1. Objectifs et définitions.

Le retour d'expérience (RETEX) de la formation des marins est un processus qui vise à améliorer la performance des formations par une évaluation permanente. Il permet d'ajuster la formation aux besoins évolutifs des employeurs (forces, directions et services) et de pallier les dysfonctionnements éventuels mis en évidence au cours du processus. L'évaluation de la performance, c'est-à-dire la capacité à obtenir durablement les résultats attendus en utilisant au mieux les ressources disponibles, est au centre du processus de retour d'expérience. Elle est d'autant plus nécessaire que les ressources sont limitées.

L'organisation du retour d'expérience de la formation des marins est de la responsabilité de la direction du personnel militaire de la marine (DPMM). La qualité du RETEX repose sur les employeurs, les écoles et sur sa prise en compte par les autorités de domaine de compétences (ADC).

Le RETEX s'appuie sur des rapports spécifiques : comptes-rendus de formation et d'instruction des écoles (CRFI), fiches d'évaluation des compétences (FEC). Il tire profit également de documents non spécifiques : rapport de fin de commandement (RFC), rapports sur le moral, RETEX des opérations, groupes de travail dédiés, etc. (cf. annexe II.).

2. LES DIFFÉRENTS NIVEAUX D'ÉVALUATION.

L'ensemble du processus RETEX implique les employeurs, les écoles, les ADC, la DPMM et donne lieu à des synthèses, des analyses, des études d'opportunité discutées au sein des instances de dialogue, jusqu'à la décision finale prise, le cas échéant, en comité directeur formation (CODIR FORM).

Le retour d'expérience de la formation des marins se fait à deux niveaux :

• un RETEX à chaud, réalisé en temps réel, pendant et juste après les formations, impliquant l'école et les élèves ;

• un RETEX à froid, sur la base d'une évaluation des compétences des anciens élèves dans leur premier emploi, qui repose sur les FEC et implique les écoles, les élèves, les unités d'affectation et les ADC.

2.1. Le retour d'expérience à chaud.

Le processus est interne aux écoles. Il implique directement les cadres et instructeurs des écoles et des centres de formation. Le dispositif de RETEX à chaud comprend :

• les visites de cours ;

• les commissions de suivi pédagogique ;

• l'évaluation anonyme et ciblée par les élèves de la formation dispensée ;

• les comptes-rendus de formation et d'instruction des écoles (CRFI).

Quel que soit le niveau de formation de cursus, les CRFI font apparaitre les motifs d'attrition en les classifiant tels que précisés dans l'appendice III.B. joint. Un bilan annuel relatif au niveau des élèves à l'admission, à leur progression durant la formation et au niveau atteint au regard du référentiel de certification, est transmis à la DPMM et aux ADC concernés avant la fin du 1^er semestre de l'année N (cf. annexe III.). Il est limité aux observations significatives sur la base d'éléments chiffrés, comme les tests d'entrée et de sortie permettant de porter une appréciation sur des cohortes successives d'élèves. Ce compte-rendu est limité aux formations initiales, aux brevets d'aptitude technique (BAT), brevets supérieurs (BS) et certificats supérieurs (CSUP).

2.2. Le retour d'expérience à froid.

2.2.1. Définition et acteurs.

Le retour d'expérience d'une formation s'apprécie après un temps de latence de six mois après la sortie de cours, délai nécessaire pour apprécier la qualité et la pertinence de la formation dispensée au marin nouvellement affecté. Ce processus implique les écoles, les employeurs directs (de proximité) et les ADC.

Les ADC, acteurs particulièrement bien positionnés pour le RETEX, ont les fonctions d'experts du métier. Par delà leur rôle dans la définition des référentiels d'activités et de compétences (RAC), ils améliorent la coordination et la synthèse des besoins et des préoccupations des autorités d'emplois, qu'ils traduisent au travers des « études d'opportunité » dont l'objectif est de faire évoluer la formation [cf. annexe I., référence b)].

2.2.2. Les fiches d'évaluation des compétences.

Les FEC évaluent l'adaptation à l'emploi d'un individu après une période significative d'observation à son poste. Elles permettent de vérifier l'acquisition de compétences clefs au regard de celles attendues dans l'emploi. La FEC permet d'apprécier le juste besoin de formation en soulignant les compétences manquantes comme les modules de formation inutiles ou superflus.

La FEC, rédigée par l'école, pilote de la formation, est conçue sur la base du RAC et des objectifs de formation. Le type de questionnement doit être élaboré à partir du RAC et demande des réponses propres à être traduites aisément et concrètement en améliorations à apporter dans les modules de formation.

La FEC est divisée en deux parties, renseignées :

• par l'employeur, d'une part, qui apprécie le niveau de compétence du marin issu d'une formation de cursus et l'adaptation de cette dernière. Le questionnaire est rempli par le chef de service ou de secteur et complété par une appréciation motivée du commandant d'unité ;

• par l'intéressé, d'autre part, qui apprécie l'adéquation de la formation qu'il vient de suivre au regard de sa première expérience. Il renseigne la partie spécifique de la FEC le concernant.

La FEC est envoyée par l'école à l'organisme d'emploi six mois après la fin du cours. Les employeurs veillent à ce que les deux parties des FEC soient renseignées et retournées aux écoles dans les trois mois qui suivent leur réception. La qualité du questionnaire associée au taux de retour des FEC vers les écoles détermine le niveau d'efficience du RETEX à froid.

Dans le cas d'un parcours multi-écoles (exemple : école de maistrance, puis école formant au BAT, puis école délivrant la qualification), chaque école envoie sa FEC à l'école suivante.

Six mois après la fin de la formation, la dernière école du parcours de formation envoie les FEC de chacune des écoles à l'unité d'affectation du marin. L'unité d'affectation retourne chacune des FEC reçue aux écoles concernées, dans les trois mois qui suivent leur réception.

Cette évaluation sera réalisée de façon systématique.

Toutefois pour les formations à très petit flux, un échange direct entre les intéressés et leur employeur reste indispensable et peut remplacer le dispositif des FEC s'il est plus réactif et donne lieu, en cas de besoin, à des propositions d'amélioration constructives.

En avril de chaque année, les écoles établissent une synthèse des FEC reçues, qu'elles transmettent à leur ADC avec des propositions éventuelles d'évolution des contrats, (DPMM/FORM en copie). Ces propositions sont exploitées et présentées par l'ADC lors du CODIR FORM de fin d'année scolaire.

2.2.3. Dialogue forces-écoles-direction du personnel militaire de la marine.

La recherche permanente de l'adéquation entre formation et emploi implique un dialogue régulier entre la DPMM, les ADC, les autorités organiques (employeurs) et les écoles. C'est pourquoi, des réunions de concertation peuvent être organisées à l'initiative des ADC, des autorités organiques, des écoles ou de la DPMM, réunissant tout ou partie des acteurs contribuant à la formation et à son évaluation. L'ordre du jour est fixé par l'entité à l'origine de la réunion et un compte-rendu est adressé aux participants et systématiquement au secrétariat permanent du CODIR FORM (DPMM/FORM).

2.2.4. Les moyens non dédiés.

Le RETEX s'enrichit de tous les échanges non spécifiques au processus décrit dans cette instruction, porteurs d'informations complémentaires : rapport sur le moral, rapport d'audit, compte-rendu d'enquête, rapport de fin de mission, d'étude ou de fin de commandement, compte-rendu d'inspection et de visite, compte-rendu de stage de mise en condition opérationnelle, etc. L'ensemble de ces informations  émanant de moyens dédiés ou non dédiés au RETEX de la formation est mis à profit par l'ADC pour nourrir le travail relatif aux études d'opportunité (annexe II.).

3. LE COMITÉ DIRECTEUR DE LA FORMATION - ÉCHELON DE DÉCISION ET D'ARBITRAGE.

Créé par l'instruction n° 16/DEF/EMM/PRH du 19 juillet 2012 [référence b)], le comité directeur de la formation (CODIR FORM) est l'échelon de coordination, de décision et d'arbitrage qui intervient à l'issue de la procédure de traitement du RETEX. Le CODIR FORM étudie les propositions faites dans le cadre du RETEX de la formation et arbitre ou décide de la suite à donner aux demandes présentées, en fonction des résultats de l'étude d'opportunité.

4. PUBLICATION.

La présente instruction est publiée au Bulletin officiel des armées.