CIRCULAIRE N° 17440/DEF/DCSSA/1/PO relative à la mise en place d'un carnet de bulletins individuels de liaison pour officier d'active du service de santé des armées.
Du 09 novembre 1981NOR
La gestion automatisée des personnels d'active du service de santé des armées est assurée par le centre de traitement de l'information médicale des armées (CETIMA) au moyen d'un fichier magnétique dont la mise à jour a été assurée principalement, jusqu'à présent, au moyen des informations à caractère personnel, recueillies annuellement au moment de la rédaction des bulletins individuels de desiderata ( circulaire 15432 /DEF/DCSSA/1/PO du 12 octobre 1979 BOC, p. 4365).
Cette procédure est apparue lourde, source d'erreurs liées à une transcodification des informations et susceptible de créer des retards dans les mises à jour, préjudiciables à une bonne gestion et, par là, au suivi de la situation exacte des personnels.
C'est pourquoi il est apparu nécessaire de mettre en place auprès de chaque officier du service de santé des armées un carnet de « bulletins individuels de liaison », dont le modèle est joint à la présente circulaire.
Une instruction en instance de diffusion précisera les modalités de mise à jour permanente du fichier « officier d'active du service de santé des armées » ainsi que la nature et la définition des supports d'informations utilisés (fiche individuelle officier (FIO), bulletin individuel de desiderata (BID), bulletin individuel de liaison (BIL)… :
La FIO est un document comportant l'essentiel des informations contenues dans le fichier sur un officier et destiné à certaines autorités qui, n'étant pas en possession du dossier des officiers ont toutefois besoin d'en posséder un reflet. Dans la majorité des cas ces autorités constitueront le niveau de codage (voir ANNEXE 2).
Le BID (circulaire précitée) sera modifié en 1982 pour permettre une saisie directe par lecteur optique des desiderata.
Le BIL fait l'objet de la présente circulaire.
1. But du bulletin individuel de liaison (BIL).
Le carnet de bulletins individuels de liaison (BIL) est destiné à faire connaître à la direction centrale du service de santé des armées, certaines modifications dans la situation personnelle des officiers, de manière à permettre un codage rapide de celles-ci et leur entrée au fichier informatique. La direction centrale du service de santé des armées sera ainsi tenue en permanence au courant des situations individuelles en matière de :
situation de famille ;
adresse personnelle et numéro personnel de téléphone ;
titres, certificats et diplômes civils et militaires autres que ceux conférant les qualifications des 1er et 2e niveaux du service de santé des armées ;
nature des certificats et niveaux de connaissance en langues étrangères.
Le renouvellement du carnet sera assuré automatiquement par le CETIMA après enregistrement du dixième feuillet.
2. Présentation des bulletins individuels de liaison (BIL).
Les bulletins individuels de liaison (du modèle N° 621-2*/06 joint) sont rassemblés en carnet de 16 feuillets identifiés automatiquement au nom de chaque officier. Le carnet, nominatif, est détenu par chaque intéressé.
2.1. Principes d'utilisation.
2.1.1.
Au niveau de l'intéressé.
Lors d'un changement dans sa situation, l'officier renseigne un bulletin individuel de liaison qu'il transmet à son organisme d'administration accompagné du document (en double exemplaire) prouvant la réalité du fait : bulletin de naissance d'un enfant, photocopie d'un diplôme, etc.
2.1.2.
Au niveau de l'organisme d'administration.
L'officier responsable de l'administration des personnels de l'organisme d'affectation vérifie la concordance entre le bulletin individuel de liaison et les documents, appose sa signature sur le bulletin et le transmet, accompagné d'un exemplaire du document, à l'autorité chargée du codage, voir ANNEXE 2.
2.1.3.
Codage.
Le bulletin est alors codé selon les prescriptions de l'annexe 3. Les codes à utiliser sont récapitulés au tableau annexe 4. Le bulletin est ensuite transmis à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « personnel », bureau « officiers ».
2.1.4.
Vérification et saisie.
Les pièces sont vérifiées au niveau de l'administration centrale. Les documents justificatifs sont insérés au dossier d'archives de l'intéressé et le bulletin transmis au centre de traitement de l'information médicale des armées pour saisie des nouvelles données. Les officiers responsables de l'administration des personnels dans chaque établissement sont chargés de veiller à ce que les officiers du service de santé qui leur sont rattachés apportent à la rédaction des bulletins toute l'attention souhaitable et ne négligent pas de signaler tout fait susceptible de modifier leur situation administrative.
Les informations saisies, grâce au bulletin individuel de liaison, seront éditées annuellement sur le bulletin individuel de desiderata ce qui permettra à tout officier de vérifier la prise en compte au fichier informatique du service, des informations le concernant, si l'édition annuelle du BID n'a pas pris en compte les renseignements communiqués par BIL, l'officier devra porter ces anomalies à la connaissance de l'administration centrale.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le médecin général inspecteur, directeur central du service de santé des armées,
Ch. TOURNIER-LASSERVE.
Annexes
ANNEXE 1. Circuit du bulletin individuel de liaison.
Liste des annexes
1. Circuit du bulletin individuel de liaison.
2. Niveau de codage.
3. Règle de codage du bulletin individuel de liaison.
4. Descriptif du fichier nécessaire à la codification.
Figure 1.
 |
ANNEXE 2. Autorité de codage
Organismes de rattachement | Affectation, fonction, grade des officiers du service de santé des armées | Autorité de codage |
|---|---|---|
Administration centrale du ministère de la défense. | Cabinet militaire du ministère de la défense. Service d'information et de relations publiques des armées (SIRPA). Organismes rattachés au cabinet : — sous-direction des bureaux du cabinet ; — centre de prospective et d'évaluation. Officier en service près le contrôleur général des armées. Officier adjoint de l'inspecteur général du service de santé. | Direction centrale du service de santé des armées. |
1 |
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Inspection générale du service de santé des armées. | Officiers en service à : — la mission de la formation professionnelle ; — l'action sociale des armées (ASA). | Direction régionale du service de santé de la région d'implantation. |
2 |
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Etat-major des armées (EMA). | Conseiller santé. | Direction centrale du service de santé des armées. |
| Officiers en service à : — commissariat aux sports militaires ; — l'école interarmées des sports (EIS Fontainebleau). | Direction régionale du service de santé de la 1re région militaire. |
3 |
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Enseignement militaire supérieur. | Officiers stagiaires et élèves. | Inspection du service de santé de l'armée correspondante. |
4 |
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Direction de la gendarmerie et de la justice militaire. | Conseiller santé. | Inspection du service de santé de l'armée de terre. |
5 |
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Direction des centres d'expérimentations nucléaires (DIRCEN). | Officiers en service au mixte du contrôle biologique métropole. | Direction centrale du service de santé des armées. |
6 |
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Délégation générale pour l'armement (DGA). | Officiers en service : — à l'école polytechnique ; — dans les arsenaux établissements industriels et centres divers relevant de la DGA (sauf le laboratoire de médecine aérospatiale LAMAS). | Direction régionale du service de santé de la région d'implantation. |
| Médecin chef du laboratoire de médecine aérospatiale et officiers en service. | Ecole d'application du service de santé pour l'armée de l'air et centre de recherche de médecine aéronautique. |
7 |
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Direction centrale du service de santé des armées. | Officiers en service à la direction centrale du service de santé des armées. |
|
| Inspecteurs du service de santé de l'armée de terre : — de l'armée de l'air ; — pour la marine. Officiers en service au : — secrétariat général de la défense nationale (SGDN). |
|
| Centre de traitement de l'information médicale des armées (CTIMA) et service d'archives médicales des armées (SAMA). | Centre de traitement de l'information médicale des armées. |
| Centre de recherches du service de santé des armées. Service de protection radiologique des armées. | Centre de recherche du service de santé des armées. |
8 |
|
|
Ecole d'application du service de santé pour l'armée de terre (EASSAT). Ecole d'application du service de santé pour l'armée de l'air et centre de recherche de médecine aéronautique (EASSAA) (CERMA). | Officier en service : — dans les écoles, centres et instituts. | EASSAT |
Ecole d'application du service de santé pour la marine et centre d'études et de recherches biophysiologiques (EASSAM) (CERB). |
| EASSAM |
Institut de médecine tropicale du service de santé des armées (IMTSSA). |
| IMTSSA |
Ecoles du service de santé de : — Lyon (ESSA, Lyon) ; — Bordeaux (ESSA, Bordeaux). |
| ESSA, Lyon. ESSA, Bordeaux. |
Ecole nationale des élèves officiers de réserves du service de santé des armées (ENEORSSA), Libourne. |
| ENEORSSA, Libourne. |
Ecole nationale des sous-officiers du service de santé de l'armée de terre (ENSOSSAT), Orléans. |
| ENSOSSAT, Orléans. |
Centre d'instruction du service de santé (CISS), Nantes. |
| CISS, Nantes. |
Institut Pasteur, Paris. | Officiers stagiaires. | Direction centrale du service de santé des armées. |
9 |
|
|
Direction des approvisionnements et établissements centraux (DAEC). | Officiers en service à la DAEC et dans les établissements relevant de cette direction. | DAEC |
10 |
|
|
Direction centrale de l'intendance (DCI). | Officiers en service dans les établissements relevant de la direction centrale de l'intendance. | Directeur du service de santé de la région militaire d'implantation. |
11 |
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Etat-major de l'armée de terre. | Conseiller santé. Officier adjoint de l'inspecteur du service de santé de l'armée de terre. Officier en service à la section technique de l'armée de terre (STAT). Médecin conseiller du commandement de l'aviation légère de l'armée de terre (COMALAT). Médecin directeur du service de santé des armées du 1er commandement logistique opérationnelle. Officiers en service au 4e et 6e bataillons d'infanterie de marine. | Inspection du service de santé de l'armée de terre. |
| Officier en service au 89e bataillon des services. | Direction centrale du service de santé des armées. |
12 |
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Etat-major de la marine (EMM) | Officier adjoints à l'inspection du service de santé pour la marine. | Inspection du service de santé pour la marine. |
| Etablissement national des invalides de la marine (ENIM) |
|
| Officier en service auprès du ministère de la mer au service de santé des gens de mer. | Service de santé des gens de mer. |
Etat-major de la marine, division matériel (EMM/MAT) | Officier en service dans les commissions d'études pratiques. | Inspection du service de santé pour la marine. |
Division aéronautique et service central de l'aéronautique navale (EMM/Aéro). | Officier en service au service d'approvisionnement du matériel aéronaval (SAMAN). | Direction régionale du service de santé de la 1re région maritime. |
Direction du personnel militaire de la marine (DPMM). | Officier en service à la DPMM. | Inspection du service de santé pour la marine. |
13 |
|
|
Commandement des forces sous-marines et de la force océanique stratégique (ALFOST). | Officiers en service dans les forces sous-marines et dans la force océanique stratégique. | ALFOST |
Commandement des forces maritimes de l'océan Indien (ALINDIEN). | Officier de l'état-major et en service à bord des bâtiments sous ses ordres. | ALINDIEN. |
14 |
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Commandement régional militaire, aérien, maritime. | Officier en service relevant : — d'un commandant régional (militaire, aérien ou maritime) ; | Directions régionales du service de santé de rattachement. |
Commandement des forces françaises en Allemagne (FFA). | — du commandant en chef du 2e corps d'armée et des forces françaises en Allemagne ; | Direction du service de santé des FFA. |
Commandement supérieur ou commandement des forces outre-mer. | — d'un commandant supérieur ou commandant des forces outre-mer. | Directions interarmées ou chefferies du service de santé de rattachement. |
15 |
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Ministère des anciens combattants. | Officiers servant au titre du ministère des anciens combattants | Direction centrale du service de santé des armées. |
| et |
|
Caisse nationale militaire de sécurité sociale (CNMSS) | de la CNMSS |
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16 |
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Divers. | Officiers ne rentrant pas dans les cadres ci-dessus, en position « hors budget des armées » ou en « service détaché » administré par : |
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| — le bureau d'administration général des personnels santé outre-mer à Marseille (BAG) ; | BAG, Marseille. |
| — le groupement administratif des personnels isolés à Rueil-Malmaison (GAPI) ; | Direction centrale du service de santé des armées. |
| — le service administratif du commissariat de l'air 875 à Paris (SACA 875) ; |
|
| — le centre administratif de la marine de Paris ; |
|
| mission militaire de liaison et de coordination à Alger ; |
|
| — etc. | DCSSA |
17 |
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ANNEXE 3. Règles de codage du bulletin individuel de liaison.
Figure 2.
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ANNEXE 4. Descriptif fichier.
Contenu
Chapitre de codage. | Descriptif. | Table de codage | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Code mise à jour. | Rubrique (nom symbolique). | Définition. | Longueur zone (nombre caractères). | Page. | |||
Situation de famille. | 2 2 2 | 188 214 189 658 | Situation de famille (marié, célibataire…). Date de l'acte. Nombre d'enfants (calcul effectué par ordinateur). | 1 6 2 | 1 * | ||
|
|
| Nombre d'enfants à charge. | 2 | * | ||
| i | 190 | Enfant : sexe | + date de naissance. | 7 | * | |
|
|
| G : garçon. |
| sexe | + date |
|
|
|
| F : fille. |
| 1 | 6 |
|
| 2 2 2 | 215 668 644 | Profession du conjoint ou secteur d'activité. Ministère de rattachement du conjoint. Armée ou service pour conjoint militaire. | 3 2 2 | 2 7 11 | ||
| 2 2 | 324 325 |
| Numéro et rue. Localité si = du code postal. | 30 30 | * * | |
|
|
| Adresse Quartier, résidence. |
|
| ||
| 2 2 | 326 327 |
| Code postal. SP, bureau distributeur ou pays. | 5 25 | * * | |
| 2 2 | 659 748 | Numéro téléphone personnel. Numéro poste (téléphone) de travail de la formation d'emploi. | 8 6 | * * | ||
Titres, diplômes. | i | 070 | Titres, diplômes de l'enseignement supérieur civil. |
| 12 |
| |
|
|
|
|
| code | date | 12 |
|
| 6 HMMAA | |||||
Langues. | i | 080 | Langues | nature. niveau. | 2 1 — 3 | 28 30 | |
* Informations à codifier en clair. | |||||||