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direction des ressources humaines du ministère de la défense : service des statuts et de la réglementation des ressources humaines et civiles ; sous-direction de la fonction militaire

INSTRUCTION N° 230191/DEF/SGA/SR-RH/SDFM relative au traitement de données par l'observatoire de la santé des vétérans pour la mise en place d'un processus de veille sanitaire au profit des militaires quittant l'institution.

Du 14 mars 2014
NOR D E F P 1 4 5 0 5 7 7 J

Les engagements des armées conduisent les militaires à intervenir dans des environnements les exposants à de nombreux risques.

Dans ce contexte, l'observatoire de la santé des vétérans (OSV) est chargé d'évaluer leurs éventuelles conséquences sur la santé des militaires et des anciens militaires, afin d'améliorer leur prévention et leur prise en compte.

Il définit les procédures de veille sanitaire nécessaires au suivi des vétérans et s'assure de leur mise en œuvre. Dans ce but, l'OSV met en place un processus de veille sanitaire au profit des personnels quittant l'institution militaire (la surveillance des personnels en activité relevant, elle, de l'action du service de santé des armées).

À ce titre, et dans le respect du secret médical, des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et de l'arrêté du 7 avril 2011 relatif au respect de l'anonymat de militaires et de personnels civils du ministère de la défense (un arrêté du même jour est relatif aux personnels relevant du ministère de l'intérieur), l'OSV a à connaître un certain nombre de données à caractère personnel.

Il assure ces missions en collaboration avec les états-majors, les directions et les services du ministère de la défense, la direction générale de la gendarmerie nationale (DGGN), et avec les services des ministères chargés de la santé, de la sécurité sociale et des anciens combattants.

La présente instruction définit la mise en œuvre du processus de suivi de la mortalité des militaires quittant l'institution et les modalités de traitement des données qui sont à transmettre à l'OSV via les systèmes d'information des ressources humaines par les responsables organiques.

1. La mise en oeuvre du processus de suivi de la mortalité concernant l'ensemble des personnels militaires ayant quitté l'institution.

Le processus de veille sanitaire s'articule autour de la mise en place d'une cohorte constituée de l'ensemble des personnels ayant quitté l'institution et de sa mise à jour chaque année. Il s'agit de suivre les causes de décès des militaires ayant quitté l'institution.

Ce suivi est effectué par la mise à disposition de l'observatoire, par les armées, de renseignements extraits sous forme informatique des différents fichiers de système d'information des ressources humaines (SIRH) de gestion des personnels, puis dans un second temps, à partir du fichier unique SIRH du ministère de la défense (plus une extraction particulière du fichier SIRH gendarmerie nationale).

L'observatoire exploitera, via un organisme scientifique, les fichiers ainsi renseignés, en interrogeant périodiquement l'institut national de la santé et de la recherche médicale (INSERM), pour s'assurer du statut vital de ses ressortissants et effectuer toute comparaison avec la population générale ou tout autre groupe jugé pertinent.

Cette analyse sera complétée par celle des causes médicales de décès recherchées en interrogeant les fichiers détenus par un autre organisme, le centre épidémiologique sur les causes médicales de décès (CépiDc).

2. La mise en oeuvre d'un traitement des données pour le suivi de la mortalité concernant l'ensemble des personnels militaires ayant quitté l'institution.

2.1. Le type de données à extraire des systèmes d'information des ressources humaines.

Les états-majors, les directions et les services du ministère chargé de la défense ainsi que la DGGN transmettent chaque année à l'OSV les données nécessaires à l'accomplissement de ses missions.

Toutefois, il est à souligner que le numéro de sécurité sociale des participants ne sera pas collecté, seul le numéro d'identifiant à 10 chiffres (sans le numéro d'ordre et la clé) pourra être transmis à l'OSV.

Sous cette réserve, les systèmes d'information des ressources humaines transmettent à l'OSV au mois de mars de l'année N +1 une extraction des fichiers, cryptés par le système ACID, relative aux personnels ayant quitté l'institution militaire l'année N.

Ces données sont regroupées en deux fichiers format XLS :

Le fichier 1 comprendra :

  • le nom patronymique ;

  • le nom d'usage ;

  • le prénom d'usage ;

  • les autres prénoms ;

  • le sexe ;

  • la date de naissance ;

  • le pays de naissance ;

  • le département de naissance ;

  • la commune de naissance ;

  • l'adresse de retraite ;

  • la date de radiation ;

  • la durée des services ;

  • le numéro d'identifiant à 10 chiffres ;

  • le dernier domaine de gestion ;

  • le dernier niveau d'emploi ;

  • le nombre de sauts en parachute ;

  • le nombre d'heures de vol ;

  • le nombre d'heures de plongée sous-marine ;

  • le nombre de jours en mer ;

  • le nombre de plongées subaquatiques.

Le fichier 2 comprendra :

  • le numéro d'identifiant à 10 chiffres ;

  • les pays d'opérations extérieures (OPEX) ;

  • les régions de l'opérations intérieures (OPINT) ou des départements et territoires d'outre-mer (DOM/TOM) ;

  • le code de l'OPEX ;

  • le code de l'OPINT ;

  • le début de l'OPEX ;

  • le début de l'OPINT ;

  • la fin de l'OPEX ;

  • la fin de l'OPINT.

Si certaines variables ne peuvent pas être renseignées, soit parce qu'elles ne concernent pas l'ancien militaire, soit parce qu'elles sont inconnues du service de ressources humaines, la case devra être laissée vide.

2.2. Les modalités de conservation des données.

Il est à préciser que l'autorisation de la commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) est conditionnée au fait que la présentation des résultats du traitement de données ne peut, en aucun cas, permettre l'identification directe ou indirecte des personnes concernées.

C'est pourquoi, les informations nominatives nécessaires à la recherche du statut vital et aux causes de décès seront par la suite supprimées et remplacées par un numéro d'étude.

Les informations collectées dans le cadre de la présente instruction seront conservées 40 ans.

Le personnel et les membres du conseil scientifique de l'OSV sont habilités au secret de la défense nationale et astreints au secret professionnel dans les conditions et sous les sanctions prévues par les articles 413-9 à 413-12 du code pénal, réprimant les atteintes au secret de la défense nationale.

3. L'information des personnels.

Le bureau militaire de l'organisme de gestion du militaire remettra à ce dernier, lors de son départ, une lettre d'information conforme au modèle joint en annexe I.

Il sera précisé aux personnels militaires quittant l'institution qu'en cas d'exercice du droit de retrait discrétionnaire, les données recueillies antérieurement seront supprimées.

4. Publication.

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel des armées.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le contrôleur général des armées,
secrétaire général pour l'administration,

Jean-Paul BODIN.

Annexes

Annexe I. LETTRE D'INFORMATION ÉTUDES ÉPIDÉMIOLOGIQUES CHEZ LES ANCIENS MILITAIRES.

Annexe II. Liste des données à extraire pour la base de données vétérans.