La présente instruction a pour objet :

• de préciser les conditions dans lesquelles les unités administratives établissent et tiennent à jour les documents individuels servant à la prise en compte des services pour la constitution du droit à pension de retraite ;

• de fixer les modalités de constitution et de transmission des dossiers nécessaires à la liquidation de ces pensions et à celle des soldes de réserve et des soldes de réforme.

Cette instruction entrera en application pour compter du 1er janvier 1985.

1. Documents individuels.

1.1. Enumération des documents individuels.

Ces documents permettent d'enregistrer, au moment où ils surviennent, les mutations et les mouvements divers qui influent sur les droits à pension du militaire.

Ils sont constitués par :

• le bulletin de renseignement « mutation » et le bulletin de renseignement administratif⁽¹⁾, documents au vu desquels le centre mécanographique du commissariat (CMC) recueille les informations servant à la tenue à jour de l'article matriculaire ouvert au nom de chaque militaire ;

• le dossier individuel de solde et, pour le personnel non officier, le livret matricule, documents permanents qui permettent de s'assurer, par comparaison avec l'article matriculaire, du bon enregistrement des mouvements de l'intéressé.

1.2. Tenue des documents individuels.

1.2.1. Dossier individuel et livret matricule.

Ces documents sont tenus conformément aux dispositions des :

• instruction n^o 845/DN/M/CMa/1 du 19 juillet 1971 (BOC/M, p. 741) pour le dossier individuel ;

• instruction n^o 2025/DEF/DPMM/2/A du 3 juin 1981(BOC, p. 2876) pour le livret matricule.

1.2.2. Bulletins de renseignements (BR).

1.2.2.1. Généralités.

Hormis les changements de position statutaire faisant l'objet de décisions émanant de l'échelon central et pris en compte directement par le CMC (voir la liste en annexe I) les bulletins de renseignements permettent notamment de faire connaître à tout moment au CMC la présence du militaire dans une unité à quelque titre que ce soit. Cela implique diverses acceptions du terme « unité » qu'il convient de définir :

Unité administrative (UI) : unité qui constate et satisfait les droits de l'intéressé au regard de la rémunération.

Unité militaire (UM) : unité où l'intéressé a été désigné pour occuper en permanence un poste du plan d'armement.

Unité d'emploi(UE) : unité au sein de laquelle l'intéressé occupe une fonction définie. Cette unité d'emploi se confond normalement avec l'unité militaire, mais peut en différer temporairement (ex. : mise pour emploi sur un bâtiment).

Unité de présence(UP) : unité où se trouve physiquement le militaire à un instant déterminé. L'unité de présence se confond normalement avec l'unité d'emploi, mais peut en différer temporairement (ex. : mise en subsistance d'un isolé qui a droit à l'hébergement, passage, sur un bâtiment pour rejoindre une affectation).

Le commissaire ou le commandant chargé de l'administration, selon le cas, doit s'assurer de l'exactitude des informations portées sur les bulletins de renseignements, qu'il est seul habilité à signer.

1.2.2.2. Codification des unités.

Les unités administratives et les unités militaires sont repérées à l'aide de codes numériques identiques dont la liste est diffusée par le CMC.

1.2.2.3. Le BR « mutation ».

Ce document individuel est établi et transmis, dans des conditions précisées par ailleurs par le CMC, à chaque changement d'unité militaire entraînant ou non un changement d'unité administrative.

Un BR « mutation » collectif est utilisé dans les mêmes conditions par les centres de formation maritime, en raison de l'importance des mouvements de personnel qui s'y produisent.

1.2.2.4. Le BR administratif.

Il est établi pour signaler les mouvements occasionnels, même lorsqu'ils n'entraînent l'attribution d'aucune bonification supplémentaire, dans les conditions précisées par ailleurs par le CMC.

Ces mouvements sont toujours ordonnés par l'autorité militaire dont relève le personnel. Les ordres de circonstances correspondants, ainsi que leur éventuels modificatifs, sont reçus par les unités administratives concernées qui les exploitent (rédaction des BR administratifs), puis les classent dans les dossiers individuels de solde.

Outre les ordres de circonstance, le bureau administratif doit recourir à tout moyen d'information, en particulier la feuille de service, pour connaître les mouvements du personnel.

A cet effet, une liaison particulièrement étroite doit être entretenue avec le bureau du service intérieur.

2. Vérification et authentification des mouvements.

2.1.

Une fois par an, en principe à la fin du mois de mars, le bureau maritime de la matricule (BMM) édite en deux exemplaires, à partir des informations fournies par le centre mécanographique du commissariat (CMC), les états individuels récapitulatifs des mouvements du personnel pour l'année écoulée.

Ces états sont transmis aux intéressés par l'intermédiaire des unités administratives.

Pour faciliter la tâche des unités composites, les états sont répartis par unité militaire.

Après vérification et émargement des intéressés, le premier exemplaire est retourné au BMM à l'aide du bordereau récapitulatif prévu à cet effet, accompagné des pièces justificatives insérées dans le dossier individuel de solde.

Le deuxième exemplaire est conservé par l'intéressé.

2.2.

En cas de désaccord sur les mouvements pris en compte, le bureau administratif, en liaison avec le bureau militaire, vérifie les informations litigieuses d'après les pièces justificatives conservées dans le dossier individuel de solde. L'état individuel récapitulatif des mouvements est éventuellement corrigé avant son renvoi au BMM. Simultanément, l'unité administrative adresse au CMC un BR administratif signalant les modifications à apporter, en indiquant clairement les mouvements erronés et les mouvements rectifiés. Ces modifications sont ensuite retransmises par le CMC au BMM et figurent dans un prochain état individuel.

2.3.

Lors de la radiation des contrôles de l'activité, l'unité administrative doit indiquer au CMC sans aucun retard les mouvements éventuellement accomplis par l'intéressé, état néant s'il y a lieu, depuis l'envoi du dernier BR le concernant dont elle rappelle la référence.

Le CMC communique alors au BMM la totalité des informations qu'il a recueillies depuis l'édition du dernier état annuel.

Le BMM édite ensuite pour le personnel concerné un état individuel qui récapitule les mouvements effectués depuis le dernier état annuel.

Après exploitation et modifications éventuelles de l'EGS, cet état est archivé dans le dossier légal de l'intéressé.

3. Formalités d'admission à la retraite (2)

3.1. Admission à la retraite du personnel atteignant une limite d'âge, une limite de durée des services ou arrivant en fin de contrat.

Ce personnel n'a pas à établir de demande d'admission à la retraite. L'unité administrative et le bureau militaire de gestion doivent tenir un échéancier et y porter, dès l'embarquement, la date à laquelle ils devront se préoccuper de l'admission à la retraite des intéressés.

Personnel officier : la direction du personnel militaire de la marine ou la direction centrale gestionnaire prend l'arrêté de mise à la retraite dont elle adresse copie à l'unité administrative.

Personnel non officier : le placement d'office du personnel concerné dans la position de retraite est prononcé par le chef de corps.

3.2. Admission à la retraite du personnel placé en congé de fin de services ou admis au bénéfice d'une aide à la reconversion. (3)

Ce personnel doit établir simultanément sa demande de congé de fin de services ou de bénéfice d'aide à la reconversion et une demande d'admission à la retraite ou suivant le cas une demande de résiliation d'engagement prenant effet à la fin de ce congé ou de l'aide accordée.

Des copies de ces demandes sont adressées au BMM par le bureau militaire de gestion.

3.3. Admission à la retraite sur demande des intéressés.

Le personnel concerné doit déposer sa demande dans les délais prévus au paragraphe 4 ci-dessous.

4. Constitution et transmission des dossiers de pensions.

4.1. Délais.

Afin de permettre au retraité de percevoir sa pension aussitôt que possible après son admission à la retraite, il est indispensable, compte tenu de la durée des opérations de constitution du dossier et de liquidation de la pension, de respecter les échéances suivantes, fixées par référence à la date de radiation des contrôles de l'activité :

• au moins six mois avant cette date : dépôt de la demande d'admission à la retraite (si cette demande est nécessaire) et début des démarches relatives à la constitution du dossier de pension ;

• au moins cinq mois avant cette date : établissement de la décision ministérielle d'admission à la retraite (ou de l'ordre de radiation des contrôles de l'activité pour le personnel en fin de contrat) ;

• au moins quatre mois et demi avant cette date : réception du dossier par le bureau spécial des pensions de la marine (BSPM), implanté à Toulon, en provenance de l'unité ;

• au moins quatre mois avant cette date : réception du dossier par le service des pensions des armées (SPA) de La Rochelle, en provenance du BSPM.

Le dossier de pension doit être transmis dans les délais prévus ci-dessus, même si l'on sait déjà qu'immédiatement après la radiation des contrôles, le militaire retraité sera admis à servir en vertu d'un contrat. Dans ce cas il y a lieu de joindre au dossier de pension une copie de l'acte d'engagement ou de la décision autorisant la reprise du service actif ou bien de le faire savoir au service des pensions par une note séparée.

Les formalités relatives à la constitution du dossier de pension du personnel admis au bénéfice d'une aide à la reconversion incombent à l'unité dont relève le militaire lors de son admission au bénéfice de cette aide.

4.2. Composition des dossiers de pension.

Le document principal qui doit figurer dans le dossier de pension établi par l'unité est l'imprimé EPR 10, utilisé par l'ensemble de la fonction publique et délivré par le CADIM.

Les indications relatives à sa rédaction et aux pièces qui doivent lui être jointes figurent en annexe II.

4.3. Procédure de constitution des dossiers de pension.

Les différentes phases de la constitution et de la transmission des dossiers de pension d'officier et de non officier figurent respectivement en annexes III et IV.

4.4. Dossiers de solde de réserve.

Le dossier de solde de réserve des officiers généraux admis dans la deuxième section est constitué et transmis dans les mêmes conditions que celui des officiers admis à la retraite.

Il convient toutefois de remplacer le mot « pension » figurant sur l'imprimé n^o 3 du dossier EPR 10 par l'expression « solde de réserve ».

4.5. Dossiers de solde de réforme.

Le dossier de solde de réforme comporte les mêmes pièces que le dossier de pension de retraite à l'exception toutefois de l'état général des services (EGS) qui est remplacé par un état signalétique et des services établi par l'unité administrative de l'intéressé.

Il est transmis au BSPM et instruit dans les conditions prévues par l' instruction 617 /MA/SPA/12 du 17 mai 1973 (insérée dans le présent ouvrage).

4.6. Dossiers concernant les militaires décédés en activité de service.

Le service de la solde de Toulon est chargé, en application des dispositions de la circulaire 634 /DEF/CMa/1 du 01 août 1979 (BOC, p. 5457) modifiée, de coordonner l'ensemble des opérations administratives qui résultent du décès d'un militaire en activité.

Dans cette circonstance, le rôle des unités consiste :

• à établir ou à recueillir dans les meilleurs délais les pièces énumérées en annexe V et à les adresser le plus rapidement possible au service de la solde de Toulon ;

• à arrêter la comptabilité du défunt et à l'adresser, dans les huit jours suivant le décès, au BMM.

4.7. Personnel disparu.

En cas de disparition, les unités envoient au service de la solde de Toulon un exemplaire du procès-verbal de disparition et attendent ses instructions pour constituer le dossier de pension.

5. Rôle des unités administratives.

5.1.

Les diverses annexes de la présente instruction pourront être reproduites et constituer des fiches de tâche pour le personnel appelé à mettre en œuvre ces procédures.

5.2.

Afin que les droits à pension de retraite des militaires soient satisfaits sans retard, les unités administratives doivent veiller tout particulièrement :

• à tenir les documents individuels avec rigueur et ponctualité ;

• à organiser au sein de l'unité et particulièrement avec les unités rattachées la circulation des informations et des pièces justificatives utiles à la bonne tenue des BR administratifs ;

• à entreprendre dès que possible la constitution de chaque dossier de pension ;

• à réduire les délais habituels d'exécution des tâches qui leur incombent ;

• à prévenir les futurs retraités que tout retard apporté dans l'établissement de leur demande d'admission à la retraite, de même que toute modification de la date de départ initialement prévue, augmentent les délais d'entrée en jouissance de la pension de retraite ;

• à respecter absolument les dates limites de transmission des dossiers, en tenant compte en outre de leur situation particulière éventuelle, notamment de leur éloignement de la métropole, qui peut imposer d'entreprendre la procédure plus tôt encore qu'il n'est réglementaire dans le cas général.

6. Rôle des service de la solde.

A l'occasion des vérifications périodiques de comptabilité, les services de la solde doivent s'assurer de la bonne tenue :

• des documents individuels, par sondage ;

• de l'échéancier prévu au paragraphe 3.1 ci-dessus ;

• de la documentation applicable en la matière.

Ils doivent en outre vérifier que les centres de rattachement organisent la transmission des informations et des pièces justificatives nécessaires à la connaissance intégrale des mouvements occasionnels de personnel des unités qui leur sont rattachées.