1. Principes généraux.

La surveillance administrative et technique des directions des commissariats d'outre-mer (DICOM) a pour objet de mesurer les conditions dans lesquelles ces organismes remplissent leurs missions auprès des forces qu'elles soutiennent.

1.1.

 La surveillance administrative et technique, telle que définie par l'arrêté cité en référence a), comporte le contrôle de régularité et le contrôle d'opportunité.

Le contrôle de régularité porte sur la conformité des organisations, des équipements, des procédures et des actes aux lois et règlements en vigueur. Il repose sur un ensemble d'investigations qui, outre les opérations conduites de l'extérieur (contrôle général des armées, Trésor public, organismes de contrôle agréés…), est effectué par les moyens du service.

Le contrôle d'opportunité porte sur la pertinence des décisions prises et des moyens utilisés. Il vise à mesurer l'efficacité et l'efficience, en s'appuyant notamment sur le contrôle de gestion et la démarche qualité.

1.2.

 Conformément aux dispositions de l'instruction citée en référence b), la surveillance administrative et technique de chaque direction des commissariats d'outre-mer (DICOM) constitue une responsabilité du directeur central du commissariat de son armée de rattachement.

Le caractère interarmées des fonctions exercées par la DICOM ne permet toutefois pas au directeur central du commissariat de l'armée de rattachement d'exercer sur ces organismes des opérations de contrôle selon un canevas défini pour les organismes de métropole relevant de son autorité. Dans un souci d'harmonisation et de simplification, les directeurs centraux des commissariats de l'armée de terre, de la marine et de l'air conviennent donc de la mise sur pied de modalités communes de surveillance administrative et technique sur pièces et sur site de l'ensemble des DICOM concernées, objet de la présente instruction.

Ce dispositif peut, le cas échéant, être complété par chaque directeur central pour les DICOM relevant de son autorité ; le comité de coordination des commissariats en est tenu informé.

2. Méthodologie.

(modifié : instruction du 18/02/2005).

2.1. Directive et objectifs.

Dans une directive, chaque directeur des commissariats outre-mer une fois désigné se voit assigner des objectifs par le directeur central du commissariat de l'armée de rattachement. Ces objectifs, établis notamment à partir du dernier rapport de surveillance administrative et technique, sont adressés au commandant des forces françaises (COMFOR) ou commandant supérieur (COMSUP) concerné, qui les complète en retour des objectifs assignés en ce domaine au titre d'autorité d'emploi.

L'ensemble des objectifs assignés constitue, pour la durée d'affectation du directeur des commissariats d'outre-mer concerné, le plan d'actions dont il doit rendre compte selon les modalités ci-après :

2.1.1.

 Par la fourniture périodique d'indicateurs permanents d'efficience et d'efficacité dont la liste, commune à l'ensemble des DICOM, fait l'objet de l'annexe I.

D'autres indicateurs, circonstanciels, mesures le degré d'atteinte des objectifs assignés au titre du plan d'actions.

L'ensemble de ces indicateurs, assortis des commentaires nécessaires, est exploité par la direction centrale du commissariat de l'armée de rattachement, qui requiert en tant que de besoin le concours des deux autres directions centrales et de la direction générale de la gendarmerie nationale.

2.1.2.

 Par la rédaction, dans l'année qui suit sa prise de fonctions, d'un rapport intermédiaire dans lequel le directeur concerné rend compte de la réalisation de l'ensemble des objectifs assignés. Ce rapport, transmis au directeur central du commissariat de l'armée de rattachement après avoir été assorti des observations du COMFOR ou du COMSUP, peut être l'occasion d'une redéfinition des objectifs.

2.1.3.

 Par ailleurs, chaque DICOM doit faire l'objet, au moins une fois tous les deux ans, d'une mission de surveillance administrative et technique conduite sur site, à l'initiative du directeur central du commissariat de l'armée de rattachement. Les dates (en principe, au moins six mois avant la fin de l'affectation du directeur concerné) et la durée du déroulement de la mission sont arrêtées par entente directe entre le directeur central et le directeur des commissariats d'outre-mer concernés, en tenant informé le COMSUP ou le COMFOR concerné.

Cette mission de surveillance administrative et technique est conduite par le directeur central en personne, ou par un officier qui reçoit délégation expresse à cette fin.

À cette occasion, les directeurs centraux des autres commissariats et, en tant que de besoin le directeur général de la gendarmerie nationale, sont invités à participer personnellement à la mission ou à s'y faire représenter.

La mission de surveillance administrative et technique peut, sur décision du directeur central du commissariat concerné, être couplée à une mission d'inspection générale de la DICOM.

2.2. Opérations préalables à la mission de surveillance administrative et technique.

2.2.1. Dossier préalable.

Ce dossier, qui doit parvenir à la direction centrale du commissariat de l'armée de rattachement au moins un mois avant le début de la mission, est présenté selon la forme donnée en annexe II.

Le soin apporté à sa réalisation et à son exploitation conditionne la capacité à concentrer la mission proprement dite sur les éléments qui ne peuvent être examinés et appréciés qu'in situ.

2.2.2. Programme.

Au plus tard quinze jours avant le début de la mission, le directeur des commissariats outre-mer concerné fait parvenir à la direction centrale du commissariat de l'armée de rattachement un projet de programme de déroulement de la mission.

Ce programme, issu du dialogue de gestion entretenu par la direction centrale de l'armée de rattachement avec l'organisme concerné, intègre dans tous les cas les éléments objet de l'annexe III.

Le programme définitif, tel qu'arrêté par le directeur central du commissariat de l'armée de rattachement, en accord avec les directeurs des deux autres commissariats et de la gendarmerie, est adressé au directeur des commissariats outre-mer concerné dans toute la mesure du possible au plus tard une semaine avant le début de la mission.

2.3. Déroulement de la mission de surveillance administrative et technique.

Indépendamment des présentations faites à cette occasion, la mission de surveillance administrative et technique comporte la réalisation d'un certain nombre de contrôles et d'investigations, sur place et sur pièces. Les membres de la mission de surveillance administrative et technique recourent, pour ce faire, à la méthodologie de l'audit.

L'audit peut être défini comme une revue des informations produites par une organisation en vue d'exprimer sur celles-ci une opinion responsable et indépendante par rapport à un critère de référence.

Cette démarche repose sur quatre principes fondamentaux :

• la chaîne continue des contrôles ;

• l'analyse des risques ;

• la formalisation des travaux ;

• le recours à des outils spécifiques (la méthodologie de l'audit s'appuie sur la mise en oeuvre d'outils spécifiques, parmi lesquels les revues de procédure, la définition de seuils d'investigation, la circularisation, ou conformation directe, le taux de couverture, etc.).

2.4. Rapport de mission de surveillance administrative et technique.

Ce rapport, adressé en principe dans le mois qui suit la mission au directeur des commissariats d'outre-mer concerné [copie aux autres directions centrales, à l'état-major des armées (EMA), au COMSUP ou COMFOR concerné], s'attache à :

• porter un jugement sur l'aptitude de la DICOM concernée à remplir ses missions, dans des conditions satisfaisantes d'efficacité et d'efficience ;

• présenter le bilan de l'exercice écoulé, en mettant en exergue les difficultés non résolues, notamment celles nécessitant une action de l'échelon central ;

• proposer, dans la perspective d'un retour d'expérience, toute mesure visant à résoudre et surtout à prévenir toute difficulté de ce type ;

• récapituler, sous forme d'un tableau synthétique conforme au modèle donné en annexe IV, les observations formulées et les actions prescrites, assorties d'une échéance de réalisation.

La suite donnée aux observations formulées et actions prescrites, qu'elles s'imposent à la DICOM concernée ou à des entités de l'échelon central, doit être communiquée à la direction centrale du commissariat de l'armée de rattachement au plus tard dans les deux mois qui suivent l'envoi du rapport.

Dans l'hypothèse où l'échéance impartie à la réalisation d'une action ne pourrait être tenue, il appartient à la DICOM ou à l'entité concernée d'en faire connaître en temps opportun la suite réservée au directeur central du commissariat de l'armée de rattachement.

3. Mise en application.

La présente instruction prend effet dès sa parution au Bulletin officiel des armées.