Le ministre de la défense,

Vu l'arrêté du 4 novembre 2014 relatif aux conditions générales d'utilisation par les organisations syndicales des technologies de l'information et de la communication dans la fonction publique de l'État ;

Vu l'instruction ministérielle du 2 mai 2008 modifiée relative à l'exercice du droit syndical au ministère de la défense ;

Vu le code de bonne conduite à l'usage des utilisateurs de l'intranet défense sensible ;

Vu l'instruction ministérielle n° 2003 DEF/SIC du 20 novembre 2008 portant code de bon usage des systèmes d'information et de communication du ministère de la défense ;

Vu l'avis du comité technique ministériel en date du 13 novembre 2014,

Décide :

La présente décision a pour objet de fixer les principes et les modalités d'accès des organisations syndicales du ministère de la défense aux technologies de l'information et de la communication (TIC).

Article 1^er

Champ d'application.

Sont concernées par les présentes dispositions les organisations syndicales constituées, au niveau ministériel, au sein du ministère de la défense.

La diffusion d'informations à caractère syndical par la messagerie électronique du ministère et la publication d'informations à caractère syndical sur un site accessible via le réseau informatique interne du ministère, dénommé « Intradef », ne se substituent pas aux droits d'affichage et de distribution des documents d'origine syndicale prévus par l'instruction ministérielle relative à l'exercice du droit syndical au ministère de la défense.

Pour la mise en œuvre des dispositions de la présente décision, un référent informatique syndical de niveau ministériel est désigné par chacune des organisations syndicales. Ses attributions sont listées à l'annexe I.

Sous réserve des possibilités techniques, les établissements publics à caractère administratif sous tutelle du ministère de la défense peuvent, après avis de leur comité technique, faire application de cette décision mutatis mutandis. Dans ce cas, le soutien technique doit être assuré par l'établissement public.

Article 2

Adresses de messagerie syndicales fonctionnelles sur l'Intradef.

Article 2.1

Attribution d'adresses de messagerie syndicales fonctionnelles sur l'Intradef.

Chaque organisation syndicale peut demander à l'administration la création d'une ou plusieurs adresses de messagerie syndicales fonctionnelles sur l'Intradef.

Le responsable de l'adresse de messagerie syndicale fonctionnelle en fait la demande écrite auprès du correspondant SIC de son organisme de rattachement.

Lors de sa demande, l'organisation syndicale désigne un ou plusieurs agents qui seront susceptibles d'utiliser la messagerie syndicale au sein du service ou du groupe de services. L'un d'eux est désigné comme responsable de l'adresse de messagerie syndicale fonctionnelle pour la mise à jour de ses membres.

La dénomination de ces adresses doit faire apparaître explicitement le nom de l'organisation syndicale. La structure doit être sous la forme suivante : entité.fonction.fct@intradef.gouv.fr.

Elle doit respecter les règles de nommage en vigueur au sein du ministère de la défense (annexe 2).

Article 2.2

Modalités d'utilisation.

La messagerie constitue essentiellement un moyen d'échange d'informations entre représentants syndicaux (interlocuteurs des divers niveaux de l'administration, membres des organismes directeurs, représentants élus ou désignés dans les instances de concertation). Elle leur permet de dialoguer entre eux au sein du ministère de la défense, dans la mesure des possibilités techniques d'interconnexion offertes par ses réseaux informatiques.

La messagerie peut également être utilisée par les syndicats constitués auprès d'un ou de plusieurs organismes pour communiquer, individuellement, avec les agents de ces organismes.

Les organisations syndicales dotées d'un local syndical - commun ou distinct - accèdent à leur adresse syndicale fonctionnelle à partir de ce local syndical.

Les responsables de fédération syndicale ministérielle, nommément désignés à l'administration, peuvent accéder à leur adresse syndicale fonctionnelle depuis un poste de travail mobile.

Seules les adresses de messagerie syndicales fonctionnelles peuvent être utilisées pour l'émission de messages à contenu syndical. Elles ne doivent être utilisées qu'à cette fin. Elles ne se substituent pas aux adresses professionnelles nominatives des responsables syndicaux.

L'adresse de messagerie syndicale fonctionnelle peut servir aux échanges avec tout le personnel de l'organisme de façon individualisée mais cela peut aussi être effectué par le biais de listes de diffusion préétablies (cf. art. 2.4).

Ces représentants syndicaux locaux, responsables d'adresse de messagerie syndicale fonctionnelle, sont organisés en fonction de la structure de leur organisation syndicale d'appartenance.

Les règles d'envoi des messages électroniques sont fixées en annexe 3.

L'insertion de liens vers l'information publiée sur le site Intradef syndical doit être privilégiée.

Article 2.3

Nature des messages électroniques.

Le message électronique est composé d'un objet, d'un texte et éventuellement de pièces jointes.

L'origine syndicale doit apparaître clairement dans l'objet de chaque message, avant l'ouverture de celui-ci.

L'usage des accusés de réception et accusés de lecture est interdit. Il est interdit de répondre à la liste.

La garantie de l'anonymat des destinataires doit être assurée par le responsable de l'adresse syndicale fonctionnelle, comme suit : à l'envoi d'un message, il doit positionner les destinataires dans le champ « copie cachée » (ou « CCI »).

Les messages envoyés doivent être conformes à l'objet de l'organisation syndicale.

Les organisations syndicales ne peuvent pas utiliser la messagerie pour adresser des motions à l'administration.

Toutefois, elles peuvent saisir l'administration, via la messagerie, de toute question, en s'adressant au directeur ou à son représentant.

L'administration peut utiliser ce moyen pour correspondre, via les adresses syndicales fonctionnelles ou nominatives, avec les organisations syndicales, notamment pour adresser des circulaires ou des convocations à des réunions autres que celles des instances statutaires, ou tout autre message dont l'authentification ⁽¹⁾ et la non-répudiation ⁽²⁾ ne sont pas des exigences impératives.

Article 2.4

Listes de diffusion sur l'Intradef.

Article 2.4.1

Création des listes de diffusion.

Les organisations syndicales ont accès aux adresses professionnelles nominatives des agents via l'annuaire du ministère, @nnudef.

Une liste des adresses professionnelles nominatives des agents est fournie par l'administration, deux fois par an, aux organisations syndicales.

Chaque responsable d'une adresse syndicale fonctionnelle peut créer une ou plusieurs listes de diffusion destinées à l'envoi d'information vers les adresses professionnelles nominatives des agents affectés dans les services ou groupes de services pour lesquels l'adresse syndicale fonctionnelle a été créée.

Article 2.4.2

Gestion des listes de diffusion.

Les listes de diffusion sont créées et gérées par les responsables d'adresses de messagerie syndicales fonctionnelles.

Les agents peuvent se désabonner d'une liste de diffusion auprès d'une organisation syndicale. La liberté d'accepter ou de refuser un message électronique syndical doit pouvoir s'exercer à tout moment. Elle est rappelée de manière claire et lisible dans chaque message par l'organisation syndicale émettrice.

Le responsable de l'adresse de messagerie syndicale fonctionnelle met à jour la liste des oppositions à recevoir des informations syndicales par messagerie. Les données relatives aux personnes exerçant leur droit d'opposition doivent être conservées par le responsable de l'adresse syndicale fonctionnelle.

Les listes de diffusion des adresses professionnelles nominatives des agents ne peuvent être utilisées pour d'autres raisons que la mise à disposition d'information de nature syndicale.

Article 3

Hébergement des sites Intradef syndicaux.

Article 3.1

Modalités d'utilisation.

Dans la mesure de ses capacités techniques, l'administration s'engage à mettre à disposition de la fédération syndicale ministérielle, un espace de publication dédié sur l'Intradef ainsi que les moyens de publier et de gérer son espace dédié.

L'ouverture de cet espace dédié s'effectue sur demande explicite du responsable de la fédération syndicale ministérielle (secrétaire général, président…). Lors de sa demande, le responsable de la fédération syndicale ministérielle désigne un ou plusieurs agents qui en seront les administrateurs. L'un d'eux est désigné directeur de publication du site Intradef syndical.

La demande se fait auprès du service parisien de soutien de l'administration centrale (SPAC), qui soutient toutes les fédérations syndicales ministérielles.

Les organisations syndicales peuvent mettre à jour et consulter leurs sites Intradef syndicaux à partir des postes de travail mis à leur disposition depuis leurs locaux syndicaux, raccordés au réseau Intradef.

Les responsables de fédération syndicale ministérielle, nommément désignés à l'administration, peuvent accéder à l'Intradef depuis un poste de travail mobile.

Les sites Intradef syndicaux permettent la mise à disposition à l'ensemble du personnel d'informations syndicales sous la responsabilité de la fédération syndicale ministérielle.

La fédération syndicale ministérielle désigne librement ses contributeurs du site Intradef syndical.

Le contenu du site Intradef syndical, tel qu'il est visible par l'intranaute, doit être communiqué par le ou les administrateurs syndicaux du site, à l'administration (DRH-MD/RSSF.1) simultanément à sa mise en ligne par analogie avec les dispositions prévues au chapitre 3 de l'instruction ministérielle relative à l'exercice du droit syndical.

L'administration s'engage à informer chaque organisation syndicale du niveau de service offert, notamment de l'espace disque alloué, du niveau de qualité de service retenu et des délais d'intervention et d'assistance.

Des liens hypertextes peuvent être autorisés vers des sites Internet syndicaux. Toutefois, seuls les agents disposant d'internet sur leur poste de travail pourront y accéder.

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Article 3.2

Contenus de la communication syndicale.

La communication syndicale sur le réseau informatique du ministère ou de ses organismes doit être en relation avec l'objet du syndicat et ne pas manifestement contrevenir aux dispositions législatives relatives notamment à la diffamation et aux injures publiques. Elle doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique et ne pas entraver l'accomplissement du service.

La fédération syndicale ministérielle s'engage à limiter la publication, sur son site Intradef syndical, aux seules informations syndicales. Chaque fédération syndicale ministérielle est responsable de l'élaboration et de la mise à jour des pages de son site Intradef syndical.

Le contenu du site Intradef syndical de la fédération syndicale ministérielle ne saurait engager la responsabilité civile ou pénale du ministère de la défense.

Les représentants du personnel ne peuvent diffuser qu'au sein des services les documents de l'administration dont ils ont connaissance dans le cadre de leur mandat. Toute diffusion s'exerce dans les limites légales relatives à l'accès aux documents administratifs.

Les fédérations syndicales ministérielles peuvent rendre compte, sur leurs sites Intradef syndicaux, des avis rendus au sein des instances de concertation dans les limites susmentionnées.

Article 3.3

Forum de discussion - blog.

L'Intradef peut servir de support à des échanges interactifs entre le personnel du ministère et les organisations syndicales via les sites Intradef syndicaux. Dans ce cas, un ou plusieurs modérateurs sont désignés par la fédération syndicale ministérielle.

L'organisation syndicale s'engage à effectuer une modération a priori du ou des forums de discussion et/ou blogs dont elle a la charge.

Article 4

Accès des organisations syndicales à l'internet.

Les organisations syndicales ont accès au réseau internet depuis leurs locaux syndicaux situés dans les bâtiments du ministère dans les mêmes conditions que les agents en poste au sein de l'organisme.

L'accès au réseau internet doit respecter les dispositions en vigueur au sein du ministère.

Article 5

Le contexte électoral.

À compter de la date de clôture du dépôt des candidatures et au plus tard un mois avant le jour du scrutin organisé pour le renouvellement d'une instance de concertation, et jusqu'à la veille du scrutin, toute organisation syndicale dont la candidature a été reconnue recevable à l'élection considérée a accès aux mêmes technologies, dans des conditions précisées à l'article 1^er de la présente décision.

Pendant cette période, les fédérations syndicales ministérielles admises à présenter des candidats peuvent demander la mise en ligne, sur l'Intradef, d'informations syndicales, sous réserve du respect des engagements prévus par la présente décision.

Ces informations syndicales seront mises en ligne sur un espace dédié aux élections professionnelles.

Lorsque la connexion ne peut pas être envisagée dans un local syndical, un bureau équipé d'une connexion Intradef et d'un accès à la messagerie électronique est mis à la disposition des organisations syndicales candidates qui le demandent, au sein de l'organisme concerné, dans un délai de dix jours ouvrables.

Dans le cadre de la campagne électorale, l'administration (DRH-MD/RSSF) peut autoriser l'envoi électronique, par les organisations syndicales candidates, des professions de foi.

Article 6

Mise à disposition de matériel, assistance technique et formation.

Article 6.1

Mise à disposition de matériel.

L'équipement des locaux syndicaux en matériels et en logiciels informatiques s'effectue à la charge des organismes dans lesquels sont implantés ces locaux. La maintenance des postes et des fournitures est assurée exclusivement par l'administration ou par les prestataires de service mandatés par elle seule.

Les organisations syndicales du même organisme disposant d'un accès à un local propre bénéficient toutes du même rythme d'équipement (matériels, logiciels, infrastructures réseaux…). Celles qui disposent d'un local partagé bénéficient d'un équipement collectif.

Les postes informatiques mis à la disposition des représentants syndicaux dans les locaux qui leur sont attribués à l'intérieur des établissements de la défense doivent leur permettre l'accès à toutes les pages d'information publiées sur l'Intradef et sur les sites qu'ils fédèrent ainsi qu'à tous les services proposés : messageries, annuaires…

Le matériel mis à disposition doit être du même type et aussi performant que celui couramment utilisé dans l'organisme ou l'emprise où sont situés les locaux syndicaux.

Les demandes de soutien des organisations syndicales sont gérées par les chaînes d'emploi des organismes. Le soutien des fédérations syndicales ministérielles est assuré par le service parisien de soutien de l'administration centrale.

Les organisations syndicales s'engagent à ne pas utiliser les moyens mis à leur disposition à des fins étrangères à leur objet ou à des fins lucratives.

Article 6.2

Assistance technique. 

L'administration fournit aux organisatios syndicales une assistance technique, dans les mêmes conditions et dans les mêmes délais que pour tout utilisateur des technologies de l'information et de la communication au sein des services du ministère de la défense.

La demande se fait auprès du correspondant SIC de l'organisme qui assure le soutien du local syndical.

L'administration n'est pas responsable des problèmes techniques de réception qui pourraient être constatés lors de l'envoi de messages électroniques syndicaux.

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Article 6.3

Formation.

Les représentants syndicaux appelés à participer à l'élaboration des pages des sites Intradef syndicaux peuvent recevoir une formation adaptée. Celle-ci est organisée à la charge de l'administration dans le cadre de la formation professionnelle continue.

Les organisations syndicales peuvent, en outre, organiser à leur initiative des actions complémentaires de formation ouvrant droit à l'octroi des congés pour formation syndicale dans le cadre des dispositions réglementaires.

Article 7

Visioconférence.

Lorsque l'organisme de rattachement est équipé d'un système de visioconférence, l'administration peut le mettre à disposition des organisations syndicales pour tenir des réunions statutaires ou d'information.

L'organisation syndicale doit réserver les salles de visioconférence selon les procédures en vigueur au sein des organismes.

L'administration n'est pas tenue d'équiper ses organismes d'un système de visioconférence ou de les adapter aux besoins spécifiques des organisations syndicales.

Article 8

Espaces collaboratifs de travail.

Des espaces collaboratifs de travail sécurisés peuvent être instaurés par l'administration en vue de la mise à disposition d'informations à l'intention des organisations syndicales, notamment des membres des instances de concertation ou des participants à une négociation.

L'accès aux espaces de travail est réservé aux membres dûment identifiés à cet effet, qui disposent d'un compte utilisateur et d'un mot de passe personnel.

Si l'administration utilise ces espaces collaboratifs pour y déposer des documents afférents aux instances de concertation, les règles de procédure formelle, en ce qui concerne notamment les délais de convocation et de mise à disposition des documents, doivent être respectés.

Toute disposition doit être prise pour permettre aux représentants syndicaux d'imprimer les documents qui sont nécessaires à l'exercice de leur mandat, sans préjudice des dispositions du décret n° 82-447 du 28 mai 1982 relatif à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique.

Article 9

Engagements des organisations syndicales.

Les organisations syndicales, dans le cadre du bon usage des systèmes d'information du ministère de la défense et des services communs de l'Intradef, s'engagent à : 

• respecter la politique de sécurité des systèmes d'information du ministère de la défense et de l'Intradef ;

• respecter l'ensemble des règles de sécurité applicables aux systèmes ;

• ne pas connecter des ordinateurs privés (ou fournis par leur organisation) au réseau informatique du ministère de la défense ;

• ne pas connecter de supports amovibles privés (ou fournies par leur organisation) au réseau informatique du ministère de la défense ;

• assurer la confidentialité du ou des mots de passe qui leur sont communiqués ;

• ne diffuser que des informations et données d'intérêt général à caractère syndical dont le contenu ne doit comporter ni injure ni diffamation, conformément aux dispositions législatives et réglementaires, et ne pas s'adresser à un responsable sur le mode de l'interpellation ou en diffusant l'équivalent de « lettres ouvertes » ;

• respecter l'obligation de confidentialité à l'égard des documents et informations que les organisations syndicales sont amenées à connaître dans le cadre de leur participation aux instances individuelles ;

• gérer les listes de diffusion conformément aux dispositions législatives en vigueur relatives à l'informatique et aux libertés ;

• respecter les standards techniques du ministère ainsi que le code de bonne conduite à l'usage des utilisateurs de l'Intradef.

Article 10

Engagements de l'administration.

L'administration s'engage à :

• respecter la confidentialité des échanges électroniques entre les agents et les organisations syndicales qui sont confidentiels et protégés par les dispositions applicables au secret des correspondances émises par la voie des télécommunications.

Dans le respect des règles générales de sécurité, les courriels en provenance des organisations syndicales parviennent à leurs destinataires sans blocage ni lecture, dans la limite des dispositifs de sécurité mis en œuvre au sein du ministère ;

• ne pas exercer de contrôle a priori sur le contenu des messages en provenance ou à destination des adresses syndicales fonctionnelles ou sur les auteurs de ces messages ;

• ne pas exercer de contrôle sur le contenu des listes de diffusion utilisées par les organisations syndicales ;

• ne mettre en place une surveillance des connexions relatives aux sites Intradef et aux messageries électroniques syndicales que dans le but de s'assurer et de garantir la sécurité et le fonctionnement normal du système d'information ou de veiller à ce qu'aucune utilisation répréhensible du système d'information ne soit commise.

Les organisations syndicales sont informées des dispositifs mis en place et de leurs finalités dans le cadre des règles générales de mise en œuvre des traitements de données à caractère personnel ;

• ne pas rechercher l'identification des agents qui accèdent aux sites Intradef syndicaux. L'administration ne collecte pas de données à des fins de mesure d'audience sur les pages des sites Intradef syndicaux.

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Article 11

Mesures conservatoires.

En cas de diffusion générale ou d'envois automatiques, créant une entrave significative à l'accomplissement du travail, les messages ou les flux peuvent être bloqués par l'administrateur du réseau informatique qui en informe la DRH-MD/RSSF.

En cas de non-respect des règles fixées par la présente décision, le chef d'organisme informe le référent informatique syndical. Après avertissement, l'administration (DRH-MD/RSSF) peut procéder au retrait des données illicites ou en rendre l'accès impossible.

Après avertissement, l'administration (DRH-MD/RSSF) peut décider de la fermeture du site Intradef syndical de l'organisation syndicale en cause, la fermeture de l'adresse de messagerie syndicale fonctionnelle, ainsi que la fermeture de l'accès à internet, pour une durée qu'il lui appartient de déterminer. L'administration devra communiquer les raisons qui ont conduit à cette décision.

Article 12

Entrée en vigueur.

La présente décision annule et remplace la charte ministérielle sur l'utilisation des technologies de l'information et de la communication par les organisations syndicales du 1er octobre 2003.

La présente décision sera publiée au Journal officiel de la République française.

Fait le 11 décembre 2014.

Jean-Yves Le DRIAN.

 

A N N E X E  I

LEXIQUE

Référent informatique syndical :

Chaque organisation syndicale désigne un référent informatique syndical au niveau ministériel. Il assure l'interface avec l'administration pour toutes les questions relatives à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication.

Responsable de l'adresse de messagerie syndicale fonctionnelle :

L'organisation syndicale doit désigner un responsable pour chaque adresse syndicale fonctionnelle créée.

Le responsable de l'adresse de messagerie syndicale fonctionnelle crée et met à jour les listes de destinataires conformément à la procédure décrite dans la présente décision.

Directeur de publication du site Intradef syndical :

Il est désigné par le responsable de la fédération syndicale ministérielle (secrétaire général, président…).

Il est chargé du site Intradef syndical de son organisation syndicale d'appartenance.

Modérateur(s) du forum de discussion :

Il est désigné par le responsable de la fédération syndicale ministérielle (secrétaire général, président…).

Il est chargé du ou des forums de discussion et/ou blogs de son organisation syndicale d'appartenance.

A N N E X E  II

TEXTES DE RÉFÉRENCE

Arrêté du 26 juillet 2013 portant création par le ministère de la défense d'un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif à la gestion des traces générées par l'utilisation des moyens informatiques.

Directive DCSIC n° 13/DEF/DGSIC du 30 juin 2010 sur la sécurité des accès aux services de l'internet et la sécurité de l'hébergement des services internet du ministère.

Directive DIRISI/SCOE n° 53 « gestion des adresses fonctionnelles et liste de diffusion dans l'Annudef » du 28/08/2013.

Directive n° D-12-005368/DEF/EMA/CPI/SIA/NP du 12 juin 2012 de nommage des annuaires.

A N N E X E  III

RÈGLES D'ENVOI DES MESSAGES ÉLECTRONIQUES

Le volume d'un message électronique (corps du message et pièces jointes) ne doit pas dépasser 10 Mo.

Le nombre maximal de destinataires autorisé par envoi est de 5 000 adresses individuelles.