1. Contenu

La présente circulaire a pour but de préciser les modalités concernant les processus d'acquisition de véhicules du parc de la marine ainsi que les différents intervenants et leur rôle respectif. L'ensemble de ces dispositions est géré par le bureau soutien des bâtiments et formations à terre de l'état-major de la marine (EMM/OPL/STN).

2. Contenu

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3. Élaboration des commandes.

Chaque région maritime, direction ou domaine particulier [sécurité, incendie, l'amiral commandant la force maritime des fusiliers marins et commandos (ALFUSCO), la direction du personnel militaire de la marine (DPMM), …] dispose d'un tableau d'allocation particulier en véhicules (TAP) qui sert de base pour le dimensionnement du parc de sa responsabilité. Le TAP est la référence pour le renouvellement des véhicules et l'évolution des allocations. Dans les deux cas, le processus suivant est appliqué :

• la formation exprime son besoin à l'autorité responsable du suivi du TAP lors des échéances programmées (élaboration des programmes d'acquisition ou rapport annuel) ou de manière ponctuelle en cas de besoin urgent ;

• chaque autorité compile ces demandes en retenant celles jugées prioritaires et les retransmet vers OPL/STN. Ces besoins, classés par ordre de priorité, sont, le cas échéant, accompagnés d'une définition de la mission réalisée par ces engins et des particularités associées afin de permettre l'établissement d'un cahier des clauses techniques particulières (CCTP) pour l'acquisition ;

• OPL/STN est chargé d'établir les commandes de véhicules vers le service acheteur, pouvoir adjudicateur [direction du commissariat à Paris (DCM Paris), structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense (SIMMAD),…] accompagnées des définitions de ces derniers (CCTP ou autre).

L'ensemble des acquisitions de véhicules de la marine est réalisé sur les OBI 2.0169.3 « approvisionnement de la flotte, matériel roulant, de plongée, de radioprotection et de casernement » et 2.01963 « écoles de la DPMM . Il est de la compétence du commissariat de la marine.

4. Suivi des commandes.

Lors de l'établissement des commandes, OPL/STN définit le mode d'acquisition de ce matériel : appel d'offres, marché à convention de prix type défense, centrale d'achat (UGAP), autre pouvoir adjudicateur (SIMMAD, armées, …). Le service du commissariat réalise les acquisitions des matériels en conformité avec le code des marchés publics selon le mode préalablement défini.

Après transmission des commandes, le suivi administratif est assuré par la DCM Paris. Toutes les demandes modifiant les marchés ou les bons de commande doivent être faites auprès du pouvoir adjudicateur en tenant DCM Paris et OPL/STN informés.

Dans le cas des appels d'offres, l'analyse technique est réalisée par l'EMM avec le soutien ponctuel de spécialiste [ALFUSCO pour les véhicules tactiques, l'autorité de domaine d'expertise particulier « sécurité des installations à terre » (CECMED/ADP/SECU) pour les véhicules de lutte contre les sinistres]. Cette analyse est transmise au pouvoir adjudicateur pour synthèse et choix du futur titulaire.

Le pouvoir adjudicateur peut demander un avis consultatif à OPL/STN dans le cadre des commissions d'attribution des marchés.

À l'issue de la notification du marché, le pouvoir adjudicateur informe le bureau OPL/STN du candidat retenu par l'envoi d'une copie du marché. Ces éléments entrent dans l'élaboration d'une base de données pour les commandes des années suivantes.

À l'été, une note d'OPL/STN précise, pour l'ensemble des autorités responsables d'un TAP, l'état des demandes retenues et le calendrier prévisionnel de livraison afin de permettre l'élaboration des besoins de l'année suivante.

Lors de la conception des véhicules spécifiques et selon les prescriptions du CCTP, des réunions de suivi de travaux peuvent être organisées. Ces points d'arrêt ont pour but de préciser certains détails liés à la réalisation ou quelques modifications légères. Elles sont conduites chez l'industriel par les experts techniques du pouvoir adjudicateur et le bureau pilote (OPL/STN, ALFUSCO, CECMED/ADP/SECU). À l'issue, le pouvoir adjudicateur formalise les modifications éventuelles sous forme d'avenant.

5. Recette immatriculation.

À l'issue de la conception d'un véhicule, le titulaire du contrat demande à OPL/STN, chargé du suivi du parc automobile, l'immatriculation du ou des véhicules ; il provoque également leur recette sur le site de son choix en liaison avec le pouvoir adjudicateur.

6. Clôture des commandes.

Une fois recettés, les véhicules sont livrés vers les formations suivant une procédure propre au pouvoir adjudicateur (appel à un prestataire, prise en charge in situ par la marine, …). La formation réceptrice réalise une prise en charge du véhicule en informant le pouvoir adjudicateur et le bureau OPL/STN.

7. Garantie.

Les véhicules livrés disposent tous d'une garantie qui est généralement de deux ans.

En cas d'anomalie constatée pendant la période de garantie, le service utilisateur prend contact avec le garage le plus proche figurant dans le carnet de garantie. Le pouvoir adjudicateur peut dans certains cas être amené à assurer l'interface entre le fournisseur et le service utilisateur.