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Archivé DIRECTION CENTRALE DU COMMISSARIAT DE LA MARINE : sous-direction « administration-finances » ; bureau « administration des unités »

INSTRUCTION N° 160/DEF/DCCM/ADM/UNITES relative au port comptable et à la conservation des documents de comptabilité.

Du 30 juin 2006
NOR D E F B 0 6 5 1 4 3 8 J

Référence(s) : Loi N° 68-1250 du 31 décembre 1969 relative à la prescription des créances sur l'Etat, les départements, les communes et les établissements publics. Décret du 17 octobre 1910 relatif à l'administration et à la comptabilité de la solde. Instruction N° 109/EMM/PL/MTA du 21 mai 1982 relative aux archives de la marine.

d). Instruction n° 296/DEF/SC/AERO/ADM du 28 décembre 1994 (n.i. BO, BT, 1995, p. 335 ; BMT 120/T) ;

Instruction N° 98/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 21 novembre 2000 relative à la comptabilité des foyers de la marine. Instruction N° 4/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 10 janvier 2002 relative à la comptabilité des cercles navals, des cercles mixtes interarmées relevant de la marine et des cercles d'officiers mariniers.

Texte(s) abrogé(s) : Instruction N° 192/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 01 octobre 1999 relative au port comptable et à la conservation des documents de comptabilité.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM 113.8., 511-0.2.3.

Référence de publication : BOC n°1 PP du 11/1/2007

1. Port comptable.

1.1. Définition.

Toute formation administrative est rattachée à un port comptable pour la liquidation définitive de ses dépenses et le versement de ses archives. S'agissant des bâtiments, le port comptable est normalement le port de stationnement.

1.2. Changement de port.

Un bâtiment constitué en formation administrative qui reçoit un nouveau port de stationnement situé dans un autre arrondissement maritime doit être rattaché au port comptable de son nouvel arrondissement, sous réserve que la durée de son séjour dans les limites de ce dernier présente un caractère suffisant de permanence.

Des séjours de courte durée provoqués, notamment, par une mission temporaire ou une indisponibilité périodique d'entretien et de réparation ne répondent pas à cette condition.

Pour l'application de cette disposition, une proposition de changement de port comptable est établie en temps utile par le commandement maritime à compétence territoriale du port de provenance et transmise à la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM/ADM/UNITES) .

Le changement de port comptable prend effet le 1er janvier de l'année suivant celle au cours de laquelle le mouvement du bâtiment aura eu lieu, l'archivage de la comptabilité étant assuré par le port auquel il était rattaché pendant l'année au titre de laquelle cette comptabilité aura été établie.

1.3. Responsabilités.

Afin d'éviter d'inutiles transferts d'archives, chaque port comptable assure, quels que soient les mouvements ultérieurs des bâtiments, la conservation des archives relatives aux années durant lesquelles ces derniers leur auront été rattachés.

L'enregistrement et le contrôle des mandatements sont assurés par le port comptable, quel que soit le port de stationnement.

Au début de chaque année, une circulaire prise sous le présent timbre indique le port comptable de chaque formation administrative ainsi que les ports comptables auxquels elle était, le cas échéant, précédemment rattachée.

2. Règles de conservation des archives.

2.1. Formations.

L'annexe I indique les règles de conservation des différentes comptabilités des formations, à l'exception du matériel de l'aéronautique navale pour lequel il y a lieu de se reporter à l'instruction citée en référence d).

Les comptabilités des formations outre-mer sont archivées par les directions des commissariats d'outre-mer (DICOM) et les comptabilités des formations basées en France métropolitaine par le service administratif et financier de la marine (SERVAFIM).

Le respect des règles d'archivage est contrôlé à l'occasion des opérations de contrôle externe menées par les SERVAFIM et les DICOM.

2.2. Centres d'administration.

Les règles de conservation des archives des centres d'administration sont fixées en annexe II.

2.3. Centre informatique du commissariat.

Le centre informatique du commissariat (CIC) conserve les informations relatives à la situation du personnel en matière de solde pendant un délai de trente ans, à compter de la date de radiation des contrôles de l'activité.

Ces documents sont conservés en l'état, sur papier, sur microfilm, sur disque optique numérique non réinscriptible.

Après ce délai, ils sont versés au service historique de la défense/département marine ou détruits sur demande de ce service.

2.4. Perspectives d'évolution.

Il convient de noter que le développement de la télé-administration dans les prochaines années est de nature à modifier profondément l'articulation actuelle du travail administratif, principalement fondée sur les échanges de documents papier, et par conséquent la pertinence des règles actuelles de conservation des archives.

3. Texte abrogé.

L' instruction n° 192 /DEF/DCCM/ADM/UNITES du 01 octobre 1999 relative au port comptable et à la conservation des documents de comptabilité est abrogée.

Pour la ministre de la défense et par délégation :

Le commissaire général de 1re classe, directeur central du commissariat de la marine,

Bernard LENOIR.

Annexes

ANNEXE I. Conservation des comptabilités des formations.

Comptabilités.	Règles de conservation.	Exceptions.
Personnel finances.	Versée annuellement au SERVAFIM ou à la DICOM du port comptable. Conservée pendant les cinq années qui suivent la clôture de l'exercice comptable afférent, détruite à l'issue.	Le livre I « Trésorerie », le livre II « Personnel » du registre des actes d'administration (RAA) ainsi que les contrôles du SERVAFIM (ou DICOM) sont conservés pendant trente ans par le SERVAFIM (ou DICOM) puis versés au service historique de la défense/département marine. Les documents utiles à une procédure juridictionnelle en cours.
Vivres, tables individuelles et collectives, mess.	Formations embarquées : versée annuellement au SERVAFIM ou la DICOM du port comptable. Conservée pendant les cinq années qui suivent la clôture de l'exercice comptable afférent, puis détruire à l'issue. Formations à terre : conservée pendant les cinq premières années qui suivent la clôture de l'exercice afférent, puis encore cinq années par le SERVAFIM ou la DICOM du port comptable, puis détruire à l'issue.	Le livre III « Alimentation » du RAA est conservé pendant dix années par le SERVAFIM (ou DICOM), puis détruit.
Matériel d'emploi commun.	Conservée dans la formation durant cinq années (délai pouvant être ramené à trois ans sur autorisation du SERVAFIM ou de la DICOM du port comptable), puis remisée au SERVAFIM (ou DICOM) du port comptable qui procède à sa destruction. Le SERVAFIM ou la DICOM peut autoriser la formation à procéder directement à la destruction de sa comptabilité, sous réserve que les comptes de la formation aient fait l'objet d'au moins une vérification.	Le livre IV « Matériel » du RAA est conservé pendant les cinq années par le SERVAFIM (ou DICOM), puis détruit.
Masses.	La comptabilité des fonds et celle des matériels sont parties intégrantes des comptabilités « personnel-finances » et « matériel d'emploi commun » de la formation dont les règles de conservation sont indiquées ci-dessus. La comptabilité de gestion de l'année écoulée est conservée dix ans dans la formation avant d'être versée au SERVAFIM ou à la DICOM du port comptable. Ce dernier peut autoriser la formation à procéder directement à la destruction de sa comptabilité, sous réserve d'une analyse des risques préalables.	Les formations conservent en outre, pendant dix ans après la fin des livraisons de matériels ou de prestations, les dossiers de mise en concurrence des fournisseurs établis par leurs soins. Passé ce délai, ces dossiers peuvent être détruits après accord du SERVAFIM (ou DICOM).
Coopératives.	Les documents comptables sont conservés par le président du comité de gestion pendant les deux années suivantes, puis remis au SERVAFIM ou à la DICOM qui les conservent pendant trois ans. La comptabilité est détruite à l'issue.	Le journal est versé au service historique de défense/département marine.
Cercles, foyers.	Les documents comptables sont conservés par le directeur du cercle ou du foyer pendant les dix années qui suivent la période comptable de référence. La comptabilité est détruite à l'issue.	Le livre journal et le registre général sont remis au SERVAFIM (ou DICOM) pour versement au service historique de défense/département marine.

ANNEXE II. Conservation des archives des centres d'administration. (1)

Types d'archives.	Lieu d'archivage.	Durée de conservation.
Documents authentiques ou certifiés reçus des formations.	SERVAFIM	Cinq années précédant la gestion en cours sauf : les documents concernant directement les situations individuelles, conservés trente ans par le centre d'administration puis versés au service historique de la défense/département marine. les documents utiles à une procédure juridictionnelle en cours, conservés jusqu'à clôture définitive de ladite procédure.
Copies de documents reçus des formations.	SERVAFIM	Jusqu'à la remise de la comptabilité « personnel-finances » de la formation au SERVAFIM.
Documents produits par le centre d'administration et ayant la valeur de pièce justificative.	SERVAFIM	Cinq années précédant la gestion en cours.
Documents et listages intermédiaires servant à l'échange d'informations.	Sections et bureaux du centre d'administration	Jusqu'à la production d'états récapitulatifs ou de données incluses dans les dossiers concernés et archivés cinq ans.
Rapports d'audit.	SERVAFIM	Dix années précédant la gestion en cours.

Notes

1Ces centres d'administration sont le centre d'administration marine de la solde (CAMAS), le centre d'administration marine des indemnités de déplacement (CAMID), le centre administratif du commissariat de la marine (CADCOM) et le centre d'administration de l'alimentation (C2A).