à l'occasion du plus prochain paiement de la solde. Lorsque la situation du débiteur le justifie, plusieurs termes de remboursement peuvent être prévus, dont le dernier doit être en tout état de cause antérieur à la date prévisible de débarquement de l'intéressé.

  2. Une avance permanente peut être par ailleurs consentie au vaguemestre.

Elle est vérifiée et reversée dans les mêmes conditions que l'avance consentie au vendeur (art. 12, § 3).

3.5. Échange de chèques contre des espèces.

(Modifié : 3^e mod.).

Dans la limite de ses disponibilités en numéraire, la coopérative peut procéder, au profit du seul personnel de formation, à des échanges de chèques postaux ou bancaires contre des espèces.

Ces échanges sont effectués par le président du comité de gestion.

Sur proposition du président du comité de gestion un ordre du commandant, mentionné au journal, définit les conditions et les limites d'emploi de cette procédure, montant maximum de chaque chèque, périodicité des échanges, précautions à l'égard du personnel en fin de lien…, qui représente pour le personnel une facilité révocable à tout instant.

Au cours des missions à l'étranger, en particulier, le commandant veille à ce que cette pratique demeure en accord avec la réglementation sur le contrôle des changes.

L'utilisation de carte bancaire en vue de l'obtention d'espèces auprès de la coopérative, n'est pas autorisée.

3.6. Profits et charges.

(Modifié : 3^e mod.)

  1. La gestion de la coopérative comporte la réalisation :

• de bénéfices normaux, provenant des marges appliquées aux ventes ;

• de profits exceptionnels : sommes excédentaires remises par le vendeur, dons en espèces et parfois en nature, intérêts de caisse d'épargne, remises consenties par un fournisseur ⁽²⁾, etc.

  2. Elle comporte aussi, sous l'appellation de charges :

• des frais liés à l'exploitation : gratifications au personnel chargé des ventes, frais de transport et d'expédition (2), achat de matériel d'exploitation, détérioration et pertes accidentelles de marchandises, réévaluation en baisse de la valeur comptable de certains articles, insuffisance des sommes remises par le vendeur, commission relative au paiement par carte bancaire, etc. ;

• des dépenses ou des sorties de marchandises faites au profit de l'équipage, sous l'appellation générale d'emploi des bénéfices.

  3. À l'exception des bénéfices, les profits et les charges sont comptabilisés dès qu'ils se produisent :

• s'ils se concrétisent par des mouvements de fonds, au livret de caisse ;

• s'ils prennent la forme d'entrée ou de sorties de marchandises du stock, au registre inventaire, et, dans les deux cas, sont mentionnés au journal.

3.7. Emploi des bénéfices.

  1. Nature des dépenses autorisées.

  1.1. Les dépenses doivent profiter, sinon à l'ensemble, du moins à un groupe suffisamment représentatif du personnel de formation, et en particulier du personnel équipage (quartiers-maîtres et matelots), mais jamais à un individu.

Aucune dépense ne peut être engagée si du personnel équipage ne figure pas parmi ses bénéficiaires (à l'exception de l'achat de matériel destiné au fonctionnement de la coopérative).

Il doit être tenu compte des différences de rémunération existant au sein du personnel de formation, notamment par la fixation de tarifs particuliers à certaines catégories pour les activités financées en tout ou partie par la coopérative.

  1.2. Les dépenses faites au profit du personnel équipage peuvent être relatives notamment aux distractions, au sport, à l'amélioration du confort et à l'alimentation.

Les dépenses réalisées au profit du reste du personnel sont limitées aux distractions et au sport.

  2. Les achats de matériel durable de la coopérative doivent répondre aux conditions exposées au paragraphe précédent, être effectués conformément aux dispositions de l'article 6 en ce qui concerne les modalités de prise de décision et être enregistrés au tableau VII du journal.

Sont par ailleurs interdits les achats de matériel destiné au fonctionnement ou à l'entretien du bâtiment.

  3. L'emploi des bénéfices, à l'achat du matériel durable, notamment, doit être proportionné aux possibilités financières de la coopérative, appréciées avec réalisme, et ne pas avoir pour effet de réduire l'avoir net et la trésorerie à un niveau insuffisant.

Il appartient tout particulièrement au commandant d'y veiller.

3.8. Bars de l'équipage.

  1. Les bars de l'équipage, lorsqu'ils existent, sont susceptibles de fonctionner selon deux régimes :

  1.1. Ils peuvent être entièrement intégrés à la coopérative, qui constitue un stock de boissons qu'elle revend à l'équipage selon les modalités appliquées à tous les autres articles.

  1.2. Ils peuvent n'être que partiellement intégrés à la coopérative, qui joue à leur égard un rôle de tutelle et de relais financier : les commandes sont passées par le président du comité de gestion, qui se conforme aux dispositions de l'article 11 ; les boissons correspondantes, qui ne sont à aucun moment propriété de la coopérative, ne figurent pas au registre inventaire ; la facture, qui n'a pas à figurer au bilan de la coopérative, est réglée par cette dernière à titre provisoire, la contre-valeur de chaque commande lui étant remboursée par le responsable du bar au plus tard au moment de l'émission de la commande suivante ; les entrées et les sorties de fonds de cette nature sont suivies pour mémoire à un compte particulier du livre de caisse.

  2. Sauf ordre contraire du commandant de force maritime, le choix de l'un ou l'autre de ces deux régimes appartient au commandant et fait l'objet, sous sa signature, d'une mention au journal.

4. Comptabilité des coopératives.

4.1. Documents de la comptabilité.

La comptabilité de la coopérative est annuelle.

Elle comprend obligatoirement les documents suivants :

• journal de la coopérative ;

• livre de caisse ;

• registre inventaire (ou fiches inventaires et fiche récapitulative, pour les formations autorisées à tenir ces derniers documents) ;

• cahier des avances au personnel.

Seuls doivent être utilisés les imprimés réglementaires, dont le modèle est donné en annexe.

Ils sont approvisionnés par le centre d'approvisionnement et de distribution des imprimés de la marine (CADIM) ou édités à partir des logiciels de gestion de la coopérative homologués par la direction centrale du commissariat de la marine.

4.2. Le journal (annexe 1).

(Modifié : 2^e, 3^e et 8^e mod.)

  1. Le président du comité de gestion inscrit dans les différents tableaux du journal les décisions, constatations et arrêtés de comptes retraçant la vie de la coopérative.

  2. Tableau I. Désignation du personnel participant à l'activité de la coopérative.

Si la désignation du président et des membres du comité de gestion et du personnel chargé des ventes de la coopérative fait l'objet d'ordres distincts du commandant, il y est simplement fait référence.

Dans le cas contraire, l'inscription au tableau I vaut ordre ; elle est alors signée par le commandant.

  3. Tableau II. Fixation des avances permanentes et de l'encaisse maximum du vendeur.

Ce tableau indique le montant des avances permanentes consenties le 1er janvier au vendeur et au vaguemestre, et les modifications qui y sont apportées, conformément aux indications de l'article 12.

Ce tableau indique également le montant maximum de l'encaisse que le personnel chargé des ventes est autorisé à détenir.

  4. Tableau III. Suivi des commandes et du paiement des fournisseurs.

Le tableau III se compose d'un sous-tableau III. 1. Suivi des commandes et d'un sous-tableau III. 2. Suivi du paiement des factures.

  4.1. Sous-tableau III.1. Suivi des commandes.

Ce tableau reçoit enregistrement de toutes les commandes passées au nom de la coopérative. Il porte la référence de la lettre de commande ou, en cas de commande verbale, indication sommaire de son objet.

Toutes les commandes, chacune étant au moins approximativement évaluée, y sont inscrites dès leur émission.

  4.2. Sous-tableau III.2. Suivi des paiements et des ajustements.

À mesure de la réception des marchandises, les factures (ou les bons de livraison valorisés) sont conservées dans un dossier d'attente et enregistrées dans la zone « factures » du sous-tableau III.2. Il est procédé ainsi, même dans le cas où la facture a été payée dès la livraison (cas des escales).

Le cas échéant et en relation avec cet enregistrement, sont inscrits, dans la zone « ajustements », les éléments qui ne sont pas intégrés au registre inventaire et qui entraînent une différence entre la valeur totale retenue au registre inventaire et la valeur facturée. C'est, en particulier, le cas des frais de port, des différences consécutives à des arrondis ou à des conversions de devises.

Lors de l'établissement du bilan :

• le « total factures », corrigé, en plus ou en moins, du « total ajustement » doit correspondre au total des « entrées » au registre inventaire ;

• le « total ajustements » est inscrit au compte d'exploitation du bilan (tableau VI du journal).

Les factures payées durant la période sont extraites du dossier d'attente pour être classées dans le dossier des pièces justificatives.

  5. Tableau IV. Produit des ventes.

À ce tableau sont inscrits, sous leur double signature, tous les versements faits par le vendeur entre les mains du président du comité de gestion. L'inscription, qui doit être immédiate, vaut quittance des sommes remises et charge le président de la responsabilité de ces fonds.

  6. Tableau V. Décisions et constatations.

Ce tableau reçoit enregistrement, à leur date réelle, de toutes les décisions prises par le comité de gestion : fixation des prix de vente (par référence, au besoin, à une liste authentifiée, conservée à l'appui), emploi des bénéfices, condamnation ou dépréciation d'articles du stock, etc.

Ces décisions sont émargées par le comité de gestion et approuvées par le commandant.

Ce tableau reçoit en outre, sous la signature du seul président, enregistrement des autres entrées ou sorties exceptionnelles de fonds ou de marchandises ainsi que de tout événement intéressant le fonctionnement de la coopérative.

  7. Tableau VI. Bilan.

  7.1. Les comptes de la coopérative sont arrêtés à la fin de chacun des mois de mars, juin, septembre et décembre, la gestion annuelle étant ainsi répartie en quatre périodes comptables de trois mois.

Le respect de cette périodicité est impératif.

L'arrêté du bilan ne peut être reporté à la fin de la période comptable suivante que dans les cas suivants :

• fermeture de la coopérative supérieure ou égale à quarante-cinq jours (permissions, gardiennage ... ) ;

• établissement d'un bilan occasionnel à moins de quarante-cinq jours de la date réglementaire d'arrêté du bilan.

Le respect de cette périodicité est impératif.

Si la coopérative est fermée durant une longue période (permission, gardiennage par exemple) l'arrêté des comptes a lieu à une date aussi rapprochée que possible de l'échéance réglementaire.

Si un bilan occasionnel a dû être établi, à l'occasion d'un changement de président, notamment, le bilan suivant pourra être reporté à la fin de la période comptable suivante, sous réserve que la durée totale séparant ces deux bilans n'excède en aucun cas trois mois.

  7.2. À la fin de chaque période comptable, après avoir effectué l'inventaire du stock et fait remplir le registre inventaire, le président du comité de gestion dresse le bilan de la période, au moyen du tableau VI du journal.

  7.2.1. Il détermine en premier lieu l'avoir net en fin de période, qu'il compare à l'avoir net en fin de période précédente, faisant ainsi apparaître une variation dont le sens indique si la coopérative s'est globalement enrichie ou appauvrie.

  7.2.2. Puis il vérifie la gestion du vendeur, en comparant le montant total des sommes qu'il en a reçues au cours de la période (tableau IV) avec le total des ventes apparaissant, au registre inventaire.

Une différence de faible importance en plus ou en moins est normale, de légères erreurs pouvant être commises par le vendeur dans la manipulation des monnaies ou l'application des prix de vente, et par le président au cours de l'inventaire du stock.

Si la différence est importante, le président effectue toutes recherches et investigations, y compris, si besoin est, un nouvel inventaire, qui permettent de l'expliquer.

Si la différence reste inexpliquée ou met en cause des responsabilités, il avertit le commandant, qui tient informée l'autorité supérieure. Les responsabilités peuvent alors être recherchées, dans les conditions fixées à l'article 10.

  7.2.3. Le président du comité de gestion établit ensuite le compte d'exploitation qui récapitule :

• le bénéfice réalisé sur les ventes de la période, tel qu'il figure au registre inventaire ;

• la différence entre le montant des ventes et celui des sommes remises par le vendeur ;

• le solde, en valeur, des entrées et sorties de fonds et de marchandises ne résultant pas directement des ventes, qui figurent :

  • au compte « produits et charges » du livre de caisse, pour les fonds ;

  • à la colonne « entrées et sorties exceptionnelles » du registre-inventaire, pour les marchandises.

Le total algébrique de ces différentes sommes doit être rigoureusement égal à la variation de l'avoir net au cours de la période, puisque les erreurs commises par le vendeur, ainsi que les erreurs d'inventaire, ont été éliminées par l'inscription, au compte d'exploitation, de la « différence sur ventes ».

  7.2.4. Le président fait ensuite le point de la trésorerie, en comparant le montant des fonds disponibles et les dettes figurant au passif. L'avance consentie à la coopérative, en application de l'article 3, doit être inscrite au passif (« sommes dues à divers titres ») ; le montant indiqué est celui de l'avance initiale ou du reliquat à renverser.

La position de la trésorerie est normalement positive.

Une situation négative, à moins qu'elle ne résulte d'un approvisionnement exceptionnellement important, réalisé à dessein avant une mission, est le signe d'une situation anormale, qui appelle d'immédiates mesures de redressement.

  7.2.5. Enfin, l'arrêté des comptes s'achève par le calcul du taux moyen des bénéfices réalisés pendant la période. Ce taux s'obtient en rapportant le total des bénéfices à la valeur totale, exprimée aux prix d'achat, des articles vendus (c'est-à-dire à leur valeur totale exprimée aux prix de vente, diminuée du bénéfice total).

  7.3. Dès qu'il est établi, le bilan est présenté par le président au visa du commandant.

  8. Tableau VII. Matériel acquis par la coopérative.

Ce tableau reçoit, pour mémoire, enregistrement des biens durables acquis par la coopérative à titre gratuit ou onéreux, qui sont encore en service.

Les dépenses afférentes à l'acquisition et à l'entretien de ce matériel sont traitées comme des emplois de bénéfices.

Les dépenses d'acquisition sont amorties en une seule fois au jour de l'achat ; la valeur du matériel ne doit pas figurer à l'actif du bilan.

4.3. Livre de caisse (annexe 2).

(Modifié : 3^e mod.)

  1. À moins qu'il n'en ait expressément délégué le soin à un officier adjoint, dans les conditions précisées à l'article 4, le président du comité de gestion tient lui-même le livre de caisse.

  2. Le livre de caisse comprend deux tableaux, l'un destiné à la tenue des divers comptes, l'autre à l'enregistrement des chèques reçus par la coopérative.

  3. Tableau I. Comptes.

  3.1. Compte « espèces ».

Ce compte fait ressortir l'existant des sommes en caisse. Les entrées y sont inscrites en fin de journée, en distinguant en particulier :

• le produit des ventes ;

• les prélèvements sur le livret de caisse d'épargne ou les comptes courants ;

• les remboursements des avances.

Les sorties y sont inscrites en fin de journée, d'après leur nature, en distinguant :

• les paiements de factures ;

• les versements à la caisse d'épargne et aux comptes courants ;

• les avances.

En aucun cas les entrées et sorties de fonds réalisées dans une journée ne doivent être compensées entre elles.

  3.2. Compte « compte courant postal ».

  3.2.1. Ce compte fait ressortir l'existant disponible en CCP. En conséquence :

• les chèques émis par la coopérative y sont inscrits dès leur émission ;

• les chèques reçus par la coopérative, en revanche, sont d'abord inscrits au compte des « chèques en attente d'encaissement ».

Ce n'est que lorsque l'extrait de compte, portant mention du virement au crédit de la coopérative, est parvenu à bord que la somme correspondante est portée en « entrées » au compte « compte courant postal » et, parallèlement, en « sorties » au compte « chèques en attente d'encaissement ».

Les extraits de compte, numérotés dans une série annuelle, sont conservés à l'appui du livre de caisse.

Les volets des chèques émis par la coopérative, renvoyés par le centre de chèques postaux, ont valeur d'acquit et doivent être joints aux pièces justificatives des dépenses auxquelles ils correspondent.

  3.3. Compte « caisse d'épargne ».

Ce compte reçoit inscription des versements et des prélèvements effectués sur le livret de la coopérative. Les intérêts y sont portés annuellement.

  3.4. Compte « chèques en attente d'encaissement ».

Ce compte reçoit inscription :

• des chèques et des factures de paiement par carte bancaire remis par le vendeur au titre des recettes sur ventes ;

• des chèques remis par le personnel des bars équipage (en cas d'intégration partielle des bars à la coopérative) ;

• des chèques remis par le personnel bénéficiant d'un échange contre espèces.

Cette inscription est effectuée chèque par chèque, facturette par facturette, sauf si la formation tient le tableau II du livre de caisse (voir 4.2 ci-dessous). Dans ce dernier cas, l'inscription porte, globalement, sur le total des chèques et des facturettes reçus au cours de la journée.

Les chèques et les facturettes sont expédiés au centre de traitement. Au reçu de l'avis de crédit, les sommes correspondantes sont portées au compte « compte courant postal » en « entrées » et au compte « chèques en attente d'encaissement » en « sorties ».

Le compte est arrêté en fin de période. Son solde, à moins qu'il ne soit nul, constitue un élément de l'actif du bilan.

  3.5. Compte « profits divers et charges ».

Tenu « pour mémoire », afin de faciliter l'établissement du bilan, ce compte retrace, en recettes et en dépenses, les mouvements de fonds, déjà inscrits aux comptes principaux, se rapportant à des produits ou à des charges tels qu'ils sont définis à l'article 16.

Le solde de ce compte, à moins qu'il ne soit nul, constitue un élément du compte d'exploitation annexé au bilan (tableau VI du journal).

  3.6. Comptes disponibles.

  3.6.1. Ces deux comptes peuvent recevoir enregistrement des mouvements provenant des particularités de fonctionnement de certaines coopératives, ou qui répondent au désir de suivre, en les distinguant, certaines opérations (compte bancaire, transaction par carte bancaire, devises, opérations douanières…).

  3.6.2. L'un d'entre eux doit être utilisé pour l'enregistrement des opérations propres aux bars de l'équipage lorsque ces derniers sont gérés en semi-autonomie, selon les modalités définies à l'article 18, paragraphe 1.2.

Les paiements effectués par la coopérative pour le compte des bars, en règlement des factures de boissons, sont portés en « sorties » à la fois au compte « espèces » ou « compte courant postal », selon le mode de règlement, et au compte « bars équipage ».

Les remboursements reçus des bars sont, dans les mêmes conditions, portés en « entrées » dans ces comptes.

Le solde du compte « bars équipage » correspond à la différence entre le montant des factures payées par la coopérative pour le compte des bars et les sommes que ces derniers lui ont versées.

À moins qu'il ne soit nul, ce solde doit figurer au bilan, à l'actif s'il est négatif (le montant des factures payées l'emportant sur les versements reçus), au passif dans le cas contraire.

  3.7. Tenue et arrêté des comptes. Pièces justificatives.

  3.7.1. Le livre de caisse est tenu à l'encre ; les ratures éventuelles sont approuvées, les surcharges interdites.

Les mouvements de fonds doivent y être inscrits dans la journée au cours de laquelle ils se produisent.

  3.7.2. Tous les comptes du livre de caisse sont arrêtés en fin de période comptable, chaque fois qu'un bilan doit être établi, ainsi qu'à tout changement de détenteur de la caisse.

Les arrêtés sont « certifiés exacts » par le président et, le cas échéant, par son intérimaire ou son remplaçant.

  3.7.3. Les entrées et les sorties de fonds sont justifiées :

• les entrées, par une pièce justificative ou une inscription certifiée (au tableau IV du journal, au livret de caisse d'épargne…) ;

• les sorties, par une pièce justificative (facture acquittée, ou appuyée du volet du chèque postal, cahier des avances, certificat administratif établi par le président…).

Les pièces justificatives, numérotées chronologiquement dans une série annuelle, sont conservées dans un dossier particulier à l'appui du livre de caisse.

Elles portent l'indication de la période comptable au cours de laquelle elles ont été passées en comptabilité.

  4. Tableau II.

  4.1. Les coopératives recevant un petit nombre de chèques peuvent les enregistrer directement au tableau I et se dispenser de tenir le tableau II.

  4.2. Celles qui, au contraire, en reçoivent un grand nombre, les enregistrent quotidiennent au tableau II, qu'elles arrêtent à la date de chaque envoi groupé au centre de chèques postaux pour encaissement. Seul le montant total ressortant de cet arrêté est porté au compte « chèques en attente d'encaissement » du tableau I.

Les chèques sont envoyés à l'encaissement chaque semaine au moins, au moyen de bordereaux spéciaux délivrés par les centres de chèques postaux. Ces bordereaux, numérotés dans une série annuelle, sont établis en deux exemplaires dont l'un est mis à l'appui du tableau II.

Au reçu des avis de crédit, il est procédé au pointage des chèques encaissés, avant inscription aux comptes « compte courant postal » et « chèques en attente d'encaissement » du tableau I, conformément aux indications des paragraphes 3.2 et 3.4 ci-dessus.

Si le nombre de pages du tableau II est insuffisant, il convient d'utiliser un fascicule supplémentaire, annexé au livre de caisse.

  4.3. Il est procédé de manière identique pour le traitement des facturettes de paiement par carte bancaire.

4.4. Registre inventaire (annexe 3).

(Modifié : 3^e mod.).

  1. Sous réserve des délégations éventuellement consenties en application de l'article 4, le président du comité de gestion, lorsqu'il y a lieu d'établir un bilan, procède personnellement à l'inventaire effectif de tous les articles en magasin.

L'exactitude de cette opération est la condition essentielle de la fidélité du bilan : toute erreur commise dans l'inventaire, du fait qu'elle fausserait la détermination du montant théorique de la valeur des ventes, se répercuterait directement sur le montant de la différence entre cette valeur théorique et le total des sommes remises par le vendeur.

La non-exécution de l'inventaire ou sa mauvaise exécution seraient de nature à engager la responsabilité personnelle du président.

  2. Un article dont le prix d'achat a changé doit être considéré comme un article nouveau et faire l'objet d'une inscription nouvelle au registre inventaire, même si son prix de vente demeure inchangé.

  3. Les résultats de l'inventaire sont consignés sur le registre inventaire (ou sur les fiches inventaires du même modèle, pour les coopératives autorisées à les utiliser par le service de la solde du port de présence).

Au registre inventaire sont enregistrés, en outre, tous les éléments permettant de faire apparaître la valeur des ventes et le bénéfice réalisés au cours de la période, compte tenu des entrées et des sorties exceptionnelles de marchandises, qui ressortent du tableau V du journal.

Ces entrées et sorties exceptionnelles, en raison de leur relative rareté, figurent dans la même colonne du registre inventaire, sous le signe « + » ou le signe « – » selon le cas.

  4. Le tableau récapitulatif figurant à la fin du registre inventaire fait apparaître :

• la valeur totale de l'existant, qui sera portée à l'actif du bilan (tableau VI du journal) ;

• le bénéfice réalisé, qui sera inscrit au compte d'exploitation (colonne « produits »).

  5. L'exactitude des enregistrements est vérifiée notamment par rapprochement :

• de la valeur du « stock en début de période » avec celle du « stock en fin de période » apparaissant au tableau récapitulatif de la précédente période ;

• de la valeur des entrées avec le montant total des factures prises en compte au titre de la période, qui figurent au tableau III du journal ⁽³⁾.

  6. L'exactitude des opérations arithmétiques nécessaires à la tenue du registre inventaire est vérifiée comme il est indiqué au pied du tableau récapitulatif.

  7. La tenue du registre inventaire ne doit pas être confiée au personnel chargé des ventes.

4.5. Cahier des avances (annexe 4).

Le président du comité de gestion tient un cahier des avances, sur lequel il inscrit toutes les avances faites et remboursées, y compris les avances permanentes.

Ce document est arrêté en fin de période, le solde venant s'inscrire à l'actif du bilan.

Le cahier des avances, comportant reconnaissance de dette des intéressés sous forme d'émargement, est conservé dans le coffre de la coopérative.

4.6. Comptabilité simplifiée.

(Ajouté : 4^e mod.).

  1. Les formations rattachées sont autorisées à tenir une comptabilité simplifiée. Dans ce cas, elles doivent maintenir leur stock à moins de cent articles.

Lors de la création de la coopérative, la décision de création précise si la coopérative tient une comptabilité simplifiée.

S'agissant des coopératives déjà créées, il appartient au commandant organique d'autoriser la tenue de cette comptabilité. Le service de la solde dont relève le bâtiment reçoit copie de la décision.

Le dépassement du seuil des cent références pendant plus de deux périodes consécutives entraîne l'obligation de tenir la comptabilité générale décrite aux articles précédents.

L'autorité organique peut cependant autoriser la formation à conserver le système de comptabilité simplifiée en cas de circonstances particulières et temporaires (départ en mission, par exemple).

Le service de la solde dont relève le bâtiment est tenu informé de la décision de l'autorité organique.

Le cahier de comptabilité de coopérative comporte six tableaux :

• tableau A : produit des ventes ;

• tableau B : chèques en attente d'encaissement ;

• tableau C : livre de caisse ;

• tableau D : registre inventaire ;

• tableau E : suivi des commandes et du paiement des fournisseurs ;

• tableau F : bilan.

D'une façon générale, les règles de tenue de cette comptabilité simplifiée sont identiques à celle de la comptabilité standard.

5. Dispositions diverses.

5.1. (A) . Contrôle externe. Contrôle interne.

(Nouvelle rédaction : 3^e mod.)

  25.1. Contrôle externe.

Le contrôle externe comprend la vérification des comptes et la surveillance administrative.

La vérification des comptes est assurée par des commissaires-vérificateurs désignés à cet effet. Elle a pour objet le contrôle des opérations comptables afin de s'assurer de leur réalité, de leur exactitude et de leur conformité aux dispositions législatives et réglementaires.

2. La comptabilité simplifiée est organisée autour de deux documents :

Le livre-journal de coopérative (annexe 5), qui concerne les éléments généraux de l'administration de la coopérative, valable au long de l'année comptable.

Le livre-journal de coopérative comporte quatre tableaux :

• tableau I : désignation du personnel participant à l'activité de la coopérative ;

• tableau II : avances permanentes et avances à l'équipage ;

• tableau III : matériel appartenant à la coopérative ;

• tableau IV : décisions et constatations.

Le cahier de comptabilité de coopérative (annexe 6), qui retrace les opérations relatives à chaque période comptable (2 mois).

Elle porte sur les encaisses et les documents de trésorerie. Elle peut être étendue si le vérificateur l'estime nécessaire, au contrôle partiel ou total du stock.

La vérification des comptes est conduite selon les modalités précisées par l'instruction relative à la vérification des comptes.

La surveillance administrative est exercée par les commandants de force maritime indépendants selon les modalités fixées par eux. Elle consiste à examiner la régularité et l'efficacité des actes d'administration et de gestion des coopératives. Dans ce but, les autorités responsables de la surveillance administrative reçoivent une copie de chaque bilan, dès son établissement.

  25.2. Contrôle interne.

Le contrôle interne des coopératives est assuré par les commandants de formation qui sont responsables de l'administration intérieure de l'ensemble de leur formation. Ils s'assurent notamment de l'action du comité de gestion et de son président conformément aux dispositions figurant au chapitre premier de la présente instruction.

S'agissant des coopératives de formation rattachées, le chef de centre administratif (ou le commissaire de formation de rattachement) apporte son concours au commandant, en lui faisant part de son avis sur le fonctionnement de la coopérative.

À cette fin, il reçoit copie des bilans et des ordres de désignation des présidents de comités de gestion, dès leur établissement.

5.2. (B) . Conservation des documents.

(Ajouté : 3^e mod.)

Les documents comptables afférents à une année sont conservés par le président pendant les deux années suivantes.

Ils sont remis ensuite au service de la solde du port de rattachement, qui les conserve lui-même durant trois ans puis les détruit, à l'exception du journal qui est versé aux archives du port.

5.3. (C) (B) . Liquidation de l'avoir net à la dissolution.

  1. Lorsque la dissolution d'une coopérative est prévue, le président du comité de gestion cherche par tous moyens, excepté la distribution gratuite ou la condamnation de marchandises en bon état, à liquider le stock : publicité, réduction modérée des prix, cession onéreuse à d'autres coopératives ou organismes similaires…

  2. Aussitôt que la décision de dissolution est prise, il établit un bilan et détermine ainsi, toutes factures payées, le montant de l'avoir net. Il joint à ce bilan une liste du matériel durable de la coopérative, portant indication de son état et de sa valeur approximative.

L'autorité maritime locale, après avoir pris l'avis du directeur du commissariat auquel le dernier bilan a été communiqué, fixe par ordre particulier les modalités de répartition de l'avoir net en espèces et en marchandises et du matériel durable, déduction faite du montant de l'avance remboursable qui doit être reversée conformément aux dispositions de l'article 3, entre une ou plusieurs coopératives de formation stationnées dans son ressort territorial.

5.4. (C) (B).

L'instruction du 30 mars 1938 et la circulaire n^o 2067/DEF/CMa/1 du 9 décembre 1981 sont abrogées.

5.5.

(Ajouté : 4^e mod.)

Les dispositions relatives à la comptabilité simplifiée sont applicables à partir du 1^er janvier 1996.