La présente instruction a pour objet de préciser les conditions dans lesquelles doit être effectuée la notation des volontaires de l'armée de terre (VDAT), quels que soient leur grade.

1. Principes.

1.1. Les caractéristiques de la notation.

La notation des volontaires de l'armée de terre consiste, en fin de chaque année de contrat, en une évaluation de leurs aptitudes physiques, intellectuelles et professionnelles, de leur manière de servir et de leur capacité à occuper certaines fonctions à court ou à moyen terme.

Dans ce cadre, la notation :

• en premier ressort, est établie, au plus tôt, au cours du onzième mois de contrat ;

• définitive, est arrêtée par le noteur en dernier ressort au cours :

  • des quinze derniers jours du contrat en cours en cas de non-renouvellement de celui-ci ;

  • des huit premiers jours du nouveau contrat en cas de renouvellement.

La notation est effectuée à deux niveaux :

• celui du chef de section ou de l'autorité d'un niveau équivalent (premier noteur) et celui du commandant d'unité élémentaire ou de l'autorité d'un niveau équivalent (dernier noteur) pour les volontaires militaires du rang ;

• celui du commandant d'unité élémentaire ou de l'autorité d'un niveau équivalent (premier noteur) et celui du chef de corps ou de l'autorité d'un niveau équivalent (dernier noteur) pour les volontaires des grades de sergent et d'aspirant.

L'autorité qui note en premier ressort doit s'attacher à bien connaître le volontaire de manière à porter sur l'intéressé des appréciations complètes et précises.

L'autorité qui note en second et dernier ressort doit veiller à la qualité et à la relativité de la notation. A ce titre, elle confirme ou infirme les appréciations portées par le premier noteur puis arrête définitivement la notation du volontaire. Il appartient, en outre, au dernier noteur de s'assurer que le premier noteur a pleinement conscience de l'importance de son rôle et qu'il connaît le but et les règles de la notation.

1.2. Les objectifs de la notation.

La notation contribue à donner au commandement une connaissance précise de chaque volontaire et de ses aptitudes. Elle apporte également à l'intéressé une information sur la façon dont sa manière de servir est perçue, ce qui doit lui permettre de progresser.

Pour atteindre de tels buts, la notation doit être :

• complète et précise, de façon à fournir au commandement tous les éléments nécessaires à ses décisions ;

• objective, de manière à rendre compte exactement, sans sévérité ni indulgence excessive, des mérites et des aptitudes mais aussi des déficiences et des limites de chacun ;

• relative, afin de permettre une comparaison entre militaires d'un même grade, ce qui implique de faire preuve de mesure dans l'éloge comme dans la critique.

Rendant compte des mérites du volontaire, de la qualité des services rendus dans la fonction tenue et de son potentiel, la notation ne doit être influencée, ni par l'âge, l'ancienneté de service ou de grade, ni par les titres de l'intéressé.

2. Modalités.

2.1. Les éléments de la notation.

2.1.1. Le niveau.

Les niveaux susceptibles d'être attribués se situent sur une plage de notes allant de 1 (pour les meilleurs) à 7 (pour les moins bons) :

1 (remarquable).

2 (excellent).

3 (très bon).

4 (bon).

5 (assez bon).

6 (passable).

7 (insuffisant).

2.1.2. Les mesures de plafonnement.

Quel que soit son grade, un volontaire noté au titre de son premier contrat qui réussit pleinement à s'adapter au milieu militaire et qui donne entière satisfaction doit être apprécié au niveau 4. En tout état de cause, ce niveau ne peut être dépassé.

La variation maximale autorisée, tant à la hausse qu'à la baisse, est d'un niveau par année de contrat.

2.1.3. Le taux de progrès.

En ce qui concerne la notation des volontaires de l'armée de terre, il n'existe pas de taux de progrès.

2.1.4. Le rendement dans la fonction.

A l'instar du taux de progrès, il n'existe pas de rendement dans la fonction pour les volontaires de l'armée de terre. L'appréciation du degré de qualification de l'intéressé et des services rendus à l'institution dans une fonction tenue, tant au plan qualitatif que quantitatif, doivent, cependant, apparaître dans l'analyse des qualités foncières et notamment des aptitudes professionnelles. Cette appréciation se concrétise, en outre, dans les appréciations des noteurs et l'attribution du niveau.

2.1.5. La feuille de notes.

La notation des volontaires de l'armée de terre est exclusivement établie sur l'imprimé n^o 313/1. Cet imprimé comprend les parties à disposition des noteurs et celle réservée à la communication de la notation à l'intéressé. Ses éventuelles observations figurent à l'imprimé n^o 313/1 bis.

2.2. Les étapes de la notation.

2.2.1. L'établissement de la notation par le premier noteur.

Le premier noteur évalue :

• les qualités foncières ;

• les aptitudes professionnelles ;

• l'aptitude aux responsabilités.

Il complète ensuite ces appréciations analytiques par une appréciation d'ensemble succincte rédigée sous forme libre puis attribue un niveau.

2.2.1.1. Qualités foncières.

Il s'agit d'analyser la personnalité du volontaire en le situant sur une échelle qui comporte cinq critères :

• la présentation ;

• la volonté ;

• la maîtrise de soi ;

• la vivacité d'esprit ;

• la moralité et la conduite.

Pour chacun de ces critères, le premier noteur doit formuler un jugement indépendant de la position du noté au regard des autres critères. Le volontaire peut, en effet, posséder certaines qualités à un haut degré et présenter de graves carences par ailleurs.

2.2.1.2. Aptitudes professionnelles.

Le premier noteur doit s'efforcer d'éviter les préjugés, les idées reçues ou conçues hâtivement à partir de ses premières impressions. Il doit juger avec objectivité, attention, patience et équité le comportement professionnel du subordonné dans un poste ou des fonctions données avant de renseigner les quatre critères que sont :

• l'esprit de discipline ;

• l'esprit d'équipe ;

• l'ardeur au travail ;

• la valeur dans la fonction tenue.

2.2.1.3. Aptitude aux responsabilités.

Elle caractérise chez le volontaire la capacité d'engagement personnel ainsi que l'aptitude à assumer et à exécuter des missions d'importance croissante et d'un niveau correspondant à sa position dans la hiérarchie.

2.2.1.4. Appréciation d'ensemble.

Dans cette rubrique, le premier noteur doit brièvement caractériser le volontaire en faisant ressortir ses qualités et ses déficiences les plus marquantes quant à son attitude générale et à son efficacité dans l'exécution des missions qui lui sont confiées. Les possibilités de progression doivent, en guise de conclusion, être relevées.

2.2.1.5. Niveau.

Il concrétise la valeur globale de l'intéressé et s'exprime par référence à l'ensemble des volontaires du même grade ou de la même distinction servant dans la même formation.

2.2.2. La première communication de la notation.

Après avoir signé la feuille de notes au cours du 11e mois de contrat du volontaire, le premier noteur la lui communique, au cours d'un entretien. A cette occasion, il lui commente son appréciation sur sa manière de servir et lui donne les conseils nécessaires en faisant ressortir les points sur lesquels il devra faire porter ses efforts afin de progresser. Il lui commente le niveau qui lui a été attribué afin de lui permettre de se situer par rapport à l'ensemble des volontaires de sa catégorie et de sa formation. A l'issue, le noté date et signe la feuille de notes et son attention est attirée sur le fait qu'il dispose d'un délai de huit jours francs pour formuler des observations quant à sa notation en premier ressort. Il peut, à cette occasion, demander une copie de sa feuille de notes qui lui est délivrée immédiatement en un seul exemplaire. Mention en est portée sur la feuille de notes, par le noteur, à droite de sa partie supérieure, dans les termes suivant : « copie délivrée le :       ».

A l'issue du délai précité, la conduite qu'il convient de tenir est fonction du choix du noté.

2.2.2.1. Aucune observation du noté.

Passé le délai de huit jours francs, la feuille de notes, [sans la partie complémentaire « Observations » (imprimé n^o 313/1 bis)] est transmise au dernier noteur.

2.2.2.2. Observations du noté.

Dans le délai imparti (soit au moment même de la communication, soit dans les huit jours francs qui suivent), le noté formule des observations et signe sur le cartouche n^o 1 de la partie complémentaire « Observations » (imprimé n^o 313/1 bis) qui, dans ce cas, est jointe à sa feuille de notes (imprimé n^o 313/1).

L'imprimé n^o 313/1 bis (cartouche n^o 1) est ensuite signée pour accusé de réception, par le premier noteur, son adjoint ou un responsable de l'unité

Deux cas de figure peuvent alors se présenter :

• le premier noteur décide de prendre en compte tout ou partie des observations exprimées par le noté : dans ce cas il signe, pour visa, l'imprimé n^o 313/1 bis en y mentionnant (cartouche n^o 2) sa décision de modifier sa notation. Une nouvelle feuille de notes est ensuite rédigée et signée par le premier noteur puis communiquée au noté qui la signe.

  Ce dernier signe également à cette occasion l'imprimé n^o 313/1 bis (cartouche n^o 2) qui a été complétée par le premier noteur. La nouvelle feuille de notes et la partie complémentaire « Observations » sont alors transmises au dernier noteur. En tout état de cause, lorsque le premier noteur apporte des modifications à la notation, il ne peut le faire que sur les points concernés par les observations du noté et dans le sens souhaité par celui-ci ;

• le premier noteur décide de ne pas prendre en compte les observations exprimées par le noté : dans ce cas il signe, pour visa, l'imprimé n^o 313/1 bis en y mentionnant (cartouche n^o 2) sa décision de ne pas modifier sa notation. Après avoir pris connaissance de la décision du noteur, le noté signe également l'imprimé n^o 313/1 bis (cartouche n^o 2). La feuille de notes et la partie complémentaire « Observations » sont alors transmises au dernier noteur.

2.2.3. L'établissement de la notation par le dernier noteur.

Après avoir pris connaissance des appréciations portées par le premier noteur, du niveau attribué par celui-ci et, le cas échéant, des observations qu'il vise (cartouche n^o 3), le dernier noteur établit puis arrête définitivement la notation à une date postérieure au délai de huit jours francs consécutif à la première communication et, en tout état de cause, comprise :

• soit, dans les quinze derniers jours du contrat en cours, en cas de non-renouvellement de celui-ci ;

• soit, dans les huit premiers jours du nouveau contrat en cas de renouvellement.

En ce qui concerne les conclusions, cette rubrique constitue la synthèse de la notation et doit tenir compte des appréciation portées par le premier noteur.

En ce qui concerne le niveau retenu, le dernier noteur vérifie au préalable que la feuille de notes est une juste évaluation du volontaire quant à l'ensemble de ses qualités et insuffisances et le compare à ses pairs. En outre, il veille à établir une différenciation entre volontaires du même grade.

2.2.4. La seconde communication de la notation.

La notation annuelle définitive, signée par le dernier noteur, est ensuite transmise au premier noteur qui la communique au volontaire noté, qui la signe. A cette occasion le noté est en mesure, le cas échéant, de constater que le dernier noteur a bien eu connaissance des observations qu'il a formulées (présence du visa dans le cartouche n^o 3 de l'imprimé n^o 313/1 bis).

A l'instar des officiers, des sous-officiers et des engagés volontaires de l'armée de terre, l'imprimé n^o 313/1 bis est détruit, le cas échéant, à l'issue de la notation suivante.

2.2.5. Délivrance d'une copie de la feuille de notes à l'issue de la notation définitive.

Dès la communication de sa notation définitive, le noté peut, s'il le souhaite et sur simple demande orale, obtenir une copie de sa feuille de notes (imprimé n^o 313/1)et de la partie complémentaire « Observations » (imprimé n^o 313/1 bis). Cette copie lui est délivrée immédiatement en un seul exemplaire et mention en est portée, par le noteur, sur la feuille de notes, à droite de sa partie supérieure, dans les termes suivant : « copie délivrée le : … ». Par contre, passé le jour de la communication définitive, il y a lieu d'appliquer la procédure décrite dans l'instruction relative à la communication des dossiers pour ce qui concerne la délivrance d'une copie de la feuille de notes de l'année en cours ou des notations antérieures [cf. instruction 10603 /DEF/DFAJ/AA/2 du 08 juillet 1985 (BOC, p. 4119)] modifiée.

2.2.6. Voies et délais de recours.

La notation définitive peut faire l'objet d'un recours auprès de la commission des recours des militaires instituée par l'article premier du décret 2001-407 du 07 mai 2001 (BOC, p. 2501), dans un délai de deux mois à compter de la date de notification. La saisine de la commission est un préalable obligatoire à l'exercice d'un recours contentieux devant la juridiction administrative compétente.

2.2.7. Le contrôle de la notation.

Les travaux de notation étant le résultat d'une analyse annuelle, c'est-à-dire de chaque instant, les noteurs doivent profiter de toutes occasions pour affiner leur jugement à l'égard de leurs subordonnés. Cette tâche, à longue échéance, doit aboutir à une évaluation équitable qui porte sur toutes les rubriques de la feuille de notes. Dans ces conditions, il appartient au dernier noteur de s'assurer que le ou les premiers noteurs ont conscience de l'importance de leur rôle et qu'ils connaissent le but et les règles de la notation. Avant l'établissement des feuilles de notes annuelles, il doit donc leur donner les conseils nécessaires.

Le chefs de corps doit, pour sa part, veiller à établir un équilibre entre les diverses propositions concernant l'évolution des niveaux au sein de l'ensemble des unités afin d'éviter de trop grandes disparités entre VDAT de même grade et de même valeur car il est essentiel que les intéressés puissent se situer parmi leurs pairs au-delà de leur appartenance à telle ou telle unité.

3. Dispositions particulières.

3.1. Mutation du premier noteur.

L'autorité notant en premier ressort, mutée dans les six derniers mois du contrat en cours du volontaire noté, doit noter avant son départ, sur la feuille de notes (imprimé n^o 313/1) le volontaire vis-à-vis duquel elle a pouvoir de notation. Cette notation constitue le premier degré de la notation annuelle.

Si cette autorité est mutée dans les six premiers mois du contrat en cours du volontaire noté, elle établit une notation intercalaire sur la feuille de notes (imprimé n^o 313/1) si un changement dans la manière de servir du volontaire le justifie par rapport à la notation précédente ou si elle l'estime nécessaire. Avant son départ, l'autorité communique cette notation puis la classe provisoirement dans le dossier du volontaire jusqu'à l'établissement de la feuille de notes annuelle à laquelle elle sera obligatoirement jointe. La notation annuelle est ensuite établie par le nouveau premier noteur du volontaire.

3.2. Mutation du volontaire.

Le volontaire muté au cours des six derniers mois de son contrat est noté, à tous les niveaux, par les autorités dont il relève avant sa mutation.

Le volontaire muté au cours des six premiers mois, fait l'objet, avant sa mutation, d'une notation intercalaire par l'autorité notant en premier ressort si un changement dans sa manière de servir le justifie par rapport à la notation précédente ou si le noteur l'estime nécessaire. Cette notation, provisoirement classée dans son dossier, lui est communiquée par son auteur ou, à défaut, par le nouveau premier noteur. Elle est jointe à la feuille de notes annuelle.

4. Texte abrogé.

L'instruction n^o 1343/DEF/PMAT/EG/B du 23 août 1999 relative à la notation des volontaires de l'armée de terre est abrogée.