Préambule.

La présente instruction, prise en application des articles 8 et 10 de l'arrêté cité en référence a pour objet de préciser les conditions dans lesquelles sont organisées les élections :

• a).  Des représentants du personnel civil aux comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

• b).  Des représentants du personnel civil pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail dans les organismes employant un effectif inférieur à 50 agents civils, et ne possédant pas de CHSCT.

1. Dispositions générales.

1.1. Représentativité syndicale.

Ces élections servent de base d'appréciation à la représentativité syndicale aux niveaux ministériel et local conformément au chapitre II de l' instruction modifiée 38990 /DEF/DFP/PER/3 du 25 novembre 1992 (BOC, 1993, p. 1476) relative à l'exercice du droit syndical au ministère de la défense.

1.2. Fréquence des élections.

Ces élections se déroulent tous les trois ans au cours du quatrième trimestre à la même date dans tous les organismes intéressés. Cette date est fixée par décision ministérielle, après consultation, au plan national, des organisations syndicales.

1.3. Durée du mandat des représentants du personnel civil.

Les représentants du personnel civil sont élus pour une période de trois années.

1.4. Désignation du responsable des élections.

Le responsable des élections est le chef d'organisme pour l'application des articles 2, 4, 7 et 8, premier alinéa de l'arrêté modifié cité en référence. Dans le cadre de regroupement d'organismes, conformément aux articles 3, 5 et 8, deuxième alinéa dudit arrêté, le responsable des élections est le chef d'organisme, désigné par l'autorité hiérarchique compétente ou le cas échéant par les autorités hiérarchiques compétentes, après entente entre elles.

2. Définition de l'électrorat.

2.1. Agents électeurs.

Les agents civils de droit public dont les vacataires ou saisonniers, quel que soit leur temps de travail, sous réserve d'être âgés de 16 ans révolus, d'avoir au moins trois mois d'ancienneté au ministère de la défense, à la date des élections (le cas échéant les services antérieurs effectués à cette date en tant que militaire sont comptabilisés), y compris les agents :

• en congé de maladie ;

• en congé de longue maladie ;

• en congé de longue durée ;

• en congé de grave maladie ;

• en congé de maternité ou d'adoption ;

• en congé parental ;

• en congé à la suite d'un accident de service, du travail ou d'une maladie professionnelle ;

• appartenant à d'autres administrations, détachés ou mis à la disposition du ministère de la défense ;

• placés en mission ;

• placés en formation, soit dans le cadre d'une école ou d'un centre de formation relevant du ministère de la défense, soit au sein de tout autre organisme extérieur au ministère de la défense à caractère public ou privé.

Nota. — Il est précisé que sont réputés être de droit public, au regard des dispositions de la présente instruction, et donc électeurs même lorsqu'ils sont payés sur des crédits de fonctionnement, les agents civils travaillant dans un service répondant aux conditions suivantes :

• a).  Service public administratif géré en régie.

  Il en est ainsi des agents travaillant pour le compte :

  • des services d'approvisionnement des ordinaires (SAO) et des services d'approvisionnement des marins (SAM) ;

  • des ordinaires de l'armée de terre ;

  • des services de « restauration-hôtellerie des bases aériennes » ;

  • des cantines, mess et restaurants civils (à l'exception de la société anonyme coopérative de l'arsenal de Brest) ;

  • des hôtels de quartiers généraux.

• b).  Service public administratif géré par un établissement public administratif ne disposant pas encore de comité technique paritaire (CTP).

2.2. Agents ne votant pas.

2.2.1.

Le personnel civil des établissements publics à caractère administratif, sous tutelle du ministère de la défense disposant d'un comité technique paritaire (CTP) et relevant en matière de prévention du décret modifié n^o 82-453 du 28 mai 1982 ⁽¹⁾ relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la prévention médicale dans la fonction publique de l'Etat.

2.2.2.

Le personnel civil relevant du commandement des forces françaises et de l'élément civil stationnés en Allemagne régi par le droit allemand du travail.

2.2.3.

Le personnel civil de la défense détaché ou mis à la disposition d'autres administrations.

2.2.4.

Les agents civils en cessation anticipée d'activité ou en congé de fin d'activité.

2.2.5.

Les agents des personnes morales de droit privé telles que les associations para-administratives gérant un service public.

2.2.6.

Les élèves des écoles relevant de la délégation générale pour l'armement.

2.2.7.

Les agents sous contrat emploi solidarité (CES), sous contrat initiative emploi (CIE), sous contrat emploi consolidé (CEC), sous contrat emploi jeune (CEJ), etc.

2.2.8.

Les apprentis embauchés dans le cadre de l'article 18 de la loi n^o 92-675 du 17 juillet 1992 ⁽²⁾ modifiée portant diverses dispositions relatives à l'apprentissage, à la formation professionnelle et modifiant le code du travail.

3. Répartition de l'électorat en collèges.

3.1. Collèges pour l'élection des représentants aux comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

L'électorat est réparti en deux collèges, étant observé qu'un collège pour exister, doit comprendre au moins deux électeurs inscrits en son sein.

3.1.1.

Collège « cadres et maîtrise » : fonctionnaires titulaires et stagiaires des catégories A et B de la fonction publique, agents sur contrat des catégories spéciales, hors catégorie, catégorie A et catégories 1 B à 3 B, 1 C à 4 C, ingénieurs et cadres technico-commerciaux (ICT).

3.1.2.

Collège « ouvriers et employés » : ouvriers de l'Etat y compris les chefs d'équipe, techniciens à statut ouvrier (TSO), fonctionnaires titulaires et stagiaires des catégories C de la fonction publique, agents sur contrat des catégories 5 B, 5 C, et 6 C ainsi que tous les agents visés au 2.1 a).

3.2. Collège pour l'élection des représentants pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

Un collège unique est instauré pour l'ensemble du personnel électeur.

4. Constitution des listes électorales.

4.1. Rattachement des électeurs à un organisme de vote.

4.1.1. Cas général.

Les électeurs votent dans l'organisme qui les emploie habituellement.

4.1.2. Agents en voie de prémutation ou de mutation.

Les organismes pressentis pour accueillir les agents en voie de prémutation ou de mutation, inscrivent ces agents sur leurs listes électorales en s'assurant au préalable de leur radiation des contrôles de leur organisme d'origine. Si des difficultés apparaissent avant la date de clôture des listes, ces agents peuvent voter dans leur organisme d'origine.

4.2. Etablissement des listes électorales.

Le responsable des élections dresse, quarante-cinq jours au moins avant la date des élections, les listes des électeurs définies au 2.1, étant observé qu'un électeur ne peut voter qu'au sein du collège auquel il appartient.

Ces listes sont établies de la manière suivante :

4.2.1. Election des représentants du personnel civil aux comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

Trois listes sont à établir :

• a).  Une liste au titre du collège « cadres et maîtrise ».

• b).  Deux listes au titre du collège « ouvriers et employés » :

  • la première pour les ouvriers de l'Etat, y compris les chefs d'équipe, et les techniciens à statut ouvrier ;

  • la seconde pour tous les autres agents de ce collège dont notamment les agents visés au 2.1 a).

Remarques :

Si le nombre d'électeurs d'une de ces deux listes de ce collège est inférieur à 5 agents, il y a constitution d'une liste unique pour ce collège (se reporter au 8.2.1).

Dans les organismes où existent des CHSCT sectoriels, créés en application de l'article 7 de l'arrêté cité en référence, les listes des électeurs sont établies pour chaque comité.

4.2.2. Elections des représentants du personnel civil pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

Deux listes sont à établir au titre du collège unique :

• une liste pour les ouvriers de l'Etat, y compris les chefs d'équipe, et les techniciens à statut ouvrier ;

• une liste pour tous les autres agents cadres ou non cadres.

Remarque :

Si le nombre d'électeurs d'une de ces deux listes de ce collège unique est inférieur à 5, il y a constitution d'une liste unique pour ce collège (se reporter au 8.2.2).

4.2.3. Cas des électeurs empêchés de participer au vote direct le jour du scrutin.

4.2.3.1. Cas des électeurs votant par correspondance.

Les électeurs empêchés ⁽³⁾ pour une raison de service ⁽⁴⁾ ou personnelle justifiée par leur chef de service, de se rendre au bureau de vote, sont autorisés à voter par correspondance.

Le responsable du bureau du personnel civil dont dépend l'électeur votant par correspondance indique, dès que possible, au responsable des élections les noms des électeurs désirant voter par correspondance. La liste de ces électeurs, établie par collège et le cas échéant par bureau ou section de vote doit être close dix jours avant la date du scrutin.

Le responsable des élections est autorisé à établir un additif à la liste pour les agents envoyés en mission ou en déplacement, le cas échéant pour ceux placés en arrêt de travail médical ou absents pour événements graves postérieurement à la clôture de la liste initiale du personnel bénéficiant de cette procédure de vote dans la limite des délais d'envoi et de retour par voie postale du matériel nécessaire au vote par correspondance.

Les listes, comportant l'ensemble des électeurs, doivent porter la mention « vote par correspondance » en regard de l'identité des personnes ayant demandé à bénéficier de cette procédure de vote.

Les modalités d'organisation du vote par correspondance sont précisées au 8.4.1.

4.2.3.2. Cas des électeurs votant par procédure exceptionnelle.

Lorsqu'un ordre de mission est délivré à un agent moins de soixante-douze heures avant l'ouverture du scrutin et que l'exécution de cette mission ne lui permet pas de participer à ce scrutin, cet agent bénéficie du vote par procédure exceptionnelle.

Un agent autorisé moins de soixante-douze heures avant le jour du scrutin par son chef de service à être absent le jour du vote, peut également bénéficier du vote par procédure exceptionnelle.

La mention « vote par procédure exceptionnelle » doit figurer sur les listes comportant l'ensemble des électeurs, en regard de l'identité des personnes bénéficiant de cette procédure de vote.

Les modalités d'organisation de cette procédure de vote sont précisées au 8.4.2.

4.3. Délais d'affichage des listes électorales et conditions d'organisation du scrutin.

Les listes alphabétiques des électeurs et les conditions générales d'organisation du scrutin sont portées à la connaissance des agents intéressés par voie d'affichage impérativement quarante-cinq jours avant la date des élections.

Les électeurs disposent de dix jours à compter de la date d'affichage des listes pour vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter des demandes d'inscription complémentaire ou de rectification.

A l'issue de ce délai, les listes définitives agréées par le responsable des élections et se substituant aux précédentes font l'objet d'un affichage obligatoire vingt jours avant la date des élections.

4.4. Communication par minitel des effectifs inscrits sur les listes électorales.

Les effectifs inscrits de chaque liste électorale sont communiqués à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction PER), dans la période précédent le scrutin, par minitel selon des modalités et à une date fixées ultérieurement par cette direction.

5. Conditions à satisfaire pour être candidat.

5.1.

Un électeur ne peut faire acte de candidature qu'au titre du collège auquel il appartient.

5.2.

Sont éligibles au sein d'un organisme et des organismes regroupés en application des articles 2, 3, 4, 5, 7 et 8 de l'arrêté modifié cité en référence, tous les électeurs définis au 2.1 en fonction dans ces organismes, ayant 18 ans révolus, six mois d'ancienneté au ministère de la défense et en situation d'activité à la date des élections.

6. Répartition des sièges attribués aux représentants du personnels civil.

Le nombre de sièges à pourvoir est fixé sur la base des effectifs des agents civils (toutes catégories confondues) employés dans les organismes concernés au 31 décembre de l'année précédant les élections conformément à l'article 9 de l'arrêté modifié susvisé.

Néanmoins, s'il est prévu au cours de l'année des élections, une variation de ces effectifs de nature à modifier le nombre de représentants du personnel civil fixé aux 6.1 et 6.2, les effectifs à prendre en considération sont les effectifs prévus au titre de l'année des élections.

Cette répartition des sièges s'établit ainsi qu'il suit :

6.1. Représentants du personnel civil au CHSCT.

Effectifs (1).	Répartition.
	Collège « cadres et maîtrise ».		Collège « ouvriers et employés ».
	Titulaires.	Suppléants.	Titulaires.	Suppléants.
Moins de 100.	1	1	2	2
De 100 à 499.	1	1	3	3
De 500 à 1499.	2	2	4	4
Au moins 1500.	3	3	6	6
(1) Etant observé qu'un agent travaillant à temps partiel est comptabilisé comme s'il travaillait à temps complet.

 

6.2. Représentants du personnel civil pour l'HSCT.

Effectifs (1).	Répartition.
	Titulaires.	Suppléants.
Moins de 25.	1	1
De 25 à 49.	2	2
(1) Etant observé qu'un agent travaillant à temps partiel est comptabilisé comme s'il travaillait à temps complet.

 

6.3. Cas d'absence de candidat.

En application des dispositions des articles 8 et 10 de l'arrêté cité en référence, le président du CHSCT ou le chef de l'organisme compétent désigne pour pallier l'absence de candidatures au titre d'un seul ou de deux collèges après le scrutin le ou les représentant(s) titulaire(s) du personnel civil et si possible le ou les suppléant(s) participant aux travaux du CHSCT ou exerçant les fonctions de représentants pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

Les agents ainsi désignés doivent remplir les conditions d'éligibilité requises au 2.1 de la présente instruction et appartenir au collège au sein duquel est constatée l'absence de candidat.

Dans ce cas, un constat de carence du modèle reproduit en annexe V est à renseigner en deux phases :

• d'abord, en renseignant la rubrique I : ces informations sont à saisir, avant les élections, par minitel à une date et selon les modalités précisées ultérieurement par la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction PER) ;

• ensuite en complétant la rubrique II lors de la désignation du ou des agent(s) comme représentant(s) du personnel.

Ce document est à porter à la connaissance de l'ensemble du personnel par voie d'affichage à chacune des deux phases mentionnées ci-dessus.

6.4. Cas d'absence d'électeur ou d'électeur unique.

En l'absence d'électeur ou en présence d'un électeur unique dans un collège d'un CHSCT, les sièges de titulaires et de suppléants attribués à ce collège, selon la répartition fixée au 6.1, sont transférés dans l'autre collège afin d'être pourvus par la voie normale de l'élection.

7. Listes de candidats.

7.1. Règles générales d'établissement des listes des candidats.

• a).  Les listes des candidats proposées aux suffrages de chacun des collèges électoraux sont présentées exclusivement par les organisations syndicales qui, conformément à l' instruction modifiée 38990 du 25 novembre 1992 relative à l'exercice du droit syndical au ministère de la défense, satisfont à l'une au moins des deux conditions suivantes :

  • avoir déposé auprès du ministre de la défense une copie certifiée conforme de leurs statuts, sous la signature d'un responsable mandaté.

    Toute organisation syndicale reconnue représentative à l'échelon ministériel, à l'issue de la dernière élection des représentants du personnel civil aux CHSCT du ministère de la défense, peut donc présenter à l'occasion d'une nouvelle élection, une liste de candidats dans l'un quelconque des organismes concernés ;

  • avoir constitué dans l'un au moins des organismes pour lesquels le CHSCT ou les représentants du personnel pour l'HSCT sont compétents, un syndicat ou une section locale d'établissement et avoir notifié par écrit cette constitution au chef d'organisme et au responsable des élections en lui faisant parvenir un exemplaire des statuts dudit syndicat ou de la section locale.

• b).  Les listes des candidats doivent être établies par collège.

• c).  Chaque liste doit porter le sigle du syndicat qui la présente ainsi que le sigle de l'union, de la fédération ou de la confédération à laquelle il appartient.

7.2. Règles d'établissement de listes présentant des particularités.

7.2.1. Cas de listes syndicales affiliées à la même structure de niveau supérieur.

Il n'est pas possible pour deux ou plusieurs organisations syndicales affiliées à une même structure de niveau supérieur (union, fédération, confédération) de présenter des listes concurrentes en se réclamant de l'appartenance à cette structure de niveau supérieur (annexe VI).

Une seule d'entre elles pourra utiliser le sigle de cette structure de niveau supérieur.

Si deux ou plusieurs listes utilisent le sigle de la même structure de niveau supérieur dans un même collège, le responsable des élections en informe au plus tard trois jours francs à compter de la date limite de dépôt des listes, les responsables de ces listes (se reporter au 7.3.2 pour le mode de désignation du responsable de liste et son rôle).

Ces responsables de listes disposent alors d'un délai de trois jours francs pour procéder aux modifications ou aux retraits de liste nécessaires.

Si, après l'expiration de ce dernier délai, ces modifications ou retraits de liste ne sont pas intervenus, le responsable des élections doit immédiatement saisir la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction PER) à laquelle il appartient de consulter la structure syndicale de niveau supérieur concernée pour arbitrage, de sorte qu'une seule liste ait la possibilité de se réclamer de son affiliation à la structure de niveau supérieur.

Pour la détermination de la représentativité ministérielle, les suffrages seront comptabilisés et centralisés sous les sigles des structures de niveau le plus élevé.

7.2.2. Cas de liste commune à plusieurs syndicats.

Deux ou plusieurs syndicats affiliés à des structures de niveau supérieur différentes peuvent s'associer pour proposer une liste commune avec des candidats communs.

7.2.3. Cas de liste incomplète.

Chaque liste comprend, en principe, le nombre total des représentants titulaires et suppléants à élire dans le collège concerné. Toutefois, des listes incomplètes peuvent être présentées, à condition que le nombre de candidats figurant sur ces listes soit un nombre pair, l'élection du titulaire entraînant automatiquement celle du suppléant.

7.2.4. Cas de listes présentant des candidats en surnombre.

Les candidats figurant en surnombre sur une liste sont radiés d'office dans l'ordre inverse de leur place sur cette liste de telle sorte que le nombre de candidats restant soit égal au nombre de représentants titulaires et suppléants à élire.

7.2.5. Cas de candidature double ou multiple.

Un candidat ne peut figurer que sur une seule liste. En cas de candidature double ou multiple, ce candidat est radié de l'ensemble des listes sur lesquelles il figure.

Les listes devenues incomplètes peuvent être complétées par les responsables de liste dans les délais d'affichage des listes prévus au 7.4.

7.2.6. Cas de retrait de candidature.

Aucun retrait de candidature n'est possible après le dépôt des listes même si ce dépôt intervient avant la date limite de dépôt réglementaire de ces listes. Toutefois, si entre le dépôt de la liste et son affichage, un candidat est défaillant pour une raison de force majeure, ou si le responsable des élections constate qu'un candidat n'est pas éligible, l'administration informe le responsable de liste concerné de la possibilité de remplacer le candidat défaillant ou inéligible avant la date d'affichage des listes (se reporter au 7.4).

Si le remplacement ne peut être opéré dans ce délai, la liste est réputée incomplète dans les conditions prévues au 7.2.3, la candidature du suppléant du candidat inéligible ou défaillant (ou de celle du titulaire si c'est le suppléant qui est défaillant ou inéligible) est, elle aussi, invalidée.

Lorsque la défaillance ou la constatation de l'inéligibilité se produit après l'affichage, la liste est également réputée incomplète.

7.2.7. Cas des comités d'hygiène de sécurité et des conditions de travail sectoriels.

Dans les organismes où sont institués des CHSCT sectoriels, les listes de candidats sont présentées pour chaque comité ; dans ce cas, seuls peuvent être candidats les agents employés dans le secteur de compétence du comité.

7.3. Phase de vérification des listes de candidats.

Les listes des candidats sont vérifiées par le responsable des élections.

7.3.1. Modèle de liste de candidats.

Chaque liste de candidats doit s'inspirer du modèle donné en annexe I et être établie selon les règles précisées par le présent chapitre. En outre, chaque liste doit recevoir la signature de chacun des candidats qu'elle comporte et être accompagnée de la déclaration manuscrite de candidature individuelle.

Sur chaque liste doit figurer également le nom du responsable de liste.

7.3.2. Désignation et rôle du responsable de liste.

Le responsable de liste désigné par le ou les syndicats présentant une liste de candidats est électeur dans l'organisme et peut être candidat. Il peut ne pas appartenir au collège de la liste qu'il représente.

Le responsable de liste est habilité à représenter la liste dans toutes les opérations électorales. Il peut être éventuellement responsable de listes différentes présentées par le même syndicat ou des syndicats différents affiliés à la même structure supérieure au titre des deux collèges du même CHSCT.

7.3.3. Autorité vérifiant les listes de candidats.

Le responsable des élections procède à la vérification des listes.

7.4. Délai de dépôt et d'affichage des listes de candidats.

Chaque liste est déposée quarante jours au moins avant la date du scrutin par le responsable de liste auprès du responsable des élections et est affichée par ce dernier vingt jours avant cette date.

8. OPERATIONS PREELECTORALES.

8.1. Bulletins de vote et documents électoraux.

8.1.1.

Les bulletins de vote sont identiques pour un même collège (même présentation et même couleur) et reproduisent le sigle de l'union ou de la fédération ou de la confédération qui figure sur la liste des candidats du syndicat d'appartenance (se reporter au 7). Les noms et prénoms des candidats sont également mentionnés sur ces documents.

Ces bulletins sont établis, ainsi que les enveloppes opaques destinées à les recevoir, aux frais et à la diligence de l'organisme. Ils sont remis à chaque bureau de vote, en nombre au moins égal, pour chaque liste, au nombre des électeurs qui y sont inscrits.

8.1.2.

Tous les documents électoraux mentionnant une liste de candidats doivent comporter les sigles figurant sur cette liste.

8.2. Mise en place des bureaux de vote.

Pour permettre l'appréciation de la représentativité syndicale aux niveaux ministériel et local prévus au 1.1, il est créé pour chaque collège du CHSCT visé au 3.1 et pour le collège unique des représentants du personnel civil pour l'HSCT visé au 3.2 ci-dessus des bureaux de vote séparés, comme indiqué ci-après :

8.2.1. Représentants aux comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

Trois bureaux de vote séparés.

• a).  A raison d'un bureau de vote unique, pour l'ensemble du collège « cadre et maîtrise ».

  Remarque :

  Toutefois si dans ce collège ne sont dénombrés que deux électeurs, ces deux électeurs peuvent être candidats au titre de leur collège en constituant une liste.

• b).  A raison de deux bureaux de vote pour le collège « ouvriers et employés » :

  • le premier pour les ouvriers de l'Etat y compris les chefs d'équipe et les techniciens à statut ouvrier (TSO) ;

  • le second pour tous les autres agents de ce collège.

    Remarque :

    Toutefois, si au sein de ce collège « ouvriers et employés », l'effectif du personnel rattaché à l'un des bureaux visés ci-dessus est inférieur à 5, il est créé un bureau de vote unique pour l'ensemble des agents de ce collège.

8.2.2. Représentants pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

Deux bureaux de vote au titre du collège unique :

• a).  Le premier pour les ouvriers de l'Etat, y compris les chefs d'équipe, et les techniciens à statut ouvrier (TSO).

• b).  Le second pour tous les autres agents de ce collège, cadres ou non cadres.

Remarque :

Toutefois, quand au sein de ce collège unique, l'effectif du personnel rattaché à l'un des bureaux visés ci-dessus est inférieur à 5, il est créé un bureau de vote unique pour l'ensemble des agents de ce collège.

8.2.3. Identification du bureau de vote centralisateur, s'il y a lieu.

Le responsable des élections désigne un bureau de vote comme bureau de vote centralisateur. Ce bureau est chargé de la rédaction du procès-verbal récapitulatif dans les conditions fixées au 10.2 dernier alinéa.

8.2.4. Création éventuelle de section(s) de vote.

En tant que de besoin, notamment dans le cas où la dispersion géographique le justifierait, le responsable des élections peut adjoindre plusieurs sections de vote à chaque bureau de vote : chacune de ces sections transmet ses résultats au bureau de vote dont elle dépend, au moyen du procès-verbal simplifié de dépouillement (annexe II).

8.3. Composition de chaque bureau de vote ou section de vote.

Chaque bureau de vote ou section de vote a la composition suivante :

• a).  Président : le chef de l'organisme ou son représentant militaire ou civil de préférence assimilé à la catégorie statutaire A de la fonction publique. S'il s'agit d'un agent civil, il ne doit pas être candidat.

• b).  Assesseurs : pour chaque liste de candidats, deux électeurs non candidats (un titulaire et un suppléant) qui sont désignés par le responsable de chaque liste, lequel peut lui-même siéger en qualité d'assesseur, s'il n'est pas lui-même candidat.

  Cependant, s'il s'avère impossible de satisfaire à ces modalités, les organisations syndicales dépositaires de liste, peuvent s'accorder pour désigner deux assesseurs communs à deux ou plusieurs listes de candidats présentées, parmi les électeurs non candidats de l'organisme ou des organismes regroupés.

  A défaut d'accord entre les organisations syndicales dépositaires de liste, c'est au responsable des élections qu'il appartient de désigner deux assesseurs parmi les électeurs non candidats.

  Les assesseurs ne relèvent pas obligatoirement du collège de la liste au titre de laquelle ils sont désignés en tant qu'assesseurs.

• c).  Secrétaire : un personnel civil ou militaire désigné par le responsable des élections ; s'il s'agit d'un personnel civil, il ne doit pas être candidat.

  Dans le cas où plusieurs bureaux ou sections de vote seraient installées dans le même local, le président, le secrétaire, les assesseurs peuvent être communs aux différents bureaux ou sections de vote.

8.4. Procédures à suivre pour les électeurs empêchés de participer au vote direct le jour du scrutin.

8.4.1. Electeurs votant par correspondance.

Le responsable des élections remet ou expédie à chaque électeur autorisé à voter par correspondance [se reporter au 4.2.3, a)] autant de bulletins qu'il existe de listes de candidats à raison d'un bulletin par liste ainsi que trois enveloppes : l'enveloppe n^o 1 sans inscription, l'enveloppe n^o 2 portant au dos le nom de l'électeur ainsi que son bureau de vote ou sa section de vote de rattachement et enfin l'enveloppe n^o 3 libellée à l'adresse de l'organisme chargé des élections et affranchie par ce dernier.

L'électeur doit insérer son bulletin de vote dans l'enveloppe n^o 1 qui ne doit porter aucune mention, ni aucun signe distinctif. Il place ensuite l'enveloppe n^o 1 dans l'enveloppe n^o 2 sur laquelle il appose sa signature. Il place enfin cette enveloppe n^o 2 dans l'enveloppe n^o 3. Les enveloppes n^o 2 et n^o 3 doivent être cachetées.

L'enveloppe n^o 3 doit parvenir avant la clôture du scrutin au responsable des élections et être placée dans un meuble fermé à clef dans l'attente d'être remise au responsable du bureau de vote ou de la section de vote concerné par la prise en compte du bulletin de vote dès la fin du scrutin du vote direct, s'il est conforme.

Si, néanmoins, l'électeur considéré participe directement au scrutin, son vote par correspondance n'est pas pris en compte.

Les bulletins de vote doivent être acheminés par la voie postale, l'oblitération de l'enveloppe est obligatoire ; les enveloppes qui parviendraient par tout autre moyen sont retournées sans être ouvertes à l'expéditeur (se reporter au 10.1 ci-après).

Les enveloppes qui parviendraient après la clôture sont retournées, sans être ouvertes, à l'expéditeur.

8.4.2. Electeurs votant par procédure exceptionnelle.

L'électeur autorisé à voter par procédure exceptionnelle [se reporter au 4.2.3. b)] se voit délivrer, par le président ou le secrétaire du bureau de vote ou de la section de vote auquel il est rattaché, en présence de deux témoins, le matériel de vote par correspondance.

Cet électeur remet, au même président ou secrétaire, en présence des deux agents mentionnés ci-dessus, l'enveloppe n^o 2 contenant l'enveloppe n^o 1 renfermant le bulletin qu'il y aura introduit dans les conditions de secret nécessaires.

Ces quatre personnes signent l'enveloppe n^o 2 au dos de laquelle figure le nom de l'électeur.

Cette enveloppe n^o 2 doit être placée dans un meuble fermé à clef dans l'attente de la prise en compte du bulletin de vote qu'elle contient, s'il est conforme, par le responsable du bureau ou de la section de vote concernés, dès la clôture du scrutin du vote direct (se reporter au 10.1).

Si, néanmoins, l'électeur prend part directement au scrutin, son vote par procédure exceptionnelle n'est pas pris en compte.

9. Opérations relatives au scrutin.

9.1. Ouverture du bureau ou de la section de vote.

Les listes électorales sont affichées à l'entrée de chaque bureau ou section de vote.

Le scrutin commence le matin, au début de la séance du travail et chaque bureau ou section de vote reste ouvert sans interruption pendant sept heures.

Toutefois, le président du bureau ou de la section de vote peut déclarer le scrutin clos lorsque la totalité des électeurs figurant sur la liste électorale a voté. Il peut également retarder l'heure de la clôture du scrutin, notamment en fonction des différents horaires existants ou de l'heure de la dernière distribution du courrier postal du jour.

9.2. Déroulement du scrutin.

Les opérations de vote sont publiques ; elles se déroulent à l'intérieur de l'organisme. Le temps passé au vote est considéré comme temps de travail.

Le vote a lieu au scrutin secret. Un ou plusieurs isoloirs sont mis à la disposition des électeurs ; le passage dans l'isoloir est obligatoire.

L'électeur justifie de son identité, puis dépose dans l'urne l'enveloppe contenant son bulletin ; le président du bureau de vote ou de la section de vote indique alors verbalement que l'électeur « a voté » et demande à celui-ci d'émarger la liste électorale en regard de son nom.

Durant la période d'ouverture du bureau ou de la section de vote, la présence effective et permanente d'au moins deux membres du bureau est obligatoire, l'un d'eux au moins étant le représentant de l'administration (président ou secrétaire).

10. Opérations postérieures au scrutin.

10.1. Recensement des bulletins de vote.

Immédiatement après la clôture du scrutin, chaque bureau ou section de vote :

• recense les enveloppes n^o 3 des votes par correspondance présentant une oblitération postale, celles qui ne présentent pas d'oblitération postale sont retournées à l'expéditeur sans être ouvertes (se reporter au 8.4.1) ;

• recense également les enveloppes n^o 2 des votes par procédure exceptionnelle (se reporter au 8.4.2) ;

• ouvre les enveloppes n^o 3 recensées et en extrait les enveloppes n^o 2 ;

• pointe sur la liste électorale les noms des électeurs ayant voté par correspondance et par procédure exceptionnelle figurant sur l'enveloppe n^o 2 ;

• met à part et détruit les enveloppes n^o 2 des électeurs qui ont émargé pour avoir participé directement au vote en ayant déposé leur bulletin de vote dans l'urne (se reporter aux 8.4.1 et 8.4.2.) ;

• dépose en revanche dans l'urne correspondante les enveloppes n^o 1 contenant les bulletins de vote des agents qui n'ont pas participé au vote direct, après ouverture et destruction des enveloppes n^o 2 à l'exception des enveloppes n^o 2 concernant les votes par correspondance ainsi que les votes par procédure exceptionnelle qui sont conservées pendant la période où un recours peut être formé [se reporter au 11 b)].

10.2. Opérations de dépouillement.

Le dépouillement des votes suit immédiatement l'opération de recensement des votes. Le transport d'urnes est prohibé.

Le dépouillement est public : tout électeur relevant de l'organisme responsable des élections ou le cas échéant des organismes regroupés peut donc y assister ou y participer en qualité de scrutateur, le temps correspondant étant considéré comme temps de travail.

Le président du bureau ou de la section de vote recueille le contenu de l'urne et compte les enveloppes. Le nombre des enveloppes recueillies doit être égal à celui des votants.

Les bulletins de vote ne doivent comporter ni signe et ni indications autres que ceux expressément autorisés.

Sont déclarés nuls les bulletins blancs, les bulletins panachés, les bulletins dans lesquels les électeurs se font connaître, les bulletins trouvés sans enveloppe dans l'urne, les bulletins portant des signes de reconnaissance, les bulletins sur lesquels des noms ont été rayés, ajoutés ou substitués ainsi que les enveloppes sans bulletin.

Si une enveloppe contient deux ou plusieurs bulletins de vote identiques, un seul est valable et les autres sont annulés ; si l'enveloppe contient deux ou plusieurs bulletins de vote non rigoureusement semblables, tous sont annulés.

Chaque président de bureau ou de section de vote, y compris le président du bureau de vote centralisateur, inscrit le décompte des voix dans la partie adéquate du procès-verbal simplifié (annexe II). Ce procès-verbal simplifié, accompagné des listes d'électeurs pointées et des bulletins de vote correspondants est remis en dernier lieu au responsable du bureau de vote centralisateur compétent qu regroupe l'ensemble des résultats.

Pour ce faire, le président du bureau de vote centralisateur totalise sur le procès-verbal récapitulatif (annexes III ou III bis) les résultats de chacun des bureaux ou sections de vote figurant sur les procès-verbaux simplifiés (annexe II). Au moins un représentant désigné par chaque bureau de vote signe le procès-verbal récapitulatif.

10.3. Modalités d'attribution des sièges.

Les sièges sont attribués selon les modalités ci-après qui font l'objet d'exemples de calcul en annexe IV.

10.3.1. Cas où un seul siège de représentant titulaire est à pourvoir.

L'élection est alors à la majorité simple ; si deux candidats ont obtenu le même nombre de voix, le siège est attribué à celui qui a la plus grande ancienneté de services civils au sein du ministère de la défense.

10.3.2. Cas où plusieurs sièges de représentants titulaires sont à pourvoir.

On détermine d'abord le quotient électoral du collège concerné, en divisant le nombre total de suffrages valablement exprimés par le nombre de sièges de titulaires à pourvoir.

Toutes les voix recueillies par une liste sont comptabilisées au profit de cette liste sans considération du fait qu'elle est complète ou non, c'est-à-dire que tout suffrage exprimé au profit d'une liste représente une voix au compte de cette liste.

Chaque liste se voit ensuite attribuer autant de sièges de titulaires qu'elle a recueilli de fois le quotient électoral. Au cas où aucun siège n'a pu être pourvu de cette manière ou s'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne.

A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, de sièges déjà attribués à la liste ; les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues ; le premier siège non pourvu est attribué à la liste ayant obtenu la plus forte moyenne, et l'opération est répétée successivement pour chacun des sièges non pourvus, jusqu'au dernier.

Dans le cas où deux listes ont obtenu la même moyenne et où il ne reste qu'un siège à pourvoir, celui-ci est attribué à la liste qui a recueilli le plus grand nombre de voix, s'il reste impossible de départager les listes par ce procédé, le siège est attribué à la liste dont le candidat titulaire a la plus grande ancienneté de services civils au sein du ministère de la défense.

10.3.3. Cas de sièges non pourvus.

Si la totalité des sièges attribués à un collège selon la répartition prévue au 6 n'est pas pourvue, les sièges restés vacants sont alors attribués à des électeurs de ce collège, choisis par le responsable des élections.

Remarque :

Ce cas peut notamment se produire en présence d'une ou plusieurs liste(s) incomplète(s).

10.3.4. Election automatique du suppléant.

L'élection d'un candidat titulaire figurant sur une liste entraîne nécessairement l'élection de son suppléant. C'est l'ordre de présentation des candidats sur la liste qui détermine celui des suppléants déclarés élus.

11. Diffusion des résultats.

Une fois le procès-verbal récapitulatif dûment rempli et signé à l'issue du dépouillement, les résultats sont immédiatement communiqués :

• a).  Localement par affichage.

• b).  A la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction PER) par minitel, selon les modalités fixées par une directive particulière adressée à tous les responsables des élections, avant le scrutin.

La saisie de ces résultats est obligatoirement réalisée en présence d'au moins deux des responsables de listes.

Le procès-verbal récapitulatif est conservé par l'organisme responsable des élections pendant toute la durée du mandat des représentants élus du personnel civil.

Une copie de ce procès-verbal certifiée conforme par le président du bureau de vote centralisateur est adressée :

• aux autorités chargées du suivi des élections à l'échelon intermédiaire des états-majors et auprès des directions ou services concernés ;

• à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction PER) ⁽⁵⁾ ;

• aux responsables de listes.

Les procès-verbaux simplifiés, les états de dépouillement et les bulletins nuls sont conservés pendant une durée minimale de huit jours suivant la date du scrutin qui est le délai imparti au dépôt, le cas échéant, d'un recours à adresser au responsable des élections, sous forme écrite.

Le huitième jour suivant la date du scrutin, l'organisme responsable des élections se connecte de nouveau par minitel en présence d'au moins deux responsables de listes pour confirmer ses résultats ou dans le cas contraire (recours non réglé localement) pour surseoir à leur confirmation.

Dans ce dernier cas, les contestations non réglées au niveau local sont soumises avec l'ensemble du dossier, sans délai, à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction PER) pour décision.

Les recours éventuels formés contre les décisions prises sont portés devant les tribunaux administratifs compétents dans les deux mois à partir de leur notification.

12. Remplacement des représentatns titulaires.

12.1. Modalités de remplacement de représentants titulaires, en cas de démission.

Si un représentant titulaire du personnel civil ne peut plus ou ne souhaite plus exercer ses fonctions, il est remplacé par un agent appartenant à la même liste que lui, et selon l'ordre suivant :

• le suppléant du représentant défaillant ;

  en cas de défaillance de ce suppléant :

• le suppléant suivant élu dans l'ordre de présentation de la liste ;

  en cas de défaillance du suppléant élu :

• un candidat titulaire non élu dans l'ordre de présentation de la liste.

Dans l'hypothèse où la liste serait épuisée, le président du CHSCT ou le chef d'organisme compétent demande à la ou aux organisations syndicales qui l'avaient présentée, de proposer l'agent qui représentera le personnel dans le collège concerné jusqu'au renouvellement du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail. En cas de défaillance des organisations syndicales, le président du CHSCT ou le chef d'organisme compétent procède à la désignation de l'agent qui exerce la fonction de représentant du personnel.

12.2. Cas où de nouvelles élections sont à envisager.

De nouvelles élections ont lieu pour mettre en place un nouveau CHSCT, sous réserve que le scrutin soit fixé au moins douze mois avant le renouvellement général des CHSCT dans les circonstances suivantes :

• a).  En cas de démission collective, toutefois s'il y a urgence à examiner certaines questions, le président du CHSCT est habilité à désigner une délégation provisoire.

• b).  Lors d'une opération de restructuration entraînant une augmentation significative de l'effectif du personnel civil d'un organisme, conduisant à dépasser de plus de 20 p. 100 le seuil supérieur de sa tranche d'effectifs d'appartenance (se reporter au 6).

• c).  Lors de la création d'un organisme, si le chef de l'organisme concerné décide de leur opportunité.

Dans ces trois cas, les nouveaux élus demeurent en fonction jusqu'au terme réglementaire du mandat des représentants qui ont été élus lors des élections générales aux CHSCT et pour l'HSCT, et les suffrages exprimés à cette occasion sur leurs noms, n'ont aucune incidence sur la représentativité syndicale arrêtée au niveau ministériel.

12.3. Cas où de nouvelles élections ne sont pas à envisager.

Il n'est pas prévu de procéder à de nouvelles élections, en cas de baisse des effectifs.

13. Texte abrogé.

La présente instruction abroge l'instruction n^o 301099/DEF/DFP du 30 avril 1997 relative aux élections des représentants du personnel civil aux comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail et pour l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail.