INSTRUCTION N° 192/DEF/DCCM/ADM/UNITES relative au port comptable et à la conservation des documents de comptabilité.
Abrogé le 30 juin 2006 par : INSTRUCTION N° 160/DEF/DCCM/ADM/UNITES relative au port comptable et à la conservation des documents de comptabilité. Du 01 octobre 1999NOR D E F B 9 9 5 1 1 4 8 J
1. Port comptable.
1.1. Définition.
Toute unité autonome est rattachée à un port comptable pour la liquidation définitive de ses dépenses, l'apurement des comptes et le versement de ses archives. S'agissant des bâtiments, le port comptable est normalement le port de stationnement.
1.2. Changement de port.
Un bâtiment constitué en unité autonome qui reçoit un nouveau port de stationnement situé dans une autre région maritime doit être rattaché au port comptable de sa nouvelle région, sous réserve que la durée de son séjour dans les limites de cette dernière présente un caractère suffisant de permanence.
Des séjours de courte durée provoqués, notamment, par une mission temporaire ou une indisponibilité périodique d'entretien et de réparation ne répondent pas à cette condition.
Pour l'application de cette disposition, une proposition de changement de port comptable est établie en temps utile par le commandement maritime à compétence territoriale du port de provenance et transmise à la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM/ADM/UNITES).
Le changement de port comptable prend effet le 1er janvier de l'année suivant celle au cours de laquelle le mouvement du bâtiment aura eu lieu, l'apurement de la comptabilité étant assuré par le port auquel il était rattaché pendant l'année au titre de laquelle cette comptabilité aura été établie.
1.3. Responsabilités.
Afin d'éviter d'inutiles transferts d'archives, chaque port comptable assure, quels que soient les mouvements ultérieurs des bâtiments, la conservation des archives relatives aux années durant lesquelles ces derniers leur auront été rattachés.
L'enregistrement et le contrôle des mandatements sont assurés par le port comptable, quel que soit le port de stationnement.
Au début de chaque année, une circulaire prise sous le présent timbre indique le port comptable de chaque unité autonome ainsi que les ports comptables auxquels elle était, le cas échéant, précédemment rattachée.
2. RÈgles de conservation des archives.
2.1. Unités.
L'annexe I indique les règles de conservation des différentes comptabilités des unités, à l'exception du matériel de l'aéronautique navale pour lequel il y a lieu de se reporter à l'instruction citée en référence c).
2.2. Centres interunités locaux d'administration des marins.
Les règles de conservation des archives des centres interunités locaux d'administration des marins (CILAM) sont fixées en annexe II.
2.3. Centre informatique du commissariat.
Les bulletins initiaux et les bulletins périodiques sont conservés par le centre informatique du commissariat (CIC) pendant un délai de trente ans à compter de la date à laquelle l'intéressé a été rayé des contrôles de l'activité. Ces documents sont conservés en l'état, sur microfilm, sur disque optique compact ou tout autre support d'archivage informatique. Après ce délai, ils sont versés au service historique ou détruits sur demande de ce service.
3. Textes abrogÉs.
Les circulaire n° 377/M/CMa/1 du 29 avril 1965 relative à la conservation des comptabilités des services de la solde et des unités administratives et circulaire n° 3893/DEF/CMa/1 du 30 juin 1980 relative à la désignation du « port comptable » des bâtiments constitués en unités administratives sont abrogées.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général, directeur central du commissariat de la marine,
Bernard DE CADENET.
Annexes
ANNEXE I. CONSERVATION DES COMPTABILITES DES UNITES.
comptabilités. | Règles de conservation. | Exceptions. |
|---|---|---|
Personnel, finances. | Versée annuellement au service de la solde du port comptable. Conservée pendant les cinq années qui suivent la clôture de l'exercice comptable afférent, détruite à l'issue sous réserve que les comptes aient été apurés. | Les carnets des paiements faits sur fonds d'avances et les pièces justificatives associées sont conservés dix années par le service de la solde, puis détruits. Le registre des fonds privés et les registres des opérations de succursales navales sont conservés pendant trente ans par le service de la solde, puis détruits. Le registre des actes de l'administration financière et des actes de l'état civil ainsi que les contrôles du service de la solde sont conservés trente ans par le service de la solde puis versés aux archives du port. |
Vivres. | Versée annuellement au service de la solde du port comptable. Conservée pendant les cinq années qui suivent la clôture de l'exercice comptable afférent, détruite à l'issue sous réserve que les comptes aient été apurés. | Le registre des procès-verbaux est conservé pendant dix années par le service de la solde, puis détruit. |
Matériel d'emploi commun. | Conservée dans l'unité durant cinq années (délai ramené à trois ans après décision de l'autorité chargée de la surveillance administrative), puis remisée au service de la solde du port comptable qui procède à sa destruction. Le service de la solde peut autoriser l'unité à procéder directement à la destruction de sa comptabilité, sous réserve que les comptes de l'unité aient fait l'objet d'au moins une vérification depuis. | Le registre des actes administratifs est conservé pendant dix années par le service de la solde, puis détruit. |
Masses. | La comptabilité des fonds et celle des matériels sont parties intégrantes des comptabilités « personnel, finances » et « matériel d'emploi commun » de l'unité dont les règles de conservation sont indiquées ci-dessus. La comptabilité de gestion de l'année écoulée est conservée cinq ans dans l'unité avant d'être versée au service de la solde. Ce dernier peut autoriser l'unité à procéder directement à la destruction de sa comptabilité, sous réserve que les comptes de l'unité aient fait l'objet d'au moins une vérification depuis. | Les unités conservent en outre, pendant cinq ans après la fin des livraisons de matériels ou de prestations, les dossiers de mise en concurrence des fournisseurs établis par leurs soins. Passé ce délai, ces dossiers peuvent être détruits après accord du service de la solde. |
Tables et mess. | Elles suivent les dispositions de la comptabilité « vivres » de l'unité. |
|
Coopératives. | Les documents comptables afférents à une année sont conservés par le président du comité de gestion pendant les deux années suivantes, puis remis au service de la solde qui les conserve pendant trois ans. La comptabilité est détruite à l'issue. | Le journal est versé aux archives du port. |
Foyers. | Les documents comptables afférents à une année sont conservés par le directeur du foyer pendant les cinq années qui suivent la période comptable de référence. La comptabilité est détruite à l'issue. | Le livre-journal et le registre général sont remis au service de la solde pour versement aux archives du port. |
ANNEXE II. CONSERVATION DES ARCHIVES DES CENTRES INTERUNITES LOCAUX D'ADMINISTRATION DES MARINS.
Types d'archives. | Lieu d'archivage. | Durée de conservation. |
|---|---|---|
Documents authentiques ou certifiés reçus des unités. | Service de la solde. | Cinq années précédant la gestion en cours. |
Copies de documents reçus des unités. | Service de la solde. | Jusqu'à la remise de la comptabilité « personnel, finances » de l'unité au service de la solde. |
Documents produits par le CILAM et ayant valeur de pièce justificative. | Service de la solde. | Cinq années précédant la gestion en cours. |
Documents et listages intermédiaires servant à l'échange d'informations. | Sections et bureaux du CILAM. | Jusqu'à la production d'états récapitulatifs ou de données incluses dans les dossiers concernés et archivés cinq ans. |
Rapports d'audit. | Service de la solde. | Dix années précédant la gestion en cours. |