La présente circulaire a pour objet de préciser, pour le service des essences des armées (SEA), les modalités d'allocation des indemnités de formation ou de recrutement perçues par le personnel participant, à titre accessoire, à des activités de formation ou liées au fonctionnement des commissions et jurys d'examens ou de concours organisés pour le compte du ministère de la défense ou de ses établissements publics.

Dans le document, la notion de directeur local désigne le chef de cabinet de la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA), le directeur de la direction de l'exploitation et de la logistique pétrolières interarmées (DELPIA), le directeur de la base pétrolière interarmées (BPIA) et le directeur du laboratoire du service des essences des armées (LSEA).

1. Principes.

Le personnel civil et militaire peut se voir attribuer :

• des indemnités de recrutement au titre de leur participation au fonctionnement des commissions et jurys d'examens ou de concours ;

• des indemnités de formation pour avoir exercé une activité de formation (cours ou préparation de supports pédagogiques).

Peuvent également être considérés comme ayants-droits au titre de ces mêmes activités les formateurs et les examinateurs extérieurs à l'administration.

Les conditions d'attribution de ces indemnités sont fixées par l'arrêté référencé.

2. Décisions d'homologations.

La décision d'homologation est le document permettant l'ouverture des droits au paiement des indemnités de formation ou de recrutement. Elle est signée par le directeur central du service des essences des armées.

Il existe deux types de décisions, la première, publiée annuellement, relative aux des commissions et jurys d'examens ou de concours, la seconde qui peut être prononcée à tout moment, concernant les activités de formation.

Les demandes d'homologations sont adressées à la DCSEA, selon le modèle joint en annexe II., de manière collective trois fois par an en fonction du besoin. La première, courant janvier de l'année N, permet d'homologuer les personnes pour l'année. Les deuxième et troisième, courant septembre et décembre de l'année N, permettent de régulariser ceux qui n'auraient pas été homologués en début d'année. Les décisions d'homologation sont transmises aux directions locales et communiquées au personnel concerné.

En cas de nécessité de remplacer un personnel homologué, une demande de modification d'homologation est adressée à la DCSEA selon le modèle joint en annexe II.

Une personne n'ayant pas fait l'objet d'une décision d'homologation, signée du directeur central, ne peut prétendre à indemnisation.

2.1. Activités de recrutement.

La désignation des membres des commissions et jurys d'examens ou de concours fait l'objet d'une décision annuelle qui tient lieu d'homologation. Tout personnel désigné sur cette décision bénéficie des indemnités de recrutement, et ce, quelles que soient son affectation et son activité principale.

Dans le cas particulier des essais professionnels, la note d'organisation qui désigne la commission d'essai, signé par le directeur local, vaut homologation des membres qui peuvent prétendre à indemnisation.

2.2. Activités de formation.

2.2.1. Formations organisées par le groupement école de la base pétrolière interarmées.

Le directeur de la BPIA transmet à la DCSEA une demande d'homologation dans laquelle figure la liste du personnel extérieur au groupement école (GE) qui exerce une activité de formation à son profit et ouvrant droit aux indemnités de formation au cours de l'année considérée.

2.2.2. Formations organisées par des organismes du service des essences des armées autres que le groupement école de la base pétrolière interarmées ou externes au service des essences des armées.

Les directeurs locaux transmettent à la DCSEA une demande d'homologation dans laquelle figure la liste du personnel de leur organisme qui exerce une activité de formation autre que celles dispensées par le GE de la BPIA et ouvrant droit aux indemnités de formation au cours de l'année considérée.

3. Classement des activités.

3.1. Activités de recrutement.

Pour le SEA, les activités relatives aux commissions et jurys sont réparties en quatre niveaux selon le type de public visé :

Le classement de la prestation dans l'un de ces groupes constitue l'un des critères permettant de déterminer le taux de l'indemnité de recrutement à allouer au personnel concerné.

Lorsque l'activité de recrutement vise des personnes de niveaux différents, elle est classée au niveau rassemblant le plus grand nombre de participants.

3.2. Activités de formation.

Le SEA décline sa propre classification qui définit pour chaque niveau d'activité le type d'action de formation correspondant.

Ce classement s'appuie sur le type d'actions de formation réalisée et ce, indifféremment de la catégorie du personnel formé.

Le personnel ne peut prétendre aux indemnités de formation lorsque ces formations sont réalisées au profit du personnel de leur unité.

Toutefois, un personnel du SEA intervenant au profit d'une unité autre que celle d'appartenance, y compris au sein d'un même organisme, peut bénéficier des dites indemnités.

Ces dispositions sont destinées à inciter le personnel à s'investir, en plus de leur fonction, dans les actions de formation du SEA.

3.2.1. Personnel affecté au groupement école de la base pétrolière interarmées.

Le personnel du GE, affecté en qualité de formateur, à titre d'activité principale, ne peut prétendre aux indemnités de formation lorsqu'il intervient au titre des actions de formations dispensées par le GE ⁽¹⁾.

3.2.2. Personnel réserviste.

Le personnel servant au titre de la réserve en qualité de formateur est rémunéré au titre de son contrat d'engagement spécial à servir dans la réserve. Il ne peut prétendre aux indemnités de formation.

3.2.3. Cas du personnel en mission ouvrant droit à versement d'indemnités de service en campagne.

Tout personnel participant à des actions de formations lors d'une activité pour laquelle lui sont versées des indemnités de service en campagne (ISC) ne peut prétendre à percevoir des indemnités de formations.

3.2.4. Activités n'ouvrant pas droit aux indemnités de formation ou de recrutement.

Toute prestation exercée par un personnel dans le cadre de sa fonction et effectuée à l'intention de visiteurs, stagiaires ou de tout autre personnel telle que présentation du service, d'un établissement, d'une unité ou d'un bureau, instructions cadres, participation à un séminaire d'information, etc. n'entre pas dans le domaine d'une occupation accessoire et n'ouvre pas droit aux indemnités de formation et de recrutement.

3.2.5. Préparation de cours.

Dans le cadre des activités de préparation de cours réalisées à la demande du GE de la BPIA ou d'un directeur local, un personnel peut être homologué pour la préparation ou la remise à jour de cours. Dans ce cas, la demande d'homologation est effectuée dans les mêmes conditions qu'une demande pour une activité de formation.

3.3. Cas particulier.

Le groupe de classification de prestations de formation ou de recrutement délivrées au profit d'un organisme extérieur au SEA est défini par le bénéficiaire.

4. NIVEAUX D'EXPERTISE.

Conformément à l'article 5. de l'arrêté de référence, les personnes qui exercent, à titre accessoire, une activité de formation ou de recrutement, sont réparties en trois niveaux en fonction de leur niveau d'expertise.

Pour le SEA, les indemnités de formation sont versées sur la base d'un niveau d'expertise unique : « chargé de formation ou assimilé ».

5. CALCUL DES INDEMNITéS.

5.1. Indemnités de recrutement.

Les indemnités de recrutement sont calculées en fonction des critères suivants :

• le type de concours ou d'examen (cf. annexe I. - tableau n° 4) ;

• la préparation de sujets d'examen (cf. annexe I. - tableau n° 5) ;

• la correction de copies (cf. annexe I. - tableau n° 6).

Le montant horaire concernant les activités de préparation matérielle et de surveillance d'épreuves est fixé à 7 euros, quelle que soit la population concernée.

Lors d'un concours ou examen, aucune indemnité ne sera attribuée au personnel non examinateur pour les différents travaux de secrétariat ou ceux à caractère administratif.

5.2. Indemnités de formation.

Les indemnités de formation sont calculées en fonction des deux critères suivants :

• le niveau d'expertise de l'intervenant et le niveau de l'activité selon le type d'action de formation réalisé (cf. annexe I. - tableau n° 1) ;

• le nombre d'heures réelles consacrées à ces activités, ou l'équivalent horaire correspondant à la charge estimée (cf. annexe I. - tableau n° 7).

La correction des devoirs écrits et les contrôles oraux, donnés dans le cadre normal du contrôle des connaissances des formations, font partie intégrante de la formation et ne font pas l'objet d'une  indemnisation complémentaire.

Toutefois, une indemnité de formation peut être allouée pour des activités de correction de copies, y compris dématérialisées ou par correspondance, réalisées dans le cadre de la préparation aux concours et examens (cf. annexe I. - tableau n° 2).

5.3. Frais de déplacement.

Le paiement des indemnités de formation ou de recrutement est totalement dissocié de celui des frais de déplacement dont les conditions sont fixées par la réglementation en vigueur.

6. MODALITéS DE MISE EN PAIEMENT DES INDEMNITéS.

6.1. Indemnités de recrutement.

Les états de renseignements individuels des membres de la commission ou du jury (cf. annexe III. appendice III.A.) sont renseignés par l'organisme d'administration (OA) responsable de son organisation.

Les états sont signés par le président de la commission ou du jury.

6.2. Indemnités de formation.

L'état de renseignements individuel de l'intervenant (cf. annexe III. appendice III.B.) est renseigné par l'organisme d'administration (OA) au profit duquel la prestation de formation est réalisée.

L'état signé par l'intervenant, puis visé par l'autorité commanditaire, est transmis pour signature au directeur local au profit duquel la prestation a été réalisée.

6.3. Mise en paiement.

L'état de renseignement individuel dûment complété (à l'exception du numéro d'identification - Concert ou Alliance) est adressé :

• pour le personnel militaire, au bureau de gestion ressources humaines (RH) de l'organisme d'administration (OA) de rattachement ;

• pour le personnel civil (PC) :

  • à la cellule rémunération de la section PC de la DELPIA pour le PC hors DCSEA ;

  • à la cellule de la section PC de la DCSEA pour le PC de la DCSEA.

À la réception du dossier de paiement, le bureau ou la cellule contrôle l'ensemble des documents et applique la procédure de mise en paiement. 

7. Suivi des dépenses.

Au mois de février de l'année N, les directeurs locaux transmettent sous format électronique à la DCSEA un état des dépenses (cf. annexe IV.) au titre des indemnités de formation versées au cours de l'année N -1.

8. Dispositions diverses.

La circulaire n° 4856/DEF/DCSEA/SDA/SDA2/PM/EFR du 11 décembre 2013 relative à la rémunération des agents du service des essences des armées participant, à titre d'activité accessoire, à des activités de formation et de recrutement en 2014 est abrogée.

La présente circulaire sera insérée au Bulletin officiel des armées.