La présente instruction fixe les principes et les modalités de la notation des engagés volontaires de l'armée de terre (EVAT) de l'armée de terre. Elle concerne les EVAT initiaux et ultérieurs en situation d'activité durant la période comprise entre le 1er février de l'année civile précédente l'année de notation (année A — 1) et le 31 janvier de l'année civile en cours (année A) (ex. : 1er février 2002, 31 janvier 2003).

Elle ne s'applique pas aux :

• engagés volontaires au titre de la légion étrangère (EVLE) ;

• engagés de la brigade de sapeurs-pompiers de Paris (BSPP) ;

• engagés volontaires sous-officiers (EVSO) lesquels, sont, au cours de leur formation, soumis à des dispositions particulières et, à l'issue de celle-ci, notés comme sous-officiers ;

• volontaires de l'armée de terre (VDAT).

1. Principes.

(modifié : instruction du 03/11/2004).

1.1. Les caractéristiques de la notation.

La notation des EVAT est établie une fois par an. Elle est effectuée à deux niveaux :

• celui du chef de section ou de l'autorité d'un niveau équivalent (premier notateur) ;

• celui du commandant d'unité élémentaire ou de l'autorité d'un niveau équivalent (dernier notateur).

La notation ne doit pas être un acte isolé, mais l'aboutissement d'un processus permanent d'appréciation des notés par les chefs qui les ont sous leurs ordres. En particulier les notateurs, à quelque niveau qu'ils se situent, doivent profiter de toutes les occasions pour formuler, à l'égard de leurs subordonnés, les remarques qu'entraînent leur comportement et leur rendement dans la fonction. Le caractère continu de la notation permet en outre aux notateurs de réunir, le moment venu, les éléments d'appréciation et de formuler un jugement solidement étayé.

Lorsqu'un EVAT, affecté dans une formation ou un organisme de l'armée de terre, est directement subordonné à une autorité civile, celle-ci le note à l'instar du notateur militaire et dans les mêmes conditions.

1.2. Les objectifs de la notation.

La notation annuelle des EVAT a pour but :

• de permettre à chaque EVAT de se situer, en fonction des services accomplis, parmi le personnel de même grade appartenant à la même formation ;

• d'apporter au commandement les éléments nécessaires lui permettant d'éclairer ses décisions en matière d'avancement, de renouvellement de contrat, de formation ou de mutation ;

• de sélectionner les EVAT qui présentent les aptitudes et les qualités nécessaires en vue de leur admission en qualité de sous-officier.

Elle doit être :

• complète et précise, de façon à fournir aux responsables de la gestion tous les éléments relatifs aux décisions qu'ils sont appelés à prendre ;

• objective, de manière à rendre compte exactement, sans sévérité ni indulgence excessive, des mérites et des aptitudes, mais aussi des déficiences et des limites de chacun ;

• relative, afin de permettre la comparaison, ce qui exige d'une part, d'exclure tout ensemble de notation inférieur à cinq EVAT qui ne serait pas organiquement justifié et, d'autre part, de respecter scrupuleusement une gradation dans l'éloge des EVAT dont la manière de servir est satisfaisante et dans la critique de ceux qui sont jugés insuffisants.

Répondant à ces critères, la notation annuelle est donc à la fois un facteur de progrès pour les notés et un outil de travail entre les mains du commandement, soucieux de mener en permanence une politique de valorisation de son personnel par la promotion des plus méritants.

2. Modalités.

(modifié : instruction du 03/11/2004).

2.1. Les éléments de la notation.

2.1.1. Le niveau.

Le niveau attribué à l'EVAT le situe sur une échelle qui comporte huit niveaux lesquels, doivent être utilisés faute de quoi la notation ne permet pas de départager, de manière significative, les intéressés. A titre indicatif, une répartition par grade figure en annexe I de la présente instruction et concerne l'ensemble des EVAT. Elle a pour objet d'aider les notateurs à mieux situer chaque EVAT dans la population de son grade.

Une variation de notation d'un niveau par an, en hausse ou en baisse, est considérée comme normale. Une variation en hausse de plus de deux niveaux est interdite. Une variation en baisse de plus de deux niveaux est possible mais caractérise des cas particulièrement graves. Toute variation de deux niveaux, en hausse ou en baisse, est exceptionnelle et doit être subordonnée à l'approbation, par le chef de corps, d'un rapport justificatif établi par le dernier notateur.

Le niveau n'est attribué qu'aux EVAT :

• qui ont souscrit un premier contrat et ont plus de dix mois de service avant le 1er août de l'année A — 1 ;

• issus des sous-officiers après une réduction de grade ayant pris effet entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année A — 1 (ces deux dates étant incluses).

Les EVAT de 1re classe ne peuvent accéder aux niveaux 1, 2 et 3 ; le niveau 4 ne peut leur être exceptionnellement attribué qu'après la quatrième année de service actif intervenant durant la période de notation.

Les caporaux ne peuvent accéder aux niveaux 1 et 2. Seul le niveau 3 peut leur être exceptionnellement attribué après la cinquième année de service actif intervenant durant la période de notation.

Le niveau 1 est, dans chaque formation, exclusivement réservé aux meilleurs des EVAT du grade de caporal-chef. L'accès à ce niveau n'est possible qu'après deux périodes de notation au niveau 2 et sous réserve d'avoir été approuvé par le chef de corps sur présentation d'un rapport justificatif joint à la feuille de l'EVAT concerné. Ce rapport est établi par le dernier notateur de la formation dans laquelle l'intéressé est affecté.

Les cas des EVAT servant dans l'armée de terre à la suite d'un changement d'armée sont soumis à la direction du personnel militaire de l'armée de terre / études générales (DPMAT/EG/B) afin que soit déterminé le niveau de départ susceptible de leur être attribué.

2.1.2. Les mesures de plafonnement.

Entrent exclusivement dans le cadre des mesures de plafonnement les situations décrites ci-dessous :

2.1.2.1. Première notation en qualité d'engagé volontaire de l'armée de terre avec attribution de niveau.

Un EVAT noté pour la première fois avec attribution de niveau ne peut se voir attribuer que les niveaux 6, 7 ou 8. Toutefois, cette mesure est atténuée pour ce qui concerne :

• les EVAT issus de la disponibilité ou de la réserve qui se trouvent de nouveau en activité avant le 1er août de l'année A — 1 après une interruption de service ;

• les EVAT qui demeurent en activité par la souscription d'un engagement avant le 1er août de l'année A — 1 à l'échéance de leur volontariat dans les armées ou, le cas échéant, de leur service national actif.

Dans ces deux cas, l'attribution d'un niveau compris entre 4 et 8 (inclus) est laissée à l'initiative du dernier notateur, en fonction de la qualité des services antérieurement accomplis et sous réserve de ne pas se baser uniquement sur la notation de la dernière période d'activité et de respecter les mesures de plafonnement prévues au présent article.

2.1.2.2. Première notation d'un engagé volontaire de l'armée de terre de 1re classe, de caporal ou caporal-chef.

Après sa première notation avec attribution de niveau, l'EVAT noté pour la première fois à la suite d'une élévation, d'une nomination, d'une promotion ou d'une réduction de grade ne peut être classé à un niveau supérieur à 5 (1re classe, caporal) ou à 4 (caporal-chef).

Sont notés pour la première fois en qualité d'EVAT de 1re classe, de caporal (brigadier) ou de caporal-chef (brigadier-chef), ceux qui ont été élevés, nommés ou promus entre le 1er février de l'année A — 1 et le 31 janvier de l'année A, ces deux dates étant incluses.

Il est interdit de faire progresser un EVAT l'année de son plafonnement, même si le niveau qui lui a été préalablement attribué se situe en dessous du niveau de plafonnement fixé.

En cas de baisse technique ou de maintien au niveau antérieur, par application d'une mesure de plafonnement, cette mention doit en être portée sur la feuille de notes.

2.1.2.3. Notation d'un engagé volontaire de l'armée de terre nommé sergent.

L'EVAT nommé sergent entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année A — 1 doit être noté dans les conditions suivantes :

• en qualité de sous-officier avec attribution d'un niveau et d'un rendement dans la fonction de départ au titre de l'année A ;

• en qualité d'EVAT pour la période allant du 1er février de l'année A — 1 à la date de nomination comme sergent ce, afin d'assurer une continuité dans sa notation.

2.1.3. Le taux de progrès.

Le taux de progrès (TP) est calculé par la formation d'emploi et par unité élémentaire sur l'ensemble de la population des EVAT, quel que soit le grade, afin d'assurer entre les corps une égalité de traitement dans le domaine de la notation. Les modalités de calcul sont les suivantes :

Effectifs à prendre en considération (EFF = A - B - C).

A = effectifs (notés l'année A) réalisés au 31 janvier de l'année A diminués des arrivées postérieures au 31 juillet de l'année A - 1 et augmentés des départs postérieurs à cette même date. Sont inclus dans le terme : « départs », à l'exception de ceux recrutés en qualité de sous-officier, tous les EVAT ayant quitté leur formation ou leur qualité d'engagé (ex. : échéance du contrat, résiliation annulation ou dénonciation de contrat, retraite, décès, mutation, changement d'armée, etc.).

B = effectifs plafonnés l'année A et effectifs notés sans attribution de niveau.

C = effectifs indisponibles pour le service pendant plus de six mois.

Pour un effectif noté supérieur ou égal à 20, la valeur du taux de progrès à respecter est calculée sur la base de 30 p. 100 de l'effectif, le résultat étant arrondi à l'unité supérieure sous réserve que la décimale soit supérieure ou égale au chiffre 5.

Pour un effectif inférieur à 20, la valeur du taux de progrès à respecter figure en annexe II de la présente instruction.

Les variations globales autorisées par formation comprennent les hausses permettant la réalisation du taux de progrès et celles compensant les baisses éventuelles dues à la manière de servir.

2.1.4. Le rendement dans la fonction.

Le rendement dans la fonction a pour objet d'apprécier à la fois le degré de qualification de l'intéressé et les services rendus dans une fonction tenue. Le premier notateur propose une note chiffrée correspondant au rendement dans la fonction tenue. En cas de changement de fonction au cours de la période de notation, la fonction principale est celle tenue le plus longtemps.

La première appréciation du rendement dans la fonction, qui fait suite à la souscription d'un premier contrat d'engagement ne peut, en aucun cas, être supérieure à 3 (bon). La première attribution du rendement dans la fonction à 3 (bon) est une référence à ne pas dépasser, mais ne doit pas constituer, pour autant, une règle d'attribution dès souscription du premier contrat. En effet, le rendement dans la fonction de départ peut être inférieur lorsque le commandement considère que l'intéressé ne donne pas entière satisfaction.

Du fait des règles précisées ci-dessus, un certain nombre d'EVAT ne peut se voir attribuer de niveau. Toutefois, les intéressés doivent être notés. Aussi, en ce qui concerne le rendement dans la fonction, la conduite doit être la suivante :

• EVAT initiaux ayant six mois de service en qualité d'EVAT le 31 janvier de l'année de notation (date incluse) : attribution d'un rendement dans la fonction ;

• EVAT initiaux ayant moins de six mois de service en qualité d'EVAT le 31 janvier de l'année de notation (date incluse) : aucun rendement dans la fonction. Pour ces EVAT, les premier et dernier notateurs apprécient les qualités foncières et portent une appréciation sur les cartouches de la feuille de notes réservés à cet effet.

• EVAT qui, issus de la disponibilité ou de la réserve après interruption de service et EVAT qui, à l'échéance de leur volontariat dans les armées ou le cas échéant de leur service national, se retrouvent ou demeurent en activité avant le 31 janvier de l'année A (date incluse) et ont six mois de service en qualité d'EVAT à cette date : attribution d'un rendement dans la fonction ;

• EVAT qui, issus de la disponibilité ou de la réserve après interruption de service et EVAT qui, à l'échéance de leur volontariat dans les armées ou le cas échéant de leur service national, se retrouvent ou demeurent en activité avant le 31 janvier de l'année A (date incluse) et n'ont pas six mois de service en qualité d'EVAT à cette date : aucun rendement dans la fonction. Pour ces EVAT, les premier et dernier notateurs apprécient les qualités foncières et portent une appréciation sur les cartouches de la feuille de notes réservés à cet effet.

2.1.5. La feuille de notes.

Le support de la notation est la feuille de notes d'engagés volontaires de l'armée de terre (imprimé n^o 313/5) qui est également destinée à recueillir les éventuelles observations du noté dans le cadre de la double communication de sa notation.

Cet imprimé, prérenseigné dans sa partie administrative, est édité par la direction du personnel militaire de l'armée de terre (DPMAT) qui la diffuse en 2 exemplaires numérotés 1 et 2 aux organismes d'administration qui assurent, le cas échéant, la transmission à la formation d'emploi.

La feuille de notes est établie annuellement, lors des travaux de notation et d'avancement, pour tous les EVAT présents sur les contrôles du corps le 31 janvier de l'année A. Cette feuille de notes est arrêtée à la date du 31 janvier et prend en compte la période allant du 1er février de l'année précédente au 31 janvier de l'année de notation (le grade à prendre en compte est celui détenu à cette dernière date).

L'expédition numérotée 1 présente des encarts de couleur magenta destinés au recueil, par lecture optique, des informations concernant la notation. Ces encarts sont complétés par le dernier notateur qui doit également s'assurer de l'exactitude des renseignements administratifs auprès du personnel noté. Lorsqu'une anomalie est constatée, il procède à la rectification des deux expéditions au stylo rouge.

Toute rectification doit faire l'objet d'un compte rendu immédiat adressé, au moyen d'un avis de changement de position (ACP), à la DPMAT, ou à la région terre (RT) pour ce qui concerne les EVAT non titulaires du certificat technique du 1er degré (CT 1) ou du certificat d'aptitude technique du 2e degré (CAT 2). L'expédition n^o 1 comportant les encarts magenta destinés à l'exploitation par lecteur optique est adressée à la RT, après contrôle du dernier notateur.

L'expédition n^o 2 est destinée à être insérée dans le carnet de notes (dossier du personnel) détenu par la formation d'emploi.

Pour des motifs techniques liés à l'exploitation par lecture optique, seules les feuilles de notes éditées par la DPMAT doivent être utilisées, à l'exclusion de toute autre forme de reproduction. Des feuilles supplémentaires vierges peuvent être demandées à la DPMAT/bureau organisation systèmes d'information.

Aucune trace des récompenses et des punitions ne doit apparaître sur la feuille de notes. En cas de nécessité, elles doivent être mentionnées sur un relevé joint à la feuille de notes. Seules les punitions sans sursis égales ou supérieures à vingt jours peuvent apparaître sur ce relevé.

2.1.6. Le feuillet intercalaire de notes.

(ajouté : instruction du 03/11/204).

Le feuillet intercalaire de notes (imprimé 313/5 ter) est le support imprimé de la notation complémentaire. Cette notation constitue une simple « proposition » destinée à aider, dans leur évaluation, les notateurs responsables de la notation annuelle.

Une notation complémentaire peut être établie :

• par le premier notateur en cas de mutation de ce dernier ou de l'EVAT noté ;

• à l'occasion de missions opérationnelles de courte durée (opération extérieure ou renfort temporaire à l'étranger) ou de stages ;

• par une autorité ne détenant pas les prérogatives de notateur mais exerçant, de manière permanente, temporaire ou occasionnelle, des attributions de commandement à l'égard du noté, qu'elle ait été ou non sollicitée par les notateurs responsables de la notation annuelle.

La notation complémentaire doit être communiquée dans les mêmes conditions que la notation annuelle à laquelle le feuillet intercalaire de notes est obligatoirement joint.

2.2. Les étapes de la notation.

2.2.1. La commission de notation.

Une commission de notation doit avoir lieu avant la première communication de la notation.

Sa composition en est la suivante :

• chef de corps ;

• commandant en second ;

• chancelier ;

• directeur des ressources humaines ;

• commandants d'unités élémentaires (ou niveau équivalent) ;

• président des EVAT.

Dans un état-major ou un service, les membres de cette commission peuvent être des cadres exerçant des responsabilités similaires à celles des membres désignés ci-dessus.

Cette commission a un rôle consultatif limité à la notation. Elle apporte aux derniers notateurs des éléments complémentaires d'appréciations en les aidant à mieux situer, les uns par rapport aux autres, les EVAT devant être notés.

Elle permet, en outre, aux derniers notateurs d'exprimer leurs besoins en terme de niveaux afin de donner au chef de corps (ou assimilé) les éléments nécessaires à la répartition des niveaux disponibles au sein de la formation, par unités élémentaires ou assimilées, en fonction des situations et des besoins.

Préalablement à cette commission, une réunion de concertation par unité, réunissant les commandants d'unités élémentaires et leurs chefs de section, doit se tenir.

2.2.2. L'établissement de la notation par le premier notateur.

A l'issue de la commission préparatoire de notation ou, à défaut, après concertation préalable avec le commandant d'unité, il appartient au premier notateur d'établir la notation de ses subordonnés au moyen des feuilles de notes. Les appréciations qu'il porte permettent d'évaluer :

• les qualités foncières ;

• l'aptitude aux responsabilités ;

• l'aptitude au commandement ;

• le rendement proposé dans la fonction ;

• le niveau.

Une appréciation, rédigée sous forme libre, complète ces notations analytiques. En outre, le premier notateur vérifie, qu'en termes d'orientation et, le cas échéant, de reconversion, les conclusions de la dernière commission d'orientation ont bien été reportées.

2.2.2.1. Qualités foncières.

Il s'agit d'analyser la personnalité de l'EVAT noté en le situant sur une échelle de valeurs, au regard de douze critères. Pour chacun de ceux-ci, le premier notateur doit formuler un jugement indépendant de la position du noté au regard des autres critères. Un même individu peut posséder, en effet, certaines qualités à un très haut degré et présenter de graves carences par ailleurs. Les aptitudes professionnelles de l'EVAT peuvent éventuellement être soulignées dans le cartouche « appréciation d'ensemble ».

2.2.2.2. Aptitude aux responsabilités.

Elle caractérise, chez un EVAT, la capacité d'engagement personnel ainsi que l'aptitude à assumer et exécuter, hors du contexte habituel, des missions d'importance croissante et d'un niveau ne dépassant pas celui du chef de groupe.

2.2.2.3. Aptitude au commandement.

Le premier notateur se prononce obligatoirement sur les dispositions de l'EVAT noté à diriger et à commander le niveau maximum d'un groupe. Une attention particulière devra être portée sur l'attitude de l'intéressé à l'égard de ses subordonnés et sur l'exemplarité de son comportement.

2.2.2.4. Rendement dans la fonction.

Il s'agit, dans cette rubrique, d'apprécier à la fois le degré de qualification de l'intéressé et les services rendus dans une fonction tenue.

Le premier notateur propose une note chiffrée correspondant au rendement dans la fonction tenue par l'EVAT. En cas de changement de fonction au cours de la période de notation, la fonction principale est celle qui est effectivement tenue le plus longtemps.

2.2.2.5. Niveau.

Il concrétise la valeur globale de l'EVAT et s'exprime par référence à l'ensemble des EVAT de la même formation.

2.2.2.6. Orientation retenue pour l'engagé volontaire de l'armée de terre.

Dans cette rubrique sont reportées les conclusions et la date de la dernière commission d'orientation ayant examiné le cas du noté ceci, afin de rechercher la plus grande cohérence entre d'une part, les différents actes de gestion au niveau de la formation et d'autre part, l'orientation et la notation de l'intéressé.

2.2.2.7. Reconversion.

Si le départ de l'EVAT est envisagé dans un délai inférieur ou égal à deux ans, les mesures d'aide à la reconversion retenues en faveur de l'intéressé sont reportées dans cette rubrique.

2.2.2.8. Appréciation d'ensemble.

Dans cette rubrique, le premier notateur doit caractériser brièvement le noté en faisant ressortir ses qualités et ses déficiences les plus frappantes, tant au point de vue de son attitude vis-à-vis de ses subordonnés et de son comportement général que de sa valeur dans la fonction. Les possibilités de progression de l'intéressé devront être relevées en guise de conclusion.

2.2.3. La première communication de la notation.

Après avoir daté et signé la feuille de notes à une date, dans la mesure du possible, postérieure au 1er novembre de l'année de notation A-1, le premier notateur la communique à l'EVAT noté au cours d'un entretien. A cette occasion, il lui commente l'appréciation sur sa manière de servir et lui donne les conseils nécessaires en faisant ressortir les points sur lesquels il devra faire porter ses efforts afin de progresser.

Il lui commente le niveau qui lui a été attribué afin de lui permettre de se situer par rapport à l'ensemble des engagés de sa catégorie et de sa formation. A l'issue, le noté date et signe la feuille de notes et son attention est attirée sur le fait qu'il dispose d'un délai de huit jours francs pour formuler des observations quant à sa notation en premier ressort. Il peut, à cette occasion, demander une copie de sa feuille de notes qui lui est délivrée immédiatement en un seul exemplaire. Mention en est portée sur la feuille de notes, par le notateur, à droite de sa partie supérieure, dans les termes suivant : « copie délivrée le : … ».

A l'issue du délai précité, la conduite qu'il convient de tenir est fonction du choix du noté.

2.2.3.1. Aucune observation du noté.

Passé le délai de 8 jours francs, la feuille de notes [sans la partie complémentaire « Observations » (imprimé n^o 313/5 bis)] est transmise au dernier notateur.

2.2.3.2. Observations du noté.

Le premier notateur décide de prendre en compte tout ou partie des observations exprimées par le noté ; dans ce cas, il signe obligatoirement, pour visa, l'imprimé n^o 313/5 bis en y mentionnant (cartouche n^o 2) sa décision de modifier sa notation. Une nouvelle feuille de notes est ensuite rédigée et signée par le premier notateur puis communiquée à l'intéressé qui la signe.

À ce niveau, il n'est plus établi d'observations et un délai de huit jours ne peut plus être octroyé au noté.

Ce dernier signe également à cette occasion l'imprimé n^o 313/5 bis (cartouche n^o 2) qui a été complété par le premier notateur. La nouvelle feuille de notes et l'imprimé n^o 313/5 bis sont alors transmis au dernier notateur. En tout état de cause, lorsque le premier notateur apporte des modifications à la notation, il ne peut le faire que sur les points concernés par les observations du noté et dans le sens souhaité par celui-ci.

Le premier notateur décide de ne pas prendre en compte les observations exprimées par le noté ; dans ce cas, il signe obligatoirement, pour visa, l'imprimé n^o 313/5 bis en y mentionnant (cartouche n^o 2) sa décision de ne pas modifier sa notation. Après avoir pris connaissance de la décision du notateur, le noté signe également l'imprimé n^o 313/5 bis (cartouche n^o 2). À ce niveau, il n'est plus établi d'observations et un délai de huit jours ne peut plus lui être octroyé.

La feuille de notes et la partie complémentaire « Observations » sont alors transmises au dernier notateur.

2.2.4. L'établissement de la notation par le dernier notateur.

Après avoir pris connaissance des appréciations portées par l'autorité notant en premier ressort, du niveau attribué à l'EVAT et, le cas échéant, des observations qu'il vise (cartouche n^o 3), le dernier notateur établit puis arrête définitivement la notation à une date postérieure au 31 janvier de l'année de notation (et postérieure au délai de huit jours francs consécutif à la 1re communication) en remplissant les rubriques qui lui sont réservées. Ces rubriques concernent :

• le niveau retenu ;

• le rendement dans la fonction retenu ;

• l'aptitude au grade supérieur ;

• le potentiel sous-officier (qui doit être validé par la commission d'orientation).

Elles sont complétées par des conclusions rédigées sous forme libre.

2.2.4.1. Niveau.

Après avoir vérifié que sa décision est compatible avec les dispositions relatives aux taux de progrès, le dernier notateur arrête le niveau pour l'EVAT noté et l'inscrit dans la case prévue à cet effet.

2.2.4.2. Rendement dans la fonction.

Après avoir recueilli les éléments nécessaires à son appréciation, le dernier notateur arrête un niveau définitif de rendement dans la fonction pour chaque EVAT et l'inscrit dans la case prévue à cet effet. Il est rappelé que la première appréciation du rendement dans la fonction qui fait suite à la souscription d'un premier contrat d'engagement en qualité d'EVAT ne peut en aucun cas être supérieure à : 3, B (bon).

2.2.4.3. L'aptitude au grade supérieur.

Cette indication est une prise de position sur la capacité de l'EVAT à tenir sans délai les fonctions qui correspondent au grade supérieur.

2.2.4.4. Potentiel sous-officier.

Il permet d'évaluer l'aptitude immédiate ou future de l'EVAT à une nomination au premier grade de sous-officier. Cette appréciation doit être confirmée lors de la commission d'orientation afin que soient entreprises les démarches nécessaires à la constitution du dossier de candidature au recrutement sous-officier par la voie du corps de troupe.

2.2.4.5. Conclusions.

Elles constituent la synthèse de la notation et doivent tenir compte :

• des appréciations portées par le premier notateur ;

• du jugement personnel du dernier notateur.

Après avoir arrêté la notation annuelle de l'EVAT et signé sa feuille de notes, le dernier notateur renseigne les encarts de couleur magenta de l'expédition n^o 1 en utilisant exclusivement le crayon de papier HB.

2.2.5. La seconde communication de la notation.

La notation annuelle définitive, signée par le dernier notateur, est ensuite transmise au premier notateur qui la communique à nouveau à l'EVAT noté, qui la signe. A cette occasion, le noté est en mesure, le cas échéant, de constater que le dernier notateur a bien eu connaissance des observations qu'il a formulées (présence du visa dans le cartouche n^o 3 de l'imprimé n^o 313/5 bis.

La notation étant définitive, aucune observation ne peut plus alors être faite par le noté. Seul un recours devant la commission des recours des militaires est alors possible dans un délai de deux mois commençant à courir à compter de la date de la signature de la feuille de notes par le noté lors de la seconde communication de sa notation.

La partie complémentaire « Observations » de la feuille de notes (imprimé n^o 313/5 bis), qui reste dans le dossier général deuxième partie détenu par le corps et qui n'est pas adressée à la DPMAT ou à la RT, est détruite après une année, à l'issue de la notation suivante.

Il appartient, dans la mesure du possible, au dernier notateur d'assurer la seconde communication de la notation dans la mesure ou il décide de ne pas attribuer au noté le niveau octroyé par le premier notateur.

2.2.6. Délivrance d'une copie de la feuille de notes à l'issue de la notation définitive.

Dès la communication de sa notation définitive, le noté peut, s'il le souhaite et sur simple demande orale, obtenir une copie de sa feuille de notes y compris la partie complémentaire « Observations ». Cette copie lui est délivrée immédiatement en un seul exemplaire et mention en est portée, par le notateur, sur la feuille de notes, à droite de sa partie supérieure, dans les termes suivant : « copie délivrée le : … ».

Par contre, passé le jour de la communication définitive, il y a lieu d'appliquer la procédure décrite dans l'instruction relative à la communication des dossiers pour ce qui concerne la délivrance d'une copie de la feuille de notes de l'année en cours ou des notations antérieures [cf. instruction 10603 /DEF/DFAJ/AA/2 du 08 juillet 1985 (BOC, p. 4119) modifiée.

2.2.7. Voies et délais de recours.

La notation définitive peut faire l'objet d'un recours auprès de la commission des recours des militaires instituée par l'article premier du décret 2001-407 du 07 mai 2001 (BOC, p. 2501), dans un délai de deux mois à compter de la date de notification. La saisine de la commission est un préalable obligatoire à l'exercice d'un recours contentieux devant la juridiction administrative compétente.

2.2.8. Le contrôle de la notation.

2.2.8.1. Contrôle préalable.

La notation doit aboutir à une évaluation équitable qui porte sur toutes les rubriques de la feuille de notes. Dans ces conditions, il appartient au dernier notateur de s'assurer que le ou les premiers notateurs ont conscience de l'importance de leur rôle et qu'ils connaissent le but et les règles de la notation. Avant l'établissement des feuilles de notes annuelles, il doit donc assurer la formation nécessaire.

Le chefs de corps doit, pour sa part, veiller à établir un équilibre entre les diverses propositions concernant l'évolution des niveaux au sein de l'ensemble des unités afin d'éviter de trop grandes disparités entre EVAT de même grade et de même valeur car il est essentiel que les intéressés puissent se situer parmi leurs pairs au-delà de leur appartenance à telle ou telle unité. En outre, il contrôle :

• l'évolution numérique globale des niveaux dans son régiment sur l'imprimé n^o 313/3 et se prononce, le cas échéant, sur l'attribution de niveaux individuels qui peut lui être soumis ;

• la variation en hausse ou en baisse de 2 niveaux de rendement dans la fonction.

Dans le cadre de ce contrôle préalable, une pré-fiche bilan (imprimé n^o 313/3) est adressé à la RT pour validation du calcul du taux de progrès. Ce document doit parvenir à la RT et recevoir l'aval de cette dernière avant la première communication de la notation.

2.2.8.2. Contrôle a posteriori.

Le bilan de l'évolution numérique globale est effectué, par chaque corps, puis par région terre (RT), au moyen de la fiche bilan (imprimé n^o 313/3) et suivant la procédure suivante :

Les fiches bilan (imprimé n^o 313/3) sont adressées par les chefs de corps pour contrôle, avant le 15 mars de l'année A aux RT. Celles-ci en rendent compte, au moyen de la fiche bilan de synthèse (imprimé n^o 313/3 bis), à la DPMAT/EG pour le 15 mai de l'année A. La DPMAT/EG procède aux contrôles et aux analyses nécessaires au bilan de la notation des EVAT.

3. Dispositions particulières.

(modifié : instruction du 03/11/2004)

3.1. Mutation.

3.1.1. Mutation du premier notateur.

Le premier notateur, muté au cours des six derniers mois de la période de notation annuelle (1er août au 31 janvier), note avant son départ les EVAT placés sous ses ordres.

Muté au cours des six premiers mois (1er février au 31 juillet), il effectue la notation des EVAT placés sous ses ordres si un changement dans leur manière de servir le justifie. Cette notation intermédiaire effectuée sur le feuillet intercalaire n^o 313/5 ter est provisoirement classée dans le dossier des intéressés puis jointe à la notation annuelle. Elle leur est communiquée en même temps que leur notation au premier niveau.

3.1.2. Mutation de l'engagé volontaire de l'armée de terre.

L'EVAT muté, notamment à l'issue d'un congé de fin de campagne (CFC), au cours des six derniers mois de la période de notation annuelle (à compter du 1er août inclus), est noté par les autorités dont il relève avant cette mutation. Il compte dans l'effectif de son ancienne formation pour le calcul du taux de progrès de cette dernière.

Aucune notation n'est établie par le chef de corps de l'organisme d'administration auquel sont affectés les EVAT en cours de congés de fin de campagne (CFC) [groupement de transit et d'administration des personnels isolés (GTAPI) ou formation de soutien outre-mer].

Muté au cours des six premiers mois, il fait l'objet d'une notation intermédiaire sur le feuillet intercalaire n^o 313/5 ter par l'autorité notant en premier ressort si un changement dans sa manière de servir le justifie. Cette notation, provisoirement classée dans son dossier, puis jointe à la notation annuelle lui est communiquée en même temps que la notation en premier ressort établie par sa nouvelle formation.

3.1.3. Cas particuliers.

(ajouté : instruction du 03/11/2004).

3.1.3.1. Engagé volontaire de l'armée de terre bénéficiant d'une action de reconversion.

L'EVAT bénéficiant d'une aide à la reconversion et affecté en qualité de passager dans un organisme à vocation administrative particulière (formation de soutien), fait l'objet d'une dernière notation annuelle au sein de sa formation d'origine dans les conditions suivantes :

• quand l'affectation intervient dans les six premiers mois de la période de notation en cours (1er février au 31 juillet), le niveau est reconduit avec la mention : « engagé volontaire de l'armée de terre ne pouvant pas être noté, niveau reconduit ». S'agissant du rendement dans la fonction, la période pendant laquelle la fonction principale n'est pas exercée est telle qu'il ne peut faire l'objet d'aucune appréciation et n'est donc pas attribué. L'EVAT concerné n'est pas prise en compte pour le calcul du taux de progrès autorisé de sa formation d'origine ;

• quand l'affectation intervient dans les six derniers mois de la période de notation en cours (1er août au 31 janvier), le niveau et le rendement dans la fonction sont appréciés dans les conditions prévues par la présente instruction et l'EVAT est pris en compte dans le calcul du taux de progrès.

La feuille de notes est communiquée à l'intéressé et visée par ce dernier soit avant son départ, soit sur convocation du dernier notateur. Si l'EVAT n'a pas répondu à cette convocation, il en est fait mention dans le cartouche réservé à sa signature.

La feuille de notes est ensuite transmise à la formation chargée d'administrer l'EVAT pendant la durée de sa reconversion. Le cas échéant, cette formation procède à la communication de la feuille de notes si cette dernière n'a pas déjà été visée par l'intéressé. Toutefois, le traitement des éventuelles observations qui pourraient faire suite à cette procédure reste à la charge de la formation d'origine.

3.1.3.2. Engagés volontaires de l'armée de terre en mission de courte durée.

Les EVAT effectuant une mission dans le cadre d'une opération extérieure ou d'un renfort temporaire à l'étranger font normalement l'objet d'une notation complémentaire si la durée de la mission est supérieure ou égale à quatre-vingt-dix jours. Toutefois, cette notation :

• n'est pas obligatoire si l'intéressé reste placé, pendant la durée de la mission de courte durée, sous l'autorité directe du premier notateur de sa formation d'affectation ;

• peut toujours être établie, quelle que soit la durée de la mission, si la manière de servir de l'intéressé le justifie.

Cette notation est établie par l'autorité d'emploi (d'un niveau équivalent à celui de commandant d'unité ou de chef de service) sur un feuillet intercalaire de notes (imprimé 313/5 ter) provisoirement joint au carnet de campagne.

L'autorité d'emploi doit obligatoirement communiquer cette notation à l'EVAT avant le retour de celui-ci dans sa formation. Il la transmet ensuite aux autorités responsables de la notation annuelle. »

3.2. Notation des engagés volontaires de l'armée de l'air détachés pour emploi.

Lorsqu'un EVAT est « détaché », c'est-à-dire lorsqu'il est placé pour emploi sous les ordres d'une autre autorité que celles de ses notateurs, la notation est effectuée dans les conditions suivantes.

Le détachement est de courte durée (inférieure ou égale à deux mois) : l'EVAT est noté par ses notateurs qui peuvent demander, sous une forme laissée à leur appréciation, l'avis de l'autorité auprès de laquelle l'intéressé est détaché.

La durée du détachement est supérieure à deux mois et inférieure à six mois : l'EVAT est noté par ses notateurs et ceux-ci sont tenus de recueillir l'avis de l'autorité d'emploi auprès de laquelle l'intéressé est détaché, soit sur feuillet intercalaire (imprimé 313/5 ter), soit sur feuille de stage. Cette notation intermédiaire sera jointe à la feuille de notes annuelles et fera l'objet d'une communication à l'intéressé lors de la notation en premier ressort.

La durée du détachement est supérieure ou égale à six mois dans une seule année de notation : l'EVAT est noté par les autorités auprès desquelles il est détaché.

Si la durée du détachement, égale ou supérieure à six mois, est répartie sur deux années de notation il y a lieu pour chacune d'elle d'appliquer, selon le cas, les dispositions des paragraphes ci-dessus.

3.3. Notation des engagés volontaires de l'armée de terre en service dans les organismes particuliers.

Les EVAT placés en service détaché au titre des articles 54 et 94 du statut général des militaires (cf. loi citée en référence), sont notés en premier et en deuxième ressorts par les seules autorités dont ils relèvent dans leur emploi de détachement sur les feuilles de notes (imprimé n^o 313/5). Dans ce cas, l'organisme d'administration de l'intéressé est responsable de l'acheminement des feuilles de notes éditées par la DPMAT auprès de l'autorité d'emploi, du recueil de la notation et de la transmission de l'expédition n^o 1 à la RT.

Les EVAT « détachés » auprès d'organismes civils à un autre titre que celui des articles 54 et 94 du statut général des militaires, sont notés en premier ressort par l'autorité d'emploi et en deuxième ressort par l'autorité militaire de l'organisme d'administration.

Les EVAT, en service sous les ordres d'autorités militaires en activité, sont notés en premier et en deuxième ressorts par cette autorité. Le commandant de l'organisme d'administration est responsable de l'acheminement des feuilles de notes pré renseignées à l'autorité d'emploi, du recueil de la notation et de la transmission de l'expédition n^o 1 à la RT.

3.4. Notation annuelle des engagés volontaires de l'armée de terre indisponibles pour le service.

3.4.1. Indisponibilité d'une durée supérieure à six mois.

Les EVAT indisponibles pour le service pendant plus de six mois entre le 1er février de l'année A — 1 et le 31 janvier de l'année A, c'est à dire n'étant pas en mesure de servir l'institution durant cette période, conservent le niveau acquis avant l'indisponibilité. Ce niveau servira de base à leur notation après leur retour éventuel à l'activité.

Pour ces EVAT, il est établi une feuille de notes uniquement la première année de l'indisponibilité.

Le premier notateur établit une feuille de notes en renseignant la partie administrative et en portant dans le cartouche réservé à « l'appréciation d'ensemble du premier notateur » l'inscription suivante : « le … indisponible pendant plus de six mois n'a pu être noté en … le niveau de l'année précédente a été reconduit ».

Un EVAT noté pour la première fois après une indisponibilité de plus de six mois ne peut se voir attribuer un niveau supérieur à celui qu'il possédait immédiatement avant cette indisponibilité.

3.4.2. Indisponibilité d'une durée inférieure ou égale à six mois.

Les EVAT indisponibles pour le service pendant une durée égale ou inférieure à six mois au cours de la même année de notation sont notés dans les conditions normales et restent compris dans les effectifs pris en considération pour calculer le taux de progrès.

3.4.3. Absence durant les communications de la notation.

Si, pour une raison majeure, l'EVAT n'a pu prendre connaissance de ses notes, la mention doit en être portée sur sa feuille de notes. En aucun cas, les notateurs ne peuvent se substituer au noté en signant, en ses lieu et place, sa feuille de notes. Dès le retour de l'intéressé, sa notation lui est communiquée selon les dispositions prévues en matière de communication de la notation.

3.5. Notation des engagés volontaires de l'armée de terre, présidents de catégorie ou membres d'une commission participative.

(ajouté : instruction du 03/11/2005)

Aucune appréciation sur le comportement de l'EVAT en sa qualité de président de catégorie, de suppléant ou de membre d'une commission participative locale ou nationale ne doit figurer dans sa notation ou dans son dossier.

La fonction concernée ne doit en aucun cas apparaître dans l'appréciation manuscrite du premier ou du dernier notateur. Elle figure uniquement dans la feuille de notes, au cartouche « renseignements administratifs » prévu à cet effet.

4. Texte abrogé.

L' instruction 4693 /DEF/PMAT/EG/B du 08 décembre 1993 modifiée, relative à la notation des militaires du rang sous contrat (MDR/C) est abrogée.