1. GENERALITES.

1.1. L'objet et le champ d'application de la circulaire.

La présente circulaire a pour objet de préciser, chaque fois que nécessaire, les dispositions de l' instruction 18000 /DEF/GEND/LOG/ADM du 28 juin 1983 pour tout ce qui concerne les règles de la comptabilité des matériels applicables aux corps de gendarmerie disposant de moyens automatisés de traitement de l'information.

Sont exclus de son champ d'application les suivis particuliers des matériels consommables et les suivis de matériels immatriculés tels qu'ils sont définis aux articles 3.2 et 6.4 de l'instruction de référence.

1.2. Les classes et les positions administratives des matériels.

Le nombre des matériels en service (position 41), ne peut excéder le nombre des matériels inscrits aux tableaux de dotations (TDM et tableaux complémentaires). En cas d'insuffisance, il doit s'en rapprocher au maximum.

Les matériels en réserve du corps (position 51), sont stockés dans le magasin du corps. Ils peuvent toutefois être stockés dans les formations lorsque les installations du corps ne sont pas suffisantes. Ils peuvent également être utilisés pour le service des formations lorsque des besoins de courte durée le justifient.

A la disposition exclusive de la direction générale de la gendarmerie nationale (DGGN), les matériels en réserve ministérielle (position 53), sont normalement stockés au centre administratif de la gendarmerie nationale (CAGN). Les corps peuvent cependant stocker, pour le compte de la DGGN et conformément aux directives qui sont diffusées à cet effet, des matériels placés dans cette position.

Les matériels en réserve de mobilisation (position 62), sont stockés, dès le temps de paix, dans le magasin du corps et dans les formations en vue de pourvoir à l'équipement des unités de réserve et des renforts des unités d'active. Leur nombre correspond en principe à la différence entre les dotations guerre et les dotations paix.

Les matériels en cours de transport ne sont suivis en comptabilité, au titre de la position 72, que pour les transports de longue durée.

La liste des positions administratives et leurs numérotations administratives et informatiques sont données en annexe I.

Les matériels ne peuvent être considérés en excédent ou sans emploi à l'échelon du corps que lorsque sont satisfaits les besoins du service, de la réserve du corps et de la réserve de mobilisation. Dans ce cas, les nivellements utiles entre corps sont prononcés, soit au niveau du commandement de région de gendarmerie ou du commandement assimilé, soit au niveau de la DGGN. Lorsque l'excédent persiste, les décisions de mise en position de réserve ministérielle ou de retrait sont prises par la DGGN ou le ministre.

1.3. L'identification et la nomenclature des matériels.

L'identification des matériels de dotation et d'exploitation figure dans des catalogues établis, diffusés et mis à jour périodiquement par la DGGN.

Le numéro de code à six caractères alphanumériques peut être constitué par des chiffres, lettres et blancs.

Pour les besoins de la gestion les articles peuvent être rassemblés en groupes d'articles, familles et catégories tels qu'ils sont précisés en annexe II.

L'identification des petits matériels d'usage courant est déterminée à l'initiative du chef de corps qui utilise, à cet effet, les numéros de code figurant à l'annexe II b.

Les articles de dotation et d'exploitation réalisés par les corps, qui ne figurent pas dans les catalogues, font l'objet d'une demande d'identification adressée à la DGGN.

Afin de pouvoir distinguer les matériels acquis avec les crédits libres et les crédits de l'action sociale des armées, des autres matériels, mention en sera faite sur l'ordre de mouvement et fiche inventaire de situation, imprimé N° 652-1*/066 ou N° 652-1*/067 rubrique « Référence du mouvement », selon la formule « dont x en crédits libres ».

1.4. Les unités collectives et les lots de matériels.

Il est interdit au corps, même pour un usage interne, de constituer ou de dissocier des unités collectives (UC) relatives à des matériels de dotation et d'exploitation, sauf cas exceptionnel de constituants manquants non susceptibles de complètement, situation prévue à l'article 7.2 de l'instruction de référence.

1.5. Les unités administratives.

1.5.1.

Sont constituées unités administratives (UA), outre le magasin du corps, les formations ci-après :

1.5.1.1. Formations d'active :

• l'état-major du corps ;

• les formations organiquement rattachées au corps : état-major des commandements de région de gendarmerie et commandements assimilés rattachés, section aériennes, sections de recherches, centres de rapprochement des renseignements judiciaires, centres régionaux d'information et de coordination routières et autres organismes spécialisés rattachés aux commandements de région ou aux corps, écoles ou centres d'instruction rattachés à d'autres écoles, ateliers de révision générale, ateliers spécialisés, organismes administratifs, ordinaires, etc. ;

• les états-majors et groupes de commandement des groupements de gendarmerie départementale, d'autoroute, de gendarmerie mobile, du groupement de sécurité et d'intervention et des groupements de gendarmerie outre-mer ne formant pas corps ;

• les états-majors des régiments et des bataillons de la garde républicaine ;

• les états-majors de groupe de gendarmerie mobile ;

• les groupes de commandement des compagnies de gendarmerie départementale, des escadrons d'autoroute et des pelotons motorisés articulés en brigades ;

• les escadrons de gendarmerie mobile, les compagnies et escadrons de la garde républicaine, les groupes et l'escadron parachutiste du groupement de sécurité et d'intervention de la gendarmerie nationale, les groupes de pelotons mobiles et autres unités de ce niveau ;

• les groupements d'instruction, compagnies d'instruction et formations assimilées ;

• les brigades territoriales ou spécialisées (à l'exception des brigades départementales de renseignements judiciaires qui dépendent du groupe de commandement du groupement), les pelotons d'autoroute, les pelotons motorisés non articulés en brigades, les pelotons de surveillance et d'intervention de la gendarmerie, les pelotons morotisés, les unités de montagne et autres unités spécialisées, les pelotons de gendarmerie mobile isolés, les pelotons spéciaux de sécurité ;

• les formations spéciales de la garde républicaine.

Les UA relevant des formations centralisées sont déterminées par le chef de corps concernés.

1.5.1.2. Formations de réserve :

• les états-majors tactiques ;

• les escadrons prévôtaux et autres formations prévôtales ;

• les escadrons dérivés :

• les pelotons de renseignement, les pelotons frontière, les pelotons de circulation, les pelotons de maintenance et les unités de garde de points sensibles.

1.5.2.

Par exception aux dispositions du paragraphe 15.1 ci-dessus, certaines formations peuvent, du fait des nécessités de l'organisation, être désignées pour exercer en tant que détachement des responsabilités normalement dévolues au corps. Il est, dans ce cas, fait application des dispositions de l'annexe IV de l' instruction provisoire modifiée 1496 /DN/19/INT du 10 janvier 1972 (BOC/G, p. 347).

1.5.3.

Les commandants des formations constituées UA exercent vis-à-vis des matériels en compte à l'UA les responsabilités de surveillant comptable, définies à l'article 33 de l'instruction de référence.

Toutefois, lorsque des formations sont implantées dans un même casernement, le chef de corps peut, par souci d'économie des moyens, instituer surveillant comptable de plusieurs formations le chef hiérarchique de ces formations. Dans ce cas, les commandants des formations concernées ne sont plus constitués que détenteurs dépositaires des matériels détenus.

1.5.4.

Le chef d'état-major exerce les attributions de commandant de l'unité administrative « état-major du corps ».

1.5.5.

Les attributions de surveillant comptable et de détenteur dépositaire des matériels des formations de réserve formant UA sont exercées, tant que ces formations ne sont pas mises sur pied, par le commandant de la formation d'active qui en est chargé. Pour les pelotons de maintenance, toutefois, ces attributions sont également exercées par le commandant de la formation d'active pendant la période de mise sur pied.

1.5.6.

L'officier comptable des matériels exerce vis-à-vis des matériels en compte à l'UA magasin du corps les responsabilités de surveillant comptable.

En fonction des possibilités du casernement, le magasin du corps peut comporter plusieurs locaux de stockage, en principe au lieu d'implantation de l'état-major du corps, éventuellement, dans des casernements de formations subordonnées. Dans ce dernier cas, toutes dispositions possibles sont prises pour séparer les matériels ressortissant au magasin du corps de ceux en compte dans les formations.

2. LES DOCUMENTS COMPTABLES.

Les documents comptables sont des documents écrits, soit manuellement, soit à l'aide de moyens mécaniques, soit édités à la demande par moyens informatiques.

2.1. Les documents comptables du corps.

2.1.1. Le fichier inventaire général du corps.

Produit par l'ordinateur du corps, le fichier inventaire général du corps comporte :

• un état inventaire de situation imprimé N° 652-1/151 qui retrace pour chaque article la situation actualisée des matériels en compte et leur répartition par position administrative ;

• autant d'états inventaire de répartition imprimé N° 652-1/152 qu'il y a d'articles concernés retraçant par position administrative la situation actualisée de la répartition des matériels par unité administrative.

Dans les états imprimés N° 652-1/151 et N° 652-1/152 les matériels sont classés selon l'ordre des codes familles définis à l'annexe II B.

Ces états sont édités, à l'initiative du chef de corps et en fonction des besoins, globalement ou partiellement, à l'issue d'une clôture comptable.

Les autres produits de la comptabilité, traités par l'ordinateur du corps et utiles à la gestion des matériels, ne sont pas des documents comptables.

2.1.2. Les fichiers inventaires généraux des UA du corps.

Le corps tient le double des fichiers inventaires généraux des UA (ordres de mouvement et fiches inventaire de situation imprimé N° 652-1/066 ou N° 652-1/067), tels qu'ils sont définis au paragraphe 22.1 ci-après.

Après l'exécution de chaque mouvement de matériels, ces fiches, datées et signées par le commandant de l'UA, sont adressées au corps dans les conditions précisées aux paragraphes 41 et 42 ci-après.

Les fiches sont classées par UA et, à l'intérieur de chaque UA, selon l'ordre des codes des familles définis à l'annexe II B. Elles sont conservées au corps à titre de justification chronologique des mouvements successifs de matériels.

2.1.3. Le répertoire des matériels loués ou mis à la disposition.

Chaque corps tient un répertoire des matériels loués ou mis à la disposition imprimé N° 652-1/015.

La première partie du répertoire retrace les matériels appartenant à la gendarmerie temporairement loués, prêtés ou mis à la disposition d'organismes extérieurs à la gendarmerie, de personnes privées, d'autres corps de la gendarmerie ou de formations provisoires de la gendarmerie. Les matériels loués ou mis à la dispositions n'y sont consignés que dans la mesure où n'ont pas été modifiés les comptes du corps ou la répartition des matériels à l'intérieur du corps.

La deuxième partie du répertoire retrace les matériels temporairement loués au corps ou mis à la disposition du corps par des organismes extérieurs à la gendarmerie ou d'autres corps de la gendarmerie.

Les prêts et locations de matériels en provenance ou à destination de tiers ne peuvent être effectués par les corps que sur autorisation de la DGGN. Les locations de matériels entre corps de gendarmerie sont interdites.

2.1.4. Le registre journal des pièces justificatives.

Produit par l'ordinateur du corps, le registre journal des pièces justificatives (RJPJ), imprimé N° 652-1/153, retrace chronologiquement, en utilisant une numérotation continue pour chaque année, l'ensemble des mouvements externes prescrits ou traduits par le corps. Pour chaque mouvement externe, il indique également les pièces justificatives et les dates de leur exécution.

Le RJPJ assure la liaison automatisée entre le fichier inventaire général du corps et les pièces justificatives des mouvements externes.

Le RJPJ est édité par session comptable, à chaque clôture comptable, c'est-à-dire à la fin de chaque jour ouvrable au cours duquel a été enregistré un mouvement externe au moins. Il comporte une partie permettant l'inscription manuelle des vérifications des comptes et des prises et des remises de service entre officiers comptables des matériels.

A chaque clôture comptable le RJPJ est daté et signé par l'officier comptable des matériels. Le RJPJ est également signé par le chef des services administratifs et techniques selon la périodicité fixée par le chef de corps et, en tout état de cause, le 31 décembre de chaque année.

Les feuillets du RJPJ ne deviennent documents comptables, au sens de la réglementation, qu'après signature de l'officier comptable des matériels. Après signature ils sont conservés dans un classeur suivant l'ordre chronologique de leur production. L'ensemble des feuillets ainsi conservés constituent le RJPJ.

2.1.5. Le registre des ordres de mouvement.

Produit par l'ordinateur du corps, le registre des ordres de mouvement (ROM) imprimé N° 652-1/154 retrace chronologiquement, en utilisant une numérotation continue pour chaque année, l'ensemble des mouvements internes prescrits par le corps. Pour chaque mouvement interne, il indique également l'objet du mouvement et les dates de son exécution.

Le ROM assure la liaison automatisée entre le fichier inventaire général du corps et les mouvements internes.

Le ROM est édité par session comptable, à chaque clôture comptable, c'est-à-dire à la fin de chaque jour ouvrable au cours duquel a été enregistré un mouvement interne au moins.

A chaque clôture comptable le ROM est daté et signé par l'officier comptable des matériels. Le ROM est également signé par le chef des services administratifs et techniques selon la périodicité fixée par le chef de corps et, en tout état de cause, le 31 décembre de chaque année.

Les feuillets du ROM ne deviennent documents comptables, au sens de la réglementation, qu'après signature de l'officier comptable des matériels. Après signature ils sont conservés dans un classeur suivant l'ordre chronologique de leur production. L'ensemble des feuillets ainsi conservés constituent le ROM.

2.2. Les documents comptables des unités administratives.

2.2.1. Le fichier inventaire général de l'UA.

Pour chaque article il est tenu une fiche inventaire de situation imprimé N° 652-1/066 ou N° 652-1/067 qui retrace la situation actualisée de la quantité des matériels en compte et de leur répartition par position administrative.

Ces fiches, produites par l'ordinateur, sont classées selon l'ordre des codes familles définis à l'annexe II B. Elles sont conservées à l'UA à titre de justification chronologique des mouvements successifs de matériels.

2.2.2. Les fiches inventaire de formation.

Les matériels ou lots de matériels mis à la disposition d'un commandant de formation exerçant, par application des dispositions du paragraphe 15.3, alinéa 2 ci-dessus, les attributions de détenteur dépositaire vis-à-vis d'un commandant de formation hiérarchiquement supérieur exerçant les attributions de surveillant comptable, sont obligatoirement suivis sur des fiches inventaire de formation imprimé N° 652-1/033.

Etablies et signées par le commandant de formation, surveillant comptable, ces fiches retracent de manière actualisée et par article le nombre des matériels concernés. La signature du commandant de formation, détenteur dépositaire, vaut prise en compte du matériel auprès du surveillant comptable.

2.2.3. Les fiches inventaire individuel.

2.2.3.1. Cas des matériels distribués aux personnels pour la durée de l'affectation à l'UA.

Les matériels distribués aux personnels au titre d'une dotation individuelle pour la durée de l'affectation à l'UA sont suivis, selon la nature des matériels concernés, sur fiche inventaire individuel imprimés N° 652-1/045, N° 652-1/046 ou N° 652-1/047.

Pour chaque matériel ou lot de matériels, la signature du détenteur usager vaut prise en compte individuelle ; la signature du commandant de formation responsable de l'UA ou de son représentant qualifié vaut reversement.

2.2.3.2. Cas des matériels mis temporairement à la disposition des personnels.

Les matériels mis temporairement à la disposition des personnels au titre de besoins particuliers autres que ceux de la dotation individuelle (prêts de matériels d'ameublement ou de couchage à titre personnel ou familial, effets d'habillement ou d'équipements particuliers, etc.), sont suivis sur fiche inventaire individuel imprimé N° 652-1/065.

Pour chaque matériel ou lot de matériels, la signature du détenteur usager vaut prise en compte individuelle ; la signature du commandant de formation responsable de l'UA ou de son représentant qualifié vaut reversement.

2.2.4. Les fiches inventaire de local.

Les matériels mis à la disposition des personnels pour l'exercice de fonctions particulières sont suivis sur fiches inventaire de local imprimé N° 652-1/033.

Etablies et signées par le commandant de formation responsable de l'UA, détenteur dépositaire, ces fiches retracent de manière actualisée et par article le nombre des matériels concernés. La signature du détenteur usager vaut prise en compte du matériel auprès du commandant de formation.

Documents comptables, les fiches inventaire de local ne sont établies que dans les cas où il importe, compte tenu de l'organisation de la formation ou de la disposition des locaux, d'identifier les responsabilités exercées au regard de la conservation des matériels par des personnels chargés de fonctions particulières (ateliers, magasins d'unités, formations provisoires ou permanentes non constituées UA, etc.).

L'initiative de l'établissement des fiches inventaire de local appartient au commandant de formation responsable de l'UA qui applique, le cas échéant, les directives générales diffusées par le chef de corps.

2.2.5. Les fiches inventaire individuel d'outillage.

Les matériels ou lots de matériels d'outillage des ateliers distribués individuellement à des mécaniciens ou autres personnels qualifiés par les chefs d'atelier, détenteurs usagers de ces matériels au titre des fiches de local, peuvent faire l'objet de fiches inventaire individuel d'outillage imprimé N° 652-1/033.

Etablies et signées par le chef d'atelier détenteur usager, ces fiches retracent de manière actualisée et par article le nombre des matériels concernés. La signature du détenteur utilisateur vaut prise en compte du matériel auprès du chef d'atelier.

Documents comptables, les fiches inventaire individuel d'outillage ne sont établies que dans le cas où il importe d'identifier les responsabilités exercées au regard de la conservation des matériels.

L'initiative de l'établissement des fiches inventaire individuel d'outillage appartient au commandant de formation responsable de l'UA qui applique, le cas échéant, les directives générales diffusées par le chef de corps.

2.2.6. Les fiches inventaire de magasin.

Les matériels ou lots de matériels stockés dans le magasin du corps sont suivis sur fiches inventaire de magasin imprimé N° 652-1/014.

Etablies par l'officier comptable des matériels, détenteur dépositaire, ces fiches retracent de manière actualisée, par article et par position, le nombre des matériels concernés. Elles sont signées :

• pour chaque mouvement, par le magasinier, la signature valant prise en compte ou sortie des comptes des matériels auprès du détenteur dépositaire ;

• périodiquement et à l'occasion des recensements, par l'officier comptable des matériels.

Documents comptables, les fiches inventaire de magasin ne sont établies que dans le cas où il importe d'identifier les responsabilités exercées par le magasinier au regard de la conservation des matériels.

Elles peuvent notamment servir dans les cas suivants :

• lorsque les capacités de stockage du magasin sont réparties sur plusieurs établissements qu'il y ait un ou plusieurs magasiniers ; la signature du magasinier intervient alors pour chaque mouvement ou pour chaque changement d'établissement ;

• lorsqu'il s'agit de suivre des matériels consommables ne faisant pas l'objet de suivis particuliers décidés par la DGGN.

Lorsque le magasin du corps est organisé en éléments individualisés propres à chaque service technique, il est tenu, par article et position, autant de fiches de magasin qu'il y a d'éléments individualisés. Les fiches de magasin sont, dans ce cas, signées par le chef du service technique concerné qui peut également procéder à des vérifications d'existants.

L'initiative de l'établissement des fiches de magasin appartient à l'officier comptable des matériels qui applique, le cas échéant, les directives générales diffusées par le chef de corps.

Lorsqu'il paraît utile de suivre des matériels en compte à des UA, conservés dans des magasins d'UA, les fiches inventaire de local imprimé N° 652-1/033, prévues à l'article 22.4 ci-dessus, sont utilisées à l'exclusion des fiches inventaire de magasin.

3. LES PIECES COMPTABLES.

Les pièces comptables sont des documents écrits, soit manuellement, soit à l'aide de moyens mécaniques, soit édités à la demande par moyens informatiques.

3.1. Les pièces comptables relatives aux mouvements externes de matériels.

3.1.1. Les pièces justificatives des mouvements externes de matériels.

Les mouvements externes d'entrée et de sortie des matériels sont justifiés soit par factures, soit par certificats administratifs, soit par certificats modificatifs.

3.1.1.1.

Les factures commerciales et militaires ne justifient que des mouvements externes d'entrée. Elles obéissent aux règles définies par les organismes cédants. Pour attester la réception des matériels, une formule de réception (annexe III), est apposée sur la facture, soit par l'officier comptable des matériels, soit par le chef des services techniques concerné, soit par tout commandant de formation, qui a procédé à la réception. Cette formalité est sans objet lorsque s'est réunie la commission de réception.

Un exemplaire de la facture ainsi attestée est adressé à l'officier comptable des matériels pour être conservé à l'appui des comptes du corps.

3.1.1.2.

Les factures de gendarmerie imprimé N° 652-1/071 sont utilisées soit pour des mouvements externes de matériels entre deux corps de gendarmerie, soit pour des mouvements externes de sortie justifiant des livraisons de matériels à des organismes militaires extérieurs à la gendarmerie ou à des entrepreneurs titulaires de marchés de transformation, de conversion ou de réparation.

Produites par l'ordinateur du corps et signées par l'officier comptable des matériels du corps cédant, les factures font apparaître, pour chaque article, les quantités de matériels cédées ou reçues. Un exemplaire de la facture est renvoyé au corps cédant, daté et signé par l'officier comptable des matériels du corps prenant, l'autorité responsable de l'organisme militaire ou le responsable de l'entreprise.

3.1.1.3.

Les mouvements externes d'entrée et de sortie de matériels qui ne sont pas justifiés par facture donnent lieu à l'établissement d'un certificat administratif imprimé N° 652-1/073.

Il en est ainsi notamment en cas de constatation d'excédent et de déficit comptable, en cas de livraison totale ou partielle de matériels sans production de facture correspondante, en cas de réception de matériel après transformation ou réparation par une entreprise sans production de facture ou en cas de cession de matériel au personnel du corps.

Les mouvements externes d'entrée et de sortie résultant de constitution ou de dissociation d'UC donnent également lieu à l'établissement d'un certificat administratif imprimé N° 652-1/073.

Produits par l'ordinateur du corps, les certificats administratifs sont signés par l'officier comptable des matériels. Ils font apparaître, par article et par position administrative, les quantités de matériels entrées ou sorties.

3.1.1.4.

Les mouvements externes d'entrée et de sortie de matériels résultant d'un changement de codification ou d'une erreur d'identification d'article sont justifiés par certificat modificatif n^o 652-1/069. La procédure réglementaire consiste à saisir deux mouvements au registre-journal des pièces justificatives (un en entrée, le mouvement direct, l'autre en sortie, relatif au mouvement de l'article mal codifié ou mal identifié).

Produits par l'ordinateur du corps et signés par l'officier comptable des matériels, les certificats modificatifs font apparaître, par article et par position administrative, les quantités de matériels en compte après mouvements.

3.1.2. Les pièces comptables venant à l'appui des pièces justificatives des mouvements externes de matériels.

Les pièces venant à l'appui des factures, certificats administratifs et certificats modificatifs sont classées et conservées chronologiquement et par année.

Les demandes de codification d'articles de dotation et d'exploitation non encore codifiés sont exprimées par le corps auprès de la DGGN au moyen de l'imprimé N° 652-1/077. La DGGN répond par le même moyen et diffuse à tous les corps la nouvelle codification.

Les décisions générales ou particulières de la DGGN et les prescriptions des commandants de région de gendarmerie et autorités assimilées, relatives à des mouvements et nivellements de matériels entre corps, font l'objet d'ordres d'affectation de matériel imprimé N° 652-1/036.

Les procès-verbaux de réception de matériels sont établis sur imprimés N° 652-1/001.

Les rapports constatant les pertes, destructions ou détériorations et les excédents ou déficits comptables de matériels sont établis par les formations détentrices dans les conditions fixées par un texte particulier.

Les décisions de réforme technique et de réforme de commandement sont prises par le corps sur état imprimé N° 652-1/019. Cet état sert également aux corps à proposer les réformes techniques, les réformes de commandement et les retraits dont la décision n'est pas dans leurs attributions.

Les matériels éliminés remis au service des domaines en vue de leur aliénation font l'objet d'un procès-verbal de remise aux domaines imprimé N° 652-1/020 et les extraits des procès-verbaux des ventes réalisées par ce même service sont enregistrés sur imprimés N° 652-1/008.

Lorsque, par application des dispositions des articles 16.10 et 16.11 de l'instruction de référence, des matériels remis au service des domaines ou vendus par celui-ci sont conservés dans le magasin du corps ou dans les formations, ceux-ci sont réglementairement sortis des comptes. La responsabilité de la conservation desdits matériels, par un chef de service ou un commandant de formation, peut être recherchée par tout autre moyen écrit adéquat.

Les cessions de matériels à titre onéreux aux personnels des corps font l'objet d'un bon de perception imprimé N° 652-1/006. Signée par la partie prenante cessionnaire et l'officier comptable des matériels, cette pièce sert au corps à poursuivre le remboursement.

Les mouvements externes de matériels peuvent être provoqués par demande de mouvement de matériels imprimé N° 652-1/075 établie et signée par le chef de corps et adressée à la DGGN.

3.2. Les pièces comptables relatives aux mouvements internes de matériels.

3.2.1.

Les mouvements internes de matériels entre unités administratives ou relatifs à des changements de positions administratives de matériels en compte à une même UA sont prescrits par ordre de mouvement imprimé N° 652-1/066 ou N° 652-1/067.

Les ordres de mouvement sont produits par l'ordinateur à la diligence des chefs des services techniques qui exécutent les directives générales données par le chef de corps et précisées, le cas échéant, par le chef des services administratifs et techniques. Les ordres de mouvement ne sont adressés pour exécution aux UA qu'après la clôture comptable et les opérations de contrôle qu'elle implique.

Il est établi autant d'ordres de mouvement que d'articles et d'UA concernés. Chaque ordre de mouvement fait apparaître, pour chaque position administrative, les quantités cédées ou reçues ainsi que les quantités restantes après mouvement. Il indique également les autres UA concernées par le mouvement.

L'ordre de mouvement est daté et signé par le commandant de formation responsable de l'UA concernée.

3.2.2.

Les mouvements internes de matériels, prévus à l'article 32.1 ci-dessus, peuvent être provoqués par demande de mouvement de matériels imprimé N° 652-1/075.

Ces demandes sont établies et signées par le commandant de formation demandeur et adressées, par la voie hiérarchique, au corps.

3.2.3.

Les locations et mises à la disposition temporaire de matériels à des organismes extérieurs à la défense dans le cadre de la participation de la gendarmerie à des activités ne relevant pas de ses missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels, à des entreprises ou organismes de recherches pour la réalisation d'études ou de programmes militaires, à des directions ou services relevant du ministère de la défense, à d'autres corps de gendarmerie ou à des formations provisoires de la gendarmerie sont assimilées à des mouvements internes de matériels lorsqu'elles sont d'une certaine durée. Elles donnent lieu à l'établissement d'ordres de mouvement N° 652-1/066 ou N° 652-1/067 prescrivant la modification de la position administrative des matériels concernés (placement en position 70, 80 ou 82).

L'organisme bénéficiaire accuse réception en signant l'ordre de mouvement.

4. LES OPERATIONS COMPTABLES.

4.1. Les opérations comptables relatives aux mouvements externes de matériels et aux mouvements internes consécutifs.

Les mouvements externes d'entrée et de sortie de matériels et les mouvements internes consécutifs à ces entrées et sorties donnent simultanément lieu aux opérations comptables suivantes :

• saisie comptable :

  • d'une part, des références des pièces ayant généré les mouvements (ordre d'affectation, procès-verbal de réception, décision d'élimination, rapport d'excédent ou de déficit comptable, cession, etc.) ;

  • d'autre part, des éléments relatifs aux mouvements externes et aux mouvements internes qui leur sont consécutifs ;

• édition automatique à la clôture comptable :

  • du RJPJ imprimé N° 652-1/153 ;

  • des ordres de mouvement et fiches inventaire de situation imprimé N° 652-1/066 ou N° 652-1/067 pour les UA concernées ;

  • le cas échéant, des pièces justificatives nécessaires (factures gendarmerie imprimé N° 652-1/071 ou certificats administratifs imprimé N° 652-1/073 ou certificats modificatifs n^o 652-1/069). selon la nature des faits générateurs des mouvements.

  Les références du RJPJ sont automatiquement reportées sur les pièces comptables ci-dessus mentionnées ;

• inscription de la date et apposition de la signature de l'officier comptable des matériels sur le RJPJ ;

• envoi des ordres de mouvement et fiches inventaire de situation au commandant de formation responsable de l'UA concernée, qui les date et signe, après vérification des matériels et exécution des mouvements, et fait retour d'un exemplaire au corps à titre d'accusé de réception ;

• édition automatique, sur prescription de l'officier comptable des matériels et pour les besoins de la gestion ou du contrôle, de tout ou partie du fichier inventaire général du corps.

La période séparant deux clôtures comptables s'appelle session comptable.

4.2. Les opérations comptables relatives aux mouvements internes de matériels non consécutifs à des mouvements externes.

Les mouvements internes de matériels modifiant la répartition des matériels entre UA ou entre positions administratives, non consécutifs à des mouvements externes, donnent lieu aux opérations comptables suivantes :

• saisie ;

  • d'une part, des éléments relatifs aux mouvements ;

  • d'autre part et éventuellement, des références des pièces ayant généré les mouvements (demande de mouvement interne, ordre de modification de position administrative, modification de répartition des matériels prescrite par les chefs des services techniques) ;

• édition automatique à la clôture comptable ;

  • du ROM ;

  • des ordres de mouvement et fiches inventaire de situation ; les références du ROM sont automatiquement reportées sur ces pièces comptables ;

• inscription de la date et apposition de la signature de l'officier comptable des matériels sur le ROM ;

• envoi des ordres de mouvement et fiches inventaire de situation au commandant de la formation responsable de l'UA concernée, qui les date et signe, après vérification des matériels et exécution des mouvements, et fait retour d'un exemplaire au corps à titre d'accusé de réception ;

• édition automatique, sur prescription de l'officier comptable des matériels et pour les besoins de la gestion ou du contrôle, de tout ou partie du fichier inventaire général du corps.

5. LES VERIFICATIONS COMPTABLES.

Le régime de comptabilité des matériels institué par la présente circulaire doit inciter les différents échelons du commandement à exercer avec assiduité leur pouvoir de vérification comptable.

D'une part, en effet, l'automatisation de la tenue des comptes et la production par le corps des documents comptables des UA n'atténuent en rien ce pouvoir ; d'autre part, le fait que toutes les formations de la gendarmerie soient constituées, quel que soit leur niveau hiérarchique, UA directement rattachée au corps prive les différents échelons du commandement des responsabilités qu'ils tenaient, dans le régime de comptabilité antérieur, de leurs attributions de teneurs de comptes au premier degré.

Les vérifications comptables comportent les vérifications des comptes et les vérifications des matériels.

5.1. Les vérifications des comptes.

Les vérifications des comptes, qui ont pour objet de contrôler la concordance entre documents comptables et pièces comptables et l'inscription dans les documents comptables de toutes les opérations comptables exécutées ou prescrites, sont exercées dans les conditions prévues aux articles 25.2 et 27 de l'instruction de référence.

5.1.1.

Au niveau du corps, ces vérifications portent sur les comptes internes du corps, la concordance entre les comptes du corps et ceux des UA étant assurée automatiquement par l'ordinateur.

Les vérifications internes portent sur les documents comptables et pièces comptables du corps à savoir :

• fichier inventaire général (états inventaire de situation imprimés N° 652-1/151 et états inventaire de répartition n^o 652-1/152) ;

• répertoire des matériels loués ou mis à la disposition imprimé N° 652-1/015 ;

• registre-journal des pièces justificatives imprimé N° 652-1/153 ;

• registre des ordres de mouvement imprimé N° 652-1/154 ;

• ordres de mouvement et fiches inventaire de situation imprimé N° 652-1/066 ou N° 652-1/067 ;

• pièces justificatives des mouvements externes (factures, certificats administratifs et certificats modificatifs) et pièces et références venant à leur appui,

  étant souligné qu'un certain nombre de documents comptables et de pièces comptables sont produits simultanément par l'ordinateur par traitement d'une même opération comptable.

Lorsqu'elle paraît utile, la vérification de la concordance entre les comptes du corps et les comptes des UA s'exerce en rapprochant des fichiers inventaires généraux des UA le fichier inventaire général du corps et, en cas de besoin, le double des fichiers inventaires généraux des UA conservé au corps.

Les vérifications et leurs résultats sont consignés :

• pour ce qui concerne le RJPJ et le ROM, sur les emplacements réservés à cet effet ;

• pour ce qui concerne le fichier inventaire général, sur le fascicule des contrôles des matériels imprimé N° 652-1/030 du corps, qui est placé en tête du double des fichiers inventaires généraux des UA. Ce fascicule est, avant usage, coté et paraphé par le chef des services administratifs et techniques.

Ces documents sont signés par l'autorité ayant effectué la vérification ; en cas de litige et selon le cas, pour l'officier comptable des matériels ou le responsable de l'UA concernée.

Lorsque des erreurs sont décelées, l'officier comptable des matériels provoque les mesures de redressement nécessaires, c'est-à-dire :

• en cas de simple erreur, défaut de saisie ou de traitement informatique détecté avant clôture comptable, renouvellement de l'opération comptable (nouvelle saisie informatique) ;

• en cas d'erreur de saisie, de traitement ou de comptabilité détectée après clôture comptable, opération comptable de redressement ;

• en cas de perte ou de destruction des pièces comptables, délivrance de duplicata réalisés manuellement et signés par ses soins.

5.1.2.

Au niveau des UA les vérifications des comptes portent :

• soit sur la concordance entre la dernière fiche inventaire de situation et le double correspondant conservé au corps ou l'extrait authentifié correspondant du fichier inventaire général du corps ;

• soit sur la concordance entre les différentes fiches inventaire de situation de l'UA tenues chronologiquement.

Les vérifications et leurs résultats sont consignés sur le fascicule des contrôles des matériels imprimé N° 652-1/030 de l'UA concernée. Ce fascicule est, avant usage, coté et paraphé par le commandant de formation responsable de l'UA.

Lorsque des erreurs sont décelées, il en est rendu compte au chef de corps pour que les opérations comptables de redressement nécessaires soient prescrites.

Les vérifications des comptes des UA sont exécutées par l'officier comptable des matériels ou tout autre représentant qualifié du chef de corps et par les commandants d'UA exerçant les attributions de surveillant comptable. Elles peuvent être également exercées par tout commandant de formation dans son commandement.

5.2. Les vérifications des matériels.

Les vérifications des matériels, qui ont pour objet de contrôler la concordance entre les comptes et les existants, sont exercées dans les conditions prévues aux articles 25.3, 25.4 et 27 de l'instruction de référence. Elles comportent le dénombrement des matériels et la vérification de leur état général.

Lorsqu'elles sont exercées par le chef de corps ou son représentant qualifié, le chef des services administratifs et techniques et l'officier comptable des matériels, les vérifications de matériels s'appellent recensements : lorsqu'elles sont exercées à d'autres échelons (commandants de formation, surveillants comptables, simples détenteurs dépositaires, voire simples détenteurs usagers vis-à-vis des matériels distribués aux détenteurs utilisateurs), elles s'appellent vérifications d'existants.

Les recensements et vérifications d'existants ainsi que leurs résultats sont consignés, sauf quand ils sont exécutés par des détenteurs usagers ou par des détenteurs dépositaires n'exerçant pas les attributions de surveillants comptables, sur le fascicule des contrôles des matériels imprimé N° 652-1/030 de l'UA contrôlée.

Lorsqu'ils portent sur des matériels distribués à des détenteurs dépositaires n'exerçant pas les attributions de surveillant comptable et à des détenteurs usagers ou utilisateurs, ils sont également consignés sur les fiches inventaire individuel imprimé N° 652-1/045, N° 652-1/046, N° 652-1/047 et N° 652-1/065 et les fiches inventaire de formation et de local et fiches inventaire individuel d'outillage imprimé N° 652-1/033.

Lorsque la vérification porte sur les matériels du magasin du corps, elle est obligatoirement consignée sur le RJPJ et sur la fiche de magasin imprimé N° 652-1/014 lorsque celle-ci est tenue.

Ces mentions sont signées par l'autorité ayant exécuté la vérification et, en cas de litige, par le détenteur dépositaire, le détenteur usager ou le détenteur utilisateur concerné.

Les déficits et excédents comptables constatés ainsi que les erreurs ou anomalies relevées, notamment les détériorations et mauvais états caractérisés de matériels donnent lieu à l'application des dispositions prévues aux articles 25.5 et 25.7 de l'instruction de référence.

L'exploitation du fascicule des contrôles des matériels imprimé N° 652-1/030 des UA permet au corps de rendre compte annuellement à la DGGN, dans les conditions fixées par un texte particulier, des informations nécessaires à l'établissement du rapport annuel à la cour des comptes sur la gestion des matériels.

6. LES PRISES ET LES REMISES DE SERVICES.

6.1. La prise et la remise en service entre comptables des matériels.

6.1.1.

La prise et la remise de service entre officiers comptables des matériels donnent lieu, après vérification des comptes, à inscription sur le répertoire des actes administratifs du corps et sur le RJPJ et le ROM précisant les noms et qualités des officiers comptables et la date de la prise et de la remise de service. Elles donnent également lieu à inscription sur le fascicule des contrôles des matériels imprimé N° 652-1/030 du corps et à l'établissement d'un procès-verbal de prise et de remise de service imprimé N° 652-1/016.

Les réserves éventuelles du comptable sortant ou du comptable entrant sont inscrites sur le fascicule des contrôles des matériels imprimé N° 652-1/030 et sur le procès-verbal, de prise et de remise de service imprimé N° 652-1/016 qui sont signés contradictoirement par les deux officiers comptables des matériels. Le procès-verbal est également signé par le chef des services administratifs et techniques.

Le procès-verbal de prise et de remise de service est utilisé par le chef de corps pour entériner la remise de service ou transmettre le dossier pour décision à la DGGN en cas de désaccord persistant après recensement des matériels concernés.

Lorsque le recensement se poursuit après le départ du comptable sortant, le chef de corps désigne un officier ou un sous-officier supérieur du corps ayant reçu pouvoir écrit du comptable sortant à l'effet de le représenter pour cette opération.

6.1.2.

Dans le cas, prévu par l'article 37.4 (alinéas 2 et 3), de l'instruction de référence, de décès, disparition, suspension ou empêchement de l'officier comptable des matériels, la prise et la remise de service s'exécutent au moment de l'arrivée du nouveau titulaire dans les conditions prévues au paragraphe 61.1 ci-dessus.

Les documents et pièces comptables sont signés par l'officier comptable entrant, par l'officier comptable provisoire et par un officier ou un sous-officier supérieur du corps désigné par le chef de corps pour représenter le comptable sortant ou ses ayants cause. Cet officier ou sous-officier supérieur n'est en aucun cas le comptable provisoire.

6.1.3.

Les absences normales de l'officier comptable des matériels (permission, stage, congé de maladie…) ne donnent pas lieu à prise et remise de service avec l'officier ou le sous-officier supérieur désigné par le chef de corps pour assurer son intérim. Cet officier ou sous-officier supérieur reçoit procuration de l'officier comptable absent pour le représenter.

6.2. La prise et la remise de service entre surveillants comptables.

La prise et la remise de service entre deux surveillants comptables donnent lieu, après vérification des comptes et recensement des matériels, à inscription sur le fascicule des contrôles des matériels imprimé N° 652-1/030 de l'UA et à l'établissement d'un procès-verbal de prise et de remise de service imprimé N° 652-1/026.

Les réserves éventuelles du surveillant comptable sortant ou du surveillant comptable entrant sont inscrites sur le fascicule des contrôles des matériels imprimé N° 652-1/030 et sur le procès-verbal de prise et de remise de service imprimé N° 652-1/026 qui sont signés contradictoirement par les deux surveillants comptables. Ce procès-verbal est également signé par le commandant de formation dont relèvent directement les surveillants comptables.

Revêtu de la transmission, éventuellement circonstanciée, des différents échelons hiérarchiques, de l'officier comptable des matériels et du chef des services administratifs et techniques, le procès-verbal de prise et de remise de service est utilisé par le chef de corps pour entériner la remise de service ou, en cas de désaccord, apprécier les responsabilités et prescrire les redressements qui s'imposent.

6.3. La prise et la remise de service entre détenteurs dépositaires non surveillants comptables.

La prise et la remise de service entre deux détenteurs dépositaires n'exerçant pas les attributions de surveillant comptable donnent lieu, après vérification des matériels, à inscription, selon le cas, sur la fiche inventaire de magasin imprimé N° 652-1/014 ou la fiche inventaire de formation imprimé N° 652-1/033 et à l'établissement d'un procès-verbal de prise et de remise de service imprimé N° 652-1/026.

Les réserves éventuelles du détenteur dépositaire sortant ou du détenteur dépositaire entrant sont inscrites sur la fiche inventaire de magasin imprimé N° 652-1/014 ou sur la fiche inventaire de formation imprimé N° 652-1/033 et sur le procès-verbal de prise et de remise de service imprimé N° 652-1/026 qui sont signés contradictoirement par les deux détenteurs dépositaires.

Le procès-verbal est classé par le surveillant comptable lorsqu'il entérine la remise de service.

En cas de désaccord persistant entre les deux détenteurs dépositaires, le procès-verbal, revêtu de la transmission circonstanciée du surveillant comptable, des différents échelons hiérarchiques, de l'officier comptable des matériels et du chef des services administratifs et techniques, est utilisé par le chef de corps pour apprécier les responsabilités et prescrire les redressements qui s'imposent.