La présente directive énonce les modalités pratiques de mise en œuvre du contrôle interne logistique (CIL) de niveau 1 et 2, dont les principes généraux sont précisés dans l'instruction de deuxième référence.

1. LE CONTRÔLE INTERNE LOGISTIQUE DE NIVEAU 1.

1.1. Objectif.

Le CIL 1 vise à s'assurer du respect des 3 critères de qualité du suivi logistique, à savoir :

• la connaissance précise du statut logistique des biens ;

• la bonne conservation des biens et l'absence d'éventuels détournements et dilapidations ;

• la connaissance quantitative et qualitative du patrimoine du ministère de la défense afin d'en restituer une image régulière, fidèle et sincère.

L'objectif de qualité inclut également la fiabilité des données enregistrées dans les systèmes d'informations logistiques.

1.2. Positionnement et acteurs.

Le CIL 1 est mis en œuvre par la chaîne d'exécution des opérations de gestion logistique des biens placée sous l'autorité d'un gestionnaire de biens délégué du service de santé des armées (SSA) (voir instruction de troisième référence). La chaîne d'exécution comprend les détenteurs de biens, les utilisateurs, ainsi que toute personne amenée à réaliser des actes de gestion logistique des biens dans le cadre de ses fonctions (magasinier, etc.).

Au sein de chaque organisme du SSA, le CIL 1 est placé sous la responsabilité du gestionnaire de biens délégué.

1.3. Dispositif de contrôle interne logistique de niveau 1.

1.3.1. Désignation du correspondant local de contrôle interne logistique.

Chaque gestionnaire de biens délégué désigne par note (voir annexe II.) un correspondant local de contrôle interne logistique de niveau 1 pour le périmètre de gestion logistique des biens dont il a la charge.

Le correspondant local de CIL a pour mission d'assurer la mise en œuvre du CIL 1 au sein de l'organisme de désignation, conformément à la politique générale impulsée par les acteurs du CIL 2. À ce titre, il :

• informe les acteurs locaux de gestion logistique des principes et objectifs du CIL 1 ;

• participe avec les acteurs locaux de gestion logistique à la définition des actions de CIL (contrôles, réorganisations des tâches, formations, etc.) et s'assure de leur déploiement ;

• réalise et communique aux acteurs du CIL 2 les documents liés à la mise en œuvre du CIL (document d'auditabilité permanent local, etc.), conformément aux modalités et échéances définies par ces derniers.

1.3.2. Le document d'auditabilité permanent local.

Le document d'auditabilité permanent local (DAPL) est à la fois un document de description du CIL mis en œuvre au sein de l'organisme considéré ainsi qu'un support de travail des correspondants locaux de CIL. En effet, il détaille les actions nécessaires à la mise en œuvre du CIL et permet de connaître son niveau de maturité. Il est constitué de quatre outils présentés en annexe :

• le référentiel documentaire (voir annexe III.) ;

• la liste des responsabilités logistiques et des habilitations informatiques (voir annexe IV.) ;

• l'organigramme fonctionnel (voir annexe V.) ;

• la grille d'analyse des risques et le plan d'actions local (voir annexe VI.).

Les documents du DAPL présentés en annexes peuvent faire l'objet d'aménagements (souci d'harmonisation avec les documents du contrôle interne comptable). Dans ce cas, le format révisé devra être formellement validé par les responsables du CIL 2.

Le DAPL est arrêté chaque année. Tous les documents qui le composent sont édités et visés par le gestionnaire de biens délégué, le détenteur de bien et le correspondant local de CIL. Le DAPL est archivé pour une durée de dix ans.

1.3.2.1. Le référentiel documentaire (voir annexe III.).

La mise en œuvre du CIL est faite à partir de la connaissance de la réglementation applicable en matière de gestion logistique des biens. À cette fin, le référentiel documentaire précise par processus (voir annexe I.), l'ensemble des textes réglementaires ou autres supports documentaires utilisés localement (guides d'utilisation, etc.).

À ce titre, le référentiel documentaire constitue le socle de l'organisation relative à la gestion logistique des biens et reste une manière de s'assurer de la conformité des actions entreprises avec la réglementation. C'est la raison pour laquelle il doit être établi formellement et remis à jour périodiquement.

1.3.2.2. La liste des responsabilités logistiques et des habilitations informatiques (voir annexe IV.).

Ce document recense l'ensemble des responsabilités réglementaires liées à la gestion logistique des biens au sein de l'organisme considéré afin de s'assurer qu'une personne est nommée pour chaque fonction de manière réglementaire et actualisée (note, décret, etc.). L'ensemble de ces désignations et habilitations fait l'objet d'un enregistrement dans les registres appropriés (grand registre des actes logistiques, registre de publicité des actes administratifs).

1.3.2.3. L'organigramme fonctionnel (voir annexe V.).

Ce document présente les processus, procédures, tâches et opérations de gestion logistique placés dans le périmètre du CIL 1. Il identifie avec précision et recense au sein de chaque organisme les entités et acteurs exécutant les opérations ayant un impact logistique.

L'organigramme fonctionnel permet de visualiser l'organisation et la répartition des tâches afin de s'assurer de leur correcte séparation, du respect des règles de continuité du service et de la conformité aux lois et règlements.

1.3.2.4. La grille d'analyse des risques et le plan d'actions local (voir annexe VI.).

1.3.2.4.1. La grille d'analyse des risques.

La grille d'analyse des risques (partie gauche du document) est le support de pilotage permettant d'identifier, d'évaluer et de maîtriser les risques susceptibles d'altérer la qualité de la gestion logistique des biens d'une organisation.

Ce document est présenté sous la forme d'un tableau actualisé annuellement qui permet d'identifier et de coter les risques d'une organisation qui devront être couverts en priorité par le dispositif de CIL.

Les grilles d'analyse des risques de tous les organismes du SSA sont transmises aux responsables du CIL2. Leur agrégation concourt à la réalisation d'une cartographie des risques du SSA.

La priorité est donnée à la maîtrise des risques cotés « élevés (6) » ou « très élevés (9) ».

La grille d'analyse des risques permet d'établir le plan d'actions local.

1.3.2.4.2. Le plan d'actions local.

Le plan d'actions local (partie droite du document) est établi par l'encadrement des entités responsables du CIL 1 à partir de la grille d'analyse des risques dont il constitue la continuité.

Après analyse des risques et au travers de l'identification des leviers d'action, le plan d'actions local doit permettre de prendre des mesures d'amélioration de la qualité de la gestion logistique. Ces mesures sont déterminées en fonction :

• des directives de gestion ou de contrôle interne données par le CIL 2 ;

• des évolutions dans les procédures ou les organisations, de nouveaux risques identifiés et du résultat des mesures mises en œuvre.

Les principales mesures sont :

• la réorganisation des tâches ;

• la mise en place de contrôles supplémentaires ou de compléments de contrôle dans les processus, voire leur suppression suite à constat de redondance ou d'inefficacité. Il est rappelé que les contrôles non tracés sont réputés n'avoir jamais existés ;

•  la mise en place d'une documentation ou de formations ;

•  l'amélioration de la traçabilité des actes de gestion logistique.

Le plan d'actions local arrête, en plus de la liste des mesures, les responsables de la mise en œuvre de ces dernières et les échéances correspondantes. Il est établi annuellement. Son exécution est suivie par les responsables locaux du CIL 1 qui en rendent compte aux responsables du CIL 2 pour validation.

1.3.3. Évaluation du dispositif de contrôle interne logistique de niveau 1.

Les dispositifs de CIL 1 font l'objet d'une auto-évaluation annuelle par les responsables du CIL 1. Cette dernière permet d'indiquer le niveau de maîtrise des risques et les leviers d'action pouvant être mis en œuvre dans l'optique de l'amélioration de la qualité. Cinq niveaux de maturité du dispositif de CIL 1 sont identifiés comme suit :

• niveau 1 : aucune action tracée de CIL 1 n'a été mise en œuvre ;

• niveau 2 : l'identification des principaux acteurs de la gestion logistique est maîtrisée (voir annexe II.). Un dispositif de CIL 1 est mis en place pour les opérations de vérifications sur les immobilisations ainsi que pour les stocks [direction des approvisionnements en produits de santé (DAPSA) et école de santé des armées (ESA) uniquement] ;

• niveau 3 : les principaux risques logistiques, c'est-à-dire ceux cotés « élevés (6) » et « très élevés (9) » ont été identifiés et font l'objet d'un plan d'actions adapté. Tous les documents du DAPL sont rédigés ;

• niveau 4 : les principaux risques logistiques cotés « modérés (3 et 4) » ont été identifiés et font l'objet d'un plan d'actions inscrit au DAPL ;

• niveau 5 : le dispositif de CIL 1 couvre l'intégralité des biens placés sous la responsabilité du gestionnaire de biens délégué. L'efficacité du dispositif a fait l'objet d'une évaluation « sur le terrain » par les responsables du CIL 2.

L'auto-évaluation du CIL 1 fera l'objet d'un contrôle périodique par les responsables du CIL 2 afin de la confirmer.

2. LE CONTRÔLE INTERNE LOGISTIQUE DE NIVEAU 2.

2.1. Objectif.

Le CIL 2 vise à piloter, contrôler, conseiller et animer le réseau du dispositif de CIL 1. Il permet en conséquence de s'assurer de la fiabilité du dispositif de CIL 1.

2.2. Positionnement et acteurs.

La gestion du CIL 2 est assurée, au sein de la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA), par la section « gestion logistique des biens » du bureau « normalisation et gestion des actifs » de la sous-direction « appui à l'activité ».

Afin d'optimiser la mise en œuvre d'un CIL au sein des établissements de la DAPSA,  il est décidé la mise en place d'un CIL 2 local, placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur des approvisionnements et sous la responsabilité organique du CIL 2 central.

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2.3. Dispositif de contrôle interne logistique de niveau 2.

2.3.1. Objectif.

Les responsables de la mise en œuvre du CIL 2 sont chargés de définir et de mettre en œuvre les opérations du CIL conformément aux directives du gestionnaire de biens et dans le cadre de la politique générale de déploiement du contrôle interne au SSA.

2.3.2. Acteurs et responsabilités.

2.3.2.1. Rôle du contrôle interne logistique 2 central.

2.3.2.1.1. Le contrôle interne logistique 2 central.

Le CIL 2 central :

• rédige et met à jour la cartographie des risques, le plan d'action et l'organigramme fonctionnel du SSA, sur la base des DAPL transmis par les responsables du CIL 1 ;

• s'assure du respect des critères de qualité de gestion logistique pour l'ensemble des opérations relevant d'un processus logistique ;

• s'assure du déploiement et de la mise à jour des procédures de CIL en étroite concertation avec les agents producteurs de données logistiques ;

• s'assure de la diffusion et veillent à l'appropriation, par le personnel chargé du CIL1, des procédures et des dispositifs formalisés d'autocontrôle, de contrôle mutuel et de contrôle de supervision ;

• vérifie la réalisation, la régularité et la pertinence des opérations de CIL 1 par des contrôles de corroboration et rend compte des résultats au gestionnaire de biens.

2.3.2.1.2. Le plan d'actions.

Le plan d'actions du CIL 2 précise et explicite aux responsables du CIL 1 les choix de l'autorité de CIL 2 quant aux processus à diagnostiquer ou à modifier. Il identifie les opérations sensibles et recense les actions d'environnement nécessaires à la bonne qualité des informations logistiques, notamment les problématiques de ressources humaines et de formation, de systèmes d'information, de réglementation et d'accompagnement du changement.

À partir des éléments contenus dans le plan d'actions, les responsables du CIL 2 arrêtent leur programme de contrôle sur pièces et/ou sur place. Ces programmes poursuivent un double objectif :

• préciser aux acteurs du contrôle interne (encadrement de premier niveau du CIL et membres de l'unité en charge de l'exécution des opérations de CIL 2) la nature, la fréquence, les modalités, la formalisation et l'archivage des opérations de contrôle attendues d'eux. Les contrôles de niveau 2 ne fixent pas d'objectifs aux acteurs chargés des autocontrôles et des contrôles mutuels ; ces contrôles sont réalisés selon la périodicité et les modalités définies dans les fiches d'autocontrôle et de contrôle mutuel ;

• permettre aux auditeurs, internes et externes, d'appréhender, au travers d'un document synthétique d'analyse, l'architecture et les modalités des opérations de contrôle au sein d'une entité et le niveau global de maîtrise des risques logistiques.

Le plan d'actions du CIL 2 est établi à partir de la cartographie des risques. Il fait l'objet de mises à jour périodiques, en fonction des nouveaux risques détectés ou de l'absence de risque. Il est validé par le gestionnaire de biens.

2.3.2.2. Rôle du contrôle interne logistique 2 local.

Un seul CIL 2 local existe au sein du SSA. Il concerne le périmètre de la DAPSA et de ses établissements rattachés. Le CIL 2 local met en œuvre le contrôle interne logistique de niveau 2 sur son périmètre, conformément à la politique définie par le CIL 2 central, auquel il rend compte de ses actions pour validation. À ce titre, il :

• organise le fonctionnement du CIL pour les établissements qui relèvent de sa compétence et s'assure de son déploiement ;

• tient à jour un DAPL des établissements de la DAPSA.

3. L'AUTORITÉ DE RÉGULATION DU CONTRÔLE INTERNE LOGISTIQUE.

Le contrôle interne relève du directeur central du SSA en qualité de gestionnaire des biens du SSA. Il est assisté dans cette mission par la division « performance, synthèse » de la DCSSA, qualifiée également d'autorité de régulation du contrôle interne logistique (ARCIL). La mission de l'ARCIL est la mise en cohérence du CIL avec les autres contrôles internes du SSA.