PRÉAMBULE.

(Modifié : 1er et 2e mod.)

La composition et la tenue des dossiers du personnel des ingénieurs de l'armement (IA) et des ingénieurs des études et techniques d'armement (IETA), régis respectivement par le décret 82-1067 du 15 décembre 1982 (BOC, p. 5456) et le décret 79-1135 du 27 décembre 1979 (BOC, 1980, p. 258) sont différents suivant les corps auxquels appartenaient auparavant ces ingénieurs ou suivant la direction technique tenant actuellement leur dossier.

Il s'ensuit que :

• les renseignements nécessaires aux échelons supérieurs figurent sur des documents différents ;

• les dossiers ne sont pas facilement transmissibles en cas de mutation d'une direction à une autre ;

• les nouvelles directions sont confrontées avec plusieurs procédures de tenue des dossiers.

La présente instruction a pour objet :

• 1. De définir la composition des dossiers du personnel des IA et des IETA.

• 2. De fixer les règles de tenue de ces dossiers.

• 3. De déterminer les mesures transitoires qui permettent de passer progressivement des procédures actuelles à la procédure « armement » des 1^o et 2^o ci-dessus.

1.

(Modifié : 1er et 2e mod.)

1.1.

Le dossier du personnel de chaque IA ou IETA est constitué par l'ensemble des pièces nécessaires à :

• l'enregistrement de la carrière (nomination, avancement de grade ou d'échelon, affectation, positions successives, formation et spécialisation…) ;

• la détermination des droits (rémunération, pensions, avancement d'échelon) ;

• l'orientation et au déroulement de la carrière (affectation, avancement de grade, placement dans les diverses positions statutaires, congés…).

1.2.

Le dossier du personnel des IA et des IETA est constitué des parties suivantes :

• 1re partie. Recrutement pièces matricules (état des services ; état civil ; documents divers).

• 2e partie. Nomination, avancement.

• 3e partie. Affectations.

• 4e partie. Décorations, félicitations.

  Ce dossier contient en outre le « livret de pension ». Le « livret médical » est tenu par le médecin des armées, chef du service médical dont relève l'intéressé.

• 5e partie. Carnet de notes.

1.3.

Le sous-dossier 1re partie contient :

• un « état des services » modèle ci-joint ouvert lors de la nomination dans le corps et tenu à jour par l'inscription des avancements, mutations, changements de positions ou de situation, acquisition de bonifications diverses (l'état des services ne comporte pas la mise à jour permanente des services aériens. Ceux-ci sont inscrits au carnet individuel de SA et font l'objet d'homologations annuelles, les relevés individuels étant alors classés dans le livret de pension);

• les fiches d'état civil (naissance, mariage, etc.) et toutes pièces se rapportant à l'état civil ;

• les pièces relatives aux changements de position ou de situation (congés) ;

• les pièces médicales diverses non confidentielles (commissions de réforme, visites médicales périodiques) ;

• les pièces relatives à la situation de l'intéressé avant son entrée dans le corps et celles qui concernent son admission dans ce corps (dossier « élève » de l'école polytechnique, dossier « concours »).

1.4.

Le sous-dossier 2e partie contient les pièces relatives à la nomination dans le corps (extrait du décret portant nomination) et aux avancements (extraits des décrets portant promotion, extraits des décisions portant changement d'échelon).

1.5.

Le sous-dossier 3e partie contient :

• les avis de mutation et les décisions d'affectation ;

• les décisions d'envoi en stage ou cours.

1.6.

Le sous-dossier 4e partie contient :

• les extraits de décrets portant nomination ou avancement dans les ordres nationaux annotés par la mention des dates de réception ; dans ces ordres, les extraits des arrêtés portant attribution de décorations ;

• les originaux ou copies conformes des lettres de félicitations.

1.7.

Le livret de pension est ouvert dès la nomination au premier grade d'officier, au moyen du modèle utilisé dans l'armée de l'air. Il fait l'objet de vérifications périodiques dans des conditions fixées par une instruction particulière.

Ce livret de pension contient :

• un extrait d'acte de naissance de l'intéressé ;

• le cas échéant, un extrait d'acte de mariage ainsi que les extraits d'actes de naissance des enfants ;

• les arrêtés de changements de position ou de situation statutaires ;

• le dossier de validation des services civils ;

• les certificats de versement des retenues et contributions pour pension des ingénieurs en situation hors cadre (ancienne législation) et des ingénieurs en service détaché ;

• les relevés individuels des services aériens et sous-marins homologués depuis 1970.

1.8.

Le sous-dossier 5e partie contient :

• le carnet de notes qui est constitué par la collection des bulletins individuels de note annuels (conservés dans une pochette) ;

• les décisions de sanction ;

• la collection des photographies d'identité ;

• les habilitations ;

• toutes pièces confidentielles (enquêtes préalables aux autorisations de mariage) à l'exception des pièces médicales qui sont versées au « livret médical ».

2.

(Modifié : 1er et 2e mod.)

2.1.

Afin de garantir les droits des intéressés quelles que soient les circonstances, les dossiers du personnel des IA et des IETA sont tenus en deux exemplaires : l'un dénommé « dossier central », l'autre « dossier personnel » (dénomination destinée à distinguer ce dossier administratif du « dossier individuel » tenu par l'unité administrative marine, qui contient les renseignements nécessaires à l'établissement des documents relatifs au paiement de la solde), ce deuxième dossier ayant la même composition que le « dossier central » hormis le livret de pension qui n'est pas établi.

2.2.

Les parties 1, 2, 3, 4 du dossier central et le livret de pension sont tenus par l'établissement aéronautique de Paris (EAP), relevant de la direction technique des constructions aéronautiques (DTCA), compétent pour assurer l'administration de tous les ingénieurs quelles que soit leur position ou leur affectation.

2.3.

Les 5e parties « carnet de notes » du dossier central sont tenues par la DPAG.

2.4.

Les « dossiers personnels » (5 parties) sont tenus à la diligence des directions d'affectations.

Le « dossier personnel » fait l'objet d'une transmission en cas de première affectation (après période de formation) ou de mutation inter-direction. Il doit être accompagné du « livret médical » de l'intéressé.

Il appartient donc au service qui transmet le « dossier personnel » de réclamer le « livret médical » au médecin des armées, chef du service médical qui en assurait la tenue. Dès réception du « dossier personnel » et du « livret médical » par l'organisme d'affectation, il incombe à ce dernier de transmettre le « livret médical » au médecin des armées chef du service médical auquel sera rattaché l'intéressé.

2.5.

Les « dossiers personnels » des ingénieurs rayés des contrôles (admission à la retraite-démission-décès) sont adressés soit à l'organisme chargé d'administrer l'intéressé dans les réserves soit, si l'intéressé n'est pas versé dans la réserve, à l'organisme administratif de gestion qui en assure la transmission au centre d'archives de l'armement, dans un délai de cinq ans, après regroupement avec le « dossier central ».

2.6.

Les « dossiers personnels » et les « livrets médicaux » des ingénieurs placés dans l'une des positions ou situations suivantes :

• mise à disposition ;

• service détaché ;

• congé spécial ;

• congé du personnel navigant ;

• congé exceptionnel dans l'intérêt du service ou pour convenances personnelles ;

• disponibilité ;

• non-activité par retrait d'emploi ;

• hors cadre,

font l'objet d'une transmission à l'organisme administratif détenteur de leurs « dossiers centraux ».

3.

(Modifié : 1er et 2e mod.)

3.1. Dispositions transitoires.

Compte tenu de la situation actuelle dans laquelle quatre directions techniques (DTAT, DTCN, DTCA et DTEN/SEPE) tiennent sous des formes différentes les dossiers du personnel des IA et des IETA, que ceux-ci soient affectés pour emploi à ces directions techniques ou à d'autres directions ou services de la DMA, la préparation du transfert et le transfert des dossiers du personnel seront effectués suivant la procédure suivante étroitement liée au regroupement progressif du paiement des soldes des intéressés.

3.2.

Dossiers des personnels nommés dans le corps des IA (sortie école polytechnique, concours sur épreuves ou sur titres, examen professionnel) ou dans le corps des IETA (concours sur épreuves ou sur titres).

L'organisme administratif qui prend les intéressés en compte dès leur nomination constitue le dossier du personnel « dossier central » conformément aux dispositions du titre premier ci-dessus [toutefois les « dossiers centraux » ouverts par la DTCN (cas des IETA affectés à l'ENSIETA/Brest) ne comprendront pas le « livret de pension », ce document étant provisoirement remplacé par l'état général des services tenu par les services du commissariat de la marine] (à partir du dossier constitué par l'école polytechnique pour les IA recrutés à la sortie de cette école) et procède, si nécessaire, à l'ouverture du livret, de pension.

L'école ou l'établissement auquel sont affectés les intéressés constitue le « dossier personnel ».

3.3. Dossiers des ingénieurs en service dont la rémunération est transférée au commissariat de la marine.

Au fur et à mesure du transfert des opérations de paiement de la solde, dont le calendrier sera établi suffisamment à l'avance, les directions techniques qui détiennent les dossiers du personnel des IA et des IETA concernés modifieront la présentation de ces dossiers afin de confectionner les dossiers constitués conformément aux dispositions du titre premier ci-dessus.

3.3.1.

Aménagement des dossiers constitués antérieurement suivant la procédure applicable à la direction technique des armements terrestres et à la direction des poudres.

3.3.1.1. Dossier central.

Les pièces classées dans le « dossier d'archives » seront reclassées dans les 4 parties du « dossier central » définies au titre premier ci-dessus.

Un « état des services » sera établi d'après les renseignements du « livret matricule d'officier » qui sera ensuite classé dans la première partie du « dossier central » après avoir été revêtu de la mention « document non tenu à jour » à compter du … remplacé par l'état des services modèle classé dans la première partie du « dossier central ». « Le livret de pension » prélevé du « dossier général » ne sera pas modifié et, classé dans le dossier central, sera utilisé jusqu'à l'admission à la retraite des intéressés.

Lors du transfert des opérations de paiement des intéressés, les 4 parties du « dossier central » et le « livret de pension » seront transmis à l'organisme administratif de gestion.

3.3.1.2. Dossier personnel.

Les pièces classées au « dossier général » seront reclassées dans les 4 parties du « dossier personnel » définies au titre premier, l'état des services étant établi au moment du prélèvement du « livret matricule » destiné au « dossier central ».

Les « dossiers personnels » ainsi constitués seront tenus à la diligence des directions d'emploi auxquelles ils seront transmis.

Les feuilles et bulletins de notes constitueront le « carnet de notes » du « dossier personnel », ce carnet de notes sera transmis à la direction d'emploi.

3.3.2.

Aménagement des dossiers constitués antérieurement suivant la procédure applicable à la direction technique des constructions navales.

3.3.2.1. Dossier central.

Les pièces contenues dans le « dossier du personnel DTCN » seront reclassées dans les 4 parties du « dossier central » définies au titre premier ci-dessus. « L'état des services » et le « livret de pension » (modèle air) seront établis d'après les renseignements de l'état général des services (EGS) tenu par les services du commissariat de la marine.

Lors du transfert de la gestion administrative des intéressés, leur paiement continuant à être assuré par les services de la solde du commissariat de la marine, les 4 parties du « dossier central » et le « livret de pension » seront transmis à l'organisme administratif de gestion.

3.3.2.2. Dossier personnel.

Le « dossier personnel » sera constitué principalement par un deuxième exemplaire de l'état des services. Ce dossier sera transmis à la direction d'emploi. Le « carnet de notes » constitué par photocopie des bulletins individuels de notes (BIN) des cinq dernières années sera détenu par la direction d'emploi.

3.3.3.

Dossiers constitués antérieurement suivant la procédure applicable à la direction technique des constructions aéronautiques.

Les dossiers définis au titre premier ci-dessus correspondant aux dossiers actuellement tenus suivant la procédure applicable à la direction technique des constructions aéronautiques, aucun aménagement ne sera nécessaire.

Les transmissions des dossiers, au moment des transferts des opérations de paiement, seront effectués dans les conditions fixées aux paragraphes 4.2.1.1 et 4.2.1.2 ci-dessus (dernier alinéa).