La présente instruction a pour objet de fixer les conditions dans lesquelles devront être établies et transmises les propositions de nomination ou de promotion dans les ordres nationaux du personnel civil en activité de service.

Elle concerne l'ensemble du personnel civil œuvrant pour la défense : personnel du ministère (d'administration centrale et des services déconcentrés, fonctionnaires des filières administrative et technique mais aussi ouvriers d'Etat et contractuels), personnel des industries d'armement (dirigeants, cadres, ingénieurs…).

Les autorités concernées voudront bien apporter le plus grand soin à l'établissement des propositions qui devront refléter la richesse des carrières et métiers offerts par le ministère de la défense sur l'ensemble du territoire national. Ces propositions pourront également mettre en évidence les évolutions en matière d'emploi du personnel civil au sein des armées et services.

Pour chaque ordre national, un contingent annuel de croix est mis à la disposition du ministre de la défense. Compte tenu de la modicité de ce contingent, les autorités concernées devront veiller à ne proposer que des personnes possédant une indiscutable valeur, la vocation des ordres nationaux n'étant pas de récompenser une simple ancienneté de services mais des personnes qui s'acquittent de leur mission au-delà de ce que leur assignent leurs statuts (services de haute qualité rendus durablement, actes particuliers de dévouement accomplis sous le signe du désintéressement absolu).

Afin que les propositions du ministre de la défense correspondent aux souhaits exprimés par les plus hautes autorités de l'Etat, les autorités destinataires voudront bien veiller à accorder aux candidatures féminines la place qui leur revient compte tenu de l'importance de leur action au bénéfice de la collectivité nationale.

Par ailleurs, le caractère universel des ordres nationaux, rappelé par ces hautes autorités, impose que les propositions effectuées soient équilibrées sur le plan géographique et donnent une image plus fidèle de la société française actuelle.

1. Conditions requises pour être proposable.

Il est précisé que les durées de service énoncées ci-après, différentes de celles exigées par la réglementation, sont les minima observés au travers des dernières promotions : ils varient selon la catégorie statutaire à laquelle la personne proposée peut être rattachée, le parcours professionnel (passé et potentiel) de celle-ci, l'importance des responsabilités assurées, l'existence d'activités syndicales, associatives…

Les personnes qui ont obtenu une distinction honorifique autre qu'un ordre national depuis moins de deux ans ne peuvent être présentées. S'agissant des ordres nationaux, le délai entre deux récompenses est, en principe, de cinq ans.

Une même personne ne peut être proposée simultanément dans les deux ordres nationaux ; la récompense de ses mérites relève de l'un ou de l'autre. Il appartient donc à l'autorité chargée d'effectuer les propositions d'orienter la candidature vers l'ordre national le plus approprié à la récompense des services rendus par chaque personne proposée.

La durée des services ou l'ancienneté dans les ordres nationaux doit être arrêtée au 31 décembre de l'année au titre de laquelle la proposition est effectuée.

1.1. Légion d'honneur.

Les services rendus par la personne qu'il est envisagé de proposer doivent pouvoir être qualifiés d'éminents. Par le terme « éminents », il faut entendre les actions ou séries d'actes dont les résultats intéressent l'ensemble du pays et contribuent, en eux-mêmes, à sa défense, son développement ou son rayonnement. Tous les domaines (technique, juridique, économique…) sont concernés. La personne proposée doit être considérée comme une référence, un modèle dans son domaine.

Cette personne doit, de surcroît, pouvoir se prévaloir des anciennetés de services suivantes :

1.1.1. Pour le grade de chevalier.

Vingt ans de services effectifs au moins sont exigés des candidats au moment où la proposition est établie.

1.1.2. Pour le grade d'officier.

Les intéressés devront, non seulement compter au moins huit années d'ancienneté dans le grade de chevalier, mais également pouvoir se prévaloir de mérites nouveaux depuis leur admission dans l'ordre.

Il faut entendre par mérites nouveaux : l'accès à un nouveau poste (ce changement devant être intervenu depuis une année au moins), un accroissement significatif des responsabilités confiées à la personne proposée, une action marquante réalisée par celle-ci.

1.1.3. Pour le grade de commandeur.

Les intéressés devront non seulement compter au moins sept années d'ancienneté dans le grade d'officier mais également pouvoir se prévaloir de mérites nouveaux.

1.2. Ordre national du Mérite.

Les services rendus par la personne qu'il est envisagé de proposer doivent pouvoir être qualifiés de distingués. Peut ainsi être récompensée la personne qui depuis de nombreuses années accomplit avec conscience et dévouement des actions au bénéfice de la collectivité.

Cette personne doit, de surcroît, pouvoir se prévaloir des anciennetés de services suivantes :

1.2.1. Pour le grade de chevalier.

Les intéressés devront compter au moins dix-huit ans de services effectifs au moment de leur proposition, ramenés à seize ans pour les candidatures présentant un caractère de haute valeur.

1.2.2. Pour le grade d'officier.

Les intéressés devront non seulement compter au moins sept années d'ancienneté dans le grade de chevalier mais également pouvoir se prévaloir de mérites nouveaux.

1.2.3. Pour le grade de commandeur.

Les intéressés devront non seulement compter au moins six années d'ancienneté dans le grade d'officier mais également pouvoir se prévaloir de mérites nouveaux.

2. Établissement des propositions.

2.1. Recensement des candidatures.

Sur la base des critères précédemment énoncés, il appartient au secrétaire général pour l'administration de recueillir les candidatures présentées par :

• les directions relevant de son autorité ;

• les états-majors et services communs ;

• la délégation générale pour l'armement (pour le personnel du ministère).

2.1.1. Personnel civil du ministère.

2.1.1.1. Cas du personnel des états-majors et services communs.

Il appartient aux états-majors de chaque armée et aux services communs de centraliser toutes les propositions établies par les échelons locaux placés sous leur autorité.

Pour mener à bien cette mission, chaque armée et service devra procéder à la désignation d'un « responsable décoration » au niveau central. Ce responsable sera notamment chargé de coordonner les travaux de recensement des candidatures. Il sera également l'interlocuteur privilégié de la sous-direction des bureaux du cabinet, bureau des décorations, à laquelle seront communiquées ses coordonnées.

Les états-majors et services devront procéder à un fusionnement national et à une sélection préférentielle des candidatures. Les propositions, dans chaque ordre national et par grade dans l'ordre considéré, devront faire l'objet d'un classement unique incluant l'ensemble des personnes présentées.

Une fois établies, ces listes préférentielles, accompagnées des états de propositions décrits au chapitre suivant, seront adressées à la direction de la fonction militaire et du personnel civil.

2.1.1.2. Cas du personnel du ministère en fonction à la délégation générale pour l'armement.

Pour le personnel du ministère, il appartient à la délégation générale pour l'armement, direction des ressources humaines, de centraliser toutes les propositions établies par l'ensemble des services de la délégation générale pour l'armement.

La direction des ressources humaines procédera à un fusionnement national et à une sélection préférentielle des candidatures. Les propositions dans chaque ordre national et par grade dans l'ordre considéré devront faire l'objet d'un classement unique incluant l'ensemble du personnel présenté.

Une fois établies, ces listes préférentielles, accompagnées des états de propositions, devront être adressées à la direction de la fonction militaire et du personnel civil avec copie à la sous-direction des bureaux du cabinet, bureau des décorations.

2.1.1.3. Ensemble du personnel civil du ministère.

Pour l'ensemble du personnel civil du ministère, il appartiendra à la direction de la fonction militaire et du personnel civil de procéder, en concertation avec le bureau des décorations de la sous-direction des bureaux du cabinet, pour chaque ordre national, à des ultimes fusionne-ment et sélection conformément aux principes généraux énoncés en remarques préliminaires.

La sélection ainsi effectuée sera, en dernier lieu, soumise à l'agrément du secrétaire général pour l'administration.

2.1.2. Personnel des industries d'armement.

Pour le personnel des industries d'armement, il appartient à la délégation générale pour l'armement, direction des ressources humaines, de centraliser toutes les propositions établies par les industries d'armement.

La direction des ressources humaines procédera à un fusionnement national et à une sélection préférentielle des candidatures. Les propositions dans chaque ordre national et par grade dans l'ordre considéré devront faire l'objet d'un classement unique incluant l'ensemble des personnes présentées.

Une fois établies, ces listes préférentielles, accompagnées des états de propositions, devront être adressées directement à la sous-direction des bureaux du cabinet, bureau des décorations.

2.2. Etats de propositions.

Les états de propositions devront être conformes à l'imprimé N° 307*/45 ci-joint et être renseignés avec le plus grand soin.

Une attention particulière devra être portée à la rédaction de l'exposé des motifs justifiant la proposition qui doit, de manière concise mais précise, décrire non seulement la carrière du postulant depuis ses débuts (différents postes occupés, spécificités de ceux-ci, attributions et responsabilités qu'ils comportent) mais aussi faire état des qualités intrinsèques de la personne proposée, de ses éventuelles activités syndicales, associatives, de ses mandats électifs…

Unique élément d'appréciation de la candidature par les échelons supérieurs à l'autorité d'emploi, ces précisions ont donc une importance déterminante quant au sort réservé à chaque candidature.

3. Transmission des propositions.

Le secrétaire général pour l'administration et le délégué général pour l'armement devront transmettre leurs propositions respectives (liste préférentielle et états de propositions) à la sous-direction des bureaux du cabinet, bureau des décorations, chargée de l'étude technique des candidatures et de l'élaboration des documents permettant au ministre d'effectuer son choix.

Seuls les mémoires de proposition des candidats susceptibles d'être retenus seront adressés, sur demande expresse, à la sous-direction des bureaux du cabinet, bureau des décorations.

Les états nominatifs de proposition du secrétaire général pour l'administration et du délégué général pour l'armement devront être adressés à la sous-direction des bureaux du cabinet, bureau des décorations, au plus tard le 15 septembre pour la Légion d'honneur et le 15 décembre pour l'ordre national du Mérite.

Ces dates doivent impérativement être respectées ; la réception des propositions par la sous-direction des bureaux du cabinet marque le début d'une procédure comportant plusieurs phases successives (étude technique des propositions, demande des mémoires, sélection des candidats, transmission des propositions à la grande chancellerie de la Légion d'honneur) qui doivent se dérouler selon un calendrier précis dont il est impossible de s'affranchir.