Préambule.

La formation continue est définie dans la délégation générale pour l'armement (DGA) par un certain nombre de textes spécifiques qui jalonnent l'évolution de besoins particuliers mais qui n'appréhendent pas globalement le sujet.

La présente instruction définit la politique d'ensemble de la DGA en matière de formation continue et concerne les agents de toutes catégories, qu'ils soient civils ou militaires, de l'ordre technique ou de l'ordre administratif.

Ce texte a été élaboré en référence permanente aux textes législatifs et réglementaires en vigueur, notamment la loi n^o 71-575 du 16 juillet 1971 portant organisation de la formation professionnelle continue, la circulaire du Premier ministre du 23 février 1989 ⁽¹⁾ sur le renouveau du service public et l'accord cadre sur la formation continue dans la fonction publique en date du 29 juin 1989 ⁽²⁾.

La politique de formation continue de la DGA s'article autour de trois principes :

• la formation continue est l'affaire de tous dans la DGA ;

• la formation continue est élément de la stratégie de la DGA ;

• la formation continue est un investissement individuel et collectif.

Ces trois principes se déclinent alors en objectifs et priorités, en processus et méthodes, servis par des moyens matériels et humains.

1. La formation continue est l'affaire de tous dans la DGA.

Le service de l'Etat et de sa défense, dont la DGA est une composante, ne saurait être performant sans une organisation adaptée, souple et évolutive selon ses besoins, et des personnels aptes, à tous les niveaux, à assumer les responsabilités dont leurs fonctions les ont investis.

Cette aptitude peut être acquise par une bonne adéquation des postes aux compétences et des compétences aux fonctions. Mais elle ne saurait perdurer sans une adaptation permanente des structures et de la qualité des agents.

La formation continue constitue à cet égard un levier fondamental qui concerne l'ensemble des personnels de la DGA.

1.1. La formation : un droit.

La loi n^o 71-575 du 16 juillet 1971 a posé le principe du droit pour tous à la formation continue.

Ce droit peut s'exercer pour des raisons professionnelles ou pour des raisons d'ordre personnel, à visées promotionnelles ou non, dans la mesure où il est incompatible avec le bon fonctionnement des services. Il concerne les agents de toutes catégories, qu'ils soient civils ou militaires, de l'ordre technique ou de l'ordre administratif.

Aucun agent ne pourra se voir refuser une formation au seul motif, même implicite, de son appartenance à telle ou telle catégorie, dans la mesure où la formation demandée correspond à son niveau et à la réglementation dont il relève. Corrélativement, les disparités de toute nature, dans le domaine de la formation continue, devront s'estomper progressivement. Ceci concerne en particulier les agents de niveau III.

1.2. La formation : un devoir.

Chaque agent, quel que soit son niveau de formation initiale, doit, tout au long de sa carrière, être en mesure d'assumer au mieux les responsabilités que la DGA lui confie.

Il doit, en conséquence, maintenir ses connaissances, en acquérir de nouvelles, développer ses compétences et la qualité de ses relations professionnelles et personnelles, pour s'adapter en permanence à l'évolution des métiers et des structures, voire favoriser cette évolution.

Cette amélioration ne relève pas d'une obligation, mais d'une démarche volontariste, qu'il convient d'abord de susciter, puis de soutenir et de valoriser.

Les compétences acquises par les agents, quelles qu'en aient été les modalités, devront nécessairement être prises en considération, parmi d'autres critères, pour justifier les propositions d'avancement « au choix ».

1.3. L'implication de la hiérarchie.

Tous les niveaux hiérarchiques de la DGA, mais en particulier l'encadrement intermédiaire et l'encadrement supérieur, doivent adopter, vis-à-vis de la formation de leurs collaborateurs, une démarche :

• constructive : améliorer les compétences et le service rendu des agents, dans leur satisfaction professionnelle et personnelle ;

• évolutive : prendre en compte les évolutions sociales, techniques, opérationnelles, etc., voire les anticiper ;

• personnalisée : « déstandardiser » les agents pour mieux valoriser leurs aspirations personnelles et leurs qualités propres.

L'entretien annuel de notation est, pour les catégories concernées, l'occasion d'effectuer un bilan professionnel des agents. Ce bilan devra obligatoirement porter, entre autres aspects, sur la formation.

A court terme, chaque agent de la DGA devra être titulaire d'une fiche individuelle de formation, qui mentionnera, outre la formation initiale, les formations suivies dans le cadre institutionnel mais aussi, si l'agent le souhaite, les formations ou compétences acquises à titre personnel. La fiche sera tenue à jour par le responsable de formation dont dépend l'agent, par l'intermédiaire de sa hiérarchie. Elle sera accessible à l'agent et actualisable à tout moment.

Elle sera versée au dossier individuel de chaque agent.

1.4. Les métiers. Les fonctions.

Cependant, l'expression des besoins ou des souhaits de formation ne saurait rester ponctuelle : elle doit être permanente, comme son recueil, son analyse, son appréciation, tant par les divers niveaux hiérarchiques que par les responsables de formation concernés.

Une telle démarche est indispensable pour que l'adéquation des compétences aux métiers et aux fonctions puisse être assurée dans des délais rapides et anticipe même l'évolution du milieu.

Dans cette optique, un effort sera accompli pour qu'à chaque métier, chaque fonction, chaque responsabilité, soit associé un descriptif aussi précis que possible, faisant en particulier état des compétences nécessaires à leur exercice. Ce descriptif contribuera à améliorer la formation des agents en poste et à préparer la formation en vue d'un changement d'affectation.

Un recueil des emplois et cursus-type de formation sera élaboré, maintenu à jour et complété de façon continue.

Ce recueil constituera un guide et non pas un parcours impératif, tant la personnalisation des cursus doit rester le fil directeur de la formation.

2. La formation continue est élément de la stratégie de la DGA.

La stratégie de la DGA est fondée sur l'utilisation optimale de ses ressources, et notamment sur une saine gestion de son patrimoine humain dont la formation continue constitue un élément déterminant.

L'engagement professionnel des agents doit entrer en conjonction avec la stratégie globale de développement de la DGA, aux fins d'harmoniser projet individuel et projet collectif.

2.1. Motiver les personnels.

L'engagement des agents ne peut résulter que d'une attitude volontariste de la part de tous les niveaux hiérarchiques, et tout particulièrement des cadres.

La formation constitue un puissant facteur de motivation pour toutes les catégories de personnels, de par son caractère multiforme et la variété de ses finalités : promotion sociale, perfectionnement général ou professionnel, entretien des connaissances, etc.

Une écoute constante des aspirations des agents est seule à même d'assurer une gestion individuelle de carrière efficace, intégrée aux impératifs du service, tels qu'ils sont connus ou prévisibles. Pour favoriser cette écoute, les cadres seront formés au management participatif et au dialogue social.

2.2. Favoriser les échanges.

L'évolution des missions et des structures de la DGA implique un brassage permanent des hommes et des idées.

Il convient donc d'encourager le dialogue entre les diverses catégories de personnels et de favoriser les échanges entre elles dans une optique de décloisonnement et d'enrichissement mutuel.

Les formations transversales devront en conséquence être multipliées, dans l'objectif de former en commun les agents devant agir ensemble, au sein d'un groupe ou d'une communauté professionnelle.

Ces formations concerneront par exemple la valorisation de ressources internes (formation et perfectionnement de formateurs-internes), la maîtrise d'outils techniques (bureautique, micro-informatique, etc.), la communication, la maîtrise de la qualité, de la logistique et de la maintenance, etc.

2.3. Valoriser les emplois.

La motivation des agents, l'enrichissement réciproque lié aux échanges entre catégories, doivent se concrétiser en situation de travail.

En conséquence, des efforts seront accomplis ou poursuivis pour adapter les emplois aux qualifications, ce qui implique, au plan de la formation :

• de favoriser l'accès des agents à des emplois de qualification supérieure, en élevant leur niveau de compétence professionnelle et de culture générale, notamment pour les agents de niveau III ;

• de valoriser la formation dans le déroulement de carrière des agents.

2.4. Planifier la formation.

L'adéquation des besoins et des ressources de la DGA doit trouver sa continuité dans le temps : permanente dans sa politique, évolutive dans son contexte.

Les ressources sont constituées par l'aptitude, la capacité, le talent et le potentiel de chaque individu ; tandis que les besoins proviennent de l'évolution des techniques et de l'introduction de nouvelles technologies ou de nouveaux modes d'organisation.

La formation est un élément de réponse dans la mesure où est élaboré un projet de formation finalisé.

Le plan triennal de formation, à horizon glissant, constituera désormais l'instrument stratégique de la formation ; il sera développé et mis en œuvre à tous les niveaux de la DGA.

3. La formation continue est un investissement individuel et collectif.

L'ensemble du dispositif de formation continue de la DGA constitue un pôle d'excellence ; mais il engendre des dépenses de plus en plus lourdes, que les adaptations au monde moderne exigent, mais qu'il est nécessaire de contrôler avec rigueur.

Ces dépenses, matérielles ou non, équivalent à des investissements, tant de la part des personnels que de l'institution. Ces investissements ne doivent plus être considéré comme des charges imposées, des contraintes subies, mais comme des outils d'évolution, des leviers permettant de préparer l'avenir dans les meilleures conditions.

3.1. La formation : investissement individuel.

Dans une entreprise telle que la DGA, chaque agent constate que son capital de compétences, acquis en formation, s'érode rapidement avec le temps et qu'il lui est nécessaire, devant ce risque d'obsolescence, de s'investir personnellement.

Dans une démarche « qualité », chacun doit être à même de définir son projet individuel de formation et de le proposer à sa hiérarchie, en vue d'une éventuelle prise en compte dans le plan triennal de formation. A ce titre, la responsabilité de chaque agent est sollicitée, car l'institution ne saurait, a priori, se substituer aux aspirations personnelles liées à des plans de carrière.

Les possibilités offertes par le congé individuel de formation seront largement portées à la connaissance des personnels et régulièrement rappelées.

3.2. La formation : investissement collectif.

La formation continue, à la DGA, fait l'objet de dépenses importantes, mais elle contribue, à l'évidence, à l'enrichissement de l'entreprise.

Il appartient à chaque niveau de responsabilité :

• de détecter localement les besoins nouveaux de formation ;

• de répondre à ces besoins, localement ou non ;

• de rendre compte des actions et innovations à l'autorité centrale, afin que l'effort local puisse bénéficier de la collectivité DGA.

Les coopérations et les échanges d'expériences seront systématiquement encouragés au sein de la DGA, voire au dehors, dans la mesure où un intérêt s'y trouve.

Cette approche contribuera, parmi d'autres facteurs, à améliorer la productivité de « l'investissement formation », au sens du rapport intérêt collectif/coût.

3.3. Participer.

L'ampleur des actions de formation mises en œuvre par la DGA doit trouver sa résonnance dans la participation effective des agents et de leurs autorités hiérarchiques.

Il est inacceptable que le mot formation ait pour écho les vocables : consommation, récompense, sanction, loisirs, etc.

En tant qu'investissement individuel et collectif, la formation est une activité de service.

Les agents retenus pour participer à une action de formation doivent la traiter prioritairement dans leur emploi du temps.

Chaque niveau hiérarchique devra lutter contre les désistements et l'absentéisme injustifiés.

3.4. Evaluer.

La pleine réussite d'une politique de formation est conditionnée par la réussite des actions de formation qui en découlent.

Ceci implique notamment que les objectifs de ces actions soient clairement définis, pour pouvoir être comparés aux résultats de la formation, au travers de systèmes d'évaluation permettant de s'assurer de la pertinence des actions engagées, et de les faire évoluer en conséquence.

L'évaluation de la qualité et de l'efficacité de la formation ne peut être servie par un système simple et unique. Elle répond cependant dans tous les cas à des critères de satisfaction, plus ou moins objectifs, qui constituent néanmoins des indicateurs comparatifs. On s'efforcera d'évaluer, non seulement la qualité des formations, au moment de leur déroulement, mais aussi leur capacité d'amélioration des agents qui les ont suivies.

Chaque action de formation est normalement encadrée par un responsable pédagogique, président, directeur de stage, par exemple, à qui incombe l'évaluation de l'action : présence et satisfaction des agents, qualité de l'organisation, de l'animation, comparaison avec des évaluations antérieures, évolutions, etc.

L'animateur de la formation contribuera à l'évaluation de celle-ci en appréciant le niveau des stagiaires, leur participation, etc. Chaque contrat au bénéfice d'un prestataire comportera obligatoirement et explicitement une clause d'évaluation.

Le responsable pédagogique évoqué plus haut rendra compte à l'autorité qui l'a nommé des faits notables intervenus pendant la formation et des propositions éventuelles d'évolution.

Les formations relatives à un même objet, à un même thème (par exemple qualité, économie, relations humaines) devront être coordonnées entre elles pour éliminer les duplications inutiles et coûteuses et assurer une cohérence d'ensemble.

Périodiquement, des enquêtes ou des audits seront entrepris, à la fois pour ces raisons pédagogiques et pour des raisons économiques, notamment par remise en concurrence des prestataires.

En tant que de besoin, des coordonnateurs de thème seront désignés ou des organismes spécialisés seront sollicités.

L'ensemble des formations planifiées constitue le plan triennal de formation, instrument stratégique de la formation mais aussi outil de programmation.

A ce titre, il doit faire l'objet d'une évaluation, par comparaison du bilan des réalisations au programme des prévisions, tant au sens quantitatif qu'au sens qualitatif.

Tous les niveaux de la DGA doivent prendre conscience clairement que les bilans de formation ne répondent pas à des exigences bureaucratiques, mais constituent des impératifs de gestion et des indicateurs économiques, dont l'intérêt et la portée débordent largement le seul cadre de la DGA.

En conséquence, les bilans de formation requis par l'autorité centrale seront établis avec le plus grand soin, contrôlés et transmis en temps voulu.

Pour assurer la cohérence des informations chiffrées et le respect des délais impartis, l'informatique sera systématiquement utilisée.

4. Les moyens de la formation continu à la DGA.

La formation continue mobilise à la DGA des ressources considérables, tant financières qu'humaines.

Ces ressources ont augmenté de manière très importante depuis plusieurs années, plaçant la DGA nettement au-dessus de la moyenne des entreprises du pays et des obligations légales.

Un tel constat ne doit pas démobiliser les responsables mais au contraire les inciter à poursuivre leurs efforts pour que la DGA, accompagnée de ses personnels, reste dans le peloton de tête des entreprises performantes.

L'ampleur des moyens mis au service de la formation continue n'est toutefois qu'un indicateur, dont la croissance n'est pas une fin en soi.

Une gestion saine, perspicace, pertinente des ressources financières et humaines doit en permanence prendre le pas sur le réflexe classique : « augmentation des crédits, augmentation des effectifs ».

4.1. Les indicateurs chiffrés.

Les efforts de la DGA en matière de formation continue peuvent se traduire quantitativement sous diverses formes, traduites par divers indicateurs chiffrés.

Trois indicateurs permettent d'appréhender les performances locales ou globales :

Le ratio r :

r = rapport de la dépense globale de formation à la masse salariale hors charges sociales patronales.

r = ratio financier.

Le ratio p :

p = rapport du nombre d'agents formés à l'effectif réalisé.

p = taux de pénétration ou taux de formation.

Le ratio c :

c = rapport du nombre de jours de formation au nombre de jours ouvrés.

c = charge de formation.

Il est clairement admis que les diverses étapes de la carrière des agents n'entraînent pas les mêmes besoins de formation continue. Les cursus-type de formation évoqués plus haut devront prendre en compte cette dimension temporelle.

Chaque année, une note de la DGA précisera entre autres les objectifs quantitatifs globaux de l'année suivante dans la perspective du plan triennal glissant. Ces objectifs ne seront pas considérés comme des impératifs, mais comme des engagements de principe, adaptables et modulables selon les circonstances locales, avec les partenaires et les autorités concernés.

4.2. Les acteurs de la formation.

Le bon usage des ressources et l'optimisation des dépenses supposent que tous les acteurs de la formation soient mobilisés et jouent consciemment un rôle clairement défini.

Les droits et obligations de divers acteurs ont déjà été soulignés antérieurement : l'agent bénéficiaire d'une formation, sa hiérarchie, le président (responsable pédagogique) de stage, l'organisme de formation (le cas échéant), l'animateur de stage, etc.

L'acteur central du dispositif de formation continue de la DGA est le responsable de formation.

Dans l'extrême majorité des cas, les responsables de formation, à l'échelon des établissements et aux échelons centraux devront être des cadres de niveau 1, assurant leurs fonctions à temps plein, au sein des services chargés de la gestion des ressources humaines.

Ils seront obligatoirement formés à leur métier, ainsi que leurs collaborateurs. Professionnels de la formation, les responsables de formation seront considérés comme des acteurs de développement et de changement de l'entreprise.

Par ailleurs, comme il a déjà été souligné, la richesse essentielle de la DGA réside dans la qualité de ses personnels, leurs compétences, leur motivation et leur potentiel.

Ces facultés doivent être exploitées, tant pour satisfaire les aspirations de ces personnels que pour des raisons économiques : tous les niveaux hiérarchiques devront s'efforcer de détecter les talents pédagogiques et les encourager à s'exprimer.

Tous les agents jugés aptes à exercer des fonctions de formateurs internes devront être sollicités, sans toutefois que cette démarche constitue une obligation de leur part. Les volontaires devront être formés en tant que de besoin.

Il sera fait explicitement mention de leurs occupations d'enseignement accessoires dans leur fiche individuelle de formation et dans leur bulletin individuel de notation. Pour les juger, il sera tenu compte de leurs qualités pédagogiques et de leur aptitude à l'animation.

4.3. Conclusion.

La présente instruction définit la politique de formation continue pour l'ensemble des personnels de la DGA et en constitue le schéma directeur.

Cette politique sera mise en œuvre à tous les niveaux.

En application de cette instruction permanente, des textes subordonnés seront élaborés ou mis à jour, en tant que de besoin.

Elle sera portée à la connaissance de tous les personnels de la DGA et fera partie de la documentation personnelle de base remise à tout nouvel arrivant.