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direction des ressources humaines du ministère de la défense : service des ressources humaines civiles ; sous-direction des relations sociales, des statuts et des filières

INSTRUCTION N° 353586/DEF/SGA/DRH-MD relative aux modalités de gestion, d'administration et de formation du personnel civil du service militaire adapté.

Du 25 novembre 2015
NOR D E F S 1 5 5 2 2 2 9 J

Référence(s) : Code du 17 avril 2024 de la défense (Dernière modification le 1er janvier 2019) Décret N° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l'État pris pour l'application de l'article 7. de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État. Décret N° 91-1000 du 30 septembre 1991 relatif au commandement du service militaire adapté. Décret N° 2001-822 du 05 septembre 2001 portant dispositions applicables aux agents contractuels de droit public du ministère de la défense mentionnés à l'article 34 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations. Décret N° 2008-370 du 18 avril 2008 organisant les conditions d'exercice des fonctions, en position d'activité, dans les administrations de l'État. Décret N° 2010-888 du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de l'appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l'État. Décret N° 2011-184 du 15 février 2011 relatif aux comités techniques dans les administrations et les établissements publics de l'État. Décret N° 2011-1864 du 12 décembre 2011 autorisant le ministre de la défense et des anciens combattants à déléguer certains de ses pouvoirs en matière d'administration et de gestion du personnel civil du ministère de la défense. Arrêté INTERMINISTÉRIEL du 30 septembre 1991 portant mission et organisation du service militaire adapté. Arrêté interministériel du 07 octobre 1996 relatif à la mise à disposition des personnels ouvriers. Arrêté du 14 décembre 2011 relatif à l'application du décret n° 2011-1864 du 12 décembre 2011 autorisant le ministre de la défense à déléguer certains de ses pouvoirs en matière d'administration et de gestion du personnel civil du ministère de la défense. Arrêté du 10 septembre 2012 relatif à l'entretien professionnel et à la reconnaissance de la valeur professionnelle des fonctionnaires et de certains agents non titulaires civils du ministère de la défense. Autre du 12 juin 2012 des actes de gestion du personnel civil relevant du commandement supérieur des forces armées dans la zone Sud de l'Océan Indien. Autre du 15 juin 2012 des actes de gestion du personnel civil relevant du commandement supérieur des forces armées aux Antilles. Autre du 22 juin 2012 des actes de gestion du personnel civil relevant du commandement supérieur des forces armées de Nouvelle-Calédonie. Autre du 29 juin 2012 des actes de gestion du personnel civil relevant du commandement supérieur des forces armées en Guyane.

Pièce(s) jointe(s) :     Une annexe.

Texte(s) abrogé(s) : Instruction N° 300161/DEF/SGA/DFP du 25 janvier 2005 relative aux modalités de gestion, d'administration et de formation du personnel civil du service militaire adapté.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  240.16., 254-0.1.8.

Référence de publication : BOC n°36 du 05/8/2016

Introduction.

Aux termes des articles D3222-19 à D3222-22 du code de la défense relatifs au commandement du service militaire adapté (SMA), les effectifs du SMA sont inscrits au budget du ministre chargé des départements et collectivités d'outre-mer mais les emplois sont pourvus par le ministère de la défense. Le ministère des outre-mer assume par conséquent les dépenses relatives aux rémunérations et charges sociales afférentes à ces emplois.

La présente instruction a pour objet de préciser les modalités selon lesquelles les différentes catégories du personnel civil sont gérées et administrées ainsi que les rôles respectifs du ministère des outre-mer, du ministère de la défense, du centre ministériel de gestion de Saint-Germain-en-Laye, des chefs de corps des unités du SMA et des bureaux ressources humaines - personnel civil (BRH-PC) auprès des commandements supérieurs des forces armées en outre-mer à l'égard du personnel civil.

À l'exception de ceux délégués par arrêté au ministère des outre-mer, les actes de gestion sont pris par les autorités ayant reçu délégation des pouvoirs du ministre de la défense en matière d'administration et de gestion du personnel civil du ministre de la défense. Ces autorités sont respectivement le service des ressources humaines civiles de la direction des ressources humaines du ministère de la défense (DRH-MD/SRHC) et le centre ministériel de gestion de Saint-Germain-en-Laye (CMG-SGL), en application du décret n° 2011-1864 du 12 décembre 2011 et de l'arrêté du 14 décembre 2011 modifié.

De plus, en application des conventions de délégation de gestion susvisées passées entre le CMG-SGL  et les commandements supérieurs des forces armées des départements et collectivités d'outre-mer (COMSUP), les bureaux ressources humaines - personnel civil (BRH-PC) placés auprès des COMSUP assurent les actes de gestion prévus au titre de ces délégations.

1. DISPOSITIONS COMMUNES À l'ENSEMBLE DES AGENTS.

1.1. Définition des emplois et sélection des candidatures.

La détermination des emplois à pourvoir est de la compétence exclusive du commandement du service militaire adapté. À cet égard, la recherche des candidatures au sein du ministère de la défense se fait par diffusion des fiches de poste au modèle MORGANE, établies par le département des ressources humaines du commandement du service militaire adapté (COMSMA) et mises en ligne sur la bourse nationale des emplois civils (BNE).

La sélection des candidats, qui s'opère également en prenant en compte la situation du personnel civil des COMSUP concernés, est de la compétence du COMSMA.

A défaut de candidature interne à la défense, les fiches descriptives d'emplois pourront être diffusées sur la bourse interministérielle de l'emploi public (BIEP).

Les centres ministériels de gestion (ou le service parisien de soutien de l'administration centrale) sont seuls habilités pour prononcer l'affectation du personnel civil du ministère de la défense sur proposition du COMSMA.

1.2. Gestion des dossiers administratifs.

Les dossiers administratifs des agents affectés au SMA sont détenus et instruits par les bureaux RH-PC des COMSUP. Ces bureaux veillent à la mise à jour régulière des dossiers du personnel en liaison avec le CMG-SGL. La gestion de proximité s'effectue en relation avec les bureaux de gestion du personnel des unités territoriales du SMA.

1.3. Conditions d'emploi.

L'agent affecté est régi par les conditions de travail fixées par le régiment du service militaire adapté (RSMA), notamment en ce qui concerne les obligations de service.

En ce qui concerne le régime des congés et de l'aménagement et de réduction du temps de travail (ARTT), l'agent est soumis à celui en vigueur au sein du ministère de la défense. 

1.4. Représentation du personnel dans les instances de concertation.

À titre transitoire et dérogatoire, pour la période 2015-2018, le personnel civil du SMA vote au seul comité technique ministériel du ministère de la défense ainsi qu'au comité technique de proximité relevant du ministère de la défense.

Les crédits de temps syndicaux susceptibles d'être attribués au personnel civil du SMA proviennent du contingent global du ministère d'accueil. La réglementation afférente à l'exercice du droit syndical est également celle du ministère d'accueil.

1.5. Autorisations d'absence.

La gestion des autorisations spéciales d'absence pour la participation aux travaux des assemblées électives et des organismes professionnels, pour événements de famille et en cas de cohabitation avec une personne atteinte d'une maladie contagieuse est assurée par le SMA selon la règlementation applicable au ministère de la défense.

1.6. Évaluation.

Les agents sont évalués conformément aux règles en vigueur au ministère de la défense (DRH-MD/SRHC/GPC) qui transmettra chaque année à la direction des ressources humaines du ministère des outre-mer les modalités et calendriers correspondants. Les formulaires d'entretien sont ceux utilisés par le ministère de la défense.

L'agent affecté au sein d'un RSMA bénéficie d'un entretien individuel avec son supérieur hiérarchique ou le responsable sous l'autorité duquel il est placé selon les critères et règles fixées pour le grade ou le corps de l'intéressé.

Cet entretien fait l'objet d'un compte rendu sur la manière de servir de l'intéressé.

Ce compte rendu est transmis à l'agent, qui peut y apporter des observations. Ainsi complété, le compte rendu est transmis au bureau RH-PC du COMSUP qui l'utilise comme support pour apprécier la valeur professionnelle de l'agent.

1.7. Formation professionnelle.

Le commandement du service militaire adapté assure la formation de son personnel civil. Les coûts de formation sont à la charge du ministère de la défense pour ce qui concerne la formation statutaire (formation d'adaptation à l'emploi par exemple) et à la charge du ministère des outre-mer pour la formation continue.

La gestion du droit individuel à la formation (DIF) est assurée par l'administration d'accueil le temps de l'affectation. L'agent peut utiliser les droits acquis au DIF alors qu'il est affecté dans l'administration d'accueil.

Dans le cadre d'une coopération interministérielle, le ministère de la défense peut accueillir du personnel employé au SMA dans ses propres formations à caractère collectif, sous réserve de la compensation financière correspondante. Dans le même cadre, le SMA peut accueillir du personnel employé au ministère de la défense dans ses propres formations et dans les mêmes conditions.

En cas d'action de formation à coût pédagogique nul, l'accueil se fait à titre gracieux.


 

1.8. Frais de déplacement.

L'ensemble des frais de déplacement et des indemnités de stage des agents du SMA reste à la charge exclusive du SMA.

1.9. Traitement du contentieux.

Le contentieux né de recours liés à des actes délégués au SMA ainsi que celui concernant la contestation de la liquidation de leur rémunération sera traité par le SMA en lien avec le comptable assignataire dès lors qu'il le concerne.

Le contentieux né de recours liés à des actes pris par le ministère de la défense sera traité par la direction des affaires juridiques du ministère de la défense.

1.10. Action sociale.

L'action sociale relève du ministère de la défense. Les assistants(es) de service social du ministère de la défense assurent le suivi et l'accompagnement individuel des agents. Lorsque cet accompagnement implique l'attribution d'une aide pécuniaire ou d'un prêt social, les assistants(es) de service social du ministère de la défense instruisent la demande.

1.11. Aménagement des postes de travail.

Le SMA assure la prise en charge des aménagements de poste de travail des femmes enceintes et des agents reconnus travailleurs handicapés ou invalides.

1.12. Accidents de travail et maladies professionnelles.

La reconnaissance de l'imputabilité au service des accidents du travail et des maladies professionnelles est assurée par le ministère de la défense.

1.13. Comité médical.

Le comité médical compétent est celui du ministère de la défense.

1.14. Médecine statutaire.

Les congés de longue maladie et de longue durée, les congés pour accidents de service et maladies professionnelles restent de la compétence du ministère de la défense.

1.15. Restauration.

Les agents issus du ministère de la défense ont accès aux restaurants administratifs du ministère de la défense et du SMA/MININT dans des conditions identiques à celles des autres agents.

2. GESTION ET ADMINISTRATION DES FONCTIONNAIRES.

Conformément au décret n° 2008-370 du 18 avril 2008 cité en référence, les fonctionnaires du ministère de la défense sont affectés au sein du SMA en position normale d'activité.

Le fonctionnaire affecté au sein d'un RSMA reste géré par le ministère de la défense conformément aux dispositions du statut particulier de son corps à l'exception des actes de gestion délégués par le ministère de la défense au ministère chargé de l'outre-mer par arrêté du 25 novembre 2015 (A).

2.1. Instances de concertation.

S'agissant des commissions administratives paritaires (CAP) les fonctionnaires placés en position normale d'activité et affectés au SMA demeurent exclusivement rattachés à la CAP du ministère de la défense et, le cas échéant, à la commission administrative paritaire locale (CAPL) du CMG-SGL compétente pour leur corps d'appartenance.

2.2. Avancement et promotion.

Les règles et modalités d'avancement de grade et de promotion de corps relèvent de la responsabilité du ministère de la défense en tant que gestionnaire des corps. Les taux et volumes de promotions sont ceux établis pour le ministère de la défense.

La DRH du ministère de la défense se concerte avec la DRH du ministère des outre-mer sur les projets de mesures ou décisions susceptibles d'avoir une incidence financière sur le programme 138 « Emploi outre-mer » (action « aide à l'insertion et à la qualification professionnelles »).

Les propositions concernant les avancements de grade et de corps sont établies par les chefs de corps des RSMA en prenant en compte les critères de gestion des corps concernés et sont transmises au chef du BRH-PC concerné après saisine par le CMG-SGL.

Le ministère de la défense communique en temps utiles les dates des commissions administratives paritaires à la DRH du commandement du service militaire adapté.

2.3. Entretien professionnel.

Le fonctionnaire affecté au RSMA est évalué annuellement conformément à l'arrêté du 10 septembre 2012 relatif à l'entretien professionnel et à la reconnaissance de la valeur professionnelle des fonctionnaires et de certains agents non titulaires civils du ministère de la défense.

2.4. Discipline.

Les propositions de sanction faites par le SMA sont instruites par l'autorité compétente relevant du ministère de la défense conformément aux dispositions règlementaires contenues dans le décret n° 2011-1864 du 12 décembre 2011 et l'arrêté du 14 décembre 2011 modifié, cités en référence.

2.5. Rémunération.

Le fonctionnaire affecté en PNA au sein d'un régiment du service militaire adapté (RSMA) est rémunéré, sur les crédits de masse salariale du programme 138 « emploi outre-mer », en application de la grille indiciaire et des textes indemnitaires de son corps d'origine.

À titre exceptionnel et dérogatoire, les règles de gestion appliquées en matière indemnitaire sont celles adoptées par le ministère de la défense.

La rémunération du personnel civil affecté au sein d'un RSMA est :

  • pré-comptée par les services d'administration du personnel (SAP) du GSBDD/DICOM de proximité ;

  • liquidée par les services administratifs et financiers du GSBDD/DICOM de proximité selon les règles en vigueur au sein du ministère de la défense, payée par les TPG de rattachement des GSBDD/DICOM de proximité.

Le RIFSEEP doit s'appliquer à tous les corps de fonctionnaires de l'État au plus tard au 1er janvier 2017. Les fonctionnaires du ministère de la défense affectés en PNA au sein du SMA doivent bénéficier du RIFSEEP selon le calendrier d'adhésion prévu par le ministère de la défense pour chaque corps.

Concernant l'indemnité de fonctions, de sujétions et d'expertise (IFSE), l'article 2. du décret n° 2014-513 du 20 mai 2014 modifié, précise que les fonctions occupées par les fonctionnaires d'un même corps ou statut d'emploi doivent être réparties au sein de différents groupes. A titre exceptionnel et dérogatoire, le SMA établit la catégorisation des emplois des fonctionnaires du ministère de la défense en PNA sur la base des classements applicables au ministère de la défense.

Le montant de prime (IFSE, PFR ou autre indemnité) des agents et le cas échéant du complément indemnitaire annuel (CIA) évoluera en application des règles applicables au sein du ministère de la défense. Ces éléments sont transmis au GSBdD/DICOM de rattachement pour prise en compte dans la rémunération du personnel civil.

Les montants de revalorisation annuelle des primes et indemnités sont ceux applicables au sein du ministère de la défense et sont à prendre en compte dans la programmation de l'enveloppe catégorielle annuelle inscrite sur le programme 138 « Emploi outre-mer ».

Lors du placement en position normale d'activité le montant indemnitaire mensuel versé au fonctionnaire au titre de son corps, de son grade et des fonctions exercées, ainsi que de sa manière de servir est conservé.

Les circulaires indemnitaires et note de gestion du ministère de la défense seront transmises au ministère des outre-mer/SMA.

3. GESTION ET ADMINISTRATION DES OUVRIERS DE l'éTAT.

Les ouvriers de l'État destinés à exercer leurs fonctions au sein d'un RSMA sont mis à disposition de celui-ci en application de l'arrêté interministériel du 7 octobre 1996 modifié, cité en référence.

La convention du 25 novembre 2015 signée entre le ministère de la défense et le ministère des outre-mer régit les modalités de mise à disposition de l'ensemble des ouvriers de l'État du ministère de la défense en fonctions au sein d'un RSMA.

Une décision collective de mise à disposition est prise par la DRH-MD sur proposition du COMSMA pour les ouvriers de l'État actuellement en poste au sein d'un RSMA.

Pour l'avenir, il pourra être pris des décisions individuelles de mise à disposition dans les mêmes conditions pour les ouvriers de l'État souhaitant être affectés au sein d'un RSMA.

Par dérogation à l'article 5. de l'arrêté interministériel du 7 octobre 1996 précité, les ouvriers de l'État concernés sont rémunérés par les GSBDD/DICOM de proximité, sur les crédits de masse salariale du programme 138 « emploi outre-mer » sur la base des dispositions réglementaires applicables aux ouvriers de l'État en fonctions dans les établissements du ministère de la défense.

4. DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES.

À compter du 1er décembre 2015, tous les fonctionnaires affectés au SMA sont placés en position normale d'activité.

5. Abrogation.

L'instruction n° 300161/DEF/SGA/DFP du 25 janvier 2005 relative aux modalités de gestion, d'administration et de formation du personnel civil du service militaire adapté est abrogée.


 

Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le contrôleur général des armées,
directeur des ressources humaines du ministère de la défense,

Jacques FEYTIS.


Pour le ministre des Outre-Mer et par délégation :

Le directeur général des Outre-Mer,

Alain ROUSSEAU.

Annexe

Annexe. Convention de mise à disposition des ouvriers de l'État du ministère de la défense auprès du service militaire adapté.