PREMIÈRE PARTIE.

 

LE NIVEAU LOCAL.

Note liminaire. – Dans le corps de l'instruction, dès lors que la mention « principal » n'est pas précisée pour qualifier l'établissement, les dispositions s'appliquent indifféremment aux établissements principaux et annexes.

1. L'organisation de la gestion des approvisionnements au niveau local.

1.1. La mise à disposition de moyens informatiques.

(Modifié : instruction du 05/10/1984.)

L'introduction de moyens informatiques dans les établissements principaux et annexes n'apporte pas de bouleversements majeurs de leur organisation. Cependant celle-ci doit être adaptée aux conditions d'emploi de l'informatique notamment sur le plan des méthodes de distributions (circulation du bon de commande, définition de la quinzaine...).

Suivant leur taille, les établissements sont équipés d'une ou deux consoles. Dans cette dernière hypothèse, la console supplémentaire est affectée, à titre principal, au traitement des distributions. En cas d'attribution d'une console unique, le chef d'établissement précise les conditions d'utilisation de la console par ses personnels.

Le SIFAL vivres intègre verticalement toutes les données relatives aux vivres. Le traitement des informations s'effectue à trois niveaux, local, régional, national, reliés entre eux par un réseau de transmission de données : le TRANSPAC. Dans l'attente de leur connexion à ce réseau, les ordinateurs des établissements fonctionnent « en local ». Les mises à jour, la saisie et le traitement des données s'opèrent sans contrainte. Il en sera de même après mise en place du TRANSPAC sous la réserve ci-après. Deux opérations de sens contraires s'imposeront à l'établissement :

• la « descente » des mouvements de mise à jour des catalogues de base, des ordres centraux et régionaux mémorisés dans les fichiers du centre de traitement de l'information régional (C.T.I.R.) vers l'établissement d'une part ;

• la « remontée » des informations locales (envoi des informations sur les mouvements du stock) pour mise à jour des fichiers régional puis national d'autre part.

Ce qui implique à terme la suppression du D 10 et de l'envoi de tous les documents de saisie à la section informatique régionale.

1.2. L'organisation des rapports entre l'établissement principal et les établissements annexes.

(Modifié : instruction du 05/10/1984.)

Les rapports entre l'établissement principal et ses annexes ne changent pas de nature mais varient dans leur forme. Leur caractéristique essentielle est la dépendance hiérarchique des annexes vis-à-vis de l'établissement principal.

Sur le plan financier, la centralisation des comptes par le chef d'établissement principal en tant que sous-régisseur du compte spécial des subsistances s'impose, le chef d'établissement annexe n'a en droit aucune personnalité financière dans ses rapports avec le compte spécial des subsistances militaires (C.S.S.M.).

Sur le plan matières, il n'y a plus centralisation des comptes à l'établissement principal. Le chef d'établissement principal dans le cadre de son pouvoir hiérarchique engage néanmoins sa responsabilité disciplinaire pour défaut de surveillance de l'établissement annexe.

Il est rappelé que la responsabilité pécuniaire, sauf cas de faute personnelle, ne peut être engagée que pour les officiers assurant la garde et le stockage de matériels en approvisionnement, c'est-à-dire constitués détenteurs dépositaires. La responsabilité, à ce titre d'un officier chef d'établissement annexe est donc directement engagé. N'assurant pas la garde et le stockage des matériels stockés dans les annexes, le chef d'établissement principal n'assume pas la responsabilité attachée à la qualité de détenteur dépositaire.

1.3. Le champ d'activité du SIFAL « vivres » et l'organisation comptable connexe.

1.3.1. Domaine couvert par le SIFAL « vivres ».

Le SIFAL « vivres » couvre la totalité des articles ressortissant à la branche d'activité « vivres » et figurant à la nomenclature. Il s'ensuit que les documents afférents à la comptabilité SIFAL ne peuvent et ne doivent comporter que des articles suivis par le SIFAL.

1.3.2. Degré du suivi des articles.

(Modifié : instruction du 05/10/1984 et complété : instruction du 19/01/1987.)

Le SIFAL permet le suivi comptable et statistique des articles. Il donne en permanence et pour chaque article, sa quantité, son ancienneté, sa position administrative et sa répartition géographique entre les divers dépôts ou centres de distribution. Il délivre à la demande des statistiques sur le niveau des stocks, les consommations, la clientèle, etc.

À compter du 1er janvier 1987 le critère de date limite d'utilisation optimale (D.L.U.O.) ou de date limite de consommation (D.L.C.) se substitue à celui d'ancienneté selon les modalités définies dans la lettre n^o 5095/DEF/DCCAT/AP/CI du 25 novembre 1986 (n.i. BO).

1.3.3. L'organisation comptable connexe.

Les articles sont, le cas échéant, suivis dans des dépôts par l'ordinateur, selon leur position géographique (centre de distribution) ou leur destination (mobilisation). Les articles figurant dans ces dépôts particuliers figurent à l'inventaire général de l'établissement mais ne sont pas pris en compte dans le calcul du disponible (distribution) effectué par l'ordinateur.

1.3.3.1. Exceptions.

Modifié : instructions du 05/10/2005 et du 01/07/1986.)

Les magasins libres-services.

Le libre-service peut être suivi comme un dépôt qui constitue alors l'avance de marchandises consentie au libre-service. Cette procédure améliore le suivi comptable et exclut les articles en dépôt au livre-service, du calcul du disponible à l'établissement.

L'automatisation du livre-service permet par une seule saisie de réintégrer en fin de semaine les quantités vendues dans le stock disponible de l'établissement, puis d'exécuter les sorties correspondantes et de procéder au ravitaillement du dépôt.

Les recettes du magasin, accompagnées des bandes de caisses enregistreuses, sont remises journellement, contre reçu, au poste « caisse ». Les distributions sont mesurées par différence d'inventaires à l'ouverture et à la fermeture hebdomadaire du magasin. Chaque différence d'inventaires est prise en compte comme une commande client à l'entrée dans la comptabilité de l'établissement.

1.3.3.2. Les dépôts.

• a).  Les dépôts « mobilisation ».

  Par dépôts « mobilisation », il faut entendre l'immobilisation de stocks, pour la mobilisation exclusivement et quel que soit leur lieu d'implantation. En l'état actuel des positions administratives disponibles, ils ne doivent comporter des articles de position 510 qu'à titre exceptionnel.

  L'inventaire comptable de ces dépôts par articles est tenu séparément par l'ordinateur. Les mouvements qui les affectent se limitent aux ordres de mouvement internes (O.M). Ils sont exclus des statistiques.

• b).  Le dépôt « attente ».

  La création d'un dépôt « attente » peut être envisagée pour la saisie, au jour le jour, des pertes résultant de l'exécution normale du service. Ce dépôt reçoit alors chaque jour par O.M., les articles avariés, perdus ou manquants résultant de l'exécution normale du service. En fin de quinzaine, il est apuré en même temps que l'ordre mouvement « pertes par déchets » est saisi.

• c).  Les centres de distribution.

  Les centres de distribution sont des dépôts géographiquement éloignés de l'établissement et destinés à l'approvisionnement courant des parties prenantes. Ils sont placés, au plan comptable, sous la responsabilité du chef d'établissement et sont suivis en informatique comme un dépôt « mobilisation ». Leurs distributions sont enregistrées dans les mêmes conditions que celles du magasin libre-service après avoir été préalablement réintégrées dans le stock à l'établissement.

  Les centres de distribution ne doivent pas être confondus avec les dépôts de vivres constitués par les formations et placés sous leur seule responsabilité.

• d).  Les dépôts chez les prestataires de service (ex. entrepôt frigorifique).

  Les prestataires de service peuvent être appelés à entretenir des dépôts. Ces dépôts sont suivis par l'ordinateur comme les dépôts mobilisation. Les mouvements qui les affectent sont enregistrés après translation dans l'inventaire du stock à l'établissement.

2. La comptabilité.

2.1. Généralité.

2.1.1. Principes.

2.1.1.1. Globalité.

La comptabilité des articles pris en compte par l'ordinateur est entièrement automatisée. Il en résulte une déconnexion corrélative de la comptabilité traditionnelle tenue à l'établissement, et la suppression des écritures manuelles. Les fiches d'identification de lots sont en tout état de cause maintenues.

2.1.1.2. Régularité.

Un contrôle de vraisemblance des opérations est effectué sous forme de saisie contrôlée par l'ordinateur. Toutes les modifications portant sur la facturation des commandes entraînent une mémorisation et peuvent être éditées à l'aide d'un mot de passe (connu du chef d'établissement et de l'autorité de surveillance), sur leur demande. Les régularisations n'ayant qu'une incidence financière ne peuvent être régularisées que manuellement et sont appuyées de toutes justifications nécessaires. Toutes les informations saisies doivent nécessairement être validées. Ainsi, lorsqu'une erreur est constatée sur une facture déjà réglée, y-a-t-il lieu de procéder à une régularisation.

2.1.1.3. Instantanéité.

Bien que la « mise à jour » des fichiers inventaires n'interviennent généralement qu'en fin de journée, l'ordinateur procède à une prise en compte immédiate des commandes par hypothèque des quantités à mouvementer. L'opérateur a donc, lors de la saisie des commandes, une connaissance permanente du disponible. Les échelons régionaux sont informés au jour le jour de l'évolution des stocks.

2.1.2. Les supports à valeur comptable

(cf. annexe 8).

2.1.2.1. L'inventaire.

Tenu par l'ordinateur, il peut être visualisé et édité à la demande. Il se compose de 2 produits :

• l'inventaire du stock qui donne la ventilation de la totalité des stocks par article, ancienneté et position administrative ;

• l'état comparatif des stocks par dépôt qui fait apparaître le détail des articles stockés dans chaque dépôt par ancienneté et position administrative.

L'inventaire du stock et édité automatiquement à chaque changement de millésime. Il est conservé cinq ans à l'établissement. Il est décompté en valeur au prix de cession.

L'inventaire du stock et l'état comparatif sont mis à jour quotidiennement en même temps qu'est édité le journal des mouvements.

2.1.2.2. Le journal des mouvements.

Édité par l'ordinateur, le journal des mouvements décrit et enregistre chronologiquement, dans une série annuelle de 0001 à 9999, tous les ordres de mouvements validés de la journée. Il porte référence au numéro de la pièce justificative correspondante. Il est édité au minimum une fois par jour, en fin de journée.

Le journal des mouvements est conservé cinq ans à l'établissement. Un historique de 10 000 écritures comptables est conservé en machine pour permettre des recherches analytiques sur un code article dans l'ordre : dernière écriture passée, première sortie. Au-delà de ces 10 000 écritures, es recherches s'opèrent, pour chaque mouvement, au sein du journal.

2.1.2.3. Les pièces justificatives

(cf annexe 5).

Tout mouvement qui entraîne une modification des stocks de l'établissement est appuyé d'une pièce justificative, à l'exception de ceux modifiant la répartition des produits entre les dépôts ou de ceux découlant d'opérations de transformation suivies sous une autre forme comptable (ex. registre de panification, torréfaction, comptabilité de travaux...).

Toutefois, les mouvements consécutifs aux ordres « F.G. » ne sont pas appuyés de pièces justificatives. L'exécution de ces mouvements, notamment la correspondance entre les quantités expédiées et reçues, fait l'objet d'un traitement national et est suivie par l'autorité émettrice de l'ordre (direction régionale du commissariat de l'armée de terre, commissariat technique régional, DIR.C.A.T./C.T.R. ; direction centrale du commissariat de l'armée de terre, D.C.C.A.T.). Il est fait exception à cette dérogation pour les expéditions, au profit des parties prenantes, dont le règlement intervient à l'administration centrale et pour lesquelles une facture est toujours éditée et prise en charge par le concessionnaire.

Dans tous les autres cas, les pièces justificatives sont constituées soit de factures, soit de documents authentiques attestant la réalité du mouvement.

Les pièces justificatives, quelle que soit leur origine, reçoivent le même numéro d'enregistrement que l'ordre de mouvement correspondant. Cette numérotation est effectuée automatiquement, dans une série annuelle, pour les pièces justificatives éditées par l'ordinateur. Elle est contrôlée à la saisie du mouvement. L'accès au programme est en effet subordonné à la chronologie de l'enregistrement.

Le numéro de l'ordre de mouvement correspondant est porté manuellement, après recherche dans l'historique des mouvements (exceptionnellement au journal des mouvements), sur les autres pièces justificatives.

Les pièces justificatives sont enliassées dans un répertoire suivant l'ordre chronologique et conservées cinq ans à l'établissement.

2.1.3. La mise à jour des données de base.

Pour la mise en œuvre du traitement en local les personnels veillent eux-mêmes au bon entretien des informations de base sur les tables et catalogues. Ces différentes mises à jour visent à assurer une « saisie contrôlée » optimale des mouvements comptables. Ces opérations sont effectuées dans les conditions ci-après :

2.1.3.1. En local.

2.1.3.1.1. Prix.

Les modifications de prix entrent en vigueur le premier jour de la quinzaine qui suit leur notification (soit le 1er ou le 16 du mois). Pour éviter une charge de saisie momentanément trop lourde, elles peuvent être présaisies puis validées seulement au jour fixé.

Les rappels par suite de modifications rétroactives des prix ne sont plus facturés.

L a mise à jour des prix est toujours effectuée en local.

Toute saisie et toute validation doivent être vérifiées immédiatement.

 

2.1.3.1.2. Clients.

L'ordinateur entretient un fichier « clients » où figurent notamment la catégorie et le numéro du client, son adresse, le mode de règlement qui lui est opposable ainsi que la qualité et le nombre de ses ayants droit.

Ce fichier est mis à jour annuellement pour ce qui concerne les effectifs soutenus et chaque fois que nécessaire, à l'occasion des commandes, pour les autres éléments.

2.1.3.1.3. Dépôt.

Le fichier des dépôts est mis à jour par l'établissement en tant que de besoin.

2.1.3.1.4. Image des commandes pour la distribution.

(Modifié : instructions du 05/10/1984 et du 01/07/1986.)

La totalité des articles distribuables doit être, pour un fonctionnement correct de la distribution, connue de l'ordinateur. Celui-ci dispose d'un catalogue des produits dont les bons de commande préimprimés, à la disposition des parties prenantes collectives, sont l'exact reflet. Le catalogue est mis à jour en même temps que les imprimés selon une périodicité fixée par l'administration centrale.

Entre-temps, les établissements doivent compléter l'éventail des articles à traiter par l'ordinateur et éditer les bons de commande correspondants. Cette édition est effectuée par l'ordinateur dans un format identique aux formules préimprimés. Les consommations mensuelles et le seuil de sécurité (cf paragraphe 32 et 33) pourront être saisies à cette occasion de façon à faciliter les visualisations de gestion du stock.

Afin d'optimiser l'utilisation des préimprimés de commande, il sera procédé à une édition régionale des bons par les soins de l'atelier d'impression de l'armée de terre n^o 4 (A.I.A.T. 4).

Il appartient au C.T.R. en liaison avec un établissement pilote, de reclasser dans l'ordre du code article les nouveaux articles, de supprimer les articles disparus et d'adresser le projet des nouveaux bons à l'A.I.A.T. 4 qui procédera à leur édition.

Pour ce faire, le C.T.R. copie l'application de l'établissement, puis à l'aide de son terminal lance les programmes de suppression et d'insertion dans les bons. Les bons de commande sont revus systématiquement en fin d'année et chaque fois que quinze nouveaux articles, au moins, ont été ajoutés.

2.1.3.2. Suite à raccordement au C.T.I.R.

2.1.3.2.1. Mise à jour des tables et catalogues (codes mouvement, catégories de client, catalogue article, catalogue établissement).

(Modifié : instruction du 05/10/1984.)

Ces opérations sont effectuées par télétransmission. La donnée prix, pour le catalogue article, n'est pas prise en compte sauf en cas de création d'article.

Les modifications au catalogue des articles sont proposées, par la direction régionale du commissariat de l'armée de terre, le 15 de chaque mois, à la sous-direction « approvisionnements » qui, après regroupement, notifie sa décision au C.E.D.I.C.A.T. Celui-ci transmet les modifications aux établissements par télétraitement.

2.1.3.2.2. Descente des ordres avis d'approvisionnement et ordres « F.G. ».

(Modifié : instruction du 01/07/1986.)

Il y a chargement automatique des ordres en local, avec listage des ordres transmis et édition des ordres internes au magasinier. Les liasses « avis d'approvisionnement » et « F.G. » ne sont plus éditées au niveau du centre d'études et de développements informatiques du commissariat de l'armée de terre (C.E.D.I.C.A.T.).

2.2. L'approvisionnement des établissements.

Cette opération consiste en la livraison des articles, par un fournisseur, dans les locaux de l'établissement ou d'un prestataire de services.

La livraison n'implique pas la prise en compte des articles par l'établissement mais leur prise en charge conformément aux dispositions de la lettre n^o 5113/DEF/DCCAT/AP/CI du 17 décembre 1986 (n.i. BO). La chronologie de prise en compte est la suivante :

2.2.1. Émission de l'avis d'approvisionnement (A.A).

(Complété : instruction du 01/07/1986.)

En local pur, l'ordre est saisi à la console au vu du document papier.

En version « TRANSPAC » il n'y a plus d'édition de liasse mais chargement automatique de l'ordre en local par appel du C.T.I.R.

Cependant lorsque le marché est soldé, un en-tête est édité en local (avec notamment la répartition par ancienneté) et adressé à l'autorité qui suit le marché (D.C.C.A.T. 6 C.T.R.).

Lorsque les quantités réceptionnées sont égales ou supérieures à 95 p. 100 des quantités prévues au programme, ce dernier est soldé automatiquement au niveau informatique supérieur même s'il n'a pas été soldé à l'établissement.

2.2.2. La prise en compte des articles.

(Modifié : instruction du 01/07/1986.)

Les articles sont pris en compte sur le vu du procès-verbal de réception par ordre de mouvement sur A.A. (O.M./A.A.) pour la quantité reçue. Dans le cas où l'établissement a également effectué les prélèvements destinés au laboratoire, il prend en compte la totalité des articles.

Les prélèvements nécessaires à la réception font l'objet des opérations suivantes, selon l'hypothèse retenue :

2.2.2.1. Prélèvements à l'établissement.

(Modifié : instruction du 05/10/1984.)

L'établissement réceptionnaire saisit un ordre de mouvement sortie (code 81) pour la totalité des articles prélevés.

L'établissement support du laboratoire saisit un OM entrée (code 76) pour les qualités reçues du laboratoire (reliquat).

Si des reliquats sont retournés à l'établissement réceptionnaire, celui-ci saisit un OM entrée code 76 pour les quantités reçues.

2.2.2.2. Prélèvement en usine.

(Remplacé : instruction du 01/07/1986.)

Lors du prélèvement d'articles en usine, soit le fournisseur expédie les articles prélevés à l'établissement support du laboratoire, soit l'établissement envoie les prélèvements directement au laboratoire et conserve le lot témoin.

Si l'établissement support du laboratoire est destinataire d'un lot au titre de sa fonction entrepôt, il dispose d'un avis d'approvisionnement ; il prend en compte les articles prélevés par le code mouvement 10 N. Il sort les articles destinés au laboratoire et les retours d'analyse par les codes mouvement 81 N et 76 N.

Si l'établissement ne possède pas la fonction entrepôt pour cet article, les articles prélevés sont pris en compte par le code mouvement 22 N. Les mouvements entre le laboratoire et l'établissement sont exécutés à l'aide des codes 81 N et 76 N.

2.2.3. Opérations de saisie.

Dès réception de l'avis d'approvisionnement, il est édité un O.M./A.A. destiné au magasinier. Celui-ci y mentionne les quantités réceptionnées et le retourne à la comptabilité matières. Il est alors procédé à la saisie d'un compte rendu d'approvisionnement (C.R.A.) puis à l'édition d'un nouvel O.M./A.A. (si le marché n'est pas soldé) pour le magasinier.

Cet O.M./A.A. fait apparaître les quantités « prévues à recevoir » sur l'ordre d'approvisionnement et les quantités déjà reçues. À la réception suivante le magasinier renseigne l'O.M./A.A. et l'adresse à la comptabilité matières, et ainsi de suite jusqu'à ce que l'A.A. soit soldé.

Les ordres et les comptes rendus s'y rapportant sont purgés lors de la mise à jour des stocks dès qu'un code solde « 12 N » est saisi.

2.3. Les ravitaillements et nivellements.

Par « ravitaillement », on entend la répartition d'articles réceptionnés entre les établissements du service.

Les mouvements de répartition sont déclenchés sur ordre « F.G. » pour les mouvements inter-établissements y compris entre établissements principaux et annexes ⁽¹⁾.

Les ordres de mouvement « F.G. », sont à exécuter au plut tôt. En cas de rupture ou risque de rupture de stock, les transports doivent être exécutés, au besoin, par les moyens du service.

En attendant la mise en place du réseau TRANSPAC, ils continueront à être adressés par la voie postale et seront saisis à la console par l'établissement. Ultérieurement ils seront visualisés puis saisis lors de la consultation journalière des ordres reçus du C.T.I.R.

2.3.1. Exploitation de l'O.M. modèle F.G.

(Modifié : instruction du 01/07/1986.)

Dès réception de l'ordre, il est procédé à l'édition d'un O.M./F.G. (entrée ou sortie) destiné au magasinier. S'il s'agit de produits à expédier (O.M./F.G. sortie) une fiche de préparation au transport par destinataire est également fournie au magasinier.

• a).  Les fiches de préparation au transport.

  Les fiches de préparation au transport récapitulent l'ensemble des articles restant à expédier sur un établissement pour la totalité des O.M. modèle FG non exécutés. Elles informent le magasinier des quantités à expédier, au retour du magasin, elles permettent de commander les transports et d'éditer le bordereau d'expédition qui accompagne les marchandises expédiées.

• b).  L'O.M./F.G.

  L'O.M./F.G. est renseigné par le magasinier au fur et à mesure des expéditions où des réceptions. En fin de journée, il est retourné à la comptabilité matières qui saisit un compte rendu d'expédition ou de réception, puis édite un nouvel O.M./F.G. et de nouvelles fiches de préparation au transport. Cet O.M./F.G. indique les quantités restant à expédier ou à recevoir ainsi que celles reçues ou déjà expédiées. Il porte la référence de l'O.M. correspondant aux mouvements effectués et permet la mise à jour des documents tenus par le magasinier.

• c).  Le bordereau d'expédition est édité après saisie du compte rendu d'expédition. Ce document sert de lettre de voiture pour le transport. Il permet les prises en charge au départ par le chef de convoi et à l'arrivée par le chef de chantier de l'établissement réceptionnaire.

2.3.2. Facturation.

Les factures administratives afférentes aux mouvements sur O.M./F.G. ne seront plus éditées. La certification du service fait s'opère par le traitement et le contrôle, au niveau des autorités émettrices des F.G. du compte rendu d'expédition de l'expéditeur et du (ou des) compte rendu de réception du (ou des) destinataire.

Il est fait exception à cette règle pour les expéditions, au profit de parties prenantes, réglées au niveau de l'administration centrale, pour lesquelles une facture administrative (à joindre au relevé B 3) est automatiquement éditée.

2.4. Les distributions.

Le traitement des distributions est une part essentielle du SIFAL « vivres ». Parfaitement intégré au reste de la comptabilité, il ne forme plus comme par le passé une procédure singulière mais se caractérise seulement par ses liaisons avec la comptabilité financière (règlement de quinzaine).

L'édition des factures aux clients est effectuée au fur et à mesure des livraisons. Ceux autorisés à payer à terme reçoivent avec les factures un extrait de compte pour la quinzaine considérée.

2.4.1. Définition de la quinzaine.

Les quinzaines programmées dans l'ordinateur sont déterminées comme suit :

• première quinzaine du 1er au 15 inclus ;

• deuxième quinzaine du 16 au dernier jour du mois.

Les quinzaines sont numérotées dans une série annuelle de 1 à 24.

Les distributions sont rattachées à une quinzaine par l'ordinateur à partir de la date de livraison saisie. Il conviendra de porter une attention particulière aux reports de saisie pour cause de panne, à la saisie des ventes du livre-service ou du centre de distribution lorsque l'établissement ou la réception de la fiche de commande ne peut intervenir qu'à l'expiration de la quinzaine (récapitulation des distributions de viande fraîche).

2.4.2. La commande.

2.4.2.1. Établissement de la liste des articles distribuables.

Un programme a été élaboré pour permettre l'établissement de la liste des articles susceptibles d'être distribués aux parties prenantes. Il ne comporte pas l'édition directe de la liste des articles mais permet, pour chacun d'eux, de s'assurer de leur disponibilité en cours de mois.

2.4.2.2. Les commandes des corps de troupe et assimilés.

(Modifié : instruction du 05/10/1984.)

• a).  Produits autres que le pain, le vin et la viande.

  Chaque mois ou chaque quinzaine, la formation reçoit de l'établissement une ou deux fiches de commande en 2 exemplaires comprenant :

  • un volet d'identification ;

  • des bons de commande préimprimés ;

  • des bons de commande complémentaires édités par l'ordinateur.

  La commande devra être adressée, autant que possible, quarante-huit heures avant la livraison pour être honorée à la date prévue.

  Le corps de troupe établit sa commande en renseignant les colonnes des bons de commande pour les articles dont il se porte acquéreur. Les bons de commande sont numérotés, dans l'ordre des codes articles, en portant au numérateur le rang du bon sur le total des bons employés (dénominateur). Lorsque les décomptes ont été effectués, la formation renseigne la colonne « repère » en numérotant dans une série continue et dans l'ordre des codes articles les lignes utilisées. Le total obtenu, c'est-à-dire le numéro de la dernière ligne du dernier bon utilisé, est reporté en haut et à droite du volet de commande « nombre de lignes ».

  Le volet de commande est complété par le numéro de client et sa désignation en clair. Les autres rubriques ne sont renseignées que par exception comme indiqué au paragraphe 20302. Il est daté et signé par l'officier d'ordinaire. Un exemplaire de la fiche de commande est adressé à l'établissement, l'autre est conservé au corps.

• b).  Pain, vin, viande.

  Ces produits sont distribués, selon les errements antérieurs, sur documents D 3, D 4, D 5 émargés, à chaque livraison à l'établissement, par le préposé à la perception, ou sur bulletins de réception pour les livraisons directes des fournisseurs à la formation.

  En fin de quinzaine, l'établissement totalise les quantités distribuées et renseigne une fiche de commande récapitulant les produits perçus par client.

  Les distributions de viande et de vin peuvent être traitées comme indiqué au paragraphe 2311 a) si l'établissement juge cette procédure plus opérante.

2.4.2.3. Les distributions du libre service.

(Modifié : instruction du 01/07/1986.)

En fin de période d'ouverture hebdomadaire du magasin libre service, il est procédé à l'inventaire des articles en magasin.

Un bon de commande pour le client « libre-service » est établi :

• soit dans les conditions fixées au paragraphe 2311 a), dans le cas où le libre-service n'est pas suivi comme un dépôt, et pour les quantités égales à la différence entre l'inventaire au premier jour de la semaine, les recomplètements du magasin et l'inventaire à la fermeture du magasin ;

• soit en suivant la procédure automatisée du libre-service qui fournit un document comportant les mêmes données (cf. annexe 8, appendice 21).

La valeur des articles doit être égale aux encaissements effectués. Les recettes sont déposées journellement au poste caisse.

En cas de différence, les causes en sont recherchées immédiatement. Si, après, vérification, il subsiste encore des différences, les bons sont rectifiés de façon à faire apparaître les articles correspondant aux ventes réellement encaissées. Les articles manquants, selon l'importance, sont placés par OM en « dépôt attente » ou signalés immédiatement à l'autorité de surveillance pour l'établissement du procès-verbal de perte ; ils sont alors sortis des stocks (code 71) sur O.M.

2.4.2.4. Les distributions effectuées par les centres de distribution.

Les cessions des centres de distribution s'effectuent au profit des parties prenantes collectives et individuelles dans les mêmes conditions qu'à l'établissement. Les bons de commandes des parties prenantes sont adressés au jour le jour à l'établissement en même temps que les moyens de paiement.

Les distributions effectuées en libre service par le centre de distribution sont récapitulées dans les mêmes conditions que celles du libre service de l'établissement. Le montant journalier des recettes est adressé quotidiennement à l'établissement.

2.4.3. La saisie des commandes.

Les fiches de commande sont remises au poste « distributions » pour être saisies à la console quarante-huit heures avant la perception.

2.4.3.1. Commandes des organismes et groupement d'achat.

Dès leur réception, les commandes sont saisies telles qu'elles ont été établies, nature des produits et quantités réellement demandées. L'ordinateur, pour chaque article commandé, fait connaître l'existant disponible en position 510 dans les seuls stocks de l'établissement (dépôts exclus). L'opérateur précise en conséquence les quantités à délivrer et l'ancienneté choisie lorsque l'ordre d'ancienneté n'est pas respecté. Si ces quantités dépassent le disponible, un clignotant en avertit l'opérateur. Celui-ci peut passer outre s'il a connaissance d'un réapprovisionnement imminent des stocks. Le mouvement créditeur interviendra au plus vite.

Après saisie, l'opérateur lance l'édition des « bons de commandes par client » et de la récapitulation de la journée de perception qu'il confie au magasinier pour la préparation des commandes. Le magasinier mentionne les quantités distribuées sur le bon « par client » seulement dans le cas où elles ne correspondent pas, soit en quantité, soit en ancienneté (cas d'une ancienneté plus récente), aux articles dont la distribution a été prescrite par l'opérateur. Les bons de commande sont retournés au poste « distributions », au plus tard la veille du jour de livraison prévu.

L'opérateur saisit, s'il y a lieu, les modifications apportées par le magasinier puis procède à l'édition des factures « client » et du bon récapitulatif des commandes pour la journée de livraison considérée. Le bon récapitulatif est remis au magasinier pour mise à jour de sa comptabilité et contrôle de la bonne prise en compte des modifications apportées.

Le chef d'établissement, s'il le juge utile, pourra demander au magasinier de mentionner systématiquement sur le bon de commande par client les quantités réellement distribuées.

2.4.3.2. Distributions du magasin libre service.

La fiche de commande hebdomadaire est saisie par l'opérateur qui fait éditer le bon de commande correspondant. Celui-ci est ensuite remis au magasinier pour mise à jour de sa comptabilité.

Lorsque la saisie de la commande ne peut s'effectuer que postérieurement au dernier jour de la quinzaine, la commande est saisie pour la date effective de fermeture du magasin.

2.4.4. Facturation.

Une seule facture est éditée pour les magasins libre service.

Pour les groupements d'achats il est délivré 2 factures (1 pour l'établissement, 1 pour le groupement) et 1 bulletin de livraison.

Pour les parties prenantes autorisées à payer à terme, 3 factures sont produites [2 destinées à l'organisme, 1 pour l'ordinaire, 1 pour le trésorier ou le centre territorial d'administration et de comptabilité local (C.T.A.C.L.), 1 conservée à l'établissement] ainsi que 2 extraits de compte pour le trésorier ou le C.T.A.C.L., et 1 bulletin de livraison. La facture destinée au C.T.A.C.L. lui est adressée directement. Le bulletin de livraison reste à l'établissement.

• a).  Le bulletin de livraison.

  Le bulletin de livraison est un document interne qui permet aux établissements équipés en monoposte (une seule console), de différer dans la journée la saisie des livraisons et règlements. Il est renseigné manuellement par la personne ayant remis les factures aux clients (terme) ou reçu les paiements (comptant) ; elle y mentionne la livraison, le mode de paiement et le montant encaissé ; chaque commande doit faire l'objet d'une saisie de la livraison pour présenter l'O.M. à l'entrée de la mise à jour des stocks.

• b).  Les factures.

  La facture conservée à l'établissement reçoit la prise en charge du représentant de l'organisme préposé à la réception. Elle est enliassée avec les autres pièces justificatives dans l'ordre chronologique.

• c).  L'extrait de compte.

  L'extrait de compte récapitule les règlements à effectuer pour la quinzaine considérée (à l'exclusion des impayés se rapportant aux quinzaines antérieures). Lors du règlement de sa quinzaine, la partie prenante ou son mandataire joint à son titre de paiement le dernier extrait de compte reçu. La date limite de paiement est portée sur l'extrait de compte client.

2.4.5. Paiement.

Les établissements annexes, assurent eux-mêmes le suivi des comptes clients, les règlements leur sont adressés dans les mêmes conditions que pour les établissements principaux.

L'établissement délivre, le cas échéant, une quittance du registre à souches numérotées ou un ticket d'appareil enregistreur constatant la recette.

À la réception du règlement, l'opérateur visualise l'état de situation des factures client et s'assure que l'extrait de compte joint est bien le dernier de la quinzaine adressé à la partie prenante.

Dans le cas, où exceptionnellement, la partie prenante autorisée à payer à terme, n'est pas en mesure de régler la totalité des cessions de la quinzaine, un paiement partiel peut être admis, sous réserve que le versement corresponde au montant exact d'une ou plusieurs factures dans l'ordre des plus anciennes.

Pour des raisons pratiques, les parties prenantes devront régler prioritairement les cessions de denrées pour animaux (chapitre fourrages) et de combustibles.

Le règlement des cessions à terme doit intervenir impérativement dans les quarante-huit heures suivant l'expiration de la quinzaine.

L'émission de titres de perception constitue de ce fait une procédure exceptionnelle. Dans ce dernier cas, la facture originale et une copie sont jointes au relevé B 2. L'établissement conserve une copie de la facture. La saisie du paiement s'opère dès l'émission du titre.

2.4.6. Les traitements de fin de quinzaine.

2.4.6.1. Les produits destinés au compte spécial.

(Modifié : instructions du 05/10/1984, du 01/07/1986 et du 19/01/1987.)

En fin de quinzaine, l'ordinateur édite à la demande :

• un bilan financier :

  • l'état des factures de quinzaine ;

  • l'état des factures impayées de la quinzaine ;

  • l'état des factures impayées des quinzaines antérieures ;

  • l'état des instances régularisées ;

  • l'état des vivres vendus à un prix différent du prix catalogue ;

  • l'état récapitulatif de la quinzaine ;

  • valorisation du stock établissement par destination.

• les factures « matières » à joindre aux relevés B 1 et B 3.

• a).  État des factures de la quinzaine.

  Cet état fait apparaître, toutes les factures vivres, fourrage et combustibles de la quinzaine quel que soit le mode de règlement.

  Les paiements par titre de perception et les régularisations auprès de l'administration centrale sont signalés par des renvois.

• b).  État des factures impayées de la quinzaine.

  Sont mentionnées sur cet état les seules factures de la quinzaine restées impayées.

• c).  État des factures impayées des quinzaines antérieures.

  Sont mentionnées sur cet état les factures impayées des quinzaines antérieures. Il peut se révéler erroné si l'apurement des comptes clients n'a pas été effectué en fin de quinzaine. Dans ce cas, il est rectifié manuellement.

• d).  Instances régularisées.

  Figurent dans cet état, les factures des quinzaines antérieures réglées au cours de la quinzaine.

• e).  Factures à joindre au relevé B 1.

  Ces factures de distribution de quinzaine récapitulent la totalité des cessions effectuées au cours de la quinzaine par catégorie de vivres (centraux et régionaux) et par nature de produits (vivres, alimentation des animaux, combustibles) qu'elles aient donné lieu à paiement ou non.

• f).  État des articles vendus à prix autre que le prix catalogue de l'établissement.

  Cet état permet au chef d'établissement et au régisseur du C.S.S.M. de contrôler les tarifs appliqués, la préparation des commandes étant susceptible de s'exécuter sur le nouveau tarif. Les justifications nécessaires concernant l'application d'un tarif particulier seront alors portées de façon manuscrite sur cet état à hauteur du cadre réservé à la prise en charge.

• g).  Récapitulation des distributions de quinzaine.

  Cet état reprend :

  • le montant des cessions effectuées au cours de la quinzaine ;

  • les instances régularisées au cours de la quinzaine ;

  • les impayés de la quinzaine ;

  • le montant des factures donnant lieu à émission de titre de perception (B 2).

• h).  Valorisation du stock par destination.

  En fin de traitement de quinzaine la valorisation du stock par destination est automatiquement éditée. Cet état doit être joint aux états de quinzaine et adressé au régisseur du C.S.S.M. En cas de changement de tarif trimestriel, il est édité en plus un état du stock de fin de trimestre valorisé aux niveaux prix.

Le montant des avoirs sur emballages sera reporté manuellement.

Cet état fait apparaître le montant à reverser au régisseur par chèque postal, celui déjà adressé sous forme de chèques bancaires et celui faisant l'objet de titres de perception (relevé B 2).

L'état et les factures de distributions jointes doivent être signées par le chef d'établissement.

L'ensemble de ces documents est adressé en deux exemplaires à la régie du C.S.S.M. par l'intermédiaire de l'autorité de surveillance administrative ; un exemplaire est conservé à l'établissement.

2.4.6.2. Les produits « matières ».

Il est édité également un ordre de mouvement modèle D 10 destiné, d'une part à appuyer la comptabilité matières pendant la période de rodage, d'autre part à mettre à jour les fichiers centraux et régionaux (saisie à la section informatique régionale) en attendant la connexion avec le réseau TRANSPAC.

À la fin de la période de rodage et sur décision du chef d'établissement, l'ordre de mouvement D 10 ne sera plus enregistré au registre-journal manuel ; en revanche les factures « client » seront enliassées comme indiqué au paragraphe 2022.

Dès mise en place du réseau TRANSPAC, l'O.M. D 10 ne sera plus édité, les informations remontant au jour le jour par ce réseau vers le C.T.I.R.

2.4.6.3. La purge du fichier facture.

Cette opération permet d'intégrer les données financières des factures soldées et en instance, aux statistiques calculées par l'ordinateur.

2.4.7. Comptabilité des emballages consignés.

(Complété : instruction du 01/07/1986.)

2.4.7.1. Principes.

• a).  L'ordinateur suit séparément le contenu et le contenant.

• b).  Au libre-service, le montant des emballages restitués ne peut être supérieur au montant global des achats.

• c).  Trois cas peuvent se présenter :

  • cas n^o 1 : le nombre d'emballages vides rendus est égal à celui acheté ; seul le contenu est facturé ;

  • cas n^o 2 : le nombre d'emballages vides rendus est inférieur à celui des emballages pleins achetés. Sont facturés le contenu et la différence des emballages ;

  • cas n^o 3 : le nombre d'emballages vides rendus est supérieur à celui des emballages pleins achetés. Le contenu est facturé ; un avoir est établi pour l'excédent d'emballages rendus et déduit du montant de la facture.

2.4.7.2. Distributions.

• a).  Cessions aux parties prenantes collectives.

  Les parties prenantes collectives déposent leurs emballages au moment de la perception.

  Le magasinier mentionne en rouge sur le « bon de commande par client » le nombre d'emballages remis avant de le transmettre au poste « saisie ».

  L'opérateur enregistre les modifications apportées à la commande par le magasinier et procède dans le cas n^o 2 à la saisie des emballages à facturer. Dans le cas n^o 3, aucun emballage n'est facturé. L'excédent restitué est comptabilisé par partie prenante et par nature d'emballage sur un registre ad hoc, côté et paraphé par le chef d'établissement.

  Le montant correspondant à cet excédent est porté à l'encre rouge en déduction de la facture « client ». Au paiement de la facture, l'opérateur saisit le règlement pour la valeur initiale de la facture (avoir déconsignation non compris).

• b).  Cessions en libre-service.

  Dans les cas n^o 1 et n^o 2, la procédure à appliquer est celle décrite au paragraphe 12.

  Lorsqu'un client remet un excédent d'emballages (cas n^o 3), il est pris en compte sur un registre côté et paraphé par le chef d'établissement.

  Le registre est arrêté chaque soir et tient lieu de justificatif des avoir remis aux clients par la caisse du libre-service. Il est également arrêté par le chef d'établissement avant recomplètement du magasin. Le montant total des excédents pris en compte au registre est porté en rouge sur la facture « libre-service » pour la période correspondante.

2.4.7.3. Comptabilité matières.

Les emballages vides du libre-service remis au magasin principal lors de chaque recomplètement sont pris en compte sur le registre emballages du magasin principal.

En fin de semaine, un ordre de mouvement interne « entrée » 14 N est saisi et validé pour la quantité globale des excédents d'emballages remis au cours de la semaine et figurant sur le registre du magasin principal.

2.4.7.4. Comptabilité deniers.

En fin de quinzaine, il est procédé à a sommation des avoirs « emballages » consignés en rouge sur les factures « clients » réglées ainsi que sur les factures « libre-service ».

Le montant global des avoir consentis est porté manuellement, ligne « avoir emballages » sur l'état récapitulatif de quinzaine. Les rubriques « montant à verser » sont modifiées en conséquence.

2.5. Les mouvements internes à l'établissement.

(Modifié : instruction du 05/10/1984.)

Ces mouvements sont prescrits sur l'ordre et sous l'entière responsabilité du chef d'établissement. Ils donnent lieu suivant le cas (cf. annexe 5), à création d'une pièce justificative. Par principe, la pièce justificative est obligatoire pour tous les mouvements qui modifient les quantités en approvisionnement et qui ne sont pas suivis sur une autre forme de comptabilité (ex. registres de panification de torréfaction...).

L'ordinateur associe à certains codes « mouvement » l'édition d'une pièce justificative mais le déclenchement de l'édition incombe toujours à l'opérateur.

L'enregistrement chronologique commun des ordres de mouvement et des pièces justificatives implique leur parfaite correspondance. Il convient donc de veiller, notamment pour les P.J. manuelles (ex. procès-verbaux) à ce que d'une part les documents ne concernent que les approvisionnements « vivres », d'autre part les mouvements décrits dans la P.J. fassent l'objet d'un unique O.M. et vice versa.

Ne donnent, en tout état de cause, pas lieu à l'établissement d'une P.J. les changements d'ancienneté et de position ainsi que les prêts.

2.6. Les événements et procédures exceptionnels.

2.6.1. Dans les distributions.

2.6.1.1. Non-règlement d'un débiteur.

Dans le cas exceptionnel où un client ne peut s'acquitter de sa dette, le chef d'établissement peut demander à l'ordonnateur de rattachement, l'émission d'un titre de perception à son encontre.

Le chef d'établissement joint alors au relevé B 2 l'original et une copie de la facture correspondante, ces deux documents portant la mention « régularisation d'instances » (mention nécessaire au régisseur du C.S.S.M.).

2.6.1.2. Erreur de saisie sur le prix des articles.

Toute facturation par erreur à un prix différent du prix catalogue donne lieu à l'établissement d'une facture de régularisation manuelle. Cette facture est jointe à l'état récapitulatif et portée pour son montant à la ligne correspondante au titre du relevé B 1.

2.6.1.3. Modification de commande, erreur de saisie de la commande, modification des quantités ou de l'ancienneté distribuées par le magasinier.

Lorsque de tels événements interviennent, il est procédé à la modification de la commande et le cas échéant à l'édition d'une nouvelle facture.

Ces opérations ne sont possibles qu'avant saisie de la livraison ou du versement. Elles sont mémorisées par l'ordinateur et accessibles par mot de passe. En fin de mois (en fin de quinzaine pour l'établissement annexe), le chef d'établissement fait lister ces modifications et se fait présenter les nouvelles factures. Le document « contrôle des modifications de commande », visé par le chef d'établissement est enliassé à la suite de la dernière pièce justificative du mois.

2.6.2. Dans l'approvisionnement.

2.6.2.1. Prix franco de port (cas général).

L'établissement établit un compte rendu d'approvisionnement (C.R.A.) comme indiqué au paragraphe 21 pour les quantités effectivement reçues, prélèvements pour la réception inclus. Les quantités saisies doivent être celles mentionnées au procès-verbal de réception. Les litiges éventuels avec le fournisseur sont du ressort de la personne responsable du marché.

2.6.2.2. Prix départ usine (cas très exceptionnel).

Les litiges nés du contrôle à l'arrivée, des pertes, détériorations ou avaries survenues à l'occasion du transport font l'objet d'un rapport du chef d'établissement à l'autorité de surveillance administrative chargée de dresser le procès-verbal de constat.

Il est accusé réception des articles comme ci-après :

• les qualités reçues et conformes font l'objet d'un compte rendu de réception (code 10) ;

• les quantités faisant l'objet du rapport sont saisies sur le code 12 (réception pour solde) si l'A.A. est soldé, 10 s'il n'est pas soldé, puis sont sorties par O.M. code 75 (avaries et pertes).

La référence de l'A.A. sera portée sur l'O.M. et, l'en-tête de l'A.A., adressé à l'autorité responsable du marché, portera la mention des quantités litigieuses.

S'agissant de transporteurs tiers à l'administration, le chef d'établissement formule les réserves qui s'imposent dans les délais et formes requises.

2.6.3. À l'occasion des ravitaillements.

2.6.3.1. Litiges à la réception manifestement non imputables au transporteur.

L'établissement destinataire prend en compte (saisie d'un compte rendu de réception) les quantités effectivement reçues. Dans le cas où des différences sont constatées entre le bordereau de livraison ou d'expédition et les quantités réellement reçues, l'établissement destinataire prend contact avec l'expéditeur pour se faire confirmer les quantités expédiées.

Si le litige trouve sa solution, l'établissement expéditeur (ou le destinataire) modifie son compte rendu d'expédition ⁽²⁾ (ou de réception) ou bien encore régularise physiquement le litige.

Si le litige subsiste, il est procédé comme suit :

• a).  Le destinataire déclare avoir reçu moins que n'a expédié l'expéditeur.

  Le destinataire établit un rapport de perte qu'il adresse à l'autorité de surveillance administrative, saisit un compte rendu de réception code 30 et un O.M. code 75 pour les quantités litigieuses. La mention de l'ordre « F.G. » est portée sur l'O.M.

• b).  Le destinataire déclare avoir reçu plus que n'a expédié l'expéditeur.

  Aucune régularisation n'est à effectuer.

2.6.3.2. Litiges résultant d'un événement de parcours.

Le destinataire prend en compte les quantités mentionnées sur le bordereau de livraison (code 30) puis sort sur O.M. (code 75) les quantités manquantes pour lesquelles un rapport est établi.

2.6.4. Régularisations des erreurs de saisie (code article, mouvement, référence F.G. ou A.A., etc.)

Le mode de régularisation diffère selon que la régularisation a une incidence sur le traitement des distributions ou non.

Si l'erreur concerne les distributions et est constatée après mise à jour des stocks, la régularisation portant sur les quantités s'opère par ordre de mouvement, la régularisation financière est manuelle.

Si l'erreur ne concerne pas les distributions, les régularisations sont effectuées par ordre de mouvement pour ce qui concerne l'annulation du mouvement erroné et la saisie du mouvement réel.

2.7. Les contrôles.

2.7.1. Contrôle de la comptabilité.

2.7.1.1. Comptabilité de l'établissement.

• a).  Les mouvements.

  Les ordres de mouvement suite à émission des ordres centraux et régionaux, les O.M. internes, sont visés par le chef d'établissement, en même temps s'il y a lieu que les fiches d'activité correspondantes.

  Le journal des mouvements est visé chaque jour par le chef d'établissement après listage. Il présente dans un premier paravent les anomalies détectées par l'ordinateur.

  L'histoire magnétique des mouvements signale les mouvements dans l'ordre : dernier entré premier sorti. La visualisation de cet historique permet d'effectuer des recherches lorsque des litiges apparaissent.

  L'ordinateur assure au moment de la mise à jour, en ce qui concerne les distributions, un contrôle de vraisemblance. Si les quantités distribuées, y compris dans l'ancienneté, sont supérieures à l'existant comptable position 510 à l'établissement, la mise à jour et partant l'enregistrement au journal des mouvements, sont différés pour la totalité des mouvements de distributions.

  Un inventaire du stock en magasin est remis, au minimum chaque fin de mois au magasinier pour contrôle de ses stocks en quantité comme en ancienneté.

  Le chef d'établissement se fait présenter mensuellement le répertoire des pièces justificatives, en contrôle l'existence et la conformité.

• b).  Les documents « deniers ».

  Les documents de quinzaine sont déliassés et éventuellement rectifiés par l'établissement. La récapitulation de quinzaine est visée par le chef d'établissement. Celui-ci porte une attention particulière à l'état des impayés et prend les mesures qui s'imposent pour en assurer le recouvrement.

  La liste des modifications de commande est visée tous les mois par le chef d'établissement.

2.7.1.2. Dispositions particulières à la comptabilité des annexes.

(Modifié : instruction du 05/10/1984.)

Le chef d'établissement principal centralise les écritures de la comptabilité à la sous régie de recettes. Il reçoit et contrôle tous les produits du traitement de quinzaine de ses établissements annexes. Il les joint aux documents de l'établissement principal à l'appui des relevés B 1, B 2, B 3.

Les documents matières de l'établissement annexe sont communiqués, sur sa demande, au chef de l'établissement principal. Celui-ci vise le registre-journal manuel et le journal des mouvements de l'établissement annexe lors de ses visites sur place.

2.7.2. Contrôle des existants.

2.7.2.1. Vérifications du magasinier.

Chaque jour, ou périodiquement, le magasinier peut vérifier ses existants à partir du journal des mouvements.

2.7.2.2. Contrôle des stocks dans chaque établissement.

Les autorités chargées des vérifications et des recensements disposent de deux fiches de contrôle produites par l'ordinateur. Ces fiches précisent pour les articles sélectionnés par l'autorité, leur répartition géograqhique, leur quantité, leur ancienneté et leur position administrative.

Ces fiches visées par l'autorité de contrôle sont enliassées à la fin du répertoire des pièces justificatives dans une chemise, particulière « vérifications, recensements ». Elles sont numérotées dans une série chronologique annuelle.

Les différences constatées donnent lieu à la saisie à l'établissement d'un ordre de mouvement, et à la rédaction d'un procès-verbal par l'autorité de surveillance administrative. Une copie du procès-verbal est adressée à l'établissement pour servir de pièce justificative. Le numéro de l'ordre de mouvement correspondant y est porté manuellement.

2.7.2.3. Contrôle des stocks de l'établissement annexe par le chef d'établissement principal.

Le chef d'établissement principal est tenu d'effectuer le contrôle de la totalité des existants de (ou des) l'établissement annexe au minimum une fois dans l'année.

3. Les instruments de gestion.

En local, le SIFAL apporte au chef d'établissement des informations de gestion sur le stock, des informations statistiques sur le chiffre d'affaire et l'évolution des consommations. Elles sont visualisées et au besoin listées par recopie d'écran.

3.1. Visualisation du stock sur plusieurs critères.

Le stock peut être visualisé :

• par code article, avec anciennetés et positions administratives ;

• par code article avec les positions administratives, toutes anciennetés confondues ;

• par articles, toutes anciennetés et toutes positions administratives confondues ;

• par code destination (cf. annexe 7) ;

• par ensemble (cf. annexe 7) ;

• dans l'ordre alphabétique ;

• par dépôt, par articles avec anciennetés et positions administratives.

3.2. Histogramme du stock à partir des consommations prévues.

Ce programme définit un taux de couverture à partir d'un seuil minimal égal à la consommation mensuelle prévue.

Si le stock, en position 510, pour l'article est inférieur à la consommation prévue, un clignotant apparaît sur l'écran. Ce programme permet, entre autres, d'établir les listes de produits destinées aux parties prenantes.

3.3. Histogramme du stock sur seuil de réapprovisionnement.

Le seuil de réapprovisionnement est le niveau de stock minimal que doit entretenir l'établissement pour un article compte tenu des directives qu'il reçoit. Il est défini en nombre de mois de consommation. La mise à jour de cette donnée est à la charge de l'établissement. L'histogramme permet d'appeler l'attention des autorités gestionnaires (C.T.R.) sur les articles dont le stock est inférieur au stock de sécurité.

3.4. Fichier « caisse ».

Ce fichier assure le suivi des versements des clients par mode de règlement. Il donne, pour chaque jour de la quinzaine, les encaissements par client et par facture ventilés par mode de règlement, ainsi que la situation journalière de caisse.

Il est apuré à l'issue du traitement de quinzaine.

3.5. Histogramme comptes clients.

Ce produit permet de visualiser et d'éditer pour les trois années antérieures :

• le montant des cessions par quinzaine et par client ;

• le montant mensuel des cessions par catégorie de client ;

• le montant mensuel des cessions de l'établissement.

3.6. Histogramme sur les distributions d'articles régionaux.

Ce programme permet de visualiser, pour chaque article régional, les quantités distribuées et commandées à l'établissement durant les trois années antérieures. Il comprend une édition comparative des commandes et des distributions par article à partir desquelles est déterminé un taux de satisfaction.

3.7. État des ruptures de stock.

(Ajouté : instruction du 19/01/1987.)

Cf. annexe 8, appendice 5.

Cette édition à la demande liste tous les articles du bon de commande dont le stock en position 510 est nul et mentionne éventuellement en regard la ressource disponible en P.A. 520.

3.8. Traitement de texte.

Un programme permet d'utiliser également l'ordinateur comme une machine à traitement de texte (format 21 x 29,7) mais alors une seule console est utilisable. Il est conseillé d'utiliser cette possibilité pour l'établissement de documents « types » à caractère répétitif.

3.9. Conversion des stocks en rations.

(Ajouté : instruction du 19/01/1987.)

Les dispositions concernant cette nouvelle application font l'objet de la lettre n^o 5115/DEF/DCCAT/AP/V/CI du 18 décembre 1986 (n.i. BO).

4. Sauvegardes et pannes.

4.1. Chaque jour.

Avant mise à jour, il est constitué une sauvegarde par copie des informations contenues dans les disques (duplicata de la comptabilité).

4.2. En cas de panne prolongée.

La fiche de commande manuelle servira de facture provisoire. Les décomptes seront vérifiés manuellement et le volet d'identification comportera la prise en charge du préposé à la livraison.

Les fiches de commandes (volets et bons de commandes) seront conservées à l'établissement puis saisies dès que l'ordinateur fonctionnera à nouveau. Il sera alors procédé immédiatement à la facturation et à la saisie des livraisons et règlements.

Avant connexion au TRANSPAC, les avis d'approvisionnement et les ordres « F.G. » reçus par l'établissement seront exécutés. En cas de réception pour solde, l'en-tête de l'avis d'approvisionnement sera adressé à l'autorité responsable du suivi du marché (D.C.C.A.T./C.T.R.) pour l'informer de l'exécution du marché. Le compte rendu d'approvisionnement sera saisi dès remise en marche de l'ordinateur.

Après connexion au TRANSPAC, une copie du dernier O.M./A.A. édité par l'ordinateur et remis au magasinier, sera adressée aux autorités, visées ci-dessus en cas de réception pour solde. Le compte rendu de réception sera saisi dès que possible.

Les autres mouvements, mouvements internes, mouvements sur avis d'approvisionnement ou ordres « F.G. » manuels, etc. donneront lieu à l'établissement d'un O.M. interne manuel du même modèle que ceux édités par l'ordinateur.

L'établissement procédera au listage préalable d'un nombre suffisant d'O.M. internes vierges pour lui permettre de procéder à ces mouvements en cas de panne.

Les O.M. manuels sont numérotés dans une série temporaire, puis saisis à l'ordinateur au plus tôt.

5. Les mesures transitoires.

5.1. Arrêté des écritures manuelles.

La mise en œuvre définitive du SIFAL entraîne obligatoirement l'arrêté des écritures manuelles, après qu'ait été dûment vérifiée l'exactitude des données mémorisées par l'ordinateur. Cet arrêté intervient dès que possible, au plus tard après une période de deux mois.

Les fiches modèle F.A. des articles suivis par l'ordinateur seront arrêtées le dernier jour d'un mois, puis archivées dans les conditions réglementaires, sur décision du chef d'établissement principal.

La tenue des fiches d'identification de lots et des fiches de stock dans les magasins demeure.

Le registre-journal des pièces justificatives n'est plus utilisé pour les articles suivis par l'ordinateur à compter de la date choisie pour l'arrêté des F.A. et seulement pour les pièces justificatives correspondant à des mouvements postérieurs à cette date.

Les documents (ordres de mouvement, factures) issus du traitement automatisé se substituent aux documents anciens. Le répertoire des pièces justificatives et le journal des mouvements se substituent au registre-journal pour ce qui concerne les vivres.

5.2. Les relations avec la section informatique régionale (S.I.R.).

5.2.1. Avant connexion avec le C.T.I.R.

Pendant la période d'initialisation, puis en régime normal, les établissements n'adresseront plus les ordres de mouvement particuliers pour les distributions de rations de combat et de pain de guerre à la S.I.R.

Ces informations sont contenues dans l'ordre de mouvement (D 10) de quinzaine émis par l'ordinateur et expédié à la S.I.R. par l'établissement.

5.2.2. Après connexion au C.T.I.R.

Le D 10 est supprimé : les autres documents internes O.M./F.G. et O.M./A.A. sont conservés un an à l'établissement puis détruits.

5.3. Cas des établissements annexes non initialisés.

Lorsqu'un établissement principal équipé d'un ordinateur a autorité sur une ou plusieurs annexes non initialisées, il arrête son fichier F.A. comme indiqué paragraphe 51. Le contrôle des existants des établissements annexes sera suivi à partir des situations hebdomadaires et mensuelles des existants dans chaque annexe reçues du CEDICAT. L'établissement principal joint à ses relevés modèles B 1, B 2, B 3 les factures ancien modèle de l'annexe (D 9). Ces factures continuent à être établies séparément pour les cessions aux organismes de l'armée de l'air et aux formations de l'armée de terre dont la trésorerie est confiée à un C.T.A.C.L.

5.4. Correspondances internes à la région.

Au fur et à mesure de leur connexion avec le réseau TRANSPACT, les autorités régionales (C.T.R.-DIR.C.A.T.) veilleront à supprimer la production par les établissements des documents devenus superflus tels que comptes rendus de réception, etc. En effet, ceux-ci disposeront également d'un ordinateur T 60/80 permettant d'interroger les stocks de la région au niveau du C.T.R. Les stocks régionaux seront mis à jour chaque soir en fonction des mouvements transmis par les établissements.

6. Les dispositions abrogées.

6.1. Seront abrogées par notification :

• a).  À compter du début de la période de rodage :

  • la décision n^o 60043/DEF/PBF/RR du 9 mai 1979 (n.i. BO) traitant du suivi séparé des cessions aux bases de l'armée de l'air ;

  • la note technique n^o 716/ST/CL/CETAI du 9 mars 1978 (n.i. BO) traitant de l'envoi d'ordres de mouvement particuliers pour les rations de combat et le pain de guerre.

• b).  À compter du raccordement au C.T.I.R. (fin de la période d'initialisation) : les circulaires n^o 20671/T/3/2/INT du 21 décembre 1966 (BOEM 540-1) et n^o 40760/T/4/INT du 31 juillet 1970 (BOEM 540-3) pour leurs dispositions relatives à l'envoi au CEDICAT des O.M. de quinzaine relatifs aux pertes par déchets de denrées et matières.