1.

Les dispositions de la présente instruction sont applicables aux établissements du service des subsistances dans les rapports qui s'établissent entre eux à l'occasion d'une expédition et de la réception qui en est consécutive. Elles ne sont à mettre en oeuvre que dans l'hypothèse où des manquants ou avaries sont reconnus à la réception lorsque la responsabilité du transporteur ne peut être mise en jeu.

2.

Lorsqu'un établissement des subsistances constate à la réception et à l'ouverture des colis expédiés par un autre établissement des subsistances une discordance sur la nature, la qualité ou les quantités entre les denrées ou matériels effectivement reçus et la description qui est faite de ces denrées ou matériels sur les factures transmises, le gestionnaire destinataire de la marchandise ne doit prendre en charge - en qualité comme en quantité - que les denrées ou matériels qu'il a effectivement reçus.

Dans ce but, il complète les factures « entrées » et « sortie » se rapportant à l'opération en y inscrivant en rouge ce qu'il prend effectivement en charge et en y apposant au timbre humide rouge la mention « litige ».

3.

Le comptable réceptionnaire consigne immédiatement le litige dans un rapport spécial établi en trois exemplaires (une minute et deux expéditions) sur un imprimé du modèle donné en annexe qui permet de noter :

• la nature et les quantités des différences constatées ;

• la valeur des manquants ou avaries ;

• si possible l'origine première de la denrée ou du matériel, notamment le nom du fabricant ou du fournisseur et toutes les indications de nature à permettre, par recoupement, de préciser les responsabilités.

Deux expéditions de ce rapport sont adressées accompagnées des factures « entrée » et « sortie » correspondantes, complétées ainsi qu'il est dit ci-dessus, à l'intendant-chef de service qui :

• a).  Complète le rapport dans la partie réservée à cet effet en constatant le montant de la perte et en proposant l'imputation soit à l'État, soit à l'expéditeur, soit au destinataire. Ce document est coté et paraphé dans le coin supérieur droit ;

• b).  Mentionne, sur les factures, la référence au rapport établi par le gestionnaire réceptionnaire et les revêt de son visa pour approbation de la rectification.

Chaque fois que les circonstances l'exigent ou le permettent, l'intendant militaire rapporteur est tenu de procéder sur place à une enquête sur la matérialité des faits.

4.

L'intendant militaire chef de service ouvre au titre de chaque gestion placée sous sa surveillance un « procès-verbal récapitulatif » des différences constatées dans les réceptions. Ce procès-verbal établi en double exemplaire est constitué par une chemise contenant sous forme de feuillets intercalaires les rapports établis par le gestionnaire.

Les feuillets intercalaires successifs sont enregistrés sur la page deux, la récapitulation du nombre des feuillets par gestion expéditrice est consignée sur la page trois, ainsi que le montant total des diverses imputations proposées.

5.

Le gestionnaire expéditeur est saisi directement par le renvoi qui lui est fait de la facture « sortie » complétée comme il est dit ci-dessus.

S'il reconnaît n'avoir expédié, par suite d'une erreur de comptage, de pesage ou de mesurage lors de la préparation de l'expédition, que les quantités effectivement reçues par les destinataires, il appartient de rectifier ses écritures.

Le gestionnaire destinataire et l'intendant rapporteur en sont informés par la notification qui leur est faite de la référence (n^o et date) du certificat administratif qui est établi à cet effet. La mention qui en est faite en regard de l'inscription au procès-verbal (colonne observations) emporte dès lors règlement définitif de l'expédition.

En toute autre hypothèse - matériels expédiés mais non parvenus avariés au destinataire - les constatations opérées par la voie du procès-verbal n'impliquent aucun redressement dans les écritures du gestionnaire expéditeur dont la facture « sortie » constitue l'unique justification.

6.

Le « procès-verbal récapitulatif » est clos le dernier jour de chaque trimestre. Il est donné suite à ce procès-verbal sur le plan des décisions dans le cadre des habilitations prévues pour statuer en matière de responsabilités suivant les indications données à ce sujet dans la circulaire 500042 /MA/3/7/INT du 05 mars 1974 .

Lorsque le procès-verbal est justiciable d'une décision de l'administration centrale, deux exemplaires de ce document, accompagnés des exemplaires des rapports établis par le gestionnaire réceptionnaire, sont adressés au directeur régional de l'intendance qui, après les avoir complétés de ses observations, les adresse au ministre (direction centrale de l'intendance, sous-direction des subsistances) auquel ils doivent parvenir dans les dix premiers jours du mois qui suit le trimestre expiré. Chaque fois qu'il le juge utile, le ministre (direction centrale de l'intendance, sous-direction des subsistances) requiert directement les explications du gestionnaire expéditeur qui doit lui adresser dans un délai de 15 jours par la voie hiérarchique (intendant militaire chef de service et directeur régional de l'intendance). Il statue sur les responsabilités encourues et prononce, le cas échéant, les imputations qui en sont la sanction.

La décision prise est notifiée à l'intendant rapporteur par la voie d'une expédition - dûment complétée - du « procès-verbal récapitulatif ». Elle clôt définitivement le litige. Si la perte est mise à la charge de l'État, les comptabilités des établissements n'ont pas à être rectifiées. Dans le cas contraire, les régularisations à effectuer sont prescrites par une décision.