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Archivé direction générale de l'armement : service central de la modernisation et la qualité ; bureau des affaires générales

INSTRUCTION N° 556/DEF/DGA/SMQ/BAG relative aux missions et à l'organisation de l'administration centrale du service central de la modernisation et de la qualité.

Abrogé le 29 mai 2017 par : INSTRUCTION N° 556/ARM/DGA/SMQ/BAG relative aux missions et à l'organisation de l'administration centrale du service central de la modernisation et de la qualité. Du 02 juin 2014
NOR D E F A 1 4 5 1 0 9 0 J

1. OBJET.

La présente instruction précise les missions et l'organisation de l'administration centrale du service central de la modernisation et de la qualité (SMQ).

2. DOMAINE D'APPLICATION.

La présente instruction s'applique à l'administration centrale du service central de la modernisation et de la qualité.

3. ORGANISATION.

Conformément à l'article 85. de l'arrêté de référence c), le SMQ comprend :

  • la sous-direction des systèmes de management ;

  • la sous-direction des systèmes d'information ;

  • la sous-direction des sites et de l'environnement ;

  • le bureau des affaires générales.

Le SMQ a autorité sur le service de la qualité (SQ), organisme extérieur dont les missions et l'organisation sont fixées par instruction.

4. DIRECTION.

4.1. Le chef de service.

Le chef du SMQ est responsable des activités de l'ensemble du service, de la bonne marche des affaires et de l'emploi des moyens du service.

Il est responsable devant le délégué général pour l'armement de la tenue des objectifs qui lui ont été fixés dans le cadre des attributions du service définies à l'article 10. du décret de référence b).

Il fixe à ses collaborateurs directs les objectifs à atteindre et veille à leur réalisation.

Il dispose d'un chef de service adjoint qui le seconde et le supplée dans l'exercice de ses attributions. Il peut également disposer d'adjoints spécialisés, d'experts de haut niveau et de directeurs de projets. Le centre de normalisation de défense lui est rattaché.

4.2. Le chef de service adjoint.

Le chef de service adjoint (SMQ/CSA) s'assure du bon fonctionnement d'ensemble de l'administration centrale du service. Il conduit et prépare, pour le chef du service, les décisions en matière de gestion des ressources humaines, de santé et sécurité au travail ainsi que celles relatives aux questions d'ordre social. Il est par ailleurs responsable de la maîtrise des risques pour le service et adjoint ressources humaines. Il pilote le bureau des affaires générales, prépare et coordonne la démarche d'orientation pour l'ensemble du service.

4.3. Le centre de normalisation de défense.

Le centre de normalisation de défense est un organisme placé, selon l'arrêté de référence d), pour emploi auprès du chef d'état-major des armées et du délégué général pour l'armement, et rattaché administrativement à la direction générale de l'armement (DGA).

Conformément aux dispositions de l'arrêté de référence c), le centre de normalisation de défense est rattaché au chef du service central de la modernisation et de la qualité.


5. Sous-direction des systèmes de management.

5.1. Mission et champ d'action.

La mission de la sous-direction des systèmes de management (SMQ/SDSM) est définie par l'article 87. de l'arrêté de référence c), son organisation en bureaux par l'article 88. de l'arrêté de référence c).

Le sous-directeur coordonne, en liaison avec le département central de la communication, la mise à disposition des éléments de communication sur la qualité et le contrôle internes.

5.2. Bureau des évaluations et des systèmes.

Le bureau des évaluations et des systèmes (SMQ/SDSM/ES) :

  • propose, en liaison avec le bureau du management des processus et de la performance et le bureau des audits de régularité et de gestion, la politique en matière d'évaluation au sein de la DGA ;

  • assure, en liaison avec les responsables et animateurs des processus de la DGA et les correspondants « qualité interne » des directions et départements centraux, le pilotage des évaluations de niveau DGA [audits qualité internes, audits de certification ISO (1) 9001, évaluations capability model maturity integration (CMMI®)] de leur planification à la prise en compte des constats ;

  • assure la surveillance des évaluations locales réalisées au sein de la DGA ;

  • assure le suivi des actions issues des constats des audits qualité internes de niveau DGA ;

  • assure l'exploitation des actions issus des constats émis dans le cadre de la certification ISO 9001 ;

  • assure la cohérence d'ensemble des évaluations réalisées à la DGA et en évalue l'efficacité globale ;

  • est prescripteur des contrats afférents aux évaluations de niveau DGA ;

  • apporte son concours à la sous-direction des sites et de l'environnement pour ce qui concerne l'entretien des textes d'organisation figurant dans le référentiel principal de la DGA ;

  • apporte son concours à la sous-direction des systèmes d'information pour ce qui concerne l'adéquation du système d'information de la DGA aux besoins de ses systèmes de management ;

  • assure une veille sur les normes et modèles d'évaluation et de certification relatifs à la qualité interne ;

  • apporte en tant que de besoin son expertise au centre de normalisation de défense pour la participation de la DGA aux commissions de normalisation en la matière.

5.3. Bureau du management des processus et de la performance.

En liaison avec les responsables et animateurs des processus de la DGA et les correspondants « qualité interne » des directions et départements centraux, le bureau du management des processus et de la performance (SMQ/SDSM/MPP) :

  • assure l'élaboration et l'entretien du manuel qualité de la DGA, en liaison avec le bureau des évaluations et des systèmes ;

  • propose, en liaison avec le bureau des évaluations et des systèmes, des orientations en matière de systèmes de management et de politique d'amélioration continue ;

  • assure l'animation de la démarche de progrès de la DGA en pilotant l'élaboration des objectifs de progrès et des objectifs stratégiques, et en assurant leur suivi ;

  • assure l'élaboration et l'animation du dispositif de revues qualité de la DGA et en assure la synthèse des résultats pour la revue de direction de la DGA ;

  • propose la liste des processus de la DGA, en assure l'entretien de la cartographie, l'attribution des responsabilités, la description, et assure une veille en termes de cohérence entre les processus ;

  • assure l'élaboration des règles et l'animation de la démarche de management des processus de la DGA ;

  • sollicite les directions et les processus pour recueillir les informations d'avancement nécessaires au comité de pilotage des processus et à la revue de direction DGA ;

  • assure l'élaboration des règles de maîtrise du référentiel documentaire de la DGA et la mise à disposition des documents applicables à l'ensemble de la DGA ;

  • assure l'accompagnement des directions et des processus dans la mise en œuvre du système de management de la qualité de la DGA ;

  • assure l'animation des acteurs qualité interne et processus pour le compte du métier « qualité et contrôle internes ».

5.4. Bureau des audits de régularité et de gestion.

Le bureau des audits de régularité et de gestion (SMQ/SDSM/ARG) :

  • soumet le programme d'audits de régularité et de gestion au délégué général pour l'armement ;

  • évalue la conformité, l'efficacité et la pertinence du dispositif des directions, services et organismes pour conserver la  maîtrise des risques liés à leurs activités, en procédant aux audits de régularité et de gestion du programme ou décidés de manière inopinée par le délégué général pour l'armement ;

  • propose des améliorations de fonctionnement par les recommandations émises dans les rapports d'audit ;

  • assure le suivi des actions issues des constats des audits de régularité et de gestion ;

  • assure l'entretien des méthodes et du référentiel associé aux audits de régularité et de gestion ;

  • assure l'entretien des compétences des auditeurs de régularité et de gestion ;

  • assure le secrétariat du comité DGA de l'audit interne et des risques (CDAIR) et l'entretien du référentiel associé.

5.5. Adjoint spécialisé.

Un adjoint spécialisé au sous-directeur assiste le sous-directeur en matière :

  • d'animation du contrôle interne de la DGA ;

  • de gestion et d'animation du collège des auditeurs « qualité interne » de la DGA ;

  • de métier « qualité et contrôle internes » (QCI).

5.6. Chef de projet capability model maturity integration.

Un chef de projet rattaché au sous-directeur assure, en liaison avec les directions concernées, la conduite en mode projet de la démarche d'amélioration des pratiques à partir du modèle CMMI®.

6. Sous-direction des systèmes d'information.

6.1. Mission et champ d'action.

La mission de la sous-direction des systèmes d'information (SMQ/SDSI) est définie par l'article 89. de l'arrêté de référence c), son organisation en bureaux par l'article 90. du même arrêté.

La sous-direction des systèmes d'information a autorité sur le centre technique des systèmes d'information (CTSI), organisme extérieur dont les missions et l'organisation sont fixées par instruction.

6.2. Bureau de la politique des systèmes d'information.

Le bureau de la politique des systèmes d'information (SMQ/SDSI/PSI) participe à la définition des orientations stratégiques des systèmes d'information (SI) de la DGA. À ce titre, il :

  • établit et tient à jour le schéma d'urbanisation et la cartographie des systèmes d'information existants ou en projet, leur adéquation avec les processus de la DGA, la cartographie des applicatifs, de l'architecture technique et physique, les modèles des données et des traitements ainsi que les règles de gestion associées ;

  • participe à la définition des politiques techniques ministérielles et interministérielles ;

  • assure la gestion de la zone fonctionnelle prestation et équipements du schéma directeur ministériel des systèmes d'information d'administration et de gestion (SIAG) ;

  • assiste les directions de projet de systèmes d'information sur les aspects urbanisation et dossier d'architecture fonctionnelle et technique ;

  • pilote et réalise les études d'opportunité des nouveaux systèmes d'information.

6.3. Bureau des méthodes et des relations avec les utilisateurs.

Le bureau des méthodes et des relations avec les utilisateurs (SMQ/SDSI/MRU) :

  • définit les méthodes de management à mettre en œuvre pour la conduite des projets de SIAG ou d'informatique pour toute la durée de leur cycle de vie, en assiste et en supervise la mise en œuvre effective dans les projets ;

  • conduit toute vérification sur le respect des règles de qualité demandées pour les systèmes d'information ;

  • assiste les directions de projet de SI sur les aspects sécurité des systèmes d'information, commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), méthodologie, management de projet ;

  • assure une supervision d'ensemble des demandes d'améliorations ou de modifications émanant des utilisateurs des systèmes d'information de gestion et veille à leur cohérence globale ;

  • pilote et met en œuvre les enquêtes de satisfaction auprès des utilisateurs de systèmes d'information, en  assure la capitalisation des résultats et suit les plans d'action résultants ;

  • assure le rôle de correspondant particulier pour la DGA de la commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) en élaborant et transmettant les dossiers à la direction des affaires juridiques (DAJ) ;

  • assure la coordination des actions de communication de la sous-direction.

6.4. Bureau de la conduite de l'activité et des compétences techniques.

Le bureau de la conduite de l'activité et des compétences techniques (SMQ/SDSI/CAC) :

  • élabore et entretient le schéma directeur des SIAG pour la DGA en cohérence avec la politique ministérielle et en pilote la réalisation ;

  • assure le secrétariat du comité DGA des systèmes d'information d'administration et de gestion (CDSIAG) ;

  • assure, en vue du pilotage, le contrôle de gestion de l'ensemble de l'activité informatique ;

  • assure le suivi de l'activité en élaborant et tenant à jour les indicateurs et tableaux de bords ;

  • garantit le bon emploi des ressources budgétaires affectées à la satisfaction des besoins informatiques ;

  • élabore les plans pluriannuels d'investissements en intégrant les besoins issus des schémas directeurs, réalise les études de rentabilité économique associées, et contrôle l'optimisation du parc des matériels existants ;

  • assure le pilotage de la refacturation aux directions des coûts bureautique (2) ;

  • assiste les directions de projet de SI sur les aspects finances et achats ;

  • assure la gestion globale du métier informatique (INF) pour les besoins de la DGA en veillant au bon dimensionnement de la ressource et à l'évolution des compétences.

6.5. Département des projets de systèmes d'information.

Le département des projets de systèmes d'information rassemble les équipes chargées de la conduite des projets de systèmes d'information, d'administration et de gestion menés par la DGA. À ce titre il :

  • assure la conduite des projets ;

  • assure le déploiement, la mise en service et le soutien technico-fonctionnel des applications ;

  • pilote les actions de tierce maintenance applicative pour ces systèmes ;

  • pilote leur retrait de service.

Chaque système d'information se voit désigner un directeur de projet. Les activités et responsabilités de l'équipe de projet sont décrites dans un plan de management étatique, incluant également la contribution au projet des différents bureaux de la sous-direction et du CTSI.


7. SOUS-DIRECTION DES SITES ET DE L'ENVIRONNEMENT.

7.1. Mission et champ d'action.

La mission de la sous-direction des sites et de l'environnement est définie par l'article 91. de l'arrêté de référence c), son organisation en bureaux par l'article 92. du même arrêté.

Pour l'exercice de sa mission, le sous-directeur s'appuie sur le réseau des sites constitué par les correspondants des directions centrales et les directeurs de site. Il peut disposer de chargés de mission qui lui sont directement rattachés.

7.2. Le bureau du pilotage des soutiens de la direction générale de l'armement.

Le bureau du pilotage des soutiens de la direction générale de l'armement (SMQ/SDSE/PSD) exerce ses attributions selon cinq domaines.

7.2.1. Politique de soutien.

Dans le domaine de la politique de soutien, le bureau :

  • propose et fait approuver la politique de la DGA en matière de soutien général et infrastructure en identifiant les meilleures pratiques au sein d'organisations similaires et en adaptant les modes de fonctionnement à l'offre de service existante ou à l'évolution des ressources internes ;

  • anime le réseau des responsables de soutien des organismes et antennes d'organismes de la DGA, définit en relation avec ces derniers les méthodes de travail et l'organisation, coordonne et veille à la cohérence des actions dans ce domaine ;

  • organise et centralise le recueil du retour d'expérience en matière de soutien général et de soutien infrastructure, en propose une analyse coordonnée avec les opérateurs de soutien et, lorsque nécessaire, des recommandations ;

  • assure le secrétariat du comité de gestion des sites de la DGA (CDGS).

7.2.2. Soutien infrastructure.

Dans le domaine du soutien aux infrastructures, le bureau :

  • élabore le schéma directeur fonctionnel immobilier de la DGA ;

  • participe à la fixation des objectifs des directions de site dans le domaine des infrastructures ;

  • coordonne les actions de la DGA avec celles du secrétariat général pour l'administration (SGA) et des états-majors, représente la DGA dans les comités et commissions interarmées et ministériels traitant de l'infrastructure, décline et fait appliquer les directives ministérielles dans ce domaine ;

  • contribue au pilotage des investissements de soutien immobilier et de restructuration de la DGA, en liaison avec les directions centrales et les directions de site d'une part, et avec le service d'infrastructure de la défense (SID) et la direction de la mémoire, du patrimoine et des archives (DMPA) ;

  • participe à l'adaptation et au maintien en condition des infrastructures de la DGA ;

  • participe à la maîtrise d'ouvrage et assiste les directions et services dans la conduite des opérations immobilières importantes ;

  • participe à la mise en œuvre de la politique immobilière du ministère de la défense ;

  • pilote la relation avec le SID au niveau administration centrale et veille à ce titre à la qualité du soutien apporté à la DGA ;

  • contrôle la tenue, par le SID, de l'inventaire des immeubles alloués à la DGA.

7.2.3. Soutien général.

Dans le domaine du soutien général, le bureau :

  • coordonne les actions de la DGA avec celles du SGA et des états-majors, représente la DGA dans les comités et commissions interarmées et ministériels traitant du soutien général, décline et fait appliquer les directives ministérielles dans ce domaine ;

  • contribue à la définition d'un dispositif de prestations de soutien général, efficace, réactif et à moindre coût pour la DGA dans le cadre défini par le ministère ;

  • anime les manœuvres d'intégration de la DGA dans les dispositifs ministériels de soutien pour le domaine de l'administration générale et du soutien commun (AGSC) et pilote la relation au niveau administration centrale avec les organismes ministériels de soutien correspondants ;

  • assure le suivi de dossiers transverses correspondants à des segments particuliers dans le domaine du soutien général (missions, transports, etc.) ;

  • assure, en tant que de besoin, la représentation de la DGA dans les groupes de travail, comités de pilotage et comités de direction traitant - sur le domaine du soutien général - des évolutions de systèmes d'informations et de textes réglementaires et assure leur mise en œuvre au sein de la DGA ;

  • assure l'animation du métier soutien au fonctionnement (SFT).

7.2.4. Activités transverses.

Dans le domaine des activités transverses, le bureau :

  • définit, en liaison avec le SGA, la politique d'archivage de la DGA et s'assure de son application ; assure l'interface en la matière avec le service historique de la défense (SHD) ;

  • décline au sein de la DGA les orientations ministérielles relatives à la gestion logistique des biens.

7.2.5. Contrôle de gestion des charges de soutien.

Dans le domaine du contrôle de gestion, le bureau :

  • assure l'identification et le suivi des dépenses de soutien liées aux charges mutualisées de la DGA sur les sites parisiens ;

  • synthétise les dépenses de la DGA liées aux marchés nationaux de soutien externalisé ;

  • contribue au suivi de la mise en œuvre des contrats de service et au suivi de la performance des opérateurs externes.


7.3. Le bureau du soutien réglementaire et de l'organisation.

Le bureau du soutien réglementaire et de l'organisation (SMQ/SDSE/SRO) :

  • organise le soutien juridique sur les questions générales et d'organisation administrative au profit de l'ensemble des directions, services et organismes de la DGA ; dans ce cadre, assure, ou fait assurer, le conseil juridique à la demande des manageurs ;

  • anime le réseau des référents juridiques de la DGA ainsi que la partie « affaires juridiques à la DGA » du métier « environnement, immobilier, juridique » ;

  • représente la DGA auprès de la direction des affaires juridiques (DAJ) du ministère et, à ce titre, suscite et développe les relations avec cette direction en liaison avec les autres directions et services de la DGA, aide à l'expression des demandes d'expertise et de conseil et favorise le partage d'expérience ;

  • contribue, en soutien à la DAJ, au traitement des affaires juridiques et des situations précontentieuses ou contentieuses concernant la DGA ;

  • pilote au sein de la DGA, tout dossier à caractère légal ou réglementaire relatif à l'organisation de la DGA et participe à l'instruction de ceux relatifs à son fonctionnement ;

  • anime l'élaboration et la tenue à jour des textes d'organisation de la DGA et propose, en fonction des besoins, les évolutions de ces textes ; veille à leur cohérence d'ensemble, à leur entretien et à leur diffusion ; contribue à l'élaboration et à la tenue à jour des textes de fonctionnement ; assure la mise à jour du Bulletin officiel édition méthodique concernant l'organisation de la DGA ;

  • établit les projets de convention de mise à disposition ou de cession à titre gratuit des matériels de guerre et valide les projets de conventions entre organismes qui lui sont présentés.

7.4. Le bureau de la gestion des emprises et de l'environnement.

Le bureau de la gestion des emprises et de l'environnement (SMQ/SDSE/G2E) exerce ses attributions selon deux domaines.

7.4.1. Protection de l'environnement.

Dans le domaine de la protection de l'environnement, le bureau :

  • assure la mise en place au sein de la DGA de la politique du ministère et l'interface avec les autres organismes du ministère, en particulier le haut fonctionnaire au développement durable du ministère de la défense, la DMPA, la DAJ et l'inspection des installations classées du contrôle général des armées (CGA/IIC) ;

  • contribue à la coordination des actions de la DGA en matière de développement durable et à la mise en œuvre de la transition écologique ;

  • assure la coordination et le suivi du plan d'actions résultant des décisions du comité exécutif de la DGA en la matière ;

  • pilote l'élaboration des textes d'organisation de la DGA dans ce domaine ;

  • anime la partie « protection de l'environnement » du métier « environnement, immobilier, juridique » et fait vivre les moyens de communication associés ;

  • élabore l'avis de la DGA sur les projets de textes réglementaires concernant la protection de l'environnement ;

  • s'assure de l'application des exigences en matière de protection de l'environnement sur l'ensemble des sites de la DGA ; il diffuse les informations nécessaires et assure une fonction de conseil dans ce domaine ; à ce titre, le bureau vérifie qu'une veille réglementaire adaptée aux spécificités locales est mise en place sur l'ensemble des sites de la DGA, et est sur ces sujets l'interlocuteur désigné de l'inspection des installations classées du contrôle général des armées ;

  • veille à l'application de toutes les autres exigences auxquelles le ministère ou la DGA a souscrit et qui s'appliquent aux aspects environnementaux des activités menées sur les emprises de la DGA ;

  • assiste la direction technique (DGA/DT), pour  la mise en œuvre de la politique de la DGA en matière de certification environnementale de ses organismes (ISO 14001) ;

  • assure, pour les opérations de dépollution, une fonction de conseil au profit du maître d'ouvrage de ces opérations (DGA ou SID) et  propose, pour les anciennes emprises DGA, l'organisation à mettre en place (DGA et SID), en liaison avec les autorités civiles concernées.

7.4.2. Gestion des emprises.

Dans le domaine de la gestion des emprises, le bureau :

  • met en œuvre la politique ministérielle en matière immobilière ;

  • veille à la signature des actes domaniaux relevant de la responsabilité de la DGA ;

  • contribue à l'instruction des affaires immobilières et domaniales de la DGA soumises à l'approbation du DMPA ou des commandants des bases de défense (COMBdD) ;

  • participe à l'élaboration et au suivi des schémas directeurs immobiliers de base de défense (SDIBdD) ;

  • veille à l'instruction par le SID des dossiers relatifs aux opérations domaniales et aux logements domaniaux, valide les décisions qui sont présentées à la signature des autorités compétentes du ministère de la défense et contrôle la tenue, par le SID, de l'inventaire des immeubles occupés par la DGA ;

  • représente la DGA dans les comités et commissions interarmées et ministériels traitant des affaires domaniales ou de logements ;

  • élabore l'avis de la DGA lors des consultations relatives aux affaires domaniales, aux textes afférents ;

  • pilote le processus de récolement du patrimoine culturel et artistique de la DGA au profit de la DMPA.

8. Bureau des affaires générales.

La mission du bureau des affaires générales (SMQ/BAG) est définie par l'article 93. de l'arrêté de référence c).

Le bureau des affaires générales :

  • propose et anime la mise en œuvre pour le service de la politique qualité de la DGA ;

  • coordonne les besoins en matière d'audits relatifs au système de management du service ;

  • coordonne les actions de contrôle interne du service ;

  • coordonne les actions de communication interne et externe du service, notamment la mise en ligne sur l'espace intranet du service ;

  • assiste le chef de service adjoint pour l'élaboration de la démarche d'orientation du service ;

  • assure le contrôle de gestion du service ;

  • fait exécuter les budgets approuvés et recueille la comptabilité des dépenses de l'administration centrale du service ;

  • valide les demandes de dépense (y compris les missions au bénéfice de l'activité du service) pour l'administration centrale du service ;

  • coordonne les besoins d'abonnements en documentation et périodiques de l'administration centrale du service ;

  • coordonne les activités de services généraux, de casernement et de soutien de proximité au profit de l'administration centrale du service.

9. Textes abrogés.

L'instruction n° 556/DEF/DGA/SMQ/BAG du 20 décembre 2013 relative à l'organisation de l'administration centrale du service central de la modernisation et de la qualité et l'instruction n° 93/DEF/DGA/INSP/AUD du 4 janvier 2010 relative aux missions, à l'organisation et au fonctionnement de la cellule d'audit interne de la direction générale de l'armement sont abrogées.

10. Divers.

Le chef du service central de la modernisation et de la qualité est chargé de l'application de la présente instruction qui sera publiée au Bulletin officiel des armées et accessible sur le site SIRIUS de l'intranet TOTEM de la direction générale de l'armement.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

L'ingénieur général de l'armement de classe exeptionnelle,
délégué général pour l'armement,

Laurent COLLET-BILLON.