1. Généralités.

Les bureaux conseils militaires (BCM) sont des organismes d'expertise placés auprès des autorités maritimes à compétence territoriale (AMT), commandants d'arrondissement maritime et commandant de la marine à Paris (COMAR Paris) et destinés à contribuer au bon fonctionnement des secrétariats et des bureaux militaires.

Les compétences d'un BCM s'exercent vis-à-vis de tous les organismes et formations stationnés, basés ou implantés dans les limites de la zone de responsabilité de l'AMT dont il relève.

De plus, les BCM des commandants des arrondissements maritimes de Brest et de Toulon sont également compétents vis-à-vis des organismes et formations de la marine stationnés, basés ou de passage dans un lieu d'implantation de la marine outre-mer ou à l'étranger.

Les missions des BCM s'exercent, sous l'autorité hiérarchique de leur AMT et sous l'autorité fonctionnelle de l'état-major de la marine (EMM) ou de la direction du personnel militaire de la marine (DPMM) pour ce qui relève des attributions respectives de ces derniers, au profit des différentes autorités de commandement responsable de la surveillance administrative telles que définies dans l'instruction citée en référence b), ainsi qu'au profit de toute autre autorité organique responsable de la surveillance administrative désignée par l'arrêté cité en référence ou ayant reçu délégation pour exercer cette responsabilité.

Les demandes de concours du personnel du BCM sont adressées par les autorités organiques de l'AMT compétente.

2. Missions des bureaux conseils militaires.

2.1. Généralités.

Les missions des BCM sont :

• le soutien de l'activité des secrétariats et des bureaux militaires (diffusion de l'information, facilitation de son accès, harmonisation des procédures) ;

• la participation dans leurs domaines de compétences, conformément aux dispositions prévues par l'instruction citée en référence c), à l'exécution des tâches de surveillance administrative et technique des organismes ou formations de la marine menées par les directions du commissariat de la marine de Brest et de Toulon ou par les directions interarmées des commissariats d'outre-mer (DICOM) au profit des autorités organiques qui en sont responsables [réf. a) et b)].

À cette fin, les BCM :

• ont une mission permanente de conseil ;

• exécutent des missions ponctuelles d'évaluation sur demande des autorités organiques responsables de la surveillance administrative ainsi que, le cas échéant, des missions ponctuelles d'audit sur prescription de l'EMM ou de la DPMM.

La répartition des déplacements outre-mer entre les BCM de CECLANT et de CECMED est assurée par entente entre ces deux AMT.

Leur financement est assuré :

• par l'AMT pour les déplacements effectués dans le cadre de la mission permanente ;

• par l'autorité ayant demandé ou prescrit une mission ponctuelle d'évaluation ou d'audit.

Dans le cas des déplacements outre-mer, il est souhaitable de faire coïncider si possible ces deux types de déplacements ou de les regrouper lorsqu'ils peuvent concerner plusieurs unités. Le financement peut alors être partagé selon les modalités à fixer entre les AMT et les autres autorités concernées.

2.2. La mission permanente de conseil.

Afin de répondre aux différentes obligations réglementaires et d'assurer la cohérence des procédures dans le domaine de l'administration militaire, les BCM :

• actualisent les fonds documentaires et réglementaires des secrétariats et des bureaux militaires ;

• harmonisent les actions des secrétariats et des bureaux militaires ;

• diffusent l'information, notamment celle relative à la politique et aux modalités de gestion et de l'administration des ressources humaines ;

• favorisent la fiabilité des données du système informatique d'aide à la décision des ressources humaines (SIAD/RH) ;

• participent à la formation pratique et continue des secrétaires militaires.

2.2.1. Actualisation des fonds documentaires et réglementaires des secrétariats et des bureaux militaires.

Lorsque la mise à jour des Bulletins officiels des armées, édition méthodique (BOEM) ne peut s'effectuer en temps réel, les BCM s'assurent du suivi des évolutions de la réglementation diffusée au Bulletin officiel des armées, édition chronologique (BOC) et de leur prise en compte par les secrétariats et les bureaux militaires.

Le BCM doit être systématiquement mis en copie des messages adressés à l'état-major de la marine (EMM/MG/SEC/BO) par les secrétariats et bureaux militaires implantés dans leur secteur géographique lorsque ces derniers demandent une mise à jour de la documentation insérée aux Bulletins officiels (BO).

2.2.2. Diffusion ou relais d'informations relatives à la politique et aux modalités de gestion des ressources humaines.

2.2.2.1. Le bulletin d'information.

Un bulletin d'information trimestriel des BCM est publié, sous l'autorité du chef du secrétariat central de l'EMM (EMM/MG/SEC/CENT) qui en est le rédacteur en chef.

L'équipe de rédaction du bulletin est composée des membres de la section « bulletin officiel » de l'EMM (EMM/MG/SEC/BO) et du personnel des BCM de CECLANT et de CECMED.

Sont répertoriés dans le bulletin les textes nouveaux ou modifiés, les textes d'information générale, les messages « généraux marine » (GNM) et « généraux personnel » (GNP), les notes d'information, etc., assortis le cas échéant de commentaires ou de précisions.

Les divisions ou les bureaux de l'EMM, ainsi que les sous-directions et bureaux de la DPMM et des directions centrales des services de soutien de la marine, peuvent proposer leur contribution à la rédaction de ce bulletin sur des nouveautés dans leurs domaines de compétences respectifs.

À cet effet, la publication du bulletin intervient après visa des bureaux désignés par l'EMM, par la DPMM et par chaque direction centrale de service de soutien de la marine, et après avis des assistants pour la coordination (ASC) de CECLANT et de CECMED.

2.2.2.2. Le guide du capitaine de compagnie.

Les BCM sont associés à la mise à jour du guide du capitaine de compagnie. Pour ce faire, ils contrôlent les informations contenues dans ce support et transmettent à la DPMM (PM/2/SG) toutes propositions nécessaires à son actualisation.

2.2.3. Forum des bureaux militaires et secrétariats, aide en ligne.

Les BCM ont à leur disposition un forum sur le portail intranet de la marine (INTRAMAR). Cet espace est réservé aux échanges d'informations relatives aux secrétariats et aux bureaux militaires et s'adresse au personnel en poste dans ces structures. Pour les secrétariats et bureaux militaires non reliés à INTRAMAR, une ligne téléphonique spécialement dédiée à l'aide en ligne dans le domaine de la réglementation administrative est ouverte auprès de chaque BCM.

2.2.4. Optimisation du système informatique d'aide à la décision des ressources humaines.

Compte tenu des relations qu'ils entretiennent, tant en métropole qu'outre-mer, avec les bureaux militaires et les secrétariats, les BCM transmettent au centre de traitement de l'information pour les ressources humaines (CTI/RH), en mettant en information la sous-direction gestion de la DPMM (DPMM/SDG) toutes les remarques formulées par les utilisateurs du SIAD/RH.

2.2.5. Participation à la formation pratique et continue des secrétaires militaires.

Par leur pratique du terrain, les BCM peuvent apporter un éclairage particulier sur les évolutions souhaitables dans le domaine de la formation des secrétaires militaires.

Leur analyse, indépendante des observations portées sur les fiches navettes rédigées par les formations d'emploi, doit permettre de dégager les éléments fondamentaux de l'exercice du métier de secrétaire militaire.

Le compte rendu annuel d'activité des BCM est le support privilégié de leurs observations en ce domaine.

Le chargé du BCM de l'état-major de CECMED, intervient auprès des officiers mariniers secrétaires militaires mutés outre-mer dans le cadre du stage recyclage « RH » organisé par le CTI/RH.

2.2.6. Information dans les sites.

Les BCM peuvent être amenés à prononcer des conférences dans tout ou partie des sites métropolitains de la marine dans le ressort de compétence géographique de leur AMT.

Dans les sites outre-mer ou à l'étranger, les BCM de Toulon et de Brest prononcent, le cas échéant, ces conférences selon les modalités (répartition des déplacements et financement) définies au point 2.1.

2.3. Les missions ponctuelles d'évaluation et d'audit.

2.3.1. Les missions d'évaluation.

L'autorité organique responsable de la surveillance administrative d'un organisme ou d'une formation juge de la nécessité de faire intervenir le BCM compétent pour l'évaluation à son profit du secrétariat ou du bureau militaire ⁽¹⁾.

Un compte rendu de visite d'évaluation est adressé à l'autorité organique concernée ainsi qu'en copie au commandant ou au chef de l'organisme ou de la formation. Le modèle de base de ce compte rendu figure en annexe I. S'il observe des anomalies, le BCM indique, selon lui, les responsabilités engagées.

2.3.2. Les missions d'audit.

À leur initiative ou sur suggestion d'une autorité organique responsable de la surveillance administrative, l'EMM ou la DPMM peuvent à tout moment ordonner la conduite de l'audit d'un secrétariat ou d'un bureau militaire.

Sauf s'il a fait l'objet de prévisions particulières de la part de l'autorité ayant ordonné l'audit, le rapport d'audit est de forme libre. Il est adressé à cette autorité qui juge de la diffusion à lui donner par la suite.

3. Organisation.

3.1.

 Le BCM appartient à l'état-major de l'AMT dont il relève.

3.2.

 Les BCM des états-majors du commandant de l'arrondissement maritime de Brest (CECLANT) et du commandant de l'arrondissement maritime de Toulon (CECMED) sont armés par du personnel dédié ; les effectifs des BCM des états-majors du commandant de l'arrondissement maritime de Cherbourg (COMAR Cherbourg) et de COMAR Paris sont pris sur la ressource de ces états-majors, les fonctions afférentes au BCM étant cumulées avec d'autres responsabilités.

4. Compte rendu annuel d'activité.

Les AMT rendent compte annuellement (au 31 décembre) de l'activité de leur BCM à l'EMM (EMM/MG/AG).

Le compte rendu est retransmis, intégralement ou en partie, pour information, pour exploitation et, le cas échéant, pour action aux bureaux compétents de l'EMM, aux directions de services de soutien compétentes et à la DPMM, notamment, pour cette dernière et pour les autres directions de service gestionnaire de personnel, pour ce qui concerne la mise en application de la politique « ressources humaines » arrêtée par l'EMM.

Le compte rendu est rédigé selon le plan indiqué en annexe II.

Si besoin, une réunion de cadrage et d'identification d'objectifs est organisée par l'EMM après exploitation de ces comptes rendus.

5. Texte abrogé.

L' instruction 355 /EMM/PL/ORG du 30 septembre 1987 , relative aux bureaux conseils militaires, est abrogée.