La composition et la tenue des dossiers des officiers d'active diffèrent pour chacune des armées.

Il en résulte pour les officiers du service de santé des armées :

• médecins ;

• pharmaciens chimistes ;

• officiers d'administration ;

• officiers techniciens,

affectés dans des organismes ou formations du service de santé (hôpitaux, centres de recherches, écoles) des difficultés en ce qui concerne leur administration, notamment au moment de l'élaboration des travaux d'avancement, de décorations et récompenses (Légion d'Honneur, Ordre national du Mérite, etc.).

Afin de pallier ces inconvénients, les mesures suivantes seront appliquées :

1. Médecins, pharmaciens chimistes, officiers d'administration et officiers techniciens ex-terre et ex-troupes de marine.

La composition et la tenue des dossiers des officiers de l'armée de terre relèvent des dispositions de l'instruction n^o 9200/T/PM/1/A/17 du 3 avril 1962 ; abrogée par l' instruction 7000 /DEF/PMAT/EG/B du 12 juillet 1985 (BOC, p. 4553).

Il est précisé que, pour ces officiers, deux dossiers sont ouverts. L'un, appelé « dossier général » est détenu et mis à jour par les autorités successives d'affectation. L'autre, appelé « dossier d'archives » est conservé et mis à jour par l'administration centrale.

Pour les officiers en service dans des organismes du service de santé ex-terre (anciens hôpitaux militaires par exemple), aucune modification n'est apportée aux dispositions actuelles : le chef de corps, en tant qu'autorité d'emploi et d'administration, continue de détenir et d'assurer la mise à jour des dossiers généraux des officiers placés sous son autorité.

Pour les officiers employés dans des organismes du service de santé ex-mer (exemple : anciens hôpitaux maritimes), les dossiers généraux seront désormais détenus et mis à jour par les autorités d'emploi qui deviendront également, de ce fait autorités d'administration.

Qu'il s'agisse des organismes du service de santé ex-terre ou ex-mer, les dossiers généraux des chefs de ces organismes devront être détenus et mis à jour par les directeurs régionaux du service de santé concernés sous l'autorité desquels ces organismes sont placés.

2. Médecins, pharmaciens chimistes, officiers d'administration et officiers techniciens ex-mer.

Contrairement aux dispositions en vigueur dans les armées de terre et de l'air, il n'existe qu'un seul dossier du personnel. Il est détenu et mis à jour par l'administration centrale. Toutefois, les autorités d'emploi détiennent le « livret individuel d'officier » dans lequel sont inscrits divers renseignements d'ordre d'état civil, les grades, décorations et récompenses obtenus, les punitions encourues, les brevets et diplômes détenus et les mutations prononcées.

Il n'est pas envisagé de modifier cet état de choses. Néanmoins, pour que les autorités d'emploi puissent avoir une meilleure connaissance de leurs officiers, la direction centrale du service de santé des armées leur adressera un « dossier confidentiel », comportant une photocopie des notes des cinq dernières années de chacun des officiers intéressés.

Chaque année, un exemplaire du bulletin de notes modèle N° 621-2*/01 devra obligatoirement être inséré dans ce dossier par les soins des autorités d'emploi [cf. instruction n^o 3813/DN/DCSSA/1/CH du 10 mars 1971 (BOC/SC, p. 327) ⁽¹⁾ sur la notation des officiers du service de santé des armées].

En cas de mutation dans un autre organisme du service de santé (hôpitaux, centres de recherches, écoles), ce dossier sera adressé sous bordereau confidentiel à la nouvelle autorité d'emploi.

Si l'officier est muté dans une unité ne relevant pas du service de santé, il devra être retourné à la direction centrale du service de santé des armées (sous-direction du personnel, bureau personnels officiers) ⁽²⁾.

Quant au livret individuel d'officier, il continue à être remis personnellement à l'intéressé quelle que soit sa nouvelle affectation.

Par analogie avec ce qui est prévu au dernier alinéa du paragraphe 1, le livret individuel et le dossier confidentiel des chefs d'établissement sont à détenir et à mettre à jour par les directeurs régionaux du service de santé.

3. Médecins, pharmaciens chimistes et officiers techniciens ex-air.

La composition et la tenue des dossiers de l'armée de l'air relèvent des dispositions de l'instruction n^o 800/EMFAA/1/A du 10 avril 1954 (BO/A, 1960, p. 2259 ; abrogée par l' instruction 8500 /DEF/EMAA/1/ADM du 08 janvier 1979 (BOC, p. 525)..

Comme pour l'armée de terre, il existe deux dossiers, de composition différente, mais détenus et mis à jour de la même manière. L'un appelé « dossier du personnel » circule entre les organismes successifs d'affectation. L'autre appelé « dossier administratif » est détenu et mis à jour par l'administration centrale.

Quelle que soit la formation du service de santé qui emploie ces officiers, il s'avère qu'ils sont tous rattachés pour administration à un organisme air chargé de détenir et de mettre à jour le dossier du personnel.

Cette procédure ne subit pas de modification. Les autorités administratives de rattachement continueront donc d'assurer la tenue des pièces matricules et d'administration. Toutefois, ces autorités devront se dessaisir du livret de notes inclus dans le dossier au profit des autorités d'emploi. Ces dernières en assureront la mise à jour en y insérant chaque année un exemplaire du bulletin individuel de notes modèle N° 621-2*/01 (cf. instruction n^o 3813/DN/DCSSA/1/CH du 10 mars 1971 ⁽³⁾ sur la notation des officiers du service de santé des armées).

En cas de mutation dans un autre organisme relevant du service de santé des armées (hôpitaux, centres de recherches, écoles), le livret de notes devra être adressé directement sous pli confidentiel, par l'autorité d'emploi, au chef du nouvel organisme employeur.

Si l'officier est muté dans un organisme ne relevant pas du service de santé, il devra faire retour à l'organisme air de rattachement pour être inséré au dossier du personnel de l'officier concerné.

Comme il est dit au dernier alinéa des deux paragraphes précédents, le livret de notes des chefs d'établissement santé doit être détenu par le directeur régional concerné.

Les modalités définies ci-dessus entreront en vigueur à compter du 1er octobre 1972.

Les difficultés éventuelles rencontrées dans leur application seront signalées sous le présent timbre.