INSTRUCTION N° 500/DCG/T/EG relative à la comptabilité des matériels du service des travaux du génie.
Du 28 janvier 1963NOR
1. Dispositions générales.
1.1. Objet de l'instruction et champ d'application.
Les règles générales de gestion et de comptabilité concernant l'ensemble des matériels du département de la guerre sont fixées par le décret no 52-1386 du 22 décembre 1952 (1) modifié et par l'instruction d'application no 8844 bis/DN/G/SC/2/CBC du 21 octobre 1955 (2) modifiée, ainsi que par le décret no 66-593 du 27 juillet 1966 (3) et les textes postérieurs (4) relatifs aux mesures de déconcentration administrative en matière de gestion de matériels qui abrogent et remplacent toutes dispositions contraires figurant dans l'instruction d'application du décret no 52-1386 du 22 décembre 1952 ; les autres dispositions de ce texte demeurant provisoirement en vigueur.
Ces règles sont intégralement applicables au service des travaux du génie et la présente instruction a pour objet d'en préciser certaines modalités d'application, compte tenu de l'organisation de ce service qui, n'étant pas service pourvoyeur, ne détient que les matériels nécessaires à son fonctionnement. Elle s'applique à tous les matériels, matières, objets et matériaux ressortissant au service des travaux du génie, détenus par les organes de ce service.
Les matériels ressortissant à d'autres services (matériel, transmissions, matériel du génie, etc.) sont gérés selon les dispositions des instructions particulières à chacun de ces services.
Le terme « matériel » employé dans le texte désigne tous objets, matières et matériaux suivis dans la comptabilité des matériels.
1.2. Organisation du service des travaux du génie en ce qui concerne les matériels.
Dans le service des travaux du génie la comptabilité des matériels est tenue exclusivement à l'échelon « direction des travaux », qui constitue un établissement.
Sous les ordres du directeur des travaux, le chef du service technique coordonne toutes les opérations relatives aux mouvements de matériels, compte tenu des besoins propres à chaque chantier et en liaison avec les officiers responsables de l'exécution des travaux.
Le gérant assume les fonctions de comptable des matériels et il fait tenir les documents comptables par un sous-officier ou un employé civil de son bureau.
Les chefs d'arrondissement, informés par leurs chefs de secteur et chefs de chantier utilisateurs des matériels sur les chantiers, sont en liaison constante avec le chef du service technique et le comptable des matériels pour tenir ceux-ci au courant de tous les mouvements à faire figurer en comptabilité.
Les achats de matériels et matériaux nécessaires pour le fonctionnement des chantiers et l'exécution des travaux sont commandés par le directeur des travaux, sur propositions des chefs d'arrondissements, centralisées par le chef du service technique.
Les achats de matériels et fournitures de bureau destinés au fonctionnement des services de la direction des travaux et des arrondissements de travaux sont commandés par l'officier gérant dans la limite des crédits dont il dispose à cet effet.
Toutefois, le directeur des travaux peut décider de laisser aux chefs d'arrondissements, dans des conditions nettement définies pour chacun d'eux, l'initiative de certains achats sur facture (à l'exclusion des marchés) dans la limite des crédits mis à leur disposition et à charge d'en rendre compte.
Les réceptions de matériels sont effectuées normalement par les officiers responsables de leur utilisation ou de leur mise en place sur les chantiers.
1.3. Nomenclature.
Les matériels gérés par les directions des travaux du génie figurent en principe dans les fascicules de la nomenclature des matériels des armées établis par les directions centrales de service désignées à cet effet, sans préjuger le rattachement des matériels à la direction chargée de la rédaction du ou des fascicules.
A chaque modèle de matériel (ou chaque unité collective) figurant dans les fascicules de la nomenclature correspondent une désignation terminologique et un numéro de nomenclature sous lesquels il est comptabilisé.
Les matériels « hors nomenclature », c'est-à-dire les objets et matériels pour lesquels un numéro n'a pas été attribué sont définis en langage clair (appellation complète et détaillée) sur les documents comptables avec l'indication « HN » à la place du numéro.
Aucun numéro ne doit être attribué à un matériel « hors nomenclature » par assimilation à un autre objet présentant des caractéristiques analogues. Cette attribution est réservée à l'administration centrale.
1.4. Classification des matériels.
L'ensemble des matériels gérés par la direction des travaux du génie comprend :
des matériels en approvisionnement ;
des matériels en service ;
des matériels en attente.
Les matériels consommables font l'objet de dispositions particulières prévues par l'article 8 de la présente instruction.
1.5. Matériels en approvisionnement.
a) Approvisionnement courant.
Les matériels en approvisionnement courant comprennent tous ceux qui, détenus par la direction des travaux, ne sont pas attribués à un arrondissement de travaux ou à un chantier pour utilisation ou mise en place.
Il n'existe pas de dotation fixe d'approvisionnement courant ; ceux-ci sont constitués compte tenu des circonstances sur l'ordre du directeur des travaux.
Les matériels en approvisionnement courant sont mis à la disposition des chefs d'arrondissements de travaux, sur leur demande par le chef du service technique de la direction des travaux.
Les matériels en approvisionnement courant peuvent comprendre des matériels et matériaux consommables lorsque ceux-ci n'ont pas encore été attribués à un chantier pour l'incorporation aux ouvrages.
b) Approvisionnement réservé.
Le service des travaux du génie ne détient pas de matériel en approvisionnement réservé.
1.6. Matériel en service.
Les matériels en service comprennent les équipements nécessaires au fonctionnement de la direction des travaux, des arrondissements de travaux et organes qui leur sont rattachés :
objets mobiliers et matériels de bureau ;
instruments et outillages, machines et matériels fixes ou mobiles, des ateliers ou chantiers, à l'exception de ceux qui, devenus immeubles par destination, doivent obligatoirement figurer dans les états descriptifs des lieux conformément aux dispositions de l' instruction du 21 octobre 1955 , article premier.
1.7. Matériels en attente.
Les matériels en attente dans les directions des travaux sont constitués par les matériels qui ne sont ni en approvisionnement, ni en service parce qu'indisponibles pour quelque cause que ce soit (instance de réforme ou de remise aux domaines, en cours de transformation, location, ou mise à disposition d'entrepreneurs ou de tiers à titre exceptionnel).
1.8. Matériels consommables.
Les matériaux et matériels spécialement achetés pour incorporation dans les ouvrages sont considérés comme matériaux consommables.
S'ils entrent dans les magasins de la direction des travaux avant d'être remis aux utilisateurs (5) ils sont pris en comptabilité dans les mêmes conditions que les matériels en approvisionnement.
S'ils sont livrés directement sur les lieux d'utilisation pour être incorporés à un ouvrage, ils n'entrent pas en comptabilité (se reporter à l'annexe III).
1.9. Location de matériel, mise à disposition gratuite des matériels.
Les marchés de travaux peuvent prévoir la location de matériel à des conditions fixées contractuellement après avis de l'administration des domaines.
Eventuellement, ces marchés peuvent prévoir que certains matériels seront mis gratuitement à la disposition de l'entrepreneur, en vue de l'exécution exclusive des travaux, objets des ces marchés.
1.10. Gestion et garde des matériels : responsabilité des personnels qui y participent.
L'officier gérant de la direction des travaux est comptable de tous les matériels en compte dans l'établissement ; les fonctions de détenteur sont assumées par les personnels qui, dans les magasins, les bureaux et tous les autres locaux, ont la garde de ces matériels à titre de dépositaires ou d'usagers.
a) Magasins.
Les magasins de la direction de travaux sont confiés à des magasiniers qui sont détenteurs dépositaires de ces matériels.
Certains magasins secondaires peuvent être installés auprès des arrondissements de travaux éloignés du siège de la direction des travaux ; le matériel de ces magasins reste en compte à la direction des travaux et l'inventaire est tenu par un magasinier détenteur dépositaire directement responsable devant le directeur des travaux.
En l'absence d'un tel magasinier, le chef d'arrondissement est détenteur dépositaire du matériel existant dans ces magasins et il lui appartient de prendre toutes dispositions pour en faire assurer le gardiennage.
Pour les matériels de ces magasins, le chef d'arrondissement peut recevoir délégation pour ordonner certains mouvements nécessaires pour la marche de ses chantiers, à charge d'en informer le comptable des matériels qui régularise ensuite par un ordre de mouvement.
Les matériels (et matériaux en excédent) qui ne sont pas incorporés dans l'ouvrage auquel ils étaient destinés sont stockés dans un magasin et pris en compte.
b) Bureaux et ateliers.
Les matériels (meubles, engins, machines, etc.) existant dans les bureaux, ateliers et tous autres locaux sont remis à l'officier, au sous-officier ou à l'agent dirigeant la partie du service installée dans ces locaux, à charge pour lui d'en confier la garde, la surveillance et l'entretien à l'un de ses subordonnés, militaire ou civil, affecté sur les lieux, qui remplit à leur égard le rôle de magasinier.
Un état inventaire est établi par local et déposé dans un emplacement accessible, sinon apparent.
Les personnels civils et militaires occupant les postes de magasiniers ou assimilés ont la qualité de détenteurs dépositaires, à l'égard des matériels dont la conservation leur est confiée et qui figurent dans un inventaire tenu sous leur responsabilité.
Les personnels civils et militaires qui utilisent effectivement des matériels qui leur sont confiés pour l'exécution d'une tâche ou d'un service déterminé (ouvriers, occupants d'un bureau, etc.), notamment au titre de l'exploitation, ont la qualité de détenteurs usagers ; les magasiniers ou assimilés établissent et tiennent à jour pour chacun d'eux un extrait d'inventaire qu'ils leur font émarger pour prise en charge.
La responsabilité des personnels visés ci-dessus est déterminée dans les conditions fixées par l'article 11 de l'instruction d'application du décret du 22 décembre 1952 précité.
1.11. Surveillance, vérification et contrôle administratif.
Le comptable des matériels s'assure en permanence de la concordance entre les existants de l'inventaire général avec ceux accusés après chaque mouvement par le détenteur intéressé. Sur l'ordre du directeur des travaux, il peut vérifier la concordance entre ces existants en écriture et les existants réels en magasin.
Les vérifications et contrôles sont effectués dans les conditions prévues par l'article 42 de l'instruction précitée.
La surveillance des matériels, au point de vue de leur existence, de leur emploi et de leur entretien, est exercée à tous les degrés de la hiérarchie, par les autorités sous les ordres desquelles sont placés le comptable et les détenteurs.
1.12. Constatation des excédents, manquants, pertes, détériorations ou avaries.
Les pertes, avaries et détériorations sont constatées par état modèle 4 et il est fait application des dispositions de l'article 11 (§ II, III, IV) de l'instruction du 21 octobre 1955.
La constatation et l'évaluation des pertes, avaries et détériorations incombent au directeur des travaux du génie, ainsi que l'exécution des décisions d'imputation et de recouvrement.
Les excédents, manquants, pertes et détériorations qui se révèlent à l'occasion d'un recensement ou d'une remise et prise de service sont constatés dans un procès-verbal modèle N° 421/16 conformément aux dispositions de l'article 20 de l'instruction susvisée.
Les documents utilisés pour signaler les pertes, manquants, excédents, avaries et détériorations sont enregistrés au répertoire analytique des procès-verbaux modèle N° 421/20.
1.13. Réforme des matériels.
Le directeur des travaux propose pour la réforme les matériels hors d'état d'être employés dans leur forme actuelle ; il établit à cet effet un état modèle 4 en mentionnant, en observation, les motifs de la réforme et ses propositions concernant la destination à donner aux matériels réformés (6).
La décision de réforme d'un matériel est prononcée dans les limites de leur compétence (7) par les autorités ayant reçu délégation ou subdélégation de pouvoir étant fait observer que les limites de compétence s'appliquent à la valeur totale, au prix de nomenclature ou au cas où il ne peut être utilisé, au prix d'achat ou de revient des matériels compris sur un même procès-verbal no 4.
Si les matériels n'ont aucune valeur ou si cette valeur est inférieure aux frais de stockage, de garde et de transport, ils sont détruits ou abandonnés à un corps de troupe qui prend à sa charge la destruction ; à défaut, ils sont transportés à la décharge publique.
Si les matériels ont une valeur marchande qui justifie leur mise en vente, ils sont remis à l'administration des domaines à cet effet. En attendant les opérations de vente, ils restent stockés dans les magasins de la direction des travaux.
Mention de la mesure prise est portée sur l'état modèle 4 visé ci-dessus, à la suite de la décision de l'autorité compétente.
Le matériel est sorti des comptes sur certificat administratif de sortie appuyé par l'état modèle 4 ainsi complété.
1.14. Prise et remise de service.
Les modalités de prise et remise de service pour les comptables et les détenteurs dépositaires sont déterminées par les articles 21, 30 et 33 de l'instruction du 21 octobre 1955.
2. Tenue de la comptabilité des matériels du service des travaux et du génie.
2.1. Tenue de la comptabilité des matériels. (8)
La comptabilité des matériels de la direction des travaux est tenue sur des documents permanents par le comptable des matériels et les magasiniers sous les ordres du chef de service technique.
Chaque mouvement est appuyé par des pièces justificatives provisoires ou définitives classées et conservées par le comptable des matériels et les magasiniers.
2.2. Documents permanents.
Fiche magasin imprimé N° 505-1/33311.
Fiche individuelle pour chaque matériel distinct (nomenclature ou hors nomenclature), sur laquelle le magasinier inscrit chronologiquement toutes les entrées et sorties qui lui sont prescrites par ordre de mouvement en faisant apparaître après chaque opération l'existant en magasin (stock après mouvement).
Fiche comptable imprimé N° 505-1/33312 (réf. : no 421/12).
Fiche individuelle pour chaque matériel distinct, sur laquelle le comptable des matériels inscrits chronologiquement toutes les quantités entrées et sorties, en faisant apparaître après chaque opération l'existant en compte et sa répartition dans les différents magasins ou entre les détenteurs.
Registre-journal imprimé N° 505-1/33313 (réf. : no 421/13) destiné à l'enregistrement chronologique de toutes les pièces justificatives des mouvements d'entrée ou de sortie des matériels. Ces pièces sont ensuite classées dans les archives du comptable des matériels en vue de toute justification éventuelle ultérieure.
Répertoire des ordres de mouvement imprimé N° 505-1/33314 (réf. : no 421/14) destiné à l'enregistrement chronologique des ordres de mouvement établis par le comptable des matériels pour être exécutés par les magasiniers.
Répertoire imprimé N° 505-1/33315 (réf. : no 421/15) destiné à l'enregistrement des matériels loués ou mis temporairement, à titre gratuit, à la disposition d'organismes ou de parties prenantes étrangères à l'armée.
Ces matériels continuent à figurer dans les comptes, le bénéficiaire du prêt ou de la location est considéré comme un détenteur usager qui assume la responsabilité correspondante.
Dossier classeur de magasin dans lequel sont classés chronologiquement par le magasinier tous les ordres de mouvements qu'il a reçus et exécutés.
Dossier technique imprimé N° 505-1/33317 destiné au suivi des matériels d'équipement de bureau achetés sur les crédits de financement et les frais généraux de service.
2.3. Imprimés courants.
Les imprimés courants prévus pour la comptabilité des matériels du service des travaux du génie sont énumérés ci-dessous.
Leur utilisation est précisée dans l'annexe I.
Facture imprimé N° 505-1/33301 (réf. : no 421/2-1) établie par le comptable des matériels livrancier en double exemplaire (sortie, entrée).
1. L'exemplaire « sortie » constitue la pièce justificative définitive de sortie de sa comptabilité, après certification et prise en charge par le comptable des matériels réceptionnaire.
2. L'exemplaire « entrée » constitue la pièce justificative définitive d'entrée pour le comptable des matériels réceptionnaire.
Certificat administratif no 505-1/33302 (réf. : no 421/3-1).
Le certificat administratif est établi par le comptable des matériels en l'absence de toute autre pièce justificative normalisée. Il doit être complété par tous autres documents confirmant la réalité des déclarations qu'il contient.
Ordre de mouvement imprimé N° 505-1/33303 (réf. no 421/2-3).
L'ordre de mouvement est établi sur l'ordre du chef du service technique.
Il prescrit à un magasinier de recevoir ou de livrer un matériel et comporte deux exemplaires :
1. L'exemplaire « Magasin » gardé et classé par le magasinier après exécution et mise à jour des « stocks après mouvements ».
2. L'exemplaire « Comptable » constituant certificat provisoire comptable dans l'attente de la pièce justificative définitive.
Etat modèle N° 505-1/33304 (réf. : no 421/2-4).
Cet imprimé est destiné à de multiples utilisations et son titre est complété suivant chaque circonstance.
a). Etat de livraison : remis à la partie prenante qui vient percevoir du matériel dans un magasin.
b). Etat d'expédition : envoyé par la poste le jour même d'une expédition d'un matériel par voie ferrée.
c). Etat de réception : établi par le magasinier lorsqu'un matériel lui parvient sans état de livraison de l'expéditeur.
d). Etat de réintégration : établi par un chef d'arrondissement qui réintègre dans un magasin des matériels détenus sur ses chantiers, par suite de non-utilisation ou de récupération.
e). Etat de consommation : établi par un chef d'arrondissement ou une autorité responsable pour justifier l'incorporation d'un matériel dans les ouvrages (9) ou l'utilisation pour les besoins du service.
f). Etat de perte : établi par une autorité responsable pour justifier la disparition d'un matériel par cas fortuit ou de force majeure.
g). Etat de proposition pour réforme ou destruction.
Carnet de bon de commande imprimé N° 505-1/33316 : ce carnet n'est utilisé que hors métropole.
Carnet de bon de livraison imprimé N° 505-1/33318 : ce carnet n'est utilisé qu'en métropole, en se conformant aux dispositions précisées en annexe II.
Tous les imprimés sont conçus en vue de leur utilisation possible par liasse permettant en cas de besoin de dactylographier en une seule frappe tous les exemplaires correspondant à une même opération.
2.4. Différentes natures de mouvements.
Les mouvements de matériels dans une direction des travaux du génie peuvent être classés en mouvements extérieurs et mouvements intérieurs.
Les mouvements extérieurs affectent les quantités en compte à la direction des travaux :
en augmentation (entrées) ;
en diminution (sorties).
Les mouvements intérieurs n'affectent pas les quantités totales en compte à la direction des travaux, une sortie d'un magasin étant compensée par une entrée correspondante dans un autre magasin.
Chaque mouvement est identifié par le numéro d'inscription chronologique sur le répertoire des ordres de mouvement.
Les différentes opérations qui peuvent être envisagées dans la comptabilité des matériels du service des travaux du génie sont :
a) Mouvement extérieur :
Entrée…
Sortie…
b) Mouvement intérieur :
Ces opérations a) et b) sont analysées en détail dans l'annexe I.
Notes
Annexes
ANNEXE I. Analyse des opérations de mouvements exterieurs et interieurs.
A) Mouvement extérieur « Entrée ».
Les augmentations des quantités en compte à la direction des travaux peuvent être envisagées dans les différents cas suivants :
a). Matériel livré par un service administratif militaire tenant la comptabilité des matériels militaires.
b). Matériel acquis dans le commerce et payé sur facture.
c). Matériel faisant l'objet d'un marché de fourniture.
d). Matériel réintégré après avoir été sorti sur les chantiers et non incorporé dans les ouvrages.
e). Matériel récupéré à la suite des travaux.
Dans les cas a), b), c), la pièce justificative définitive ne parvient généralement pas au comptable des matériels lors de la livraison du matériel.
Le comptable est averti de l'arrivée de ce matériel soit par état de livraison (no 505-1/33304), soit par avis d'expédition de l'organisme livrancier ou du fournisseur sous une forme non normalisée.
Dans les cas d), e), le chef d'arrondissement établit un état de réintégration modèle 4 qu'il remet au magasinier en même temps que le matériel réintégré.
En l'absence d'une pièce mentionnant le matériel reçu, le magasinier établit lui-même un état inventaire de réception modèle 4.
Dans tous les cas, la pièce sur laquelle est mentionné le matériel reçu par le magasinier est adressée par celui-ci au comptable des matériels qui établit immédiatement, à titre de régularisation provisoire, un ordre de mouvement en deux exemplaires :
ordre de mouvement entrée magasin ;
ordre de mouvement entrée comptable tenant lieu de pièce justificative provisoire.
Dans le mouvement entrée chacun des échelons intervient dans les conditions suivantes :
Le magasinier :
Prend livraison du matériel qui lui parvient.
En fait l'inventaire.
Etablit un état de réception modèle 4 (en l'absence d'état de livraison de l'expéditeur), qu'il signe case 20 pour certifier que les quantités ont été contrôlées à l'arrivée, en qualité et en quantité.
Porte au crayon les quantités reçues sur les fiches magasin modèle 11 correspondantes.
Adresse l'état au comptable des matériels.
Garde un double de cet état modèle 4.
Le comptable des matériels :
Reçoit l'état de livraison ou de réception modèle 4.
Présente cet état au chef du service technique qui donne l'ordre de prendre en compte.
Etablit un ordre de mouvement modèle 3 en deux exemplaires :
O. d. M. magasin ;
O. d. M. comptable.
Enregistre l'O. d. M. sur le répertoire des O. d. M. modèle 14 dans les colonnes 1 et 2 à la suite.
Reporte ce numéro case 3 de l'O. d. M.
Date et signe case 20 de l'O. d. M.
Adresse les deux O. d. M. au magasinier.
Garde en instance l'état de livraison sur lequel il porte, case 21 en référence le numéro de l'O. d. M.
Le magasinier :
Reçoit les deux O. d. M.
Reporte les mouvements entrée à l'encre sur les fiches magasin modèle 11, correspondant à chaque matériel intéressé et y inscrit le nouveau stock après mouvement.
Reporte ce stock après mouvement sur les deux O. d. M.
Date et signe les deux O. d. M. case 22.
Retourne au comptable des matériels l'O. d. M. comptable.
Conserve dans le classeur du magasin l'O. d. M. magasin auquel il annexe son double de l'état de réception modèle 4.
Le comptable des matériels :
Reçoit l'O. d. M. comptable complété par le magasinier.
Reporte les mouvements « Entrée » sur les fiches comptables modèle 12, correspondant à chaque matériel intéressé et y inscrit le nouveau stock après mouvement.
Compare avec l'indication du stock accusé par le magasin.
Date et signe case 23 (fichier) de l'O. d. M.
Annule les cases 21, 24, 25, 26.
Classe l'O. d. M. comptable avec l'état de livraison, en attente de la pièce justificative définitive.
Après l'arrivée ou à la création de la pièce justificative définitive (facture administrative, certificat administratif, facture commerciale, etc.) :
Enregistre à l'arrivée la pièce justificative définitive sur le registre-journal modèle 13 sous un numéro à la suite dans les colonnes 1 et 2 et porte en référence dans les colonnes 3 et 4 le numéro et la date du ou des O. d. M. correspondants.
Reporte ce numéro d'enregistrement à l'arrivée dans les colonnes 5 et 6 du répertoire des O. d. M. sur la ou les lignes d'inscription du ou des O. d. M. correspondants.
Porte sur la pièce justificative définitive ce numéro d'enregistrement à l'arrivée, suivi des numéros des O. d. M. correspondants.
Réunit ensemble toutes les pièces correspondant à l'opération et les classe en archives, par ordre de numéro d'inscription, au R.-J. modèle 13.
Dans le cas de non-conformité entre les quantités effectivement reçues et celles portées sur l'état de livraison et sur la pièce justificative définitive, les différences constatées sont mentionnées à l'encre rouge sur les pièces litigieuses et doivent faire l'objet d'une régularisation en accord avec l'organisme livrancier ou le fournisseur.
B) Mouvement extérieur « Sortie ».
Les diminutions des quantités en compte à la direction des travaux peuvent être envisagées dans les différents cas suivants :
a). Livraison d'un magasin à un organisme extérieur (établissement, corps de troupe).
b). Livraison d'un magasin à un chantier en vue de l'incorporation dans les ouvrages.
c). Livraison pour utilisation normale du matériel consommable.
d). Perte, détérioration.
e). Remise aux domaines.
Les matériels prêtés ou loués ne sont pas considérés comme sortis des comptes. Le bénéficiaire du prêt ou de la location est considéré comme un détenteur usager qui assume la responsabilité correspondante.
Dans les cas a) et b), l'ordre de livraison émane toujours du service technique de la direction des travaux.
Dans le cas a) (livraison à un organisme extérieur), le comptable des matériels établit les pièces suivantes constituées en liasse permettant une seule frappe dactylographiée :
état de livraison modèle 4 ou d'expédition destiné au destinataire après certification d'exécution par le magasinier ;
facture sortie modèle 1 destinée à constituer la pièce justificative définitive de sortie après mention de prise en compte par le destinataire ;
facture entrée modèle 1 constituant la pièce justificative entrée définitive dans la comptabilité du destinataire ;
ordre de mouvement sortie magasin modèle 3 constituant l'ordre d'exécution pour le magasinier qui le garde dans son classeur de magasin ;
ordre de mouvement sortie comptable modèle 3 qui constitue la pièce justificative provisoire de sortie pour le comptable des matériels après signature du magasinier certifiant l'exécution.
Dans le cas b) (livraison d'un magasin à un chantier pour incorporation dans les ouvrages), le comptable des matériels établit la liasse suivante :
état de livraison modèle 4 en deux exemplaires :
exemplaire destiné au chef d'arrondissement à joindre à sa comptabilité auxiliaire ;
exemplaire revenant au comptable des matériels après mention de prise en charge par le chef d'arrondissement ;
ordre de mouvement sortie magasin modèle 3 ;
ordre de mouvement sortie comptable modèle 3 (pièce justificative provisoire de sortie).
La justification définitive de sortie est fournie ultérieurement par certificat administratif de sortie établi soit par le chef d'arrondissement en liaison avec le comptable des matériels, soit par le comptable des matériels sur production par le chef d'arrondissement d'un ou plusieurs états de consommation pour incorporation dans les ouvrages.
Plusieurs certificats administratifs pourront éventuellement être établis pour un même ordre de mouvement de sortie.
Dans le cas c) (consommation normale de matériel), l'initiative de l'opération appartient aux détenteurs qui établissent un état de consommation accompagné éventuellement d'un rapport justificatif s'il y a lieu.
Dans le cas d) (perte et détérioration), l'état de consommation est accompagné d'un procès-verbal de constatation modèle N° 421/17 qui reçoit ensuite les décisions concernant la mise en jeu des responsabilités. Les mouvements « sortie » sont portés dans les comptes sans attente des décisions.
Dès réception des états de consommation ou de perte et après acceptation par le chef du service technique, le comptable des matériels établit une liasse enregistrée sous un même numéro :
un certificat administratif de sortie modèle 2 qui constitue la pièce justificative définitive de sortie ;
un ordre de mouvement de sortie magasin modèle 3 ;
un ordre de mouvement sortie comptable modèle 3.
Les deux dernières pièces sont destinées à assurer la concordance entre les stocks existants sur la fiche comptable et la fiche magasin après acceptation par le chef du service technique du fait accompli signalé par le détenteur du matériel.
Dans le mouvement sortie, cas a), chacun des échelons intervient dans les conditions suivantes :
Le comptable des matériels :
Reçoit du chef du service technique l'ordre d'exécuter une livraison.
Etablit la liasse d'imprimés relative à l'opération :
état de livraison ou d'expédition modèle 4 ;
O. d. M. sortie magasin modèle 3 ;
O. d. M. sortie comptable modèle 3 ;
facture sortie modèle 1 ;
facture entrée modèle 1.
Enregistre les O. d. M. au répertoire des O. d. M. sous un numéro à la suite dans les colonnes 1 et 2.
Date et signe case 20 des O. d. M.
Adresse l'état de livraison et les deux O. d. M. au magasin exécutant.
Garde en instance les deux factures.
Le magasinier :
Reçoit l'état de livraison et les deux O. d. M.
Prépare et effectue la livraison (ou l'expédition).
Reporte les mouvements sortie sur les fiches magasin modèle 11, correspondant à chaque matériel intéressé et y inscrit le nouveau stock après mouvement.
Reporte ce stock sur les deux O. d. M. colonne 17.
Date et signe les deux O. d. M. case 21.
Remet au réceptionnaire l'état de livraison (ou envoie l'état d'expédition).
Retourne au comptable des matériels l'O. d. M. comptable.
Conserve l'O. d. M. magasin dans le classeur du magasin.
Le comptable des matériels :
Reçoit l'O. d. M. comptable signé après exécution par le magasinier.
Reporte les mouvements sortie sur les fiches comptables modèle 12 correspondant à chaque matériel intéressé et y inscrit le nouveau stock après mouvement.
Compare avec l'indication du stock accusé par le magasinier.
Date et signe l'O. d. M. case 23.
Remplit les factures : case 21 d'exécution par le magasin et case 24 (date d'envoi de la facture).
Enregistre les factures sur le registre-journal modèle 13, colonnes 1 et 2.
Reporte sur le R.-J., colonnes 3 Et 4, les références de l'O. d. M.
Reporte sur le répertoire des O. d. M. les références d'enregistrement de la facture.
Envoie les deux factures (sortie et entrée) au réceptionnaire.
Remplit la case 24 de l'O. d. M. pour mentionner la date d'envoi des factures.
Classe l'O. d. M. comptable en attente du retour de la facture sortie.
Au retour de la facture sortie signée par le réceptionnaire :
Reporte sur le registre-journal, colonnes 7 et 8, sur la ligne d'enregistrement de la facture, les références de prise en compte par le comptable réceptionnaire.
Date et signe case 25 de l'O. d. M.
Réunit ensemble toutes les pièces correspondant à l'opération et les classe en archives par ordre de numéro au R.-J.
Dans les cas b), c), d), e), des inscriptions analogues, adaptées au cas considéré, doivent être portées sur les pièces établies et reçues.
C) Mouvement intérieur.
Un mouvement intérieur n'affecte pas les quantités totales en compte à la direction des travaux ; il entraîne seulement une modification dans la répartition de ces quantités entre les différents magasins intéressés.
Un mouvement intérieur est exécuté sur l'ordre du chef du service technique (à son initiative ou à la demande d'un chef d'arrondissement).
Le comptable des matériels établit la liasse d'imprimés :
O. m. M. sortie magasin ;
O. d. M. sortie comptable ;
O. d. M. entrée magasin ;
O. d. M. entrée comptable.
Le magasinier qui livre le matériel agit dans des conditions analogues à celles qui sont prévues pour une sortie en mouvement extérieur et le magasinier qui reçoit le matériel, comme pour une entrée en mouvement extérieur.
Le comptable des matériels reporte les mouvements en diminution et en augmentation dans la colonne 17 prévue pour chaque magasin, sur la fiche comptable correspondant à chaque matériel intéressé et vérifie avec les « stocks après mouvement » déclarés par les magasiniers.
ANNEXE II. Dispositions particulières pour le suivi des matériels et matériaux livrés directement sur un chantier (ou atelier), pour être incorporés a un ouvrage.
TITRE UNIQUE Analyse des opérations de ce mouvement.
a) En métropole.
1. Au moment de la commande, le chef d'arrondissement établit :
soit une lettre de commande dans le cas d'un achat sur facture ;
soit un ordre de service dans le cas d'un achat fait dans le cadre d'un marché.
Les imprimés utilisés sont ceux prévus par l'instruction relative à la comptabilité et à l'exécution des travaux dans le service du génie (applicable en métropole) (1).
2. La certification de la réception de la fourniture est portée par le surveillant de travaux :
pour les lettres de commande, sur l'exemplaire « surveillant de travaux » de ces lettres ; cet exemplaire est joint ensuite à l'échéancier de facturation ;
pour les ordres de service, dans la case des certifications, réservée au surveillant de travaux, de l'attachement en valeur.
3. Si la fourniture est remise à un corps ou à un établissement chargé de sa mise en œuvre, le surveillant de travaux établit un bon de livraison (no 505-1/33318) en quatre exemplaires signés par le représentant du corps ou de l'établissement et par lui-même. Deux exemplaires sont laissés au représentant du corps ou de l'établissement pour ses services administratifs et son service du casernement (ou d'entretien) : un exemplaire est joint à la pièce justificative de dépenses certifiée par le surveillant de travaux (cf. 2o ci-avant) et adressée à l'arrondissement, qui conserve cet exemplaire ; le quatrième exemplaire, destiné au surveillant de travaux est classé dans le dossier technique d'immeuble où la fourniture a été mise en œuvre.
Les matériels et matériaux qui, éventuellement n'auraient pas été consommés sur le chantier, ou par le corps ou l'établissement, sont entrés dans les magasins du génie et pris en compte suivant la procédure définie en annexe I.
b) Hors métropole.
Au moment de la commande, le chef d'arrondissement établit un bonde commande (no 505-1/33316) en quatre exemplaires. Ce bon est issu d'un carnet à souches dont le modèle est donné à la fin de cette annexe.
Le 1er feuillet est remis au fournisseur accompagné d'un ordre de service ou d'une lettre de commande.
Le 2e est conservé par l'arrondissement ou par l'officier chargé du casernement du corps de troupe.
Le 3e, revêtu de tous les renseignements nécessaires, va à l'appui de la facture commerciale (ou du mémoire) conservé par le comptable « finances » de la direction des travaux.
Le 4e renseigné à l'aide du 3e exemplaire constitue la souche du carnet qui est conservé par l'arrondissement.
Ce mouvement n'affecte pas la comptabilité des matériels propre au service du génie.
Le contrôle peut s'exercer en cours d'opération à l'aide des exemplaires 2 et 3 du bon de commande et a posteriori sur l'exemplaire 3 conservé par la direction des travaux et sur l'exemplaire 4 conservé par l'arrondissement.
Dans ce mouvement chacun des échelons intervient dans les conditions suivantes :
Le chef d'arrondissement (ou l'un de ses subordonnés régulièrement habilité à cet effet) :
1. Etablit un bon de commande en quatre exemplaires à l'aide du carnet à souches.
2. Envoie l'exemplaire 1 accompagné de la lettre de commande ou de l'ordre de service, au fournisseur.
3. Renseigne la case : lieu d'utilisation des exemplaires 2, 3 et 4.
4. Le réceptionnaire prend livraison des matériels ou matériaux qui lui parviennent.
5. En fait l'inventaire.
6. Porte sur les exemplaires 2 et 3 la date de la livraison, accuse réception et envoie au bureau de l'arrondissement l'exemplaire 3.
7. Conserve l'exemplaire 2.
8. Dès qu'il reçoit la facture commerciale (ou le mémoire), le chef d'arrondissement fait porter sur les exemplaires 3 et 4 la suite des renseignements nécessaires.
9. Transmet la facture ou mémoire à la direction des travaux accompagnés de l'exemplaire 3 (2).
Le comptable « finances » de la direction des travaux joint l'exemplaire 3 à l'exemplaire « archives » de la facture (ou mémoire).
Les matériels et matériaux qui, éventuellement, n'auraient pas été consommés sur le chantier font l'objet d'un état de réintégration suivi d'un ordre de mouvement « entrée ».
Ils sont portés sur un certificat administratif « entrée » comme s'il s'agissait d'une livraison du fournisseur directement au magasin et sont pris en compte sur la fiche no 505-1/33312 (cf. A) de l'annexe I).