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Direction centrale de la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres : bureau « stratégie et modernisation »

CIRCULAIRE N° 4501/DEF/SIMMT/SDTL relative à l'entretien des critères techniques et de gestion associés aux articles de ravitaillement du référentiel « articles » du système d'information de la maintenance terrestre.

Du 16 décembre 2014
 NOR D E F T 1 4 5 2 5 7 9 C

Pièce(s) jointe(s) :     Deux annexes.

Texte(s) abrogé(s) : Circulaire N° 4501/DEF/DCMAT/SDSI/BCRD du 24 février 2005 relative à l'entretien des critères de gestion associés aux articles de ravitaillement du « référentiel articles ».

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  465.3.2.3.

Référence de publication : BOC n°12 du 12/3/2015

Préambule.

L'acquisition des données techniques et de gestion relatives aux articles de ravitaillement des matériels terrestres, l'initialisation et la mise à jour de ces données dans le référentiel « articles » du système d'information de la maintenance terrestre (SIM@T) sont de la responsabilité exclusive de la structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres (SIMMT) responsable de la cohérence et la  fiabilité des données.

Ainsi, tout besoin d'évolution ou d'enrichissement de donnée concernant le référentiel « articles » doit être porté à la connaissance de la SIMMT par les différents acteurs de la chaîne de maintenance.

Ces besoins sont exprimés sous SIM@T par le biais de la fiche relative à l'entretien des critères (FREC).

1. OBJET DE LA PRÉSENTE INSTRUCTION.

La présente instruction a pour objet de définir le champ d'application de la FREC et d'en préciser les modalités d'utilisation.

2. CHAMP D'APPLICATION.

La FREC est le moyen unique, dématérialisé dans SIM@T, destiné à signaler à la SIMMT les anomalies, omissions ou erreurs relevées dans la documentation de ravitaillement, à l'exception des litiges relevant de la gestion comptable. Son  utilisation permet de maintenir la cohérence et la fiabilité du référentiel articles et plus largement du SIM@T.

La FREC est employée dans les cas suivants :

  • anomalies relevées sur les critères techniques ou de gestion de l'article ;

  • constatation relative au numéro de nomenclature (NNO) de l'organisation du traité de l'atlantique Nord (OTAN) et/ou au groupe fabricant référence (GFR) de l'article.

Remarque importante :

  • la FREC n'est pas destinée à initialiser un nouvel article dans le référentiel articles SIM@T. Dans ce cas la procédure à employer est celle de la demande d'initialisation d'un article (DIA) (cf. instruction n° 38401/DEF/SIMMT/SDTL du 1er juillet 2014) ;

  • l'établissement d'une FREC ne concerne qu'un article et un seul. Un article peut faire l'objet quant à lui de plusieurs demandes de modifications de critères.

La description de la FREC fait l'objet de l'annexe I.

3. CIRCUIT DE CRÉATION, VALIDATION ET HOMOLOGATION D'UNE FICHE RELATIVE À L'ENTRETIEN DES CRITÈRES.

Ces demandes peuvent être exprimées à tous les niveaux de la chaîne de maintenance. Les FREC sont créées, traitées et  homologuées suivant un processus prédéterminé et automatisé dans SIM@T.

Ce circuit de traitement passe par les échelons suivants :

  • échelon 1 : les unités de maintenance ;

  • échelon 2 : les compagnies ou sections d'approvisionnement (CAP ou SAP) ;

  • échelon 3 : les sections techniques de marque (STM) ;

  • échelon 4 : le bureau logistique du soutien en service (BL2S), en charge de la gestion et de la satisfaction du besoin en rechanges au sein de la SIMMT ;

  • échelon 5 : le bureau ingénierie du soutien (BIS), entité en charge de l'entretien du référentiel articles du SIM@T au sein de la SIMMT.

Le processus de traitement de la FREC est décrit en annexe II.

4. TEXTE ABROGÉ.

La circulaire  n° 4501/DEF/DCMAT/SDSI/BCRD du 24 février 2005, relative à l'entretien des critères de gestion associés aux articles de ravitaillement du « référentiel articles » est abrogée.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le colonel,
sous-directeur technique et logistique,

Eric LAVAL.

Annexes

Annexe I. Description de la fiche relative à l'entretien des critères.

1. Caractérisation.

Une FREC est caractérisée dans SIM@T par :

  • son « numéro » unique par lequel elle est identifiée dans SIM@T ;

  • son « statut » :

    • « en cours »,  tant qu'elle n'a pas été validée par l'échelon 5 ;

    • « clôturée »,  une fois validée dans SIM@T par l'échelon 5 ;

  • son « état » qui spécifie l'état d'avancement de la FREC : « avis CAP », « donner avis STM », « décision référentiel », etc.

2. COMPOSITION.

Une FREC se compose de trois parties principales qui sont :

  • onglet « en-tête » ;              

  • onglet « critères » ;              

  • onglets « constatations ».

2.1. Onglet « en-tête ».

Dans cet onglet sont saisies les informations liées à l'article :

  • le NNO ;

  • le code EMAT8 du matériel auquel est attaché l'article ;

  • le point d'emploi où se « monte » l'article ;

  • est article à suivi de maintenance (ASM) ;

  • documentation de maintenance.

Les autres informations sont renseignées automatiquement par SIM@T.

2.2. Onglet « critères ».

Dans cet onglet, l'utilisateur sélectionne le ou les critères pour le(s)quel(s) il souhaite demander une modification.

Les critères proposés dans cet onglet sont notamment :

  • description technique ;

  • type de comptage ;

  • code opérateur ;

  • unité de distribution ;

  • unité de mesure ;

  • prix ;

  • niveau technique d'intervention ;

  • régime de distribution ;

  • niveau de réparation ;

  • essentialité fonctionnelle ;

  • mode suivi ;

  • etc.

Si le critère devant être modifié n'est pas dans cette liste, l'utilisateur peut exprimer sa demande via le champ « proposition ».

2.3. Onglets « constatations ».

Dans cet onglet, l'utilisateur saisit les constatations d'anomalies ou d'absence d'information sur la codification OTAN (NNO, GFR, codes annexes), les substitutions d'articles et les appartenances (lien entre article de ravitaillement et matériel complet).

Les constatations relatives à la codification OTAN (NNO et GFR) sont justifiées par un courriel (messagerie intradef) envoyé par le demandeur. Dans ce courriel sont joints les documents justificatifs indispensables à l'approbation de la demande.

Si la constatation n'est pas dans la liste proposée, l'utilisateur peut rédiger sa constatation dans le champ « proposition ».

Annexe II. Traitement de la fiche relative à l'entretien des critères.

1. LE CIRCUIT DE TRAITEMENT AUTOMATISÉ.

Les différents échelons sont caractérisés dans SIM@T par leurs codes « élément de structure » (ES) et l'arbre de droit des codes ES. Leur hiérarchie dans SIM@T détermine le circuit de traitement de la FREC.

2. ACTIONS POSSIBLES PAR LES DIFFÉRENTS ÉCHELONS.

ACTIONS. ÉCHELONS.
1 2 3 4 5
Créer une FREC. X X X X  
Approuver ou désapprouver une modification de critère ou une constatation.   X X X X
Accepter ou refuser une modification de critère ou une constatation.         X
Clôturer une FREC.         X
Publication de la modification de critère ou de la constatation.         X
Consulter une FREC.   X X X X
Demander un avis complémentaire.       X X
Donner un avis complémentaire.     X   X

 

 

3. SYNOPTIQUE DU TRAITEMENT.

Dans l'hypothèse où l'échelon 1 rédige la FREC sous SIM@T, le synoptique de traitement est le suivant  :

 

 

 

4. POINTS PARTICULIERS SUR LE TRAITEMENT DE LA FICHE RELATIVE A L'ENTRETIEN DES CRITÈRES.

4.1. Création de la fiche relative à l'entretien des critères par les échelons 1, 2, 3 ou 4.

Lors de la création d'une FREC, l'échelon doit renseigner les champs obligatoires de l'onglet « en-tête » et effectuer les demandes de modification de critères ou les constatations dans les onglets « critères » et « constatations ».

4.2. Avis des échelons 2, 3, 4 et 5.

Les échelons sont prévenus sous SIM@T, par notification, des FREC à traiter à leur niveau.

Pour qu'une FREC soit transférée automatiquement à l'échelon supérieur un avis doit être donné pour chaque demande de modification de critère et/ou pour chaque constatation.

Les échelons doivent approuver ou désapprouver chaque modification de critères ou constatation proposée. Toute désapprobation doit être justifiée.

4.3. Demande d'avis complémentaire à l'échelon 3.

L'échelon 3 est prévenu par notification dans SIM@T des FREC à traiter à son niveau.

Dans le cas d'une création de FREC à l'échelon 4, la transmission éventuelle à l'échelon 3 pour avis technique et complément d'information, se fait par une demande d'avis complémentaire.

Pour une FREC transmise en central, si l'échelon 5 ne dispose pas des informations indispensables pour traiter à leur niveau la demande, il formule une demande d'avis complémentaire vers l'échelon 3.

Dès que l'avis a été retourné, les traitants des échelons 4 et 5 peuvent formuler une seconde demande d'avis complémentaire auprès d'une autre STM.

En l'absence de réponse, la demande de complément d'information peut être annulée par l'échelon 5.

4.4. Demande d'avis complémentaire à l'échelon 5 (section codification organisation du traité de l'atlantique Nord du bureau ingénierie du soutien).

Si la FREC concerne une constatation relative au NNO et/ou GFR, l'échelon 5 (section codification OTAN) doit obligatoirement contrôler la demande par rapport aux informations du centre d'identification des matériels de la défense (CIMD) puis donner un avis.

L'avis est donné sur la base des documentations techniques jointes à la FREC (via la messagerie intradef).

4.5. Validation par l'échelon 5.

L'échelon 5 doit valider ou refuser chaque modification de critère ou constatation proposée.

Si la FREC est validée par l'échelon 5, elle passe au statut « clôturée ». Une notification est alors envoyée à tous les échelons.

Tout refus doit être justifié.

La mise à jour du référentiel articles du SIM@T se fait après publication de la modification.