Annexe I. Terminologie et abréviations.

Mission	:	la présente instruction utilise le terme générique de « mission ». Il s'applique non seulement aux missions en France et à l'étranger mais également à d'autres cas de figure (stages, rappels par ordre, etc.). C'est le terme retenu par le groupe de travail mis en place par l'ex-comité pour la réforme et l'innovation administrative (CRIA) pour élaborer un formulaire unique d'ordre de mission au sein du ministère. Ainsi le terme « ordre de mission » (OM) remplace le terme « ordre de déplacement » (OD) utilisé dans la 1re édition de l'instruction.
CATOD	:	centre d'analyse technico-opérationnelle de défense.
CGARM	:	conseil général de l'armement.
CTSI	:	centre technique des systèmes d'information.
DS	:	direction de la stratégie.
DT	:	direction technique.
DGA	:	direction générale de l'armement.
DGA/DA	:	directeur général adjoint.
DGA/AD	:	le sigle DGA/AD fait référence de manière générique aux adjoints au délégué général pour l'armement identifiés par les décisions en vigueur.
DGA/COMM	:	département central d'information et de communication.
DP	:	direction des plans, des programmes et du budget.
DP/D	:	directeur des plans, du programme et du budget.
DRH	:	direction des ressources humaines.
DRH/D	:	directeur des ressources humaines.
ENSTA	:	école nationale supérieure de techniques avancées.
INSP/D	:	inspecteur de l'armement chef de l'inspection.
ISAE	:	institut supérieur de l'aéronautique et de l'espace.
OD	:	ordre de déplacement.
OM	:	ordre de mission.
S2IE	:	service des affaires industrielles et de l'intelligence économique.
SASF	:	service d'architecture des systèmes de forces.
SMQ	:	service central de la modernisation et de la qualité.
SMQ/D	:	chef du service central de la modernisation et de la qualité.
SSDI	:	service de la sécurité de défense et des systèmes d'information.
SPEM	:	service des procédures d'exportation et des moyens de la direction du développement international.
SGPM	:	service de la gestion des procédures et des moyens de la direction du développement international.
ST	:	service technique de la direction technique.

Annexe II. Bonnes pratiques pour les missions à l'usage des personnels de la direction générale de l'armement.

1. Introduction.

Avant de valider toute demande de mission, le validateur et l'ordonnateur de la mission doivent s'interroger sur l'opportunité du déplacement au regard de la possibilité de mise en œuvre d'une visioconférence ou téléconférence et des frais engagés. Dans la même optique de baisse des budgets de fonctionnement, le nombre des missionnaires doit être réduit au strict minimum pour une même mission, en particulier pour les missions à l'étranger.

Par ailleurs, il convient d'attirer l'attention des personnels que tout accident survenu lorsqu'un agent public est en mission, doit être regardé comme un accident de service. La seule condition posée est la non-interruption de la mission pour des motifs personnels. Les situations de la vie courante telles que se restaurer, prendre un bain, n'interrompent pas la mission. À l'inverse, le fait de sortir le soir prendre un verre, d'avoir quartier libre et d'en profiter pour se promener, de visiter un ami, faire des achats, interrompent la mission pour les personnels civils de l'État. Ces derniers ne sont plus alors considérés en service et ne bénéficient plus des avantages liés à cet état (protection juridique en particulier). En cas d'accident, leur responsabilité civile et pénale est pleinement engagée. La situation des militaires est légèrement différente avec leur statut général qui précise que seule la faute personnelle du militaire est de nature à empêcher l'imputabilité de l'accident au service.

2. Demande de la mission.

L'objet de la mission, tel qu'il figure sur la demande et sur l'ordre de mission doit être explicite et clair. Dans le cas où la mission concerne directement ou indirectement un programme d'armement ou une opération, cette indication doit apparaître sous une forme compréhensible par tous. Il convient, à cet égard, d'éviter les sigles peu connus. Si la mission concerne un groupe de travail, ce dernier doit être clairement signalé, de même s'il s'agit d'une formation.

Les heures à faire figurer dans les demandes sont les heures réelles de départ et retour de/à la résidence désignée, donc incorporant la durée réelle de trajet vers la gare/aéroport (trajet le plus direct). En cas de séjour sur place à titre privé en fin de mission, la date et heure de fin de mission seront les heures réelles de retour. Les jours de congés pris sur place figureront de manière claire. Il est en effet rappelé que s'il est interdit de prendre des congés sur place au début d'une mission, cette tolérance est admise à l'issue de la mission dès lors qu'elle n'occasionne pas de surcoût supplémentaire pour la direction générale de l'armement (DGA).

Il n'est en principe pas autorisé d'arriver plus de 24 heures avant le début des réunions. En revanche, il est possible d'allonger la durée de la mission au début ou à la fin quand cela permet de réduire le coût du transport et que la réduction obtenue reste inférieure au supplément des indemnités journalières. Dans ce cas, il convient de fournir, lors de la demande, un tableau faisant apparaître l'économie ainsi réalisée.

Les villes de mission à désigner en tant que telles dans l'ordre de mission sont uniquement les villes où l'activité professionnelle liée à la mission se déroule. Les villes de transit en cours de trajet ne sont donc pas à désigner comme ville de mission. Il convient d'indiquer le nom exact de la ville où l'activité professionnelle a lieu dans l'objet de la mission, en particulier quand la ville d'hébergement est différente de la ville où a lieu la mission (exemple : « réunion groupe OTAN 23bis à Evere », avec Bruxelles en ville de mission). L'indication de la ville exacte est destinée à assurer la couverture la plus complète en cas d'accident.

Destinées à faciliter l'achat des billets de train, d'avion ou de bateau, les demandes de trajets doivent indiquer uniquement les trajets principaux en avion, train ou bateau, à l'exclusion des trajets annexes en transport en commun vers et depuis les lieux de départ/arrivée des trajets principaux. En conséquence, les villes à faire figurer sont celles où sont implantés les gares ou les aéroports. Toutefois, pour les aéroports, il est préférable, en général, de faire figurer le nom de la ville desservie et non le nom de la commune d'implantation de l'aéroport (par exemple, indiquer Milan et non Malpensa) sauf s'il est nécessaire de préciser un aéroport particulier au cas où il y en a plusieurs (par exemple, indiquer Paris/Roissy ou Paris/Orly). Les horaires sont ceux du moyen de transport. Lorsque la réunion n'a pas lieu dans la ville de destination des moyens de transport principaux cités, il convient de préciser, dans la demande, comment se fera la fin du trajet (transport en commun, voiture de location, etc.).

3. Utilisation de l'avion.

Les trajets en avion sont interdits si la durée du trajet par le train est inférieure à 3 heures ⁽¹⁾ jusqu'à la destination finale même si le prix du billet est inférieur à celui du train pour une même destination ⁽²⁾.

Pour les missions supérieures à deux nuitées, l'utilisation de l'avion en France métropolitaine doit être justifiée au moyen d'un état comparatif avec le train prenant en compte les indemnités journalières. Cet état doit être joint à la demande de la mission. Le validateur et l'ordonnateur de la mission doivent vérifier la cohérence des informations retracées.

Lorsque les horaires des réunions ou du travail effectif sont fixés et peuvent conduire à l'achat de « billets non modifiables », cette solution sera privilégiée. L'achat de billets dits « flexibles » dont les horaires sont totalement modifiables, devra être justifié lors de la demande et son opportunité vérifiée par l'ordonnateur de la mission.

4. Utilisation du train.

Les trajets en train de moins de 2 heures se font sur la base du tarif de la 2^e classe, sauf exception dûment justifiée. Les autres trajets peuvent se faire en 1^re classe avec l'accord préalable de la hiérarchie qui prend en compte l'intérêt du service ou les conditions tarifaires.

5. Utilisation des véhicules personnels et militaires sans conducteur.

L'usage d'un véhicule militaire de liaison ou personnel pour effectuer la totalité du trajet vers la destination de la mission doit normalement être réservé aux missions locales. Les trajets longs en véhicule doivent faire l'objet d'une justification complète et argumentée. Le validateur et l'ordonnateur de la mission doivent vérifier que des temps de repos suffisants sont prévus au regard des horaires précisés dans la mission ou des durées de trajet induits.

Concernant les trajets lieu de travail-domicile en véhicule de liaison militaire en début et en fin de mission, ils ne doivent être autorisés que de façon exceptionnelle, quand la bonne exécution de la mission le rend nécessaire, à l'appréciation de l'ordonnateur de la mission. En aucun cas, les autorisations se fondant uniquement sur des convenances personnelles ne doivent intervenir car elles pourraient conduire, en cas d'accident, à ce que le juge considère que l'utilisation du véhicule militaire pour des motifs personnels a interrompu la mission et que l'accident n'est pas un accident de service ⁽³⁾ engageant, outre la responsabilité du conducteur, celles de l'ordonnateur de la mission pour n'avoir pas respecté la réglementation. En particulier, les trajets lieu de travail-domicile sont, par nature, propices à des interruptions de missions qui peuvent avoir de lourdes conséquences notamment en cas d'accident ⁽⁴⁾. Ces interruptions de mission se font souvent en toute bonne foi du conducteur qui, utilisant le véhicule militaire de liaison dans le cadre d'une mission, se croit couvert ⁽⁵⁾ et en position de service alors que selon la faute commise, en service ou personnelle, les éventuelles mises en cause en découlant seront totalement différentes ⁽⁶⁾. De façon générale, la mention du passage par le domicile doit systématiquement être précisée sur l'ordre de mission et le validateur de la mission doit s'assurer que le missionnaire est sensibilisé sur les risques qu'il encourt à sortir du strict cadre de l'objet de sa mission.

L'usage d'un véhicule personnel pour se rendre à la gare ou à l'aéroport peut être autorisé lorsque les transports en commun sont inexistants ou inadaptés. Le parking peut être remboursé dans les limites prévues par les textes. Le certificat administratif joint à la demande doit clairement indiquer la gare ou l'aéroport et non uniquement la ville de mission.

6. Utilisation du taxi.

L'usage des taxis doit rester exceptionnel. Il est nécessaire de préciser l'ensemble des trajets en taxi pour lesquels une autorisation est demandée (nombre, points de départ et d'arrivée de chaque trajet en taxi, etc.). Une estimation du coût peut utilement être fournie. Lorsque l'usage du taxi est connu à l'avance comme certain, la demande doit être faite a priori avec les explications nécessaires. Dans le cas contraire, la demande est faite au retour au moyen d'un certificat administratif expliquant la nécessité du taxi.

En France, le taxi n'est accepté pour se rendre du domicile à un aéroport ou une gare (ou trajet inverse) que si le vol/train est particulièrement tôt à l'aller ou tard au retour et si le trajet vers l'aéroport/gare est long et compliqué ou impossible en transport en commun (cas de transport de certains matériels), ces deux circonstances conduisant à un départ du domicile en transport en commun avant 6 h ou un retour après 22 h 30. La demande devra préciser l'horaire du décollage (départ) ou de l'atterrissage (arrivée) de l'avion (du train) au regard du départ ou de l'arrivée au domicile et des circonstances exceptionnelles conduisant au choix du taxi, pour permettre d'en apprécier l'opportunité.

À l'étranger, l'usage des taxis n'est autorisé que s'il n'y a pas de transport en commun pour se rendre soit à l'endroit où a lieu l'activité professionnelle, soit à l'hébergement. Cet usage n'est autorisé que si l'absence de transport en commun est avérée. Comme en France, les trajets à des heures tardives ou matinales peuvent aussi justifier l'usage du taxi pour aller de la gare/aéroport à l'hôtel. Les éléments d'information demandés ci-dessus (description des trajets, justifications du besoin de taxi, lieu de la réunion, etc.) doivent figurer sur la « demande d'autorisation d'utilisation exceptionnelle d'un taxi à l'occasion d'une mission » joint à la demande.

En dehors de toute demande préalable, les frais de taxis ne sont remboursés qu'en cas d'événement particulier (grève, accident, retard très important d'un train ou d'un avion plaçant l'agent dans l'impossibilité de rejoindre son domicile - ou le lieu de son hébergement - par un autre moyen, etc.). Dans ce cas, un certificat administratif doit être joint au dossier de certification de la mission, dossier qui est alors envoyé au signataire de l'ordre de mission (et non au supérieur hiérarchique local ayant délégation pour certifier).

7. Utilisation du véhicule de location.

À l'étranger, les véhicules de location constituent souvent la bonne solution pour les déplacements locaux sur plusieurs jours. Si l'usage d'une voiture de location est demandé, il convient d'apporter les justifications nécessaires (lieu de la réunion par rapport au centre-ville, éventuellement emplacement de l'hôtel s'il ne peut être au centre-ville ou à proximité du lieu de réunion, personnes transportées dans la voiture, etc.). Le certificat doit préciser les points de départ et de fin réels de la location et non les villes de départ en mission et de destination. L'attention des missionnaires est attirée sur la possibilité d'une mise en cause de leur responsabilité pénale, civile et pécuniaire en cas de dommage avec, ou sur, le véhicule de location.

8. Consignes diverses.

La restauration dans un restaurant administratif doit être priviligiée chaque fois que cela est possible. Le certificateur doit vérifier que cette règle est correctement respectée et que les écarts sont systématiquement justifiés.

Les départs et retours de mission se font normalement depuis/vers la résidence administrative (dite garnison pour les militaires). Toutefois, les départs et/ou retours depuis/vers la résidence familiale sont possibles dans les conditions suivantes :

- le départ/retour a lieu le week-end ou, pour les départs en semaine, si le transport principal est à une heure ne permettant pas de passer utilement avant à son lieu de travail ou, pour les retours, si l'arrivée du transport principal est à une heure qui ne permet pas de passer utilement à son lieu de travail avant la fin de la journée ;

- la résidence familiale est proche de la résidence administrative (proche dans le sens de trajets faisables quotidiennement avec une durée raisonnable, laissée à l'appréciation de l'ordonnateur de mission qui engage sa responsabilité personnelle).

Si, pour des raisons personnelles, il est préféré un départ ou un retour s'écartant des règles ci-dessus, il convient, lors de la demande, de fournir des éléments de nature à établir que cette préférence n'entraîne pas de surcoût pour la DGA ni une dégradation du temps de travail prévu dans le cadre de la mission.

Enfin, l'attention du missionnaire est attirée sur les problèmes d'avance pour l'accès au soin dans certains pays et sur la possibilité d'obtenir une carte de sécurité sociale européenne ou un imprimé (qui ne couvrent pas systématiquement tous les types de soins selon les pays) auprès de sa caisse nationale d'assurance maladie (CNAM) ou caisse nationale militaire de sécurité sociale (CNMSS). Quoiqu'il en soit, si le missionnaire est à l'étranger, une partie des frais de santé sont couverts par la sécurité sociale française et son éventuelle mutuelle, le solde pouvant éventuellement, après examen par les services compétents, être pris en charge par l'administration (sauf, encore une fois, si ces frais sont liés à un accident qui n'était pas imputable à la mission). Les justificatifs doivent être conservés et fournis à l'appui de la demande de remboursement au retour. Selon le pays, l'agent peut être amené à avancer la totalité ou une partie des sommes liées aux soins.

9. Certification de la mission.

Il est rappelé que la certification au retour est faite au niveau de l'entité concernée, qu'il s'agisse des missions en France ou à l'étranger.

Dès lors qu'ils entraînent des dépenses supplémentaires, les modifications d'ordre de mission et les certificats administratifs doivent être contresignés par le signataire de l'ordre de mission (ordonnateur) sous peine d'être rejetés par le service liquidateur. Néanmoins, un départ retardé ou un retour avancé, à l'intérieur du créneau précédemment approuvé, ne nécessitent pas une signature par l'ordonnateur sauf s'ils entrainent un surcoût par rapport à la mission initialement prévue.

Dans tous les cas, l'heure retenue pour la liquidation est celle de l'horaire officiel de la compagnie de transport et n'est normalement pas changée en cas de retard (sauf retard très important justifié par un certificat de la compagnie de transport). En revanche, si un vol/train différent de celui prévu sur l'ordre de mission est effectivement utilisé, l'heure retenue est celle du train ou de l'avion effectivement utilisé telle qu'indiquée par l'agent dans le décompte.

L'attention des personnels est attirée sur les responsabilités (disciplinaires, voire pénales) personnelles qui pourraient être mises en jeu, notamment en cas de justificatifs ou de validations de service-fait incomplets ou faux et, naturellement, en cas d'accidents survenant au cours d'une mission. En particulier, afin d'éviter toute imprécision préjudiciable pour le missionnaire, aussi bien au niveau de sa couverture que pour la bonne liquidation de sa mission, les demandes doivent être convenablement remplies et les approbateurs intermédiaires sont invités à les vérifier. Il convient à chaque niveau de relire les demandes avant de les envoyer ou de les approuver, afin d'en vérifier la pertinence et la cohérence.

10. Missions ouvrant droit à bonification.

Les missions réalisées hors pays de l'Union européenne peuvent dans certains cas pour les militaires ouvrir droit à bonification. De ce fait les missionnaires sont invités une fois la mission réalisée, à adresser l'ordre de mission certifié à la sous-direction de la gestion des personnels relevant de l'administration centrale (SDGPAC) du SPAC pour prise en compte au moment de leur retrait du service actif.