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direction générale de l'armement : département central d'information et de communication

INSTRUCTION N° 91/DEF/DGA/COMM relative aux missions et à l'organisation du département central d'information et de communication et du service extérieur de la communication.

Du 14 février 2014
NOR D E F A 1 4 5 0 2 4 6 J

1. OBJET.

La présente instruction définit les missions et l'organisation du département central d'information et de communication de la direction générale de l'armement (DGA/COMM) et du service extérieur de la communication (SERECOM), organisme extérieur rattaché à DGA/COMM.

2. DOMAINE D'APPLICATION.

La présente instruction s'applique à DGA/COMM et au SERECOM.

3. LE DÉPARTEMENT CENTRAL D'INFORMATION ET DE COMMUNICATION.

3.1. Missions.

En application des dispositions de l'article 96. de l'arrêté de référence b), DGA/COMM est chargé, d'une part, de développer la communication interne, d'autre part, de promouvoir l'image et de valoriser les activités de la DGA, en liaison avec la délégation à l'information et à la communication de la défense (DICOD).

À ce titre, DGA/COMM :

  • fait connaître et comprendre les actions et la valeur ajoutée de la DGA auprès de ses publics internes et externes ;

  • pilote l'ensemble des opérations de communication, en cohérence avec celles du ministère de la défense ;

  • propose au délégué général pour l'armement une politique de communication interne et externe adaptée aux enjeux et objectifs de la DGA. Cette politique est formalisée par un plan de communication. Le département garantit sa mise en œuvre et veille à sa cohérence avec le schéma directeur du ministère de la défense ;

  • propose au délégué général pour l'armement la politique de communication à adopter en cas de crise et la fait mettre en œuvre ;

  • participe à la construction et à la promotion de l'image de l'institution, en assure la cohérence et la gestion ;

  • pilote les outils de communication interne et externe (presse, web, événementiel, etc.) ;

  • conseille les responsables de la DGA en matière de communication et leur propose les plans, opérations et moyens de communication adaptés ;

  • effectue, ou fait effectuer, des enquêtes de satisfaction interne et externe pour le compte de la DGA ;

  • pilote le réseau de correspondants « communication » de la DGA, réunis au sein du SERECOM, pour assurer une communication cohérente de l'institution.

DGA/COMM a autorité sur le SERECOM, organisme extérieur, dont les missions et l'organisation sont fixées au point 4. de la présente instruction.

DGA/COMM comprend :

  • un chef de département et son adjoint ;

  • les chargés d'affaires ;

  • les responsables techniques de communication ;

  • la cellule « affaires générales ».

3.2. Direction.

3.2.1. Le chef du département central d'information et de communication.

Le chef de DGA/COMM est responsable de la conduite de la stratégie de communication, selon les orientations de la politique de communication approuvée par le délégué général pour l'armement, de l'ensemble des activités du département et de sa bonne marche. Il veille à ce que les moyens du département soient utilisés pleinement au bénéfice de l'accompagnement des missions de ce dernier.

Il est responsable devant le délégué général pour l'armement de la tenue des objectifs qui lui ont été fixés par la démarche d'orientation.

Il s'appuie directement sur des chargés d'affaires assurant le contact avec les clients internes et ayant la responsabilité de gérer, en mode projet, l'ensemble des opérations de communication. Il s'appuie également sur l'ensemble des communicants regroupés au sein du SERECOM.

Il fixe à ses collaborateurs directs les objectifs à atteindre et veille à leur réalisation.

Il dispose d'un adjoint qui le seconde et le supplée dans l'exercice de ses attributions.

Le chef de DGA/COMM a autorité sur le SERECOM.

Le chef de DGA/COMM peut être également le chef du SERECOM.

3.2.2. L'adjoint au chef du département central d'information et de communication.

L'adjoint au chef de DGA/COMM est responsable devant le chef de DGA/COMM de la tenue des objectifs qui lui ont été fixés par ce dernier tant vis-à-vis des cibles de communication interne qu'externe.

En outre, l'adjoint au chef de DGA/COMM est plus particulièrement en charge :

  • du volet interne de la communication : définition, mise en place et suivi du cycle managérial, pilotage des couvertures médiatiques internes (blog, web, magazine) ;

  • de la programmation et du suivi des projets de communication pilotés par le SERECOM ;

  • de la mesure de la satisfaction client.

L'adjoint au chef de DGA/COMM supervise, pour le domaine « opérations corporate et rayonnement (1) », les événements liés à la thématique « recherche » et innovation.

Il est responsable du « métier communication » et il est à ce titre correspondant pour la direction des ressources humaines de la DGA (DGA/DRH), la direction des ressources humaines du ministère de la défense (DRH-MD) et la DICOD.

L'adjoint au chef du département assure les tâches suivantes :

  • certification des missions pour la métropole ;

  • validation des services faits ;

  • validation dans « SILLAGE » des demandes d'achats du département ;

  • validation des congés.

L'adjoint au chef de DGA/COMM veille à la validation et à l'évaluation des opérations de communication inscrites dans le plan de communication de la DGA et des entités soutenues par le SERECOM.

3.3. Les chargés d'affaires.

Le département central comporte quatre chargés d'affaires spécialisés et un chargé d'affaires, chef de la cellule « affaires générales » :

  • le chargé d'affaires « programmes d'armement » ;

  • le chargé d'affaires « modernisation et accompagnement du changement » ;

  • le chargé d'affaires « opérations corporate et rayonnement » ;

  • le chargé d'affaires « communication transverse ».

Les chargés d'affaires s'appuient sur des responsables techniques de la communication qui allouent les ressources pour la conduite des opérations en mode projet.

Ils contribuent à la mise en place d'une politique de communication et sont les garants de son application.

Ils sont les interlocuteurs premiers et directs des « clients » internes (comité de direction, centres DGA, délégation à l'information et à la communication de la défense, cabinet du ministre). À ce titre, ils :

  • recueillent le besoin, établissent un plan de communication et le font valider, via DGA/COMM/D par le comité exécutif (COMEX) de la DGA ;

  • gèrent en mode projet l'intégralité de l'opération de communication en coordonnant les équipes techniques de communication ;

  • s'assurent, tout au long du projet, de la satisfaction du client, ou recalent l'opération si nécessaire ;

  • livrent l'opération au client ;

  • analysent la satisfaction client.

Ils préparent les plans de communication pour les situations potentielles de crise en cohérence avec la politique de communication de crise.

3.4. La cellule « affaires générales ».

La cellule « affaires générales » :

  • participe aux actions de contrôle interne ;

  • assure le suivi des objectifs du département, du budget annuel de fonctionnement et des effectifs de la fonction communication ;

  • contribue au tableau de bord mensuel pour la partie budget et pilotage ;

  • assure la qualité des dossiers de travail du département dans son domaine ;

  • prépare les demandes d'actes d'achats des opérations de communication et du soutien logistique puis les transmet à l'organisme de soutien (cf. point 5.) ;

  • élabore et suit les processus qualité ;

  • suit les dossiers relatifs aux ressources humaines, pour DGA/COMM et le SERECOM ;

  • traite les questions relatives à la santé, sécurité au travail, à la sécurité de défense et à la sécurité des systèmes d'information.

En cas d'absence ou d'empêchement de l'adjoint au chef du département, le chef de la cellule affaires générales assure les tâches suivantes :

  • certification des missions pour la métropole ;

  • validation des services faits ;

  • validation dans « SILLAGE » des demandes d'achats du département ;

  • validation des congés.

3.5. Les responsables techniques de communication.

Le département central comporte trois responsables techniques de communication : un responsable de l'information, un responsable de l'image et un responsable de l'événementiel.

Les responsables techniques de communication :

  • contribuent à l'élaboration du plan annuel de communication ;

  • allouent les ressources nécessaires à la gestion d'une opération de communication et en assurent la mise en œuvre ;

  • pilotent une équipe interne de DGA/COMM et/ou de prestataires externes.

4. LE SERVICE EXTÉRIEUR DE LA COMMUNICATION.

4.1. Missions.

Le SERECOM met en œuvre, dans les centres de la DGA, la stratégie de communication définie par le chef de DGA/COMM.

Dans ce cadre et sur la base d'un engagement de service validé conjointement par le chef du département central et les directions de centres, le SERECOM :

  • est l'interlocuteur privilégié des directions de centres ;

  • assure le relais vers le personnel des centres ;

  • assure le relais vers les médias locaux ;

  • assure les relations publiques locales avec la direction de centre ;

  • évalue et mesure chaque opération majeure locale ;

  • propose des éléments de langage pour les sujets qui concernent son centre ;

  • prépare les éléments de communication pour les situations potentielles de crise.

Il exerce ses activités de communication sur les différentes implantations des centres de la DGA telles que listées dans l'instruction de référence c).

Il est composé de neuf équipes de communication réparties dans neuf centres de la DGA.

4.2. Le chef du service extérieur de la communication.

Il est responsable de l'ensemble des activités et de la bonne marche des affaires et de l'emploi des moyens du service.

Il est responsable devant le chef de DGA/COMM de la tenue des objectifs qui lui sont fixés.

Il fixe à ses collaborateurs directs les objectifs à atteindre et veille à leur réalisation.

Il dispose d'un adjoint qui le seconde et le supplée dans l'exercice de ses attributions.

4.3. L'adjoint au chef du service extérieur de la communication.

L'adjoint au chef du SERECOM contribue à la bonne marche du service.

Il est responsable devant le chef du SERECOM de la tenue des objectifs qui lui sont fixés.

À ce titre, il veille notamment :

  • au bon fonctionnement du SERECOM avec les centres et directions de la DGA ;

  • à ce que le SERECOM ait les moyens matériels de bien fonctionner et mesure régulièrement l'impact du fonctionnement sur les « clients » afin d'engager des actions correctives si besoin.

5. SOUTIEN.

Le soutien de DGA/COMM est assuré par le service parisien de soutien de l'administration centrale (SPAC) du secrétaire général pour l'administration (SGA), et par le centre technique des systèmes d'information du service central de la modernisation et de la qualité (SMQ/CTSI).

Le soutien du SERECOM est assuré par les services de soutien des sites où il est implanté et des bases de défense locales.

6. Texte abrogé.

L'instruction n° 91/DEF/DGA/COMM du 22 février 2010 relative aux missions et à l'organisation du département central d'information et de communication et du service extérieur de la communication est abrogée.


7. DIVERS.

Le chef du département central d'information et de communication et le chef du service extérieur de la communication sont chargés de l'application de la présente instruction qui sera publiée au Bulletin officiel des armées et accessible sur l'intranet de la direction générale de l'armement.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

L'ingénieur général de l'armement de classe exceptionnelle,
délégué général pour l'armement,

Laurent COLLET-BILLON.