CIRCULAIRE N° 151/DEF/DCCM/ADM/UNITES relative à la mise en service du registre des actes de l'administration financière et des actes de l'état civil.
Abrogé le 17 décembre 2003 par : CIRCULAIRE N° 200/DEF/DCCM/ADM/UNITES mettant en service le registre des actes d'administration. Du 04 avril 1995NOR
1.
Ci-après, en annexe II, un extrait des différents tableaux composant le registre des actes de l'administration financière et des actes de l'état civil qui est destiné à remplacer le registre des procès-verbaux du service de la solde, répertorié dans la nomenclature générale des imprimés, manuels et documents en usage dans la marine sous le numéro 10 031 7050.
2.
Le nouveau registre dont la présentation détaillée figure en annexe I, a été refondu et simplifié afin de tenir compte :
de l'évolution de la réglementation administrative, principalement celle induite par les décrets « Armées 2000 » ;
des possibilités offertes par l'informatique administrative, notamment par le système d'information et d'aide à la décision pour les ressources humaines (SIAD/RH) ;
des informations disponibles par ailleurs (élimination des redondances).
Désormais le nouveau registre ne comporte plus que huit tableaux ou sous-tableaux sur les seize que contenait l'ancien registre.
3.
Édité par le centre d'approvisionnement et de distribution des imprimés de la marine (CADIM), le nouveau registre sera disponible au cours du quatrième trimestre de cette année, afin d'être mis en service dans les unités le 1er janvier 1996.
Pour le ministre d'État, ministère de la défense et par délégation :
Le commissaire général, directeur central du commissariat de la marine,
Yves BOURDAIS.
Annexes
ANNEXE I. Présentation détaillée du registre des actes de l'administration financière et des actes de l'état civil.
1 Généralités.
Destiné à faire foi jusqu'à son inscription en faux, le registre des actes de l'administration financière et des actes de l'état civil est manuscrit, sans surcharge, ni rature. En cas d'erreur, les corrections sont portées à l'encre rouge et paraphées.
2 Page 1 de couverture.
L'intitulé du registre a été modifié afin de mieux correspondre à l'objet du registre en distinguant clairement les actes de l'administration financière des actes de l'état civil.
Toutefois il n'a pas été jugé nécessaire d'ouvrir un registre distinct pour état civil. En effet l' instruction 3 /DEF/DPC/EC du 16 juillet 1984 (BOC, p. 5778) modifié relative à l'état civil dans les armées dispose [2e partie, chapitre II, section 5, A)] que dans les « formations maritimes » les actes d'état civil « sont consignés au registre des procès-verbaux de la solde ».
Le nom du registre est imprimé sur la couverture afin de permettre l'utilisation de protège-documents transparents.
3 Page 2 de couverture.
Un emplacement est prévu pour l'enregistrement des vérifications réalisées par le commissaire vérificateur.
Le tableau V-B de l'ancien registre est donc supprimé. En cas de remarques, le commissaire vérificateur pourra renvoyer le lecteur au procès-verbal de vérification.
4 Page 1.
Le document est désormais coté et paraphé par les commandants d'unités comme « responsables de l'administration intérieure de leur formation » [ décret 91-669 du 14 juillet 1991 , art. 9 (BOC, p. 2489) modifié.
Il n'est donc plus nécessaire de faire réaliser cette opération par le chef du service de la solde.
5 Page 2. Instructions pour la tenue du registre.
Sur cette page sont regroupées des instructions complémentaires pour aider la tenue du registre.
6 Page 3. Sommaire général.
Le registre est organisé afin de mieux faire la distinction entre :
d'une part l'administration financière ;
d'autre part les actes de l'état civil.
S'agissant de l'administration financière, le registre est décomposé en trois parties :
la direction de l'administration de l'unité ;
la trésorerie de l'unité ;
les procès-verbaux, enregistrés de façon chronologique.
7 Tableaux I-A, I-B, I-C.
Ces tableaux concernent l'administration générale de l'unité ; ils tiennent compte des modifications entraînées par le décret no 91-669 du 14 juillet 1991 précité et notamment de la suppression des conseils d'administration dans les unités de la marine.
Le tableaux I-A et I-B retracent respectivement les mutations du commandant et celles du commissaire de l'unité autonome. Le tableau I-C sert au recueil de la liste des documents et des décisions relatifs à l'administration financière de l'unité, dont le commandant se réserve la signature.
Par souci de simplicité, le principe suivant a été retenu : dans une unité autonome, le commissaire a vocation à signer « par ordre » les décisions et les documents administratifs ainsi que les pièces de correspondance de routine sauf :
celles et ceux que le commandant doit obligatoirement signer (décisions relatives aux dépenses (ou recettes) ainsi qu'à la création de procédures non prévues par le règlements) ;
celles et ceux dont le commandant a décidé de se réserver la signature et qui doivent ainsi être consignées au tableau I-C ; le visa a posteriori du commissaire est prévu afin qu'il prenne connaissance des limites apportées par le commandant à sa compétence pour signer par ordre.
8 Tableaux II-A, II-B, II-C.
Ces tableaux concernent le trésorerie de l'unité et plus précisément les changements de fonctions de trésoriers maniant des fonds de nature publique dans l'unité.
Ces tableaux qui prennent la forme d'un procès-verbal réduit et standardisé de passation de suite, ne retracent plus les montants des avoirs détenus en coffre, sommes figurant par ailleurs dans les livres de caisses et dans les documents destinés au suivi des valeurs.
Le nouveau tableau II-C ne mentionne plus le vaguemestre comme dans l'ancien tableau I-C. En effet, seules les agences postales navales embarquées peuvent disposer d'une avance de trésorerie provenant du fonds d'avance de l'unité [ instruction interministérielle du 18 avril 1923 (BO 1926/2, p. 990 ; BOR/M, p. 157) modifié. L'avance dont dispose de le vaguemestre est constituée à partir de la trésorerie d'organismes d'intérêts privés (OIP) (coopératives,…).
Seul le tableau II-A est visé par le commandant. Les tableaux II-B et II-C qui témoignent d'un démembrement de la caisse de l'unité (caisse de réserve) sont visés par le commissaire sauf réserve évoquée au point 7 (limite apportée à la signature du commissaire).
9 Tableau III.
Destiné à l'enregistrement chronologique des procès-verbaux, sa présentation est inchangée par rapport à l'ancien registre des procès-verbaux de la solde.
Ce tableau doit recevoir l'inscription :
des procès-verbaux établis au 1er janvier de chaque année (position de l'unité ; les règles de garde, de conservation et de transport des fonds, valeurs et assimilés ; montant du fonds d'avance ; fixation du montant des encaisses ; de situation des masses ; inventaire de disques optiques numériques détenus…) ;
des procès-verbaux occasionnels (changement de régime de solde, indemnités de pertes d'effets, constatation de début et de fin d'IPER, remise de comptabilités,…) ainsi que les modification apportées aux procès-verbaux de début d'année.
10 Tableau IV.
Destiné à l'enregistrement des actes de l'état civil, la présentation de ce tableau a été simplifiée.
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Figurant à l'ancien registre des procès-verbaux de la solde, les tableaux suivants ont été supprimés :
tableau II-A, positions administratives de l'unité : cette information est à inscrire au tableau III ;
tableaux II-B et II-C, mouvements des bâtiments : ils sont redondants journal de navigation ;
tableau II-D, combats, prises, sauvetages événements susceptibles de modifier la solde : ces informations sont à inscrire, le cas échéant, au tableau III ;
tableau III, compositions de l'effectif : ces informations peuvent être obtenues à partir de SIAD/RH dont les états idoines peuvent être joints comme pièces justificatives aux états de calcul (fonds d'avance, masse d'entretien des personnels…) ;
tableau IV-B, certificats d'origine de blessures ou de maladie : l'inscription sur un registre « solde » est redondante avec le « registre des constatations des blessures, infirmités ou maladies survenues pendant le service » [ instruction 1702 /DEF/EMA/OL/2 du 09 octobre 1992 (BOC, p. 4024) modifiée] ;
tableau IV-C, autorisations de mariage : l'inscription est devenue sans objet. Les cas où une autorisation demeure nécessaire, sont traités au niveau central ;
tableau V-A, décisions et ordres intéressant l'administration de la solde : cette information est à inscrire, le cas échéant, au tableau III ;
tableau V-B, Observations des commissaires d'escadre et de division et du chef de service de la solde : un emplacement est prévu en page 2 de couverture pour l'enregistrement du visa du commissaire vérificateur.