Préambule.

La présente instruction vise la mise en œuvre des parcours professionnalisants ⁽¹⁾.

Cette procédure ministérielle est dédiée à l'accompagnement et à la professionnalisation des agents entrant dans une démarche de réorientation professionnelle sur des postes qualifiés de critiques ⁽²⁾.

Elle participe au développement d'une nouvelle dynamique favorable à la mobilité prenant en compte tant les attentes du personnel civil que les impératifs des employeurs.

Son champ d'application est le personnel civil du ministère de la défense qu'il soit fonctionnaire, ouvrier de l'Etat ou agent non titulaire sous contrat à durée indéterminé.

Démarche plus volontariste, le parcours professionnalisant est complémentaire à la période de professionnalisation ⁽³⁾.

1. Périmètre des parcours professionnalisants.

Les parcours professionnalisants contribuent au renforcement de l'accompagnement individuel du personnel civil du ministère de la défense dans la construction de leur parcours professionnel et à la sécurisation des carrières.

1.1. Notion de parcours professionnalisant.

Les parcours professionnalisants constituent une démarche ministérielle spécifique de pourvoi des postes offrant la possibilité aux employeurs s'inscrivant dans cette démarche de recruter, sur des postes et/ou emplois critiques ⁽²⁾ préalablement identifiés par leurs soins, des agents bénéficiant de formations adaptées, sur une période égale ou inférieure à six mois, permettant d'acquérir les compétences requises à la tenue desdits postes.

Les parcours professionnalisants génèrent un accompagnement personnalisé reposant sur l'axe du développement des compétences sur la base d'un parcours de formations individuel ou collectif.

Prospectifs, ils participent aussi à la mise en place d'une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences prenant en compte les risques ministériels actuels et futurs.

Régis de manière conventionnelle, ils ouvrent des droits et des obligations pour les parties prenantes.

Pour autant, les parcours professionnalisants ne relèvent pas d'un dispositif réglementaire particulier, mais s'appuient sur l'ensemble des outils qu'offre la réglementation en vigueur en matière de mobilité et de formation.

Ils s'adressent à l'ensemble du personnel civil de la défense, que la mobilité mise en œuvre soit subie ou choisie. Dans le cadre d'une mobilité subie, les agents bénéficient des droits attachés à leur situation.

1.2. Principes fondateurs des parcours professionnalisants.

Au-delà des principes fondateurs de la mobilité ministérielle définis dans l'instruction n° 353563/DEF/SGA/DRHMD du 26 novembre 2015 relative à l'emploi, la mobilité et les parcours professionnels du personnel civil de la défense, les parcours professionnalisants reposent sur une démarche contractualisée formalisée dans une convention. Ils constituent un accord partagé conférant des droits et des obligations aux parties prenantes.

1.2.1. Principes attachés à la mobilité et caractérisant les parcours professionnalisants.

La transparence : en application des politiques métiers, les postes ouverts aux parcours professionnalisants sont individuellement identifiés par les employeurs. Accessibles à la bourse nationale des emplois (BNE) civils, ils font l'objet d'un marquage particulier à des fins d'identification.

L'équité : les parcours professionnalisants s'adressent au personnel civil de la défense et sont prioritairement accessibles aux agents restructurés et/ou en sureffectif. Ils ne peuvent pas s'appliquer à un détachement entrant ou encore à une position normale d'activité (PNA).

La mise en adéquation des niveaux de responsabilité détenus et requis : tout agent doit être affecté sur un poste dont les missions sont en adéquation avec son corps et son grade d'appartenance ⁽⁴⁾. Le recours à la mobilité géographique n'intervient qu'à la demande de l'agent ou, conformément à l'instruction relative à l'emploi, à la mobilité et aux parcours professionnels du personnel civil de la défense, dans les situations où une mobilité n'est pas envisageable sur une zone de proximité faute de postes vacants ou susceptibles de l'être.

Le renforcement de l'accompagnement individuel : les agents souhaitant intégrer un parcours professionnalisant sont accompagnés dans leur démarche par les conseillers mobilité carrière (CMC) :

• en amont du processus de sélection, sur la base du volontariat, pour les accompagner dans la préparation de leur candidature ;

• en aval du processus de sélection, de manière systématique, afin d'évaluer le besoin en compétences et d'en identifier les axes de développement dont le besoin en formation avec les responsables formation des employeurs cédant et prenant.

Par ailleurs, et en complément de ce qui précède, le parcours professionnalisant ne saurait pénaliser le déroulement de la carrière d'un agent.

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1.2.2. Principes propres aux parcours professionnalisants.

Les parcours professionnalisants reposent sur des responsabilités partagées définies dans une convention tripartite. L'employeur et l'agent ont des droits et des obligations qui sont garantis par la possibilité de mettre fin à la démarche dans l'hypothèse où les engagements pris ne seraient pas respectés (cf. annexe I.).

2. Les acteurs des parcours professionnalisants.

Les parcours professionnalisants impliquent les agents civils de la défense, les chaînes d'emplois, les responsables métiers (conseillers coordonnateurs ministériels de familles ou de filières professionnelles) et les gestionnaires des ressources humaines civiles.

2.1. L'agent.

Tout agent civil peut s'inscrire dans un parcours professionnalisant.

Dans le cadre d'une mobilité choisie, il lui appartient de présenter sa candidature. Dans le cadre d'une mobilité subie, il est accompagné dans sa démarche par les acteurs « ressources humaines » (RH) compétents.

Une fois sélectionné, il est affecté sur le poste identifié et a pour obligation, dans le délai déterminé, de suivre l'ensemble du parcours de formation proposé et de se soumettre aux évaluations qui en découlent. Le non-respect de ces obligations peut conduire l'employeur à mettre fin à l'engagement pris.

Inversement, l'agent peut mettre fin au même engagement selon les modalités de l'article 8. de la convention de parcours professionnalisant en annexe I. de cette instruction et pourra être reçu à sa demande par le gestionnaire des ressources humaines compétent pour étudier sa situation.

2.2. La chaîne d'emploi.

2.2.1. L'autorité centrale d'emploi.

L'autorité centrale d'emploi (ACE), dans le cadre de la définition de sa politique d'emploi, identifie les emplois-types, référentiel des emplois ministériels (REM), et/ou les zones territoriales critiques relevant de son périmètre au regard des missions qui sont les siennes et des sous-effectifs constatés ou à venir.

2.2.2. Le référent et/ou l'autorité locale d'emploi.

Représentant local de l'autorité locale d'emploi (ALE) ou d'un ensemble d'ALE, le référent garantit le respect de ces orientations et porte, auprès du centre ministériel de gestion (CMG) et de la sous-direction de la gestion du personnel civil de l'administration centrale (SDGPAC) du service parisien de soutien de l'administration centrale (SPAC), du respect des intérêts de son ACE et des agents civils qu'elle emploie.

Il valide les listes de postes proposés par les formations d'emploi et en confie la gestion aux CMG et à la SDGPAC lors des revues de postes territoriales.

2.2.3. La formation d'emploi et/ou le supérieur hiérarchique direct.

La formation d'emploi (FE) et/ou le supérieur hiérarchique direct identifient les postes proposables aux parcours professionnalisants et en assurent la description selon les normes de qualité requises, ainsi que la publication à la BNE dans le strict respect du processus BNE défini dans le référentiel qualité RH « qui fait quoi ? ».

Dans le cadre de la mise en œuvre de la démarche, les formations d'emploi et/ou le supérieur hiérarchique direct sélectionnent l'agent appelé à occuper le poste, dans le respect des règles statutaires, et identifient le tuteur appelé à accompagner l'agent dans sa prise de poste.

Ils ont pour obligation de garantir la mise en œuvre desdits parcours et peuvent, le cas échéant, y mettre fin sous la seule condition que l'agent sélectionné ne respecte pas de son propre fait ses obligations.

2.2.4. Le tuteur.

Le tuteur est un « accompagnateur - facilitateur ». Nommé sur la base du volontariat, parallèlement à la sélection du candidat, il est présent auprès de l'agent durant la durée de sa formation, notamment pendant ses retours au poste. Il s'assure, tout au long du parcours, de l'acquisition des compétences.

La relation « tutorale » est donc individuelle et basée sur la confidentialité. Elle implique une proximité fonctionnelle et géographique et, pour être efficace, doit reposer sur le partage et l'échange (entre le tutoré et le tuteur). De plus, le tutoré doit avoir connaissance du champ de responsabilité de son tuteur.

Un livret du tuteur définit les engagements et les missions du tuteur. Parmi elles, l'évaluation de l'acquisition des compétences de l'agent constitue une des missions majeures du tuteur (cf. annexe II.).

La nomination d'un tuteur est obligatoire.

2.3. Les conseillers coordonnateurs ministériels de familles ou de filières professionnelles.

Les conseillers coordonnateurs ministériels de familles professionnelles (CCMFP) ou les conseillers coordonnateurs de filières professionnelles (CCMFiP) assistent les employeurs dans l'identification des besoins en ressource nécessaires à la conduite des missions qui s'imposent à eux.

Les CCMFP participent à l'identification des familles et des filières critiques dans le cadre de la définition de la politique ministérielle en matière de gestion des compétences.

Ils les assistent également dans l'identification et la mise en œuvre des modalités de construction des parcours professionnalisants les mieux adaptés pour générer les compétences attendues des agents engagés dans ce processus.

2.4. La chaîne gestionnaire (ressources humaines).

2.4.1. En matière de pilotage.

2.4.1.1. La direction des ressources humaines du ministère de la défense.

La direction des ressources humaines du ministère de la défense (DRH-MD) définit et met en œuvre la politique de ressources humaines du ministère de la défense.

En liaison avec les états-majors, directions et services intéressés, mais aussi les CCMFP, son rôle est de proposer au ministre et de mettre en œuvre la politique générale des ressources humaines du ministère de la défense.

2.4.1.2. Le service des ressources humaines civiles.

Le service des ressources humaines civiles (SRHC) pilote la politique d'emploi, de carrière et de mobilité du personnel civil du ministère de la défense. Dans ce cadre, il lui appartient de définir et de mettre en œuvre les modes opératoires en découlant.

Le processus relatif aux parcours professionnalisants est défini, mis en œuvre et piloté par le SRHC.

Par ailleurs, par l'intermédiaire de la mission d'accompagnement des réorganisations (MAR) et des médiateurs mobilité, il facilite l'accompagnement des agents restructurés notamment dans le cadre des parcours professionnalisants.

2.4.1.3. Les responsables de budget opérationnel de programme.

Les responsables de budget opérationnel de programme (RBOP) des postes civils de la défense vérifient l'inscription dans le référentiel en organisation des postes proposés et leur pérennité.

Ils assurent le financement des parcours professionnalisants relevant de leur périmètre.

2.4.2. En matière de gestion opérationnelle.

2.4.2.1. Les centres ministériels de gestion et la sous-direction de la gestion du personnel civil de l'administration centrale.

Les centres ministériels de gestion (CMG) au niveau régional, et la sous-direction de la gestion du personnel civil de l'administration centrale (SDGPAC) en administration centrale, ont vocation à accompagner le personnel civil dans le cadre de sa carrière et de sa mobilité.

En leur sein, les gestionnaires mobilité et les conseillers mobilité carrière assurent ce rôle et ont une mission de conseil auprès des employeurs et de contrôle du respect des obligations réglementaires et des directives ministérielles, de même que les conseillers coordonnateurs en formation (CCF) chargés de mettre en œuvre la politique de formation définie par le ministère de la défense.

Enfin, les CMG/SDGPAC sont appelés à conduire des revues de postes territoriales. Ces revues ont pour finalité la constitution d'un vivier d'emplois locaux et permettront d'identifier en cohérence avec l'ensemble des choix RH opérationnels retenus (recrutement, mobilité, etc.) les postes proposables aux parcours professionnalisants.

Ces missions placent les CMG/SDGPAC au cœur des parcours professionnalisants.

Les CMG/SDGPAC participent à l'identification des postes ouverts aux parcours professionnalisants, ainsi qu'à l'identification des candidats. Ils définissent et assurent la mise en œuvre des parcours de formation. Ils sont partie prenante de la convention et ont la responsabilité finale de l'affectation de l'agent accompagné.

Tout au long de la démarche, ils s'assurent que les formations et les retours en poste (en cas de formation alternée) se passent dans de bonnes conditions.

Les CMG/SDGPAC ont la responsabilité du suivi de la démarche, ils participent à son évaluation et ont pour responsabilité d'accompagner les agents dont le parcours professionnalisant prend fin sans pour autant avoir abouti.

2.4.2.2. Les groupements de soutien de bases de défense.

Positionnés au sein des GSBdD et appartenant au réseau de la formation animé par le CCF, les responsables de formation (RF) sont les interlocuteurs privilégiés des agents, des chefs d'établissement et des supérieurs hiérarchiques en matière de formation.

À ce titre, ils peuvent jouer un rôle d'intermédiaire entre le CMG, l'agent bénéficiaire du parcours professionnalisant et l'employeur.

Il en est de même des RF ne relevant pas des GSBdD (non embasés) au sein de certains employeurs [en particulier la direction générale de l'armement (DGA)].

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3. Mode opératoire attaché à la mise en oeuvre des parcours professionnalisants (5).

La mise en œuvre des parcours professionnalisants repose sur six étapes clés :

• l'identification des postes ouverts aux parcours professionnalisants ;

• l'identification et la sélection des candidats ;

• la formalisation du parcours de formation ;

• la contractualisation de la démarche ;

• l'évaluation de l'agent ;

• l'évaluation du processus.

3.1. L'identification des postes ouverts aux parcours professionnalisants.

3.1.1. Définition du champ stratégique.

Afin de s'assurer de la prise en compte de la politique RH ministérielle et des stratégies en découlant, le périmètre de mise en œuvre des parcours professionnalisants est défini, au niveau ministériel, par la DRH-MD sur consultation des ACE. Il donne lieu à un plan annuel.

Ce plan identifie les familles professionnelles, les filières professionnelles, les emplois-types critiques, les employeurs et/ou les territoires prioritairement concernés auxquels il s'applique. Au travers des emplois-types du REM, le CCMFP ou les conseillers coordonnateurs ministériels de filières professionnelles (CCMFiP) sont susceptibles d'indiquer les prérequis, notamment en matière de détention de compétences, attachés à l'emploi à pourvoir.

Dans tous les cas, le risque, fait fondateur du processus, peut être lié à un déficit présent ou à venir et/ou au caractère « clé » de la compétence recherchée.

Le plan annuel constitue la référence permettant d'identifier les postes susceptibles d'être ouverts aux parcours professionnalisants.

3.1.2. Définition du champ opérationnel.

Le champ opérationnel des parcours professionnalisants est défini lors des revues de postes territoriales.

Sur la base des orientations préalablement définies (cf. point 3.1.1.), les ALE et les CMG/SDGPAC, en lien avec les FE, identifient la liste des postes ouverts aux parcours professionnalisants et les prérequis opérationnels spécifiques attachés à ces postes.

Ils en établissent la liste sur la base d'un fichier type qui, une fois validé, est accessible sur le nouvel espace Intradef dédié à la mobilité du personnel civil du ministère de la défense.

Pour chacun de ces postes, les employeurs rédigent une fiche de poste (FDP) selon les normes de qualité requises. Ces FDP sont publiées à la BNE avec un marquant « parcours professionnalisant ». Ce marquant n'exclut pas la possibilité pour l'employeur de recruter directement un agent sous réserve qu'un parcours professionnalisant n'ait pas été engagé par une convention signée.

Par ailleurs, comme tout poste civil ouvert à la mobilité interne, ce poste doit être prioritairement proposé à un agent restructuré ou en sureffectif.

3.2. La sélection des candidats.

3.2.1. L'identification des candidats.

L'identification des candidats s'effectue sur la base des prérequis attachés au poste défini par la formation d'emploi.

Ces prérequis définissent le champ de compétences et/ou de connaissances et de savoir être minimal à détenir pour la mise en œuvre du parcours professionnalisant. Ces prérequis participent à l'identification des candidats potentiels.

Tous les moyens dont disposent les CMG/SDGPAC sont mis à disposition des employeurs pour identifier les candidats potentiels :

• système d'information des ressources humaines, SIRH ALLIANCE, pour l'identification des candidats ayant le profil requis dans le bassin d'emploi cible et susceptibles d'être mobilisables ;

• SIRH OMSAR (identifiant les agents restructurés et en sureffectif) ;

• viviers des CMC ;

• CV-thèque de la BNE, etc.

3.2.2. La sélection des candidats.

Les CMG/SDGPAC garantissent la priorisation des agents restructurés et/ou en sureffectif et/ou en situations particulières (réintégrations) et mettent en œuvre, si besoin est, leur pouvoir d'injonction.

La sélection des candidats appartient à l'employeur dans le respect des procédures spécifiques attachées aux situations particulières.

3.3. La définition et la mise en oeuvre du parcours formation (dont l'évaluation de l'acquisition des compétences).

Les parcours professionnalisants sont construits au regard des besoins du poste, mais aussi des compétences détenues par les agents souhaitant accéder auxdits postes. Pour autant, des formations de groupe peuvent être organisées pour des situations similaires.

Dans le cadre des parcours professionnalisants, les parcours de formation proposés sont des parcours génériques construits sur la base des besoins métiers. Toutefois, ces parcours de formation peuvent être adaptés à des besoins individuels et opérationnels déterminés conjointement par les ALE/FE et les CMG/SDGPAC compétents.

Leur mise en œuvre est prioritairement réalisée sur la base de l'offre de formation existante définie dans les catalogues de formation ministériels (nota. Ceci en cohérence avec les travaux ministériels relatifs à la rationalisation de l'offre de formation susceptibles de donner lieu à des évolutions des programmes de formation).

Au-delà, les parcours professionnalisants privilégient une formation en alternance et le recours à un accompagnement personnalisé dès la prise de poste.

Le recours à un tuteur est obligatoire. À ce titre, des livrets de « tutorat » peuvent être mis en place et des formations au tutorat peuvent être proposées (cf. annexe II.). Le tuteur participe à l'évaluation de l'acquisition des connaissances et/ou des compétences de l'agent.

Le financement des parcours professionnalisants est réalisé, en principe, par le SRHC à l'exception des formations mises en œuvre par les centres de formation des armées, directions et services ou encore des parcours professionnalisants mis en œuvre par la direction centrale du service de santé des armées, pour les personnels paramédicaux, et par la direction générale de l'armement. Les CMG/SDGPAC en assurent la gestion.

Les frais de déplacement associés sont pris en charge par l'employeur d'accueil à l'initiative du parcours professionnalisant.

3.4. Le conventionnement des parcours professionnalisants.

Les parcours professionnalisants reposent sur un engagement réciproque, entre l'employeur local prenant (FE), l'agent et le CMG/SDGPAC gestionnaire, formalisé dans une convention.

Cette convention, définie en annexe I., vise à garantir les droits des parties prenantes et à définir leurs obligations réciproques.

Elle conduit, dans le respect de la réglementation attachée au profil des agents (mobilité choisie/mobilité subie), parallèlement et par décision, conformément au processus mobilité ministériel, à l'affectation immédiate de l'agent sélectionné par l'employeur sur le poste de travail identifié, en amont de la prise de poste, dès le lancement du parcours de formation.

Sont joints à la convention, la fiche de poste correspondante et le programme de formation défini (durée, date, lieu, programme, etc.).

L'employeur s'engage à rendre l'agent disponible pour suivre l'ensemble du parcours de formation défini.

En réponse, il est en droit de disposer d'un agent formé et peut, le cas échéant, mettre fin à la présente convention s'il est avéré que les connaissances et/ou compétences requises ne sont pas acquises du fait de l'agent.

L'agent s'engage à suivre le parcours de formation défini, dans sa globalité, et sur la période déterminée en amont de la prise de poste. Il s'engage aussi à occuper le poste durant la durée minimale définie dans la FDP jointe à la convention. Ce délai court à partir de la date d'affectation sur le poste.

En réponse, l'agent doit bénéficier du parcours de formation lui permettant d'acquérir les compétences requises et d'être affecté sur le poste pérenne correspondant à la formation suivie et à son grade et à son niveau d'emploi. Il peut mettre fin à la présente convention si les conditions susvisées ne sont pas remplies.

Les CMG/SDGPAC mettent en œuvre la politique RH ministérielle et appliquent la réglementation en vigueur en matière de mobilité et de formation. Au-delà, ils s'engagent à accompagner l'agent dans l'hypothèse d'une fin de convention anticipée et d'absence de prise de poste.

3.5. L'évaluation de l'agent.

Une attention particulière doit être portée à l'évaluation du parcours de formation.

Une grille d'évaluation préalablement établie est portée à la connaissance des parties prenantes.

Chaque temps de formation donne lieu à une évaluation à chaud réalisée par l'employeur conduisant à l'évaluation des connaissances et compétences acquises sur la base de la grille d'évaluation définie et partagée en amont de la formation, lors de la phase de contractualisation de la démarche.

En fin de parcours, l'employeur et le CMG/SDGPAC compétents évaluent les compétences et/ou connaissances acquises par rapport à la cible.

Cette évaluation est formalisée et conjointement validée. L'agent en est partie prenante.

3.6. Évaluation du processus « parcours professionnalisant ».

L'évaluation du processus « parcours professionnalisant » peut conduire à évaluer les formations mises en œuvre sur la base d'évaluations différées.

À des fins de suivi, trimestriellement, les CMG/SDGPAC recensent le nombre de parcours mis en œuvre.

Au-delà, le SRHC dresse le bilan annuel de la démarche et en mesure l'efficacité.

Sont comptabilisés par employeur, territoire et famille professionnelle :

• le nombre de postes ouverts aux parcours professionnalisants ;

• le nombre de postes pour lesquels une action a été engagée ;

• le nombre de postes pourvus au terme du parcours de formation en identifiant, le cas échéant, les changements de poste qui sont intervenus.

Sont évalués par employeur, territoire et famille professionnelle : les coûts pédagogiques éventuels associés à la démarche (en jour et en euros) en distinguant, les parcours collectifs (de groupe) des parcours individuels. Ces coûts pédagogiques sont complétés des frais de déplacement engagés par l'employeur.