INSTRUCTION N° 300161/DEF/SGA/DFP relative aux modalités de gestion, d'administration et de formation du personnel civil du service militaire adapté.
Abrogé le 25 novembre 2015 par : INSTRUCTION N° 353586/DEF/SGA/DRH-MD relative aux modalités de gestion, d'administration et de formation du personnel civil du service militaire adapté. Du 25 janvier 2005NOR D E F P 0 5 5 0 1 5 2 J
Le décret 91-1000 du 30 septembre 1991 (BOC, p. 3281) relatif au commandement du service militaire adapté, dispose que les effectifs du service militaire adapté sont inscrits au budget du ministre chargé des départements et territoires d'outre-mer mais que les emplois sont pourvus par le ministre de la défense ; le ministre chargé des DOM-TOM assume par conséquent les dépenses relatives aux rémunérations et charges sociales afférentes à ces emplois.
La présente instruction a pour objet de préciser selon quelles modalités les différentes catégories de personnel civil affectées sur lesdits emplois sont gérées et administrées et quels sont à leur égard les rôles respectifs des ministères de l'outre-mer et de la défense ainsi que des chefs de corps des régiments du service militaire adapté (SMA) et des bureaux des personnels civils (BPC) des commandements supérieurs des forces armées en outre-mer (COMSUP).
Une convention ministérielle entre le ministère de la défense et le ministère de l'outre-mer annexée à la présente instruction précise les modalités de gestion de l'administration des ouvriers de l'État mis à disposition du SMA.
1. Gestion et administration des fonctionnaires.
Conformément à l'article 10 de l' instruction 1565 /DEF/EMA/OL/2 du 31 juillet 2002 (BOC, p. 7238) relative à l'application de l'arrêté interministériel portant mission et organisation du service militaire adapté, les fonctionnaires du ministère de la défense affectés au SMA sont détachés pour une longue durée auprès du ministère chargé de l'outre-mer, dans les conditions prévues par le décret 85-986 du 16 septembre 1985 (BOC, p. 2939) relatif au régime particulier de certaines positions des fonctionnaires de l'État et à certaines modalités de cessation définitive de fonctions.
À cet égard, la recherche des candidatures au sein du ministère de la défense se fait par diffusion des fiches descriptives d'emploi, établies par le commandement du service militaire adapté (COMSMA), par la direction de la fonction militaire et du personnel civil du ministère de la défense (DFP). La sélection des candidats est de la compétence du COMSMA. La DFP est seule habilitée pour prononcer le détachement. Les fonctionnaires du ministère de la défense sont détachés dans un emploi qui n'ouvre pas droit à intégration dans un statut particulier propre au ministère chargé de l'outre-mer.
Les dossiers administratifs des fonctionnaires détachés sont détenus par les services de gestion du personnel civil des COMSUP qui veillent à la mise à jour régulière des arrêtés de détachement en liaison avec la direction de la fonction militaire et du personnel civil (DFP).
Les fonctionnaires détachés sont notés par les chefs de corps des régiments du SMA, en application des règles relatives à la notation posées par la DFP.
Les règles et les calendriers d'avancement sont ceux déterminés chaque année par la DFP.
2. La gestion et l'administration des ouvriers de l'état.
Les ouvriers de l'État destinés à exercer leurs fonctions au SMA sont mis à disposition de celui-ci en application de l' arrêté interministériel du 07 octobre 1996 (BOC, p. 4489). La décision de mise à disposition est prise par le COMSUP qui a effectué le recrutement, après accord écrit au COMSMA.
Les ouvriers concernés sont rémunérés sur la base des dispositions appliquées aux ouvriers de l'État en fonction dans les établissements du ministère de la défense, selon les modalités prévues par la convention signée des deux ministères. En matière d'avancement, les ouvriers de l'État mis à disposition du SMA sont régis par les règles applicables au ministère de la défense.
Les dossiers des ouvriers mis à disposition du SMA sont détenus par les BPC des COMSUP chargés de leur mise à jour permanente, en particulier des dossiers de pension. L'état-major des armées désigne, en tant que de besoin, le ou les commissariats chargés du contrôle périodique de ces dossiers.
3. La formation du personnel civil du service militaire adapté.
Le commandement du service militaire adapté assure la formation de son personnel civil. Les coûts de formation sont à la charge du ministère d'origine pour ce qui concerne la formation statutaire (formation d'adaptation à l'emploi par exemple) et à la charge du ministère d'emploi pour la formation continue.
Dans le cadre d'une coopération interministérielle, le ministère de la défense peut accueillir du personnel employé au SMA dans ses propres formations à caractère collectif, sous réserve de la compensation financière correspondante. L'accueil gracieux d'agents du SMA dans des formations du ministère de la défense à coût pédagogique nul ou payées à l'heure/groupe doit être organisé chaque fois que possible et relève alors d'accords locaux entre les deux ministères.
Les indemnités de stage et de déplacement restent à la charge exclusive du SMA.
4. Représentation des personnels dans les instances de concertation.
Conformément à l' instruction 1565 /DEF/EMA/OL/2 du 31 juillet 2002 relative à l'application de l'arrêté interministériel portant mission et organisation du service militaire adapté, en matière d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, la réglementation en vigueur au ministère de la défense, notamment le décret 85-755 du 19 juillet 1985 (BOC, p. 4150) modifié, relatif à l'hygiène, la sécurité du travail et à la prévention et les textes qui en découlent, s'appliquent aux formations du SMA.
En conséquence, le personnel du ministère de la défense détaché auprès du ministère chargé des DOM-TOM ou mis à sa disposition, doit être rattaché à un CHSCT constitué dans leur département ou territoire d'affectation.
De ce fait, par dérogation aux dispositions de l' instruction 300001 /DEF/SGA/DFP/PER/5 du 06 janvier 2003 (BOC, p. 956) relative aux élections des représentants du personnel civil aux CHSCT, ces agents sont électeurs et éligibles au CHSCT auquel ils sont rattachés.
Les voix des ouvriers de l'État sont prises en compte pour déterminer la représentation de ces personnels dans les commissions d'avancement et les conseils de discipline auxquels ils sont rattachés selon les termes de la convention jointe à la présente instruction.
S'agissant des commissions administratives paritaires (CAP) les fonctionnaires détachés ont le droit de voter dans les organismes paritaires de leurs ministères d'origine et d'accueil.
Les fonctionnaires détachés auprès du ministère chargé des DOM-TOM demeurent rattachés aux CAP du ministère de la défense compétentes pour leur corps d'appartenance.
Les ouvriers de l'État relèvent des commissions de réforme compétentes pour les ouvriers de l'État de la défense affectés dans le même département ou territoire. Ils sont électeurs et éligibles à ces organismes.
Pour la ministre de la défense et par délégation :
Le contrôleur général des armées, directeur de la fonction militaire et du personnel militaire,
Jean-Michel PALAGOS.
Pour la ministre de l'outre-mer et par délégation :
Le directeur des affaires économiques, sociales et culturelles de l'outre-mer,
Philippe LEYSSENE.
Annexe
ANNEXE. Convention.
Contenu
Préambule.
En application de l'article 4 du décret 91-1000 du 30 septembre 1991 (BOC, p. 3281) relatif au commandement du service militaire adapté, les emplois des personnels en fonctions auprès de celui-ci sont pourvus par le ministère de la défense. Les dépenses relatives aux rémunérations et charges sociales de ces agents sont à la charge du ministère de l'outre-mer.
Dans ce cadre le ministère de la défense met à disposition du ministère de l'outre-mer des ouvriers de l'État selon les dispositions de l' arrêté interministériel du 07 octobre 1996 (BOC, p. 4489).
La présente convention a pour but de fixer d'un commun accord entre le ministère de la défense et le ministère de l'outre-mer les modalités qui seront appliquées pour l'administration et la gestion des personnels ouvriers de l'État ainsi mis à disposition.
Convention.
Entre :
La ministre de la défense,
représentée par le directeur de la fonction militaire et du personnel civil,
et :
La ministre de l'outre-mer
représentée par le directeur des affaires économiques, sociales et culturelles de l'outre-mer,
Il est convenu ce qui suit :
Section 1.
Mise à disposition.
Art. 1er
Pendant toute la durée de leur mise à disposition, les personnels ouvriers du ministère de la défense visés dans le préambule conservent avec toutes conséquences de droit, le bénéfice de leur statut d'ouvrier de l'État du ministère de la défense ainsi que des dispositions qui pourraient le modifier ou s'y substituer.
Art. 2
Les chefs de corps des régiments du service militaire adapté (SMA) exercent les actes de gestion en ce qui concerne :
le contrôle de présence et d'absence ;
l'organisation du temps de travail (y compris le temps partiel) et les conditions de travail ;
la médecine de prévention et la médecine de contrôle des arrêts de travail pour maladie ;
les régimes de congés annuels, de congés exceptionnels et de congés sans salaire. Les ouvriers mis à disposition bénéficieront du régime de congés du ministère de l'outre-mer s'il est plus avantageux ;
la notation selon les règles en vigueur au ministère de la défense. Les bureaux des personnels civils (BPC) fournissent le matériel nécessaire aux travaux de notation.
Les BPC leur apportent leur expertise dans la préparation des décisions et leur prestation de service dans leur élaboration et sont les interlocuteurs privilégiés des chefs des régimes du service militaire adapté en matière de gestion des ouvriers de l'État.
Art. 3
Pendant la durée de la mise à disposition, les chefs de corps des régiments du SMA :
I. Informent sans délai les BPC des commandements supérieurs des services armées en outre-mer (COMSUP) et l'organisme responsable de la rémunération des agents, des éléments variables susceptibles d'affecter la rémunération tels que :
les absences régulières (congés, stages...) ou irrégulières ;
les arrêts de travail pour maladie, accident du travail ou maladie professionnelle ;
les congés de maternité ou l es congés parentaux.
II. Saisissent assorties de leur avis, les COMSUP, des demandes :
de présentation devant une commission de réforme en vue d'une admission au bénéfice d'une autorisation spéciale d'absence rémunérée pour maladie, d'un congé de longue durée ou de longue maladie ou d'une admission à la retraite pour impossibilité définitive et absolue d'assurer l'emploi ;
de reconnaissance d'accident du travail ou de maladie professionnelle (avec ou sans rente d'invalidité) ;
d'admission à la retraite ;
de cessation progressive d'activité ;
de démission ;
de cessation anticipée d'activité des travailleurs de l'amiante.
III. Supportent les coûts inhérents :
à l'exercice de la médecine du travail, de prévention et de contrôle ;
aux déplacements afférents aux stages ou aux missions.
Les congés de toute nature mentionnés au présent article sont accordés par les COMSUP.
Contenu
Section 2.
Administration et gestion
Art. 4
En matière d'avancement les ouvriers de l'État mis à disposition sont régis par les règles applicables aux ouvriers de l'État du ministère de la défense notamment en ce qui concerne l'avancement d'échelon à l'ancienneté.
Les propositions d'avancement d'échelon au choix, d'avancement de groupe et d'octroi des mesures spécifiques en faveur des ouvriers anciens sont établies par les chefs de corps des régiments du SMA compte tenu de l'effectif des ouvriers mis à disposition, du nombre des conditionnants et des vacances budgétaires dont ils disposent en ce qui concerne les avancements de groupe.
Ces propositions sont adressées aux BPC des COMSUP qui les soumettent à la commission d'avancement (ou à l'une des commissions d'avancement s'il en existe plusieurs) constituée dans le département ou le territoire d'affectation des ouvriers concernés. Les chefs de corps des régiments du SMA peuvent se faire représenter à cette commission lorsqu'elle examine le cas des ouvriers mis à disposition sous réserve des règles de fonctionnement des commissions d'avancement des ouvriers de l'État du ministère de la défense.
Les essais pour l'accès au groupe supérieur ou pour changement de profession sont jugés par la commission d'essais la plus adéquate constituée dans le département ou le territoire et désignée par le BPC du COMSUP.
Après consultation des commissions les décisions d'avancement sont prises par les COMSUP et adressées pour mise en oeuvre aux chefs de corps des régiments du SMA.
Art. 5
Le régime disciplinaire auquel sont soumis les ouvriers du ministère de la défense et la procédure prévue en matière d'abandon de poste sont intégralement applicables aux ouvriers mis à disposition. L'initiative des propositions de sanction ou de suspension provisoire incombe aux chefs de corps des régiments du SMA qui les soumettent selon le niveau de la sanction, aux COMSUP ou à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (DFP).
Le conseil de discipline compétent est celui constitué dans le département ou le territoire d'affectation de l'ouvrier concerné pour les sanctions du 2e au 4e niveau, le conseil de discipline supérieur présidé par le directeur de la fonction militaire et du personnel civil pour les sanctions des 5e et 6e niveaux.
Art. 6
Les BPC des COMSUP tiennent immédiatement informés les chefs de corps des régiments du SMA :
de toute modification des règles applicables aux ouvriers de l'État ;
des décisions prises dans les matières énumérées aux articles 3-II, 4 et 5 de la présente convention qu'il appartient aux chefs de corps du SMA de mettre en oeuvre.
Contenu
Section 3
Durée de la mise à disposition.
Art. 7
La mise à disposition est effectuée pour une durée de cinq ans renouvelable. Le non-renouvellement de la mise à disposition ou son interruption avant le terme prévu peut intervenir à la demande de l'ouvrier, du ministère de l'outre-mer ou du ministère de la défense, mais suppose l'accord des trois parties, sauf dans le cas où une sanction disciplinaire de déplacement d'office est prononcée à l'égard de l'ouvrier.
Art. 8
Lorsque la mise à disposition est interrompue ou n'est pas renouvelée, trois propositions de réaffectation au sein du ministère de la défense sont présentées à l'ouvrier (sauf dans le cas de déplacement d'office à titre disciplinaire).
S'il n'accepte aucune de ces propositions, il a la possibilité de solliciter un congé sans salaire pour convenance personnelle dans les conditions réglementaires, sa démission ou son admission à la retraite. S'il ne formule aucune de ces demandes et ne rejoint aucun des postes proposés, une procédure de radiation des contrôles pour abandon de poste est engagée à son encontre.
Contenu
Section 4.
Rémunérations, pensions.
Art. 9
Les ouvriers mis à disposition sont affiliés au fonds spécial des pensions des ouvriers des établissements industriels de l'État à l'issue de leur période d'auxiliariat s'ils sont jugés aptes physiquement et professionnellement et sont redevables des retenues pour pension prévues au titre de ce régime. Ils ne peuvent en conséquence être affiliés par le ministère de l'outre-mer à un autre régime de base ou de retraite complémentaire.
Art. 10
La rémunération mensuelle de base des ouvriers mis à disposition est constituée de leur forfait mensuel de rémunération, du taux de salaire horaire afférent aux groupe et échelon dans lesquels ils sont classés et de la prime de rendement qui leur est servie. Cette rémunération mensuelle de base est susceptible d'évoluer en fonction des décisions d'avancement d'échelon ou de groupe qui peuvent être prises en faveur de ces ouvriers.
À cette rémunération s'ajoutent, le cas échéant, les heures supplémentaires réellement effectuées.
Les ouvriers mis à disposition bénéficient des mesures générales de revalorisation des salaires applicables aux ouvriers de l'État du ministère de la défense. En conséquence, ils ne peuvent se prévaloir des mesures d'augmentation des salaires ou traitements de base prises dans le ministère de l'outre-mer.
Art. 11
Le ministère de la défense continue d'assurer le paiement de la rémunération et des charges sociales (part patronale) afférentes à la situation de l'ouvrier mis à disposition.
Le ministère de l'outre-mer restitue au ministère de la défense, selon la procédure du rétablissement de crédit, le montant de ces dépenses (charges sociales et primes y afférent).
Contenu
Section 5.
Dispositions diverses.
Art. 12
Le ministère de l'outre-mer remboursera au ministère de la défense les prestations en espèces, les rentes d'accidents du travail ou de maladies professionnelles, les pensions d'invalidité ainsi que les rentes et pensions aux ayants droit qui incomberont au ministère de la défense par suite de décès survenus ou de blessures, maladies ou infirmités reçues ou contractées par le fait ou à l'occasion du service, pendant la période de mise à disposition de ces ouvriers.
Les charges correspondantes seront récapitulées sur un état qui sera adressé à la fin de chaque trimestre au ministère d'accueil.
Art. 13
Le ministère de l'outre-mer s'engage à prendre directement en charge les dommages causés tant à lui-même qu'à ses agents ou à des tiers par le fait ou à l'occasion de l'emploi d'ouvriers mis à sa disposition et à substituer sa responsabilité à celle du ministère de la défense, dans le cas où elle viendrait à être recherchée.
Art. 14
Le ministère de l'outre-mer s'interdit tout recours contre le ministère de la défense pour les dommages causés à ses agents ou à son matériel par les ouvriers mis à sa disposition, sauf en cas de faute lourde commise par l'un de ces ouvriers dont il aurait demandé, sans succès, la réintégration au ministère de la défense.
Art. 15
La présente convention est susceptible d'être modifiée ou complétée à la demande de l'une ou l'autre des parties.
Art. 16
La présente convention est applicable aux ouvriers de l'État affectés au SMA au moment de son entrée en vigueur ainsi qu'à ceux recrutés postérieurement.
Art. 17
La présente convention est conclue entre les parties signataires pour une durée de cinq ans, renouvelable par tacite reconduction.
Contenu
Fait à Paris le 25 janvier 2005.
Pour la ministre de la défense et par délégation :
Le contrôle général des armées, directeur de la fonction militaire et du personnel militaire,
Jean-Michel PALAGOS.
Pour la ministre de l'outre-mer et par délégation :
Le directeur des affaires économiques, sociales et culturelles de l'outre-mer,
Philippe LEYSSENE.