Préambule.

La présente instruction a pour objet de fixer les modalités d'application de l'arrêté du 15 janvier 2001 relatif à l'organisation de l'action sociale au ministère de la défense, conformément à son article 10, notamment en ce qui concerne l'organisation et le fonctionnement de l'action sociale au sein de la marine.

Elle s'applique également aux organismes dont la liste est définie à l'annexe III de l' instruction 1030 /DEF/SGA du 02 octobre 2001 modifiée relative à l'implantation des comités sociaux et des commissions restreintes.

L'organisation de l'action sociale au sein des forces stationnées outre-mer et à l'étranger relève d'une instruction spécifique.

Dans les ports militaires, la coordination des services locaux d'action sociale de la marine avec ceux relevant d'une autre direction ou service du ministère de la défense font l'objet d'accord tripartite conclu entre le chef d'état-major de la marine, le directeur de la fonction militaire et du personnel civil et le directeur de la direction ou du service concerné.

Pour les gendarmes maritimes, les interventions et la prise en charge des actions sociales individuelles (enquête, démarche...) sont assurées par les assistants de service social de l'échelon social de la marine de leur unité d'affectation. L'attribution des aides financières relève de la direction locale de l'action sociale de la région de gendarmerie d'Ile-de-France.

1. Organisation.

1.1. Organisation administrative.

1.1.1. Niveau central.

Associé à la définition de la politique d'action sociale du ministère de la défense, le chef d'état-major de la marine conduit cette politique au sein de la marine selon les directives techniques de la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales). À ce titre :

• il est membre du conseil central de l'action sociale et du conseil de gestion de l'institution de gestion sociale des armées (IGESA) ;

• il exprime les besoins spécifiques de la marine en matière d'action sociale ;

• il exprime les besoins de la marine en personnel de service social et propose la répartition géographique du réseau social propre à la marine ;

• il dispose, au sein de son état-major, d'un bureau condition du personnel de la marine dont le chef, officier supérieur, peut le représenter auprès des instances centrales de concertation et exerce la fonction de correspondant, pour tout ce qui relève de l'action sociale, avec la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales). Cet officier assure la coordination et le contrôle des actions sociales conduites au sein de la marine ainsi que la cohérence des actions dans le cadre plus général de la politique de la marine en matière de condition de personnel. Il est assisté d'un conseiller technique ou d'un assistant de service social qui lui apporte une expertise technique sur les questions d'ordre social.

Pour la définition de la politique de la marine en matière de condition du personnel en général et dans le domaine de l'action sociale en particulier, le chef d'état-major de la marine est assisté du conseil de la condition du personnel de la marine, qui réunit sous sa présidence au moins une fois par an les principales autorités de la marine.

1.1.2. Niveau régional.

Pour favoriser la coordination de la réflexion et de la mise en œuvre de la politique de la condition du personnel dans l'arrondissement maritime, le commandant d'arrondissement maritime et le commandant de la marine à Paris président le conseil d'arrondissement de la condition du personnel (CACPM). Cette instance se réunit à la diligence de son président, au moins une fois par an avant la tenue du conseil de la condition du personnel de la marine. Elle est composée notamment des autorités organiques présentes dans l'arrondissement, des directeurs locaux des services de la marine et du directeur local de l'action sociale.

1.1.2.1.

En fonction des directives du chef d'état-major de la marine, les commandants d'arrondissement maritime de Cherbourg et Brest, le commandant de la région maritime Méditerranée, dans le cadre de ses attributions de commandant d'arrondissement maritime, et le commandant de la marine à Paris sont responsables de la mise en œuvre et du soutien des actions sociales dans le cadre territorial et disposent chacun d'une direction locale de l'action sociale. La direction locale de l'action sociale est l'organe de commandement d'une chaîne sociale composée de district(s) et d'échelons sociaux. L'organisation, la zone d'action et de responsabilité et le siège des directions locales, districts et échelons sont fixés en annexe.

1.1.2.2. La direction locale de l'action sociale.

1.1.2.2.1.

Le directeur local de l'action sociale est désigné en fonction de son corps d'appartenance, soit par la direction du personnel militaire de la marine (DPMM), soit par la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM). Le chef d'état-major de la marine (bureau condition du personnel de la marine) en informe la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales). Le directeur local de l'action sociale est également chef de district social.

Dans le cadre des directives du chef d'état-major de la marine et sous l'autorité du commandant d'arrondissement maritime ou de la marine à Paris, le directeur local de l'action sociale conduit, coordonne et contrôle la mise en œuvre des actions sociales dans sa zone de responsabilité. Il dispose de prérogatives particulières, par délégation, dans les domaines du budget de l'action sociale, de la discipline et de la notation des personnels placés sous son autorité.

Il fait part en permanence de ses propositions en matière d'adaptation et d'évolution du dispositif social et veille à l'application de la réglementation dans sa zone de responsabilité.

Dans le cadre des directives techniques de la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales), il est chargé notamment :

• de diffuser et d'expliciter l'information et la réglementation sociale aux conseillers techniques et assistants de service social ;

• d'attribuer les prestations sociales ministérielles et interministérielles ;

• de gérer les crédits de l'action sociale ;

• de faire effectuer les enquêtes sociales demandées par le commandement ;

• de veiller au bon fonctionnement des comités sociaux ;

• d'entretenir, dans sa zone de compétence, des relations fonctionnelles avec les antennes régionales de l'IGeSA (ARI) ;

• d'exercer, à l'égard des établissements gérés par l'IGeSA, les compétences en matière de réglementation générale et de surveillance administrative prévues à l'article 8 de l'arrêté du 15 janvier 2001 et précisées au point 3 de la présente instruction ;

• de veiller à la mise en place du personnel social nécessaire (conseillers techniques et assistants de service social) dont il est le notateur juridique. Ce personnel est mis en place par la direction de la fonction militaire et du personnel civil ;

• de veiller à ce que le personnel social dispose des moyens nécessaires à l'exercice de sa mission (locaux, moyens matériels, véhicules...).

Il est également chargé dans les conditions fixées par la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des affaires sociales) :

• du soutien social du personnel des formations isolées ainsi que des ressortissants retraités domiciliés dans sa zone de responsabilité et dépendant d'une autre armée, direction ou service ;

• du remplacement éventuel d'assistant de service social en cas d'indisponibilité ou de non-couverture d'un poste.

Par ailleurs, le directeur local de l'action sociale se tient en permanence informé des besoins exprimés en matière d'action sociale :

• par les ressortissants et leur hiérarchie ;

• par le personnel social.

Il rend compte de ces demandes au commandant d'arrondissement maritime ou de la marine à Paris.

En outre, il veille à la gestion de l'infrastructure des immeubles dont la marine est attributaire et qui sont occupés par l'IGeSA.

Enfin, il est l'interlocuteur privilégié des différents organismes œuvrant dans le périmètre de l'action sociale, telles que les associations, les fondations, les mutuelles et les collectivités territoriales.

1.1.2.2.2.

Un conseiller technique de service social, conseiller technique régional, est adjoint à chaque directeur local de l'action sociale. À ce titre :

• il lui donne son avis et lui fait part de ses analyses et propositions sur les actions sociales, l'organisation et la gestion du dispositif social en tant que conseiller expert ;

• il participe à la gestion administrative dans sa dimension technique professionnelle ;

• il est l'interface avec les structures sociales extérieures au ministère de la défense ;

• il assure la direction technique professionnelle, la coordination et le contrôle des activités des conseillers techniques et assistants de service social.

1.1.2.3. Le district social.

1.1.2.3.1.

Le chef de district social.

Le chef de district social est désigné en fonction de son corps d'appartenance, soit par la direction du personnel militaire de la marine (DPMM), soit par la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM). Le chef d'état-major de la marine (bureau condition du personnel de la marine) en informe la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales).

Sous l'autorité du directeur local de l'action sociale, il met en œuvre, coordonne et contrôle les actions sociales au sein du district. À ce titre :

• il assure le contact direct avec les unités soutenues ;

• il s'assure que les échelons sociaux qui lui sont subordonnés disposent des moyens nécessaires à leur fonctionnement ;

• il participe à l'ensemble des travaux du comité social, apporte un soutien logistique au fonctionnement de cette instance et assure le suivi et la mise en œuvre, pour ce qui le concerne, de ses délibérations ;

• il préside la commission restreinte ;

• il est responsable de l'attribution des prestations sociales ministérielles et interministérielles ;

• il participe au suivi des établissements gérés par l'IGeSA.

Dans le cas où il n'est pas lui-même directeur local de l'action sociale, placé sous l'autorité du commandant de la marine en un lieu déterminé, il fait connaître, en tant qu'autorité d'emploi, au directeur local de l'action sociale ses appréciations concernant la notation du personnel social relevant de son district.

1.1.2.3.2.

Un ou plusieurs conseillers techniques de service social, conseillers techniques d'encadrement, sont placés auprès du chef de district. Ils apportent leur expertise dans la mise en œuvre des actions sociales. Ils assurent l'encadrement technique d'un groupe d'échelons sociaux.

Sous l'autorité du conseiller technique régional, ils coordonnent en contrôlent les activités des conseillers techniques et assistants de service social relevant de ce groupe dont ils assurent également l'accompagnement professionnel et l'animation. Ils sont également rapporteurs, pour leur groupe d'échelons sociaux, des dossiers auprès de la commission restreinte.

1.1.2.4. L'échelon social.

1.1.2.4.1.

Au sein des districts sociaux, les échelons sociaux sont placés auprès d'une autorité organique ou d'une ou plusieurs formations. Chaque échelon social comporte un ou plusieurs conseillers techniques ou assistants de service social chargés d'assurer le soutien social des ressortissants dans une zone géographique de compétence.

1.1.2.4.2.

Le conseiller technique ou l'assistant de service social est en rapport direct avec les commandants de formation administrative relevant de la zone géographique de compétence de l'échelon social considéré. Selon les directives données par la direction locale de l'action sociale, le conseiller technique ou l'assistant de service social :

• traite dans leur globalité les situations que lui confient les ressortissants, dans leur dimension sociale mais aussi juridique, financière, psychologique et familiale ;

• exerce une mission d'aide, de conseil et de prévention sur le plan individuel et collectif, au besoin avec les différents acteurs sociaux de la formation ;

• met en œuvre, au profit des ressortissants, les actions sociales relevant de sa compétence et de sa responsabilité, dans le respect de l'éthique et de la déontologie professionnelle ;

• contribue à faciliter l'intégration des ressortissants dans leur milieu professionnel.

Responsable du fonctionnement de l'échelon social, il assure, avec le secrétaire d'échelon, des fonctions d'accueil, d'information et d'administration et rend compte de son activité.

Enfin, il est l'interlocuteur privilégié du médecin-chef, des présidents de catégorie et plus généralement de tous les acteurs internes et externes concourant à l'environnement social de la formation.

1.2. Instances de concertation.

1.2.1.

Le comité social constitue l'instance de concertation de base. Sur proposition du chef d'état-major de la marine, son implantation et son périmètre de compétence sont fixés par instruction du secrétaire général pour l'administration.

1.2.2.

La présidence des comités sociaux implantée dans les ports militaires de Brest, Cherbourg, Toulon et de la marine à Paris est assurée par chaque commandant d'arrondissement maritime et par le commandant de la marine à Paris.

En fonction de leur implantation, la présidence des autres comités sociaux est assurée soit par le commandant de la marine en un lieu déterminé soit par le commandant d'unité isolée concerné.

Dans les ports militaires, les autorités organiques sont tenues informées des réunions des comités sociaux et peuvent participer, à titre d'invités, aux séances.

1.2.3.

La commission militaire de coordination sociale d'arrondissement (CMCSA), créée dans chaque arrondissement maritime et pour la marine à Paris, est composée des membres militaires des comités sociaux. Elle veille à ce que les besoins sociaux du personnel militaire, souvent absent du fait de sa mobilité, soient pris en compte dans les travaux des comités sociaux.

2. Fonctionnement.

2.1. Correspondances et liaisons.

Ils sont en liaison fonctionnelle avec le bureau « condition du personnel de la marine » de l'état-major de la marine pour :

• faire connaître les besoins en matière d'action sociale exprimés par les ressortissants ;

• communiquer tout renseignement statistique.

2.1.1.

La direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) adresse les instructions et circulaires, les décisions et plus généralement tous les textes rédigés par l'administration centrale traitant de politique d'action sociale, à l'état-major de la marine qui les diffuse aux commandants des arrondissements maritimes ou de la marine à Paris.

2.1.2.

Pour toutes les matières ayant un caractère technique, les relations entre la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales) et les directions locales de l'action sociale sont directes.

2.1.3.

Pour toutes les affaires courantes, la direction locale de l'action sociale et le district social correspondent directement.

2.1.4.

En tant que de besoin, des contacts directs peuvent être établis entre la direction locale de l'action sociale et les autres directions de l'action sociale des différentes armées et directions (soutien croisé interarmées, soutien des isolés, soutien des retraités...).

2.1.5.

Les documents de portée générale établis par le district ou l'échelon social (bilan des actions, consommation des crédits...) sont transmis directement au directeur local de l'action sociale.

2.1.6.

Les documents contenant des informations nominatives et individuelles, les comptes rendus d'enquête, les fiches de signalement, établis par le conseiller technique ou l'assistant de service social et transmis par le conseiller technique d'encadrement au conseiller technique régional, sont acheminés et conservés selon les modalités relatives à la protection des documents confidentiels à caractère social. Le conseiller technique régional communique au directeur local de l'action sociale tous les éléments nécessaires à une prise de décision.

2.2. Moyens.

2.2.1.

La direction de la fonction militaire et du personnel civil procède à la désignation des conseillers et des assistants de service social.

En tant que service gestionnaire, elle met en place les crédits d'action sociale inscrits dans la nomenclature budgétaire.

L'essentiel des crédits est mis en place auprès des ordonnateurs secondaires en vertu de la procédure de délégation de crédits ou mis à la disposition des directeurs locaux de l'action sociale sous forme de « droits de tirage » auprès de l'IGeSA.

2.2.2.

Les commandants d'arrondissement maritimes et le commandant de la marine à Paris assurent la mise en place du personnel militaire et civil participant au fonctionnement interne des directions, des districts et échelons de l'action sociale. Ces effectifs sont identifiés dans un plan d'armement propre à chaque direction locale de l'action sociale, voire à un district social particulier.

Ils assurent également le soutien en matériel (y compris les véhicules) et en infrastructure ainsi que les dépenses de fonctionnement des directions et des districts sociaux, à l'exception de la documentation technique mise en place par la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales).

Le soutien des échelons sociaux implantés dans les formations est assuré par ces dernières en ce qui concerne le fonctionnement courant (mobilier, entretien locatif, téléphone…).

2.3. Surveillance et contrôle.

La surveillance administrative et technique des structures de la chaîne sociale est exercée conformément aux dispositions législatives et réglementaires et selon les modalités définies pour les formations de la marine.

3. Mission liées aux établissements gérés par l'institution de gestion sociale des arméeS.

Le présent chapitre a pour objet de définir le rôle et les responsabilités des directeurs locaux de l'action sociale vis-à-vis des établissements gérés par l'IGeSA et rattachés à la marine pour le soutien et la surveillance.

Un arrêté fixe la liste de ces établissements (crèches, centres sociaux, établissements de vacances...), ainsi que les districts sociaux de rattachement. Pour l'exercice de leurs responsabilités, les directeurs locaux de l'action sociale disposent d'un droit de visite permanent dans les établissements situés dans leur zone de compétence.

3.1. Soutien des établissements.

Les directeurs locaux de l'action sociale :

• s'assurent de l'application des circulaires relatives à l'organisation et au fonctionnement des établissements gérés par l'IGeSA ;

• apprécient les prestations en matière de service rendu et de satisfaction des usagers ;

• s'assurent du soutien de l'infrastructure des immeubles affectés au ministère de la défense. Ils proposent ainsi à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales), en liaison avec les services constructeurs et l'IGeSA, les travaux d'infrastructure nécessaires. Ils organisent et président à cet effet une réunion annuelle d'harmonisation ;

• permettent à l'IGeSA de développer sa communication, et à ce titre tiennent à jour la liste de diffusion des catalogues livrés par l'institution dans les formations de la marine implantées dans leur zone de responsabilité.

En outre, selon les directives de l'état-major de la marine, ils peuvent être amenés à aider les antennes régionales de l'IGeSA (ARI) dans le cadre de leurs missions. Les modalités de cette aide font l'objet de conventions entre la région ou l'arrondissement maritime ou le commandement de la marine à Paris et l'antenne régionale concernés.

3.2. Exercice de la tutelle.

3.2.1.

Selon les directives de la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales), les directeurs locaux de l'action sociale s'assurent de la mise en œuvre par les services compétents :

• de la réglementation générale applicable aux établissements sociaux et de vacances ;

• des procédures prévues dans le cadre de la surveillance administrative applicable au sein des armées.

Ils vérifient que les observations formulées par les services compétents, militaires ou civils, lors de leurs contrôles, sont bien prises en compte par les directeurs et gestionnaires des établissements.

3.2.2.

L'exercice du pouvoir de tutelle ne donne lieu à responsabilité que lorsque les fautes commises dans cet exercice (notamment l'insuffisance du contrôle) sont des fautes lourdes, qu'il s'agisse des dommages causés aux administrés ou à des collectivités sous tutelle.

3.2.3.

Le directeur du commissariat de la marine territorialement compétent exerce la surveillance administrative des établissements de l'IGeSA rattachés à la marine. Il n'intervient que sur demande adressée au directeur central du commissariat de la marine par le directeur de la fonction militaire et du personnel civil.

4. Application.

La présente instruction abroge l' instruction 1211 /DEF/SGA du 24 novembre 1994 relative à l'organisation de l'action sociale dans la marine.

L'annexe peut être modifiée par décision conjointe du directeur de la fonction militaire et du personnel civil et du chef d'état-major de la marine.