1. INTRODUCTION.

1.1. Objet.

La présente circulaire a pour objet de décrire le processus de gestion de la documentation technique du Rafale en précisant :

• la nature et le cycle de vie des publications techniques ⁽²⁾ ;

• le rôle des différents acteurs du processus.

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1.2. Acronymes liés à la documentation technique.

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2. CHAMP D'APPLICATION.

Les dispositions de la présente circulaire s'appliquent à l'ensemble ⁽³⁾ des publications techniques d'origine étatique ou industrielle applicables aux avions Rafale marine (M), biplace (B) et monoplace (C), aux moteurs M88, aux équipements ⁽⁴⁾ ainsi qu'aux moyens de soutien.

Cette circulaire est prise en application de l'instruction en première référence, relative au processus de gestion de la documentation technique associée aux matériels aéronautiques du ministère de la défense.

3. LE RÉFÉRENTIEL DOCUMENTAIRE DU RAFALE.

La documentation technique constituant le référentiel documentaire applicable au Rafale est principalement de type électronique modulaire et a été établie sur la base de la spécification S1000D ⁽⁵⁾. La documentation électronique modulaire est complétée par des publications techniques au format papier. L'ensemble de la documentation technique du Rafale couvre les domaines de l'utilisation, de la mise en œuvre et de la maintenance de l'aéronef ainsi que de la description/identification de ses différents composants ⁽⁶⁾. Elle est gérée au profit de l'ensemble de la communauté Rafale par le biais du SID Galilée, et à terme, dans le SID rénovation de l'outil documentaire (RENEDOC) à compter de la mise en service opérationnel (MSO) du profil Rafale. Ce profil documentaire spécifique a été créé au sein de ce SID (définition ad hoc des critères de gestion) pour la gestion de la composante modulaire.

4. LES ACTEURS DU PROCESSUS DOCUMENTAIRE.

4.1. Le pouvoir adjudicateur.

Dans le cadre des prestations documentaires liées au Rafale, le pouvoir adjudicateur est :

• la direction générale de l'armement (DGA) jusqu'au stade de réalisation ⁽⁷⁾ (élaboration et évolution des DM à hauteur du système principal) ;

• la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense (SIMMAD) à partir du stade d'utilisation (entretien du référentiel documentaire applicable).

4.2. L'autorité d'approbation.

Les autorités d'approbation des publications techniques du Rafale sont :

• les états-majors jusqu'au stade de réalisation ⁽⁸⁾ ;

• la SIMMAD à partir du stade d'utilisation (par délégation des états-majors).

4.3. Le gestionnaire.

Le gestionnaire de la documentation technique du Rafale est :

• la DGA jusqu'au stade de réalisation [en s'appuyant sur l'équipe de programme intégrée (EDPI)] ;

• la SIMMAD à partir du stade d'utilisation.

4.4. Les entités rédactrices.

Les DM livrés au titre des marchés sont rédigés par les titulaires de ces marchés, entités rédactrices d'origine industrielle [documentation des matériels faisant l'objet d'un marché de développement ou de maintien en condition opérationnelle (MCO)].

Ces entités rédactrices d'origine industrielle peuvent être :

• le détenteur du certificat de type (DCT) du Rafale ;

• le détenteur d'un certificat de type supplémentaire Rafale ;

• le détenteur d'un certificat spécifique équipement (CSE) applicable au Rafale ;

• un industriel constructeur d'équipement du Rafale sous le couvert du DCT ou de l'autorité technique ;

• un industriel constructeur d'équipement du Rafale hors périmètre de la navigabilité ⁽⁹⁾ [cf. le référentiel de navigabilité du Rafale en 3^e référence ⁽¹⁰⁾] ;

• le détenteur d'une approbation de réparation Rafale mineure.

Les entités rédactrices de type étatique pour le corpus documentaire du Rafale, peuvent être :

• la SIMMAD [flotte F01 et l'équipe technique interarmées Rafale (ETIAR)] pour les éléments du contexte global et l'élaboration de DM par les forces ⁽¹¹⁾ ;

• le commandement du soutien des forces aériennes (CSFA - cf. le corpus des notes techniques et des directives de maintenance de l'armée de l'air) ;

• le service maintien de la navigabilité/bureau documentation de référence (SMN/BDR) de la base d'aéronautique navale (BAN) de Landivisiau (corpus des notes techniques locales ou contexte local) ;

• le centre d'expériences aériennes militaires (CEAM) et le centre d'expérimentations pratiques et de réception de l'aéronautique navale (CEPA/10S - cf. la documentation opératoire, notices des moyens de soutien réalisées en interne étatique, etc.).

4.5. Les organismes de revue.

Le contrôle de la forme des DM est effectué par le centre de documentation technique de l'armée de l'air (CDTAA).

Jusqu'au stade de réalisation, la vérification des projets de publications techniques (dits prépublications) et la critique des projets de mise à jour sont effectuées par :

• le CEAM (équipe de marque Rafale, équipe de marque armement embarqué) ;

• le CEPA/10S ;

• l'EDPI.

À partir du stade d'utilisation, la vérification des publications et la critique des projets de mise à jour sont effectuées par :

• la SIMMAD : flotte 01,ETIAR, flotte 12 pour la partie armement et siège, flotte 11 pour les matériels de servitude ;

• la DGA/unité de management (UM) Rafale ⁽¹²⁾ ;

• amiral commandant la force de l'aéronautique navale (ALAVIA) :

• division entraînement (ALAVIA/ENT) pour la documentation technique d'emploi ;

• division soutien aéronautique (ALAVIA/SA) pour la documentation technique d'entretien ;

• le commandement des forces aériennes/bureau maîtrise des risques (CFA/BMR).

La SIMMAD/flotte 01 est organisme de revue pilote ⁽¹³⁾ pour la documentation technique OI.

ALAVIA, le CSFA (domaine « technique ») et le CFA (domaine « emploi ») sont « organisme de revue pilote » pour la documentation technique OE.

Les industriels assurant le soutien du Rafale au travers des marchés de MCO peuvent également être sollicités en tant qu'organismes de revue au travers de marchés d'assistance technique.

4.6. Le gestionnaire de la common source data base et maître d'oeuvre de la production et de la diffusion.

Pour l'ensemble de la communauté Rafale et des armements concernés, le CDTAA est l'organisme gestionnaire de la CSDB et maître d'œuvre de la production et de la diffusion.

4.7. Groupe technique industriel/groupe technique étatique « documentation et données d'approvisionnement » (marché soutien logistique intégré).

Dans le cadre des marchés soutien logistique intégré (SLI) en cotraitance passés par la DGA, deux groupes techniques, industriels et étatiques, ont été créés.

Ces groupes ont pour but d'assurer la cohérence technique des fournitures documentaires des cotraitants au travers des éléments suivants :

• définition d'une arborescence documentaire unique, avec formalisation des « branches » attribuées ;

• définition des frontières et des logiques de lien, avec formalisation des logiques retenues ;

• identification des DMF ;

• mise en place de CGR interindustrielles traitant des remarques formulées sur les DMF.

Ces groupes traitent également de l'arborescence des données d'approvisionnement. Ils présentent :

• un point d'avancement des prestations documentaires et d'approvisionnement ;

• les problèmes rencontrés ;

• l'échéancier des fournitures.

Le calendrier de fourniture reste de la responsabilité de chaque cotraitant.

Le groupe technique étatique (GTE) est présidé par l'unité de management Rafale (UMR) et constitué de représentants des services officiels (UM Rafale, armée de l'air et marine, SIMMAD, centre de formation Rafale ou CDTAA) et des industriels cotraitants.

Les groupes techniques industriels (GTI) sont organisés à tour de rôle par les cotraitants ⁽¹⁴⁾ et présidés par Dassault aviation.

Le GTE et le GTI se coordonnent grâce à la participation de représentants industriels en GTE.

5. LE CYCLE DE VIE DE LA DOCUMENTATION.

Cf. logigramme en annexe I.

5.1. Définir.

Les caractéristiques du programme Rafale ont conduit à retenir une solution documentaire de type électronique modulaire (complétée autant que de besoin par des publications techniques au format papier).

La composante modulaire est architecturée de la manière suivante :

5.1.1. Structuration du fonds documentaire.

La documentation de soutien du système d'armes Rafale est une documentation consultable électroniquement. La structuration du fonds documentaire, conformément aux principes développés dans la spécification S1000D, résulte d'une approche matricielle qui aboutit à la détermination d'un ensemble de DM constituant le fonds documentaire [cf. 7^e référence ⁽¹⁰⁾]. Cette méthode matricielle effectue le croisement entre :

• le sujet, qui répond à une structure arborescente reposant sur un découpage fonctionnel ou matériel du système d'armes Rafale ;

• le type d'information, permettant de caractériser l'objet du DM identifié (procédure de maintenance, recherche de pannes, données d'identification, etc.).

À chaque DM ainsi déterminé correspond :

• un identifiant, appelé DMC qui reprend les éléments (sujet-type d'information) de l'approche matricielle ;

• une structure, appelée type de DM, fonction de son objet. Chaque structure est formalisée par un modèle informatique (DTD).

5.1.2. Structure des datas modules.

Un DM est écrit en utilisant le langage SGML, qui permet de structurer l'information. À chaque type de DM correspond une structure donnée, modélisée au travers de la DTD. Les illustrations sont fournies en computer graphics metafile (CGM), joint photographics experts group (JPEG), tagged image file format (TIFF) ou comité consultatif international télégraphique et téléphonique (CCITT GR IV).

Chaque DM est composé de 2 sections distinctes :

• la section « identification et status » comprenant les éléments d'identification (DMC, titre, numéro de version et date d'édition) et les éléments du status (classification de sécurité, taille du DM, l'entité en charge de la fourniture du DM, l'entité en charge de l'élaboration du DM, l'applicabilité, le standard technique, l'état d'assurance qualité, la raison de mise à jour, les remarques et la référence aux illustrations) ;

• la section « contenu » comprenant la description ou la procédure en fonction du type de DM, le contenu du DM proprement dit fonction de son type (DTD), les marques de révision et les références.

5.1.3. Types de data module.

Pour établir la documentation technique du Rafale, 8 types de DM ont été déterminés [cf. 7^e référence ⁽¹⁰⁾] :

• DM de type « description » : décrivent les différents constituants du système principal et du système de soutien ;

• DM de type « procédure » : définissent les différentes procédures à réaliser par les utilisateurs du système principal ou du système de soutien ;

• DM de type « équipage ⁽¹⁵⁾ » : préparés spécifiquement pour les équipages de l'aéronef ;

• DM de type « identification » : fournissent les données illustrated parts catalog (IPC) ;

• DM de type « aide à la localisation d'avaries » : permettent à un mécanicien d'utiliser les données de maintenance CRM et CDM afin de faciliter le diagnostic des pannes ;

• DM de type « PRE ⁽¹⁶⁾ » : définissent l'ensemble des actions de maintenance programmées relatives à un matériel donné ;

• DM de type « données de câblage » : décrivent les connexions électriques entre les différents équipements et organes de l'avion et permettent d'accéder à une schémathèque électrique ;

• DM de type « liste d'équipements/d'organes » : recensent les principaux constituants d'un système, sous-système ou matériel.

5.1.4. Common source data base.

Dans le cadre du système d'armes Rafale, la CSDB prévue par la spécification S1000D est détenue par l'État et gérée au moyen du SID, Galilée puis RENODOC à la mise en service du profil Rafale. Le SID est mis en place au CDTAA de Romorantin.

C'est au moyen du SID que l'État gère l'introduction des DM dans la CSDB et qu'il constitue les publications techniques destinées aux utilisateurs, suivant des canevas déterminant leur contenu.

Les publications diffusées sur support « physique » par le CDTAA sont consultables par l'intermédiaire du SED Galilée. Les publications seront directement consultables dans RENODOC à la mise en service du profil Rafale.

5.2. Réaliser.

5.2.1. Les datas modules.

5.2.1.1. Approvisionnement des datas modules.

Les livraisons peuvent prendre une des trois formes suivantes :

• livraison à date fixe : livraison contenant une grande quantité de DM nécessitant une qualification industrielle globale avant livraison (livraison d'un état ou d'une étape) ;

• livraison ponctuelle : livraison relative à un périmètre limité de DM formant un ensemble cohérent et sujet à qualification industrielle globale avant livraison. Ce type de livraison est utilisé sur proposition de l'industriel avec accord de l'État ;

• livraison en flux : livraison dédiée à un petit nombre de DM ne nécessitant pas de qualification industrielle globale (FRAD, FCR).

Le support de livraison avec ou sans support physique est défini dans le document cité en 7^e référence ⁽¹⁰⁾. Il existe deux types d'envoi des fournitures Rafale :

• livraisons de DM « en flux continu » : transmises au format .zip par messagerie via l'espace partenaire nouvelle génération (EPNG) dans l'espace de la zone tampon sécurisée dédié au titulaire. Dès le dépôt d'un fichier dans le répertoire de la zone tampon, un email d'alerte est envoyé aux destinataires ;

• livraison par « voie postale » au CDTAA sur supports informatiques (disquettes, cartouche V/DAT, CD-ROMs, etc.) : réception physique et enregistrement administratif par le CDTAA. Deux formats informatiques sont reconnus par le SID :

• format MIL-STD-1840 B ;

• format simplifié.

Les fournitures alimentent la base de données du SID Galilée puis à terme celle du SID RENODOC à la mise en service du profil Rafale.

Chaque livraison documentaire est accompagnée d'une déclaration de conformité et de son annexe ou d'un bordereau d'envoi sous format papier ou électronique selon le mode de transmission de la fourniture et obligatoirement accompagnée du fichier DDN, qui identifie l'échange et précise la constitution de la livraison.

5.2.1.2. Contrôle des datas modules avant livraison.

Tout DM est validé par l'industriel rédacteur des données d'entretien avant livraison au CDTAA. Les DM sont validés de façon unitaire et globale. L'indication de la validation industrielle dans le status du DM est optionnelle.

5.2.1.3. Dispositions relatives à l'assurance qualité - plan de contrôle minimum.

Les dispositions relatives à l'assurance qualité sont détaillées dans les documents contractuels relatifs à la documentation technique Rafale ⁽¹⁷⁾. 

Le plan de contrôle minimum est constitué des éléments suivants :

• tous les DM nouveaux (Rafale : l'attribut « type » de l'élément  est égal à « N ») ;

• tous les DM pour lesquels au moins une FRAD est émise et se trouve à l'état « acceptée » ;

• tous les DM pour lesquels au moins une FIS est émise ;

• tous les DM provenant de nouveaux industriels (Rafale : la valeur de l'élément est nouvelle) ;

• tous les DM livrés sans avoir été annoncés au préalable ;

• tous les DM portant au moins une balise DMCOPEN dont la cible est incomplète (propriété DMCOpen = « vrai ») ;

L'ensemble de ces DM est automatiquement attribué à la catégorie de relecture par défaut.

5.2.1.4. Le responsable de livraison.

Le responsable de livraison prend en compte la livraison documentaire. Celle-ci est présentée à l'outil (Galilée ou RENODOC). Après la phase de contrôle automatique, il effectue les contrôles manuels de forme relatifs au plan de contrôle minimum. Si celui-ci ne représente pas un échantillon significatif de la livraison, il ajoute manuellement autant de contrôles supplémentaires qu'il est nécessaire de façon à atteindre un échantillon significatif. À l'issue de ces différents contrôles automatiques et manuels, il sanctionne la livraison en acceptation ou en rejet. Il produit ensuite tous les documents contractuels et constitue le dossier de retour vers l'industriel responsable de la livraison.

5.2.1.5. Accusé de réception d'une fourniture documentaire Rafale.

Livraison « en flux continu » : l'avis de téléchargement du document par le CDTAA, émis automatiquement par l'EPNG fait office d'accusé de réception.

Livraison par « voie postale » : l'accusé de réception SID est transmis par le CDTAA aux différents intervenants par voie postale.

5.2.1.6. Identification des datas modules.

Chaque DM est identifié de manière unique par un DMC. L'identification des DM est conforme à la spécification S1000D. Chaque DMC est composé de 17 caractères regroupés en 6 champs. Il existe 4 natures de DMC :

• DMC « système principal » ;

• DMC « système de soutien » ;

• DMC « identification » relatif au domaine « aéronef/moteur » ;

• DMC « identification » relatif au domaine « équipements ».

5.2.1.7. Classification des datas modules.

La classification des DM correspond au degré le plus élevé de classification des informations qu'ils contiennent. Le degré de classification de sécurité le plus élevé autorisé pour des informations utilisées dans un DM est le « confidentiel défense ⁽¹⁸⁾ » (CD).

 La classification du DM est renseignée dans le « status » du DM. La mention « confidentiel défense » est indiquée en rouge, encadrée en rouge et toujours visible à l'écran.

Les DM classifiés [« confidentiel défense » ou « spécial France »] sont livrés sur support classifié, et suivent la procédure de transmission des documents classifiés [cf. instruction précitée ⁽¹⁰⁾].

5.2.1.8. Stockage des datas modules.

Après vérification, les DM sont intégrés dans la CSDB, structure de stockage des DM, afin de produire les publications consultables.

5.2.2. Les publications techniques et les différents contextes.

5.2.2.1. Les publications techniques.

Le regroupement des DM pour chaque publication est défini par un canevas de publication contenant :

• la liste exhaustive de tous les DM sources devant apparaître dans la publication ;

• la liste des « listes déduites » de la publication ;

• la liste des données spécifiques : introduction et tables d'accès ;

• les données spécifiques « status » de la publication au format intermédiaire ;

• l'identifiant des informations concernant la résolution des ancres ⁽¹⁹⁾.

Les publications techniques du Rafale peuvent être :

• produites par une entité rédactrice industrielle (si un contrat le prévoit) ;

• produites par le CDTAA. La production des publications à partir des DM n'a aucun impact sur le fonds documentaire.

L'identification des publications techniques est réalisée par le CDTAA ⁽²⁰⁾. Cette identification est commune aux deux armées pour toutes les publications ou lots de publications au format électronique. Par contre, les publications techniques au format papier peuvent suivre les règles d'identification spécifiques à chaque armée.

5.2.2.2. Les datas modules « frontières ».

Le CDTAA reçoit les DM en provenance de différents industriels rédacteurs de données d'entretien et identifiés par leur responsible part company (RPC). Dans le cas de l'appel d'un DM « cible » d'un autre RPC, le mécanisme de lien sollicite le DM « cible » depuis la balise « DMC open » du DM appelant (tant que le DM « cible » n'est pas précisément identifié). La cible depuis le « DMC open » est partiellement ou entièrement renseignée (DMC « cible » cité de manière explicite ou non). Seul le CDTAA détient l'état exhaustif des DM présents en CSDB.

Les DM « frontières » font donc l'objet d'une procédure d'échange entre le CDTAA et les industriels Rafale en GTE documentation. Le CDTAA fournit aux industriels la liste des DM « source » avec une balise « DMC open » renseignée et le contenu des DM « cible ». Les liens des DM « sources » sont alors renseignés par les différents industriels depuis la balise « DMC ref. », de façon à automatiser la construction des publications.

5.2.2.3. Les différents contextes.

Le corpus documentaire Rafale est enrichi des contextes suivants :

• le contexte privé : signets, annotations posés par un utilisateur et visibles uniquement de lui, utilisés pour un confort de navigation ;

• le contexte local ⁽²¹⁾ : signets, annotations, fichiers liés type notes techniques, visibles uniquement des utilisateurs du site base, gérés par le SMN/BDR du site base et validés par le responsable des services techniques aéronautiques de la base ;

• le contexte global : signets, annotations, fichiers liés [type BS, DTP, contrôle parcs (CP), etc.] visibles par l'ensemble des utilisateurs, gérés par l'ETIAR et approuvés par la SIMMAD/F01.

5.3. Valider.

5.3.1. Vérification de la documentation.

5.3.1.1. Vérification des datas modules - opérations d'acceptation.

Les opérations d'acceptation constituent le support technique sur lequel s'appuie la conduite de la procédure administrative de réception. Chaque livraison est contrôlée par le CDTAA qui valide ou invalide les données par les contrôles sur la forme suivants :

• contrôle de la constitution de la livraison : ces contrôles permettent de vérifier la constitution physique de la livraison ainsi que sa complétude. Ces analyses sont réalisées par une fonctionnalité du SID, soit automatiquement, soit avec l'aide d'un opérateur ;

• contrôle de la consistance de la livraison : ces contrôles ont pour but de vérifier la conformité des fichiers texte et illustration composant les DM par rapport aux clauses techniques génériques (CTG). Ces contrôles s'effectuent par analyse de chaque fichier et sont réalisés par une fonctionnalité du SID, soit automatiquement, soit avec l'aide d'un opérateur ;

• contrôles complémentaires : appliqués sur un sous ensemble de la fourniture, ils correspondent à l'IPR (respect des conventions de représentation, du bon usage de la langue, etc.) ;

• contrôles approfondis : opérations d'acceptation particulières.

Les critiques sont transmises à l'industriel par l'intermédiaire d'un bilan des opérations d'acceptations édité par le SID. Ce bilan mentionne :

• les non-conformités rédhibitoires, interdisant l'intégration des DM dans la CSDB ;

• les non-conformités mineures ;

• les DM livrés et non annoncés pour cette livraison ;

• les DM soumis à contrôle approfondi et le détail des non-conformités éventuellement détectées à cette occasion ⁽²²⁾.

L'État, par l'intermédiaire du CDTAA, doit sanctionner les livraisons ⁽²³⁾ de DM. La sanction prononcée peut-être (sur la base des contrôles décrits supra) :

• acceptation ;

• rejet.

5.3.1.2. Prise en compte d'une livraison de data module de la réservation à la fourniture documentaire.

(cf. logigramme en annexe V.).

Le traitement des fournitures Rafale se compose en trois étapes successives :

• la réservation de DMC : elle réserve pour le fournisseur, dans la base de données du SID, des identifiants appelés DMC ;

• l'annonce de livraison : elle permet au fournisseur d'annoncer pour une livraison donnée la liste des DMC avec leur version ;

• la fourniture ou livraison proprement dite : elle dépend d'un marché documentaire et peut être transmise sur différents supports informatiques.

5.3.1.3. Réception et non réception des datas modules.

La réception est prononcée de façon globale sur l'ensemble des DM faisant l'objet d'une livraison. La décision de réception résulte de l'analyse du bilan des opérations d'acceptation effectuées par le CDTAA. Les motifs de non-réception sont :

• une non-conformité rédhibitoire de la fourniture ;

• un taux de non-conformités mineures jugé non tolérable ⁽²⁴⁾ ;

• des résultats de contrôle approfondi non conformes.

Le rejet d'un DM de la livraison entraîne obligatoirement le retour de l'ensemble des DM de la livraison. Les DM ne sont pas conservés par le SID et ne sont pas intégrés dans la CSDB.

En cas de réception, le CDTAA renseigne pour chaque DM de la livraison, dans la zone « status », l'indication de cette réception. Les DM sont alors intégrés dans la CSDB et peuvent être utilisés sans restriction pour la poursuite du processus documentaire. L'acceptation de ces DM et leur intégration dans la CSDB est sanctionnée par une notification d'acceptation, une attestation de bonne éxécution des prestations (ABE) et la production d'un CD-ROM support témoin. Ce témoin est un enregistrement informatique des DM de la livraison portant mention de leur réception, réalisé sur un support non réinscriptible en deux exemplaires : l'un est conservé par l'état pendant une durée minimale de 15 ans, l'autre est transmis au fournisseur accompagné des documents notifiant la décision de réception.

La décision de l'état est portée à la connaissance du fournisseur au moyen du procès verbal de constatation (PVCO).

5.3.1.4. Vérification des publications techniques.

Les états-majors jusqu'au stade de réalisation, puis la SIMMAD à partir du stade d'utilisation, font vérifier les projets de publications techniques par les organismes de revue. Ceux-ci sont responsables de la critique de ces prépublications (domaines de l'utilisation, de la mise en œuvre et de la maintenance de l'aéronef ainsi que de la description/identification de ses différents composants). Les organismes de revue se prononcent également sur les propositions de FRAD soumises par les utilisateurs.

5.3.2. Approbation de la documentation.

Les états-majors jusqu'au stade de réalisation, puis la SIMMAD à partir du stade d'utilisation, approuvent ou non les publications techniques sur la base des différents avis fournis par les organismes de revue.

En cas d'accord, la décision d'approbation des publications techniques est transmise au CDTAA (copies au CEAM, CSFA, ALAVIA, SIMMAD et états-majors) qui doit assurer la mise à jour du référentiel documentaire applicable et la diffusion de ces publications conformément au plan de diffusion.

5.4. Diffuser.

5.4.1. Reproduction, diffusion de la documentation aux différents allocataires.

5.4.1.1. Diffusion des publications sur support « papier ».

L'éventuelle reproduction et la diffusion de ces publications sont  assurées par le CDTAA suivant le plan de diffusion associé. Ce plan est tenu à jour par le CDTAA. Les éventuelles modifications sont demandées par la SIMMAD (section documentation) suite à BMD d'augmentation ou de diminution d'une bibliothèque technique principale (BTP - armée de l'air) ou par messagerie MELINDA de la base pilote ou de l'état-major de la marine (EMM)/Rafale (marine).

5.4.1.2. Diffusion des publications dans le système d'information documentaire rénovation de l'outil documentaire.

La diffusion des publications électroniques est réalisée via intradef, avec notification systématique des évolutions de la documentation aux abonnés.

5.4.1.3. Diffusion des publications sur support « physique ».

La diffusion de ces publications suivant le plan de diffusion associé est assurée par le CDTAA sous forme de CD-ROM ou DVD-ROM :

• pour la marine, la livraison de la documentation électronique sur média se fait directement aux utilisateurs via le SMN/BDR ⁽²⁵⁾ (EMM, ALAVIA, BAN LANDIVISIAU/SMN/BDR, Porte-avions Charles de Gaulle/GSTA/SMN/BDR, CEPA/10S) et par l'intermédiaire du centre logistique de l'aéronautique navale (CeLAé) Lorient pour les autres abonnés (bases d'aéronautique navale, service de soutien des flottes, etc.) ;

• pour l'armée de l'air, la livraison de la documentation électronique sur média se fait directement aux allocataires qui mettent la documentation sur le réseau.

Le plan de diffusion est tenu à jour par le CDTAA. Les modifications sont demandées par la SIMMAD (section documentation) suite à BMD d'augmentation ou de diminution d'une BTP (air) ou par messagerie MELINDA de la base pilote ou de l'EMM/Rafale (marine).

La documentation classifiée (« CD », « SF ») est uniquement diffusée sur support physique.

5.4.2. Accusé de réception par les allocataires.

Les allocataires accusent réception des publications papier ou sur support « physique » par retour du titre de recette vers le CDTAA.

5.5. Utiliser.

5.5.1. Consultation du référentiel documentaire applicable.

La documentation technique numérique Rafale en vigueur est consultable sur le site intradef du CDTAA. Un lien vers ce site est disponible sur le portail intradef de la SIMMAD/Flotte 01.

5.5.2. Consultation de la documentation technique.

5.5.2.1. Consultation des publications au travers du système d'exploitation documentaire Galilée.

La consultation se fait au travers du SED Galilée. Le SED est un ensemble de logiciels dédiés à la consultation des publications électroniques du système d'armes Rafale, produites par le SID Galilée.

Le SED permet de consulter des publications électroniques, soit :

• à l'aide d'un lecteur de supports physiques ;

• via un réseau en interrogeant un serveur de publications ;

• sur disque local après un déchargement issu du serveur de publications.

Les fonctions SED permettent :

• de réceptionner les publications diffusées sur CD-ROM ou DVD-ROM et les publications intermédiaires (flashes) diffusées sur disquette 3,5 pouces ;

• de consulter ces publications par navigation ;

• de personnaliser la consultation ;

• d'extraire les informations ;

• d'effectuer des remarques ;

• de créer des annotations.

5.5.2.2. Consultation des publications au travers du système d'information documentaire rénovation de l'outil documentaire.

Le SID RENODOC permet de consulter les publications techniques depuis un serveur local appelé SB. La consultation se fait en ligne sur intradef ou à partir d'un poste autonome après téléchargement des publications et suppléments associées ⁽²⁶⁾ (FRAD, contexte global et contexte local).

5.5.2.3. Consultation du contexte global.

Le contexte global, mise à jour par l'ETIAR, permet de compléter le fonds documentaire sans le modifier. Il permet en effet d'intégrer, directement dans la documentation numérique en service, les directives du référentiel (DTP, DTC, etc.) ainsi que les FRADs validées par l'ETIAR. Il ne substitue pas au référentiel en vigueur mais évite simplement à l'utilisateur d'avoir à gérer plusieurs supports.

Depuis le SED Galilée, l'utilisateur clique sur l'icône d'annotation et active le lien URL indiqué qui les dirige vers le site intradef de la SIMMAD/F01. L'utilisateur peut alors consulter les informations liées à l'annotation (message d'approbation, conditions d'application, applicabilité, etc.).

Depuis le SID RENODOC, l'icône d'annotation renvoie vers un unique document d'application au format PDF contenant le corps du supplément et les informations liées.

5.5.2.4. Consultation du corpus des notices techniques et des directives de maintenance de l'armée de l'air française.

Les notes techniques et directives de maintenance de l'armée de l'air sont consultables sur le site intradef du CDTAA dans le catalogue des notes techniques de l'armée de l'air.

5.6. Entretenir.

5.6.1. Mise à jour de la documentation.

5.6.1.1. Mise à jour des datas modules.

La mise à jour des DM est soumise aux mêmes règles générales de constitution et de fourniture que l'élaboration initiale. Elle est réalisée par les fournisseurs industriels dans le cadre d'un contrat documentaire. Elle peut notamment avoir pour origine :

• l'intégration de remarques en provenance des utilisateurs ;

• une évolution de la définition du système d'armes Rafale impliquant une évolution de la documentation associée ;

• une évolution liée à la classification des informations ;

• une évolution de la maintenance ;

• une évolution des références des liens ;

• une évolution technique du système documentaire.

Tout DM faisant l'objet d'une mise à jour est livré à nouveau en totalité. La balise RFU indique la motivation de la mise à jour.

5.6.1.2. Révision temporaire sous forme de directive technique provisoire.

Les publications techniques peuvent faire l'objet de révisions temporaires suite à une CN/AD, une DTC ou un acte technique de la DGA : ces révisions temporaires sont diffusées par la SIMMAD sous forme de DTP citant les DM impactés. Conformément à l'instruction en première référence, l'auteur des données d'entretien ⁽²⁷⁾ concernées par une mise à jour temporaire doit être impliqué dans le cadre de la validation de cette mise à jour (à défaut d'avis de l'auteur des données d'entretien, l'accord de l'autorité technique devra être recherché). Ces DTP sont intégrées au contexte global par la SIMMAD (ETIAR) aux DM cités. Elles sont abrogées par la SIMMAD (ETIAR) dès correction des DM impactés et intégration dans la révision normale suivante.

5.6.1.3. Révision normale des publications.

Toute mise à jour (révision normale) fait l'objet d'une nouvelle publication par le CDTAA intégrant les révisions temporaires et les DM mis à jour. Les révisions normales sont identifiées par rapport à la date d'intégration des derniers DM pris en compte pour une révision donnée.

5.6.2. Remontée des anomalies documentaires.

La documentation fournie aux utilisateurs peut faire l'objet de remarques sur le fonds technique comme sur la forme. Ces remarques, appelées FRAD, sont formulées en terme d'écarts entre la documentation fournie et la connaissance de l'avion et des équipements que possède l'utilisateur.

Actuellement, le suivi des FRAD est effectué par la SIMMAD (ETIAR) qui collecte les FRAD au moyen du système de traitement des anomalies documentaires (logiciels STAD). Les FRAD et leur état sont consultables sur le site intradef de l'ETIAR. Un lien vers ce site est disponible sur le portail intradef de la SIMMAD/Flotte 01.

Il convient d'indiquer qu'un nouveau mode de gestion du cycle de vie des FRAD Rafale est mis en œuvre dans le SID RENODOC ⁽²⁸⁾ (mise en service du profil Rafale). Ce mode de gestion est détaillé en annexe V. ⁽²⁹⁾.

5.6.2.1. Cycle de vie d'une fiche de recueil d'anomalies documentaires Rafale.

Le cycle de vie actuel est le suivant :

• rédaction par l'utilisateur et transmission à la SIMMAD (ETIAR) qui vérifie dans un premier temps l'absence de redondance avec une FRAD déjà existante ;

• expertise de la FRAD par l'ETIAR qui la vérifie sur le fonds ;

• classement des FRAD par domaines et transmission en flux continu pour analyse à l'industriel responsable du fonds documentaire concerné la SIMMAD/F01 ⁽³⁰⁾ ;

• transmission par l'industriel en flux continu ou au plus tard 15 jours ouvrables avant la CGR d'une proposition de statut avec les commentaires afférents à l'ETIAR et à la SIMMAD/F01 ;

• acceptée : la FRAD est prise en compte par l'industriel pour correction de la documentation : il précise la livraison du DM corrigé (livraison déjà planifiée ou en flux avec date prévue) ;

• en attente : l'industriel a besoin d'un délai imposé par la nécessité d'une analyse complémentaire, la fourniture de données source ou par toute autre raison technique. La FRAD fera l'objet de discussions complémentaires lors d'une autre CGR ;

• sans suite : la FRAD est abandonnée ;

• étude de la proposition par l'ETIAR qui accepte ou refuse la proposition de l'industriel ;

• élaboration des dossiers de revue à présenter en CGR par la SIMMAD ;

• tenue d'une CGR « virtuelle » si les propositions de l'industriel sont validées ou « physique » si elles ne sont pas validées (voir le point 5.6.2.5.) ;

• édition du compte rendu de CGR (voir le point 5.6.2.6.).

5.6.2.2. Fiche de recueil d'anomalies documentaires concernant un data module Dassault aviation.

(cf. logigramme en annexe II.).

5.6.2.3. Fiche de recueil d'anomalies documentaires concernant un data module de la société nationale d'études et de construction de moteurs d'aviation.

[cf. logigramme en annexe III. - FRAD DM société nationale d'études et de construction de moteurs d'aviation (SNECMA)].

5.6.2.4. Fiche de recueil d'anomalies documentaires « sécurité ».

L'analyse d'une FRAD « sécurité ⁽³¹⁾ » est effectuée dès réception par l'industriel et l'information résultant de cette analyse transmise par un document papier (SB) et/ou procédure flash ou en flux et/ou dans le cadre d'une livraison dans le SID si elle est proche. L'ETIAR est informé du retour d'analyse et de l'action menée pour corriger l'anomalie. La FRAD est présentée à la prochaine CGR pour régularisation.

5.6.2.5. La commission de gestion des remarques.

La CGR est une instance créée pour statuer sur les FRAD sous la présidence de la SIMMAD, avec la participation des représentants de l'industriel, de la marine nationale, de l'armée de l'air et de la DGA. Cette commission analyse chaque FRAD utilisateur présentée à l'ordre du jour, préalablement consolidée, puis elle statue la FRAD suivant l'une des catégories citées supra (acceptée, en attente ou sans suite).

Un bilan sur le traitement des FRAD (en analyse, en attente, acceptées non soldées, etc.) de l'industriel est présenté en CGR par l'ETIAR.

Si un consensus sur le statut des FRAD a été obtenu lors des échanges intervenus dans le cadre du cycle de vie, afin d'alléger le processus de traitement des remarques, une CGR « virtuelle » est organisée. Elle se traduit par l'absence d'organisation formelle d'une session entre les représentants de l'État et l'industriel. Le statut de la FRAD est alors celui proposé par l'industriel et accepté par l'ETIAR.

Si un consensus sur le statut des FRAD n'a pas été obtenu lors des échanges intervenus dans le cadre du cycle de vie, la proposition de l'industriel n'est pas validée. L'ETIAR fait parvenir aux différents participants la liste des FRAD qui seront à l'ordre du jour de la CGR « physique ». La SIMMAD définit la date de réunion et convoque l'ensemble des intéressés (État et industriels). Les FRAD sont étudiées en séance et les actions convenues décidées d'un commun accord. Chaque FRAD est affectée d'un statut : accepté, en attente ou sans suite.

5.6.2.6. Le compte rendu de commission de gestion des remarques.

Il existe deux types de compte rendu :

• au format SGML : les décisions prises en séance sont saisies par l'ETIAR au fur et à mesure de l'avancement de la CGR et le compte rendu est fourni en fin de séance à l'industriel ;

• au format textuel : rédigé par l'industriel, il permet un contrôle contradictoire.

Les FRAD ayant fait l'objet d'une CGR « virtuelle » sont également portées au compte rendu de la CGR « physique » afin que l'ensemble des FRAD soit répertoriée et leur cycle de vie complété.

Le compte rendu textuel est transmis à la SIMMAD, qui le valide et le diffuse aux différents participants sous la forme d'un CD-ROM.

5.6.3. Traçabilité des évolutions de la documentation : origine, fait déclencheur.

La livraison documentaire est accompagnée d'un document (bordereau d'envoi ou déclaration de conformité) précisant l'état de la fourniture par rapport à la gestion de configuration du programme Rafale [niveau de la commission locale de modification (CLM) pris en compte].

5.6.3.1. Traçabilité dans les datas modules.

La raison de mise à jour d'un DM est indiquée dans le champ RFU de son status. Elle peut être combinatoire des cas suivants :

• prise en compte d'une remarque FRAD de CGR (FRAD XXX = référence CDTAA de la FRAD) ;

• prise en compte d'une DTC (BS YY = n° du BS) ;

• prise en compte des DTP (DTP-ZZZZ = référence étatique de la DTP).

5.6.3.2. Traçabilité des fiches de recueil d'anomalies documentaires.

Elle est obtenue par la mise en place d'un indicateur sur la tenue des délais [présenté en revue annuelle d'activité (RAA)] et des compteurs (présenté en RAA et CGR « physique ») de FRAD ayant un impact sur le fonds documentaire :

• date de réception par Dassault et date d'envoi de la proposition de traitement ;

• date de livraison du DM corrigé ;

• classification contradictoire sur le critère de non-qualité entre Dassault et la SIMMAD.

De plus, la zone « raison de mise à jour » (balise « RFU ») des DM sera renseignée en indiquant l'identifiant complet de la FRAD corrigée.

5.6.4. Archivage de la documentation technique Rafale et de ses enregistrements.

5.6.4.1. Système d'information documentaire Galilée.

Les métadonnées des DM et le fonds documentaire des DM actifs sont consultables dans la CSDB (Galilée) ; le fonds documentaire des DM inactifs est archivé sur support amovible. 

5.6.4.2. Système d'information documentaire rénovation de l'outil documentaire.

Les DM devenus inactifs (abrogés) sont archivés au travers de l'application RENODOC et donc consultables. De plus, un enregistrement informatique est réalisé par l'État lorsque celui-ci prononce la réception d'une fourniture industrielle (durée de conservation 15 ans).

5.7. Abroger.

L'abrogation des publications technique du Rafale est prononcée par :

• les états-majors jusqu'au stade de réalisation ;

• la SIMMAD à partir du stade d'utilisation (par délégation des états-majors).

Ces décisions peuvent être prises sur proposition de l'EDPI ou de la SIMMAD, après analyse et recueil éventuel des avis des organismes de revue. Le gestionnaire notifie ensuite cette abrogation au CDTAA, qui d'une part en informe les allocataires de la documentation technique Rafale, et d'autre part, procède ou fait procéder à l'élimination de la documentation : retrait des stocks et de l'utilisation, suppression au référentiel documentaire applicable, suppression de la liste de diffusion et décision d'archivage.

La mission de conservation des archives définitives de la documentation technique du Rafale relève du service historique de la défense (SHD). L'interface vis-à-vis de cet organisme est assurée par le CDTAA.

6. SUIVI ET MISE à JOUR DE LA CIRCULAIRE.

La SIMMAD est responsable du suivi et de la mise à jour de cette circulaire.