Préambule.

Chaque année, les services rendus par les fonctionnaires de l'État dans leur poste donnent notamment lieu à l'attribution d'une notation par chaque chef de service.

Cette procédure, qui ne se résume pas à l'obtention d'une note chiffrée, constitue une obligation statutaire et un acte essentiel de management destiné à apprécier la manière de servir des intéressés.

Chaque notateur juridique doit prêter une attention toute particulière aux travaux annuels de notation et à la qualité de ceux-ci afin de noter de la manière la plus équitable possible ses subordonnés.

Ainsi, la présente instruction valant guide du notateur a pour objet de contribuer à l'établissement d'une notation plus juste et transparente, donc mieux admise, et qui réponde aux dispositions du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 et de l'arrêté ministériel du 9 juillet 2003 modifié.

Ce document se veut surtout un outil pratique d'information à destination de l'ensemble des utilisateurs (supérieurs hiérarchiques, notateurs juridiques, services gestionnaires, organisations syndicales, fonctionnaires notés…).

1. Rappel des novations introduites par le décret du 29 avril 2002.

En application du titre II du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 relatif aux conditions générales d'évaluation, de notation et d'avancement des fonctionnaires de l'État et de l'arrêté du 9 juillet 2003 modifié, les principales nouveautés apportées au régime de notation précédemment en vigueur au ministère de la défense concernent les points suivants :

1.1. Suppression de la condition de quatre mois de services effectifs afin de noter un fonctionnaire.

La condition de quatre mois de présence effective dans le service d'emploi est supprimée : tout fonctionnaire, titulaire ou stagiaire, en activité durant la période de référence de la campagne de notation (ANNEXE II) doit désormais recevoir une notation.

En conséquence, tout fonctionnaire actif au moins un jour dans son service, du 1er janvier au 31 décembre de l'année de notation, doit être noté.

Exemples.

Un fonctionnaire stagiaire, un fonctionnaire réintégré au cours de la période de référence (ex. : le 10 novembre de l'année de notation) suite à un congé parental, à une disponibilité, à un congé de longue maladie, etc. est noté. Le notateur juridique apprécie donc sa manière de servir du 10 novembre au 31 décembre de l'année de notation.

Un fonctionnaire ayant travaillé du 1er janvier au 15 mai durant la période de référence puis, placé à compter du 16 mai en congé parental, en disponibilité, en congé de longue maladie etc. est noté. Le notateur juridique apprécie donc sa manière de servir du 1er janvier au 15 mai de l'année de notation.

Dans l'hypothèse où la présence effective d'un fonctionnaire dans son emploi a été très limitée, le notateur juridique précise dans la fiche de notation de l'intéressé qu'une appréciation exacte des mérites professionnels de cet agent est prématurée. Il mentionne toutefois les premières observations qu'appellent de sa part les services rendus par l'agent ainsi que les conditions de son insertion dans l'équipe de travail.

1.2. Suppression du mécanisme de notation dit « hors marge ».

Lorsque la manière de servir d'un fonctionnaire paraissait le justifier, le notateur juridique pouvait précédemment, à titre exceptionnel, attribuer une note située en dehors de la marge positive définie pour chaque échelon.

L'expérience des dernières années a montré de multiples errements en la matière, certains notateurs procédant à des notations hors marge dans la perspective d'un avancement potentiel de grade ou par changement de corps, situation susceptible de créer des iniquités à l'égard d'agents tout aussi performants dont le notateur se tenait à la règle commune.

L'excellence des services d'un fonctionnaire proposé pour un avancement doit donner lieu à une proposition de promotion.

Il a donc été décidé de procéder à la suppression de ce dispositif particulier de sorte que les bornes hautes et basses, définies pour chaque échelon, constituent désormais des limites intangibles.

1.3. Nouvelles modalités de répartition des réductions de temps de service.

La notation chiffrée a une influence sur l'avancement d'échelon. Ainsi, la durée moyenne de temps passé dans chaque échelon par l'agent peut être, le cas échéant, réduite ou augmentée selon l'évolution de la notation chiffrée qu'il a obtenue.

Après avis de la commission administrative paritaire centrale (CAPC), il est attribué, en fonction de l'évolution des notes annuelles des fonctionnaires du corps, des réductions de temps de service (RTS) ou des majorations de temps de service (MTS) par rapport à l'ancienneté moyenne exigée par le statut du corps pour accéder à l'échelon supérieur.

Les titres III et IV du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 introduisent de nouveaux principes régissant l'avancement des fonctionnaires de l'État articulés autour d'un mode de répartition des RTS fondé sur l'évolution de la note chiffrée, et d'un élargissement de l'assiette des RTS distribuables.

En effet, alors que le décret 59-308 du 14 février 1959 (BO/G, p. 953, BO/M, p. 801, BO/A, p. 506) autorisait la répartition, pour des fonctionnaires appartenant à un même corps, d'un nombre total de mois de RTS pour accéder d'un échelon à l'échelon supérieur égal à autant de mois que les 75 p. 100 des agents notés comptaient d'unités (à l'exclusion des agents ayant atteint l'échelon sommital de leur classe ou de leur grade), le nouveau régime étend cette proportion à 90 p. 100 des effectifs notés.

Par ailleurs, 20 p. 100 de l'effectif des agents notés du corps dont la notation aura connu l'année N une évolution maximale par rapport à l'année N — 1 bénéficieront de RTS égales à trois mois. Les autres agents notés (30 p. 100) dont la valeur professionnelle aura été reconnue recevront un mois de RTS.

1.4. Marge d'évolution de la note chiffrée : nouveau fondement de l'attribution des réductions de temps de service pour l'avancement d'échelon.

Aux termes de l'ancien système de notation des fonctionnaires du ministère de la défense, les réductions ou majorations de temps de services (RTS/MTS) étaient allouées au regard de la valeur absolue de la note chiffrée attribuée à l'agent, déterminée à partir d'une note de référence, elle-même encadrée par une plage de notation prévue par un barème.

En application de l'article 13, 1^o et 2^o du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002, seuls 20 p. 100 des fonctionnaires notés d'un corps n'ayant pas atteint l'échelon terminal de leur grade peuvent obtenir une évolution maximale de leur notation chiffrée et donc bénéficier d'une RTS de trois mois. Les autres fonctionnaires du corps n'ayant pas atteint l'échelon terminal de leur grade (30 p. 100 des agents notés) dont la valeur professionnelle est reconnue reçoivent un mois de RTS.

En conséquence, dans le cadre de l'allocation des RTS, c'est dorénavant l'évolution de la note chiffrée (ex. : + 1 point ou + 2 points) d'une année sur l'autre et non plus la notation chiffrée en valeur absolue (ex. : 60) qui servira de référence à la distribution de ces réductions du temps passé dans l'échelon.

L'effectif global par corps des agents bénéficiaires de RTS est égal dans le nouveau système, comme dans le précédent, à 50 p. 100 des agents n'ayant pas atteint l'échelon sommital de leur grade.

Les fonctionnaires notés dans un échelon, dont la durée est fixe, sont notés dans les mêmes conditions que les autres agents et concourent aux calculs d'assiette des trois populations d'agents notés.

Le cas échéant, les mois de RTS non utilisables en raison de la durée fixe de certains échelons sont mis à la disposition de l'administration centrale, après avis des CAPC compétentes.

1.5. Création de commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées.

Les attributions et les modalités de fonctionnement de ces commissions sont précisées au chapitre V du présent guide.

1.6. Notation des fonctionnaires bénéficiant d'un changement de corps au choix ou d'un avancement de grade (au choix ou par examen professionnel) et des fonctionnaires bénéficiant d'un changement d'échelon : le réajustement technique d'alignement.

Le fonctionnaire qui accède au choix au corps supérieur ou qui bénéficie d'une promotion de grade à l'intérieur de son corps ou qui change d'échelon durant la période de référence (1er janvier au 31 décembre), se voit appliquer, par son service gestionnaire, consécutivement à son reclassement dans son corps, grade ou échelon d'accueil, un réajustement technique d'alignement (RTA) à l'effet de le situer dans le barème de notation encadrant son nouvel échelon de classement.

En raison de son caractère d'automaticité, ce réajustement constitue une opération détachée des travaux de notation de sorte qu'elle n'engendre pas, en elle-même, l'attribution de RTS à son bénéficiaire.

Le niveau de note ainsi obtenu par RTA sert de base à la notation de l'agent. Une évolution de 2 points ou d'un point peut affecter le RTA dans les conditions fixées par la présente instruction.

1.6.1. Fonctionnaire bénéficiant d'un changement d'échelon.

Le fonctionnaire du ministère de la défense ayant changé d'échelon durant la période de référence (1er janvier au 31 décembre) bénéficie d'un RTA positionné à la note de référence du barème correspondant à son nouvel échelon de classement si ce niveau n'est pas atteint.

Deux cas de figure sont à distinguer :

• fonctionnaire dont la note chiffrée de l'année N — 1 se trouve en-deçà de la note de référence du nouvel échelon acquis en N : l'agent bénéficie d'un RTA à l'effet de le positionner à la note de référence afférente à son nouvel échelon. Cette opération est effectuée par le gestionnaire de l'agent. Le RTA ainsi déterminé constitue la base de notation dans ce nouvel échelon qui peut donner lieu, le cas échéant, à une marge d'évolution décidée par le notateur juridique ;

• fonctionnaire dont la note chiffrée de l'année N — 1 est égale ou supérieure à la note de référence du nouvel échelon acquis en N : dans ce cas de figure l'agent ne bénéficie pas de RTA au titre de la notation N. La note chiffrée attribuée au titre de l'année N — 1 est maintenue. Cette notation peut donner lieu, le cas échéant, à une marge d'évolution décidée par le notateur juridique.

Exemple pour un changement d'échelon.

Un adjoint administratif du ministère de la défense, classé au 4e échelon du grade d'adjoint administratif, a été noté 58 l'année N — 1 (barème 55-57-63).

Classé au 5e échelon l'année N, l'intéressé bénéficiera d'un RTA positionné à 59, note de référence du nouveau barème de notation de l'échelon (57-59-65).

Ce RTA n'engendre pas en soi de réduction d'ancienneté au profit de cet agent. Il constitue une base pour son notateur juridique qui, compte tenu de l'évolution de la note chiffrée allouée au titre de l'année N — 1, pourra, l'année N, fixer une note chiffrée de 60 ou 61 dont l'évolution éventuelle (+ 1 ou + 2) engendrera l'allocation d'un mois ou trois mois de RTS.

Ancienne situation.	Adjoint administratif 4e échelon.	Barème de notation : 55-57-63.	Année N — 1 : 58
Nouvelle situation.	Adjoint administratif 5e échelon.	Barème de notation : 55-59-65.	Année : RTA 59.

 

1.6.2. Fonctionnaire bénéficiant d'un changement de grade ou de corps.

Le fonctionnaire ayant changé de grade (au choix ou par examen professionnel) ou de corps (au choix) durant la période de référence (1er janvier au 31 décembre) bénéficie d'un RTA positionné par son service gestionnaire.

Après avoir constaté, dans le barème de notation, l'écart existant entre la note chiffrée allouée à l'agent au titre de l'année N — 1 et la note de référence, le gestionnaire reporte cet écart dans la nouvelle plage de notation de l'année N, tout en veillant à conserver un potentiel d'évolution de 4 points en deçà du plafond du barème correspondant à l'échelon ; ceci afin de ne pas bloquer, durant la durée de l'échelon, le potentiel d'évolution de la note du fonctionnaire.

L'attribution de RTS à un agent promu par changement de corps ou de grade au titre de sa première année de notation dans le nouveau corps ou grade, si elle ne peut être exclue par principe, n'est pas de bonne gestion et doit être évitée.

Exemple pour un changement de grade.

Un TSEF de 2e classe au 4e échelon de son grade, noté 84 au titre de l'année N — 1 (barème 76-78-86), a été promu l'année N au grade de TSEF de 1re classe et reclassé au 3e échelon de son grade (86-88-98).

Avant notation, le service gestionnaire fixe un RTA égal à 94. Pour cela, il constate dans le barème précédent, l'écart existant entre la note chiffrée allouée au titre de l'année N — 1 et la note de référence (+ 6 en l'espèce) et reporte cet écart dans le nouveau barème selon les dispositions susmentionnées.

En l'espèce, à partir du RTA de valeur 94, le chef de service notateur juridique détermine, dans le barème de notation (86-88-98) une note chiffrée dont l'évolution éventuelle engendrera l'attribution de RTS.

Ancienne situation.	TSEF 2e classe 4e échelon.	Barème de notation : 76-78-86.	Année N — 1 : 84
Nouvelle situation.	TSEF 1re classe 3e échelon.	Barème de notation : 86-88-98.	Année : RTA 94.

 

Exemple pour un changement de corps.

Une secrétaire administrative de classe exceptionnelle du ministère de la défense, classée au 6e échelon de son grade, notée 88 au titre de l'année N — 1 (barème 84-86-96) a été promue, l'année N, dans le corps des attachés d'administration centrale et reclassée au 8e échelon de son grade (64-66-72). Avant notation, le service gestionnaire fixe un RTA égal à 68.

Pour cela, il se borne à constater, dans le barème précédent, l'écart existant entre la note chiffrée allouée au titre de l'année N — 1 et la note de référence (+ 2 en l'espèce), et reporte cet écart dans le nouveau barème selon les dispositions susmentionnées. En l'espèce, à partir du RTA de valeur 68, le chef de service notateur juridique détermine, dans le barème de notation (64-66-72) une note chiffrée dont l'évolution éventuelle engendrera l'attribution de RTS.

Ancienne situation.	Secrétaire administrative de classe exceptionnelle 6e échelon.	Barème de notation : 84-86-96.	Année N — 1 : 88.
Nouvelle situation.	Attachée d'administration centrale 8e échelon.	Barème de notation : 64-66-72.	Année : RTA 68.

 

1.6.3. Fonctionnaire bénéficiant d'un changement de grade suivi d'un changement d'échelon au cours de la période de référence.

L'agent ayant bénéficié d'un changement de grade suivi d'un changement d'échelon se voit appliquer deux opérations distinctes de gestion :

À la suite du reclassement de l'intéressé dans son nouveau grade, il est fait application d'un RTA changement de grade (cf. 6.2).

À la suite du changement d'échelon :

• si le RTA consécutif au changement de grade est supérieur à la note de référence du nouvel échelon acquis pendant la période de référence, ce RTA constitue la base de notation pouvant donner lieu, le cas échéant, à une marge d'évolution décidée par le notateur juridique ;

• si le RTA consécutif au changement de grade est inférieur à la note de référence du nouvel échelon, alors l'intéressé bénéficie d'un nouvel RTA à l'effet de le repositionner à la note de référence du barème correspondant à son nouvel échelon.

Exemple.

• 1. Le 1er janvier 2005, un ouvrier professionnel (OP), 6e échelon (60-62-70), est reclassé au grade d'ouvrier professionnel principal (OPP) 6e échelon (70-72-82) :

  L'intéressé ayant changé de grade durant la période de référence bénéficie d'un RTA changement de grade, obtenu suite au report, dans la nouvelle plage de notation, de l'écart existant entre la note chiffrée 2003 (en l'espèce 68) et la note de référence (62), écart de 6 points en l'espèce. Le RTA est donc de 78 (72 + 6).

• 2. Le 1er juillet 2005, il est promu au 7e échelon (73-75-85) du grade d'OPP :

  Le RTA appliqué suite au changement de corps (78) est supérieur à la note de référence du nouvel échelon acquis pendant la période de référence (75). L'intéressé ne bénéficie pas de RTA échelon.

  Le RTA changement de corps de 78 constitue alors la base de notation pour l'année 2005, pouvant donner lieu, le cas échéant, à une marge d'évolution décidée par le notateur juridique.

  Le RTA n'est pas applicable au cas d'agents qui ont accédé à un corps par voie de concours interne, externe ou sur titres ou dans le cadre d'un processus de titularisation ou au moyen d'un recrutement dit « sans concours ».

1.7. Notation des fonctionnaires recrutés en application des articles 62 et 64 de la loi n o  2005-270 du 24 mars 2005 portant statut général des militaires.

Les personnels militaires en activité de service, recrutés sur demande agréée par le ministre de la défense, au titre des articles 62 et 64 de la loi 2005-270 du 24 mars 2005 portant statut général des militaires, sont successivement placés dans trois positions distinctes :

Les intéressés sont mis à la disposition d'une administration d'accueil en qualité de stagiaires durant une période de deux mois.

À l'issue de cette période probatoire, ils sont placés auprès de cette administration en position de service détaché durant une année (prolongée une fois le cas échéant).

Au terme de cette année, ces agents peuvent solliciter une intégration dans le corps de fonctionnaires titulaires dont relève l'emploi considéré.

Les agents recrutés en application des articles 62 et 64 de la loi 2005-270 du 24 mars 2005 portant statut général des militaires sont notés, dès leur année de détachement, quelle que soit la durée des services effectifs accomplis durant la période de référence de la campagne de notation des fonctionnaires (ANNEXE IX).

En conséquence, la manière de servir des intéressés au cours de la période de détachement (année N — 1) est prise en compte lors des opérations de notation conduites en année N. Dans ce cadre, l'agent est positionné, en principe, à la note de référence correspondant au 1er échelon du 1er grade de son futur corps d'accueil.

À leur reclassement en échelon, les intéressés bénéficient d'un réajustement technique d'alignement (RTA) à l'effet de les situer sur la note de référence dans le barème encadrant leur nouvel échelon de reclassement.

Le niveau de note ainsi obtenu constitue la base de la notation dans le nouvel échelon.

Exemple de réajustement technique d'alignement d'un fonctionnaire recruté en application des articles 62 et 64 de la loi 2005-270 du 24 mars 2005 portant statut général des militaires :

Ancienne situation fonctionnaire détaché.	Secrétaire administratif 1er échelon.	Barème de notation : 50-52-54.	Année N — 1 : 52 en principe.
Nouvelle situation.	Secrétaire administratif 8e échelon.	Barème de notation : 64-66-72.	Année : RTA 66.

 

Les opérations de réajustement technique d'alignement (RTA) ne peuvent être pratiquées que dans des cas limités et selon les modalités précisées par le présent guide.

1.8. Application de la fiche de notation des « attachés » à l'ensemble des corps de fonctionnaires de catégorie A du ministère de la défense.

L'utilisation de la fiche de notation des attachés d'administration centrale et des membres du corps administratif supérieur, des détenteurs des emplois de chef des services déconcentrés ou de conseiller pour les affaires administratives, des directeurs, délégués principaux et délégués des services déconcentrés est étendue aux autres corps de fonctionnaires de catégorie A, à savoir :

• ingénieurs d'études et de fabrications (IEF) ;

• inspecteurs des transmissions ;

• conseillers techniques de service social.

En conséquence, cette fiche dont le modèle figure en annexe III servira de base à la notation de l'ensemble des corps susmentionnés.

1.9. Création d'un barème de notation propre au corps des directeurs, délégués principaux et délégués des services déconcentrés du ministère de la défense

[décret n^o 97-1144 du 12 décembre 1997 (BOC, 2000, p. 2516), modifié].

Les services déconcentrés chargés des anciens combattants constituent des administrations civiles au sens des deux décrets du 10 mai 1982 ⁽¹⁾, dans lesquelles les directeurs sont notés par les préfets responsables de ces services.

Afin d'harmoniser les conditions de notation de l'ensemble des fonctionnaires en inscrivant le système de notation chiffrée des directeurs, délégués principaux et délégués des services déconcentrés dans la logique de cette nouvelle réglementation, un nouveau barème de notation, par grades et échelons, compris entre 50 et 100 points, a été élaboré pour ce corps de catégorie A (annexe I à l'arrêté du 9 juillet 2003 modifié).

Par ailleurs, la notation des directeurs, délégués principaux et délégués des services déconcentrés du ministère de la défense demeure effectuée au moyen de la fiche de notation (ANNEXE III) définie pour l'ensemble des corps de fonctionnaires de catégorie A du ministère de la défense.

1.10. Conditions de notation des fonctionnaires mis à la disposition pour emploi d'un organisme autre que celui qui les gère (participations internes).

Ces fonctionnaires sont notés par leur service employeur (cf. infra point 2.5. Situations particulières) et sont comptabilisés dans l'assiette de celui-ci.

Les intéressés sont rattachés aux commissions d'harmonisation de deuxième phase de leur employeur.

S'agissant des fonctionnaires relevant pour emploi de la DPSD et en poste dans les services déconcentrés PPSD, il convient d'adresser les travaux d'harmonisation de première phase à la DFP/GPC (bureau de gestion concerné), qui procédera à leur harmonisation dans le cadre des travaux de la commission de synthèse de l'administration centrale, en relation étroite avec la DPSD. Il en est de même pour les fonctionnaires en poste dans les bases de transit interarmées.

2. Conditions de notation des fonctionnaires.

Les conditions de notation des fonctionnaires varient suivant la situation juridique qui a été la leur au cours de la période de référence.

2.1. Période de référence.

La période de référence constitue le cadre chronologique de la notation.

C'est une donnée fondamentale puisqu'elle sert à déterminer si le fonctionnaire doit être noté, et dans quelles conditions [par quel supérieur hiérarchique et quel notateur juridique, dans quel(s) corps…].

La période de référence s'étend du 1er janvier au 31 décembre de l'année de notation aussi bien pour les fonctionnaires des services déconcentrés que pour ceux en fonctions en administration centrale.

Chaque fonctionnaire ayant accompli au moins un jour en position d'activité durant la période de référence fait l'objet d'une notation.

L'échelon à prendre en considération est celui de l'agent au 31 décembre de l'année de référence.

2.2. Calendrier des travaux de notation.

Le calendrier de principe des travaux de notation est le suivant :

2.2.1.

Lancement de la campagne de notation, octobre de l'année de notation (année N).

L'administration centrale (direction de la fonction militaire et du personnel civil, sous-direction de la gestion du personnel civil) diffuse une dépêche destinée à lancer les travaux de notation.

Cette dépêche rappelle les différentes étapes du calendrier des opérations de notation ainsi que certaines modalités substantielles à destination des notateurs juridiques et des services gestionnaires de personnel.

2.2.2.

 Fin de l'édition des fiches de notation, 31 janvier (au plus tard) de l'année N + 1.

Ces fiches sont éditées dès prise en compte des avancements d'échelon selon les modalités décrites au chapitre VII. Elles sont transmises de préférence par voie électronique.

2.2.3.

 Achèvement du travail préparatoire des notateurs juridiques, dernier jour du mois de février de l'année N + 1, terme de rigueur.

2.2.4.

 Envoi des bordereaux récapitulatifs des notations chiffrées au secrétariat des commissions d'harmonisation préalable, avant le 15 mars de l'année N + 1.

2.2.5.

 Date limite de réunion des commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées : 15 avril de l'année N + 1.

2.2.6.

 Date limite de saisie des notations dans SIGALE : 15 mai de l'année N + 1.

2.2.7.

 Fin des entretiens de notation des fonctionnaires : 1er juin de l'année N + 1 au plus tard.

2.2.8.

 Envoi des fiches de notation pour exploitation en CAP : à partir du 1er juin de l'année N + 1.

Le respect de ce calendrier conditionne l'examen des réductions de temps de service (RTS) ainsi que du plus grand nombre possible de requêtes en révision de notation par les commissions administratives paritaires (CAP) au cours du 2e semestre de l'année en cours de laquelle ont été réalisés les travaux de notation (N + 1).

2.3. Corps concernés par le nouveau dispositif de notation (arrêté ministériel du 9 juillet 2003).

La liste des corps concernés par le nouveau dispositif de notation figure en annexe I à l'arrêté du 9 juillet 2003 modifié.

Toutefois, il est précisé que le système de notation ne concerne pas les fonctionnaires suivants :

• les fonctionnaires tenant des emplois de direction en administration centrale : directeurs, chefs de service, sous-directeurs, directeurs de projet ;

• les administrateurs civils ; les agents relevant de corps interministériels (conservateurs généraux et conservateurs du patrimoine, conservateurs des bibliothèques, bibliothécaires adjoints spécialisés, assistants des bibliothèques, professeurs et personnels de direction des établissements d'enseignement, traducteurs des affaires étrangères, chargés d'études documentaires) ;

• les fonctionnaires appartenant à des corps propres aux établissements publics administratifs (EPA) du ministère de la défense.

2.4. Cas général.

Constituent la population à noter, par corps :

Tous les fonctionnaires ayant accompli au moins un jour en position d'activité au cours de la période de référence (du 1er janvier au 31 décembre).

Cette population se subdivise en deux sous-groupes : les agents qui ont atteint l'échelon terminal de leur grade d'une part, les agents dans la situation inverse d'autre part.

En conséquence, les fonctionnaires en activité, y compris les stagiaires, quelle que soit la durée de services effectués au cours de la période de référence sont notés.

Les notateurs juridiques, déterminés à l'article premier de l'arrêté du 9 juillet 2003 modifié, et dans les conditions définies aux chapitres suivants sont, sauf exception prévue dans le présent guide, ceux qui emploient le fonctionnaire lors des travaux de notation. Ce pouvoir s'attache à la qualité de supérieur hiérarchique.

Dans l'hypothèse de la réorganisation d'une direction ou d'un service, d'un changement de titulaire de poste, postérieurement à la période de référence et avant l'achèvement des travaux de notation, le notateur juridique est le cadre qui emploie l'agent lors de ces travaux.

Pour le fonctionnaire qui lors des travaux de notation n'est plus en situation d'activité, le notateur juridique est le dernier employeur.

Cependant, certains agents reçoivent application de règles spécialement adaptées à la situation administrative particulière dans laquelle ils se trouvent.

2.5. Situations particulières.

2.5.1. Fonctionnaires titulaires d'un mandat syndical.

2.5.1.1. À temps complet.

Les fonctionnaires dispensés de service à temps complet au titre de l'exercice d'un mandat syndical et les secrétaires techniques des fédérations syndicales sont notés par l'administration centrale (DFP).

Les projets de fiche de notation des fonctionnaires se trouvant dans cette situation, établis sans proposition de note chiffrée, mais complétés dans la rubrique « Appréciation littérale » par la mention : « l'intéressé est déchargé de service à temps complet pour exercer un mandat syndical » ou « …un emploi de secrétaire technique », seront adressés à la DFP par les services gestionnaires au cours de la première quinzaine de février.

La situation des syndicalistes titulaires d'un mandat exercé à temps complet qui ne sont pas classés au dernier échelon de leur grade fait l'objet d'un examen particulier par la DFP de sorte que, sur le moyen terme, leur situation en matière de RTS soit similaire à celle des fonctionnaires du même grade.

2.5.1.2. À temps partiel.

Les fonctionnaires exerçant un mandat syndical à temps partiel ne font pas l'objet d'un traitement différent de celui de l'ensemble des fonctionnaires du corps auquel il appartiennent et sont donc notés dans les mêmes conditions.

Ils ne peuvent être pénalisés en raison de leurs absences réglementées résultant de l'exercice de leurs fonctions syndicales.

2.5.2. Fonctionnaires détachés.

Dans cette position administrative, les fonctionnaires sont considérés comme détachés à la date d'effet prévue à l'arrêté de détachement, qui coïncide généralement avec la date de prise de fonctions.

Il est rappelé que les fonctionnaires détachés font l'objet d'une double notation, la première dans le corps d'origine et la seconde dans leur corps d'accueil, lorsque le détachement a été prononcé dans un autre corps de fonctionnaires.

2.5.2.1. Détachements entrants.

Les fonctionnaires originaires d'autres départements ministériels, de la fonction publique territoriale ou de la fonction publique hospitalière, détachés auprès du ministère de la défense dans l'un des corps concernés par la présente instruction, sont notés dans les mêmes conditions que les fonctionnaires du corps d'accueil, en fonction des éléments du barème applicable aux grade et échelon dans lesquels ils sont classés au 31 décembre de l'année de notation.

Les établissements ou services qui assurent leur gestion doivent adresser à leur organisme d'origine, en sus de la fiche de notation qui leur est applicable, une copie du barème relatif au corps dont ils relèvent.

Cet envoi est destiné à permettre à cet organisme de procéder à la notation du fonctionnaire, dans son corps ou cadre d'emploi d'origine, conformément aux dispositions de l'article 27 du décret 85-986 du 16 septembre 1985 .

2.5.2.2. Détachements sortants.

  Fonctionnaires détachés sortants au cours de la période de référence.

Le fonctionnaire appartenant à un corps concerné par la présente instruction, détaché auprès d'une autre administration, établissement, service ou entité d'emploi au cours de la période de référence (1er janvier au 31 décembre) compte dans l'assiette de son employeur au ministère de la défense et est noté dans son corps par ce dernier. Cet agent figure dans le bordereau récapitulatif des notations chiffrées établi par le notateur juridique.

  Fonctionnaires détachés sortants à une date antérieure au début de la période de référence.

Le fonctionnaire détaché sortant à une date antérieure au début de la période de référence et n'ayant donc pas été actif au titre du ministère de la défense au cours de celle-ci ne compte pas dans l'assiette de son précédent employeur au ministère de la défense. Il lui est fait application de l'article 27, 1er paragraphe du décret 85-986 du 16 septembre 1985 modifié aux termes duquel le fonctionnaire détaché sortant est noté d'une part, dans son administration ou entité de détachement (en application du système de notation qui lui est propre) et d'autre part, dans son corps d'origine.

  Notation des fonctionnaires détachés sortants dans le corps d'accueil.

Le service gestionnaire du fonctionnaire transmet à l'administration ou à l'organisme de détachement une fiche de notation (modèle défense) en lui demandant de bien vouloir la renseigner et la retourner accompagnée de toutes les indications utiles.

La fiche de notation du fonctionnaire détaché sortant est adressée par le service gestionnaire, soit à l'administration centrale (corps disposant d'une commission administrative paritaire centrale), soit à l'autorité gestionnaire de niveau régional (corps disposant d'une commission administrative paritaire locale) pour visa de l'instance consultative compétente. Elle est ensuite classée au dossier individuel du fonctionnaire.

  Notation des fonctionnaires détachés sortants dans le corps d'origine.

Le concept de la double carrière s'entend en matière d'avancement d'échelon comme impliquant que celui-ci s'effectue à la durée moyenne dans le corps d'origine, de sorte que le fonctionnaire détaché sortant ne bénéficie pas de RTS dans ce corps.

Les intéressés sont donc notés dans leur corps d'origine par reconduction de la dernière notation acquise (note chiffrée attribuée l'année précédente).

2.5.2.3. Détachements spécifiques.

2.5.2.3.1.

Fonctionnaires détachés dans un organisme non soumis à la loi 83-634 du 13 juillet 1983 et la loi 84-16 du 11 janvier 1984 précitées ainsi à la loi n^o 84-53 du 26 janvier 1984 (JO du 27, p. 441) et la loi n^o 86-33 du 9 janvier 1986 (JO du 11, p. 535) modifiée portant respectivement dispositions statutaires relatives aux fonctions publiques territoriale et hospitalière.

Les fonctionnaires détachés sur un emploi (exemple de l'agent détaché dans un EPA sous tutelle du ministère de la défense) n'ont pas de double notation, ce principe n'étant applicable qu'en cas de détachement prononcé dans un autre corps de fonctionnaire.

Ces fonctionnaires sont notés par le gestionnaire dont ils relèvent au sein du ministère de la défense après recueil des éléments communiqués par leur service d'emploi.

2.5.2.3.2.

Fonctionnaires du ministère de la défense détachés pour accomplir une période de scolarité préalable à leur titularisation dans un emploi permanent ou pour suivre un cycle de préparation à un concours.

Ces fonctionnaires (élèves des instituts régionaux d'administration ou du cycle préparatoire au concours d'entrée à l'école nationale d'administration…) sont notés dans leur corps d'origine par leur service d'emploi :

• par reconduction de la note chiffrée attribuée l'année précédente, s'ils ont été détachés à une date antérieure au début de la période de référence ; l'appréciation littérale indiquant la situation de l'intéressé ;

• sur la période d'activité effectuée au ministère de la défense, s'ils ont été détachés au cours de la période de référence.

Le fonctionnaire non titularisé ou non reçu au concours, est réintégré et réfutée dans un service du ministère de la défense. L'intéressé est noté par le notateur juridique qui l'emploie au 31 décembre de la période de référence.

2.5.2.3.3.

 Fonctionnaires titulaires du ministère de la défense accédant par voie de concours à un autre corps du département en qualité de stagiaire (ex. : adjoint administratif lauréat du concours de secrétaire administratif du ministère de la défense).

Ces agents sont détachés, en qualité de stagiaire, dans le corps auquel ils ont accédé par voie de concours et notés au titre de ce corps par le notateur juridique qui les emploie au moment des travaux de notation.

2.5.2.3.4.

 Fonctionnaires du ministère de la défense détachés dans un corps de ce même ministère (ex. : attaché d'administration centrale détaché en qualité d'attaché de service administratif, inspecteur des transmissions détaché dans le corps des ingénieurs d'études et de fabrications…).

Deux fiches de notation (une pour chacun des corps d'appartenance statutaire du fonctionnaire) sont établies mais leur contenu est identique, en ce qui concerne l'appréciation synthétique et l'appréciation littérale. La notation chiffrée dans le corps d'origine de l'agent est établie par reconduction de la dernière notation acquise au titre de ce corps. La carrière échelon de l'agent dans le corps d'origine se poursuit dans les conditions normales à la durée moyenne.

Le notateur juridique est celui qui emploi le fonctionnaire dans son corps de détachement.

2.5.2.3.5.

 Fonctionnaires détachés pour remplir une fonction publique élective ou auprès de parlementaires.

Ces fonctionnaires conservent la note qui leur a été attribuée au titre de l'année précédant leur détachement en vertu de l'article 28 alinéa 2 du décret 85-986 du 16 septembre 1985 .

2.5.2.3.6.

 Fonctionnaires affectés dans les établissements et services de DCN, mis à la disposition ou détachés au profit de l'entreprise nationale.

  Fonctionnaires mis à la disposition de l'entreprise nationale.

Conformément à l'article 3 du décret 2002-832 du 03 mai 2002 ⁽²⁾, le pouvoir de gestion des fonctionnaires mis à la disposition de l'entreprise nationale DCN relève, notamment en matière de notation, du ministre de la défense.

Il leur est fait application du système de notation et des procédures appliquées aux fonctionnaires en activité au ministère de la défense.

C'est toutefois à l'autorité d'emploi des fonctionnaires concernés, c'est-à-dire DCN/SN, qu'il appartient :

• de remplir les feuilles de note des intéressés en précisant leurs fonctions ;

• de compléter leur grille d'appréciation synthétique et leur appréciation littérale en veillant à leur cohérence ;

• de proposer des notes chiffrées en tenant compte des possibilités d'évolution de celles-ci et en respectant les proportions de RTS distribuables, définies par l'article 13.1 et 2 du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002.

Les propositions de notes chiffrées, reportées sur un bordereau récapitulatif du modèle figurant en annexe X sont adressées à la DFP, sous-direction de la gestion du personnel civil, en vue de la préparation des commissions d'harmonisation préalables. Les fiches de notation lui sont également adressées.

Les commissions d'harmonisation préalable des notes chiffrées des fonctionnaires mis à la disposition de la société nationale sont présidées par le sous-directeur de la gestion du personnel civil ou l'un de ses adjoints.

Les notes chiffrées définitives des fonctionnaires mis à la disposition de DCN sont ensuite adressées aux bureaux de gestion des corps concernés dans un bordereau récapitulatif, établi sur le modèle figurant en annexe X.

  Fonctionnaires détachés auprès de l'entreprise nationale.

La notation des fonctionnaires détachés sur un contrat proposé par DCN est établie à partir des fiches d'évaluation mises en place par celle-ci, intégrées à la fiche de notation du ministère de la défense. La note chiffrée attribuée à chaque fonctionnaire détaché et son évolution par rapport à l'année précédente est déterminée en concertation avec DCN.

Dans l'attente de la désignation d'un service assurant le soutien administratif des fonctionnaires détachés à DCN les pouvoirs du notateur juridique sont exercés par la direction de la fonction militaire et du personnel civil.

Les fonctionnaires détachés dans le cadre de DCN continuent à bénéficier de RTS. Leurs notations chiffrées définitives sont arrêtées après réunion des commissions d'harmonisation spécifiques.

Les bordereaux récapitulatifs des notes chiffrées définitives établis pour chaque corps seront transmis par la DFP aux bureaux de gestion des corps concernés.

C'est à l'employeur DCN qu'il appartient de communiquer leurs notes aux fonctionnaires mis à la disposition et détachés conformément aux dispositions du chapitre VI du présent guide. Dans l'éventualité où certains d'entre eux introduiraient des recours en révision de notation auprès des présidents des CAP compétentes, DCN les adresse dans les meilleurs délais à la DFP et y joint les éléments d'appréciation nécessaires à la rédaction de l'avis motivé du notateur juridique.

2.5.2.3.7.

 Notation des fonctionnaires détachés sur un emploi fonctionnel de conseiller pour les affaires administratives (CAA).

Le fonctionnaire détaché sur un emploi fonctionnel de conseiller pour les affaires administratives est noté dans son corps d'origine par le chef de service qui l'emploie. Le modèle de fiche de notation utilisé est celui du corps d'origine.

Le fonctionnaire détaché avant le début de la période de référence (1er janvier au 31 décembre) ne compte pas dans l'assiette du notateur juridique et ne peut prétendre à l'allocation de RTS dans son corps d'origine.

Celui détaché au cours de la période de référence est comptabilisé dans l'assiette du notateur juridique et peut, le cas échéant, bénéficier de RTS.

2.5.3. Fonctionnaires placés en congé de formation.

Ces fonctionnaires, qui sont en position d'activité, sont notés par reconduction de la note attribuée l'année précédente, s'ils ont été en congé de formation à temps complet durant la période de référence et, selon leur activité professionnelle, s'ils ont été en congé de formation à temps partiel.

2.5.4. Fonctionnaires mutés au cours de la période de référence.

Il est rappelé que le notateur juridique d'un fonctionnaire muté au cours de la période de référence est le chef de l'établissement ou du service qui emploi l'agent au 31 décembre de l'année de notation.

La mutation ne saurait en tant que telle justifier une diminution de note.

Le notateur juridique procède à un examen attentif de la notation du fonctionnaire muté en liaison avec son précédent organisme d'emploi. Les fonctions tenues dans l'établissement d'origine doivent être systématiquement mentionnées dans la fiche de notation ainsi que la date de prise de fonctions dans le nouvel emploi.

S'agissant des fonctionnaires en provenance d'établissements restructurés, cette prescription doit être particulièrement observée.

Le fonctionnaire issu d'un organisme restructuré prémuté (deux mois) au cours de la période de référence est noté par son service d'origine et compte dans l'assiette de ce dernier, dans la mesure où, au 31 décembre de l'année de notation, il n'a pas fait l'objet d'une décision de mutation effective dans son service d'accueil.

Le fonctionnaire bénéficiaire, après une période de prémutation, d'une mutation ayant pris effet à partir du 1er janvier de la période de référence de l'année de notation est noté par le service d'accueil et compte dans l'assiette de ce dernier. À cet effet, la notation de l'intéressé devra faire l'objet d'une concertation approfondie avec l'établissement d'origine.

La mobilité fonctionnelle, élément déterminant dans l'enrichissement des parcours professionnels et l'acquisition des compétences, ne peut justifier une baisse de la notation lors de la première notation dans le nouvel emploi, hormis le cas exceptionnel d'inadaptation avérée aux nouvelles fonctions, qui doit être explicité au niveau de l'appréciation littérale.

2.5.5. Fonctionnaires en fonction à l'étranger.

Les fonctionnaires en fonction à l'étranger bénéficient de règles de notation spécifiques. Ils sont notés par les soins de leur service gestionnaire compte tenu des éléments d'appréciation communiqués par le chef de service auprès duquel ils sont affectés.

2.5.6. Fonctionnaires mis à la disposition pour emploi d'un organisme du ministère de la défense autre que celui qui les gère : participations internes ou « PARTIN ».

Ces fonctionnaires sont notés par leur service employeur et concourent à la réalisation des effectifs d'agents notés de ce dernier (et non par leur service gestionnaire).

Ils doivent donc être nettement distingués des fonctionnaires mis à la disposition d'organismes extérieurs au ministère de la défense (cf. point 1.10.10 modifié).

2.5.7. Cas particuliers.

2.5.7.1. Fonctionnaires mis à disposition, servant à l'extérieur du ministère de la défense au titre des participations externes.

Ils sont notés par leur service gestionnaire à partir des éléments communiqués par leur service d'emploi.

Dans le cas d'une mise à disposition auprès d'un organisme associatif, les éléments communiqués sont établis par le président de cet organisme.

Le fonctionnaire en participation externe compte dans l'assiette de son service gestionnaire pendant toute la durée de la mise à disposition. Il est rattaché aux commissions d'harmonisation constituées par ce dernier.

2.5.7.2. Fonctionnaires hors directions et services d'emploi de la délégation générale pour l'armement.

Les agents appartenant à cette population dans laquelle se trouvent des fonctionnaires en PARTIN, en PARTEX, mis à disposition, ou mis pour emploi sont notés, selon le cas de figure, en application des paragraphes précédents.

2.5.7.3. Fonctionnaires mis pour emploi au service de soutien de la flotte et à la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels aéronautiques du ministère de la défense.

Les intéressés sont notés en application de l'article 12215 de l'instruction DEF/SGA/DFP/PER/2 n^o 301 319 du 15 mai 2001 (n.i. BO).

2.5.7.4. Fonctionnaires mis à la disposition des mutuelles du ministère de la défense.

Un fonctionnaire peut être mis à la disposition d'une mutuelle du ministère de la défense, soit en qualité de collaborateur administratif, soit en qualité d'élu ⁽³⁾, à temps complet ou partiel.

En application de l'article 11 du décret 85-986 du 16 septembre 1985 modifié et aux termes des conventions régissant les relations entre le département et certaines de ces mutuelles, il appartient au président de la mutuelle d'établir un rapport sur la manière de servir du collaborateur administratif mis à disposition puis, de transmettre ce document au service gestionnaire. Ce rapport constitue l'appréciation littérale de sa fiche de notation.

Le collaborateur administratif compte dans l'assiette de son service d'emploi s'il a été mis à la disposition de la mutuelle au cours de la période de référence et relève des commissions d'harmonisation auxquelles est rattaché ce dernier.

Le collaborateur administratif mis à la disposition de la mutuelle durant toute la période de référence est pris en charge par son service gestionnaire et relève des commissions d'harmonisation auxquelles est rattaché ce dernier.

L'agent élu exerçant à temps partiel relève pour sa notation de son autorité d'emploi en qualité de fonctionnaire. Cette dernière comptabilise l'intéressé de son assiette et harmonise sa notation selon les dispositions du point 5 de la présente instruction.

Le fonctionnaire mis à disposition d'une mutuelle et investi de fonctions électives exercées à temps complet reçoit en matière de notation application des règles définies par la présente instruction (point 2.5.1) pour les agents exerçant des fonctions syndicales à temps complet (notation par la DFP).

2.5.7.5. Fonctionnaires affectés dans les centres interarmées de reconversion.

Le fonctionnaire employé par un centre interarmées de reconversion (CIR), en participation interne (PARTIN), relève du périmètre d'emploi « services déconcentrés », sous l'autorité fonctionnelle de la direction de la fonction militaire et du personnel civil, sous-direction de l'accompagnement professionnel et de la reconversion (DFP/APR).

Noté par la DFP sur proposition du chef de CIR, l'intéressé est comptabilisé dans l'assiette de cette sous-direction et relève des commissions d'harmonisation mises en place par la direction de la fonction militaire et du personnel civil, quel que soit son service gestionnaire.

2.5.8. Fonctionnaires stagiaires.

Il convient de souligner que le décret 94-874 du 07 octobre 1994 modifié ⁽⁴⁾ ne réglemente pas le régime de notation des stagiaires.

Alors que la période d'activité des stagiaires nouvellement affectés à la défense est réputée débuter le jour de leur prise de fonctions, celle des stagiaires déjà en service au ministère de la défense, est réputée débuter à compter du lendemain de la date de l'arrêté de nomination (sauf si cet arrêté prévoit une date d'effet particulière).

L'accomplissement de quatre mois d'activité effectifs dans un emploi en qualité de stagiaire au cours de l'année de référence ne constitue plus une condition pour être noté.

Le notateur juridique précise dans la fiche de notation d'un stagiaire affecté depuis peu de temps dans le service qu'une appréciation exacte des mérites professionnels de cet agent est prématurée. Il mentionne toutefois ses observations sur la capacité du stagiaire à s'intégrer dans une équipe de travail et à faire preuve de conscience professionnelle.

Il en est de même pour tout agent dont la durée d'affectation dans le service est très limitée au regard de la période de référence (fonctionnaire réintégré suite à un congé parental, à une disponibilité, à un congé de longue maladie, détaché entrant…).

Le cas du fonctionnaire muté est évoqué au point 5.4.

En conséquence, tout fonctionnaire stagiaire ou titulaire ayant accompli au moins un jour en position d'activité dans son poste est noté ; il n'y a donc plus lieu de distinguer en l'espèce la situation des stagiaires qui occupaient un emploi public au sein du département préalablement à leur nomination dans leur nouveau corps défense, de celle des stagiaires qui n'occupaient pas d'emploi public au sein du ministère de la défense.

2.5.9. Fonctionnaires détachés, affectés ou mis à disposition des établissements publics administratif sous tutelle du ministère de la défense.

Le fonctionnaire, détaché ou affecté dans un établissement public administratif (EPA) sous tutelle du ministère de la défense et rémunéré sur ses fonds propres, est noté par le directeur de l'établissement, notateur juridique. La notation chiffrée de l'intéressé fait l'objet d'une harmonisation par une commission de première phase constituée par l'EPA sur la base des effectifs de fonctionnaires employés par corps.

Un procès-verbal de la commission d'harmonisation accompagné d'un bordereau récapitulatif comprenant notamment la notation chiffrée de l'intéressé, par EPA et par corps, est adressé à la direction de la fonction militaire et du personnel civil, sous-direction de la gestion du personnel civil, bureau des affaires communes (DFP/GPC/BAC), qui procède à la mise en place d'une commission d'harmonisation nationale (CHN).

Cette instance réunit l'ensemble des chefs de service, notateurs juridiques des EPA, représentés personnellement ou par l'un de leurs adjoints directs.

Le fonctionnaire mis à disposition d'un EPA (PARTEX) et rémunéré par le ministère de la défense est noté et harmonisé par l'EPA, par corps, dans une commission de première phase distincte de la précédente. Il appartient à chaque EPA d'adresser les bordereaux récapitulatifs et les procès-verbaux de cette instance aux gérances de la direction de la fonction militaire et du personnel civil, sous-direction de la gestion du personnel civil (DFP/GPC), à l'effet de faire assurer la prise en charge de ces agents lors des commissions d'harmonisation nationales (CHN) ou de synthèse (CHS) compétentes.

Cette solution est adoptée en gestion pour tenir compte de la multiplicité actuelle des services gestionnaires de fonctionnaires placés pour emploi auprès des EPA en PARTEX.

2.6. Détermination du notateur juridique.

Il appartient au chef de service d'apprécier la collaboration de ses subordonnés et de les noter en vertu de l'article 55 de la loi 84-16 du 11 janvier 1984 .

Ce pouvoir s'attache à la qualité de supérieur hiérarchique.

2.6.1. Agents en fonctions à l'administration centrale.

2.6.1.1. Fonctionnaires de catégories A et B.

Ont la qualité de notateur juridique, tous les directeurs et chefs de service d'administration centrale, quels que soient la catégorie et le nombre de fonctionnaires notés.

2.6.1.2. Fonctionnaires de catégorie C.

Ont la qualité de notateur juridique, tous les sous-directeurs ou chargés de sous-direction d'administration centrale, quel que soit le nombre de fonctionnaires notés.

2.6.2. Agents en fonctions dans les services déconcentrés.

Peuvent se voir attribuer la qualité de notateur juridique, sous réserve qu'ils soient officiers supérieurs ou agents de catégorie A, tous les chefs de service et d'établissement en services déconcentrés, quels que soient la catégorie et le nombre de fonctionnaires notés.

2.6.3. Fonctionnaires exerçant leur activité au sein de l'entreprise nationale DCN (cf. supra point 2.5).

2.6.4. Conseillers techniques et assistants de service social.

2.6.4.1.

Les directeurs locaux de l'action sociale ont la qualité de notateur juridique en ce qui concerne les membres des corps de conseillers techniques et d'assistants de service social.

2.6.4.2.

 Le sous-directeur des actions sociales de la DFP a la qualité de notateur juridique pour les agents appartenant à ces deux corps et affectés outre-mer ou à l'étranger.

2.7. Détermination de la note chiffrée.

Il est recommandé de bien situer le fonctionnaire noté au regard de son corps d'appartenance.

À ce propos, il convient de préciser que la situation de l'agent noté s'apprécie, non à la date à laquelle les travaux de notation sont entrepris, mais au regard de la période de référence au titre de laquelle la notation est effectuée.

Pour ce faire, le notateur devra répondre aux questions suivantes :

Quelle est la période de référence afférente à la notation ?

Quelle est la situation du fonctionnaire dans ce corps (stagiaire, titulaire, détaché, titulaire d'un mandat syndical à temps complet, etc.).

A t-il accompli au moins un jour de travail en position d'activité dans son service ?

Dans quel échelon était-il classé au 31 décembre de l'année de référence et quelle est la plage de notation correspondante ?

Y a t-il lieu à réajustement technique d'alignement (RTA) et celui-ci a t-il été arrêté par le service gestionnaire ?

Quelle note et quelle marge d'évolution lui ont été notifiées l'année précédente (N — 1) si la notation s'inscrit dans la 2e année du cycle de notation ?

Chaque notateur affecte au fonctionnaire noté, une note déterminée à partir des barèmes établis par corps, grades et échelons qui figurent en annexe I à l'arrêté du 9 juillet 2003 modifié.

Pour l'attribution de la note chiffrée, l'échelon à prendre en considération est celui détenu par le fonctionnaire concerné au 31 décembre de l'année de notation. Dans l'hypothèse où l'acte prononçant l'avancement d'échelon est attendu mais non intervenu, le fonctionnaire est noté dans l'échelon prévu compte tenu de la durée moyenne applicable ainsi que des RTS déjà acquises, le cas échéant.

Le fonctionnaire promu au titre de l'année N dont l'arrêté de nomination a été pris avant le 1er janvier de l'année N + 1 est noté dans son nouveau corps, grade et échelon.

En revanche, le fonctionnaire promu au titre de l'année N dont la nomination dans son nouveau corps, grade ou échelon est intervenue après le 01/01 de l'année N + 1 est noté dans la situation juridique qui est la sienne au 31 décembre de l'année N, c'est-à-dire au titre du corps, grade ou échelon auquel il appartenait préalablement à sa promotion. La date à prendre en compte est celle de l'arrêté ministériel (corps, grade) ou de l'acte de promotion en échelon.

Pour chaque corps, grade et échelon, la note de référence correspond à la notation d'un agent dont les aptitudes professionnelles et la manière de servir donnent satisfaction, compte tenu de son grade et de son ancienneté de service dans son corps.

Pour l'attribution de la note chiffrée, le notateur juridique dispose d'une plage de notation, variable selon les grades, encadrant la note de référence correspondant à l'échelon de l'agent noté, qui lui permet de moduler par points entiers dans la limite de deux points par période de deux années la note chiffrée attribuée en fonction de la manière de servir de l'intéressé.

Il appartient à chaque notateur juridique de mentionner, dans l'encadré de la fiche de notation, la note attribuée l'année N ainsi que la marge d'évolution (+ 1 ; + 2 ; = ; — 1 ; — 2) attribuée à cette note chiffrée par rapport à celle notifiée au titre de l'année N — 1 au fonctionnaire. Le chef de service renseigne également l'encadré consacré aux réductions de temps de service (ou majorations de temps de service) en indiquant le nombre de mois attribués (1 ou 3 mois) au titre de l'année N.

Si le fonctionnaire a bénéficié d'un réajustement technique d'alignement (RTA), le niveau de note est indiqué dans la case de la fiche de notation prévue à cet effet.

La marge d'évolution négative est limitée à deux points par période de deux ans. Toutefois, la baisse de la note chiffrée doit être très fortement argumentée et justifiée dans l'appréciation littérale. Elle ne peut être appliquée que dans des cas où le fonctionnaire a gravement démérité de sorte que l'efficacité du service s'en est trouvée affectée.

C'est l'évolution positive de la note qui détermine l'attribution de bonifications d'ancienneté pour l'avancement d'échelon (RTS).

L'indication de la marge d'évolution de l'agent est essentielle, la répartition des RTS s'effectuant dorénavant au regard de l'évolution de la note chiffrée et non plus par rapport à sa valeur absolue.

Cette règle de marge d'évolution maximale de la note chiffrée de deux points sur deux ans est applicable à l'ensemble du personnel civil, y compris aux agents situés à l'échelon sommital de leur grade (la totalité des agents à l'échelon sommital peut bénéficier, sur une année, de l'évolution maximale).

  Exemple.

Un adjoint administratif du ministère de la défense classé au 5e échelon du grade d'adjoint administratif (1re année dans l'échelon) est noté 60 au titre de l'année 2002.

En 2003 (N — 1), cet agent pourra recevoir :

• soit une note inférieure à 60 (cas exceptionnel) ;

• soit une note de valeur identique ;

• soit une note chiffrée augmentant de + 1 ou + 2 points maximum (61 ou 62) ce qui conduit à attribuer 1 mois (pour une note de 61) ou 3 mois (note de 62) de RTS.

Au titre de l'année 2004 (année N), on pourra attribuer à l'intéressé :

• soit une note inférieure (cas exceptionnel) ;

• soit une note de valeur identique (pas d'évolution) ;

• soit une note majorée d'un point, si la note en 2003 est de 61 ce qui conduit à attribuer un mois de RTS.

L'agent qui a obtenu 62 en 2003 ne peut voir évoluer sa note chiffrée en 2004 car le capital de points d'évolution sur deux ans (+ 2) est épuisé.

L'intéressé retrouve, en 2005, les deux points de capital d'évolution de sa note chiffrée.

La note chiffrée s'apprécie donc pour un même fonctionnaire par période consécutive de deux ans : 2003/2004 puis, 2005/2006 et ainsi de suite.

3. Modalités d'attribution des réductions ou majorations de temps de service.

Ce point concerne exclusivement les fonctionnaires n'ayant pas atteint le dernier échelon de leur grade.

L'expression « réduction de temps de service » n'est applicable qu'aux personnels contractuels ; pour les fonctionnaires les textes prévoient l'usage de l'expression « réduction de la durée moyenne des services ».

Cependant, dans le langage courant l'expression « réduction de temps de service » est employée. Pour cette raison, elle est également utilisée dans la présente instruction sous le sigle « RTS » ou « MTS » pour majoration de temps de service.

3.1. Nouveau fondement : l'évolution de la note chiffrée.

3.1.1. Évolution maximale de la note chiffrée : deux points.

En application de l'article 13.1 du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002, l'évolution de la note chiffrée constitue dorénavant le fondement de la répartition des RTS.

La marge d'évolution maximale a été fixée à deux points par période de deux années par l'article 2, B de l'arrêté du 9 juillet 2003 modifié.

En conséquence, 20 p. 100 des fonctionnaires notés du corps considéré dont la note chiffrée aura connu une progression de deux points par rapport à celle de l'année précédente bénéficieront de trois mois de réductions de temps de service.

3.1.2. Évolution de la note : un point.

Par ailleurs, l'évolution à la hausse de la note de un point conditionne l'attribution de RTS, un mois, à 30 p. 100 des fonctionnaires notés du corps concerné.

Les proportions de 20 p. 100 de RTS à trois mois et de 30 p. 100 de RTS à un mois sont impératives à l'échelle du corps de fonctionnaires concerné.

En revanche, le notateur juridique qui estime n'être pas en mesure d'observer ces proportions, compte tenu de la structure de la population (nouveaux arrivants, réintégrants, détachés entrants récents…), est conduit à ne pas utiliser les entiers disponibles qui sont par conséquent restitués à la commission d'harmonisation de niveau supérieur, pour répartition au titre de l'année de notation ou de l'année suivante. Ce cas de figure présente un caractère exceptionnel.

3.2. Assiette élargie à 90 p. 100 des fonctionnaires notés par corps.

L'article 12 du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 procède à un élargissement de la masse de RTS disponibles à l'échelle du corps de fonctionnaires considéré.

Il sera réparti, désormais, une enveloppe de mois de réductions de temps de service égales à 90 p. 100 de l'effectif des agents notés du corps (hors fonctionnaires ayant atteint le dernier échelon de leur grade).

Cette masse de RTS sera également plus conséquente dès lors que les fonctionnaires ayant moins de quatre mois de services effectifs, qui n'étaient précédemment pas notés, abonderont dorénavant l'enveloppe globale de RTS.

3.3. Intervention des commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées.

L'harmonisation est principalement destinée à assurer le respect des proportions de RTS distribuables définies à l'article 13 du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 soit 20 p. 100 des fonctionnaires du corps bénéficiaires de trois mois de RTS et 30 p. 100 recevant un mois de RTS.

Ce point est développé au point 5 du présent guide.

3.4. Majorations de temps de service.

Des majorations de la durée de service requise pour accéder d'un échelon à l'échelon supérieur peuvent, après avis de la commission administrative paritaire compétente, être appliquées chaque année, sans toutefois qu'aucune d'elles ne puisse être supérieure à la réduction maximum qui est susceptible d'être accordée aux fonctionnaires les mieux notés du même corps (trois mois).

Ces majorations ne sont pas utilisables au niveau des notateurs juridiques et sont, après recueil de l'avis des CAPC, mises à la disposition de l'administration centrale (DFP).

Une majoration de temps de service (MTS) de trois mois est associée à une baisse de la notation chiffrée de deux points, une MTS d'un mois à une baisse de un point. Le dossier de proposition de MTS, qui comporte un rapport argumenté de l'employeur, est soumis à l'avis de la CAPC compétente, avant décision de l'administration centrale.

L'agent qui fait l'objet d'une proposition de MTS doit en être informé. Sa notation chiffrée résulte de la décision prise par l'administration centrale après avis de la CAPC.

La MTS peut être appliquée à un agent situé à la borne basse de son barème de notation, la note étant alors maintenue à ce niveau.

3.5. Report de réductions de temps de service en cas de changement de corps ou de grade.

Dans l'hypothèse d'un changement de grade, il convient d'appliquer l'article 15, deuxième alinéa du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 au terme duquel les RTS non utilisées pour un avancement d'échelon sont conservées dans l'échelon de reclassement du nouveau grade, dans la limite de la réduction maximale susceptible d'être accordée dans ce nouvel échelon.

Dans l'hypothèse d'un changement de corps, les RTS non utilisées sont perdues.

4. Contenu et établissement de la fiche de notation.

Les modèles de fiche de notation de la campagne de notation 2005 figurent en annexes III et IV de la présente instruction.

L'attention des notateurs juridiques est appelée sur la nécessité de renseigner avec soin et précision l'ensemble des rubriques des deux modèles de fiche de notation figurant en annexes III et IV. Ces dernières constituent, en effet, des documents de référence importants pour la carrière d'un fonctionnaire et, en particulier, pour son avancement.

4.1. Modèles de fiches de notation.

L'une à l'usage des fonctionnaires de catégorie A (attachés d'administration centrale, du corps administratif supérieur des services déconcentrés, détenteur des emplois de chef de services déconcentrés ou de conseiller pour les affaires administratives, directeurs, délégués principaux et délégués des services déconcentrés du ministère de la défense, ingénieurs d'études et de fabrications, inspecteurs des transmissions et conseillers techniques de service social.

L'autre à destination des fonctionnaires de catégories B et C listés en annexe I à l'arrêté du 9 juillet 2003 modifié.

La fiche de notation des fonctionnaires de catégorie A, utilisée précédemment pour les corps d'attachés d'administration centrale, du corps administratif supérieur des services déconcentrés, les détenteurs des emplois de chef de services déconcentrés ou de conseiller pour les affaires administratives et les directeurs, délégués principaux et délégués des services déconcentrés du ministère de la défense, est ainsi étendue aux corps d'ingénieurs d'études et de fabrications, d'inspecteurs des transmissions et de conseillers techniques de service social.

Chacun des deux modèles de fiche de notation comprend notamment une grille d'appréciation synthétique constituée d'un ensemble de critères d'appréciation correspondant aux fonctions exercées par les fonctionnaires concernés.

Les fonctions exercées par l'agent et spécialement les points forts de son activité au cours de l'année de notation doivent être décrites de manière précise et complète en excluant l'emploi de sigles dont la notoriété n'est pas établie. Le nombre d'agents éventuellement encadrés, classés par niveau, doit être systématiquement indiqué.

Le texte de l'appréciation littérale du fonctionnaire doit être rédigé en cohérence avec l'évolution de la note chiffrée et la grille d'appréciation synthétique. Le notateur se reportera avec profit aux annexes I et V qui précisent notamment les conditions dans lesquelles l'appréciation littérale doit être établie.

Aussi, à partir des deux modèles de fiche de notation sont énumérés, ci-après, les points devant faire l'objet d'une attention particulière.

4.2. Élaboration de la fiche de notation.

La fiche de notation figurant en annexe III est à utiliser pour la notation des fonctionnaires appartenant à des corps de catégorie A et en annexe IV pour les corps de catégories B et C.

4.2.1. Situation Morgane.

À compter de la notation 2005 figure la situation Morgane de l'agent noté, c'est-à-dire la famille professionnelle et l'emploi type de l'intéressé. Cette rubrique sera pré-renseignée par l'application SIGALE.

4.2.2. Formation initiale.

Après renseignement de la rubrique relative à l'identité de l'agent, à sa situation statutaire et à ses diplômes, par les soins du service gestionnaire, le notateur juridique vérifie, au besoin avec l'agent, les indications portées sur la fiche.

4.2.3. Trois précédents postes occupés (pour les fonctionnaires de catégorie A).

Le service gestionnaire mentionne dans cette rubrique les trois derniers postes occupés par l'agent que l'affectation dans ces postes résulte d'une mutation géographique ou d'une mutation fonctionnelle, d'un détachement… et cela quel que soit le corps d'appartenance de l'intéressé au cours de la période durant laquelle il a exercé ses fonctions.

Par ailleurs, il convient de préciser le niveau d'emploi exercé et le domaine ou la spécialité d'emploi (administration générale, ressources humaines, juridique, gestion économique et financière, communication, informatique, international, marchés…) en indiquant les périodes d'activité.

4.2.4. Fonctions actuelles exercées.

Après avoir renseigné la date de prise de fonctions de l'intéressé, le chef de service dresse la liste des activités du fonctionnaire en précisant les principales caractéristiques du poste occupé (adjoint au chef de bureau, chef de gérance ou de section, chargé d'études au sein du bureau, rédacteur, secrétaire, vaguemestre…).

Il lui appartient de décliner les activités occasionnelles ou secondaires du fonctionnaire noté et de mentionner le personnel civil et/ou militaire encadré par l'agent en indiquant les effectifs et les niveaux d'emploi (A, B, C) de ces personnels.

4.2.5. Renseignement de la grille d'appréciation synthétique au moyen d'un ensemble de critères.

La grille d'appréciation synthétique est renseignée par le supérieur hiérarchique direct en mettant une croix dans la colonne correspondant au jugement porté au regard de chaque critère.

Outre les capacités personnelles et relationnelles, le notateur évalue le professionnalisme de l'agent noté, sa capacité à s'organiser, le volume de travail effectué et, le cas échéant, son aptitude à l'encadrement.

Le positionnement des croix doit permettre une progression au sein du poste. En conséquence, il est recommandé aux responsables hiérarchiques de ne pas placer la majorité des croix dans les colonnes « excellent » dès la prise d'un nouveau poste de façon à ne pas bloquer le fonctionnaire dans sa marge d'évolution et à conserver un caractère significatif à la grille.

L'annexe V donne une définition précise des critères à apprécier afin d'aider le supérieur hiérarchique direct dans son travail de renseignement de la grille d'appréciation synthétique.

L'usage des colonnes « excellent » et « insuffisant » doit être réservé aux fonctionnaires dont la manière de servir correspond expressément à ces critères.

Tout notateur utilisant l'une ou l'autre de ces colonnes doit justifier précisément cette utilisation dans le texte de l'appréciation littérale.

Par ailleurs, la colonne « non apprécié » de la grille d'appréciation synthétique propre aux fonctionnaires de catégorie A, pourra être utilisée, en tant que de besoin, dans l'hypothèse où la présence récente de l'agent dans son poste ne permet pas d'évaluer un des critères de la grille et dans celle où la nature de l'emploi ne comporte pas l'exercice de certaines fonctions (ex-cadre chargé de mission sans encadrement).

Enfin, on distingue traditionnellement la note chiffrée des appréciations littérales qui décrivent de façon plus explicite la valeur professionnelle des fonctionnaires notés.

4.2.6. Appréciation littérale sur la manière de servir.

Avec un vocabulaire personnalisé et approprié, le chef de service détaille l'appréciation qu'il porte sur son collaborateur, sa capacité à évoluer, voire à exercer des fonctions supérieures.

Il convient de veiller, dans la rédaction de cette rubrique, à la cohérence et à l'adéquation entre l'appréciation et la position des croix dans la grille.

4.2.7. Note chiffrée pour l'année en cours.

L'année de notation est appelée année N.

L'encadré de la fiche de notation comprend :

• la plage de notation de la note attribuée l'année N — 1 ;

• la note chiffrée attribuée l'année N — 1, et l'évolution affectée à la note chiffrée N — 1 ;

• le RTA alloué, le cas échéant, l'année N ;

• la plage de notation de la note attribuée l'année N ;

• la note chiffrée de l'année N, et l'évolution de cette note par rapport à celle attribuée l'année N — 1 ;

• enfin, la masse de RTS ou de MTS (un mois ou trois mois) allouée à l'année N.

Après avoir constaté l'évolution de la note chiffrée attribuée au titre de l'année N — 1 au fonctionnaire (+ 2, + 1, =, — 1, — 2), le notateur juridique renseigne, dans l'encadré de la fiche de notation réservé à cet effet :

• la marge d'évolution positive, égale ou négative appliquée par rapport à la note chiffrée de l'année N — 1 ;

• la note chiffrée attribuée l'année N ;

• et la RTS ou MTS qui en découle (un ou trois mois).

Il appartient aux notateurs de bien distinguer, lors des travaux de notation, entre fonctionnaires appartenant à des corps de catégories A, B ou C en ce sens que le niveau de compétences et d'expertise requis est évidemment gradué selon la catégorie d'appartenance. Les capacités managériales doivent être appréciées avec davantage d'exigence pour les fonctionnaires de catégorie A pour lesquels il y a là un élément essentiel d'appréciation.

4.2.8. Visa de la commission administrative paritaire centrale ou locale.

Cette rubrique permet de faire figurer les visas rendus sur la notation par la commission administrative paritaire compétente.

5. Les commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées ; rôle, compétences, composition, organisation et fonctionnement.

Le nouveau régime de notation, largement structuré autour des modalités d'attribution des RTS impose une préparation du travail de notation chiffrée dont l'objectif est d'assurer la mise en oeuvre du dispositif prévu par l'article 13 du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002.

En effet, une population d'agents notés n'ayant pas atteint le dernier échelon de leur grade, devra être répartie, au titre de l'année de notation, en quatre groupes distincts regroupant :

• les agents dont les résultats professionnels justifient qu'ils soient particulièrement distingués, par l'attribution de deux points d'évolution maximale de la note chiffrée ;

• les agents dont les résultats conduisent à les distinguer par l'attribution d'un point d'évolution de cette note ;

• les agents qui, sans avoir démérité, conservent le niveau de note chiffrée acquis l'année précédente et dont la situation devra être spécialement examinée dans le cadre des travaux de notation de l'année N + 1 ;

• les agents qui, compte tenu d'observations sévères sur leur manière de servir, voient le niveau de leur note chiffrée baisser.

Le premier groupe compte 20 p. 100 des agents, appelés à bénéficier de trois mois de RTS, le second compte 30 p. 100 des agents, appelés à bénéficier d'un mois de RTS, le troisième (et le quatrième groupe s'il existe) compte(nt) 50 p. 100 des agents.

Parmi ces derniers, nul ne bénéficie, au titre de l'année de notation, de RTS; les agents dont la note est en baisse peuvent se voir appliquer une majoration de temps de service en échelon après recueil de l'avis de la CAPC.

Les proportions ci-dessus rappelées sont applicables par corps et à l'échelon national.

La répartition des agents des différents corps sur l'ensemble du territoire et dans diverses entités d'emploi, la diversité des effectifs concernés, la nécessité de respecter le pouvoir de notation des chefs de service et d'assurer l'homogénéité des travaux de notation, conduisent à la mise en place de commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées.

Le rôle et les compétences de ces commissions, leur composition et leur organisation, les procédures applicables sont précisées ci-après.

5.1. Rôle et compétences.

Les commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées ont une compétence attachée à la préparation du travail de notation qui ne doit pas être confondue avec le pouvoir de notation, qui appartient aux chefs d'établissement ou d'unité ayant la qualité de notateur juridique.

À ce titre, les commissions d'harmonisation :

• 1. Vérifient l'observation stricte des proportions d'agents entrant dans la première population à distinguer (20 p. 100), et dans la seconde (30 p. 100).

• 2. Vérifient que ne figurent pas dans la liste des 20 p. 100, des agents qui figuraient déjà l'année précédente du même cycle de notation de deux ans dans l'une des deux listes des 20 p. 100 et 30 p. 100.

• 3. Vérifient que ne figurent pas dans la liste des 30 p. 100, des agents qui figuraient déjà l'année précédente du même cycle de notation de deux ans dans la liste des 20 p. 100.

• 4. Constatent l'existence de fractions d'unités (rompus) non utilisées à l'issue des calculs (20 p. 100, 30 p. 100) et organisent, entre les services concernés, la répartition de ces fractions utilisables soit au titre de l'année de notation, soit au titre de l'année suivante.

  Les fractions résultant du calcul des 20 p. 100 permettent de compléter la liste des agents bénéficiant d'une évolution de deux points ; les fractions résultant du calcul des 30 p. 100 sont affectées à la liste des agents bénéficiant d'une évolution d'un point.

  Les commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées doivent élaborer un schéma conforme aux dispositions du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 comportant 50 p. 100 des agents pour une évolution de note chiffrée (+ 2 ou + 1) dont 20 p. 100 pour une évolution de deux points.

  Afin de ne pas dépasser, au plan national, ces proportions réglementaires, aucun arrondi de calcul n'est possible.

  La ventilation dans les commissions d'harmonisation des RTS issues de la totalisation des rompus ou, à titre exceptionnel, des entiers non utilisés constatés au niveau de chaque notateur juridique peut s'effectuer au regard des critères indicatifs suivants, par ordre de priorité décroissante :

  • fonctionnaire(s) isolé(s) dont les mérites ont pu ne pas être reconnus par suite d'absence d'entier(s) disponible(s) ;

  • fonctionnaire relevant d'un employeur doté d'un rompu proche de l'unité (0,8 ; 0,9) ;

  • fonctionnaire noté par un employeur pourvu d'une assiette de notation plus restreinte que celle des autres employeurs et dont les mérites ont pu ne pas être reconnus par suite d'absence d'entier disponible.

  Sauf cas exceptionnel dûment justifié, un chef de service ne peut obtenir le bénéfice de plus d'un entier dans chacune des populations (20 et 30 p. 100) de fonctionnaires examinées en séance.

• 5. Prennent connaissance des propositions des chefs de service concernant la répartition des agents notés entre les populations décrites ci-dessus et spécialement la première regroupant 20 p. 100 des agents.

• 6. S'assurent que ces propositions, formulées par corps, se situent en cohérence avec la structure du corps et que les agents distingués pour bénéficier d'une évolution de leur note chiffrée (+ 2, + 1) sont harmonieusement répartis entre les différents grades du corps.

  Tout schéma tendant à privilégier un grade est à proscrire absolument.

  Les commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées ne peuvent en aucun cas substituer leur appréciation sur les mérites professionnels des agents à celle formulée par les chefs de service employeurs, seuls compétents en matière de notation.

  Le classement, par ordre alphabétique, des agents dans l'une des trois populations d'agents notés (quatre le cas échéant) relève de la seule responsabilité des employeurs et des notateurs juridiques dont ils relèvent (cas où l'employeur n'a pas la qualité de notateur juridique).

• 7. Examinent la situation en matière de notation des agents parvenus au dernier échelon de leur grade, auxquels sont applicables les marges d'évolution de deux et un point(s) mais non les proportions de 20 et 30 p. 100 destinées à assurer la répartition des réductions de temps de service pour l'avancement d'échelon.

  Il est rappelé à cet égard que la notation chiffrée ne doit pas être considérée comme un élément déterminant pour les travaux d'avancement par changement de grade ou de corps, l'appréciation littérale et le classement préférentiel de l'agent, dans son service d'emploi et aux différents niveaux de classements intermédiaires, étant examinés en priorité.

5.2. Composition et organisation.

5.2.1. Composition.

Les commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées regroupent l'ensemble des chefs de service relevant d'une même commission d'harmonisation (cf. infra) représentés personnellement, par l'un de leurs adjoints directs ou par un cadre gestionnaire, et accompagnés, en tant que de besoin, de l'agent responsable du dossier.

Elles sont présidées, selon le cas (cf. infra, effectifs concernés et conditions de présidence) :

• par le notateur juridique, lorsqu'elles ont pour objet de préparer le travail de notation de l'ensemble d'unités ou d'établissements relevant de ce notateur (par exemple, en administration centrale, pour la notation des personnels de catégorie C, le sous-directeur notateur juridique préside une commission regroupant l'ensemble des chefs de bureau concernés) ;

• par l'autorité délégataire des pouvoirs de gestion du ministre de la défense en vertu des dispositions de l'article 3 du décret 2000-1048 du 24 octobre 2000 (BOC, p. 4676) et de l' arrêté du 24 octobre 2000 (BOC, p. 4678) modifié de même date pris pour son application dont relève organiquement un ensemble de notateurs juridiques ;

• par le chef de service s'il emploie au moins cinquante agents d'un même corps ;

• par le directeur local d'action sociale ;

• par l'autorité centrale d'emploi (DPMAT, DPMAA…) ;

• par le ministre (DFP).

5.2.2. Organisation.

Le nouveau régime de notation demeure sans incidence sur la responsabilité des chefs de service employeurs en matière de notation, ce qui suppose que la notation chiffrée de l'agent soit arrêtée par le notateur juridique et au plus près de l'agent.

Toutefois, la situation des effectifs de certains services ou unités, ne permet pas de procéder, au niveau du service ou de l'unité, à une équitable répartition des agents entre les populations décrites ci-dessus, l'assiette du calcul des 20 p. 100 (cinq agents au moins d'un même corps) n'étant pas réalisée.

Des commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées doivent donc être mises en place, à divers niveaux pour tenir compte de la diversité des situations d'emploi et des corps d'appartenance des fonctionnaires notés.

Ces commissions d'harmonisation peuvent se réunir par voie électronique ou visioconférence, notamment lorsqu'un nombre restreint de cadres y participe. Les membres titulaires de la CH peuvent se faire représenter par un cadre gestionnaire.

5.2.2.1. Fonctionnaires appartenant à un corps de catégories B et C.

Dans les cas exceptionnels, où l'effectif de cinq agents d'un même corps n'est pas réalisé au niveau de l'autorité délégataire des pouvoirs de gestion ministériels, une commission d'harmonisation est placée auprès de l'entité centrale d'emploi des fonctionnaires concernés.

Cette commission examine le cas des agents notés seuls au niveau du délégataire intermédiaire des pouvoirs de gestion ministériels et de ceux appartenant, à ce niveau, à une population de moins de six agents dont la situation a été préalablement examinée par la commission préparatoire d'harmonisation des personnels isolés (CPHPI) régionale.

Il peut donc exister des agents d'un même corps relevant de commissions d'harmonisation situées à différents niveaux.

La mise en place d'une commission au niveau de l'entité centrale d'emploi ne peut être utilisée dans les autres hypothèses ; la procédure de notation devant demeurer conforme à l'organisation déconcentrée de la gestion du personnel civil.

Dans les cas exceptionnels où un ou des fonctionnaire(s) appartenant à un corps de catégorie B ou C serai(en)t isolé(s) au sein de leur entité d'emploi au niveau dit « régional », sa (leur) situation sera (ont) examinée(s) par la commission d'harmonisation de synthèse (CHS) mise en place par la direction de la fonction militaire et du personnel civil, sous-direction de la gestion du personnel civil (DFP/GPC), pour les agents servant en administration centrale ministérielle.

Les principes décrits ci-dessous sont applicables à la délégation générale pour l'armement (DGA) qui les adapte compte tenu de ses structures propres et de l'absence d'échelon régional ; la notation relevant de la seule responsabilité du chef de service employant l'agent.

5.2.2.2. Fonctionnaires appartenant à un corps de catégorie A.

Compte tenu des effectifs concernés, et du fait que la gestion des carrières et des parcours professionnels est opérée au plan national, la situation de ces cadres est examinée selon les modalités précisées dans le tableau figurant ci-après.

Les agents notés seuls au niveau de l'autorité délégataire intermédiaire sont pris en charge par la commission d'harmonisation de synthèse par entité d'emploi (CHSEE) et pour l'administration centrale, par la commission d'harmonisation nationale (CHN).

L'architecture des commissions d'harmonisation des notations chiffrées, fondées sur les effectifs constatés par corps et sur le dispositif de déconcentration issu du décret 2000-1048 du 24 octobre 2000 (BOC, p. 4676) et la catégorie (A, B, C) à laquelle appartient le corps considéré, sont précisées dans le tableau ci-après :

Table 1. Fonctionnaires de catégorie A.

Commissions d'harmonisation.		Services déconcentrés.	AC (hors ministérielle).	AC ministérielle.
1re phase.	1 à 5 agents (1) : CPHPI.	Délégataires intermédiaires (2) du pouvoir de gestion (3).	Entité centrale d'emploi (DPMAT…).	Directeur ou chef de service.
	6 à 49 : CPH.	Délégataires intermédiaires du pouvoir de gestion (3).	Autorité employeur et collaborateurs employeurs directs.	Sous-directeur (4) employeur et collaborateurs employeurs directs.
	50 et au-delà : CPHP.	Autorité employeur.	Autorité employeur et collaborateurs employeurs directs.	Autorité employeur et collaborateurs employeurs directs.
2e phase.	CHSEE.	Entité centrale d'emploi (DPMAT…).	Entité centrale d'emploi (DPMAT…).	DFP et représentants des organismes concernés.
3e phase.	CHN.	DFP.	DFP.	DFP.
AC ministérielle : directions et services du SGA et organismes rattachés au ministre de la défense. CPHPI : commission préparatoire d'harmonisation des personnels isolés. CPHP : commission préparatoire d'harmonisation propre. CHSEE : commission d'harmonisation de synthèse par entité d'emploi. CPH : commission préparatoire d'harmonisation. CHN : commission d'harmonisation nationale.
(1) Effectifs à noter par corps y compris les agents situés au dernier échelon de leur grade. (2) Dits « régionaux ». (3) Prévus à l'article 3 du décret 2000-1048 du 24 octobre 2000 . (4) Autorité employeur de niveau hiérarchique directement inférieur au directeur chef de service.

 

Table 2. Fonctionnaires de catégorie B et C.

Commissions d'harmonisation.		Services déconcentrés.	AC (hors ministérielle).	AC ministérielle.
1re phase.	1 à 5 agents : CPHPI.	Délégataires intermédiaires du pouvoir de gestion (1).	Entité centrale d'emploi (DPMAT…).	Directeur ou chef de service.
	6 à 49 : CPH.	Délégataires intermédiaires du pouvoir de gestion (1).	Chef de service employeur et collaborateurs employeurs directs.	Sous-directeur employeur et collaborateurs employeurs directs.
	50 et au-delà : CPHP.	Chef de service employeur et collaborateurs employeurs directs.	Chef de service employeur et collaborateurs employeurs directs.	Autorité employeur et collaborateurs employeurs directs.
2e phase.	CHS.	Délégataires intermédiaires du pouvoir de gestion (1).	Entité centrale d'emploi pour sa portion centrale.	DFP avec la participation des organismes concernés.
AC ministérielle : directions et services du SGA et organismes rattachés au ministre de la défense. CPHPI : commission préparatoire d'harmonisation des personnels isolés. CPHP : commission préparatoire d'harmonisation propre. CHS : commission d'harmonisation de synthèse.
(1) Prévus à l'article 3 du décret 2000-1048 du 24 octobre 2000 .

 

Dans l'hypothèse où un fonctionnaire de catégorie B ou C appartient, au niveau de son entité centrale d'emploi, à une population inférieure à cinq agents, son dossier est pris en charge par la CHS constituée par la DFP/GPC.

5.2.2.3. Corps de conseillers techniques de service social et d'assistants de service social.

Les directeurs locaux de l'action sociale président deux commissions préparatoires d'harmonisation compétentes l'une, pour les conseillers techniques de service social l'autre, pour les assistants de service social placés sous leur autorité.

Pour les conseillers techniques de service social, le sous-directeur des actions sociales de la DFP préside une commission d'harmonisation nationale (CHN) réunissant les directeurs locaux de l'action sociale. L'inspecteur technique des corps de conseillers et d'assistants de service social participe à ces travaux en qualité de rapporteur.

Cette instance examine tout spécialement la situation du ou (des) fonctionnaire(s) noté(s) seul(s) au niveau d'une commission préparatoire placée auprès d'un directeur local d'action sociale ainsi que celle des fonctionnaires en poste outre-mer ou à l'étranger.

Pour les assistants de service social, le sous-directeur des actions sociales de la DFP préside une commission d'harmonisation des personnels isolés (CPHPI) compétentes à l'égard des assistants de service social apparaissant comme isolés (— de cinq agents) au niveau de leur direction locale d'action sociale et de ceux en poste outre-mer ou à l'étranger.

L'architecture des commissions d'harmonisation compétentes à l'égard des conseillers techniques de service social et d'assistants de service social est la suivante :

Table Tableau n° 1. Corps de conseillers techniques de service social.

Corps de conseillers techniques de service social.	Commission préparatoire au niveau de la direction locale d'action sociale (CPDLAS).	Directeurs locaux de l'action sociale.
	Commission d'harmonisation nationale (CHN).	DFP/SDAS avec les directeurs locaux de l'action sociale, ITAS en qualité de rapporteur.

 

Table Tableau n° 2. Corps d'assistants de service social.

Corps des assistants de service social en fonctions en métropole (assiette supérieure à cinq unités).	Commission d'harmonisation de synthèse au niveau de la direction locale d'action sociale (CHSDLAS).	Directeur local de l'action sociale, assisté de la conseillère technique de direction, rapporteur et chefs de districts sociaux.
Corps des assistants de service social en fonctions en métropole (assiette inférieure ou égale à cinq unités), outre-mer ou à l'étranger.	Commission d'harmonisation des personnels isolés (CPHPI).	DFP/SDAS et directeurs locaux de l'action sociale concernés, ITAS en qualité de rapporteur.

 

5.2.2.4. Fonctionnaires de catégories A, B et C employés dans les départements et territoires d'outre-mer ainsi qu'à l'étranger (hors postes permanents à l'étranger).

Les COMSUP et les COMFOR procèdent aux commissions d'harmonisation de 1re phase (CPHPI, CPH et CPHP) et utilisent à leur niveau, par corps, et dans la mesure du possible, la totalité des entiers disponibles.

L'harmonisation de seconde phase relève de la DFP/GPC qui procède à la distribution des fractions d'entiers constatés à l'issue des commissions de première phase (et des entiers demeurés disponibles, le cas échéant).

À cette fin, les COMSUP/COMFOR adressent à la DFP/GPC (gérances concernées) les procès-verbaux et les bordereaux récapitulatifs résultant des travaux de première phase, en précisant, par corps, le nom de l'agent qu'ils souhaitent récompenser lors des CHN/CHS.

5.2.2.5. Fonctionnaires détachés, affectés ou mis à disposition des établissements publics administratifs sous tutelle du ministère de la défense.

Les modalités de notation de ces fonctionnaires sont précisées au point 2.5.9 (cf. supra).

L'architecture des commissions d'harmonisation compétentes pour ces agents est la suivante :

Table Tableau n° 3. Fonctionnaires de catégorie A, B et C détachés ou affectés dans les EPA et rémunérés sur leurs fonds propres.

Effectifs de fonctionnaires à noter par corps (1).	Nature de la commission d'harmonisation.	Positionnement et acteurs.
De 1 à 5 fonctionnaires.	Commission préparatoire d'harmonisation des personnels isolés (CPHPI).	Directeur de l'EPA et supérieurs hiérarchiques directs.
De 6 à 49 fonctionnaires inclus.	Commission préparatoire d'harmonisation (CPH).	Directeur de l'EPA et supérieurs hiérarchiques directs.
50 fonctionnaires et au-delà.	Commission préparatoire d'harmonisation propre (CPHP) à l'établissement.	Directeur de l'EPA et supérieurs hiérarchiques directs.
Fonctionnaires pris en charge par les commissions préparatoires en 1re phase (CPHPI, CPH et CPHP).	Commission d'harmonisation nationale tous EPA (CHS ou CHN selon la catégorie du corps).	DFP/GPC et directeurs des EPA ou leurs représentants.
(1) Y compris les agents situés au dernier échelon de leur grade.

 

Table Tableau n° 4. Fonctionnaires de catégorie A, B et C mis à disposition des EPA et rémunérés par le ministère de la défense.

Effectifs de fonctionnaires à noter par corps (1).	Nature de la commission d'harmonisation.	Positionnement et acteurs.
De 1 à 5 fonctionnaires.	Commission préparatoire d'harmonisation des personnels isolés (CPHPI).	Directeur de l'EPA et supérieurs hiérarchiques directs.
De 6 à 49 fonctionnaires inclus.	Commission préparatoire d'harmonisation (CPH).	Directeur de l'EPA et supérieurs hiérarchiques directs.
50 fonctionnaires et au-delà.	Commission préparatoire d'harmonisation propre (CPHP) à l'établissement.	Directeur de l'EPA et supérieurs hiérarchiques directs.
Fonctionnaires pris en charge par les commissions préparatoires en 1re phase (CPHPI, CPH et CPHP).	Commission d'harmonisation de synthèse (CHS) ou commission d'harmonisation nationale (CHN).	DFP/gérances de GPC et directeurs des EPA ou leurs représentants.
(1) Y compris les agents situés au dernier échelon de leur grade.

 

5.2.2.6. Situation des fonctionnaires employés par le service historique de la défense et le service d'infrastructure de la défense.

5.2.2.6.1. Fonctionnaires du service historique de la défense.

5.2.2.6.1.1. Contenu

L'architecture des commissions d'harmonisation des notations chiffrées des fonctionnaires de ce service est arrêtée par le chef du SHD dans le cadre général défini par la présente instruction.

Les notations chiffrées des fonctionnaires de catégorie A du SHD sont harmonisées en CHSEE par ce service, puis en CHN.

Les notations chiffrées des fonctionnaires de catégories B et C du SHD sont harmonisées par ce service, y compris à l'égard des fonctionnaires maintenus à titre personnel dans le périmètre d'emploi de l'administration centrale lors de la constitution de ce service.

5.2.2.6.1.2. Contenu

L'architecture des commissions d'harmonisation des notations chiffrées des fonctionnaires du SID est définie par le directeur central de ce service dans le cadre général défini par la présente instruction. Compte tenu des principes de gestion déconcentrés du personnel civil de la défense et de l'effectif concerné, un niveau régional de ce service est défini à l'effet de procéder à l'harmonisation des notations chiffrées des fonctionnaires des catégorie A, B et C.

À l'issue de cette première harmonisation opérée au sein du SID, sont mises en oeuvre les procédures suivantes :

• fonctionnaires de catégorie A : l'harmonisation des notations chiffrées se poursuit en CHSEE du SID, puis en CHN ;

• fonctionnaires de catégorie B et C : ces fonctionnaires sont rattachés, pour harmonisation en CHS, à la CHS de l'autorité régionale délégataire des pouvoirs de gestion ministériels qui assure la gestion administrative des agents. Un représentant du SID, désigné au niveau régional par le directeur central du SID assiste à la réunion de la CHS et participe à la répartition des entiers et fractions d'entiers disponibles.

5.2.3. Conditions de présidence des commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées.

5.2.3.1.

 Les commissions préparatoires d'harmonisation des personnels isolés sont présidées par l'autorité délégataire du pouvoir de gestion ministériel, ou l'un de ses adjoints directs désigné pour ce faire.

5.2.3.2.

 Les commissions préparatoires d'harmonisation sont présidées par l'autorité délégataire du pouvoir de gestion ministériel, ou l'un de ses adjoints directs, ou un chef de service désigné pour ce faire.

5.2.3.3.

 Les commissions préparatoires d'harmonisation propres à un service sont présidées par le chef de service ou l'un de ses adjoints directs désigné pour ce faire.

5.2.3.4.

 Les commissions d'harmonisation de synthèse par entité d'emploi (CHSEE/DPMAT, etc.) et les commissions d'harmonisation nationales sont présidées par l'autorité désignée pour ce faire par le directeur auprès duquel elles siègent.

Cette autorité est choisie parmi les subordonnés directs du directeur concerné et doit avoir la qualité d'officier général, de chef de service ou de sous-directeur d'administration centrale.

5.3. Procédures applicables.

Les commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées sont convoquées par le président sitôt terminée l'exploitation des travaux de notation chiffrée transmis par l'ensemble des chefs de service relevant de la commission.

Il est dressé un procès-verbal des travaux de chaque commission, sur le modèle de celui figurant en annexe XI, précisant notamment :

• la date de la réunion ;

• l'identité de l'ensemble des participants ;

• les effectifs d'agents notés concernés par corps et par service ou unité administrative relevant de la commission ;

• les modalités du calcul des fractions d'unités non utilisées par un service ou une unité administrative ;

• le total d'unités disponibles après somme des fractions d'unités ;

• le, ou les, service(s) bénéficiaire(s) de ces unités et obtenant donc un nombre d'agents évoluant de deux points supérieurs à 20 p. 100, ou évoluant d'un point supérieur à 30 p. 100 ;

• l'identité des agents bénéficiaires du calcul précédent, par corps.

La notation des agents figure sur les bordereaux récapitulatifs des notations chiffrées établis sur le modèle joint en annexe X du présent guide. Le modèle de bordereau est transmis à l'ensemble des chefs de service par voie électronique au début des travaux de notation.

Le procès-verbal, comportant en annexe les bordereaux récapitulatifs, est adressé d'une part à l'ensemble des chefs de service concernés, à charge pour eux d'en faire opérer la diffusion pour assurer l'information des agents, d'autre part, au président de la CAPL concernée, si elle existe et enfin, au président de la CAP centrale (DFP/GPC).

À réception du procès-verbal de la commission, les chefs de service procèdent à l'achèvement des travaux de notation chiffrée des agents ; les notes étant alors définitives.

Les commissions d'harmonisation compétentes à l'égard des marges d'évolution des notes chiffrées, ne reçoivent pas les fiches de notation des agents et n'ont à connaître de la situation de ceux-ci en matière de notation chiffrée que dans la limite du travail de répartition des rompus.

Les chefs de service présents, ou leurs représentants peuvent évoquer, en séance, diverses situations particulières qui leur paraissent pouvoir justifier de l'attribution d'un entier ou d'une fraction d'unité disponible (rompu).

Toutefois, une exception à cette règle est admise pour les commissions préparatoires d'harmonisation compétentes à l'égard des personnels isolés (CPHPI) qui doivent être informées des appréciations portées sur la manière de servir des fonctionnaires pour assurer la juste répartition de ceux-ci dans les populations de 20 p. 100 et 30 p. 100 de bénéficiaires de RTS.

Le président de la commission d'harmonisation, après avoir entendu les observations des représentants des chefs de service, recherche une solution de consensus entre ceux-ci et, à défaut, décide de cette répartition pour l'année de notation considérée.

Report des réductions de temps de service non utilisées :

Principes :

• 1. Les entiers et fractions d'entiers constituant un reliquat car non utilisés au titre de l'année N sont reportés sur l'année N — 1.

• 2. Dans les calculs et dans tous les cas, pour la notation au titre de l'année N + 1, le reliquat (ou partie de reliquat) issu des travaux de notation de l'année N est utilisé en premier.

• 3. Les entiers issus d'un reliquat N, non utilisés en N + 1 sont perdus. Les rompus d'entiers (0,1 à 0,9) sont reportés sur l'exercice N + 2.

Table 3. Exemples.

	Reliquat N (2003).	Entiers globaux (1) N + 1 (2004).	Entiers utilisés N + 1 (2004).	Reliquat N + 1 (2004).	Report sur N + 2 (2005).
Cas no 1.	0,8	4,2	4	0,2	0,2
Cas no 2.	1,3	16	15	1	1
Cas no 3 (R N + 1 < R N).	15,6	19,9	7	12,9	4,3 (reliquat N + 1 — reliquat N non utilisé = 12,9-8,6)
Cas no 4.	0,4	4,2	3	1,2	1,2
(1) Entiers globaux N + 1 = reliquat N + reliquat 1re phase N + 1.

 

Il appartient aux entités centrales d'emploi et aux autorités délégataires des pouvoirs de gestion ministériels visées à l'article 3 du décret 2000-1048 du 24 octobre 2000 d'assurer, compte tenu de la répartition des effectifs dans les différents corps de fonctionnaires, l'organisation des commissions d'harmonisation préalable des notations chiffrées dans le cadre prévu par la présente instruction.

6. L'entretien de notation.

6.1. Considérations d'ordre général : préparation de l'entretien.

Cet entretien est obligatoirement conduit par un agent de catégorie A ou un officier supérieur.

La communication de la notation est effectuée au cours d'un entretien de notation, conduit par le notateur juridique ou l'un de ses collaborateurs de niveau I.

Lorsque le noté est lui-même un fonctionnaire de niveau I, l'entretien doit être obligatoirement conduit par le notateur juridique ou par l'un de ses adjoints directs ou un cadre désigné pour ce faire par le notateur juridique. Ce cadre doit posséder au minimum un grade supérieur à celui de l'agent reçu en entretien.

Cet entretien est obligatoire. Il constitue une étape indispensable dans le processus de la notation.

L'entretien annuel est donc l'occasion d'un véritable dialogue entre le notateur et le fonctionnaire noté.

Les fonctionnaires notés sont reçus en entretien de manière individuelle. Tout entretien mettant en présence plusieurs agents notés est à proscrire formellement. L'agent ne peut demander à être accompagné d'un tiers pour cet entretien.

L'agent noté doit être avisé de la date et de l'heure de l'entretien quelques jours à l'avance. Le notateur doit se rendre disponible et planifier ses rendez-vous.

Il doit réunir certains éléments concrets sur la situation professionnelle du collaborateur qu'il s'apprête à recevoir.

6.2. Objectifs de l'entretien de notation.

L'entretien de notation doit remplir deux fonctions principales :

• une fonction de dialogue ;

• une fonction d'analyse des résultats et de définition d'objectifs.

6.2.1. Fonction de dialogue.

Le notateur doit parler à son collaborateur mais aussi se préparer à l'écouter.

Il lui revient la responsabilité d'instaurer un climat de confiance propice à l'échange d'informations entre les participants à cet entretien.

Le notateur présente la notation et développe ses appréciations portées sur l'activité professionnelle de son collaborateur en toute objectivité et en se fondant sur les faits.

Il suscite l'expression de l'agent noté sur sa propre perception de son travail, de ses résultats, de ses besoins, de ses motivations et, le cas échéant, de ses difficultés ainsi que sur la manière dont il envisage son avenir professionnel.

6.2.2. Fonction d'analyse des résultats et de définition d'objectifs.

Cet entretien est l'occasion de faire le bilan de la période écoulée en analysant l'ensemble des difficultés qui ont pu être rencontrées aux fins d'envisager les moyens susceptibles d'être mis en place pour y remédier.

En fonction de l'emploi tenu par l'agent et des caractéristiques de son service, la définition d'objectifs clairs, simples et réalistes doit être, dans la mesure du possible, recherchée.

Lors de l'entretien, le notateur prend soin de déceler le potentialités de son collaborateur, son souhait d'exercer des responsabilités plus importantes ou d'assumer de nouvelles fonctions.

Il est judicieux de réfléchir ensemble à l'évolution prévisible du poste tenu (contenu et liaisons potentielles avec d'autres parties du service).

Par ailleurs, il convient d'envisager, le cas échéant, l'adaptation du collaborateur aux exigences professionnelles du poste de travail dans sa situation actuelle ou future.

Dans l'hypothèse où il décèlerait certaines lacunes, le notateur doit pouvoir, par ailleurs, conseiller utilement telle ou telle formation professionnelle.

En conclusion, cet entretien ne revêt pas de formalisme particulier, mais doit être propice à instaurer un climat de confiance et à trouver des axes constructifs pour les deux parties en présence.

L'entretien devient un outil privilégié de communication et de gestion.

Le champ d'application de cet entretien est susceptible, au-delà de ces deux fonctions principales, d'évoluer à moyen terme en application du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 dont le titre I instaure un entretien d'évaluation des fonctionnaires.

6.3. Communication des éléments constitutifs de la notation.

La notification de la fiche de notation à l'agent ne doit intervenir qu'après la réunion de la commission d'harmonisation de synthèse (CHS) ou nationale (CHN) compétente pour le corps considéré.

Au cours de l'entretien de notation, le fonctionnaire reçoit communication de la note chiffrée et de l'ensemble des éléments composant sa fiche de notation. L'intéressé en prend connaissance, porte, le cas échéant, ses observations dans l'emplacement réservé à cet effet puis date et signe sa fiche de notation.

L'attention des notateurs juridiques est appelée sur la nécessité de faire signer et dater la fiche de notation par le fonctionnaire noté qui reçoit copie de celle-ci à l'issue de l'entretien.

Ce dernier dispose d'un délai de quarante-huit heures, à compter de l'entretien, pour porter des observations, s'il le souhaite, sur sa fiche de notation.

Pour ce faire, il se rend au service gestionnaire qui lui remet dans les locaux du service, l'original de sa fiche de notation.

Il est rappelé que le fait d'apposer sa signature ne signifie pas que l'agent approuve la notation dont il fait l'objet. Cette communication qui vaut notification de la notation, fait courir les délais de recours.

Dans l'hypothèse où le fonctionnaire noté refuserait d'apposer sa signature sur la fiche de notation, le notateur mentionne ce refus de manière explicite à l'emplacement normalement réservé à la signature de l'agent.

Puis, le notateur date et signe au-dessous de la mention qu'il aura portée.

Par ailleurs, les fonctionnaires absents du service pendant la période des entretiens de notation reçoivent communication de la photocopie de leur fiche de notation par courrier avec avis de réception ou par courrier simple contre récépissé.

Le fonctionnaire doit retourner le récépissé ainsi que sa fiche de notation datée et signée dans les quinze jours suivant sa réception.

Passé ce délai et bien que la fiche de notation n'ait pas été adressée par l'intéressé au service gestionnaire compétent, la commission administrative paritaire du corps considéré pourra se réunir aux fins d'examiner les fiches de notations des membres du corps de fonctionnaires concerné.

6.4. Information des agents sur leurs perspectives d'avancement.

Par ailleurs, les agents sont informés au cours de l'entretien de notation de leurs perspectives d'avancement. Le responsable de l'entretien indique au fonctionnaire proposable s'il est (ou sera) proposé au niveau de l'établissement ou du service, compte tenu des informations disponibles au moment de cet entretien.

7. Modalités de saisie des notations chiffrées dans SIGALE.

Les listes des notateurs juridiques sont envoyées chaque année à la DFP/GPC.

Il est demandé de transmettre, dans les mêmes conditions, à la DFP/GPC/1/BDD SIGALE avec copie à la gérance du corps concerné (et aux présidents des CAPL compétentes pour les corps de secrétaires administratifs, d'adjoints administratifs, d'ouvriers professionnels et de techniciens supérieurs d'études et de fabrications), les modifications éventuelles de ces listes qui permettront d'actualiser les tables informatiques des notateurs juridiques. Les documents transmis porteront au regard de chaque notateur la mention « nouveau notateur » ou « ancien notateur à invalider » selon le cas.

Les deux modèles de fiche de notation mentionnés au chapitre IV, à l'exception des fiches de notation concernant les fonctionnaires notés sur 20, ne devront être édités qu'après prise en compte des avancements d'échelon de l'année N consécutifs aux réductions de temps de service (RTS) accordées au titre de la notation de l'année N — 1, après lancement de la dernière campagne d'avancement d'échelon N et de la première campagne d'avancement d'échelon N + 1.

7.1. Fonctionnaires appartenant à un corps d'administration centrale, fonctionnaires rémunérés sur les crédits d'administration centrale (y compris ceux de la DGA et de DCN) et fonctionnaires des services déconcentrés chargés des anciens combattants.

Pour l'ensemble de ces fonctionnaires, dans le cadre de la mise en oeuvre du système de gestion informatisée du personnel (SIGALE), le bureau central de gestion concerné de la DFP/GPC sera chargé d'effectuer la saisie des notes chiffrées au vu des copies de bordereaux récapitulatifs des notations chiffrées dont le modèle figure en annexe X renseignés par les notateurs juridiques.

7.2. Fonctionnaires des services déconcentrés en fonctions dans les états-majors et services communs.

Pour les fonctionnaires des services déconcentrés en fonction dans les états-majors et services communs (EMSC), la saisie des notes chiffrées est effectuée par les directions locales du service national pour les fonctionnaires des services déconcentrés relevant de la direction du service national et par les autorités régionales pour les fonctionnaires des services déconcentrés relevant des EMSC.

7.3. Fonctionnaires relevant des commandements supérieurs et des commandements des forces armées.

Cette opération est assurée par la DFP/GPC, au vu des copies de bordereaux récapitulatifs des notations chiffrées (ANNEXE X) qui lui sont adressés par les COMSUP et les COMFOR après avoir été dûment renseignés par les notateurs juridiques.

7.4. Fonctionnaires des services déconcentrés en fonctions à la direction générale pour l'armement.

Pour chaque corps de fonctionnaires des services déconcentrés en fonctions à la DGA, il appartient à la DGA/DRH d'adresser à la DFP/GPC/BAC (gérance concernée) les copies des bordereaux récapitulatifs des notations chiffrées (modèle précité) renseignés par les notateurs juridiques intéressés.

7.5. Fonctionnaires détachés auprès de l'entreprise nationale DCN.

Concernant les fonctionnaires des services déconcentrés mis à la disposition de la société nationale DCN ou détachés dans le cadre de la société nationale DCN, la cellule de gestion DCN (GPC/CGDCN) adresse aux bureaux de gestion d'administration centrale concernés les copies de bordereaux récapitulatifs des notations chiffrées.

7.6. Fonctionnaires de catégorie B (SA) en fonctions à la caisse nationale militaire de sécurité sociale et dans les services déconcentrés de l'office national des anciens combattants et victimes de guerre.

Le décret 2004-1460 du 23 décembre 2004 opère la fusion des corps des secrétaires administratifs du ministère de la défense, des secrétaires administratifs des services départementaux de l'ONAC et de la CNMSS.

Les notes chiffrées des intéressés devront donc être déterminées, à compter de la notation 2005, selon le barème applicable au corps des secrétaires administratifs du ministère de la défense.

L'édition des fiches de notation pour l'année 2005 est à la charge de la CNMSS et de l'ONAC ; ces fiches sont établies selon le modèle de fiche de notation du ministère de la défense.

8. Examen de la notation, des réductions de temps de service et majorations du temps de service par les commissions administratives paritaires.

8.1. Examen de la notation.

8.1.1. Corps dotés de commissions administratives paritaires locales.

En application de l'article 10 II, 11^o de l'arrêté du 25 février 2003 modifié, les commissions administratives paritaires locales constituées pour les corps de secrétaires administratifs, de techniciens supérieurs d'études et de fabrications, d'adjoints administratifs et ouvriers professionnels ont compétence pour examiner les fiches de notation établies à l'égard des fonctionnaires des corps précités et les requêtes en révision de notation exercées par les intéressés.

8.1.2. Corps non dotés de commissions administratives paritaires locales.

Pour les corps de fonctionnaires autres que ceux énumérés au point 1.1, l'examen des fiches de notation et des requêtes en révision de notation déposées par les fonctionnaires intéressés est de la compétence des commissions administratives paritaires centrales.

Il appartient aux différents services gestionnaires d'adresser, selon les corps d'appartenance, les fiches de notation soit aux commissions administratives paritaires locales soit aux commissions administratives paritaires centrales.

8.2. Examen des réductions de temps de service et des majorations du temps de service.

Les réductions de temps de service sont réparties entre les fonctionnaires de chaque corps considéré distingués par une évolution positive de leur notation chiffrée après avis de la CAPC compétente.

Dans cette perspective, pour chaque corps de fonctionnaire, la commission administrative paritaire compétente reçoit, de chaque commission d'harmonisation préalable des notations chiffrées compétente pour le corps considéré, l'ensemble des copies des bordereaux récapitulatifs des notations chiffrées et des procès-verbaux des travaux de chaque commission.

Des majorations de temps de service peuvent être attribuées à des fonctionnaires dont la manière de servir est insuffisante après avis de la CAPC du corps d'appartenance des fonctionnaires considérés.

9. Contestation de la notation.

Après avoir reçu communication de sa fiche de notation, le fonctionnaire dispose de deux mois, à compter de la notification de sa notation (c'est-à-dire à compter de la date de signature de la fiche de notation), pour en demander la révision.

Cette contestation peut prendre trois formes explicitées ci-après.

9.1. Contestation de la notation devant le supérieur hiérarchique direct.

Le fonctionnaire noté peut adresser un recours gracieux à son supérieur hiérarchique pour solliciter la révision de sa notation.

Cette action a pour effet d'interrompre et de conserver le délai de recours contentieux précité ⁽⁵⁾.

9.2. Contestation de la notation devant la commission administrative paritaire compétente : la requête en révision de notation.

En sus du recours gracieux, le fonctionnaire peut solliciter la CAP (art. 55 de la loi 84-16 du 11 janvier 1984 et 25 du décret 82-451 du 28 mai 1982 ) du corps auquel il appartient aux fins de procéder à un nouvel examen de sa notation.

Cette demande prend la forme d'une requête en révision de notation qui doit être présentée dans les deux mois à compter de la signature de la fiche de notation, sous peine de forclusion.

Cette requête peut porter sur l'appréciation synthétique ou littérale, sur la note chiffrée proprement dite, les deux ou les trois éléments de manière concomitante.

Pour cela, l'agent adresse une lettre au président de la CAP concernée revêtue obligatoirement de l'avis motivé de son notateur juridique. Sont jointes à cette lettre les fiches de notation de l'année considérée et des deux exercices de notation précédents.

Au terme de cette procédure, chaque commission administrative paritaire centrale ou locale compétente pour les corps d'adjoints administratifs, de secrétaires administratifs, de techniciens supérieurs d'études et de fabrications et d'ouvriers professionnels du ministère de la défense (articles 10, II, 11^o et 10, III, 1^o de l'arrêté du 25 février 2003) rend :

• soit un avis favorable par lequel elle propose au chef de service la révision de la notation attaquée ;

• soit un avis défavorable portant rejet de la requête en révision déposée par l'intéressé ;

• soit un avis partagé (partage des voix) au terme duquel la commission est considérée comme ayant formulé un avis mais, comme n'ayant adopté, ni une position favorable, ni une position défavorable au regard de la requête en révision.

Quel que soit le vote émis par la CAP, son président transmet au notateur juridique l'avis de cette instance et informe de cette transmission, par écrit et par la voie hiérarchique, le fonctionnaire concerné.

Afin d'éclairer le notateur juridique, à qui il appartient d'arrêter la décision finale, le président de la CAP prend soin de lui indiquer, le cas échéant, l'unanimité des membres de cette instance.

Dans l'hypothèse où la CAP aurait émis, à l'unanimité de ses membres, un vote favorable à la révision de la notation contestée, le notateur juridique s'efforcera de tenir compte de cet avis au moment de prendre sa décision définitive.

En tout état de cause, le requérant doit être informé par le notateur juridique de la suite qui aura, en dernier lieu, été réservée à sa requête en révision de notation.

Cette information doit également être communiquée au président de la CAP qui s'est prononcé sur la requête ; lequel en fait communication lors de la prochaine séance de la commission.

Compte tenu des proportions strictes de fonctionnaires bénéficiaires de RTS fixées par l'article 13 du décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002, l'allocation d'une RTS consécutive à la révision de la note chiffrée par suite d'une requête en révision de notation, vient s'imputer sur la masse de RTS disponible, au titre de ce notateur pour l'année de notation suivante.

9.3. Contestation juridictionnelle de la notation : le recours pour excès de pouvoir.

La décision du chef de service établissant la notation est susceptible d'être attaquée par la voie du recours pour excès de pouvoir ⁽⁶⁾ devant le tribunal administratif dans un délai de deux mois qui commence à courir à compter de la notification de la note chiffrée.

10. Réformes statutaires intervenues en 2004 et 2005.

10.1. Notation 2005 des fonctionnaires de catégorie C.

Le décret 2005-1228 du 29 septembre 2005 (JO n^o 228 du 30, texte n^o 47) et décret 2005-1229 du 29 septembre 2005 (JO n^o 228 du 30, texte n^o 48) du 29 septembre 2005 portant réorganisation des carrières des fonctionnaires de catégorie C abrogent les décrets n^o 70-78 et 70-79 du 27 janvier 1970.

Ces décrets transversaux, applicables au 1er octobre 2005, prévoient :

• la réduction du nombre d'échelles de rémunération des corps de catégorie C (de 4 à 3) du fait de la fusion des échelles 2 et 3 de rémunération ; d'où l'organisation des corps d'agents administratifs et d'agents civils des services hospitaliers qualifiés en un grade unique ;

• la réduction uniforme du nombre d'échelons (de 11 à 10) de chacune des échelles.

Cette réforme statutaire impacte les neuf corps suivants du ministère de la défense :

• agents des services techniques (échelles 2 : AST 2e classe, 3 : AST 1re classe, 4 : ISIM 2e classe, 5 : ISIM 1re classe et NEI : ISIM classe exceptionnelle ;

• ouvriers professionnels (échelles 3 et 4) ;

• maîtres ouvriers (échelle 5 et NEI) ;

• conducteurs d'automobile (échelles 2, 3 et 4), et chefs de garage (échelle 5 et NEI) ;

• agents civils des services hospitaliers qualifiés du SSA (échelles 2 et 3) ;

• aides-soignants du SSA (échelles 3, 4 et 5) ;

• agents administratifs (échelles 2 et 3) ;

• agents techniques de l'électronique (échelle 5 et NEI) ;

• adjoints administratifs (échelles 4, 5 et NEI).

Les articles 9 à 12 du décret 2005-1228 du 29 septembre 2005 prévoient des dispositions de reclassement dans les nouvelles échelles et nouveaux échelons des intéressés. Afin de simplifier et ne pas retarder le déroulement du prochain cycle de gestion, la notation au titre de l'année 2005 se fera sur la base de la situation de l'agent au 30 septembre 2005.

Les agents recrutés par le ministère de la défense entre le 1er octobre et le 31 décembre 2005 ne seront pas notés au titre de l'année 2005.

Les barèmes de notation de l'ensemble des corps seront modifiés au titre de la notation 2006.

10.2. Notation 2005 des techniciens paramédicaux du service de santé des armées et des préparateurs en pharmacie.

Le décret 2005-1132 du 07 septembre 2005 modifie le décret 99-314 du 22 avril 1999 (BOC, p. 3152) portant statut particulier du corps des techniciens paramédicaux du service de santé des armées (TPCSSA).

Ce corps est désormais constitué en deux grades :

• TPCSSA de classe normale ;

• TPCSSA de classe supérieure.

L'article 19 du décret prévoit des dispositions de reclassement dans les échelons des nouveaux grades de TPCSSA de classe normale et de classe supérieure.

Le décret 2005-1132 du 07 septembre 2005 modifie le décret 99-516 du 23 juin 1999 (BOC, p. 3437) portant statut particulier du corps des préparateurs en pharmacie (PPH). Ce corps est désormais constitué de 3 grades au lieu de 2 :

• PPH de classe normale doté de 8 échelons au lieu de 9 ;

• PPH de classe supérieure (dans lequel seront classés les PPH classés auparavant aux 2 échelons exceptionnels de la classe normale) doté de 5 échelons ;

• PPH surveillant doté de 7 échelons.

L'article 18 du présent décret prévoit notamment les conditions de reclassement dans ce nouveau corps, grade et échelon.

Dans l'attente de la modification des barèmes pour la notation 2006, ces agents sont notés, au titre de la notation 2005, sur la base de leur situation arrêtée au 9 septembre 2005.

10.3. Notation 2005 des cadres de santé.

Le décret n^o 2004-1162 du 29 octobre 2004 portant création du corps des cadres de santé civils du ministère de la défense, prévoit :

• le reclassement des techniciens paramédicaux surveillants du service de santé, techniciens surveillants des services médicaux de l'institut national des invalides (INI), infirmiers surveillants des services médicaux de l'INI et de l'office national des anciens combattants (ONAC) dans le grade de cadre de santé ;

• le reclassement des surveillants-chefs des services médicaux de l'INI et de l'ONAC dans le grade de cadre supérieur de santé.

Les mesures de reclassement dans ce nouveau corps ont été mises en œuvre par arrêté du 25 mars 2005.

La notation au titre de l'année 2005 sera basée sur un nouveau barème compris entre 50 et 100, qui sera transmis ultérieurement.

Les intéressés sont repositionnés au niveau de la note de référence de leur nouvel échelon. Cette note de référence constitue la base de notation, qui peut donner lieu le cas échéant à une marge d'évolution décidée par la notateur juridique.

La présente instruction abroge l' instruction 403323 /DEF/DFR/GPC -  380352 /DEF/DGA/DPAG/SPC du 09 février 1990 relative à la notation des fonctionnaires du ministère de la défense, valant guide du notateur.

Elle est applicable à compter de la notation des fonctionnaires du ministère de la défense attribuée au titre de l'année 2003.