OBSERVATION PRÉLIMINAIRE.

La présente instruction traite du contenu et de la forme des comptabilités des travaux des services du commissariat.

Ses dispositions s'inspirent des deux principes fondamentaux suivants :

• la comptabilité de travaux est tenue par les ateliers qui n'ont, et ne doivent avoir, ni vocation ni moyens comptables ; elle doit donc être réduite au strict minimum indispensable ;

• l'organisation générale de la comptabilité de travaux doit être assez souple et modulable pour pouvoir répondre aussi bien aux besoins de l'échelon central qu'à ceux des différents services locaux ; elle doit également pouvoir s'adapter aisément aux variations de ces besoins.

C'est pourquoi les dispositions de cette instruction ont plus souvent le caractère de principes généraux dont les services doivent s'inspirer pour organiser leur comptabilité de travaux que de directives précises à appliquer strictement. Ce n'est en effet qu'en laissant à chaque service la plus grande marge possible d'initiative et de responsabilité dans l'organisation de sa comptabilité de travaux que l'on parviendra le plus sûrement à atteindre les deux objectifs définis ci-dessus et, partant, à donner aux comptabilités de travaux un maximum d'efficacité et d'utilité pour un minimum de contraintes.

La liberté d'appréciation ainsi laissée à chaque service en ce qui concerne les dispositions pratiques d'application des dispositions de la présente instruction, ne doit cependant pas conduire à altérer le contenu de la comptabilité de travaux, qui, bien que pouvant varier d'un service à l'autre, doit cependant demeurer homogène dans ses grandes lignes et dans sa démarche pour l'ensemble des services du commissariat ; de même, ses résultats, bien que réputés approximatifs, doivent néanmoins rester relativement exacts, c'est-à-dire plus entachés d'imprécision que de marge d'erreur.

Compte tenu du caractère plus indicatif que contraignant de ses dispositions, la présente instruction doit faire l'objet dans chaque service d'un ordre particulier précisant les conditions pratiques de sa mise en application.

1. Définition et objet de la comptabilité de travaux des services du commissariat.

1.1.

Les travaux des ateliers des services du commissariat font l'objet d'une comptabilité particulière dite « comptabilité de travaux ».

Par « ateliers du commissariat », il faut entendre les ateliers qui fonctionnent sous l'autorité directe du commissariat et grâce à des moyens qui appartiennent en propre au commissariat ; les ateliers, tels que ceux des maîtres-tailleurs ou des services d'approvisionnement des ordinaires (SAO), qui ne correspondent pas strictement à cette définition sont exclus du champ d'application de la présente instruction ⁽¹⁾.

Tout service ou organisme du commissariat (AF, HCC, subsistances, VM, MGP, …) qui dispose d'ateliers tient une comptabilité de travaux.

1.2.

La comptabilité de travaux est tenue dans l'atelier, par le personnel de l'atelier, à partir d'informations disponibles dans l'atelier. Elle a pour objet de dénombrer les consommations de ressources propres à l'atelier (main-d'œuvre et matières). Elle prend en compte des quantités, non des valeurs.

1.3.

Les dénombrements que fournit la comptabilité de travaux doivent permettre de satisfaire :

• d'une part les besoins du système de gestion, en lui fournissant certaines des informations nécessaires pour évaluer le coût des « produits » des ateliers du service ⁽²⁾ ;

• d'autre part, les besoins particuliers, temporaires ou permanents, de chaque service (étude d'un coût spécifique, analyse d'une activité précise, contrôles divers…).

Nota important. — La comptabilité de travaux n'a donc pour objet ni l'évaluation du prix de revient des travaux des ateliers, ni leur « facturation ». C'est le système de gestion qui, à partir des informations fournies par la comptabilité de travaux mais également à partir d'autres éléments complémentaires, fournit le coût global des « produits » des ateliers : heure de réparation AF, heure de confection HCC…

1.4.

Les besoins en informations du système de gestion déterminent l'organisation générale commune et le contenu minimum que doit avoir la comptabilité de travaux de tout service du commissariat.

Les besoins supplémentaires en informations particulières que peuvent éventuellement avoir les services ne sont pas de nature différente de ceux qui sont nécessaires à la mise en œuvre du système de gestion : ils se situent simplement à un niveau d'analyse plus fin ; par exemple, alors que le système de gestion ne prend en compte que le produit « réparation du matériel AF », un service peut, pour ses propres besoins, être conduit à scinder ce produit en plusieurs sous-ensembles « réparations du matériel X, réparations du matériel Y… ». De ce fait, les besoins particuliers des services en matière de comptabilité de travaux doivent pouvoir s'insérer sans difficulté dans le cadre général de la comptabilité de travaux, commun à l'ensemble des services : celui-ci définit un certain nombre d'étapes obligatoires correspondant à un niveau d'analyse minimum ; il appartient à chaque service de pousser, si nécessaire, plus loin l'analyse à chaque étape, en fonction de ses besoins particuliers.

2. Organisation générale de la comptabilité de travaux des services.

2.1.

Comme sa dénomination l'indique, la comptabilité de travaux est organisée à partir de la notion de « travail ».

Un « travail » est un ensemble d'opérations complémentaires concourant à la réalisation d'une prestation précise (fabrication d'un article, remise en état d'un matériel, installation d'un appareil…) ; il est individualisé par un « ordre de travail » (billet de travaux ordonnancé, directive interne de l'atelier, commande particulière…).

L'ordre de travail précise la nature du travail (remise en état, révision, fabrication, essai…) et le « client » bénéficiaire du travail (unité X, autre service du commissariat, stock du service…).

Nota. — Le service dispose d'une très grande latitude dans la définition des travaux de ses ateliers ; il est possible, par exemple, en regroupant des billets de travaux similaires de comptabiliser en un seul travail, éventuellement étalé sur toute la gestion, une série d'opérations ponctuelles qui auraient pu être analysées chacune séparément comme un travail particulier. Les choix faits en ce domaine, en fonction des besoins spécifiques du service, sont évidemment déterminants pour l'organisation de la comptabilité de travaux du service.

2.2.

La comptabilité de travaux des services doit, au minimum, pour répondre aux besoins du système de gestion, appréhender les « travaux » des ateliers :

• d'une part, et en premier lieu, en les répartissant entre « confections » et « réparations » qui sont les deux « produits » entre lesquels se répartissent ces travaux ;

• d'autre part, et en second lieu, en ventilant les travaux de confection et les travaux de réparation entre les six « comptes de produits » du système de gestion : forces, cessionnaires, ports d'outre-mer, commissariat du port, commissariat extérieur au port, stock du service…

2.3.

C'est à partir de cette organisation de base commune à l'ensemble des services du commissariat que chaque service doit définir ses besoins particuliers éventuels et les intégrer dans la comptabilité de travaux du service : par exemple, subdivision du produit « confections » par types de confections, voire par nature d'articles confectionnés ; distinction dans le compte de produits « forces » des organismes non dotés d'un BFU…

2.4.

Dans la représentation schématique de l'organisation de la comptabilité de travaux qui figure ci-après, les traits pleins représentent l'articulation générale de cette comptabilité qui s'impose à l'ensemble des services, alors que les traits en pointillés correspondent aux compléments éventuels que les services peuvent être conduits à y apporter (les besoins particuliers des services mentionnés sur le schéma ne constituent naturellement que des exemples choisis parmi les nombreuses hypothèses possibles).

Figure 1. LES ATELIERS DU SERVICE

 

2.5.

Nota.

Important. — La ventilation des travaux des ateliers entre les produits « confection » et « réparations » peut parfois prêter à discussion. En règle générale, il convient d'interpréter strictement la notion de « confections » (fabrication effective d'objets nouveaux par assemblage de divers éléments), et, par opposition, de ranger dans la catégorie des « réparations » tous les travaux des ateliers qui ne sont pas à proprement parler des confections (remises en état, modifications, mises en place… des matériels). D'autre part, compte tenu des approximations admises par le système de gestion, il n'y a pas d'inconvénient majeur à ce que les services dont l'activité « confections » est occasionnelle ou peu importante, prennent en compte la totalité des travaux de leurs ateliers au titre des « réparations » ; comme en matière de définition des travaux du service (cf. nota du 2.1), les options prises en ce domaine ont une incidence directe et importante sur l'organisation de la comptabilité de travaux et sur la charge qu'elle entraîne pour le service.

3. Contenu minimum de la comptabilité de travaux : informations nécessaires à la mise en œuvre du système de gestion.

(Voir ANNEXE A les modalités pratiques d'utilisation des données de la comptabilité de travaux dans la mise en œuvre du système de gestion.)

3.1. Décompte des heures de travail.

La comptabilité de travaux doit dénombrer les heures de travail des ateliers et les ventiler :

• s'il y a lieu, entre les deux produits « confections » et « réparations » ;

• en tout état de cause, entre les comptes de produits bénéficiaires des travaux.

3.2. Ventilation des « emplois aux travaux ».

La comptabilité de travaux doit en outre fournir une ventilation quantitative ⁽³⁾ des « emplois aux travaux » entre :

• les produits « confections » et « réparations », s'il y a lieu ;

• les différents comptes de produits, dans tous les cas.

3.3. Indications relatives à l'existence éventuelle de dépenses directes sur crédits d'approvisionnement.

La comptabilité de travaux doit enfin fournir toutes les informations connues des ateliers permettant de repérer et d'évaluer les dépenses directes (absence de prise en compte en stock) sur crédits d'approvisionnement entrant éventuellement dans le coût des travaux.

Naturellement, si les ateliers ont connaissance du coût lui-même de ces dépenses, ils le mentionnent dans leur comptabilité de travaux.

4. Présentation de la comptabilité de travaux.

La comptabilité de travaux est présentée sur fiches.

Il est ouvert une fiche pour chaque « travail » de l'atelier.

La fiche de travail comporte trois parties :

• partie identification du travail, renseignée par l'atelier et mentionnant :

  • une référence à « l'ordre de travail » (cf. 2.1 ci-dessus) ;

  • le « produit » dont relève le travail, c'est-à-dire confections ou réparations (cette indication ne concerne évidemment que les ateliers susceptibles de réaliser les deux types de produits (cf. 2.5 ci-dessus) ;

  • l'identification du client bénéficiaire du travail et l'indication du « compte de produits » dont il relève,

• une partie consommations du travail, également renseignée par l'atelier, et indiquant :

  • le nombre d'heures imputable au travail ;

  • les quantités et éventuellement le prix unitaire des matières premières utilisées ;

  • les informations connues de l'atelier relatives aux consommations de crédits d'approvisionnement imputables au travail,

• une dernière partie remplie en dehors de l'atelier et destinée à recevoir toutes indications complémentaires nécessaires telles que :

  • évaluation de la valeur des matières premières utilisées ;

  • évaluation du coût de la main-d'œuvre ;

  • évaluation du prix de revient du travail ;

  • indications diverses relatives à la facturation…

Il appartient à chaque service de concevoir le modèle de fiche de travail qui convient à son cas particulier. Un exemple de fiche de travail est donné en annexe B à titre purement indicatif.

5. Facturation des confections et réparations des ateliers.

Le terme de « facturation » doit être entendu dans le sens large d'imputation comptable de la valeur des confections et des réparations ; il n'implique pas, mais n'exclut pas non plus, l'éventualité d'un paiement effectif de la part du bénéficiaire.

5.1. Cas général.

Pour les articles nomenclaturés la facturation, et notamment la prise en compte dans les stocks, se fait en principe aux prix de nomenclature ⁽⁴⁾.

Pour les articles non nomenclaturés la facturation des confections et des réparations se fait à partir :

• du nombre d'heures de travail imputable à l'opération à facturer. Cette information est donnée par la comptabilité de travaux ;

• et du coût de l'heure de confection ou de réparation du type de matériel concerné (AF, HCC)… Cette information est donnée par le système de gestion ⁽⁵⁾.

Ces modalités de facturation mettent en évidence l'intérêt qu'ont les services à utiliser les possibilités d'adaptation à leurs besoins particuliers que leur offrent aussi bien le système de gestion que la comptabilité de travaux : si, par exemple, au-delà du « coût de l'heure de réparation AF » qui est l'information minimale donnée par le système de gestion, le service souhaite disposer pour sa facturation du « coût de l'heure de réparation de l'atelier froid », il devra organiser en conséquence son système de gestion et sa comptabilité de travaux.

Il convient par ailleurs de souligner que le coût horaire donné par le système de gestion et utilisé pour la facturation est un coût global incluant les coûts de main-d'œuvre, les frais généraux et coûts indirects et également un « coût-matière moyenné » ; le coût horaire utilisé peut être soit celui du service, soit celui de la direction locale, soit celui de l'ensemble du commissariat, selon le niveau du système de gestion (local, régional ou national) auquel on prélève l'information.

5.2. Cas particuliers.

La facturation de certaines productions ou prestations des ateliers des services du commissariat peut le cas échéant être soumise à des contraintes particulières résultant d'une politique de gestion définie à l'échelon central ou à l'échelon de la DCM locale : cas par exemple de la fabrication du pain, du blanchissage du linge, du galonnage des effets d'uniforme, etc.

Il appartient dans ce cas :

• à l'autorité responsable d'une politique particulière de gestion de définir celle-ci en précisant notamment ses incidences pratiques sur la mise en œuvre du système de gestion : types de charges à ne pas prendre en compte dans l'évaluation des coûts globaux, modalités de report des charges indirectes et des coûts indivis… ;

• aux services concernés d'organiser leur compte de gestion et leur comptabilité de travaux en fonction des besoins de cette politique particulière de gestion : évaluation dans le système de gestion du coût (tel qu'il est défini dans le cas précis) de l'activité concernée ; dénombrement dans la comptabilité de travaux des diverses consommations de ressources afférentes à cette activité, dont notamment, si l'on estime nécessaire de les isoler, les coûts matière.

Les dispositions de la présente instruction sont applicables pour compter du 1^er janvier 1982. Elles seront complétées de directives particulières d'application édictées au niveau de chaque service (cf dernier alinéa de l'observation préliminaire) et éventuellement aux différents échelons hiérarchiques (cf. 5.2 ci-dessus).

L'instruction n^o 508/M/CMa/3 du 22 novembre 1958 et la circulaire n^o 593/M/CMa/2 du 31 octobre 1962 sont abrogées.