Préambule.

Le décret n° 2012-244 du 21 février 2012 abroge le décret n° 90-144 du 14 février 1990 relatif à la comptabilité des matériels de la défense et le décret n° 95-188 du 20 février 1995 relatif à la comptabilité des matériels des services du ministère chargé des armées assujettis à la tenue d'une comptabilité générale et d'une comptabilité analytique.

L'organisation de la gestion logistique et le périmètre de responsabilité des acteurs logistiques sont définis par l'arrêté du 21 février 2012 relatif à la gestion logistique des biens mobiliers affectés au ministère de la défense et des anciens combattants. La gestion logistique des biens mobiliers en tant que périmètre est définie dans la note de l'état-major des armées (EMA) de référence h) ⁽¹⁾ onglet « service d'infrastructure de la défense » (SID). Elle recouvre l'ensemble des tâches administratives depuis l'entrée jusqu'à la sortie du patrimoine de l'État.

Elle a pour objectifs de :

• permettre la mise en œuvre d'une logistique efficace par la connaissance précise du statut logistique du bien ;

• s'assurer de la bonne conservation des biens et prévenir tous détournements ou dilapidations ;

• permettre une connaissance quantitative et qualitative du patrimoine du ministère de la défense afin d'en restituer une image fidèle.

La chaîne des acteurs responsables de la gestion logistique des biens est indépendante de celle des acteurs assurant la comptabilité générale des immobilisations. Ce principe de dissociation des rôles fait partie intégrante du dispositif de contrôle interne du service ; il est rappelé dans le décret de référence a). C'est pourquoi le rôle de responsable de la comptabilité auxiliaire des immobilisations ministériel (RCAIM) n'est pas traité dans la présente instruction. Le RCAIM n'est pas un acteur de la gestion logistique, mais un acteur de la chaîne comptabilité générale macro-processus 9 (MP9) CHORUS.

Les biens destinés aux opérations extérieures feront l'objet d'une instruction spécifique.

1. Les acteurs de la gestion logistique des biens (cf. annexe I.).

La gestion logistique des biens mobiliers de l'État repose sur trois acteurs principaux : le gestionnaire de biens, le détenteur de biens et l'utilisateur de biens (cf. arrêté de référence c).

1.1. Le gestionnaire de biens et les gestionnaires de biens délégués.

Par arrêté cité en référence d), le gestionnaire de biens (GB) du service d'infrastructure de la défense est le directeur central.

En application des dispositions de l'article 5. de l'arrêté de référence c), les autorités énumérées ci-après sont désignées pour assumer les fonctions de gestionnaire de biens délégué (GBD) pour les biens relevant de leur domaine de compétence :

• le chef de service de la stratégie de la direction centrale du service d'infrastructure de la défense (DCSID) pour la DCSID et le centre d'expertise des techniques de l'infrastructure de la défense (CETID) ;

• les directeurs d'établissements du service d'infrastructure de la défense (ESID) pour la métropole ;

• les directeurs des directions d'infrastructure de la défense (DID) pour l'outre-mer et l'étranger ;

• le chef de la cellule opérationnelle de la DCSID pour les matériels destinés aux missions intérieures.

Les GBD ne peuvent pas subdéléguer à leur tour à une tierce personne les prérogatives reçues du GB.

Pour les biens relevant de leurs attributions, les GBD sont responsables devant le GB des moyens mis en œuvre pour organiser la gestion logistique des biens comme défini dans les textes de références c) et g), ainsi que des résultats obtenus.

Les actes logistiques qui engagent la responsabilité des GBD sont les suivants :

• l'entrée physique du bien ;

• le placement du bien dans un statut (en exploitation, disponible, non disponible) et sous-statut (en intervention technique, en expédition, mis à disposition, en attente, mis en attente de décision) ;

• le transfert d'un bien d'un statut ou d'un sous-statut à un autre ;

• le transfert du bien d'un GB, d'un GBD, d'un détenteur de biens ou d'un utilisateur à un autre ;

• la sortie physique du bien.

La tenue du suivi logistique des biens relevant du périmètre du SID dans le système d'information relève de la responsabilité des GBD. Ceux-ci sont, en effet, responsables de la traçabilité des données inscrites par les détenteurs de biens dans le SI. Ils sont chargés de mettre à disposition du RCAIM l'ensemble des documents justifiant la mise à jour de la comptabilité générale.

Dans les limites des compétences fixées en annexe II., les GBD fixent l'organisation de la gestion logistique, décident et suivent les actes ci-dessus, sont responsables de l'inventaire physique et du contrôle interne logistique. Ils visent chaque année au cours du premier trimestre les inventaires réalisés par les détenteurs et en rendent compte au GB qui les certifie.

Le GB est responsable de la planification annuelle des revues de fiabilisations des inventaires produits par les établissements. Cet exercice participe au processus de fiabilisation du bilan de l'État.

1.2. Les détenteurs de biens et les détenteurs de biens délégués.

Les détenteurs des biens mobiliers relevant du périmètre du SID sont la DCSID (pour le matériel non projeté), les ESID et les DID. Cette responsabilité est confiée :

• au chef du bureau des moyens généraux (BMG) pour la DCSID et le CETID ;

• au chef du bureau d'aide à l'activité (BAA) pour les organismes en métropole ;

• au chef du bureau des moyens généraux (BMG) pour les organismes en outre-mer ;

• au chef de la cellule opérationnelle de la DCSID pour le matériel destiné à être utilisé lors de missions intérieures.

Les détenteurs de biens assurent la mise en œuvre des décisions prises par le GB ou le GBD. Ils représentent les entités du réseau aux réunions de travail organisées par la DCSID sur la mise en place de l'organisation logistique. Ils sont les interlocuteurs des utilisateurs au sein du service. Dans les conditions fixées par le GB ou le GBD, ils sont responsables de la conservation des biens non attribués à un utilisateur et de la gestion logistique des biens que le GBD détient ou qu'il a confiés à un utilisateur. Ils sont chargés de l'exécution des actes logistiques, y compris de l'inventaire physique dans le périmètre de responsabilités fixé par le GB ou le GBD. Ils rendent compte de ces actes au GBD et mettent à jour le système d'information local dont ils disposent ; un système d'information logistique unique devra être mis en place courant 2014. Ils satisfont les demandes exprimées par les utilisateurs et autorisées ou décidées par le GB ou le GBD.

Pour aider les BAA dans leur activité, les GBD désignent nominativement au sein de chaque unité de soutien de l'infrastructure de défense (USID) et antenne un détenteur délégué chargé de tenir à jour les inventaires physiques des biens détenus par l'entité et de transmettre au BAA tout mouvement de biens. Il a pour obligation de veiller à l'application des dispositions demandées par le détenteur de biens de l'ESID et de lui fournir les informations demandées. À ce titre, il assure localement la tenue de l'inventaire physique des matériels confiés, conjointement à l'inventaire tenu par le détenteur et signale toute anomalie. Il détient à son niveau l'ensemble des originaux des pièces justificatives liées aux matériels et les tient à jour.

Toutefois, en fonction de situations particulières, les GBD peuvent demander au GB la désignation de détenteurs hors chaîne SID, en accord avec les autorités hiérarchiques dont relèvent ces organismes et ces formations. Ces derniers sont désignés par leur autorité hiérarchique.

1.3. Les utilisateurs.

Les utilisateurs expriment leurs besoins en biens auprès du détenteur qui les transmet au GBD. Ils exploitent les biens qui leur sont confiés. Ils doivent mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la bonne conservation des biens et prévenir tous détournements, pertes ou dilapidations. Ils en assurent le suivi technique dans les conditions fixées par le GB ou GBD. L'acceptation du bien par l'utilisateur constitue le point de départ de sa responsabilité vis-à-vis de ce bien.

L'inventaire physique n'est pas de la responsabilité de l'utilisateur mais de celle du détenteur. Cependant, l'utilisateur doit être en mesure, d'une part, de justifier l'existence ainsi que les lieux géographiques où les matériels sont visibles et, d'autre part, de contrôler le bon état technique et le bon emploi des matériels qui lui ont été attribués et d'en rendre compte aux détenteurs via les relais mis en place dans chaque USID et antenne.

Pour la chaîne SID, sont désignés comme utilisateurs :

• les chefs des unités du SID et les chefs des antennes ;

• les directeurs des directions d'infrastructure de la défense ;

• les chefs des organismes désignés par le détenteur des matériels pour les missions intérieures.

Des organismes extérieurs à la chaîne du SID peuvent également être utilisateurs.