INSTRUCTION N° 1/DEF/SGA relative à l'organisation et au fonctionnement de la prévention des risques professionnels en matière de santé et de sécurité au travail dans les organismes placés sous l'autorité du secrétaire général pour l'administration.
Du 08 juin 2016NOR D E F S 1 6 5 1 1 5 0 J
1. OBJET.
En application de l'article 2 de l'arrêté de référence d), la présente instruction définit l'organisation de la prévention des risques professionnels en matière de santé et de sécurité au travail (SST) au profit du personnel civil et du personnel militaire du secrétariat général pour l'administration (SGA).
2. DOMAINE D'APPLICATION.
Les dispositions de cette instruction sont applicables à l'ensemble du personnel civil et militaire du SGA dans les conditions prévues aux articles 6 et 7 du décret de référence b).
3. ORGANISATION GÉNÉRALE DE LA PRÉVENTION.
L'organisation de la prévention des risques professionnels au sein du SGA repose sur les acteurs suivants :
-
le secrétaire général pour l'administration, qui s'appuie sur le coordonnateur central à la prévention du secrétariat général pour l'administration (SGA/CCP) ;
-
les directeurs des directions à réseaux, organisations composées d'un ou plusieurs organismes extérieurs, qui s'appuient sur des coordonnateurs centraux délégués à la prévention ;
-
les chefs d'organisme, qui s'appuient sur les chargés de prévention des risques professionnels (CPRP) ;
-
les chefs d'emprise ;
-
les chefs des antennes des organismes qui s'appuient sur les correspondants de prévention des risques professionnels ;
-
le personnel d'encadrement ;
-
le personnel de l'organisme ;
-
les instances de concertation.
Conformément à l'article 7 de l'arrêté du 9 août 2012 de référence d), le chef du service parisien de soutien de l'administration centrale (SPAC), au titre de la présidence de la conférence de coordination de la prévention, est assisté d'un conseiller « prévention ».
Le synoptique, retraçant les principes de cette organisation de la prévention au sein du SGA, est présenté en annexe V.
4. ORGANISATION DE LA PRÉVENTION AU NIVEAU CENTRAL.
4.1. Le secrétaire général pour l'administration.
Conformément à l'article 2 de l'arrêté de référence d), le secrétaire général pour l'administration définit et coordonne les actions assurant la mise en œuvre de la politique ministérielle en matière de SST. A cet effet, il désigne le coordonnateur central à la prévention (CCP) du SGA.
4.2. Le coordonnateur central à la prévention.
Le coordonnateur central à la prévention du secrétariat général pour l'administration (SGA/CCP) est le conseiller « prévention » du SGA en matière de SST. Pour mettre en œuvre son action, il s'appuie sur un adjoint.
Ses attributions font l'objet de l'article 4 de l'arrêté de référence d) et des articles 3 et 4 de l'arrêté de référence g). Il est notamment chargé d'élaborer et d'animer la politique du SGA en matière de SST afin d'assurer une prévention efficace en matière de prévention des risques professionnels pour l'ensemble des directions, services et organismes relevant du SGA.
En tant que de besoin, le CCP du SGA peut apporter son concours dans la conduite des affaires dévolues aux coordonnateurs centraux délégués à la prévention des directions à réseaux.
4.3. Le directeur d'une direction à réseau.
Ce directeur est chargé d'assurer le pilotage et la cohérence des actions de mise en œuvre de la politique du SGA en matière de SST au sein des organismes relevant de son autorité.
Les attributions et obligations dévolues à ce directeur sont identiques, par ailleurs, à celles attribuées au chef d'organisme, conformément à l'arrêté de référence i), en ce qui concerne la portion centrale, érigée en organisme, de la direction à réseau concernée.
À ce titre, les directeurs des quatre directions à réseaux du SGA, rappelées ci-après, désignent et nomment un coordonnateur central délégué à la prévention :
-
la direction de la mémoire, du patrimoine et des archives (DMPA) ;
-
la direction des ressources humaines du ministère de la défense (DRH-MD) ;
-
la direction du service national (DSN) ;
-
le service d'infrastructure de la défense (SID).
4.4. Le coordonnateur central délégué à la prévention.
Le coordonnateur central délégué à la prévention exerce un rôle de conseil, de coordination, d'animation et de surveillance au profit des organismes subordonnés, et est le correspondant du coordonnateur central à la prévention (CCP) du SGA, conformément à l'annexe I.
Le coordonnateur central délégué à la prévention dispose des délégations suivantes du CCP :
-
donner un avis sur les documents réglementaires, à savoir les lettres de cadrage des CPRP, conformément à l'article 6 de l'arrêté de référence e), et les notes d'organisation, conformément à l'article 16 de l'arrêté de référence h),
-
assurer les missions d'audit afin de vérifier l'application des règles en matière de SST, notamment la tenue des registres obligatoires et de la documentation réglementaire, conformément à l'article 4 de l'arrêté de référence d).
En outre, le coordonnateur central délégué à la prévention peut demander aux chefs d'organisme relevant de son autorité de présenter, à son avis préalable, d'autres documents constituant le recueil des dispositions de prévention (RDP).
5. ORGANISATION DE LA PRÉVENTION AU NIVEAU LOCAL.
5.1. Le chef d'organisme.
Un organisme est une structure, au sein de laquelle sont mises en œuvre les mesures de prévention contre les risques professionnels au profit des personnels civils et des personnels militaires. Les attributions et obligations du chef d'organisme sont définies par le décret de référence b) et les textes pris pour son application.
Le chef d'organisme peut établir des délégations de signature au profit de personnels relevant de son autorité, à savoir, uniquement son ou ses adjoints ou son chef de cabinet. Cette délégation de signature doit être établie par note de service et insérée dans le RDP. Cette délégation porte uniquement sur les documents suivants :
-
plan de prévention ;
-
protocole de sécurité et attestation de prévention ;
-
registre SST ;
-
registre spécial.
Le chef d'organisme a toute latitude pour désigner éventuellement d'autres personnels, qui auraient pour tâche de seconder le chargé de prévention des risques professionnels (CPRP), eu égard à l'importance des effectifs de l'organisme ou aux risques professionnels liés à certains métiers exercés.
L'arrêté du 18 février 2016 est l'arrêté de référence i).
5.2. Le chef d'emprise.
Une emprise est toute aire géographique cohérente et clairement identifiée constituée d'immeubles bâtis et non bâtis, accueillant plusieurs organismes ou antennes d'organisme, ainsi que des établissements ne relevant pas du ministère de la défense.
Pour chaque emprise, un chef d'emprise est désigné par le commandant de la base de défense (COMBdD) ou par le chef du service parisien de soutien de l'administration centrale (SPAC).
Le cas échéant, le COMBdD peut saisir le CCP du SGA ou ses délégataires, lors de difficultés ou de divergences pour la désignation d'un chef d'emprise relevant de son périmètre.
Les attributions du chef d'emprise sont définies à l'article 8 de l'arrêté de référence d). Les chefs d'organisme du SGA ou d'entités relevant du SGA peuvent être désignés chef d'emprise.
Les attributions du chef d'emprise sont sans préjudice sur les attributions et obligations qui incombent à chaque chef d'organisme pour le personnel relevant de son autorité.
5.3. Le chef d'antenne d'organisme.
Le fonctionnement de certains organismes peut conduire à ce que l'organisme soit implanté sur plusieurs emprises. Le chef d'organisme doit alors adopter une organisation de la prévention lui permettant l'application des obligations réglementaires en matière de prévention des risques professionnels.
Le chef d'organisme peut établir des délégations de signature au profit du chef d'antenne. Cette délégation de signature doit être établie par note de service et insérée dans le RDP. Cette délégation porte uniquement sur les documents suivants :
-
plan de prévention ;
-
protocole de sécurité et attestation de prévention ;
-
registre SST ;
-
registre spécial.
Dans la limite de ses attributions et dans le cadre des modalités de fonctionnement arrêtées dans la note d'organisation par le chef d'organisme, le chef d'antenne est l'interlocuteur local privilégié pour toutes les questions relatives à la SST au profit du personnel civil et militaire de l'antenne. Il veille aussi au bon fonctionnement des instances de concertation.
Le chef d'antenne s'assure localement de la mise en œuvre de la politique en matière de SST définie par son chef d'organisme et du respect des règles communes fixées par le chef d'emprise.
5.4. Le chargé de prévention des risques professionnels.
Conseiller du chef d'organisme en matière de SST, le chargé de prévention des risques professionnels (CPRP), qui peut être civil ou militaire, exerce ses attributions au profit du personnel civil et du personnel militaire.
Les modalités de désignation et les attributions de cet acteur de la prévention, relevant directement du chef d'organisme, sont définies par l'arrêté de référence e).
La lettre de cadrage du CPRP établie par le chef d'organisme, doit être soumise avant signature du chef d'organisme, au CCP du SGA ou à ses délégataires, qui analysent le document et formulent un avis par écrit.
5.5. Le correspondant de prévention des risques professionnels.
Lorsqu'un organisme est implanté sur plusieurs emprises, le chef d'organisme désigne pour chaque antenne, un préventeur, relais du CPRP, dénommé « correspondant de prévention ».
5.6. Le personnel d'encadrement.
Sans préjudice des attributions et obligations qui incombent au chef d'organisme, le personnel d'encadrement met en œuvre la politique locale définie par le chef d'organisme en matière de SST. Il s'assure du respect des mesures de prévention des risques professionnels applicables au personnel placé sous son autorité.
Dès qu'il en a connaissance, il informe le chef d'organisme, ainsi que le CPRP, de tout dysfonctionnement susceptible d'altérer la santé ou de mettre en cause la sécurité du personnel.
Il participe à l'évaluation des risques professionnels.
5.7. Le personnel de l'organisme.
Au-delà de la responsabilité propre du chef d'organisme, la prévention doit être pour chacun une préoccupation permanente conformément à l'article 11 du décret de référence a) (A).
5.8. Les instances de concertation.
Les instances de concertation, rappelées ci-après, sont les instances consultatives associées à la mise en œuvre de la politique locale de la prévention :
-
le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ;
-
la commission consultative d'hygiène et de prévention des accidents (CCHPA).
Le rôle, les attributions et les consultations des CHSCT sont définies aux articles 47 à 64 du décret de référence a) (A). Les dispositions relatives aux CCHPA sont définies par l'arrêté de référence c) modifié.
Le chef d'organisme veille au bon fonctionnement des instances consultatives qu'il peut être amené à présider.
6. FORMATION EN MATIÈRE DE SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL.
Les fonctionnels de la prévention sont préalablement à leur désignation, formés à la prévention des risques professionnels en matière de SST. Cette obligation concerne expressément les acteurs de la prévention désignés ci-après :
-
les coordonnateurs centraux à la prévention (CCP),
-
les coordonnateurs centraux délégués à la prévention,
-
les conseillers « prévention » (pour mémoire, pour le SPAC),
-
les chargés de prévention des risques professionnels (CPRP),
-
les correspondants de prévention des risques professionnels.
7. DISPOSITIONS PARTICULIÈRES EN OUTRE-MER OU À L'ÉTRANGER.
Les chefs d'organisme implantés en outre-mer ou à l'étranger désignent un chargé de prévention des risques professionnels (CPRP), préalablement formé.
Les organismes et antennes d'organisme à l'étranger appliquent la réglementation dans le cadre des directives fixées et diffusées par le coordonnateur central à la prévention (CCP) du SGA, ou ses délégataires, sauf dispositions réglementaires spécifiques prévues par ailleurs par les accords intergouvernementaux.
Le chef d'organisme peut établir des délégations de signature au profit du chef d'antenne. Cette délégation de signature doit être établie par note de service et insérée dans le RDP. Cette délégation porte uniquement sur les documents suivants :
-
plan de prévention ;
-
protocole de sécurité et attestation de prévention ;
-
registre SST ;
-
registre spécial.
La coordination de la prévention des organismes du SGA implantés en outre-mer ou à l'étranger est assurée localement par le coordonnateur interarmées à la prévention (CIP), dont les attributions sont définies par le chapitre 6 de l'instruction de référence j). Les CIP sont placés, selon le cas, auprès des autorités désignées ci-après :
-
le commandant supérieur de forces armées (COMSUP) en outre-mer ;
-
le commandant de forces (COMFOR) à l'étranger.
Au titre de cette coordination, le CIP exerce uniquement un appui local sur les attributions suivantes :
-
l'accompagnement technique des organismes ou antennes d'organisme du SGA (assistance et conseil),
-
la réalisation des visites et contrôles en matière de prévention (missions d'audit).
Toutefois, le CCP du SGA assure l'exercice des tâches relatives à l'analyse et l'émission des avis sur les documents réglementaires élaborés par les organismes du SGA, ainsi que la formulation des avis sur les demandes de création de CCHPA communes ou spéciales, ou l'intégration d'organismes nouveaux dans les instances existantes.
De plus, dans l'hypothèse où des petites entités isolées ne seraient pas constituées en tant qu'organisme, une coopération avec le COMSUP ou le COMFOR territorialement compétent, est de fait de mise, afin d'assurer la cohérence et la coordination des travaux locaux en matière de SST au profit des directions concernées du SGA.
Les chefs d'organismes du SGA procèdent, en tant que de besoin, aux aménagements nécessaires de leur organisation pour prendre en compte les demandes des CIP.
8. ENTRÉE EN VIGUEUR.
La présente instruction prend effet à la date de signature, et sera publiée au Bulletin officiel des armées.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le secrétaire général pour l'administration,
Jean-Paul BODIN.
Annexes
Annexe I. Attributions des coordonnateurs centraux délégués à la prévention nommés au secrétariat général pour l'administration.
Les attributions du coordonnateur central délégué à la prévention sont notamment les suivantes :
-
mettre en œuvre la politique de prévention des risques professionnels définie par la DRH-MD ;
-
animer et coordonner les actions de prévention vis-à-vis de l'ensemble des organismes de la direction concernée, au profit de l'ensemble des personnels civils et militaires ;
-
coordonner les activités des CPRP des services centraux, des établissements déconcentrés en France métropolitaine, en outre-mer et à l'étranger ;
-
rédiger la note d'organisation de la prévention de sa direction ;
-
informer le CHSCT de réseau, le cas échéant, le comité technique (CT) de réseau dont il relève, du projet d'instruction relative à la prévention des risques professionnels au sein du réseau concerné ;
-
rédiger le rapport annuel de prévention (RAP) de sa direction, dont le contenu est fixé par une circulaire ministérielle du 28 janvier 2016 relative à la diffusion du guide juridique ;
-
présenter le RAP de leur réseau au CHSCT de réseau, ou le cas échéant, au CT de réseau dont il relève ;
-
donner un avis sur les documents réglementaires présentés ;
-
assurer les missions d'audit afin de vérifier l'application des règles en matière de SST, notamment la tenue des registres obligatoires et de la documentation réglementaire dans les différentes emprises ;
-
diffuser les informations émanant du CCP du SGA ;
-
diffuser aux services centraux et aux établissements déconcentrés, comme évoqués auparavant, toutes réglementations et toutes informations utiles relatives à la SST ;
-
tenir à jour la formation à la prévention des risques professionnels, en matière de SST, de l'encadrement, et de l'ensemble des fonctionnels de la prévention ;
-
s'assurer que les chefs d'organisme créent une CCHPA quand les conditions prévues à l'arrêté du 8 mars 1999 relatif à ces commissions sont remplies ;
-
étudier et approuver la création des CCHPA spéciales, selon les attentes et les besoins des organismes, conformément au guide juridique précité ;
-
exploiter les procès-verbaux des instances consultatives, les rapports et programmes annuels de prévention ainsi que les rapports de visite du CCP du SGA et de l'inspection du travail des armées (ITA) ;
-
organiser, une fois par an, en présence du CCP du SGA, une journée de prévention des CPRP des organismes de sa direction ;
-
organiser, en tant que de besoin, des journées d'information à l'attention des personnels de son organisme.
Annexe II. Attributions et obligations des chefs d'organisme relevant du secrétariat général pour l'administration.
Afin d'assurer la sécurité et de protéger la santé physique et mentale du personnel qui relève de son autorité, quel que soit le lieu géographique où les agents exercent leurs activités, le chef d'organisme adopte une organisation de la prévention dont les modalités sont fixées dans une note d'organisation de la prévention en matière de SST.
Il précise, notamment, les dispositions et les circuits d'information lui permettant de satisfaire aux obligations de sécurité et de résultat qui lui incombe dans ce domaine.
Il veille au bon fonctionnement des instances consultatives qu'il peut être amené à présider, à savoir le CHSCT et la CCHPA.
Pour l'assister et le conseiller en matière de SST, il désigne, dans les conditions fixées par l'arrêté de référence e), un chargé de prévention des risques professionnels (CPRP) qui lui est directement rattaché.
Dans le cas d'antennes d'organisme, des correspondants de prévention des risques professionnels assistent le CPRP, relayent localement ses actions, et sont placés sous l'autorité fonctionnelle de celui-ci.
Il appartient au chef d'organisme, en liaison avec le CPRP, de fixer les attributions des correspondants de prévention.
Annexe III. Critères et aux conditions de création des commissions consultatives d'hygiène et de prévention des accidents.
1. Commission consultative d'hygiène et de prévention des accidents commune.
Conformément à l'alinéa 2 de l'article 31 du décret n° 2012-422 du 29 mars 2012 modifié, il peut être créé une CCHPA commune à plusieurs organismes ou antennes d'organisme dont les activités ou la nature des risques professionnels sont similaires et dont certains ne disposent pas des effectifs suffisants (moins de cinquante militaires) pour créer sa propre CCHPA. En outre, les personnels militaires d'un organisme ou d'une antenne d'organisme du SGA ont la possibilité d'être intégrés au sein d'une CCHPA commune mise en place par un autre chef d'organisme ne relevant pas du SGA.
La mise en place d'une CCHPA commune obéit aux mêmes règles de mise en œuvre que la création d'une CCHPA spéciale.
2. Commission consultative d'hygiène et de prévention des accidents spéciale.
Conformément à l'article 31 du décret n° 2012-422 du 29 mars 2012 modifié, il peut être créé dans chaque organisme comptant moins de cinquante personnels militaires, une CCHPA spéciale dès lors que la nature des activités ou la nature des risques professionnels le justifie par décision du chef d'organisme.
Toutefois, la création d'une CCHPA spéciale reste assujettie à l'autorisation de l'autorité centrale d'emploi concernée. Aussi, les chefs d'organisme qui souhaitent mettre en place une CCHPA spéciale doivent adresser une demande argumentée au CCP du SGA ou ses délégataires, pour ce qui relève de leur périmètre.
Il appartient aux chefs d'organisme concernés qui souhaitent créer cette CCHPA spéciale de déterminer préalablement, à la mise en place de cette instance :
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la localisation ;
-
les effectifs en personnels militaires ;
-
la nature de l'activité ou celle des risques professionnels ;
-
la désignation du président et du secrétaire ;
-
le nombre de sièges selon l'effectif des personnels militaires entrant dans le champ de compétence de cette commission.
Après étude de la demande, le CCP du SGA ou ses délégataires, pour ce qui relève de leur périmètre, autorisent la création de l'instance.
À l'issue, le chef d'organisme concerné prononce la création de la CCHPA spéciale et transmet la décision à la DRH-MD, à l'ITA et au CCP du SGA ou ses délégataires.
Annexe IV. Dispositions spécifiques à observer au sein des emprises du ministère de la défense.
Lorsque l'organisme ou l'antenne d'organisme est implanté sur une emprise multi-organismes telle que définie à l'article 8 de l'arrêté de référence d), le chef d'organisme peut formuler au chef d'emprise, des demandes de prestations en matière de soutien commun et s'assure qu'elles sont bien réalisées. Cette disposition est sans préjudice sur les attributions et obligations qui incombent au chef d'organisme pour le personnel relevant de son autorité.
Ainsi, pour chaque antenne relevant de son autorité, le chef d'organisme désigne un chef d'antenne qui le représente vis-à-vis du chef d'emprise et, le cas échéant, des instances représentatives du personnel locales.
Le chef d'organisme, ou son représentant, participe à la conférence de coordination de la prévention, dans les conditions fixées par l'article 7 de l'arrêté de référence d).
Par ailleurs, les chefs d'organisme informent les instances de concertation locales dont relève leur personnel, des travaux conduits par la conférence de coordination de la prévention les concernant.
Annexe V. Synoptique du principe d'organisation de la prévention au sein du secrétariat général pour l'administration.
