1. Principes généraux.

1.1. Généralités.

1.1.1. Objet et portée.

La présente instruction détermine les règles et les modalités d'exécution, en temps de paix, du service des soldes mensuelle, spéciale progressive et forfaitaire ⁽¹⁾ à l'usage des organismes payeurs relevant de la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (DCCAT), de la direction générale de la gendarmerie nationale (DGGN), de la direction centrale de la poste aux armées (DCPA) et éventuellement de tout organisme abonné aux procédures de traitement automatisé de la solde mises en œuvre par le commissariat de l'armée de terre.

1.1.2. Conditions générales de mise en œuvre.

Les principes énoncés dans la présente instruction sont fondés sur les dispositions réglementaires afférentes à l'exécution des dépenses de solde et leur adaptation aux procédures automatisées destinées à faciliter leur mise en œuvre. L'automatisation est obtenue par la dotation des centres territoriaux d'administration et de comptabilité en moyens informatiques privatifs conférant au commissariat de l'armée de terre l'autonomie complète pour la réalisation de la mission qui lui incombe en la matière.

Les organismes payeurs rattachés relevant de la gendarmerie nationale, de la poste aux armées et éventuellement d'autres directions sont abonnés aux procédures de mise en œuvre suivant des modalités particulières.

Interviennent dans l'exécution du service :

• les corps de troupe, états-majors, services et établissements chargés de la notification aux organismes payeurs des mutations affectant les droits à solde et prestations sociales de leurs personnels ;

• les centres territoriaux d'administration et de comptabilité (CTAC) et les autres organismes payeurs abonnés chargés de l'exécution de la procédure depuis la phase recueil de l'information jusqu'au paiement des soldes aux administrés ;

• le centre d'études et de développements informatiques du commissariat de l'armée de terre (CEDICAT) chargé de l'élaboration des programmes, de la maintenance de la chaîne solde et de l'exécution des travaux centralisés.

L'intervention du CEDICAT ne modifie pas les prérogatives des CTAC et autres organismes payeurs qui sont responsables de la détermination des droits comme des paiements. Ils doivent s'assurer de la réalité et de l'exactitude des informations saisies ainsi que des travaux qui doivent être effectués en conformité avec la réglementation en vigueur.

Participent également au processus d'exécution du service :

• le commissariat de l'armée de terre chargé de l'ordonnancement et de la liquidation des dépenses de solde de l'organisme payeur ;

• la direction régionale du commissariat dans le cadre de ses attributions générales de direction et de contrôle des organismes subordonnés ;

• la direction centrale du commissariat de l'armée de terre responsable en concertation avec les autres directions abonnées (DGGN, DCPA) de l'élaboration et de la mise à jour des procédures d'exécution du service de la solde ainsi que des règles relatives à l'organisation et au fonctionnement des CTAC.

Le traitement automatisé mis en œuvre est l'application stricte des règles et procédures exposées dans la présente instruction ⁽²⁾.

  2.1. Organisation générale de la procédure automatisée.

La procédure d'exécution du service de la solde par traitement automatisé est organisée en quatre phases principales :

• recueil de l'information individuelle brute ;

• détermination des droits et vérifications ;

• calcul des droits et éditions ;

• statistiques.

Les deux premières phases sont d'exécution journalière, les deux suivantes mensuelle.

  2.2. Objectifs poursuivis.

Ils visent à :

• améliorer la qualité du service rendu aux administrés en cernant leur situation avec le maximum de garantie et dans les délais les plus courts ;

• permettre un suivi précis des flux financiers et une gestion prévisionnelle des crédits aussi affinée que possible.

Pour atteindre ces objectifs la procédure s'appuie sur les dispositions suivantes qui en constituent la logique :

  2.2.1. Intégration de la vérification des droits dans le processus continu de prise en compte de l'information tout au long du mois.

Ce qui permet :

• de garantir la qualité de la prestation effectuée par une fiabilité accrue des informations enregistrées, leur vérification intervenant journellement avant la mise à jour définitive du fichier des droits ;

• de limiter au strict minimum la pointe d'activité résultant de la vérification avant paiement (pointage de la solde) ;

• de diminuer ainsi les délais de traitement, ce qui permet de prendre en compte des mutations aussi tard que possible dans le mois.

  2.2.2. Mise à jour en cascade des fichiers

par la prise en compte depuis le niveau initial (saisie des documents), des corrections des anomalies éventuellement détectées soit journellement au moment de la vérification des droits, soit mensuellement au moment du pointage avant paiement.

  2.2.3. Mise en place d'un réseau de télétransmission

reliant :

• les CTAC et les autres organismes payeurs entre eux afin de permettre l'exécution rapide des transferts d'administrés ;

• les CTAC et le CEDICAT chargé de la mise au point et de la maintenance des programmes, du recueil et de l'exploitation des données centralisées.

  2.2.4. Création d'un module statistique

permettant de connaître à partir des mutations saisies les informations conduisant :

• au niveau central : à l'analyse des variations de la solde valorisée en termes physiques et financiers ;

• au niveau du chef de CTAC : à une meilleure connaissance quantitative et qualitative des travaux effectués au sein des ateliers.

  2.3. Champ d'application de la procédure automatisée.

La procédure de traitement automatisé de la solde, fondée sur les données réglementaires en vigueur tant en matière de droits que d'exécution des dépenses, a vocation à s'appliquer à l'ensemble des cas présentés dans les domaines suivants :

• détermination des paramètres fondamentaux à la base des droits à solde et prestations familiales ;

• calcul de ces droits ;

• éditions des documents de paiement, de liquidation et statistiques.

Toutefois, la nécessité de calculs manuels ou l'intégration de paramètres préélaborés par le décompteur analyste peuvent résulter de la nature même des informations à exploiter ou de règles particulières d'attribution qui, soit s'opposent à une automatisation, soit ne la justifient pas.

Une notice technique élaborée par le CEDICAT fixe le champ d'application et les conditions pratiques de mise en œuvre de la procédure automatisée portant sur :

• les paramètres et données relatives à la détermination des droits ;

• la saisie, les vérifications et contrôles s'y rapportant ;

• la codification ;

• les indemnités et les retenues dont le calcul est automatisé ;

• les indemnités et les retenues dont le calcul reste manuel ;

• les échéanciers automatiques ;

• la détermination des éléments de calcul des droits à rappels ;

• les conditions de mise en œuvre de la procédure automatisée des rappels ;

• les rappels non calculés automatiquement ;

• la procédure de transfert automatique des données solde ;

• la procédure automatisée de certaines prestations :

  • solde de réforme ;

  • reversement du supplément familial ;

  • prestation chômage.

1.1.3. Rôles des différents intervenants.

  3.1. Du corps de troupe, état-major, service ou établissement.

Un rôle essentiel est conféré au corps, état-major, service ou établissement : notifier à l'organisme payeur dans les délais les plus brefs les éléments d'information ainsi que les pièces justificatives nécessaires à l'exécution des mutations des personnels de la formation.

L'information constitue la matière sur laquelle est fondée le processus de saisie. Elle doit donc être rapide, exhaustive et normalisée.

  3.2. De l'organisme payeur.

Il appartient à cet organisme :

  3.2.1. Au regard de l'exécution proprement dite du service de la solde :

• d'établir, de tenir à jour et d'archiver les dossiers de solde des militaires dont il a la charge ;

• d'examiner les documents justificatifs des mutations pour en vérifier la validité ;

• de préparer éventuellement le décompte des rappels manuels ;

• de déterminer le type de mutations à saisir ;

• de contrôler avec la plus grande attention la bonne détermination des droits créés, modifiés ou supprimés résultant soit de la saisie de l'information par le décompteur analyste, soit d'une détermination automatique des droits effectuée directement par l'ordinateur ;

• d'effectuer les opérations comptables afférentes au service de la solde conformément aux instructions et règlements en vigueur ⁽³⁾ ;

• d'entretenir, conjointement avec l'ordonnateur, les liaisons techniques nécessaires avec les autres organismes payeurs, le comptable assignataire, les services fiscaux et les divers créanciers.

  3.2.2. En tant qu'organisme de traitement informatique :

• d'exploiter les programmes informatiques élaborés par le CEDICAT ;

• d'assurer la sauvegarde des fichiers suivant les fréquences et conditions fixées par le CEDICAT ;

• d'assurer au sein de la division des moyens informatiques dans les conditions fixées par le chef de centre la saisie occasionnelle de certaines mutations traitées collectivement. Cette procédure devra en toute hypothèse respecter les phases de vérification et de contrôle de la validité de la mutation et de la bonne détermination des droits ;

• de créer et d'envoyer au CEDICAT les fichiers destinés aux traitements centralisés ;

• d'arrêter un calendrier mensuel d'exécution des travaux en fonction des dates fixées pour le paiement et la liquidation des dépenses de solde.

  3.3. Du CEDICAT.

Le CEDICAT a la charge :

• de l'élaboration des programmes constitutifs de la chaîne ;

• d'assurer la maintenance de la chaîne solde ;

• de procéder à l'exécution des traitements centralisés ;

• de fixer à l'usage du CTAC les directives techniques relatives à l'exploitation des programmes et à la sauvegarde des fichiers informatiques ;

• de concevoir, après l'accord de la DCCAT, les préimprimés informatiques et d'en gérer le stock à l'échelon national.

1.1.4. Contenu

Dans le titre premier de la présente instruction ont été énoncés les principes généraux de la procédure automatisée d'exécution du service des soldes mensuelle, spéciale progressive et forfaitaire.

Il convient dès lors, dans le cadre de ces principes de fixer les règles d'application nécessaires à la réalisation des opérations de base suivantes :

• notification des mutations ;

• exécution des mutations c'est-à-dire application (automatisée ou non) aux faits notifiés des règles d'allocation en vigueur ;

• détermination des droits ;

• vérification de ces droits ;

• calcul de la solde ;

• paiement, liquidation, ordonnancement des dépenses correspondantes.

Les mécanismes d'exécution définis par la présente instruction constituent une adaptation à la situation et aux moyens techniques actuellement mis en œuvre.

Ces mécanismes pourront évoluer mais les opérations de base rappelées ci-dessus demeureront dans leur finalité.

Parmi les opérations énoncées, une place spéciale doit être faite à l'une d'entre elles : la notification des mutations.

Opération primordiale compte tenu de son influence sur les droits à solde des administrés, elle nécessite donc une action d'information immédiate de l'organisme payeur.

En effet, sans la connaissance de cette information par le CTAC le service n'est plus exécuté correctement : il accuse des inexactitudes, des retards, des régularisations gênantes, un surcroît important et général de travail. Ce défaut d'information de l'organisme payeur conduit en outre à fausser les travaux de gestion budgétaire et comptable nécessaires aux prévisions de dépenses. Ces graves inconvénients se retrouvent d'ailleurs dans les mêmes termes si l'exécution des mutations reçues dans les CTAC n'est pas effectuée au sein de l'organisme payeur avec toute la célérité voulue.

Autrement dit chacun des intervenants (administré, corps ou service d'appartenance, état-major ou direction et organisme payeur) a le devoir de respecter pleinement ses obligations propres :

• prévenir immédiatement et complètement l'organisme payeur en ce qui concerne le militaire et les autorités responsables du corps, service, établissement, direction ou état-major ;

• saisir avec rapidité, exhaustivité et conformément aux dispositions réglementaires en vigueur, les mutations reçues au sein de l'organisme payeur.

1.2. Description de la procédure.

1.2.1. Contenu

La procédure générale de traitement distingue :

• les travaux à périodicité journalière qui s'insèrent dans le cycle de :

  • saisie contrôlée des mutations ⁽⁴⁾ par le décompteur ;

  • détermination des droits ;

  • vérification de ces droits ;

  • saisie contrôlée nouvelle résultant des rectifications éventuelles issues de la vérification ;

• les travaux à périodicité mensuelle qui comportent les opérations suivantes :

  • calcul de la solde à partir du fichier des droits du mois ;

  • édition du bulletin de solde destiné au pointage allégé ;

  • vérification avant paiement (pointage allégé) ;

  • saisie contrôlée nouvelle résultant des rectifications éventuelles issues de la vérification avant paiement ;

  • mise à jour des fichiers ;

  • édition des documents de paiement et de liquidation tenant compte des rectifications apportées ;

  • édition de la bande magnétique des paiements destinée aux centres de chèques postaux (CCP).

En complément des travaux résultant du cycle d'exécution de la procédure générale de traitement sont exécutés des travaux à périodicité variable (trimestrielle, annuelle, occasionnelle) tels que :

• fourniture des revenus imposables ;

• contrôle des situations individuelles et familiales ;

• renouvellement de certains droits ;

• travaux de micrographie.

1.2.2. Travaux à périodicité journalière.

(Cf. ANNEXE VIII.)

  4.1. Saisie contrôlée des mutations.

Cette saisie est effectuée par le décompteur analyste ou à titre exceptionnel par une personne de la division des moyens informatiques dans les conditions fixées à l'article 3.2.2 alinéa 3.

La préparation de la mutation s'effectue avec :

• les pièces justificatives de la mutation ;

• le dossier de solde de l'administré.

Le décompteur vérifie la validité de la pièce justificative, la numérote dans une série chronologique et annuelle, y appose son visa et l'enregistre au livret de solde si elle est au nombre de celles suivies manuellement.

Il effectue la saisie de la mutation sur console à partir des grilles de saisie ⁽⁵⁾ concernées.

Au niveau de la saisie, un certain nombre de contrôles automatiques sont effectués ⁽⁶⁾ sur la nature, la vraisemblance des informations saisies et leur compatibilité entre elles ou avec d'autres connues. La saisie de la mutation ne peut être poursuivie que si l'information ayant fait l'objet d'un rejet est corrigée.

  4.2. Détermination des droits.

Les informations ainsi saisies sont regroupées dans le fichier des mouvements à partir duquel est effectué la détermination des droits. Le programme de traitement concerné transforme les informations élémentaires individuelles en informations individuelles élaborées.

Ce traitement donne lieu :

  4.2.1. A l'édition d'une liste des mouvements

à partir du fichier des données saisies à l'écran ;

  4.2.2. A la mise à jour du fichier des droits

du mois servant au calcul de la solde ;

  4.2.3. A l'édition du nouveau feuillet du livret de solde

portant mention des nouveaux droits devant être vérifiés.

La périodicité de ce traitement est journalière. Toutefois, elle peut être modulée par le chef de centre pour tenir compte du rapport entre la quantité de travail à effectuer par la division des moyens informatiques et les capacités de vérification de l'atelier vérification. Cette possibilité ne doit pas conduire à accroître, en fin de cycle particulièrement, la file d'attente des dossiers en instance de vérification.

  4.3. Vérification des droits.

La vérification des droits est effectuée au sein de l'atelier vérification par comparaison entre l'ancienne et la nouvelle situation résultant de la mutation saisie.

Le vérificateur procède à la vérification :

• de la pièce justificative, de son enregistrement et de son visa par le décompteur ;

• de la cohérence des nouveaux droits au regard de la mutation et de la prise en compte de la totalité des paramètres devant être modifiés.

La vérification aboutit soit à constater l'exactitude de la mutation saisie soit à y déceler une erreur.

Dans le premier cas la mutation sera normalement prise en compte dans les traitements ultérieurs, dans le second, elle est neutralisée afin qu'il soit procédé à une nouvelle saisie tenant compte des rectifications nécessaires.

1.2.3. Les travaux à périodicité mensuelle.

(Cf. ANNEXE IX.)

Les travaux mensuels regroupent les tâches suivantes :

• le calcul de la solde ;

• la vérification avant paiement (pointage) et la saisie des rectifications et éventuellement des mutations urgentes ;

• la vérification des rectifications et des mutations urgentes ;

• la création de la bande magnétique des paiements destinée aux PTT et l'édition des documents de liaison et de liquidation.

  5.1. Le calcul de la solde.

Après les dernières saisies de mouvements (arrêt de l'exploitation des mutations) et vérification de ces derniers effectuée, le calcul de la solde peut alors intervenir.

Il est réalisé à partir du fichier des droits mis à jour et vérifié.

Après calcul, il est procédé à l'édition, pour les seuls dossiers mutés au cours du mois, du bulletin de solde qui va servir de document de pointage et des éventuelles décisions d'attribution ou de non-attribution de prestations ou indemnités spécifiques (ex. : allocation de logement…).

  5.2. La vérification avant paiement (pointage de la solde).

La vérification avant paiement ne porte que sur les seuls dossiers ayant fait l'objet d'une mutation en cours de mois. On entend par dossier ayant fait l'objet d'une mutation en cours de mois, tout dossier, dont la mutation traitée entraîne modification des droits au cours du mois, que cette mutation ait fait l'objet d'une saisie préalable ou ait été exécutée automatiquement (ex. : changement d'échelon, ouverture du droit à majoration pour âge des prestations familiales, cessation automatique de droit…).

La vérification avant paiement est effectuée par le décompteur par comparaison entre l'ancienne et la nouvelle situation résultant de la mutation.

La comparaison est effectuée sur les droits créés, modifiés ou supprimés sur le feuillet du livret de solde et leur traduction valorisée sur le bulletin de solde.

Le pointage de la solde aboutit soit à constater l'exactitude de la mutation saisie et de sa traduction valorisée correcte sur le bulletin de solde, soit à y déceler une erreur.

Dans le premier cas la solde pourra être admise en paiement, dans le second, il est procédé aux corrections nécessaires (invalidation, nouvelle saisie…).

  5.3. La vérification des rectifications issues du pointage ainsi que des mutations urgentes saisies en fin de cycle.

Les rectifications sont toujours effectuées par le décompteur qui reprend la modification depuis le niveau « saisie contrôlée ».

A ce stade de la procédure les seules saisies admises sont celles résultant du pointage et des mutations urgentes (à traiter impérativement dans le mois et reçues après l'arrêt de l'exploitation : opposition sur solde par exemple).

Ces saisies donnent lieu à l'édition des divers documents énoncés aux articles précédents (cf. 4.2 et 5.1) :

• liste des mouvements ;

• nouveau feuillet du livret de solde ;

• bulletin de solde.

Ces documents doivent être vérifiés, dès leur établissement, par les décompteurs concernés sous la responsabilité des chefs d'atelier de décompte.

Si la vérification ne décèle aucune erreur, la bande magnétique des paiements est alors produite. Dans le cas contraire, il y a à nouveau saisie des rectifications par le décompteur, traitement par la division des moyens informatiques et enchaînement direct sur la production de la bande magnétique. Il convient donc qu'à ce stade ultime d'intégration des rectifications, toutes les erreurs résiduelles aient été éliminées.

  5.4. L'édition des documents de paiement, de liaison et de liquidation. (7)

Les documents de paiement, liaison ⁽⁸⁾ et liquidation sont édités après l'édition de la bande magnétique des paiements de telle sorte que les rectifications résultant du pointage de la solde ainsi que les mutations urgentes saisies entre l'arrêt d'exploitation des mutations et l'édition de la bande magnétique soient intégrées dans ces documents et donc dans la liquidation du mois.

L'édition des documents est effectuée dans l'ordre de priorité suivant :

• documents de paiement ;

• documents de liquidation ;

• documents de liaison (bulletin de solde).

En tout état de cause, les éditions sont à effectuer en fonction du calendrier d'exécution des travaux tenant compte des impératifs de dépôt des documents de liquidation à l'ordonnateur pour établissement du mandat de recomplément auprès du comptable assignataire de rattachement.

Un calendrier type adaptable aux conditions locales fixées fait l'objet de l'annexe X de la présente instruction.

1.2.4. Travaux effectués mensuellement au profit de la gendarmerie.

Outre l'ensemble des travaux et éditions réalisés au profit des CTAC et autres organismes payeurs rattachés ⁽⁹⁾, sont édités au profit de la direction générale de la gendarmerie nationale les documents nécessaires au suivi de ses dépenses et de ses effectifs soldés. La liste des états concernés est fournie au CEDICAT par la DGGN. Elle en assure la mise à jour en fonction de ses besoins.

1.3. Codification.

1.3.1. Objet de la codification.

Le traitement automatisé nécessite une codification. Celle-ci est en effet à la base de l'identification et de la détermination des droits de chaque administré.

Elle permet en outre le recueil des éléments nécessaires au suivi des dépenses par nature, par imputation budgétaire, par catégorie d'administrés, par structure organique, par territoire ou selon tout critère fondé sur des données figurant en fichier.

Dans le cadre de la saisie contrôlée des mutations sur console de saisie, la codification est déterminée :

• soit automatiquement par l'ordinateur à partir d'informations saisies en clair par le décompteur analyste ;

• soit par le décompteur analyste lui-même préalablement à la saisie par ses soins du ou des codes concernés.

Il importe donc que la codification soit parfaitement assimilée par les personnels destinés à la mettre en œuvre.

1.3.2. Répertoire des données et des codes.

Le répertoire des données et le répertoire des codes font l'objet d'un recueil distinct relié sous chemise classeur à feuillets amovibles.

2. Notification et exploitation des mutations.

2.1. Justification et notification des mutations.

2.1.1. Dispositions générales.

Le CTAC doit être informé dans les délais les plus brefs des faits de nature à constituer ou à modifier les droits à la solde et aux prestations familiales des militaires qu'il administre et des modalités suivant lesquelles les paiements sont effectués.

Les principales mutations susceptibles d'affecter la situation militaire, résidentielle et familiale des ayants droit sont énoncées dans l'article suivant.

Pour chacune de ces mutations, les pièces justificatives à produire sont indiquées ainsi que les grilles de saisie concernées par le ou les changements de situation.

La notification des mutations affectant la situation des militaires à solde mensuelle, spéciale progressive et forfaitaire est effectuée au CTAC au moyen d'un bulletin individuel de changement de situation (BICS) dans les conditions fixées à l'article 11.

La normalisation des conditions d'information du CTAC doit ainsi conduire à limiter les omissions dans l'information initiale fournie et par voie de conséquence les échanges de correspondance successifs générateurs d'erreurs, de régularisations tardives et de travaux supplémentaires.

2.1.2. Principales mutations intéressant le service de la solde, les pièces justificatives à fournir et les grilles de saisie concernées.

Les mutations peuvent affecter, soit les éléments de la situation militaire de l'administré, soit les éléments de la situation familiale, soit les modalités de paiement de la solde. Elles peuvent en outre constituer des retenues exercées sur la solde.

Ces constatations ont donc conduit à répartir les mutations selon ces critères de distinction. Il convient toutefois de signaler la double incidence de certaines mutations. Par exemple, une mutation affectant la situation familiale (naissance d'enfant, mariage, divorce,…) affectera également des indemnités « solde » (supplément familial de solde, indemnité pour charges militaires…).

Il conviendra donc que le décompteur analyste recherche à chaque fois l'ensemble des droits que crée, modifie ou supprime une mutation déterminée.

Pour l'aider dans cette démarche, un tableau récapitulant les diverses mutations a été établi. Il figure en annexe I à la présente instruction. Il indique pour chacune d'elles la nature de la (ou des) pièce justificative à produire et renvoie au numéro et à l'intitulé de la (ou des) grille de saisie concernée. Pour l'appréciation effective des droits, il conviendra de se reporter aux dispositions réglementaires en vigueur pour chaque type de mutation, la présente instruction n'ayant pas vocation à s'y substituer.

2.1.3. Conditions de notification des mutations au CTAC.

Tout fait intéressant l'exécution du service de la solde doit être justifié et notifié sans délai au CTAC de rattachement.

Le CTAC de rattachement est normalement celui de la région ou du territoire d'affectation du militaire à solde mensuelle, spéciale progressive, forfaitaire. L'ensemble des dispositions relatives aux conditions de rattachement aux organismes payeurs des militaires soldés par le commissariat de l'armée de terre sont énoncées dans un guide de rattachement aux organismes payeurs faisant l'objet de l'annexe V à la présente instruction.

La procédure suivant laquelle le CTAC est informé des différents faits intéressant le service de la solde est indiquée ci-dessous :

  11.1. Mutations entraînant la prise en solde initiale par un CTAC.

  11.1.1. Définition de la prise en solde initiale.

La prise en solde initiale est l'acte par lequel le CTAC prend en compte un militaire non antérieurement soldé par ses soins ou par un autre CTAC.

Elle intervient lorsque le militaire :

• a).  Engagé pour trois ans ou plus atteint le premier jour de son troisième mois de service ;

• b).  Contracte un nouvel engagement après interruption de service ;

• c).  S'engage à l'issue de son service légal ou accède à la solde spéciale progressive ou mensuelle dans le cadre d'un contrat de moins de trois ans.

Est assimilable à une prise en solde initiale, toute prise en solde effectuée par un CTAC, dans des cas non visés ci-dessus, en provenance d'un organisme payeur autre que CTAC (et non abonné à la chaîne solde du commissariat de l'armée de terre) relevant ou non du ministère de la défense.

La prise en solde initiale est toujours subordonnée à la réception par le CTAC des documents lui permettant :

• de s'assurer que cette prise en solde lui incombe effectivement ;

• de vérifier la réalité de la mutation qui en constitue le motif ;

• de fixer la date de départ, la nature et l'ensemble des droits ouverts à l'intéressé.

  11.1.2. Pièces à établir et pièces justificatives à joindre.

Dans les cas visés en a), b) c) cités ci-dessus, la prise en solde est opérée sur le vu d'un certificat pour la prise en solde imprimé N° 527-0/01, mentionnant :

• le motif de la prise en solde ;

• les éléments de la situation militaire, résidentielle et familiale de l'intéressé ;

• les conditions de paiement de la solde.

Le certificat pour la prise en solde est établi en un exemplaire original unique, par le chef de corps, d'état-major, de service ou d'établissement, à l'aide des pièces matricules en ce qui concerne les renseignements relatifs à la situation militaire de l'intéressé et d'après les déclarations de l'intéressé, appuyées des documents justificatifs d'état civil et de droit aux prestations familiales, en ce qui concerne sa situation résidentielle et familiale.

L'exactitude de ces déclarations est certifiée par le militaire lui-même.

Il ne peut être délivré de duplicata du certificat pour la prise en solde qu'en cas de perte du document original avant prise en compte par le CTAC. Seule l'autorité ayant établi l'original est habilitée à établir le duplicata. La mention « duplicata » est obligatoirement portée en gros caractères sur le nouveau document.

L'autorité qui délivre le certificat doit joindre à ce document les pièces justificatives énumérées à l'annexe I tableau A mutations 21, 24, 26. Le cas échéant il conviendra de joindre le certificat de mutation de la caisse d'allocations familiales antérieurement débitrice des prestations familiales.

La non disposition immédiate de l'ensemble des pièces justificatives ne doit pas conduire à retarder la prise en solde du militaire. Celle-ci doit donc pouvoir être effectuée sur le seul vu du certificat pour la prise en solde, l'envoi des pièces justificatives manquantes intervenant ultérieurement (et obligatoirement). En cas de difficulté éprouvée par le CTAC, en particulier en matière de prestations familiales la prise en compte initiale sera effectuée à partir des seuls éléments certains et certifiés par le chef de corps et déterminée de manière à ne pas donner lieu ultérieurement à régularisation en diminution.

Dans le cas d'une prise en solde effectuée à un autre titre que ceux énoncés dans les cas visés en a), b) c) ci-dessus, les pièces justificatives à adresser au CTAC sont celles prévues à l'annexe I précitée tableau A mutation 34.

Si l'organisme payeur « perdant » est un organisme relevant du ministère de la défense non abonné à la chaîne solde du commissariat de l'armée de terre il doit adresser au CTAC un certificat de cessation de paiement conforme à l'imprimé N° 527-0/02 figurant à la présente instruction et le cas échéant un certificat de mutation des prestations familiales, documents permettant la détermination de l'ensemble des droits de l'administré.

Si l'organisme payeur est un organisme extérieur au département de la défense, le CTAC devra s'assurer que les documents reçus lui fournissent toute garantie sur les informations transmises et lui permettent de s'assurer de la réalité de la mutation et de l'entière détermination des droits de l'administré. La certification de la cessation des paiements devra dans tous les cas être exigée de l'organisme payeur perdant.

  11.1.3. Transmission des pièces.

En cas de prise en compte initiale ayant donné lieu à établissement d'un certificat pour la prise en solde imprimé N° 527-0/01 l'autorité ayant établi ce certificat transmet le document et les pièces justificatives y annexées au CTAC chargé de leur exploitation.

En cas de prise en solde autres que celles visées à l'alinéa précédent, il appartient à l'organisme payeur perdant d'adresser au CTAC le certificat de cessation de paiement établi par ses soins. Parallèlement le militaire concerné devra, par l'intermédiaire de son nouvel organisme d'affectation, adresser au CTAC chargé de sa prise en solde copie de l'ordre de mutation relatif à sa nouvelle affectation accompagnée d'un bulletin individuel de changement de situation (BICS) imprimé N° 527-0/06 ou N° 527-0/07 donnant toutes précisions en particulier sur son ancien organisme payeur et sa nouvelle situation.

  11.2. Mutations postérieures à la prise en solde initiale.

  11.2.1. Classification des mutations concernées.

Ce sont les mutations :

• a).  Affectant la situation professionnelle et familiale du militaire ;

• b).  Entraînant modification des conditions de paiement ;

• c).  Entraînant changement d'affectation, que celle-ci conduise ou non à changement de CTAC ;

• d).  Entraînant radiation définitive des contrôles.

L'exécution des mutations énoncées est toujours subordonnée à la réception par le CTAC ayant en compte l'intéressé, des documents lui permettant de s'assurer de la réalité de la mutation transmise et de déterminer la date d'effet, la nature et l'étendue des droits créés, modifiés ou supprimés par celle-ci.

  11.2.2. Pièces à établir et pièces justificatives à joindre.

Dans tous les cas visés au paragraphe précédent et quel que soit le régime de solde de l'administré (mensuelle, spéciale progressive ou forfaitaire) les mutations sont signalées au CTAC au moyen d'un bulletin individuel de changement de situation (BICS) imprimé N° 527-0/06 ou N° 527-0/07 accompagné des pièces justificatives concernées.

Seules les mutations trouvant leur origine au sein du corps de troupe (ex. : promotion, intégration en échelle de solde relevant de la compétence du chef de corps) ou résultant de l'exécution de missions à caractère opérationnel dans le cadre de détachement ou d'unités constituées sont notifiées selon des procédures particulières (cf. 11.2.5 suivant).

L'objet, la contexture et les conditions d'établissement du BICS font l'objet de l'annexe II à la présente instruction.

  11.2.3. Transmission des pièces.

Le BICS accompagné le cas échéant des pièces justificatives est adressé au CTAC ayant en compte l'administré par les soins du trésorier, chef d'état-major, de service ou d'établissement qui s'assure préalablement à l'envoi, de la conformité du dossier aux règles énoncées ci-dessus et de la présence des mentions d'identification nécessaires au traitement des mutations signalées.

  11.2.4. Dispositions particulières à la notification des radiations.

Les radiations sont consécutives à divers faits :

• changement d'affectation entraînant changement de CTAC (ou d'organisme payeur abonné à la chaîne solde) ;

• changement d'affectation entraînant radiation à destination d'un organisme payeur autre que CTAC (et non abonné à la chaîne solde) ;

• admission à la retraite, résiliation de contrat, fin de contrat, démission entraînant radiation définitive des contrôles de l'armée.

Au regard de la notification des faits au CTAC, la transmission des renseignements portés sur le BICS accompagnés des pièces justificatives ne diffère pas des règles générales édictées pour l'ensemble des mutations énoncées à l'article 11.2.1.

Toutefois deux points importants doivent être soulignés en ce qui concerne les radiations :

• les changements d'affectation, résiliation de contrat, fin de contrat, démission, admission à la retraite et tous changements de position ayant une incidence sur les droits à solde et préalables le plus souvent à une radiation doivent être signalés sans le moindre délai aux CTAC ;

• en cas de changement d'affectation entraînant changement d'organisme payeur, c'est toujours l'organisme payeur ayant en compte l'administré avant la mutation qui doit être avisé de celle-ci en priorité.

En outre, les directions de personnels de l'armée de terre, la direction centrale du service de santé, les généraux commandants de région ou les forces outre-mer doivent également rendre les CTAC destinataires des ordres de mutation et décisions relevant de leur compétence ayant une incidence sur l'affectation des personnels ou leur lien au service.

  11.2.5. Dispositions particulières relatives à la notification de certaines mutations.

• a).  Certaines mutations trouvent leur origine au sein du corps de troupe. Ce sont en particulier les intégrations en échelle de solde ou les promotions relevant de la compétence du chef de corps. Elles visent le plus souvent les militaires à solde spéciale progressive, à solde forfaitaire ou à solde mensuelle jusqu'au premier grade de sous-officier.

  Ces mutations doivent être signalées au CTAC au moyen d'un bulletin collectif de changement de situation imprimé N° 527-0/08 accompagné des pièces justificatives correspondantes (décision du chef de corps notamment).

  Le bulletin collectif de changement de situation (BCCS) doit être rempli avec soin. Les règles suivantes doivent être en particulier respectées :

  • établissement d'un BCCS par type de mutation et par date d'effet (exemple intégration à l'échelle de solde n^o 2, à la date du 1er juillet 1988) ;

  • inscription obligatoire des mentions d'identification nécessaires au traitement des mutations signalées.

  Le bulletin collectif de changement de situation tient lieu de bordereau transmissif des pièces justificatives.

  Il est mis en place dans les corps de troupe et unités par carnets de 50 feuillets enliassés permettant leur établissement en double exemplaire par duplication. Son renouvellement est assuré sur la base des besoins formulés par les services utilisateurs et centralisés par le CTAC, auprès de l'atelier d'impression compétent.

• b).  Certaines mutations résultent de l'exécution de missions à caractère opérationnel ou liées au service en campagne ou à l'accomplissement de travaux particuliers. Elles sont alors notifiées au CTAC suivant des conditions particulières énoncées ci-dessous :

  • les missions à caractère opérationnel, unités tournantes ou détachements sont signalées aux CTAC par les autorités habilitées (détachement, corps support, mission militaire suivant les cas) conformément à des dispositions énoncées dans des instructions particulières. En tout état de cause les renseignements relatifs aux dates et lieux de séjour, à la nature du détachement et aux conditions d'identification des personnels intéressés doivent être signalés à l'organisme payeur dans les meilleurs délais ;

  • les services en campagne lorsqu'ils entraînent ouverture du droit aux indemnités s'y rapportant donnent lieu à l'établissement d'états de paiement renseignés soit par le corps concerné soit par le centre territorial d'administration et de comptabilité local (CTACL) chargé du règlement des indemnités d'absence temporaire. Les états de paiement sont transmis aux CTAC suivant les règles et périodicités fixées pour le paiement des indemnités de service en campagne ;

  • certains travaux (travaux dangereux, incommodes, insalubres ou salissants) peuvent donner lieu, compte tenu de leurs règles d'allocation, à des procédures spécifiques de notification et de saisie. Ces procédures sont alors fixées par des instructions particulières.

  11.3. Renouvellement des droits liés à la situation individuelle et familiale du militaire.

Le renouvellement annuel des droits à solde et à prestations familiales liés à la situation de famille, aux conditions de logement et aux revenus imposables est effectué sur le vu d'une déclaration de situation individuelle et familiale imprimé N° 527-0/05.

Cette déclaration produite par l'organisme payeur à partir des éléments détenus en fichier est vérifiée, éventuellement rectifiée et complétée par l'administré qui la retourne à l'organisme payeur, par la voie de son corps d'affectation, pour une date fixée au cours du mois d'avril de chaque année.

2.2. Exploitation des mutations.

2.2.1. Dispositions générales.

L'administré, dans le cadre des conditions énoncées à l'article 11 précédent a fait valoir ses droits. La mutation a été adressée au CTAC. Il convient donc maintenant de procéder à l'exploitation rapide de celle-ci. C'est une opération essentielle qui doit, par une juste interprétation des faits signalés, conduire à la détermination exacte des droits de l'administré.

L'exploitation des mutations se décompose en trois phases :

• vérification des documents constatant les mutations ;

• enregistrement des mutations aux documents de base ou préparatoires à la saisie ;

• saisie des mutations.

2.2.2. Vérification des documents constatant les mutations.

La mutation doit être signalée au CTAC au moyen des documents de notification énoncés à l'article 11 :

• certificat pour la prise en solde : pour les prises en compte initiales ;

• bulletin individuel de changement de situation : pour la généralité des mutations ;

• bulletin collectif de changement de situation : pour certaines mutations à caractère particulier.

Le décompteur analyste doit :

• vérifier les indications portées sur le document de notification en s'assurant notamment que les informations données sont complètes, que les références aux textes officiels [journal officiel (JO), bulletin officiel (BO)], sont exactes et que le document de notification est daté et signé tant par l'administré que par le trésorier, chef de service ou d'établissement concerné ;

• vérifier, lorsqu'il y a lieu, la présence de la pièce justificative et lorsqu'elle est produite, qu'elle correspond à celle exigée, qu'elle est régulièrement établie (date d'effet, conformité aux règles d'attribution) et qu'elle émane d'une autorité qualifiée.

Pour l'exécution de ces opérations le décompteur devra, au regard de chaque mutation signalée, se reporter aux tableaux A, B, C ou D de l'annexe I. Il est souligné que la production des pièces justificatives demandées est nécessaire à l'exploitation des mutations et qu'il ne peut y être dérogé qu'à titre exceptionnel et momentané (cas des prises en compte initiales).

2.2.3. Enregistrement des mutations. Le livret de solde.

Le décompteur s'étant assuré de la validité et de la régularité des justifications et ayant obtenu le cas échéant les renseignements complémentaires indispensables, la mutation est enregistrée au livret de solde imprimé N° 527-0/09 qui constitue le document de base retraçant chronologiquement l'ensemble des droits de l'administré.

Le livret de solde est ouvert pour tout administré à solde forfaitaire, spéciale progressive et mensuelle lors de sa prise en compte initiale par un CTAC (cf. 14.1.1).

Sont enregistrés au livret de solde tous les éléments constitutifs des droits à solde et prestations familiales de l'administré :

• renseignements d'état civil ;

• situation militaire ;

• situation familiale ;

• modalités de paiement ;

• certification des paiements.

L'enregistrement des mutations au livret de solde répond à deux objectifs :

• permettre la vérification des droits au sein de l'atelier de vérification à l'occasion de chaque mutation exploitée ;

• assurer la conservation sur support papier de l'historique des droits et des indemnités servies à l'intéressé.

Pour atteindre ces objectifs l'enregistrement est effectué :

• par procédure automatisée, lors des opérations de saisie des mutations pour la généralité d'entre elles ;

• par procédure manuelle pour un certain nombre de renseignements limitativement énumérés pour lesquels un accès direct et facile doit être assuré.

L'établissement, la détention et la mise à jour du livret de solde incombe au CTAC qui a le militaire en compte.

La description du livret de solde, les conditions de fourniture et de mise en place du document ainsi que les modalités de son établissement, de sa tenue et de sa détention sont énoncées en annexe III à la présente instruction.

  14.1. Opérations concernant la prise en solde initiale des militaires.

  14.1.1. Prise en solde initiale d'un militaire à solde forfaitaire [ cf.   11.1.1 a) ] ou accèdant à la solde spéciale progressive ou mensuelle [cf.  11.1.1 c) ].

Sur le vu du certificat pour la prise en solde (imprimé N° 527-0/01) et des pièces justificatives y annexées, le CTAC ouvre au nom du militaire un livret de solde imprimé N° 527-0/09 dans les conditions fixées à l'annexe III.

Il est précisé que les opérations d'ouverture de livrets de solde ne doivent incomber en aucune façon aux décompteurs analystes. Celles-ci sont effectuées au sein de l'atelier d'études et méthodes.

Seule la partie saisie effective de la prise en solde est effectuée au sein de l'atelier de décompte après visa de l'ouverture du livret de solde, sur le vu des pièces justificatives, par le commandant de CTAC (ou chef de la division solde).

  14.1.2. Prise en solde initiale d'un militaire reprenant droit à solde spéciale progressive ou mensuelle après interruption de service.

Au reçu du certificat pour la prise en solde et des pièces justificatives, le CTAC réclame le livret de solde de l'intéressé au dépôt central des archives du commissariat de l'armée de terre à Crouelle. Cette opération est à effectuer quelle que soit la durée de l'interruption de service, un nouveau livret de solde n'étant ouvert qu'en cas de perte de l'ancien dûment constatée.

La demande du livret de solde au dépôt central des archives incombe à l'atelier d'études et méthodes. La demande est visée par le commandant de CTAC (ou chef de la division solde) sur le vu des pièces justificatives.

La saisie effective de la prise en solde par l'atelier de décompte peut toutefois être effectuée par l'atelier de décompte sans attendre la réception du livret.

La saisie est alors assurée à partir des renseignements figurant sur le certificat pour la prise en solde et confirmée par les pièces justificatives jointes (ou à recevoir, cf. 11.1.2 du présent titre).

Ces documents sont rapprochés du livret de solde dès qu'il parvient au CTAC. Il est lui-même mis à jour à ce moment.

  14.1.3. Cas des prises en solde initiales en provenance d'un organisme payeur (autre que CTAC) non abonné à la chaîne solde du commissariat de l'armée de terre.

Au reçu du certificat de cessation de paiement et (ou) des pièces justificatives, le CTAC met à jour le livret de solde qui lui a été transmis, soit par l'organisme payeur perdant si ce dernier en disposait, soit par le dépôt central des archives du commissariat de l'armée de terre si le livret y avait été déposé durant l'affectation hors CTAC (cf. ANNEXE III sur la tenue et la conservation des livrets de solde).

  14.2. Dispositions relatives à la tenue des livrets de solde de modèle ancien.

Les livrets de solde de modèle ancien continuent, à titre provisoire, à être tenus à jour pour les administrés qui en sont dotés. Toutefois ces livrets de solde seront remplacés par des livrets de solde du nouveau modèle au fur et à mesure de leur réalisation et suivant des dispositions faisant l'objet de directives particulières.

2.2.4. Saisie des mutations.

  15.1. Règles générales applicables à la saisie.

L'exécution effective des mutations est assurée par procédure automatisée.

Cette procédure repose sur la saisie en temps réel des pièces justificatives correspondant aux opérations réglementaires à effectuer. Cette saisie est effectuée au sein des ateliers de décompte de la division solde sur console connectée à l'ordinateur du CTAC. Les travaux à exécuter sont répartis en trois modules principaux :

• module interrogation ;

• module saisie des mutations ;

• module calcul (actuellement à titre documentaire).

Un module particulier a été en outre prévu pour les radiations effectuées par procédure automatisée de transfert des historiques.

Les conditions de mise en œuvre de différents modules sont énoncées dans la notice technique relative à l'exécution automatisée du service de la solde.

  15.2. Le module interrogation du fichier.

Ce module a pour objet de permettre l'identification rapide d'un administré présent au fichier alors que les seuls éléments transmis sont insuffisants pour déterminer directement le poste de décompte concerné.

L'identification est effectuée sur l'un des critères suivants :

• numéro de livret de solde ;

• numéro national d'identification ;

• nom, prénoms ;

• code affectation.

Ce module permet de visualiser l'ensemble des informations relatives à la situation militaire et familiale de l'intéressé compte tenu des mutations saisies et validées à la veille du jour de l'interrogation.

  15.3. Le module saisie des mutations.

Ce sous-système a pour objet la saisie des mutations notifiées au CTAC dans les conditions fixées aux articles précédents.

La saisie contrôlée s'effectue sur console avec l'aide de grilles de saisie qui sont organisées par menu et par enchaînement automatique dans le cas où la mutation touche plusieurs points de la situation de l'administré.

La transcription et la codification préalables des informations nouvelles ont été limitées par l'affichage en clair des informations concernées par la mutation et par un système de questions réponses guidant le décompteur analyste dans son travail.

De plus les documents de notification (BICS, certificats pour la prise en solde) font référence aux grilles visées par la mutation et sont aménagés de façon à recevoir, dans une partie réservée à l'organisme payeur, mention des éléments codifiés ou non, nécessaires à la saisie.

Afin d'améliorer la fiabilité de la saisie, un certain nombre de contrôles portant sur la nature, la présence, la vraisemblance et la compatibilité des informations sont effectuées automatiquement, le décompteur ne pouvant continuer la saisie qu'après rectification des erreurs.

Chaque décompteur est identifié par un code comportant le numéro de décompteur précédé du numéro de l'atelier de décompte.

Les mouvements saisis depuis le début du mois par chaque décompteur sont stockés dans un fichier personnalisé lui permettant à tout moment :

• d'appeler une grille pour constituer un enregistrement nouveau ;

• de rappeler un mouvement afin de le modifier ou de le supprimer sans avoir à tout corriger.

Le module saisie des mutations se compose de plusieurs sous-modules regroupant chacun un ensemble de mutations spécifiques. Le choix de l'un de ces sous-modules est effectué par le décompteur analyste à partir du menu initial qui lui indique la nature des divers travaux exécutables sur la console.

Les sous-modules existants sont les suivants :

  15.3.1. Prise en compte individuelle.

La grille de saisie concernée s'applique aux prises en compte initiales (cf. 11.1.1) et permet la saisie de la totalité des informations de base nécessaires à une gestion automatisée de la solde.

  15.3.2. Mutations solde du mois.

Ce sous-module permet la saisie des modifications survenues dans la situation militaire et familiale de l'administré au titre du mois de traitement et des mois précédents. La sélection de ce sous-système entraîne l'édition à l'écran d'une grille permettant de choisir la nature de la mutation à traiter.

  15.3.3. Mutations ou prises en compte collectives.

Dans l'éventualité où une mutation peut s'appliquer dans les mêmes termes à un ensemble d'administrés (cf. 11.2.5), celle-ci peut être saisie sur deux grilles associées prenant en compte, l'une les informations nouvelles, identiques pour l'ensemble des personnels concernés (date d'effet, paramètres créés, modifiés, supprimés), l'autre l'ensemble des numéros de livrets de solde des personnels en cause.

Ces grilles visent lorsqu'elles respectent les règles énoncées ci-dessus :

• les prises en compte initiales des militaires à solde forfaitaire (ou à solde spéciale progressive pour les engagés de moins de trois ans ou engagés à l'issue du service national) ;

• les départs en détachements ou compagnies tournantes ;

• les changements de grade ;

• l'attribution de suppression d'indemnités ou retenues ;

• l'intégration dans les échelles de solde.

La saisie collective des mutations est normalement effectuée par chacun des décompteurs concernés. Les chefs d'ateliers de décompte veilleront particulièrement à la bonne saisie des mutations en cause. Lorsque les pièces justificatives sont individuelles elles sont insérées dans chaque dossier de solde. Lorsqu'elles sont collectives, elles sont classées dans un répertoire des pièces justificatives à caractère collectif. Dans cette hypothèse elles font l'objet d'un microfilmage particulier effectué annuellement entraînant conservation de la jaquette au dépôt d'archives du commissariat de l'armée de terre et d'une diazocopie au CTAC concerné.

  15.3.4. Mutations en attente.

Ce sous-module est destiné à la saisie des modifications justifiées devant intervenir dans les six mois suivant la saisie.

  15.3.5. Historiques.

Le sous-module historiques permet la saisie des informations de base constituant les situations anciennes de l'administré, permettant ainsi la rectification des historiques erronés ou l'augmentation des possibilités de calcul des rappels.

  15.4. Le module calcul de solde (actuellement à titre documentaire).

Ce sous-système permet le calcul des éléments principaux de la solde d'un administré. Les montants sont déterminés, soit sur la base des informations existantes dans le fichier local, soit par adjonction d'éléments préalablement saisis permettant ainsi un calcul prévisionnel.

A partir du module calcul pourront ultérieurement être déterminés automatiquement les montants dus au titre d'indemnités servies aux administrés par la procédure du paiement direct telles que avances de solde des militaires affectés à l'étranger, indemnités d'éloignement et primes d'installation.

2.2.5. Dispositions particulières à l'exécution des radiations.

Ainsi qu'il a été indiqué à l'article relatif à la notification des mutations les radiations peuvent être ainsi classées :

• radiation à destination d'un autre CTAC ou d'un organisme payeur abonné à la chaîne solde mise en œuvre par le commissariat de l'armée de terre ;

• radiation à destination d'un organisme payeur relevant ou non du ministère de la défense, non abonné à la chaîne solde ;

• radiation définitive des contrôles de l'armée.

  16.1. Radiation à destination d'un CTAC ou d'un organisme payeur abonné à la chaîne solde « commissariat ».

Afin de limiter la saisie des données à l'occasion des changements de CTAC, de conserver les historiques des droits et des paiements et d'assurer les régularisations résultant des mutations de l'espèce dans des délais les plus brefs, une procédure de transmission automatique des données de CTAC à CTAC a été instituée.

Les conditions générales et le calendrier d'exécution de cette procédure sont énoncés en annexe IV à la présente instruction ainsi que dans la notice technique relative à la mise en œuvre des procédures automatisées d'exécution du service de la solde.

La procédure de transfert de données à l'occasion d'une radiation vers un autre CTAC ou à destination d'un organisme payeur abonné à la chaîne solde doit donner lieu :

• à l'enregistrement de la mutation sur le livret de solde ;

• aux visas des pièces justificatives ;

• à la certification de la cessation des paiements également portée sur le livret de solde ;

• à l'information du comptable assignataire en cas d'opposition sur solde ;

• à l'information des tiers intéressés par le changement d'organisme payeur (mutuelle, caisse de crédit municipal…) ;

• à la vérification du dossier avant envoi au nouveau CTAC ;

• à la transmission intégrale du dossier de solde au nouveau CTAC, opérations de microfilmage effectuées.

  16.2. Radiation à destination d'un organisme payeur non abonné à la chaîne solde ou motivée par un changement de position.

Dans ce cas la radiation ne peut être effectuée par la procédure de transfert automatique des données.

La radiation est saisie dans les conditions fixées à la notice technique de mise en œuvre des procédures automatisées.

Le mois au cours duquel intervient le changement d'affectation est en principe à régler par l'organisme payeur du moment. Toutefois la cessation des paiements peut intervenir à la date d'effet du changement d'affectation lorsque celle-ci entraîne changement d'imputation budgétaire des dépenses de solde, ou à la date d'effet du changement de position.

La cessation des paiements doit donner lieu :

• à l'enregistrement de la mutation sur le livret de solde ;

• aux visas des pièces justificatives ;

• à la certification de la cessation de paiement également portée sur le livret de solde ;

• à l'information du comptable assignataire en cas d'opposition sur solde ;

• à l'information des tiers intéressés par le changement d'organisme payeur (mutuelle, caisse de crédit municipal…) ;

• à l'établissement du certificat de cessation de paiement imprimé N° 527-0/02 portant mention des éléments de la situation militaire et familiale de l'administré ainsi que de la base mensuelle du dernier paiement. Si le nouvel organisme payeur n'est pas l'organisme débiteur des prestations familiales éventuellement dues, un certificat de mutation des prestations familiales distinct sera établi ;

• à la vérification du dossier de solde ;

• à la transmission au nouvel organisme payeur :

  • d'une copie de l'ordre de mutation ;

  • du certificat de cessation de paiement (le certificat de mutation des prestations familiales éventuellement établi est adressé à l'intéressé pour remise à l'organisme débiteur des prestations familiales) ;

  • d'une attestation de classement indiciaire pour les militaires placés d'office dans une position de service détaché.

Le livret de solde ainsi que les éléments microfilmés du dossier sont provisoirement archivés auprès du dépôt central des archives administratives du commissariat de l'armée de terre (DCAACAT) à Crouelle.

  16.3. Radiation définitive des contrôles de l'armée.

La radiation définitive des contrôles de l'armée est consécutive à divers événements :

• admission à pension, à solde de réserve, à solde de réforme définitive ;

• décès en activité de service ;

• démission, résiliation ou fin de contrat sans droit à pension.

La radiation effectuée à l'occasion de la notification de l'un de ces événements est saisie conformément aux règles fixées par la notice technique de mise en œuvre des procédures automatisées du service de la solde.

  16.3.1. Admission à pension, à solde de réserve ou à solde de réforme définitive.

Le droit à la solde nette, au supplément familial de solde et aux prestations familiales est acquis jusqu'à la fin du mois au cours duquel intervient le fait générateur (sauf si la radiation des cadres intervient le 1er du mois). Les autres indemnités sont servies jusqu'à la veille de la date d'admission à pension, à solde de réserve ou à solde de réforme définitive.

Il est précisé que pour les militaires placés dans une situation n'ouvrant pas droit à la solde la veille de la date de leur radiation des contrôles, l'entrée en jouissance de la pension intervient à compter du jour de leur radiation des cadres.

Il est procédé aux mêmes opérations qu'énoncées à l'article 16.2 sous les réserves suivantes :

• le certificat de cessation de paiement à établir est l'imprimé N° 527-0/03 (certificat de cessation de paiement des émoluments d'activité) ;

• un certificat de mutation des prestations familiales distinct est établi en cas de droits ouverts à ce titre.

Ces documents sont adressés au chef de corps, de service ou d'établissement pour remise à l'intéressé qui devra les transmettre au comptable chargé du versement des arrérages de la pension.

S'il s'agit d'une admission à solde de réserve ou de réforme définitive les documents en cause seront adressés au CTAC chargé du paiement de ces soldes.

Dans le cas d'admission à la retraite, à solde de réserve ou de réforme, le livret de solde est adressé au dépôt central des archives administratives du commissariat de l'armée de terre à Crouelle. Mention de l'adresse déclarée à la radiation des contrôles devra y figurer ;

• la nouvelle position et l'adresse déclarée à la radiation des contrôles sont également signalées au comptable assignataire et aux organismes créanciers en cas d'opposition ou de retenues effectuées sur la solde du militaire.

  16.3.2. Cessation des paiements des militaires décédés ou disparus en activité de service.

La solde est payée jusqu'au dernier jour du mois au cours duquel le militaire est décédé ou disparu.

Les opérations à effectuer sont celles énoncées au paragraphe précédent dans le cas d'une admission à pension.

  16.3.3. Cessation des paiements des militaires quittant l'armée par démission, résiliation ou fin de contrat.

Le militaire dont le contrat est résilié (ou annulé), le militaire de carrière qui démissionne ou le militaire qui est radié des cadres sans droit à pension pour une raison autre qu'un accident imputable au service cesse d'avoir droit à solde à compter du lendemain du jour de la date fixée par la décision prise à son encontre ou du jour où il a reçu notification de ladite décision.

Le militaire quittant l'armée par fin de contrat est aligné en solde, supplément familial de solde et prestations familiales jusqu'à la fin du mois. Les autres indemnités sont payées jusqu'à la veille du jour de la radiation des contrôles.

En plus des opérations de radiation prescrites aux paragraphes précédents et rappelées ci-dessous :

• enregistrement de la mutation au livret de solde ;

• visas des pièces justificatives ;

• certification de la cessation du paiement au livret de solde et établissement des certificats correspondants ;

• information du comptable assignataire et des organismes bénéficiaires des retenues mutuelle, crédit municipal… ;

• transmission du livret de solde au DCAACAT,

  il devra être procédé à l'établissement des attestations d'affiliation rétroactive à la sécurité sociale et éventuellement à l'IRCANTEC conformément aux dispositions fixées à l'instruction n^o 1/DEF/INT/AG/S du 4 janvier 1982 (BOC, p. 1005 ; abrogée par l' instruction 100 /DEF/DCCAT/ABF/RD/S du 30 septembre 1996 BOC, 1997, p. 1827) modifiée.

2.2.6. Visa de l'exploitation des mutations.

Toutes les pièces justificatives dont la validité et la régularité ont été reconnues et ont en conséquence conduit à leur exploitation (enregistrement et saisie) doivent obligatoirement être visées par le décompteur analyste.

Ce visa ou timbre de saisie apposé sur la pièce justificative devra obligatoirement porter mention de la date d'exploitation de la mutation et de l'identification du décompteur analyste ayant procédé à l'exécution des opérations.

2.3. Dispositions propres à la gendarmerie.

2.3.1. Contenu

Les corps de la gendarmerie assument les missions définies au paragraphe 3.2.1 du titre premier de la présente instruction.

2.3.2. Dispositions générales.

Le service des deniers du corps d'appartenance du militaire doit être informé dans les délais les plus brefs des faits de nature à constituer ou à modifier les droits à la solde et aux prestations familiales des militaires qu'il administre et des modalités suivant lesquelles les paiements sont effectués.

La notification des mutations affectant la situation des militaires de la gendarmerie est opérée :

• par le bureau des personnels, sans intervention des militaires eux-mêmes, pour tous changements de situation militaire ;

• par les militaires eux-mêmes, pour tous changements de situation familiale.

La notification d'une mutation consécutive à un changement de situation familiale donne lieu à l'établissement par le militaire d'un « bulletin individuel simplifié de changement de situation familiale » (BISCSF), imprimé N° 527-0/14.

Ce document appuyé de toutes pièces justificatives est transmis par la voie hiérarchique.

Les dispositions de l'annexe I relative aux principales mutations intéressant le service de la solde ne sont applicables à la gendarmerie qu'en ce qui concerne les prescriptions afférentes aux mutations affectant les droits à prestations et indemnités à caractère familial.

Cette procédure a pour objet de permettre à chaque militaire de bénéficier dans les délais les plus brefs de l'intégralité de ses droits.

2.3.3. Prise en compte initiale.

La prise en compte initiale et l'ouverture du livret de solde sont opérées dans les conditions définies par la présente instruction par :

• les commandants des écoles et centres d'instruction de gendarmerie en ce qui concerne les personnels accomplissant une formation initiale ;

• les corps de gendarmerie pour les militaires servant dans la spécialité « emplois administratifs et d'état-major » non astreints à une telle formation et pour les personnels réadmis dans la gendarmerie.

Toute diligence doit être faite pour permettre le recueil des éléments indispensables à ces opérations.

Les mutations de personnels au sein de la gendarmerie ne donnent pas lieu à établissement d'un certificat de prise en solde imprimé N° 527-0/01.

2.3.4. Exécution et vérification des mutations.

Le décompteur analyste du service des deniers du corps de gendarmerie du militaire procède :

• à la vérification des documents produits à l'appui de toute mutation au sens de la présente instruction :

  • soit BISCSF ;

  • soit pièces produites par le bureau des personnels ;

• à l'analyse des droits y afférents.

Dans l'attente de la création d'un atelier de vérification dans chaque légion, école ou centre, toutes dispositions sont prises pour que le maximum d'opérations réalisées par chaque décompteur analyste soient vérifiées par un autre décompteur analyste.

2.3.5. Destination à donner au livret de solde.

Le livret de solde des militaires de la gendarmerie est :

• transmis directement au nouveau corps d'affectation. L'ensemble des pièces constituant le dossier individuel de solde y est annexé ;

• détenu par le dépôt central des archives administratives du commissariat de l'armée de terre (DCAACAT) pendant la durée des congés et affectations prévus aux paragraphes 52 et 53 du titre V de l'annexe III de la présente instruction. Le dossier de solde est conservé par le dernier corps d'affectation du militaire. A l'issue des congés et affectations en cause, le nouveau corps se fait adresser l'ensemble de ces documents ;

• adressé au DCAACAT dans les cas prévus au titre VI de l'annexe précité. Le dossier de solde est conservé par le dernier corps du militaire pendant une durée égale à celle du livret de solde et détruit à l'issue.

3. Les vérifications et les contrôles.

3.1. Les vérifications.

3.1.1. Principes généraux.

La mise en œuvre de procédures automatisées dans le domaine de la solde a profondément modifié les conditions d'exécution des vérifications. Ainsi, les vérifications effectuées dans le cycle de traitement, vérifications avant paiement, ont-elles aujourd'hui une importance primordiale. C'est en effet dès l'exploitation des mutations que les vérifications doivent être faites avec le maximum d'efficience, l'application de ce principe permettant alors de limiter les inconvénients d'une constatation différée d'un trop grand nombre d'erreurs, génératrices de trop ou de moins-perçus, susceptibles en outre de porter atteinte à la crédibilité du service en cas de faute ou de manquement de l'administration.

Toutefois, si le recours aux moyens informatiques confère aux vérifications avant paiement un caractère essentiel, il n'en demeure pas moins utile d'assurer une vérification après paiement dont le but est de garantir la conformité et la régularité des paiements effectués.

La fonction vérification, au même titre que l'exécution des mutations, constitue une fonction obligatoire, dont l'exécution relève de la responsabilité respective du commandant de CTAC et du commissaire de rattachement.

3.1.2. Objet des vérifications.

Les vérifications portent sur les droits acquis et les paiements effectués. Elles permettent de s'assurer de :

• la réalité des mutations et de leur enregistrement ;

• la juste et complète appréciation des droits ouverts, modifiés ou supprimés par ces mutations ;

• la saisie exacte et complète de ces droits ;

• la conformité des paiements aux droits acquis ;

• la régularité des paiements.

3.1.3. Types de vérifications et conditions d'exécution.

Il convient de distinguer deux types de vérifications :

• les vérifications avant paiement ;

• la vérification après paiement.

  24.1. Les vérifications avant paiement.

Il a déjà été indiqué le caractère essentiel qui s'attache à ce type de vérifications.

Les vérifications avant paiement se décomposent elles-mêmes en deux phases distinctes :

  24.1.1. Avant traitement.

  24.1.1.1. Nature de la vérification avant traitement et niveaux d'exécution.

La vérification avant traitement concerne la juste et complète appréciation des droits des administrés et l'exploitation correcte des mutations c'est-à-dire leur exacte saisie et leur bon enregistrement aux documents concernés.

Elle incombe à l'atelier de vérification implanté au sein de la division.

  24.1.1.2. Mutations soumises à la vérification avant traitement.

Toutes les mutations sont soumises à la vérification avant traitement :

• mutations affectant la situation professionnelle et familiale du militaire ;

• mutations entraînant modification des conditions de paiement ;

• mutation entraînant changement d'affectation avec ou sans changement de CTAC ;

• prises en compte initiales ;

• radiations définitives.

  24.1.1.3. Processus de la vérification.

Les documents nécessaires à la vérification sont :

• le dossier de solde comprenant (en particulier) :

  • le livret de solde ;

  • les pièces justificatives de la mutation ;

  • les feuillets du livret de solde, partie « principale » et partie « situation familiale » ;

  • les bulletins de solde des mois antérieurs ;

  • l'état de régularisation édité ou établi manuellement (cas de paiement direct ou de régularisation) ;

• la liste des mouvements saisis éditée journellement par la division des moyens informatiques par atelier de décompte et par décompteur ;

• la liste journalière des anomalies constatées au traitement.

L'ensemble de ces documents est transféré à l'atelier de vérification par le décompteur et, pour les documents édités automatiquement, par la division des moyens informatiques. Le vérificateur procède à la comparaison entre l'ancienne et la nouvelle situation figurant sur la liste des mouvements saisis et les feuillets anciens et nouveaux du livret de solde.

Il vérifie :

• qu'aucune anomalie n'a été décelée au traitement ;

• l'exactitude et la validité des pièces justificatives ;

• l'enregistrement et l'apposition sur la pièce justificative du visa d'exécution de la mutation par le décompteur ;

• la cohérence des nouveaux droits de l'administré au regard de la mutation ;

• la prise en considération de l'ensemble des droits créés, modifiés, supprimés par la mutation.

Les informations à vérifier, cartouches et codes concernés, figurant aux feuillets du livret solde font l'objet de la partie « vérification du livret de solde » insérée à la notice technique de mise en œuvre de la procédure automatisée du service de la solde éditée par le CEDICAT.

  24.1.1.4. Résultats de la vérification.

La vérification aboutit à deux situations possibles :

• a).  La mutation est bien enregistrée et saisie et les droits nouveaux sont bien et complètement déterminés.

  Le vérificateur appose alors son visa sur les pièces justificatives, et sur le feuillet du livret de solde. Ces documents sont classés dans le dossier de solde qui est retourné à l'atelier de décompte.

• b).  Une erreur a été décelée.

  Le vérificateur invalide le mouvement erroné afin que celui-ci ne puisse être pris en compte dans les traitements ultérieurs. Cette invalidation est effectuée par le vérificateur au moyen d'une grille de saisie particulière. Cette saisie donne lieu à l'édition d'une liste des mouvements invalidés.

Le feuillet du livret de solde erroné est annulé (mention portée par le vérificateur), puis détruit à l'issue de la vérification du nouveau feuillet établi.

Le dossier de solde, les pièces justificatives, ainsi que la page de la liste des mouvements invalidés lorsqu'elle est éditée sont retournés au poste de décompte concerné. Le décompteur procède à une nouvelle saisie de la mutation tenant compte de la rectification demandée par l'atelier de vérification. A l'issue de cette phase, le dossier est à nouveau transmis à l'atelier de vérification.

  24.1.1.5. Documents de liaison et statistiques tenus dans le cadre de la vérification avant traitement.

Les documents de liaison et statistiques tenus dans le cadre de la vérification avant traitement sont les suivants :

• liste journalière des mouvements invalidés portant mention, par décompteur, du mouvement invalidé et de son motif ;

• liste mensuelle récapitulative des vérifications faisant apparaître pour chacun des décompteurs et par atelier, le nombre de mouvements vérifiés et le nombre de mouvements erronés ;

• liste trimestrielle récapitulative des erreurs relevées par type de saisie et fréquence par décompteur ;

• liste mensuelle récapitulative par décompteur des mouvements invalidés non représentés en vérification avant traitement.

Ces divers documents sont produits par l'ordinateur et sont répertoriés à la notice technique relative à la mise en œuvre des procédures automatisées d'exécution du service de la solde.

Ils doivent permettre le contrôle de la fonction vérification, le suivi statistique de celle-ci (tableau de bord du commandant de CTAC et situation des charges et moyens) et la mise en œuvre des actions de formation adaptées aux problèmes rencontrés.

  24.1.2. Après traitement.

  24.1.2.1. Nature de la vérification après traitement et niveau d'exécution.

La vérification après traitement appelée communément pointage de la solde a pour objet de s'assurer que les documents produits par l'ordinateur sont conformes aux droits tels qu'ils figurent au dossier individuel de l'administré. Elle est effectuée par le décompteur lui-même à la réception des documents édités par la division des moyens informatiques du CTAC.

Cette vérification ne porte que sur les seuls dossiers ayant fait l'objet d'une mutation en cours de mois. Par dossier ayant fait l'objet d'une mutation en cours de mois, il faut entendre tout dossier dont la mutation traitée entraîne modification des droits au cours du mois, que cette mutation ait fait l'objet d'une saisie préalable ou ait été exécutée automatiquement (ex. : changement d'échelon, ouverture du droit à majoration pour âge des prestations familiales, cessation automatique de droit…).

En cas de rappels collectifs ou de changement de taux, la vérification porte sur l'ensemble des dossiers.

  24.1.2.2. Processus de la vérification.

La vérification après traitement est effectuée par le décompteur au moyen des documents suivants :

• le bulletin de solde uniquement édité, à ce stade, pour les dossiers mutés ;

• un état des rappels demandés sur une longue période ;

• le feuillet du livret de solde.

Le décompteur procède à la comparaison entre :

• le bulletin de solde du mois M et le bulletin de solde du mois M - 1 ;

• le feuillet du livret de solde visé par le vérificateur s'il s'agit d'une mutation ayant fait l'objet d'une exploitation par le décompteur, reçu directement s'il s'agit d'une mutation traitée automatiquement, et l'ancien feuillet du livret de solde.

La comparaison est effectuée sur les droits créés, modifiés ou supprimés sur le feuillet du livret de solde et leur traduction valorisée sur le bulletin de solde.

Une attention particulière doit être apportée à la vérification de l'existence et de la cohérence des rappels demandés à l'occasion de la mutation traitée.

  24.1.2.3. Résultats de la vérification.

Le pointage de la solde aboutit à constater deux situations :

• les droits nouveaux ont bien été déterminés et leur traduction valorisée sur le bulletin de solde est correcte.

  Le décompteur appose son visa sur le bulletin de solde et sur le feuillet du livret de solde dans le cas où celui-ci a été créé à l'occasion d'une mutation traitée automatiquement. L'ancien feuillet du livret de solde est alors normalement détruit. Toutefois, les conditions d'élimination des anciens feuillets de livret de solde après pointage de la solde peuvent être fixées au sein du CTAC, suivant des dispositions qui lui sont propres ;

• une erreur a été décelée.

Le décompteur rappelle l'enregistrement en cause de son fichier. Il procède alors à la suppression pure et simple du mouvement ou à une nouvelle saisie des données correctes de la mutation.

Le feuillet du livret de solde ainsi que les bulletins de solde erronés sont annulés puis détruits lors des éditions faisant suite aux saisies de rectification.

Les documents édités à l'occasion des saisies de rectifications :

• liste des mouvements saisis ;

• nouveau feuillet du livret de solde ;

• bulletin de solde,

  sont vérifiés dès leur établissement par les décompteurs concernés sous la responsabilité des chefs d'ateliers de décompte.

A l'issue des opérations de vérification après traitement et avant paiement, la bande magnétique des paiements destinée aux PTT est produite, puis les autres documents de paiement, liaison et liquidation.

  24.2. La vérification après paiement.

La vérification après paiement porte sur le contrôle de la conformité des paiements aux droits acquis ainsi que sur l'enregistrement des opérations sur les documents de base constitutifs des dossiers de solde.

Cette vérification appelée vérification systématique est effectuée par le commissaire de rattachement en tant qu'ordonnateur responsable de la liquidation des dépenses de solde.

  24.2.1. Nature de la vérification systématique.

Les opérations de vérification systématique doivent porter sur l'ensemble de la situation professionnelle et familiale du militaire au regard de ses droits à solde et à prestations familiales.

  24.2.2. Dossiers soumis à la vérification systématique.

La vérification systématique est assurée par le commissaire ordonnateur des dépenses de solde sur la base de la vérification annuelle du dixième des dossiers de solde tenus par le CTAC ou autre organisme payeur rattaché.

  24.2.3. Processus de la vérification systématique.

Les dossiers soumis à la vérification systématique sont vérifiés selon un plan de vérification établi annuellement par concertation directe entre le commissaire vérificateur et le commandant du CTAC ou de l'organisme payeur concerné.

Pour chaque dossier soumis à la vérification systématique, le vérificateur doit s'assurer :

• de la conformité des mentions du livret de solde aux pièces justificatives ;

• de la juste et complète appréciation des droits ;

• de l'exactitude et de la régularité des paiements effectués.

Une attention toute particulière doit être apportée à l'examen de tous les éléments figurant sur la déclaration de situation individuelle et familiale établie annuellement par l'administré et de l'exploitation qui en a été faite par le décompteur.

  24.2.4. Résultat de la vérification.

La vérification aboutit à deux situations possibles :

  24.2.4.1. Aucune erreur n'a été décelée.

La preuve de la vérification est matérialisée par l'apposition sur le livret de solde de la mention de vérification suivie de la signature du commissaire directeur de service (signature personnelle requise pour le dixième des dossiers soumis à la vérification et qui peut être déléguée au chef de bureau pour le reliquat).

  24.2.4.2. Une erreur a été décelée.

Une fiche de vérification est établie par le vérificateur.

Cette fiche fait clairement apparaître l'objet de la remarque :

• périodes concernées ;

• paramètres de la situation militaire ou familiale erronés ;

• situation réelle ;

• origine de l'erreur.

Les dossiers concernés sont obligatoirement soumis au commissaire directeur de service.

Les régularisations résultant de l'exercice de la vérification systématique sont poursuivies selon les règles fixées en matière financière et comptable et conformément aux dispositions énoncées au titre IV de la présente instruction article 46 en particulier.

  24.2.5. Documents de liaison et statistiques.

La vérification systématique donne lieu à l'établissement des documents suivants :

• fiche de vérification : elle est établie pour chaque dossier pour lequel une erreur a été constatée dans les conditions énoncées à l'article 24.2.4.2 ci-dessus ;

• fiche statistique mensuelle des vérifications : cette fiche est renseignée mensuellement par la section vérification concernée du commissariat et est visée par le directeur de service.

Elle permet de connaître :

• le nombre de dossiers vérifiés ;

• le nombre de dossiers erronés.

Un exemplaire de cette fiche est transmise au CTAC.

La fiche de vérification et la fiche statistique mensuelle, de modèle non normalisé, sont utilisées pour la mise à jour des documents statistiques du commissaire vérificateur et du commandant de CTAC et l'établissement des rubriques concernées de la situation des charges et moyens des CTAC.

Elles doivent permettre en outre, de déterminer en relation avec les erreurs relevées en vérification avant traitement, la nature et la fréquence des erreurs constatées et de mieux définir en conséquence les actions de formation nécessaires.

3.1.4. Organisation des travaux de vérification.

  25.1. Normes d'encadrement et de travail.

Les normes d'encadrement et de travail de l'atelier de vérification de la division solde du CTAC et du (ou des) poste(s) de vérification du commissariat de rattachement sont fixées suivant des règles tenant compte de la charge de travail et de ses conditions d'exécution. Elles figurent à l'instruction relative au fonctionnement des CTAC.

  25.2. Répartition des charges de vérification.

La répartition des charges de vérification est effectuée au sein de l'atelier de la division de telle sorte qu'un vérificateur ne puisse vérifier en permanence les mêmes postes de décompte.

A cet effet, une rotation sera établie selon une périodicité incertaine de façon à conserver à la relation fonctionnelle vérificateur-décompteur un caractère essentiellement précaire.

3.2. Les contrôles des paiements.

3.2.1. Principes généraux.

Les corrélations et contrôles des paiements constituent un prolongement à l'exercice des vérifications énoncées au chapitre précédent.

Ils sont exécutés à partir soit d'éléments tirés directement de ces vérifications, soit de données résultant de l'exploitation des informations figurant dans les fichiers informatisés du CTAC.

Ils donnent lieu aux redressements qu'ils nécessitent et, le cas échéant, à la mise en jeu de responsabilités disciplinaires et pénales des personnels impliqués dans les manquements éventuellement constatés.

3.2.2. Objet des contrôles.

Les corrélations et les contrôles des paiements effectués visent à prévenir les paiements indus résultant de manquements ou de pratiques détachables des règles normales d'exécution du service.

3.2.3. Types de contrôles.

Les contrôles sont de deux types :

• les contrôles internes qui visent à s'assurer de la cohérence des fichiers et des documents de paiement entre eux ;

• les contrôles externes qui doivent permettre par comparaison entre les effectifs soldés et les effectifs présents (ou ouvrant droit à solde) de s'assurer du bien-fondé des paiements effectués.

  28.1. Les contrôles automatiques internes.

Ils sont élaborés à partir des éléments d'identification contenus dans les fichiers :

• nom, prénoms ;

• numéro de livret de solde ;

• numéro d'identification national ;

• affectation ;

• adresse de paiement ;

• etc.

La corrélation de ces divers éléments doit permettre de déceler les anomalies consécutives à leur utilisation erronée (ou frauduleuse) et de réduire ainsi les paiements indus pouvant en résulter.

Les modalités de mise en œuvre de ces contrôles font l'objet de dispositions particulières non insérées à la présente instruction.

  28.2. Les contrôles externes.

Les contrôles externes ont pour objet de vérifier l'adéquation des effectifs soldés par le CTAC (ou autre organisme payeur) aux effectifs présents (ou ouvrant droit à solde) dans les corps, établissements, états-majors ou services qui lui sont administrativement rattachés.

Ces contrôles sont effectués à partir de listes éditées par corps ou unités et qui sont comparées aux registres et pièces détenus au sein de ces corps et unités. Les modalités pratiques d'exécution de ces dispositions font l'objet d'instructions particulières non reprises dans le présent texte.

3.2.4. Autorités chargées de la mise en œuvre des contrôles.

Les contrôles automatiques internes peuvent être exécutés à la demande du directeur régional du commissariat, du commissaire vérificateur des comptes du CTAC et du commandant du CTAC ou de l'organisme payeur concerné.

Les contrôles exigeant des corrélations au niveau national sont effectués par le CEDICAT selon une périodicité fixée par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre, sous-direction administration générale.

Les contrôles externes sont effectués par le commissaire vérificateur des comptes des corps, services et établissements concernés à partir des listes produites par la division des moyens informatiques du CTAC. Les contrôles sont effectués à la demande du directeur régional du commissariat ou du commissaire vérificateur des comptes du CTAC dans l'exercice de ses attributions d'ordonnateur chargé de la liquidation des dépenses de solde.

3.2.5. Sanction des contrôles exercés.

Les contrôles exercés doivent conduire à chaque fois qu'est constatée une erreur ou une anomalie résultant d'un manquement ou d'une faute :

• à la cessation des conséquences de cette erreur ou faute et aux régularisations qui s'imposent ;

• à la mise en jeu, le cas échéant, des responsabilités des personnes en cause dans les conditions résultant de l'application des statuts et règlements qui les régissent et régissent leurs fonctions.

Les constatations faites ainsi que les mesures prises doivent donner lieu à l'établissement des rapports et procès-verbaux dans les conditions fixées par les instructions sur le fonctionnement de la trésorerie des CTAC ou des corps de troupe.

4. Dispositions relatives au paiement des soldes.

4.1. Opérations préalables à l'édition des documents de paiement.

4.1.1. Détermination des droits.

La détermination automatique des droits est réalisée quotidiennement par mise en œuvre d'un module « détermination des droits » à partir des éléments contenus dans le fichier de base. Le fichier de base est constitué de tables et d'échéanciers gérés automatiquement par l'ordinateur ainsi que de toutes les données saisies par les décompteurs-analystes en modification d'éléments connus ou en création ou suppression de ces éléments.

La détermination des droits résultant de rappels est également effectuée soit automatiquement à partir des dates d'effet des changements de taux et de droits saisis, soit à partir des grilles de rappels exploitées par les décompteurs.

4.1.2. Calcul et valorisation des droits.

Les opérations effectuées à l'article précédent ont permis de constituer le fichier des droits du mois ainsi que le fichier des rappels à partir desquels vont être valorisées toutes les indemnités auxquelles l'administré a droit. Le but du module « calcul des droits » est de constituer un fichier contenant tous les renseignements nécessaires aux éditions appelé « fichier calculé ».

La valorisation des droits est mensuelle. Elle est effectuée soit par calcul, soit par consultation de tables, soit les deux.

Sont intégrés à ce niveau les paiements directs automatiques ou manuels effectués, en vue de leur prise en compte dans le calcul des montants imposables. Ces paiements directs sont ensuite intégrés dans le traitement de la liquidation de la solde du mois.

4.2. L'établissement des documents de paiement.

4.2.1. Les documents de paiement.

Les documents de paiement sont destinés à assurer les règlements, à informer les administrés du détail des émoluments qui leur sont versés ainsi qu'à justifier les droits du CTAC.

Ces documents sont :

• le bulletin de solde ;

• l'état de régularisation lorsque celui-ci est utilisé en procédure de paiement direct ;

• la bande magnétique des virements et sa liste contrôle ;

• la liste d'émargement ;

• la liste des paiements directs.

Ces documents sont récapitulés dans le feuillet d'émargement et l'état des imputations budgétaires qui constituent les documents destinés à justifier les droits du CTAC au remboursement ultérieur des paiements admis par l'ordonnateur.

  33.1. Le bulletin de solde imprimé N° 527-0/15-1 (commissariat) et N° 527-0/15-2 (gendarmerie).

Document récapitulatif des droits individuels, le bulletin de solde est établi en deux exemplaires destinés respectivement :

• le premier à l'exécution des vérifications avant paiement (pointage de la solde) et après paiement (systématique) dans les conditions fixées au titre III, article 24.1.2 de la présente instruction. L'exemplaire concerné est classé au dossier individuel de solde ;

• le second à l'information de l'administré sur le détail de ses droits à solde. Il est remis à titre personnel au militaire par le chef de corps, de service ou d'établissement (ou autorité déléguée). Il peut permettre également le paiement d'une avance sur la caisse du corps de troupe (ou de l'unité de rattachement désignée) en cas de rupture prolongée des communications entre l'organisme payeur et l'administré. La procédure mise en œuvre dans ce cas est celle résultant du paiement des soldes en cas de crise sociale suivant les dispositions d'un plan arrêté à l'échelon régional.

Le bulletin de solde fait apparaître :

• les paramètres de base des droits de l'administré et les résultats des calculs qui en découlent ;

• les mutations automatiques prévues pour le mois suivant telles que fin de contrat, changement d'échelon, modification des droits au titre du nombre d'enfants à charge et des majorations pour âge qui y sont liées, suppression d'indemnités ou retenues déterminée par échéancier connu en fichier… ;

• certaines mutations à effectuer par l'organisme payeur au titre du mois suivant (changement de régime de solde des militaires à solde forfaitaire atteignant 12 mois de service par exemple) ;

• les éléments ayant permis de calculer le montant des rappels afin que l'administré soit en mesure de procéder à la vérification des sommes qui lui sont payées ou retenues ;

• le montant des paiements directs exploités le mois précédent et le cumul des émoluments imposables perçus depuis le 1er janvier de l'année en cours.

Une notice explicative du bulletin de solde est éditée pour l'information du militaire administré.

Le bulletin de solde est édité par l'ordinateur.

  33.2. L'état de régularisation imprimé N° 527-0/16-1 (édition automatisée) et N° 527-0/16-2 (édition manuelle).

L'état de régularisation est généralement utilisé pour assurer le règlement de certains droits aux administrés selon la procédure dite des paiements directs.

Il peut également être utilisé dans le cas de régularisations portant sur l'imputation budgétaire des dépenses ou de régularisations conduisant à l'exercice de retenues sur solde.

L'état de régularisation est donc, soit un document de paiement autonome et un document justificatif des droits de l'administré, soit un document de régularisation comptable interne au CTAC.

L'état de régularisation imprimé N° 527-0/16-1 est établi et édité par l'ordinateur, les paramètres conduisant à la détermination du montant à payer étant préalablement saisis par le décompteur-analyste au moyen d'une grille de saisie spécifique.

La saisie directe des éléments nécessaires à la détermination de la régularisation permet l'intégration simultanée des données nécessaires à l'élaboration conforme des documents de paiement et de liquidation (bande magnétique des paiements directs, liste des paiements directs, état des imputations budgétaires).

Le cycle d'intégration des paiements directs dans la liquidation du mois est identique au calendrier arrêté en matière d'exploitation des mutations. La date limite d'intégration dans la liquidation du mois des paiements directs est donc théoriquement celle de saisie des rectifications issues du pointage de la solde. Un calendrier mensuel d'exploitation devra être élaboré à cet effet par le CTAC.

Lorsque l'état de régularisation n'a aucune incidence sur la liquidation, il doit être établi manuellement (imprimé N° 527-0/16-2) et non saisi (cas des trop-perçus constatés poursuivis par retenues mensuelles sur la solde).

Les conditions détaillées d'établissement des états de régularisation sont énoncées dans la notice technique relative à la procédure automatisée d'exécution du service de la solde.

  33.3. La bande magnétique des virements et sa liste contrôle imprimé N° 527-0/17.

La bande magnétique des virements récapitule l'ensemble des règlements effectués au titre du mois de traitement à l'exclusion des paiements établis par paiement direct ou par liste d'émargement.

La structure de la bande magnétique ainsi que les informations qui y sont contenues répondent aux spécifications fixées par l'administration des PTT.

La liste de contrôle de la bande des virements donne le relevé intégral de toutes les opérations de virement inscrites sur la bande pour un administré donné.

Pour chacun d'entre eux, il est possible de trouver une ou deux lignes suivant que le paiement est effectué en une ou deux fractions.

Figurent sur la liste :

• le code « poste de décompte » de l'administré ;

• l'identification de l'opération de virement comprenant :

  • le numéro de livret de solde de l'administré ;

  • le numéro d'ordre sur la bande de l'opération de virement ;

• le montant prévu de l'opération de virement ;

• les nom et prénoms de l'administré ;

• le code affectation.

La totalisation des montants s'effectue en continu avec report sur la page suivante. Le montant total est porté sur la dernière page de la liste. La liste contrôle de la bande est établie en trois exemplaires dont un est conservé en archives à la division des moyens informatiques.

La bande magnétique est éditée après saisie et vérification des rectifications et annulations issues du pointage de la solde.

Cette procédure permet l'édition d'une bande magnétique définitive directement exploitable par le centre de chèques postaux sans qu'il soit besoin de recourir, sauf cas exceptionnel, à sa modification après édition.

Remarques :

Lorsqu'il n'est pas procédé aux virements des soldes par procédure d'échange de supports magnétiques, l'organisme payeur utilise, pour tout paiement à un compte courant postal ou bancaire, soit les imprimés avis de crédit, ordre de virement et bordereau des virements, soit les bordereaux sans fiche individuelle (procédure de traitement des opérations par virements multiples mise en œuvre avec les CCP).

Les avis de crédit, ordre de virement (documents individuels libellés au nom des bénéficiaires) sont récapitulés sur les bordereaux des virements.

La contexture de ceux-ci est arrêtée par l'administration des PTT et ne peut en aucun cas être modifiée sans son accord préalable.

A la demande de la direction des chèques postaux, ces états sont produits par centre de chèques, en distinguant pour chacun d'eux, les opérations bancaires des virements postaux.

A l'appui des bordereaux, il convient de ne produire que deux chèques :

• l'un au titre des virements internes (même CCP que l'organisme payeur) ;

• l'autre au titre des virements externes (l'ensemble des bordereaux s'y rapportant ayant été préalablement récapitulé et totalisé sur un bordereau annexe).

Les avis de crédit, ordre de virement ainsi que les bordereaux de virements sont édités par l'ordinateur du CTAC. Les bordereaux des virements sont établis en deux exemplaires remis au centre de chèques postaux dont un, constituera, après avoir été revêtu du timbre du CCP, le récépissé tenant lieu d'acquit libératoire.

  33.4. Le feuillet d'émargement imprimé N° 527-0/20.

La liste d'émargement permet le paiement en numéraire des administrés à solde forfaitaire, à solde spéciale progressive et éventuellement à solde mensuelle qui ne peuvent être titulaires d'un CCP ou d'un compte bancaire (elle a un rôle analogue aux bordereaux des virements).

La liste d'émargement est établie en trois exemplaires. Deux exemplaires sont transmis au corps chargé d'effectuer les paiements accompagnés des fonds correspondant au montant de la liste. Le troisième exemplaire est conservé en archive au CTAC.

Chaque administré émarge en face de son nom attestant ainsi de la réalité du paiement.

Un exemplaire de la liste ainsi émargée est retourné au CTAC éventuellement accompagné du reliquat des sommes non servies correspondant aux soldes des militaires dont les droits au titre du mois n'étaient plus ouverts (ex. : désertions, résiliations de contrat non signalées au CTAC avant la date du paiement).

A la réception au CTAC, en retour du corps, de la liste d'émargement portant mention des paiements effectués, celle-ci est substituée à la liste initialement conservée en archives qui est alors détruite.

Le bulletin de solde est remis au militaire lors de la perception de sa solde et de son émargement sur la liste.

Les bulletins de solde des militaires dont les droits au titre du mois n'étaient plus ouverts (cf. ci-dessus) sont retournés au CTAC avec la liste d'émargement et le reliquat des sommes non servies. Si les pièces justificatives afférentes à la nouvelle situation des militaires en cause (décision de résiliation de contrat, avis de désertion…) n'ont pas fait l'objet d'un renvoi préalable au CTAC, elles lui sont alors adressées concomitamment à la transmission en retour de la liste d'émargement et des bulletins de solde correspondants.

  33.5. La liste des paiements directs imprimé N° 527-0/19.

Il s'agit d'une liste récapitulative par rubrique budgétaire et par numéro d'ordre, des règlements (et régularisations) effectués directement par l'organisme payeur et inclus dans les paiements liquidés au titre du mois (figurant à l'état des imputations budgétaires).

La liste des paiements directs imprimé N° 527-0/19 joue en matière de liquidation le même rôle que le feuillet d'émargement. Elle est établie en deux exemplaires.

  33.6. Le feuillet d'émargement imprimé N° 527-0/20.

Le feuillet d'émargement est un document récapitulatif de tous les paiements effectués au titre du mois à l'exclusion des paiements directs récapitulés sur la liste objet du paragraphe précédent.

Les paiements qui y figurent sont donc ceux afférents à tous les virements effectués aux comptes individuels des administrés (bande des virements) ainsi que ceux ayant fait l'objet d'un paiement par liste d'émargement (cf. 33.4 ci-dessus).

Les paiements sont ventilés par chapitre d'imputation :

• solde ;

• prestations familiales ;

• divers (frais de déplacement servis avec la solde, prestations et versements facultatifs ASA) en distinguant les précomptes.

Le feuillet d'émargement constitue, avec la liste des paiements directs, le document justificatif de tous les paiements individuels effectués au titre d'un mois donné et conduisant à liquidation au titre de ce mois. Il est établi en deux exemplaires dont un est adressé au commissaire ordonnateur accompagné d'un exemplaire de la liste des paiements directs.

  33.7. L'état des imputations budgétaires imprimé N° 527-0/21-1 et le bordereau des imputations budgétaires imprimé N° 527-0/21-2.

L'état des imputations budgétaires est le document permettant au CTAC d'établir ses droits à remboursement par le commissaire ordonnateur dont il relève, des sommes payées au titre de la solde et des indemnités accessoires. L'état des imputations budgétaires regroupe à cet effet, le feuillet d'émargement et la liste des paiements directs.

Les sommes payées ou retenues au cours du mois sont réparties par indemnité et par chapitre d'imputation sous chaque budget et catégorie budgétaire codifiés.

Les dépenses ainsi ventilées sont ensuite récapitulées (pour conduire à l'élaboration des quittance et déclaration de quittance imprimé N° 527-0/25 et N° 527-0/26) dans un bordereau des imputations budgétaires imprimé N° 527-0/21-2.

L'agrégation des résultats est effectuée au niveau de l'ensemble des codes budget ressortissant à la même rubrique budgétaire telle que figurant au premier fascicule du registre des comptes de la trésorerie du CTAC.

Le bordereau, arrêté en toutes lettres par le trésorier, portant mention de la référence d'inscription au registre journal et de la vérification effectuée par le commissaire ordonnateur constitue, au titre de la comptabilité deniers du CTAC, le document justifiant des dépenses de solde effectuées à l'aide du fonds d'avances.

L'état et le bordereau des imputations budgétaires sont établis en 3 exemplaires, l'un est adressé au commissaire ordonnateur, le second au directeur régional du commissariat, le troisième étant conservé en archives au CTAC.

4.3. L'exécution des paiements.

4.3.1. Modalités de paiement de la solde.

Le paiement des soldes mensuelle, spéciale progressive et forfaitaire est effectué :

• soit par procédure automatisée des virements ;

• soit par mandat d'assignation ;

• soit en numéraire.

  34.1. Procédure automatisée des virements.

La procédure à appliquer est la procédure dite des virements interbancaires. Cette procédure est obligatoire dans tous les cas où la transmission des informations au centre de chèques postaux est effectuée au moyen d'un support magnétique (cf. 33.3).

Elle consiste à libeller directement les opérations présentées sur bande magnétique au profit du destinataire réel sans qu'il soit nécessaire de faire intervenir le compte courant postal de l'établissement financier gérant le compte du bénéficiaire.

Cette procédure est à appliquer non seulement pour les titulaires de comptes bancaires mais également pour les domiciliations postales, caisses d'épargne et paieries aux forces françaises en Allemagne (FFA). L'organisme payeur doit donc recueillir auprès de chaque administré le relevé d'identité bancaire, postal ou caisse d'épargne nécessaire à la saisie des informations propres à assurer les virements des soldes.

  34.2. Paiement par mandat d'assignation.

Le paiement par mandat d'assignation revêt un caractère exceptionnel. Il intervient lorsque le militaire est dans l'impossibilité de se faire ouvrir un compte et s'il n'appartient pas à un corps de troupe ou à un organisme s'administrant comme tel.

Il est alors procédé à l'établissement des titres de paiement correspondants (mandats-cartes) et des bordereaux descriptifs des mandats d'assignation.

Dans le cas où le volume des paiements à exécuter par mandat d'assignation le justifie, les opérations s'y rapportant peuvent, sous réserve d'étude préalable, être exécutées par création d'une bande magnétique réservée aux enregistrements « mandats ».

  34.3. Paiement en numéraire.

La solde est payée en numéraire lorsque le militaire est dans l'impossibilité de se faire ouvrir un compte, mais est affecté à un corps ou à un organisme s'administrant comme tel à la caisse duquel il est possible de procéder au virement de sa solde. Les conditions d'exécution fixées sont alors celles énoncées à l'article 33.4.

  34.4. Fractionnement de la solde.

La solde mensuelle peut, à la demande de l'ayant droit, être payée :

• soit en un seul point de domiciliation par virement à un compte ouvert au nom du militaire (titulaire unique ou compte joint) dans un centre de chèques postaux, établissement bancaire, caisse d'épargne ou au Trésor ;

• soit en deux points de domiciliation, le paiement étant alors fractionné suivant les indications du militaire et effectué à deux comptes distincts ouverts à son nom (titulaire unique ou compte joint).

La solde spéciale progressive est payable à la demande de l'ayant droit :

• soit en totalité, en numéraire ou par virement à un compte ouvert à son nom (titulaire unique ou compte joint) ;

• soit en deux fractions, le paiement étant alors fractionné suivant les indications du militaire et effectué :

  • à deux comptes distincts ouverts à son nom (titulaire unique ou compte joint) ;

  • pour une fraction en numéraire et l'autre par virement à un compte ouvert à son nom (titulaire unique ou compte joint).

Le paiement par fraction peut être également effectué d'office dans certaines circonstances d'emploi d'unités ou fractions d'unités et en vertu de dispositions spécifiques prises dans ces circonstances. Les retenues des premières fractions servies aux personnels des détachements et compagnies tournantes sont effectuées par déduction sur leur solde. Dans cette hypothèse, la fraction servie sur le territoire se substitue à la domiciliation éventuellement fractionnée en métropole. Le paiement sur deux comptes en métropole n'est rétabli que le mois suivant la fin du détachement du militaire.

4.3.2. Epoque des paiements.

Les soldes mensuelle, spéciale progressive et forfaitaire sont payées par mois entier à terme échu.

Toutefois, compte tenu des conditions d'exécution de la procédure automatisée et des calendriers de traitement en vigueur dans les administrations parties prenantes à la procédure (chèques postaux, trésorerie générale) les paiements peuvent intervenir plus tôt, dans la dernière décade du mois, sans qu'il en résulte pour l'administration une obligation à l'égard des administrés. Il convient donc que ces derniers veillent en particulier à ce que les échéances des prélèvements automatiques affectant éventuellement leurs comptes soient compatibles avec le terme réglementaire du paiement des soldes.

Les régularisations sont opérées en principe à l'occasion des paiements mensuels. En cas d'urgence, les paiements des rappels en augmentation ou d'allocations à caractère accidentel peuvent être exécutés en cours de mois. Il est alors procédé à l'établissement des états de régularisation conformément aux dispositions énoncées à l'article 33.2 ci-dessus.

4.3.3. L'exécution effective des paiements.

  36.1. Paiement par chèque de virement ou mandat d'assignation.

Le CTAC transmet à son centre de chèques postaux suivant les cas :

• la bande magnétique des virements et sa lettre d'accompagnement accompagnées du chèque de virement correspondant ;

• les formules postales d'ordre de virement, avis de crédit accompagnées des bordereaux descriptifs et chèques de virement correspondants ;

• les formules postales de mandats-cartes accompagnées des bordereaux descriptifs et chèques d'assignation correspondants.

Un exemplaire de chacun des bordereaux descriptifs et (ou) de la lettre d'accompagnement de la bande magnétique, revêtus du timbre à date des chèques postaux sont renvoyés par celui-ci à titre de récépissés. Ils sont joints, pour justifier les paiements au bordereau des imputations budgétaires accompagnés des avis de débit des chèques établis pour payer la solde du mois.

  36.2. Paiement en numéraire.

Les paiements en numéraire sont effectués dans les conditions fixées à l'article 33.4 ci-dessus.

4.3.4. Exécution des paiements en cas de radiation.

Les conditions d'exécution et de cessation des paiements en cas de radiation font l'objet des dispositions énoncées à l'article 16 de la présente instruction ainsi qu'à l'annexe fixant les conditions générales et le calendrier d'exécution de la procédure de transmission automatique des données à l'occasion du changement d'organisme payeur des militaires mutés.

4.3.5. Paiement des soldes en cas de crise sociale.

Lorsque le fonctionnement des services publics est perturbé dans des conditions telles que le paiement des soldes ne peut être assuré dans des conditions normales, une procédure particulière est alors mise en œuvre à l'échelon régional suivant un plan de satisfaction des besoins préalablement élaboré et mis à jour.

4.3.6. Conditions de paiement de la solde des militaires issus d'un ancien établissement français dans l'Inde à l'occasion de leurs congés passés dans ce pays.

Les militaires à solde mensuelle et spéciale progressive issu d'un ancien établissement français dans l'Inde peuvent, à condition d'en effectuer la demande, percevoir, si le congé est passé dans ce pays, leur solde en deux fractions :

• une fraction principale, servie dans ce pays par les soins du consulat de France à Pondichéry ;

• le reliquat, constitué de la différence entre les droits globaux du militaire et la fraction principale, qui continue d'être servi au compte sur lequel est normalement virée la solde.

Le montant mensuel de la fraction principale est égal aux droits globaux du militaire, connus à la date de réception de la demande et de la date de départ en congé, arrondis au millier de francs inférieur. Un état des sommes dues sur le territoire imprimé N° 527-0/27 est établi pour les mois de congés comprenant le mois d'arrivée sur le territoire et excluant le mois de retour.

L'état des sommes dues sur le territoire, tenant lieu d'état de paiement, établi en un original et trois copies est adressé directement à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre, sous-direction prévision-budget-finances en vue de l'exécution des paiements par les soins du consulat de France à Pondichéry.

Les sommes versées sur le territoire de congé sont déduites des droits globaux à solde sous un code retenue spécifique « retenue principale solde congés Pondichéry » (cf. répertoire des données et des codes).

Un exemplaire de l'état des sommes dues est classé au dossier de solde, à l'appui des retenues effectuées.

S'il est nécessaire pendant la période de congé de pratiquer une retenue nouvelle d'un montant supérieur au moment résiduel servi en métropole, il conviendra de réduire le montant de la déduction pratiquée et d'en prolonger l'exercice à concurrence des sommes perçues sur le territoire de congé.

Dans le cas d'une solde initialement perçue en deux fractions, le paiement de la 1re fraction de solde devra être suspendu durant la période d'exercice de la déduction.

4.3.7. Paiement des soldes des militaires affectés à l'étranger.

Les militaires affectés à l'étranger dans des pays autres que ceux de la zone franc (communauté financière de l'Afrique) doivent, s'ils veulent faire virer sur place leurs émoluments, remboursements de frais et autres sommes transférables au sens de la réglementation sur les changes, ouvrir auprès de la trésorerie générale pour l'étranger ou de toute banque, un compte bancaire, dit « francs convertibles ». Les conditions d'ouverture et d'utilisation de ce type de compte font l'objet d'une notice particulière remise aux intéressés.

Les militaires affectés au sein des forces françaises en Allemagne perçoivent une partie de leurs droits à solde en monnaie locale. Ils ont, en outre, la possibilités de faire ouvrir un « compte convertible FFA » auprès de la paierie générale de France en Allemagne.

4.4. Opérations incombant au CTAC postérieurement à l'exécution des paiements.

4.4.1. Envoi des bulletins de solde et des états de régularisation destinés aux militaires.

Les bulletins de solde et les états de régularisation, destinés à informer du détail des émoluments qui leur sont versés, les militaires titulaires d'un compte courant, sont adressés par le CTAC à leur corps d'affectation, service ou établissement lorsque la solde a été débitée de son compte.

La remise des bulletins de solde et des états de régularisation aux militaires payés en numéraire incombe au trésorier ou à l'officier des détails auquel ces documents ont été transmis, accompagnés (en ce qui concerne les bulletins de solde) de la liste d'émargement imprimé N° 527-0/18 (cf. 33.4).

4.4.2. Arrêté du bordereau des imputations budgétaires. Etablissement des états de solde.

Dès achèvement des opérations de paiement, le bordereau des imputations budgétaires est arrêté et ses montants (dépenses mensuelles de solde et précomptes) enregistrés et portés au registre-journal de la trésorerie.

Le montant mensuel des dépenses de solde est ordonnancé par le commissaire de rattachement au profit du CTAC. Ce dernier établit à cet effet un état de solde présentant la ventilation par chapitre et article d'imputation budgétaire des sommes à ordonnancer arrêtées au bordereau des imputations budgétaires. L'état de solde est constitué par deux documents :

• la quittance imprimé N° 527-0/25 ;

• la déclaration de quittance imprimé N° 527-0/26.

4.4.3. Envoi des documents au commissaire vérificateur des comptes.

Le CTAC adresse au commissaire chargé de la vérification de ses comptes :

• les états de solde imprimé N° 527-0/25 et N° 527-0/26 ;

• le bordereau des imputations budgétaires imprimé N° 527-0/21-2 ;

• l'état des imputations budgétaires, imprimé N° 527-0/21-1 ;

• le feuillet d'émargement imprimé N° 527-0/20 ;

• la liste des paiements directs imprimés N° 527-0/19.

Ces envois sont effectués le plus rapidement possible après établissement des chèques de paiement de la solde du mois afin que le mandat de recomplètement du fonds d'avance soit déposé chez le trésorier payeur général comptable assignataire des états de solde dans les délais impartis par celui-ci pour exploitation du mandat au titre dudit mois.

Les documents de paiement adressés au commissaire vérificateur des comptes sont rapprochés autant que de besoin par ce dernier des listes de contrôles établies au titre du mois (radiations définitives et prises en compte initiales en particulier) ainsi que, le cas échéant, des dossiers de solde dont l'examen lui paraît nécessaire.

4.4.4. Renseignements à fournir par le CTAC à l'administration fiscale.

Conformément aux prescriptions du code général des impôts, le CTAC est tenu de signaler annuellement à l'administration fiscale le montant des émoluments imposables perçus, au cours de l'année précédente, par les militaires dont il payait la solde au 31 décembre de ladite année (cas général). La déclaration est également à produire par le dernier organisme payeur pour les militaires radiés des contrôles de l'armée au cours de l'année d'imposition. En ce qui concerne les militaires soumis à un régime d'imposition particulier [imposition locale à l'étranger, dans un territoire d'outre-mer (TOM) ou autre collectivité territoriale], les émoluments imposables soumis au régime local d'imposition sont déclarés par l'organisme payeur avant (ou ayant eu) l'administré en compte au titre du séjour.

Les déclarations sont établies à partir des imposables cumulés de la période d'imposition comprenant s'il y a lieu les imposables des paiements directs du dernier mois de la période.

L'édition des déclarations annuelles de revenus est effectuée sur des imprimés modèle n^o 2740 récapitulés dans des bordereaux modèle n^o 2462.

Les déclarations destinées aux services fiscaux sont classées par adresse fiscale. Les volets adressés aux chefs de corps, de service et d'établissement pour remise aux administrés sont classés par code affectation.

Les envois sont effectués [en ce qui concerne les militaires affectés en métropole et dans les départements d'outre-mer (DOM)] pour le 31 janvier à l'administration de contributions directes ainsi qu'aux administrés.

En ce qui concerne les militaires domiciliés fiscalement hors de France et non soumis localement à un impôt personnel sur l'ensemble de leurs revenus, la déclaration des revenus doit être adressée au centre des impôts des agents de l'Etat en service hors de France dans les délais suivants :

• Europe (et pays du littoral de la méditerranée) : 30 avril ;

• Afrique (sauf pays du littoral de la méditerranée) et Amérique du Nord : 15 mai ;

• Amérique centrale et Amérique du Sud : 31 mai ;

• Asie (sauf pays du littoral de la méditerranée) Océanie et tous autres pays non visés ci-dessus : 30 juin.

Les déclarations relatives aux militaires imposés localement sont établies selon des modalités prises en vertu de dispositions fiscales territoriales (cas des TOM) ou de conventions fiscales passées entre la France et l'Etat en cause.

4.4.5. Retenues opérées par précompte.

Les retenues opérées par précompte au sens de la présente instruction sont celles qui n'influent ni sur les droits, ni sur la consommation des crédits budgétaires. Ce type de retenue s'applique lorsque le recouvrement n'est pas (ou ne peut être) poursuivi au profit du chapitre d'imputation de la solde ou des prestations familiales, qu'il s'agisse d'une retenue exercée au bénéfice du département de la défense, d'une administration publique (autre que le département de la défense) ou d'une retenue effectuée au profit d'une personne physique ou morale titulaire d'une créance résultant de l'exécution d'un contrat ou d'une décision de justice.

Les principales retenues communes à l'ensemble des CTAC opérées par précompte, les codes à utiliser et les comptes d'imputation s'y rapportant (cf. 3e fascicule du registre des comptes) sont récapitulées dans le tableau ci-après :

Les retenues à effectuer en vertu de prérogatives de puissance publique (recouvrement d'impôts et taxes par exemple) ou en exécution de décisions de justice (créances alimentaires ou autres) font l'objet d'une signification au CTAC par le trésorier payeur général comptable assignataire des états de solde auquel doivent être notifiées les saisies, arrêts, oppositions ou cessions de salaire.

Les retenues résultant de l'exécution d'un contrat (retenues au profit des sociétés mutualistes, des caisses de crédit municipal, de la préfon) sont effectuées par le CTAC directement au profit des organismes bénéficiaires, lesquels ont la charge de l'information des CTAC conjointement avec les administrés.

Afin de permettre à l'organisme payeur de justifier les divers règlements qu'il effectue auprès de ses créanciers, les listes sont établies mensuellement pour chacune des retenues précomptées. Ces listes, imprimé N° 527-0/28, sont éditées par l'ordinateur du CTAC suivant les critères alternatifs de classement énumérés ci-dessous :

• code place ou taux ;

• code « poste de décompte », grade, affectation ;

• numéro de livret de solde, numéro d'immatriculation à la sécurité sociale (éventuellement), numéro de contrat (éventuellement).

Un exemplaire de la liste établie est adressé au comptable assignataire ou à l'organisme créancier au compte duquel est viré le montant des retenues. Le second exemplaire, appuyé de l'avis de débit, constitue pièce justificative de dépense.

Compte tenu du volume d'administrés concernés par chaque type de précompte et sous réserve d'aucune incompatibilité technique, des transferts de données réalisées par échange de support magnétique peuvent être mis en œuvre entre les CTAC et les divers créanciers concernés.

Toutefois, l'élaboration de telles procédures et leur mise en application sont obligatoirement soumises à la décision préalable de l'administration centrale.

4.4.6. Retenues opérées par déduction.

  46.1. Définition.

Les retenues opérées par déduction, au sens de la présente instruction, sont celles qui ont pour conséquence de réduire le montant des sommes liquidées et de diminuer la consommation des crédits au niveau du CTAC.

Telles sont notamment :

• les retenues pour trop-payés, effectuées au profit du chapitre d'imputation de la solde ou des prestations familiales du débiteur (codes 620, 640, 740) ;

• les retenues pour logement en chambre conventionnée (code 701).

D'autres retenues sont opérées par déduction en particulier dans le cadre de procédures entraînant paiement fractionné de la solde :

• fraction solde détachements et compagnies tournantes, code 102 ;

• fraction solde détachement FINUL, code 106 ;

• retenue émolument gouvernement étranger, code 610 ;

• retenue prime ONUST, code 611 ;

• retenue principal de solde congé Pondichéry, code 615 ;

• retenue délégation solde, code 707 ;

• etc.

  46.2. Retenues pour trop-payés effectuées au profit du chapitre d'imputation de la solde (et/ou des prestations familiales) du débiteur.

Le montant du trop-perçu est déterminé à l'aide d'un état de régularisation imprimé N° 527-0/16-2 établi par le CTAC soit d'office, soit sur demande du commissaire vérificateur des comptes, soit à la réception d'un état de régularisation adressé par un ancien organisme payeur du débiteur, soit à la demande du débiteur lui-même.

En portant à la connaissance du débiteur l'origine et le montant du trop-perçu à régulariser, le CTAC lui précise les conditions dans lesquelles la retenue doit être effectuée, en une ou plusieurs mensualités déterminées, pour leur montant maximum, dans les limites de la quotité saisissable. Dans l'éventualité où le débiteur aurait formulé ou formulerait par la suite une demande de remise gracieuse de dette, celle-ci devra être examinée et instruite dans les conditions fixées par l' instruction 5248 /MA/DSF/CG/1 du 25 mai 1967 , chapitre 9.6 N.i. BO modifiée.

Il est précisé à cet égard que la demande de remise gracieuse de dette n'est envisageable que dans l'hypothèse où la dette définitive c'est-à-dire où elle ne prête plus à contestation quant à son bien-fondé. En outre, suivant une doctrine habituellement suivie en la matière, une mesure de remise, dont la décision ne peut en aucun cas appartenir aux seuls services ordonnateurs, n'intervient en principe qu'en faveur de débiteurs « dont la solvabilité est des plus réduites et que l'obligation d'un remboursement pourrait contraindre à se priver des plus élémentaires nécessités ».

Lorsque le débiteur donne son accord ou n'a pas formulé d'objections aux conditions de recouvrement indiquées par le CTAC, le recouvrement du trop-perçu est effectué, soit en une seule fois, la retenue exercée éteignant alors la dette, soit sur plusieurs mois, chaque retenue réduisant partiellement le montant de la dette jusqu'à extinction totale de cette dernière.

Toute retenue totale ou partielle saisie est automatiquement enregistrée sur le feuillet d'émargement et l'état des imputations budgétaires.

Lorsqu'en cas de recouvrement échelonné sur plusieurs mois, le débiteur change de CTAC avant régularisation complète du trop-payé, l'exercice des retenues est poursuivi dans les conditions réglementaires par le nouveau CTAC jusqu'à extinction de la dette. A cet effet, le CTAC perdant devra transmettre, avec le dossier de solde, la pièce justificative de la retenue poursuivie, non microfilmée.

Si le nouvel organisme payeur n'est pas un CTAC et n'est pas abonné à la chaîne solde, mention de la retenue et des échéances de recouvrement devront être portées sur le certificat de cessation de paiement.

Lorsqu'un débiteur ne donne pas son accord ou demande la remise gracieuse de tout ou partie de la dette que représente le trop-perçu dont il a été avisé, le CTAC demande au commissaire vérificateur des comptes, l'émission à l'encontre du débiteur, d'un titre de perception dont le montant doit être dans tous les cas égal au montant du trop-perçu.

Le recouvrement est alors poursuivi conformément aux règles fixées par le département des finances sans intervention du CTAC.

Lorsqu'un débiteur ayant donné son accord ou n'ayant pas formulé d'objections aux modalités de recouvrement indiquées par le CTAC revient sur cet accord et demande la remise gracieuse de tout ou partie de la dette, le CTAC demande au commissaire vérificateur des comptes, l'émission, à l'encontre du débiteur d'un titre de perception dont le montant doit être égal au montant de la totalité du trop-perçu. Parallèlement, pour les retenues déjà effectuées, le CTAC doit s'en créditer au 3e fascicule du registre des comptes (comptes 3004 ou 3005) en établissant un état de régularisation portant réduction du montant concerné des retenues opérées par déduction (codes 640, 740) et augmentation corrélative des retenues opérées par précompte (840 ou 841).

Le montant de ces retenues, alors porté en recette au 3e fascicule du registre des comptes, est ensuite reversé au Trésor, pour le compte du débiteur, en atténuation du titre de perception émis. Le recouvrement définitif est poursuivi conformément aux règles fixées par le département des finances sans intervention du CTAC.

Lorsqu'un débiteur ayant donné son accord ou n'ayant pas formulé d'objections aux modalités de recouvrement indiquées par le CTAC, se place ou est placé dans une position ne lui ouvrant plus droit à solde, et s'il n'est pas possible d'obtenir le versement du reliquat de la dette dans la caisse du CTAC, il est alors procédé à l'émission d'un titre de perception pour l'ensemble du trop-perçu et au reversement au Trésor, dans les conditions énoncées au paragraphe précédent, du montant des retenues déjà effectuées en atténuation du titre de perception émis.

Dans les deux derniers cas visés ci-dessus, le débiteur est avisé par le CTAC des versements effectués pour son compte.

5. Ordonnancement et liquidation des dépenses de solde. Principes généraux.

5.1. Principe d'exécution du service.

Le paiement des soldes mensuelle, spéciale progressive et forfaitaire est effectué par le CTAC (ou autre organisme payeur abonné à la chaîne solde du commissariat) au moyen de fonds d'avance constitués au début de chaque année et régularisés en fin d'année. Ces fonds d'avance sont recomplétés chaque mois par l'ordonnancement d'états de solde établis pour le montant des paiements mensuels effectués.

Les dépenses ainsi payées sont liquidées. La liquidation a pour but d'assurer le concordance entre les droits acquis, les paiements effectués et les ordonnancements opérés sur le Trésor. Les résultats de cette liquidation sont présentés en termes physiques et financiers dans des documents établis, sous les diverses rubriques budgétaires, par le CTAC, par le commissaire ordonnateur sous-délégataire, par le directeur régional du commissariat ordonnateur secondaire et par le service gestionnaire de crédits à l'administration centrale.

5.2. Attributions du commissaire vérificateur des comptes du CTAC.

Le commissaire vérificateur des comptes du CTAC a la charge de procéder à l'ordonnancement des dépenses de solde et de s'assurer de la corrélation de ces dépenses avec leur liquidation.

Les opérations de liquidation portent sur la vérification des droits acquis et des paiements effectués. Elles conduisent à la nécessaire balance des paiements et des ordonnancements et à l'établissement des documents s'y rapportant.

5.3. Attributions du directeur régional du commissariat de l'armée de terre.

Le directeur régional du commissariat de l'armée de terre assure la centralisation au titre de la région des résultats de la liquidation des dépenses de solde effectuée par chacun des commissaires de la région concernée. Il en transmet les éléments à l'administration centrale.

5.4. Processus d'exécution des opérations d'ordonnancement et de liquidation.

Chronologiquement les opérations d'ordonnancement et de liquidation mentionnées aux articles précédents comportent :

• 1. Les vérifications sommaires portant sur la corrélation des documents de paiement et de liquidation édités par l'ordinateur du CTAC ;

• 2. L'ordonnancement immédiat des états de solde ;

• 3. Les vérifications détaillées portant sur l'exactitude des droits acquis, la conformité des paiements aux droits et la régularité des paiements ;

• 4. La balance des paiements admis et des ordonnancements effectués sur le Trésor ;

• 5. L'établissement des documents trimestriels de liquidation.

En ce qui concerne les vérifications détaillées, celles-ci sont effectuées soit avant paiement dans le cadre du cycle mensuel de traitement automatisé de la solde, soit après paiement dans le cadre de la vérification systématique et de l'exercice des contrôles institués conformément aux dispositions du titre III de la présente instruction.

Les conditions d'exécution des opérations autres que les vérifications sont précisées dans des instructions particulières prises sous le timbre de la sous-direction prévision-budget-finances.

6. Dispositions diverses.

6.1. Remboursement des dépenses de solde effectuées sur des crédits dont ne dispose pas le CTAC amène à procéder aux paiements.

6.1.1. Champ d'application de la procédure.

Les CTAC « métropolitains » peuvent être conduits à exécuter, au bénéfice de certains administrés, des paiements pour lesquels ils ne disposent pas des crédits budgétaires correspondants.

C'est le cas notamment lorsque les militaires qu'ils soldent sont désignés pour servir outre-mer, à l'étranger ou en métropole en position hors budget avec imputation nouvelle des dépenses de solde sur des crédits du ministère des affaires étrangères, de la coopération ou du service militaire adapté (et autres le cas échéant).

C'est également le cas lorsqu'à l'issue d'une affectation prononcée ou d'un séjour effectué à l'un des titres visés ci-dessus, il est nécessaire de procéder à des régularisations (rappels de taux par exemple) portant sur une période durant laquelle la dépense était imputable à l'un de ces budgets (affaires étrangères, coopération, service militaire adapté, autres le cas échéant).

Les crédits affectés aux budgets considérés sont en place auprès de l'ordonnateur des dépenses du CTAC « outre-mer et étranger », organisme payeur chargé du paiement des soldes des militaires concernés pendant les séjours et affectations en cause.

Le CTAC métropolitain origine (lorsqu'il s'agit du règlement de dépenses avant mutation outre-mer ou étranger) ou nouveau (lorsqu'il s'agit de régularisations de dépenses portant sur un séjour terminé) procède donc au règlement des dépenses de l'espèce sans disposer des crédits correspondants et s'en fait ensuite rembourser par le CTAC « outre-mer étranger » dans les conditions fixées aux articles suivants.

6.1.2. Opérations à effectuer.

  52.1. Le CTAC « métropolitain ».

  52.1.1. Procède au paiement des indemnités auxquelles ouvre droit la mutation ou aux régularisations auxquelles celle-ci doit donner lieu. Les paiements sont effectués par voie de paiement direct et imputés sur les crédits budgétaires devant effectivement supporter les dépenses résultant de la mutation ou des régularisations. Les paiements s'appliquent, en cas de mutation à intervenir, au complément et (ou) au supplément de l'indemnité pour charges militaires, à l'indemnité d'éloignement ou d'installation, à l'avance de solde. En cas de séjour terminé, les paiements visent les régularisations résultant de rappels de taux portant sur l'indemnité de résidence et le supplément familial à l'étranger ainsi que sur les majorations familiales.

  52.1.2. Assure le paiement des soldes dans les conditions normales de la procédure automatisée sans modification de l'imputation budgétaire s'y rapportant.

  52.1.3. Procède le cas échéant aux radiations par transfert aux dates fixées dans le cadre de la procédure énoncée en annexe IV.

  52.1.4. Adresse, dans l'hypothèse énoncée à l'alinéa précédent, le dossier de solde au CTAC « outre-mer-étranger » dès les opérations de pointage de la solde du mois en cours terminées.

  52.1.5. Ne demande pas à son commissaire ordonnateur le remboursement des dépenses effectuées sur les budgets pour lesquels il ne dispose pas des crédits.

  52.1.6. Edite, par les soins de la division des moyens informatiques, en deux exemplaires les extraits d'états d'imputations budgétaires se rapportant aux rubriques budgétaires concernées. Les dépenses correspondantes sont automatiquement transcrites dans la comptabilité du CTAC et ventilées au premier fascicule du registre des comptes dans les sous-comptes d'imputation afférents aux dites-rubriques budgétaires. Un exemplaire de l'état des imputations budgétaires édité est adressé, après visa, pour remboursement au CTAC « outre-mer-étranger » auquel est également transmis par télétransmission un extrait du fichier informatique portant sur les dépenses en cause [budgets des séries 400 et 500 ⁽¹⁰⁾ du répertoire des données et des codes].

  52.2. Le CTAC « outre-mer-étranger ».

  52.2.1. Procède, le cas échéant, aux prises en compte par transfert conformément aux dispositions énoncées en annexe IV à la présente instruction.

  52.2.2. Edite, après fusion des extraits de fichiers transmis au titre des budgets 400 et 500 (10) par les CTAC « métropolitains », les documents suivants :

• un état des sommes à rembourser par CTAC « métropolitain » ;

• l'état des imputations budgétaires comprenant les dépenses à rembourser aux CTAC.

  52.2.3. Rembourse chacun des CTAC concernés des dépenses initialement supportées par leurs soins en joignant au paiement un exemplaire de l'état des sommes à rembourser dont le montant aura été préalablement comparé à l'extrait de l'état des imputations budgétaires reçu (cf. 52.1.6 ci-dessus).

  52.2.4. Envoie pour remboursement par son commissaire ordonnateur, les états d'imputations budgétaires intégrant les dépenses remboursées aux autres CTAC.

Les modalités techniques et le calendrier d'exécution des tâches résultant de la procédure décrite sont énoncées dans la notice technique relative à l'exécution automatisée du service de la solde.

6.2. Modalités de régularisation des dépenses à la charge d'autres départements ministériels (dépenses remboursables).

6.2.1. Dispositions générales.

Les dépenses remboursables par d'autres départements ministériels (ou d'autres services) sont initialement supportées sur les crédits de la section forces terrestres et font l'objet d'une procédure de remboursement à l'administration centrale. Pour poursuivre ces remboursements, il importe donc que les dépenses de l'espèce soient individualisées et fassent l'objet de relevés adressés à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre, sous-direction prévision-budget-finances.

Pour la gendarmerie nationale, les dépenses engagées au profit d'autres départements ministériels et supportées initialement sur ses propres crédits font l'objet de demandes de remboursement établies par la direction générale de la gendarmerie nationale, sous-direction de la logistique, bureau exécution du budget.

6.2.2. Procédure de régularisation des dépenses.

Les militaires des forces terrestres affectés dans des postes conduisant à remboursement des dépenses à l'échelon central doivent être codifiés dans les catégories et sous catégories d'administrés telles qu'elles figurent au répertoire des codes et données table 11, tableau C.

A partir des renseignements ainsi codifiés, un relevé récapitulatif des dépenses remboursables imprimé N° 527-0/34 est édité en mars, juin, septembre, novembre et décembre de chaque année. Adressé à la DCCAT, sous-direction prévision-budget-finances (PBF), il permet de justifier les demandes de remboursement qu'elle adresse aux ministères et services débiteurs.

Il est précisé que l'état informatique produit doit obligatoirement être vérifié et si nécessaire rectifié des anomalies qu'une codification erronée aurait pu entraîner. Les remboursements demandés ne doivent en effet s'appliquer qu'aux périodes d'emploi conduisant à demande de remboursement et uniquement aux dépenses de solde dues à raison de cet emploi. Sont donc à exclure tous les rappels portant sur des périodes antérieures à l'affectation dans le poste conduisant à remboursement de dépenses et tous paiements portant sur des régimes de solde autres que celui applicable sur le territoire de stationnement au titre de l'emploi considéré.

6.3. Modalités de régularisation des dépenses de solde des militaires en postes permanents à l'étranger imputables à la section commune.

6.3.1. Dispositions générales.

Les dépenses de solde des militaires en postes permanents à l'étranger :

• attachés des forces armées ;

• missions militaires françaises près d'organismes interalliés ;

• officier de liaison, instructeur,

sont initialement supportées sur les crédits de la section forces terrestres. Or, les indemnités spécifiques au régime de solde à l'étranger sont à la charge de la section commune du ministère de la défense (direction des services financiers). Il s'agit des indemnités suivantes :

• indemnités de résidence à l'étranger ;

• supplément familial à l'étranger ;

• majorations familiales à l'étranger ;

• indemnité d'établissement ;

• indemnité pour frais de représentation.

Pour poursuivre la procédure de remboursement à l'administration centrale, il importe que les dépenses de l'espèce soient individualisées et fassent l'objet de relevés adressés à la DCCAT, sous-direction PBF.

6.3.2. Procédure de régularisation des dépenses.

Les militaires des forces terrestres affectés en postes permanents à l'étranger doivent être codifiés dans les catégories et sous-catégories d'administrés telles qu'elles figurent au répertoire des données et des codes table 11, tableau C et sous les codes territoires d'affectation des postes à l'étranger concernés.

A partir des renseignements ainsi codifiés combinés avec les codes indemnités spécifiques au régime de solde à l'étranger deux états imprimés N° 527-0/35, N° 527-0/35-1 et N° 527-0/35-2 sont édités à la fin de chaque trimestre. Ils sont adressés à la DCCAT, sous-direction PBF pour permettre à celle-ci de justifier les demandes de recouvrement qu'elle adresse à la direction des services financiers (DSF).

Il est précisé que les états informatiques produits doivent obligatoirement être vérifiés et si nécessaire rectifiés des anomalies qu'une codification erronée aurait pu entraîner. Les remboursements ne doivent en effet s'appliquer qu'aux périodes d'emploi sur le poste à l'étranger (à l'exclusion du congé administratif) et pour les seules indemnités visées ci-dessus.

6.4. Archivage des dossiers de solde. Le fichier central de la solde.

6.4.1. L'archivage des dossiers de solde.

  57.1. Le traitement micrographique des archives.

Les archives « solde » des militaires administrés par le commissariat de l'armée de terre sont microfilmées. Cette procédure a pour but de permettre :

• la création par administré d'un micro-dossier complet contenant l'ensemble des archives annuelles sur micro-fiches depuis le début de la carrière ou de la prise en compte par un CTAC ;

• la réduction des échanges de correspondances entre CTAC en posant le principe suivant lequel le CTAC ayant en compte l'administré et disposant des archives des années antérieures peut effectuer les régularisations s'y rapportant sans intervention de l'ancien CTAC ;

• la diminution des surfaces de stockage des archives.

La procédure d'emploi de la micrographie dans les CTAC a été fixée par une instruction particulière ⁽¹¹⁾ à laquelle il convient de se reporter pour le détail de sa mise en œuvre.

  57.2. Conditions de conservation des archives.

La mise en œuvre de la micrographie a conduit à la création de deux micro-dossiers distincts :

• un micro-dossier origine, constitué des jaquettes, classé au sein du dépôt central des archives administratives du commissariat de l'armée de terre (DCAACAT) ;

• un micro-dossier obtenu par duplication des jaquettes (diazocopies) classé dans le dossier de solde en compte au CTAC.

Les conditions de conservation des archives microfilmées diffèrent suivant que l'administré est dans les cadres ou a été rayé définitivement des contrôles.

  57.2.1. Militaire dans les cadres.

Les jaquettes sont classées au sein du DCAACAT par année, par CTAC et par film. Le DCAACAT procède à ce classement directement à l'issue des opérations de traitement et après duplication des diazocopies. Les jaquettes sont détruites par année, après dix ans de conservation.

Les diazocopies adressées par le laboratoire central du DCAACAT au CTAC sont classées à l'intérieur du dossier de solde de l'administré. En cas de mutation entraînant changement de CTAC, le dossier individuel de solde est transmis dans son intégralité au nouveau CTAC. Le dossier est transmis après exécution des opérations énoncées à l'article 16, paragraphe 16.1 de la présente instruction. Lorsque la mutation entraîne prise en compte par un organisme payeur non abonné à la chaîne solde ou entraîne cessation temporaire des droits à solde (congé postnatal par exemple) le livret de solde ainsi que les éléments microfilmés du dossier sont provisoirement archivés auprès du DCAACAT conformément à l'article 16, paragraphe 16.2 et aux paragraphes 52 et 53 de l'annexe III à la présente instruction.

  57.2.2. Militaire rayé des contrôles de l'armée ou admis dans la 2e section du cadre des officiers généraux.

Dans les deux cas visés, le livret de solde est conservé au CTAC une année au-delà de l'année au cours de laquelle est intervenue la radiation.

A l'issue, le livret de solde est transmis au DCAACAT accompagné de l'ensemble des diazocopies et de la photocopie de la troisième page de la chemise de liaison et de transmission (opérations de contrôle) afin de faciliter les opérations de recherche au sein du dépôt d'archives.

Les livrets de solde contenant les diazocopies et la photocopie de la troisième page de la chemise de liaison et de transmission sont alors définitivement archivés dans les conditions et pour les durées fixées au paragraphe VI de l'annexe III à la présente instruction.

La chemise de liaison et de transmission est archivée pendant dix ans au sein du CTAC ayant procédé à la radiation des contrôles. Elle y est classée par année de radiation et par ordre alphabétique.

6.4.2. Le fichier central de la solde.

  58.1. Dispositions générales.

Le fichier central de la solde est constitué de deux fichiers distincts :

• le fichier central des militaires en activité ;

• le fichier central des militaires rayés des contrôles.

Un militaire ne doit figurer que dans l'un ou l'autre des deux fichiers.

Ces fichiers sont entretenus au niveau central par la sommation des données extraites de chacun des fichiers locaux existant au sein des CTAC.

Le fichier central des militaires en activité est alimenté en entrée par les prises en compte initiales effectuées par les CTAC et en sortie par les radiations définitives saisies sous les codes radiations concernés (retraite, 2e section des officiers généraux, résiliation ou fin de contrat, solde de réforme, décès, etc.).

Les objectifs respectifs de chacun des fichiers, les règles afférentes à leur tenue ainsi qu'à leur consultation sont énoncés dans les paragraphes suivants. Les mesures d'exécution des présentes dispositions sont, autant que de besoin, prises par des instructions particulières.

  58.2. Le fichier central des militaires en activité.

Ce fichier doit permettre de :

• vérifier qu'il n'y a pas plusieurs livrets de solde ouverts au nom d'un même militaire au sein d'un même CTAC ou de l'ensemble des CTAC (ou autres organismes payeurs) ;

• vérifier qu'un même numéro de livret de solde n'a pas été attribué plusieurs fois ;

• permettre l'identification complète de tout administré soldé sur la chaîne solde du commissariat de l'armée de terre, identification effectuée sur l'un des critères suivants :

  • nom, prénoms, grade ;

  • numéro national d'identification ;

  • numéro de livret de solde ;

  • code affectation ;

  • adresse de paiement.

Les données contenues dans le fichier central des militaires en activité sont extraites du fichier local des administrés. Elles sont limitées aux données d'identification énoncées ci-dessus et à l'indication de l'organisme payeur de l'administré. La consultation est obtenue soit directement, soit par demande effectuée auprès du CEDICAT.

  58.3. Le fichier central des rayés des contrôles.

Le fichier central des rayés des contrôles vise à :

• permettre une recherche et une identification rapide de l'ancien administré ;

• procéder à des corrélations avec le fichier central des militaires en activité.

Les données contenues dans le fichier central des rayés des contrôles sont celles énoncées au paragraphe précédent complétées par l'adresse déclarée à la radiation des contrôles et la date de radiation. Ce fichier est entretenu pendant quatre années au-delà de celle de radiation. Il est alimenté par les radiations définitives saisies sous les codes radiations concernés.

La consultation du fichier est obtenue soit directement au niveau du CTAC, soit par demande effectuée auprès du CEDICAT.

Parallèlement à l'entretien d'un fichier central des rayés des contrôles, chaque CTAC (ou autre organisme payeur abonné) dispose d'un fichier local des rayés des contrôles conservé une année au-delà de l'année au cours de laquelle est intervenue la radiation. Ce fichier doit ainsi permettre de procéder automatiquement aux régularisations les plus usuelles affectant les administrés rayés des contrôles. Au-delà de la période de conservation du fichier local, il est recouru au fichier central des rayés des contrôles pour identification. Le livret de solde archivé au DCAACAT lui est alors demandé autant que de besoin par le CTAC ayant procédé à la radiation des contrôles.

  58.4. Documents justificatifs des prises en compte initiales et des radiations définitives effectuées.

Les prises en compte initiales effectuées par le CTAC (ou autre organisme payeur) donnent lieu à l'édition mensuelle d'un état des prises en compte initiales imprimé N° 527-0/32 édité par organisme payeur, code affectation et numéro de livret de solde. Cet état est édité en deux exemplaires conservés au CTAC qui en tient un à la disposition du commissaire vérificateur des comptes.

Les radiations définitives effectuées par le CTAC (ou autre organisme payeur) donnent lieu à l'édition mensuelle d'un état des radiations définitives des contrôles imprimé N° 527-0/33 édité par organisme payeur, code affectation et numéro de livret de solde. Cet état est édité en trois exemplaires. Deux exemplaires sont conservés au CTAC qui en tient un à disposition du commissaire vérificateur des comptes. Un exemplaire est adressé au DCAACAT lui permettant ainsi de suivre la réception des livrets de solde des militaires placés dans une des positions conduisant à radiation définitive des contrôles, cessation des paiements ou prise en compte par un organisme payeur extérieur à la chaîne solde du commissariat.

6.4.3. Dispositions finales.

La présente instruction entrera en application le 1er octobre 1988.

Elle annule les dispositions suivantes de l'instruction n^o 931-T/19/INT du 3 novembre 1959 relative à l'exécution du service de la solde en temps de paix :

• première partie, titre premier ;

• deuxième partie, chapitres premier, deuxième et quatrième en ce qu'ils s'appliquent à l'exécution du service des soldes mensuelle, spéciale progressive et forfaitaire servies par les CTAC et autres organismes payeurs abonnés à la chaîne solde du commissariat de l'armée de terre ;

• tableaux et annexes se rapportant aux titres et chapitres précités.