J'ai constaté, lors de vérifications effectuées par rapprochement de procès-verbaux de récolement consécutifs, qu'il était parfois difficile d'identifier d'une année sur l'autre nombre de mobiliers existant dans un même hôtel de quartier général. En effet, il a été relevé certaines imprécisions ou lacunes provenant, soit de changement de pièces des mobiliers, soit de désignation différente dans le détail pour un même meuble.

En conséquence, j'ai l'honneur de vous demander de bien vouloir donner les instructions nécessaires pour que le plus grand soin soit apporté à l'établissement des PV de récolement concernant les hôtels de représentation de votre région, à l'occasion du travail à fournir pour la fin de l'année.

La commission d'ameublement qui procédera au récolement devra, en particulier, veiller à ce que les dénominations précédentes soient reprises et complétées, le cas échéant, afin que celles-ci donnent suffisamment de détails pour permettre d'identifier avec précision le meuble en cause.

Si, par suite de remise en état, certains mobiliers (sièges en particulier) ont subi des modifications, le libellé de l'article devra faire apparaître les deux désignations. Exemple :

Il est apparu que des omissions et des imprécisions de cette nature se sont produites lors de l'établissement de PV antérieurs. Celles-ci devront m'être signalées à l'occasion du prochain travail et les rectifications exactes apportées.

En outre, l'inventaire devra être dressé pièce par pièce en mentionnant le numéro de la pièce et la totalité des objets mobiliers et matériels s'y trouvant. Les meubles devront porter un numéro de référence afin de permettre, si des changements de pièce sont effectués, de retrouver plus aisément lesdits mobiliers. Le numéro affecté à un meuble ou groupe de meubles (chaises ou fauteuils) devra toujours être le même.

Exemple :

Pièce n^o 23 (inventaire 1964) :

Deux de ces chaises passent à la pièce n^o 42, dans le courant de l'année.

Pièce n^o 42 (inventaire 1965) :

Tous les mobiliers, même sans emploi et remisés dans les combles, figureront à l'inventaire.

En outre, doivent être portés à leur place d'inventaire dans le PV de récolement d'une année :

• les meubles nouveaux acquis depuis le PV précédent et n'ayant pas figuré sur celui-ci ;

• les meubles réformés depuis le PV précédent avec, dans la colonne « Observations », la référence de la décision de réforme (sur le PV de l'année suivante ces meubles ne seront plus inscrits) ;

• les meubles proposés pour la réforme (une annexe au PV en donne en outre une liste à part).

Les articles prêtés par le mobilier national ou par d'autres collectivités publiques seront mentionnés en indiquant leur provenance.

D'autre part, j'attacherais du prix à recevoir, en même temps que le procès-verbal de récolement, des photographies des mobiliers essentiels ou de valeur.

L'album ⁽¹⁾ devra être conçu de manière à présenter :

• sur la page de gauche : la désignation du mobilier placé dans une pièce. Cette liste, qui sera un extrait de l'inventaire, devra correspondre aux références de celui-ci (elle ne comprendra évidemment que les meubles principaux et les objets de valeur) ;

• sur la page de droite (et si nécessaire sur les pages suivantes) : la photographie des mobiliers de la pièce considérée. Plusieurs procédés peuvent être appliqués : soit photos d'ensemble donnant plusieurs meubles, soit photos de chaque meuble ou d'un exemplaire de chacun (chaise, fauteuil…), etc. Il est indispensable de porter sur les photos les références à l'extrait d'inventaire figurant sur la page de gauche.

Il sera procédé de même pour toutes les pièces de l'hôtel. Chaque année, si des meubles nouveaux sont mis en place, des photographies supplémentaires me seront adressées pour tenue à jour de l'album.

Je vous demande de veiller à ce que ces directives soient respectées et que les divers documents désignés ci-dessus me soient adressés pour le 1^er décembre prochain afin de me permettre d'avoir une connaissance exacte de la consistance de l'ameublement des hôtels de quartiers généraux et de suivre avec précision l'évolution de cet ameublement.

Ci-joint en annexe, modèle d'inventaire et schéma du catalogue des photographies de meubles.