1. Préambule.

La présente instruction précise les modalités de définition et d'approbation des enseignements organisés sous la responsabilité du service hydrographique et océanographique de la marine (SHOM), à l'école des hydrographes et à l'école des marins météorologistes-océanographes. Elle s'inspire largement de l'instruction de référence e), relative à la définition et à l'approbation des enseignements dispensés dans les écoles placées sous l'autorité de la direction du personnel militaire de la marine (DPMM), et met en oeuvre les orientations de la politique des ressources humaines du SHOM fixées dans la directive de référence h).

L'ensemble du processus d'ingénierie de formation est récapitulé en annexe I. Chaque phase est concrétisée par la production et l'approbation d'un document spécifique : la fiche de caractéristiques de formation, le cahier des charges formation et le contrat de formation.

2. Fiche de caractéristiques de formation.

2.1. Définition et formulation.

Le processus de définition de toute formation (création ou modification majeure d'une formation existante) est initié par une fiche de caractéristiques de formation (FCF) établie à l'initiative de l'état-major de la marine (EMM) ou du bureau personnel de la direction du SHOM en prenant en compte les propositions des autorités d'emplois, membres de la commission ressources humaines, météorologiste-océanographe (METOC) ou hydrographe (HYDRO). Les rôles de ces deux commissions sont précisés ci-après (point 6). Rédigée conformément au modèle figurant en annexe II, la FCF exprime les besoins de compétences à partir desquels pourra se dérouler la phase d'ingénierie de formation.

2.2. Élaboration et approbation des fiches de caractéristiques de formation.

Les FCF sont élaborées par le bureau personnel du SHOM en liaison étroite avec les membres des commissions ressources humaines de la spécialité concernée, l'expert de cette spécialité (désigné par le directeur du SHOM) et la DPMM (bureau formation), assistés autant que de besoin par les écoles. L'existence de qualifications globales définies, qui rassemblent de façon cohérente les compétences nécessaires pour certaines fonctions, est systématiquement recherchée et les différences entre les besoins de compétences et ces qualifications sont signalées.

À l'issue de cette phase d'étude, les besoins sont approuvés par le directeur du SHOM. Une fois approuvée, la fiche de caractéristiques de formation constitue le référentiel à partir duquel les organismes de formation élaborent le cahier des charges formation (CDCF) puis le contrat de formation.

3. Cahier des charges formation.

3.1. Définition et formulation.

Le cahier des charges formation (CDCF), dont un exemple figure en annexe III, définit le cadre dans lequel l'école concernée va élaborer ses enseignements en réponse aux besoins exprimés par la FCF. Élaboré par le directeur de l'enseignement de l'école en relation étroite avec le client (forces), le CDCF prend acte du travail d'analyse des besoins de compétence et de leur traduction en actions de formation puis en objectifs pédagogiques. Par ailleurs, il comporte une évaluation des ressources nécessaires en temps, délais de mise en oeuvre et moyens d'instruction liés à la formation envisagée.

3.2. Approbation.

Le cahier des charges formation est approuvé conjointement par l'initiateur de la FCF et par le directeur du SHOM, après avis de la DPMM (bureau formation, PM/FORM). Une fois ce document approuvé, l'école en charge de la formation dispose d'un référentiel qui définit de manière précise le périmètre dans lequel devront s'élaborer les enseignements (contenu, coûts, délais).

4. Contrat de formation.

Le contrat de formation (ANNEXE IV) est le document qui décrit la prestation attendue de l'école responsable de l'enseignement. Il est rédigé par l'école et comporte trois volets :

• le descriptif succinct et les objectifs de la formation ;

• le programme général d'enseignement ;

• le programme détaillé d'enseignement.

Dans le cadre du système de management de la qualité, le contrat de formation constitue un enregistrement relatif à la qualité (ERQ) des processus traitant de la formation et des écoles des spécialités sous la responsabilité du SHOM.

4.1. Descriptif succinct de la formation.

Le descriptif succinct (ANNEXE IV) a pour but :

• de rappeler les objectifs pédagogiques ;

• de récapituler les éléments de gestion propres à la formation considérée (identification, délais de mise en oeuvre, durée, conditions d'accès, qualification délivrée).

4.2. Organisation générale des programmes d'enseignement.

Les programmes d'enseignement décrivent l'organisation pratique des cours et stages. À des fins d'homogénéité, cette organisation sera décrite sur le modèle suivant, défini par ailleurs en annexe V :

• domaine de formation (formation générale ou formation à l'emploi) ;

• module : unité de formation complète et autonome. Un ensemble de modules peut conduire à l'attribution d'une unité de valeur (UV) ;

• thème : regroupement d'activités répondant à une logique de cohérence pédagogique ;

• activité : action élémentaire d'enseignement ou d'évaluation (leçons, travaux pratiques, partiels, visites, contrôles,…).

Les écoles tiennent à jour un catalogue exhaustif des thèmes et modules de leur responsabilité, repérés de manière unique par un code et un libellé court. Il est adressé à la DPMM (bureau formation) pour une mise à la disposition de la communauté des écoles.

4.3. Programme général d'enseignement.

Le programme général d'enseignement (ANNEXE IV) est un document synthétique qui décrit dans ses grandes lignes l'organisation, le contenu, la durée et la hiérarchie respective des divers enseignements. Synthèse du programme détaillé, il traduit la prise en compte du CDCF en :

• décrivant l'organisation de l'enseignement en se limitant au niveau du détail des modules ;

• précisant la répartition du temps disponible pour l'instruction par modules. Le temps d'instruction est compté en unités d'instruction (UI) de cinquante-cinq minutes pour l'école des météorologistes et pour l'école de manoeuvre et de soixante-quinze minutes pour l'école des hydrographes ;

• évaluant l'importance de chaque module par l'attribution d'un coefficient pondérateur pris en compte dans la notation globale.

Le programme général précise également :

• le volume du temps non consacré à l'instruction (exprimé en UI) ;

• la durée totale de la formation (exprimée en semaines ouvrables de 33 UI pour l'école des METOC et de 27 UI pour l'école des hydrographes) ;

• la capacité du cours (exprimée en nombre d'élèves ou de stagiaires).

4.4. Programme détaillé d'enseignement.

Le programme détaillé d'enseignement (annexe IV) constitue la partie technique du contrat de formation déclinant dans le détail la réponse au cahier des charges formation. Il comporte deux volets :

• le recueil des objectifs pédagogiques qui décrit les connaissances et compétences que l'école, compte tenu de ses moyens, est capable d'apporter en réponse au cahier des charges et l'éventuel différentiel nécessitant une formation complémentaire au sein des forces ;

• la liste des tâches d'enseignement, décrivant l'organisation pratique et détaillée de l'enseignement : liste des activités regroupées par thèmes, modules et domaines. Pour l'école des hydrographes, la correspondance avec la norme M 5 du comité consultatif international FIG/OHI/ACI (fédération internationale des géomètres/organisation hydrographique internationale/association cartographique internationale) est indiquée devant chaque thème enseigné.

4.5. Approbation.

L'école responsable prépare le contrat de formation au vu du CDCF et propose les volets descriptif succinct de formation et programme d'enseignement général à l'approbation de la direction du SHOM (DIRSHOM).

Ces éléments du contrat de formation sont explicitement approuvés par le directeur du SHOM, après avis de la DPMM (bureau formation).

5. Procédure de modification mineure d'une formation existante.

Les demandes de modifications mineures des formations existantes sont exprimées sur des fiches navettes, dont un modèle est présenté en annexe VI. Ces fiches sont transmises par l'école, trois mois après la fin du cours ou du stage, aux commandants de formation employant du personnel nouvellement formé. Renseignées par les anciens élèves ou stagiaires, elles sont complétées de l'avis du chef de service et des observations du commandant, et transmises par les commandants de formation administrative à l'école concernée.

Après analyse de ces fiches, les écoles établissent une synthèse dans laquelle elles proposent à la direction du SHOM une adaptation de la formation. Cette synthèse est également transmise, pour information, aux différentes autorités d'emploi.

Une fois la proposition validée par le directeur du SHOM, l'école procède directement à la mise à jour du contrat de formation correspondant, sans suivre l'intégralité du processus d'ingénierie de formation.

6. Rôles des commissions ressources humaines.

L'instruction de référence f) prévoit la constitution, au sein du service hydrographique et océanographique de la marine (SHOM), de deux commissions ressources humaines : une pour le personnel militaire de la spécialité d'hydrographe et une pour celui de la spécialité de météorologiste-océanographe. Elles sont nommées respectivement commission RH HYDRO et commission RH METOC.

Dans le cadre de la définition et de l'approbation des enseignements dispensés au sein des écoles relevant du SHOM, les membres de ces deux commissions :

• peuvent proposer la création d'une formation ou la modification d'une formation existante, en participant à la rédaction d'une FCF le cas échéant ;

• examinent les écarts entre les besoins de compétences fixés dans les FCF et les qualifications globales définies pour certaines fonctions ;

• donnent un avis sur le cahier des charges formation et sur le contrat de formation lorsqu'une modification mineure a été réalisée directement par l'école.

7. Textes décrivant la formation.

Les fiches caractéristiques de formation et les cahiers des charges de formation ne font pas l'objet d'une publication particulière.

Le descriptif succinct de la formation et le programme général d'enseignement, insérés dans le contrat de formation, doivent figurer dans un document d'organisation de la formation correspondante.

Le programme détaillé inséré dans le contrat de formation fait l'objet d'une circulaire annuelle de l'école, validée avant sa diffusion par le bureau personnel de la direction du SHOM (SHOM/PERS).

L'ensemble des documents décrits dans la présente instruction est conservé par les écoles concernées.

8. Guide pour la rédaction des documents d'ingénierie de formation.

Le guide pour l'organisation et la conduite de la formation dans les unités [réf. g)] comporte un chapitre consacré à l'ingénierie de formation. Il apporte des méthodes et des outils pour la rédaction des fiches caractéristiques formation, des cahiers des charges formation et des contrats de formation.

9. Entrée en vigueur.

Cette instruction entre en vigueur dès sa parution au Bulletin officiel des armées.