1. Objet.

La présente instruction a pour objet de préciser les modalités à mettre en œuvre pour les mises à disposition de matériels relevant de la direction centrale du matériel de l'armée de terre (DCMAT), au profit des services de programmes de la direction des systèmes d'armes (DSA) de la délégation générale pour l'armement (DGA).

2. Bénéficiaires

 ⁽¹⁾.

Les services de programmes de la DGA peuvent avoir besoin, pour des programmes, opérations ou études amont, de disposer de matériels relevant de la DCMAT. Ces matériels peuvent être nécessaires soit en tant que :

• matériel témoin destiné à permettre la réalisation du maquettage d'un matériel dont le développement ou la fabrication est prévu au titre d'un marché notifié par la DGA ;

• équipement destiné à être intégré dans un matériel ;

• matériel destiné à être modifié dans le cadre d'un marché notifié par la DGA.

Les matériels mis à disposition peuvent être mis en place chez un industriel titulaire d'un marché notifié par la DGA, aux fins prévues par ce marché et rappelées ci-dessus, ou être utilisés par la direction de l'expertise technique (DET) et la direction des essais (DE) de la DGA ou par la section technique de l'armée de terre (STAT) à des fins d'essais, d'expérimentations ou d'évaluations.

Ces matériels sont destinés à être restitués à la DCMAT soit :

• en leur état initial ;

• intégrés dans des matériels livrés à la DCMAT ;

• modifiés.

Les matériels destinés à être détruits n'entrent pas dans le cadre de la présente instruction. Ces matériels font l'objet d'un transfert de propriété.

Les demandes de mise à disposition de matériels émanent d'un service de programmes de la DGA, appelé « bénéficiaire », qui, pendant la mise à disposition, est le détenteur dépositaire et l'interlocuteur unique de la DCMAT.

Dans le cas d'un besoin de transfert de matériels déjà à disposition d'un bénéficiaire (détenteur dispositaire) au profit d'un nouveau bénéficiaire (détenteur dépositaire), il revient à ce dernier d'adresser une demande de transfert à son profit à la DCMAT avec copie (pour information) au bénéficiaire en cours et au comptable des matériels.

Pendant la période de mise à disposition, les matériels peuvent se trouver physiquement chez un industriel titulaire d'un marché notifié par le service de programmes détenteur dépositaire, dans un centre d'expertise de la DET, un centre d'essais de la DE ou à la STAT.

Ces quatre entités sont appelées par la suite « détenteur usager ».

3. Expression des besoins. 

Les demandes de mise à disposition de matériel émanent du service de programmes bénéficiaire qui s'adresse à la DCMAT au minimum deux mois avant la date de la mise à disposition demandée.

Ces demandes doivent préciser entre autres :

• la référence du marché, le détenteur dépositaire (service de programmes bénéficiaire), les détenteurs usagers successifs ;

• la nature du matériel demandé : code EMAT, quantité, numéro de nomenclature OTAN, désignation en clair, configuration et état souhaité lors de la mise à disposition ;

• l'usage prévu selon les cas cités à l'article 2 ;

• la date et la durée de la mise à disposition ;

• le lieu de mise à disposition ;

• les conditions de soutien pendant la mise à disposition ;

• les conditions de transport pour la mise à disposition et la restitution ;

• les demandes de formation.

Ces demandes préciseront l'état prévu de restitution (cf. point 7).

L'autorisation de mise à disposition d'un matériel se traduit par une « décision » établie par la DCMAT.

La remise du matériel est subordonnée à la signature conjointe d'un « protocole particulier de mise à disposition » entre le service de programme bénéficiaire et la DCMAT.

Toute évolution du besoin doit être soumise à l'autorisation de la DCMAT et donnera lieu à la rédaction d'un avenant au protocole particulier de mise à disposition.

4. Durée de la mise à disposition.

La durée de la mise à disposition doit être obligatoirement précitée par le demandeur. Elle inclut, outre les périodes d'utilisation par un industriel titulaire d'un marché notifié par le service de programme bénéficiaire, les périodes d'utilisation éventuelles à la DET, à la DE et à la STAT.

Sauf cas fortuit, toute demande de prolongation doit parvenir à la DCMAT avant la date d'expiration.

À l'expiration du besoin, du délai fixé et en l'absence de demande de prolongation du bénéficiaire ou de demande de transfert, le matériel doit être restitué. À défaut, il est établi un procès-verbal de perte signé des deux parties.

5. Gestion et suivi du matériel mis à disposition.

Le matériel mis à disposition continue d'être géré par un organisme comptable ⁽²⁾ du matériel.

Lorsque plusieurs organismes livranciers sont concernés, la DCMAT peut procéder au regroupement du matériel et désigner un organisme comptable unique.

Durant sa mise à disposition, le matériel est suivi par le service de programme bénéficiaire conformément à la réglementation en vigueur à la DGA.

6. Enlèvement du matériel. Restitution.

Sauf disposition contraire précisée dans le protocole particulier de mise à disposition, les modalités de l'enlèvement et de la restitution (y compris les frais éventuels engagés par l'établissement livrancier inhérents aux modes de transport, de conditionnement ou d'expédition retenus) sont à la charge du service de programmes bénéficiaire.

7. Modalités de mise à disposition du matériel.

La mise à disposition s'effectue au moyen d'un « protocole particulier de mise à disposition » rédigé par l'organisme livrancier du matériel désigné par la DCMAT.

Il est paraphé et signé conjointement par un représentant de la DCMAT ⁽³⁾ et le représentant du service de programmes bénéficiaire (3).

Le protocole particulier doit faire référence à la présente instruction et préciser les dispositions y dérogeant ; en outre, il reprend les directives de la DCMAT (modalités particulières) données à l'organisme livrancier.

Le protocole particulier de mise à disposition doit surtout préciser :

• l'inventaire des matériels prêtés : désignation en clair, code EMAT, n^o d'identification (n^o de série, immatriculation, n^o de lot), quantité, numéro de nomenclature OTAN, valeur de remplacement ;

• l'état des matériels lors de la mise à disposition ;

• la date d'entrée en vigueur et la durée de mise à disposition : date d'enlèvement et de réintégration ;

• l'utilisation finale du matériel ;

• l'état des matériels à la réintégration ;

• le(s) détenteur(s) usager(s) successif(s) du matériel ;

• le(s) lieu(x) d'utilisation ;

• les conditions de mise en œuvre du matériel et de son maintien en condition ;

• les mesures particulières de prévention à prendre pour l'utilisation ;

• les modalités financières ;

• les coordonnées des responsables respectifs.

Un modèle de protocole est proposé en annexe.

En ce qui concerne les matériels complets, le potentiel et l'état des composants principaux doivent être précisés et les documents d'accompagnement (carnet de matériel MAT 10004 ...) remis et renseignés.

En cas d'expédition, une copie du protocole particulier de mise à disposition accompagnera les matériel ;

En cas de litige, le détenteur usager doit en informer immédiatement, et avant tout emploi, l'organisme livrancier avec copie au service de programme bénéficiaire, dans un délai maximum de dix jours ouvrés après réception. Passé ce délai, les matériels sont réputés conformes aux dispositions figurant dans le protocole signé.

8. Mise en place d'un matériel chez un industriel.

Les matériels peuvent être confiés à des entreprises ou organismes de recherche pour la réalisation de programmes d'études ou de recherches, de fabrications industrielles ou de réparations ⁽⁴⁾. Lorsque le matériel doit être mis en place chez un industriel, le service de programmes bénéficiaire doit en prévoir les conditions de mise à disposition dans le marché notifié à cet industriel. À défaut les modalité complémentaires doivent être prévues par convention particulière.

Elles concernent en particulier :

• les conditions d'utilisation des matériels par l'industriel (formation des personnels habilités à les utiliser, ...) ;

• les opérations d'entretien à la charge de l'industriel ;

• les conditions dans lesquelles il peut être fait appel à la DCMAT pour les réparations et l'entretien des matériels ;

• le ou les lieux d'utilisation ;

• la durée de la mise à disposition ;

• la responsabilité et la couverture des risques ;

• les mesures particulières de prévention à prendre par l'industriel pour l'utilisation ou l'entretien ;

• la remise en état par l'industriel des matériels lorsqu'ils doivent être restitués à la DCMAT en leur état initial ;

• l'information immédiate par l'industriel du service de programmes bénéficiaire de la mise à disposition en cas de perte ou de détérioration des matériels ;

• le paiement par l'industriel du montant correspondant à la valeur vénale du matériel déterminée sur la base de la valeur de remplacement en cas de perte du matériel ;

• le paiement par l'industriel de la réparation du matériel en cas de détérioration ne résultant pas de l'usage prévu lors de la mise à disposition ;

• le respect par l'industriel des règles de confidentialité relatives au matériel.

9. Mise en place d'un matériel à la direction de l'expertise technique, la direction des essais ou à la section technique de l'armée de terre en vue d'y subir des expertises, essais, évaluations ou expérimentations technicoopérationnelles.

Le service de programmes bénéficiaire répercute vers la DET, la DE ou la STAT les obligations résultant du protocole particulier de mise à disposition.

Tout transfert du matériel entre l'industriel, la DET, la DE et la STAT fait l'objet d'un examen contradictoire écrit. La signature de ce document exclut toute contestation ultérieure, sauf vice caché.

En ce qui concerne les matériels complets, le potentiel et l'état des composants principaux doivent être précisés et les documents d'accompagnement renseignés (carnet de matériel MAT 10004).

10. Modalités de restitution du matériel.

L'organisme du matériel désigné pour recevoir le matériel restitué par le bénéficiaire procède, dans le cadre d'un examen contradictoire, à la vérification quantitative et qualitative du matériel en se référant au document de configuration établi lors de la mise à disposition.

Il établit un procès-verbal de constatation.

Les conditions de restitution sont celles prévues dans le protocole particulier lors de la mise à disposition.

Dans le silence, le matériel restitué doit être capable d'accomplir sa mission nominale suivant les normes de sécurité en vigueur tout en tenant compte de son vieillissement normal résultant de la durée de prêt.

En cas de litige, l'organisme du matériel de l'armée de terre doit en informer immédiatement le bénéficiaire. Passé un délai maximum de dix jours ouvrés après réception, le matériel sera réputé réintégré en bon état (ou dans l'état de restitution prévu contractuellement lors de la mise à disposition.

11. Pertes. Détériorations.

En cas de perte, le bénéficiaire doit en informer l'organisme comptable du matériel pour l'établissement d'un procès-verbal de constatation modèle n^o 562-07. Le bénéficiaire est alors tenu au paiement du montant correspondant à la valeur vénale du matériel déterminée sur la base de la valeur de remplacement ⁽⁵⁾.

En cas de détérioration ne résultant pas de l'usage prévu lors de la mise à disposition, le montant de la réparation nécessaire à la remise en état est à la charge du bénéficiaire, après établissement d'un devis par l'organisme réparateur.

Ces documents sont à approuver par le bénéficiaire avant mise en œuvre de la procédure de recouvrement par l'organisme du matériel de l'armée de terre.

Sous réserve de l'accord des parties, la réparation du matériel détérioré ou son remplacement s'il est perdu, peuvent être effectués par le service de programmes bénéficiaire.

12. Responsabilité du bénéficiaire.

Le service de programmes bénéficiaire est responsable du matériel mis à sa disposition en tant que détenteur dépositaire. En aucun cas, la responsabilité des organismes livranciers ne peut être évoquée au cours de l'utilisation du matériel par le bénéficiaire, notamment en cas de dommages causés aux tiers.

Dans le cas où des industriels seraient appelés, dans le cadre d'un programme, à participer au développement, à la réalisation, voire au maintien en condition et à l'utilisation du matériel mis à disposition, le bénéficiaire adressera à la DCMAT une copie des conventions passées avec ces industriels ⁽⁶⁾, lesquelles garantiront l'État contre tout recours en cas de dommages causés aux tiers ou subis par le personnel utilisant ce matériel.

13. Maintien en condition du matériel mis à disposition.

La responsabilité du maintien en condition d'un matériel mis à disposition peut varier selon que la mise à disposition se fait ou non dans le cadre de travaux au profit de l'armée de terre, et en fonction des clauses du marché correspondant, des ressources disponibles, des coûts de maintenance évalués et des décisions des autorités militaires responsables de la maintenance de l'armée de terre.

Ainsi, le maintien en condition d'un matériel peut être entièrement ou partiellement à la charge du bénéficiaire.

La décision incombe à la DCMAT qui précisera dans le protocole particulier laquelle des deux options présentées ci-dessous est retenue ; dans le silence, les travaux sont réputés être effectués au profit de l'armée de terre et l'option 2 s'applique.

Les adaptations, modifications ou dérogations qui seraient nécessaires devront apparaître clairement dans le protocole particulier de mise à disposition.

13.1. Option 1 : maintien en condition en totalité à la charge du bénéficiaire.

Durant la mise à disposition du matériel, le bénéficiaire a en charge :

• les frais de transports ;

• l'entretien périodique ;

• les réparations éventuelles ;

• l'adaptation du matériel aux essais demandés par la direction de programme ;

• la remise au standard éventuelle ou dans un autre état autorisé par le commandement ⁽⁷⁾.

Pour l'entretien périodique et les réparations, le bénéficiaire peut demander, à titre onéreux, l'assistance technique et/ou les rechanges à la DCMAT. Les demandes de rechanges doivent préciser la nature de ces rechanges (code, nomenclature, désignation en clair...), la nature du matériel complet auxquels ils se rattachent et les références du protocole particulier.

13.2. Option 2 : maintien en condition partiellement à la charge du bénéficiaire.

Durant la mise à disposition :

L'armée de terre a en charge les réparations d'entretien courant dues au vieillissement dans des conditions normales d'utilisation du matériel correspondant à celles pour lesquelles il a été conçu.

Le bénéficiaire a en charge :

• les frais de transports ;

• l'entretien préventif et curatif du 1er niveau technique d'intervention (NTI 1) ;

• l'adaptation du matériel aux essais demandés par la direction de programmes ;

• la remise au standard éventuelle ou dans un autre état autorisé par le commandement (6) ;

• les réparations résultant d'un usage anormal ou non prévu dans le protocole particulier de mise à disposition du matériel.

Pour l'entretien périodique et les réparations, le bénéficiaire peut demander, à titre onéreux, l'assistance technique et/ou les rechanges à la DCMAT. Les demandes de rechanges doivent préciser la nature de ces rechanges (code, nomenclature, désignation en clair...), la nature du matériel complet auxquels ils se rattachent et les références du protocole particulier.

14. Dispositions financières.

Les dispositions administratives et financières à appliquer pour l'assistance technique (réparation et cessions de rechanges) se font conformément à l'instruction relative à l'exécution et au règlement des cessions et travaux effectués par les organismes du matériel et la circulaire fixant les marges à appliquer ⁽⁸⁾.

Compte tenu du caractère aléatoire de ces dépenses et du montant souvent modique de celles-ci, ces cessions ne donnent pas lieu à constitution de provisions.

En fonction de son importance, un remboursement global peut être effectué trimestriellement ou semestriellement, au vu des factures approuvées.

Le recouvrement des sommes dues se fera sur le plan central ou local. Les modalités seront indiquées par la décision de mise à disposition et rappelées dans le protocole particulier.